公司合同签订履行归档责任制度规章-12

公司合同 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 第一章总则1.1为加强对本公司的合同管理，防范合同纠纷，维护公司的合法利益，根据《中华人民共和国合同法》（以下简称《合同法》）、《中华人民共和国民法通则》及法律、法规的相关规定，结合公司的实际情况，制订本制度。1.2本制度适应于公司各部门。1.3签订合同，必须遵守国家的法律、法规及有关规定。1.4凡以公司名义对外发生经济活动的（除了及时结清的之外）,应当签订书面合同。如果因情况紧急，要采取电子签名加以确认合同内容的，首先要经公司董事长同意，其后要尽可能地采用书面合同形式予以订立。1.5本制度适用范围：1.5.1公司对外签订的各类合同、协议、意向书、承诺函一律适用本制度。1.5.2由公司对外投资签订的各类合同、公司关于资产处置方面的合同、协议等均适用本制度。1.6各级管理人员，经股东会、董事会、法定代表人授权的受托人以及其他有关人员都必须严格遵守、切实执行本制度。1.7本公司对合同管理实行由法务部统一归口管理，各部门分级负责的管理制度；法定代表人授权委托制度；合同专用章制度及基础管理制度。1.8公司所聘法务部对合同进行动态监督管理，各部门分级负责有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由法务部对有关部门实行指导。1.9公司督查部门在合同管理中起监督作用。第二章职责2.1管理人员职责：2.1.1负责公司各类合同的管理工作。2.1.2领导、参与制定公司的合同管理制度。2.1.3负责重大合同签订的审批。2.1.4组织指挥各有关部门全面履行合同。2.1.5检查指导合同管理人员的工作。2.1.6听取公司有关部门合同管理情况的汇报，研究讨论合同管理存在的问题，并做出决策。2.1.7组织讨论决定合同纠纷的解决方式和达到目的要求。2.1.8组织公司开展守合同重信用活动。2.2管理部门的职责：2.2.1定期检查公司合同管理制度的执行情况。2.2.2制定公司法律、法规的培训计划，并具体组织实施；负责考评各部门的合同管理工作，总结交流经验教训，提高合同管理水平。2.2.3统一协调、管理公司各部门对外签订各种合同；配合各部门办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项。2.2.4对各部门签订的合同依法进行审查、登记、归档。2.2.5参与有关合同的谈判、签约、履行等工作；对各部门签订、履行合同中的问题及时提出解决措施。2.2.6及时、准确填报合同统计表，并做出统计 分析 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。2.3.5阻止违法行为，并及时向合同管理机构和公司负责人报告。2.3.6依法参与合同纠纷的解决工作。2.4受托人职责：2.4.1在授予权限内行使权力，不得违章越权、消极推诿。2.4.2对所签订合同的合法性、完整性和可行性负责。2.4.3对须报请上级领导审批的合同，办理申报手续，提出本人意见并对本人意见负责。2.4.4对所签合同履行中发现问题应立即上报、并积极予以解决，对发生的合同纠纷负责处理并协助有关部门处理。2.4.5负责保管本人所签合同的所有资料；合同签订后应立即将资料原件归档。第三章合同管理会议3.1会议内容包括：3.1.1合同管理制度的执行情况。3.1.2订立重大合同的准备情况和对策。3.1.3合同履行情况和对策。3.1.4合同漏洞填补措施。3.1.5合同纠纷解决中的问题和对策。3.1.6其他需要商议的问题。3.2定期会议召开的时间为每年的月日。临时会议于出现下列情形时召开：3.2.1签订重大合同之前。3.1.2合同变更、解除时。3.1.3合同履行过程中产生纠纷时。3.1.4其他需要召开临时会议的情形。第四章合同专用章、合同文本、授权委托书的管理4.1合同专用章管理4.1.1合同专用章由部负责办理刻制、编号、管理使用。公司对外签订合同，均必须使用合同专用章。4.1.2合同专用章由部选聘专人负责保管。4.2保管人员的职责：4.2.1保管人员应妥善保管合同专用章，若发生遗失或被窃事件，除立即登报声明作废外，还要追究其与有关人员的责任。4.2.2保管人员应严格在授予的权限内使用合同专用章，不得混用、代用或借给他人使用。4.2.3保管人员严禁在空白合同文本、空白纸页上盖章。4.3盖章具备的条件：4.3.1《签订合同申请表》上所须填内容齐全。