文件管理办法
XZ【2012】第001号
为
规范
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公司文件管理，促进业务的正常、有序发展，结合现行的组织架构，对公司所属范围内各级行文作相关规定如下：
一、下发文件编号的目的：
1、规范各级行文的方法内容。
2、便于各类行文的纵向管理、确保同一主题文件的前后连贯性。
3、便于对各级行文的分级管理、存档、备查。
二、下发文件的编号方法：
1、文件页眉：公司全称+签发部门
1.1公司全称：黄山华尔美油墨科技有限公司，排版要求左对齐，字体宋体，五号字。
1.2签发部门：如行政，排版要求右对齐，字体宋体，五号字。
1、页眉要求：黄山华尔美油墨科技有限公司（左对齐）+行政（右对齐）。
2、文件名：公司全称（小二号字）+正下方发文标题（四号字），居中设置。
3、文号：在文件名正下方居中位置，小四字体。
4、文号的内容：
文号应包括以下内容：发文部门、发文年号、文件序号。
4.1发文部门——指文件起草、签署下发的部门，以部门名称每个字母简称表示。例如：行政：ZJB；财务部：CW。
4.2发文年号——以发文当年的年份为示，方法：【年份】。
4.3文件序号——指发签署下发部门当年度的序列号，与之前所发文件无同一增、减关系的应按序编号，序号为3位数。
5、文件发行与归档
5.1各部门经理负责起草各部门规章
制度
关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载
，交行政人力部核准后总经理审核，经公司批准后下发。文件发行需加盖公司公章后签发。
5.2为便于各级行文时有正确连续的编号，各级行文需统一由行政人力负责根据当年度各级已发文件的存档记录文号，以便跟进文件备案收档及列入文件索引中。
三、各级行文在全文排版上应注意以下几点：
1、文件正文使用小四号字体。
2、文件落款：公司全称+日期（四号字体）
3、文件尾部应显示被主送、抄送的部门、人员、拟稿、审核、批准
4、各级行文应统一页眉、页脚等格式
四、执行及解释
本规定由行政人力部负责解释，自发布之日起执行
空调使用管制办法
XZ【2012】第002号
一、目的
为使公司空调在使用时得到管制及保养，从而达到延长空调的使用寿命，节约能源之目的，特制定本办法。
二、适用范围
公司使用空调部门均属之。
三、权责：
（一）本办法由行政人力部制订，相关部门遵照执行；
（二）行政人力部负责检查并督导全公司各区域之温度管制；
（三）各部门负责人对本部门区域温度负责管制。
四、内容
（一）空调使用规定：
1、由行政人力部在各空调区域配置温度计；
2、夏季室内气温达30C°以上、冬季气温在5C°以下，方可使用空调。
（二）温度设定：
1、夏天室内温度设定：26度——28度；
2、冬天室内温度设定：20度——23度；
3、各空调区域之最高职级者为本区域温控管理者，严格执行温控规定；食堂空调由食堂工作人员于开饭前5分钟开起，在吃饭后予以关闭。
（三）操作规定：
1、开放空调时，勿打开门窗及开启电风扇或排气扇；
2、室内无人及下班时间严禁开启空调；
3、搞5S工作时应关闭空调，防止大量灰尘吸进空调内；
4、空调四周不准堆放任何杂物，以防止阻塞进风及出风口。
五、处罚
行政人力部对空调的使用情况进行抽查，如有违反使用规定的，区域主管负有主要责任，并根据情况给予10—20元的处罚。
六、执行及解释
本办法自发布之日起执行，本办法由行政人力部负责解释。
办公（劳保）用品
管理制度
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XZ【2012】第003号
一、目的
为进一步规范公司办公（劳保）用品的管理，控制办公消耗成本,规范办公（劳保）用品的采购、发放、领用、盘库等管理工作，特制定本规定。