4.3.2按照审批权限征得主管管理人员的同意并签署意见。4.3.3外出订立合同时，由名办理合同专用章领取登记手续后，方可携章外出办理相关业务，并及时归还。4.3.4领章外出一切责任人由领章人负责。4.3.5公司对外签订合同所加盖的印章，一律使用合同专用章，其他印章一律不准代替使用。否则，财务部门有权拒绝办理结算手续，由此所引起的责任由相关人员承担，并予以处罚。4.3.6合同文本达二页以上须加盖骑缝章。4.3.7公司对外签订合同加盖印章需办理登记手续。4.4合同文本的保管、领取、使用4.4.1公司合同文本分从工商行政管理局领取的合同示范文本和自拟合同文本两种；合同文本由部统一负责保管。4.4.2工商行政管理局的合同示范文本由部统一到工商行政管理局领取；自拟合同文本由法务部负责拟制。4.4.3公司所有合同文本须统一编号。4.4.4领取、使用须办理登记手续。4.5授权委托的审批、管理4.5.1对外签订合同，须办理授权委托手续。除法定代表人外，必须持有法定代表人特别授权的委托书；经法定代表人一般授权的受托人只能在授权范围内进行业务洽谈，无权签约。4.5.2授权委托由部归口管理。凡是程序性的授权，由决定；属于签订合同等实体性授权，由报经总经理批准后办理。4.6授权委托办理程序：4.6.1经办人向提出申请，申请内容包括申请人姓名、授权权限、授权期限、用途等。4.6.2根据经办人的申请，经审查符合条件的，办理授权手续；不符合条件的，应说明情况并要求经办人补充。4.6.3授权委托书应当编号登记，委托书由存根、正本两部分组成。存根留备查，正本交被委托人作为代理人的法律依据。4.6.4授权委托书上须载明受托人的姓名、年龄、性别、身份证号码、权限及有效期限，并加盖公司印章、法定代表人的印鉴；受托人须在授权委托书上签名、捺印。4.6.5被委托人在办理完委托事务后，应向提出工作报告。该工作报告的内容包括授权事项、办理情况、委托书是否收回或者交给对方等。该工作报告应附在授权委托书的存根上备查。4.6.6被委托人在办理具体委托事务时，如果确有必要为授权以外的行为时应当事先请示总经理，经总经理同意后方可进行。4.6.7如果被委托人未完成委托事项，或者超越委托权限签订了合同或者其他法律事务，应当及时向报告；要将情况写成请示，报总经理。4.6.8因被委托人的越权行为导致公司经济损失的，应当承担相应的法律责任。应定期检查被委托人办理事务的情况，发现问题，要及时纠正，防止造成经济损失；4.6.9授权委托书有受托人领取后应妥善保管，防止遗失，不得转借他人或用于他用，否则，追究其责任。第五章合同的审批权限5.1合同由股东会、董事会授权总经理签订。股东会、董事会的授权方式采用书面形式。5.2股东会的审批、签署范围5.2.1合同属于第一次与对方合作，标的在人民币万元以上的（含万元）。5.2.2合同标的在人民币万元以上的（含万元）。5.3董事会的审批、签署范围5.3.1合同属于第一次与对方合作，标的在人民币万元以上的（含万元）。5.3.2合同标的在人民币万元以上的（含万元）。5.4总经理的签署范围5.4.1合同属于第一次与对方合作，标的在人民币万元以上的（含万元）。5.4.2合同标的在人民币万元以上的（含万元）。第六章签订前的准备6.1各业务部门签订合同之前，须对合同对方当事人的资格、资信、履约能力予以审查。包括但不限于：6.1.1要求对方提供营业执照，以确认对方是否具有法人资格，并了解其经营范围等事项；重大的交易须到工商行政登记机关查其档案。6.1.2对方公司的背景和相关历史。6.1.3对对方公司的营运状况进行分析。6.1.4对对方公司的信用信誉情况进行了解，如过去是否认真履行了与他人之间订立的合同，是否有欺诈或不讲信用的行为，是否已卷入与他人的或与国家机关的纠纷等；6.1.5了解对方公司的房屋、财产是否有租赁或抵押情况；6.1.6受托人的身份、代理权限、代理有效期限。6.2合同对方当事人的资格不合格、资信不良者不得与其签订合同。第七章签订合同的程序7.1业务部门提出签订合同的申请，报备案。7.2下达签订合同指导意见书。7.3业务部门组织谈判，必要时法务部参加。7.4草签合同意向书。7.5审查合同意向书，在确认基本可行的情况下，送交业务部门起草正式合同文本。7.6对文本进行审查，认为符合法律规定，有利于企业经营的，审批同意；如果认为法律上有漏洞，应当要求业务部门补充修改，必要时，可直接进行修改；7.7将签署意见的合同文本送交主管领导审核签批。