二、适用范围：
公司全体员工
三、申购及审批规定
1、由办公（劳保）用品的仓管员依据每月用量及库存情况，于每月25日填写《物品请购单》经行政人力部核准单据后，交采购人员进行统一购置。
2、办公人员填写《物品请购单》时，必须详细注明所申购用品之品名、规格、数量等、用途。
四、采购规定
1、采购人员须依据总经办或总经理审批的申购单要求进行采购，有疑问的须即时反馈，否则如有采购错误，责任由采购人员承担。
2、采购人员采购办公用品时，务必把握“货比三家、物美价廉”的原则，确保所购用品的质量。
3、在价格和质量基本稳定的情况下，对于常用的办公用品，还须固定一个物美价廉的牌子申购，不宜随意变更。严禁随意更换办公用品之品牌，否则办公人员有权拒收。
4、所用办公用品均须在文具（办公用品）批发市场购买，且均须有加盖印章收据或发票（原则上需正式发票，正式发票中以增值税发票优先），另外须提供购物清单。
五、收及报销规定
1、办公（劳保）用品由仓管员负责验收。
2、办公（劳保）用品的验收，必须严格按照申购单上有关要求进行验收，对质量有问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映，且责任一律由采购员承担。
3、所有购买办公用品之单据报销，均有采购人员在物品清单上签署姓名、日期，仓管员验收核准后，财务方可报销。
六、领用规定
1、办公室人员需使用办公、劳保用品的可按领用规定到仓管员处领取。车间需要，需由车间主管领取。
2、爱护公物，杜绝浪费，对领用的计算器、订书机、剪刀等非易耗品，行政人力部负责每年底验收一次，如有使用不慎丢失的或人为原因造成损坏的，使用人须按原型号买回，确因质量问题，不能继续使用的，经审批后可以旧换新，否则按原价的2倍扣罚。
3、凡领用人员离职时，须归还领用的办公用品（易耗品视情况而定），如有丢失的须按原价赔偿。
4、凡领取办公用品，必须在仓管员处签领。
5、新进人员到职时由各部门主管填写《物品请购单》。
6、公用品严禁带回家私用。本着节约与自愿的原则，可不领用或少领用的应尽量不领用或少领用。
7、耐用办公用品已于员工入职时按标准发放的，原则上不再增补，若破损、残旧需更换的必须以旧换新。
六、执行及解释
本办法自发布之日起执行，本办法由行政人力部负责解释。
车辆管理制度
XZ【2012】第004号
为规范公司车辆管理，配合业务部门工作需要，保障车辆合理、高效、安全运行，节约费用，合理使用车辆，特制定本办法。
一、制度范围
本制度适用于由公司负责管理的所有车辆。
二、派车规定
1、行政人力部对公司车辆使用情况的具有监督权，各办事处业务经理对办事处车辆使用情况的具有监督权。
2、用车人提前填写《人员放行条》在外出原因中填写需派车信息并经部门领导批准后交行政人力部。行政人力部有权根据事务紧急程度决定取舍用车。
3、车辆每次出车在发车之前和返回之后都要由驾驶人及时填写《车辆行驶登记表》，《车辆行驶登记表》的填写必须清楚、真实、完整。《车辆行驶登记表》必须每车一本。行政人力部不定期检查出车登记，对未登记签字或其它违反本规定的行为每发现一次进行处罚10元并通报批评。
4、公司车辆钥匙由公司指定人员负责保管，驾驶员出车时从指定人员处领取车辆钥匙，回司后将钥匙交还。
5、公司车辆严禁私用，如确实需要借车则由员工到行政人力部提出申请，经批准后方可借用。私用所发生的一切费用由个人承担，除总经理特批外。
三、维修保养规定
1、车辆的年审、保养维修由公司统一安排办理。
2、驾驶员填写《车辆维修保养申请表》，按规定审批后维修并凭有效票据报销。
3、一般情况下驾驶员须于每周五上午将车辆彻底清洁车检一次；若遇到连续雨天，须于天晴后及时刷车清洁。
4、日常保养，驾驶员每次出车时应注意：
4.1驾驶室仪表台、玻璃、倒车镜除灰、
4.2检查水箱、油箱、车胎情况
4.3检查车辆是否有异常声音或感觉
4.4检查离合器、刹车刮雨器、仪表指针灯光，信号灯，喇叭等是否正常
四、车辆费用管理
1、车辆监督部门于每月初根据《车辆行驶登记表》统计各车上月行使公里数和加油量，并据此计算油耗。
2、除出长途和紧急情况外，驾驶员必须到公司指定的加油站加油，并及时将回单交给车辆监督部门。有车辆IC加油卡的，油卡由公司指定人员负责保管及续款工作。
3、维修、保养费用须附修理厂的详细清单，并开具发票报销清款。
五、车辆事故处理
1、驾驶员因违章（闯红灯由驾驶员个人原因引起）造成的罚款由其本人承担，除闯红灯罚款以外造成罚款的，由行政人力部调查原因，酌情给予当事人罚款额的10%-30%。
2、发生交通事故，驾驶员必须在第一时间报案、通知车辆监督部门、保险公司，并保护好现场；车辆监督部门必要时应立即赶往现场协助事故处理，并及时向保险公司索赔，尽量降低公司损失。
3、车辆事故处理、理赔由驾驶员全程负责，车辆监督部门协助并监督
4、发生交通事故，驾驶员不得以任何理由肇事逃逸，否则承担由此造成的一切责任。
5、交通事故主要责任属于公司驾驶员的，由此造成的公司损失（赔偿额与理赔差额）由驾驶员承担下列相应责任：
5.1 一般事故：经济损失2000元以下，驾驶员承担5％
5.2 重大事故：经济损失在2000—10000元，驾驶员承担10％
5.3 特大事故：经济损失在10000元以上的，驾驶员承担2000元。
5.4全年度未发生交通事故且遵守本制度的专职驾驶员，年终时奖励年度行车安全奖人民币500元。全年度未发生交通事故且遵守本制度的兼职驾驶员，年终时奖励年度行车安全奖人民币200元。
六、执行及解释
本制度自发布之日起执行，本制度由行政人力部负责解释。
员工宿舍管理制度
XZ【2012】第005号
为使员工宿舍保持良好的清洁卫生，整齐的环境及公共秩序，使员工获得充分的休息，以提高工作效率，特订本规定。
一、员工宿舍的申请
（一）员工申请住宿条件
1、员工在本公司所在地距离5公里以上无适当住所或交通不便者，可以申请住宿。
2、凡有以下情况之一者，不得住宿：（1）患有传染病者；（2）有不良嗜好者。
3、夫妻中有一方不是本公司员工的，本公司员工不得携眷住宿。
4、必须遵守本规定。
（二）申请宿舍应填写《员工宿舍住宿申请单》，交行政人力部审核登记，听从分配。员工离职或被取消住宿资格，应于当日搬出员工宿舍，逾期不搬者按50元/日收取住宿费用。自离职之日三天仍未搬离者，将清出其物品。迁出员工应将使用的床位、物品、抽屉等清理干净，由楼长监督。
二、楼长职责
（一）全面负责宿舍的管理工作，分配宿舍区公共卫生的清扫任务，检查保洁工作，维持秩序，管理水、电，及门户安全。
（二）拟定卫生值日表，并及时报行政人力部报备。
（三）公共设施维护
（四）发现下列情况之一者，及时
报告
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公司办公室，员工所在部门主管：
（1）违反宿舍管理规则，情节重大者。
（2）宿舍内有不法行为或有外来侵扰时。
（3）员工身体不适应时负责照顾，病情重大者应通知其亲友及上级主管并送医院治疗。
（五）楼长一般由年龄最长者担任，也可自选或推选，楼长每月补贴50元，但未履行楼长职责则当月补贴不予以发放。
三、住宿员工必须遵守下列规则
1、服从楼长管理、派遣与监督。
2、个人棉被、垫被起床后须叠齐。
3、烟灰、烟蒂不得丢弃地上，不得在床上吸烟。
4、衣、鞋必须收入柜内或箱内。
5、洗晒衣物需按指定位置晾晒。
6、电视、收音机的使用，声音不得放大，以免妨碍他人休息。
7、夜间外出最迟应于23时前返回宿舍（注意关闭门窗），否则应向楼长报告。员工娱乐不得超过晚上24时，影响他人休息。