第八章合同签订的会签制度8.1受托人对外签订合同之前，应填写《签订合同申请表》（一式二份），并报本部门的领导审查批准；该部门领导签署意见后随同合同初稿及有关资料、附件等一并上报至主管管理人员处。8.2对送审的合同，应按本《制度》规定的审批权限，由主管管理人员认真审查，并在《签订合同申请表》上签署意见。8.3财务机构对付款的数额和期限等情况签署意见。8.4法务部根据法律和企业的情况签署意见。8.5合同在签字之前由律师审查后再签订。8.6分管管理人员或有关机构权衡上述意见后，对是否签订合同作出决定。第九章合同的履行9.1合同在签订之后，必须做好合同履行中的组织和管理工作。一切与合同有关的部门、人员都必须严格执行合同所规定的义务，确保合同的全面履行。9.2当合同在履行过程中出现任何情况，经办人应及时向部门负责人汇报并及时征求律师的意见，以寻求对策。否则，造成合同不能履行、不能完全履行的，追究有关人员的责任。9.3合同在履行期间如发生人员变动的，如该人员只是在公司内部变动，则由该经办人员继续负责，有特殊情况的可以由原经办人向新经办人完整、真实的说明合同履行的情况后交接有关资料。新经办人不了解的地方，原经办人要负责说明。9.4如原经办人离开公司的，要由其将合同履行的全部资料交回公司，并充分说明整个合同的履行情况，经部门确认无误后，方可办理离职手续。9.5合同履行完毕的 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，应经合同条款或法律规定为准。9.6合同履行完毕后，经办人须将有关资料及时交至档案保管部门入档，经办人要对入档材料的真实性负责。第十章合同的变更、解除10.1在合同履行过程中碰到困难时应尽力保障合同的履行。10.2如合同履行困难而需要变更、解除合同时，应按照法律规定与对方当事人进行协商。10.3对主当事人提出变更、解除合同的，应从维护本企业合法权益出发，从严控制。10.4变更、解除合同，必须符合《合同法》的规定，并应在公司内办理有关手续。变理、解除合同的手续，应按本《制度》规定的审批权限和程序执行。10.5经上报主管机关批准的合同，在达成变更、解除合同前，应报原机关批准。10.6经有关机关见证或工商行政管理机关鉴证的合同，在达成变更、解除协议后，应报原机关备案。10.7经公证机关公证的合同，在达成变更、解除合同后，必须报公证机关重新公证，才具有法律效力。10.8变更、解除的合同，一律采用书面形式（包括当事人双方的信件、函电、电传等）。10.9因变更、解除合同而使当事人的利益遭受损失的，除法律允许免负责任的以外，均应承担相应的责任，并在变更、解除的合同中明确载明。10.10以变更、解除合同为名以权谋私、假公济私的，经发现将从严惩处。第十一章履约检查制度11.1签订合同的经办人员须及时将所签订的合同及其他资料交至合同管理人员处，合同管理人员应将合同的有关内容登记到相关的台帐上，根据合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐，其主要内容包括：合同编号、合同类别、签约日期、合同标的、产品名称、规格、数量、单价、交(提)货地点、交货方式、时间、质量、要求、包装要求、配件要求、结算方式、期限、对方名称、履行情况及备注等。台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。11.2填写“合同情况月报表”。各部门应在每月日之前将上月月报表填写好后报送总经理，同时抄报部和部。11.3部应及时将签订之后的合同传递到相关部门，以便其按合同编制计划、安排生产、组织销售、发运、结算。11.4部须经常检查合同履行情况（本公司履行义务情况和对方履行义务情况），本公司在合同履行中遇到困难后是否及时解决。第十二章纠纷处理12.1合同在履行过程中与对方当事人发生纠纷，应按照《合同法》及有关法律、法规予以处理。12.2登记12.2.1合同履行发生纠纷后，主办部门应当在3日内将合同编号、纠纷情况等通报公司法务部。法务部应当统一编号登记并指定专人负责本案。12.2.2案件登记后，法务部应在3日内通知原合同经办人，将有关材料交法务部。12.3处理：合同纠纷分为对方不履行、已方不履行或者双方都有责任三种情况根据不同情况由负责本案的法务部提出处理意见。12.3.1属于对方不履行合同或者不正确履行合同的，在对方违约行为发生后，法务部应当在两日内得出法律意见书，并由经办人以公司的名义起草致对方的信函，经总经理批准盖章后，以传真或者特快专递方式通知对方。并应取得对方收到信函的确认件。