8、不得在墙壁、橱柜上随意张贴字画或钉物品。
9、废物、垃圾等应集中于指定场所倾倒。
10、宿舍的清洁由住宿人轮流清洁整理。
11、水、电不得浪费，随手关灯及水龙头。
12、沐浴的水、电、煤气用毕即关闭，浴毕应清理浴池。
13、员工不得于宿舍或办公室内聚餐、喝酒、赌博、打麻将或其他不良或不当行为。
14、宿舍、公共区域无蜘蛛网，公共设施、区域无灰尘垃圾，楼道整洁，扶手无灰尘。
违反以上规定，按照10-50元/次予以处罚
四、检查制度
1、楼长对员工宿舍日常进行管理，每周不少于1次全面检查，对违反规定情况报于行政人力部，经过审核后对于当事人予以通报并处罚。
2、行政人力部对员工宿舍进行抽查检查，每月不少于2次全面检查，对违反规定情况当事人与管理人予以通报并处罚。
五、执行及解释
本办法自发布之日起执行，本办法由行政人力部负责解释。
卫生、安全生产大检查制度
XZ【2012】第006号
一、目的：
为了加强公司行政管理和安全生产工作的长效机制的建设，为了加强公司“制度化、标准化、规范化”建设，逐步推行5S现场管理工作，特制定卫生、安全生产大检查制度：
二、管理制度：
1、每日办公室人员需保持本职办公区域干净整洁。车间员工需保持本岗位干净整洁。日清洁工作负责人及负责区域详细见下表：
负责
区 域
日值班门卫
防火线-大路两侧，值班室区域及周边花圃、消防泵房
保洁
办公室、卫生间、绿化工具房、开水间、厂道、接待室、5#仓库二楼
炊事员
厨房、饭厅
电工
工具房、发电房、变压器房、冷水房、配电房
1#车间主管
1#车间及周边花圃、品管室、2#放置区
2#车间主管
2#车间及周边花圃、办公室、5#配料房
仓管主管
3#/4#/5#仓库及周边花圃
2、每周六下午下班前一个小时，各卫生区域负责人负责带领本部门员工对各自负责区域进行整顿清洁安检工作并进行检查监督。各部门负责区域详细见附件：
卫生区域划分
负责人
检查要求
行政人力部卫生区域
1、要求所辖区域没有杂物、烟头、蜘蛛网等
2、要求各区域看板管理内容及时准确，没有过期的信息
3、要求员工持证上岗，精神状态良好，着装整洁，仪容仪表端庄
4、办公桌面，车间工作台面整洁卫生，办公用品、文件等摆放整齐
5、办公室设备、车间设备没有灰尘，绿化植物摆放合适，盆内没有杂物
6、配发的打扫卫生的工具摆放整齐
7、物料堆放整齐且有安全通道。
办公室人员卫生区域
仓库卫生区域
生产部卫生区域
3、每月的26号（遇休息天顺延），公司组织开展每月一次例行的“卫生、安全生产大检查”活动。行政人力部组织各卫生区域负责人共同进行全面卫生安全检查，行政人力部准备照相机，对脏、乱、差现象做好拍照工作，并在检查结束进行检查公告。对于检查中无整改项目的优秀部门予以通报表扬和50元的奖励，对检查中需要整改得项目要求卫生区域负责人落实到人进行限期整改，如到规定期限还未整改则予以20-50元的处罚。
三、执行及解释
本办法自发布之日起执行，本办法由行政人力部负责解释。
工作证使用管理规定
XZ【2012】第008号
为了加强企业文化建设，提高职工素质，体现员工的精神面貌，塑造企业形象，提升企业经营管理水平，特制定本管理规定，遵照执行。
一、工作证类型
1、行政员工工作证（挂绳形式）。
2、生产员工工作证（别针形式）。
二、佩戴要求
1、公司全体员工上班时间一律佩戴工作证。
2、行政员工工作证挂于胸前，生产员工佩戴的别针式工作证一律置于左胸前口袋位置。
三、工作证的使用和保管
1、新入职员工由行政人力部负责办理工作证。
2、员工工作岗位调整，由行政人力部签发新的工作证，同时回收旧的工作证。
3、工作证在使用期限内，如遗失或损坏，由本人提出补发申请后行政人力部给予补发。4、员工离职时，应将工作证上交到行政人力部，否则扣除工本费5元。
四、权责
1、各部门负责人须督促本部门员工佩戴工作证。
2、员工须按佩戴位置佩戴工作证，不得挂于其他地方，不得用外衣遮盖，违者按未佩戴工作证处理。
3、行政人力部负责日常督促检查工作，对未按规定佩戴工作证者做出相应的处理。
五、处罚办法
1、发现未佩戴工作证者第一次口头警告，第二次罚款5元，第三次及以上者，罚款10元，同时部门负责人连带处罚10元。
2、工作证借给他人进出公司的，发现一次处罚50元。
3、本人利用工作证在外做不正当事的，公司将给予解除劳动
合同
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。
4、工作证借给他人在外肇事者，公司将解除劳动合同，根据情节严重移送司法部门处理。
六、执行及解释
本办法自发布之日起执行，本办法由行政人力部负责解释。
工作服管理规定
XZ【2012】第009号
一、目的：
为进一步规范和完善公司管理制度，树立和保持公司良好的社会形象，展现员工精神风貌，确保工服的规范使用和管理，特制定本规定。
二、适用范围：
公司全体员工。本制度规定了公司制服领用、发放范围，收费及折旧办法，着装要求、检查等。
三、管理规定：
（一）工作服的发放、使用和管理：工作服分春、秋装和夏装，凡本公司所属员工在职期间均有权利享受工服待遇。
（二）公司在职员工及新员工入职7天后方可配备工作服。
（三）没有特殊情况，员工须按公司规定统一着工作服上班。
（四）工作服在使用期限内如有损坏或遗失等原因造成工作期间无法穿着，由本人向所在部门提出申请，经部门经理签批，行政人力部核实后发放新的工作服。当事人对丢失的工作服按折旧费应以赔偿。
（五）员工换领工作服需书面申请，经部门经理同意，行政人力部批准，到仓库领取，仓库应认真做好发放登记，不得代领、多领、冒领。
（六）部门经理以上（不含部门经理）日常上班可不统一着装，大型集会或有关活动按通知要求着装。
（七）工服的使用期限及折旧办法
1、使用期限：工作服一次配发两件，使用期限从领用之日算起，使用年限为壹年。
2、员工自领取工作服之日起，使用一年以上，以公司福利不予收取工作服费用。使用不足一年的员工离职时从工资中扣抵工作服折旧费。
折旧：员工如有离职，按规定的使用年限，折价扣抵工作服款，不收回工作服。员工离职以12个月为折旧期，应交纳工服成本费为：（12个月—实际工作月数）×工作服费用/12个月
3、工作服为一次性使用，公司不予回收（未穿过的工作服可退还），离职人员工作服折旧费从发放工作服日算起，一律按公司折旧计算方法折旧。折旧费由员工个人承担，从离职员工月工资中扣除。
四、职责分工：
（一）行政人力部：负责工服的统一制作、采购（按员工实有人数加制20%至25%以备新进人员之用），负责对员工着装的监督检查；
（二）仓库：负责统计库存、发放、保管和领用核签的归口管理工作，认真做好工作服发放相关资料的存档备案工作；
（三）各部门：负责本部门员工工服的统计、穿着等日常管理工作。
五、着装要求：
（一）除公司高层管理人员外，所有员工工作时间必须按规定统一着装，保持良好的精神风貌，树立良好的公司形象。注意仪容仪表，穿着整洁、得体、大方。
（二）工作时间必须佩戴公司统一发放的工作牌。在工作场所不得赤脚、不得穿拖鞋、拖鞋式凉鞋等。
（三）工作服应经常换洗，不得出现掉扣、错扣、脱线现象。
（四）如有违反本规定的，公司将对当事人给予通报批评、警告、罚款等处理，全体员工应自觉遵守本规定。
（五）员工初次违反本规定的公司予以纠正，当月累计违反本规定超过3次的，处以当事人10元罚款。
（六）部门员工每月有三人以上违反本规定的，处以部门经理10元/月的罚款。
（七）生产车间员工着装由车间主管负责管理，生产员工每月有三人违反本规定的，处以车间主管10元/月的罚款。
六、执行及解释
本办法自发布之日起执行，本办法由行政人力部负责解释。
浙公网安备 33021202002483