12.3.2属于已方未能正确履行合同的，应当积极与对方联系，提出解决问题的建议，做好协调工作，同时，要注意收集相关证据，为应诉做好准备。12.3.3对于双方都有责任的，要注意收集相关证据，做好起诉或者应诉准备。12.4时效：法务部一定要注意案件的诉讼时效，必须保证时效的有效性。12.5起诉：对方违约给公司造成损失的，如果协商不成，则应做好诉讼的准备。经办人要根据法务部的要求，将相关材料交给法务部，由法务部决定是否聘请律师、向哪个法院提起诉讼、诉讼标的如何计算、证据材料组织等。12.6一旦进入诉讼程序，法务部派人直接出庭，有关部门要予以积极配合；聘请外部律师的，由法务部与律师沟通，协助律师做好诉讼工作。12.7仲裁：根据合同中的仲裁条款，向仲裁机构申请仲裁的，由法务部负责起草申请书及组织相关材料证据。是否需要聘请律师，由法务部决定。12.8应诉：公司作为案件的被告或者仲裁的被申请人时，法务部要做好应诉工作。在规定的期限内提出答辩状，不得无故拖延、延误胜机。答辩状要与经办人所在部门会签后报主管部门领导决定。但作为代理人的代理意见则由法务部决定。12.9责任：因为法务部或者经办人的故意行为导致诉讼或者仲裁败诉的，法务部或者经办人应当承担相应的责任。12.10通报：案件审理过程中，一切重大事项均应及时向有关部门和主管领导通报，需要集体研究决定的事项提出建议，由主管总经理决定研究的时间、地点和参加人员。一旦集体决定做出以后，法务部必须执行。12.11处理纠纷时，各部门应加强联系，统一由处理，任何人不得擅自处理。第十三章 档案管理 财务及档案管理制度档案管理制度培训安全生产档案管理制度人事档案管理制度人事档案管理制度范本 制度13.1合同档案内容包括：13.1.1合同正本、副本及附件。13.1.2合同签订申请表。13.1.3签约洽谈纪要。13.1.4合同的签收记录。13.1.5合同履行的情况记录。13.1.6变更、解除合同的有关文书、图表、传真、送货单、发票、对帐单等。13.1.7合同传递至相关部门的记录。13.1.8合同签订前有关前期调查的相关资料。13.1.9以上资料均应由部选聘专人负责管理。13.2每份合同都必须编号，不得重复、遗漏。13.3归档13.3.1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法务部各一份。同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理；13.3.2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法务部；13.3.3档案处和法务部接收资料时应当出具收据。13.4档案借阅13.4.1根据工作情况需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。13.4.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。13.5诉讼与仲裁13.5.1发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。13.5.2诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法务部借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。13.6档案保管人员应保守合同秘密，并及时按机密程度专门归档。13.7档案保管人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。13.8档案资料不得随意改动、弃置、销毁、遗失。第十四章责任14.1公司对以下情况依据情节轻重予以处罚：14.1.1凡因越权处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的。14.1.2应订立书面合同而未订立的。14.1.3应追究对方违约责任而未追究的。14.1.5经办人员玩忽职守、弄虚作假、徇私舞弊的。14.1.6故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。第十五章考核与奖励合同管理依据合同签约率指标、合同履约率指标、合同送审时间、传递时间、合同的可行性、合同内容的合法性、条款的完整性、合同台帐、报表和档案管理等情况予以考核，并奖励。第十六章附则16.1本制度解释权归公司董事会。16.2本制度经董事会讨论通过，自下发之日起执行。