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管理制度
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制度
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文件号:DLBGS-05A
阅读范围:
全体员工
行文单位:集团办公室
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生效日期:
1. 目的
1.1规范接待工作,树立良好公司形象。
1.2加强礼品使用管理,明确领用流程,控制费用。
2. 适用范围
集团及所属各部门、各分子公司。
3. 职责
集团办公室为集团负责接待和礼品管理的职能部门。遇到重大接待工作和活动,可由总裁协调若干部门共同做好此项工作,有关部门应积极主动配合。
4. 对外接待原则
4.1接待应遵循“平等、对口、节约、周到、保密”的原则,使客人高兴而来、满意而去。
a. 平等原则:对来宾无论职务高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。一般情况下,应级别与权限对等,同级别出面,特殊情况高规格接待。
b. 对口原则:各职能部门对口接待。综合性接待时相关部门应予以协助。
c. 节约原则:招待来宾从简,不铺张浪费,不重复宴请,主方人数一般不多于宾客人数。
d. 周到原则:接待应衔接周密,以礼相待,使客人感到热情、周到。
e. 保密原则:向来宾介绍情况时,应注意保守公司机密,巧妙回避不宜回答的问题。重要会议要有记录,并形成会议纪要。
5. 接待规格的确定
5.1.高规格接待:陪客要比来宾职务高一些,适用于上级机关来人、其他企事业单位来人洽谈重要商务事宜。
5.2.对等接待:适用于一般性业务和合作活动接待。
5.3.低规格接待:陪客比来宾职务低一些,适用于经常性业务往来。
6. 接待礼仪
6.1见面:原则为主动、热情、礼貌。
6.2初见:主动起迎,表示欢迎。
6.3安排交谈地点:
a. 根据来客来意和身份,安排适当地点(办公室、会议室、董事长办公室等)进行交谈。
b. 主陪人比较忙,一时难以抽身时,应向客人说明,暂请他人代接或另商时间。
c. 切记勿让客人久侯而无人问津。
d. 客人提出和领导或他人交谈,应立即联络,经同意后,将客人引至约定地点等候会面,介绍后再行离开。
6.4引见:首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名)。引见顺序:
a. 把身份较低、年龄较小的人介绍给身份高、年纪大的人。
b. 按职务高低,依次介绍来客。
c. 职务相同,先介绍年纪大者。
d. 领导与来宾见面交谈后,对客人原定日程有变化的,与客人共同协商安排。
6.5行路:
a. 陪同客人行路,请客人行于自己右侧。
b. 乘坐车,上下楼梯、电梯,礼让客先,主动开关门。
c. 主陪人员应并排在客人旁边,不要落在后边。
6.6其他注意事项:
a. 穿着不得过于随便,着装应端庄、整洁,有风度。
b. 主动照顾来宾中的老人、妇女和儿童。
接待及礼品使用管理制度
c. 尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节。
d. 因故未能准时赴约,尽早通知对方,并以适当的方式道歉。
7. 接待
内容
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和程序
7.1申请:重点接待任务需弄清来宾的基本情况,含单位、人数、姓名、性别、职务和使命、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班,确定接待内容和要求,填写《接待申请单》(见附表一)报总裁批准。时间紧迫时,或接待内容简单的可先行接待,事后填报《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》(见附表二)报批即可。
7.2接待准备:申请人将《接待申请单》给接待主管,时间紧迫时可口头通知接待主管,并一起准备接待工作,按客人来访目的、要求和公司规定做好接待准备工作。
7.3安排迎接客人、安排见面、会谈、宴会、住宿、礼品和活动等。
7.4送别:根据客人意见,预定车、机票,话别送行,派人派车送至车站或机场,或派专车送至返程目的地。
7.5如有必要合影,应事先安排主要合影人员顺次和拍摄位置。合影一般主人居中,按主宾顺序,以主人右手边为上位,主客双方间隔排列。
7.6接待核销:接待完毕,将剩余烟酒礼品退还,并据实填写《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》报批。如在外地组织招待及宴请,出差返回公司应及时填写核销单,所有招待费用票据须由接待主管审核签字(若超标需总裁审核签字),财务方可报销。
7.7小结:每次较重要接待完成后进行一次小结,以便总结经验,改进后续工作。
8. 接待
标准
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接待标准详见附表三《接待标准表》。
9. 礼品(烟、酒、茶叶等)管理规定
9.1礼品的采购
计划
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编制、保管、领用、核销、统计、管理台帐(见附表四)建立等管理由集团办公室接待主管负责,其采购另由专人负责。每月最后一个工作日由财务部组织礼品库存盘底,盘底无误后将统计报表报总裁审阅。若账物不符,由公司调查处理。
9.2采购计划:一般应按月计划,总裁批准后安排采购,用量大时应及时补充计划。
9.3领取、核销
a. 申请用烟酒等礼品需填写《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单》,接待任务完成或出差返回后须立即办理核销,前单不销后单不借。
b. 接待主管负责对招待费及礼品使用监督和审核把关。
9.4烟酒的使用范围及审批
a. 各类会议、各验收现场等情况:经大区负责人或部长级领导批准。
b. 宴请发烟:经总裁批准,特殊情况可事后报告。
c. 送礼:经总裁批准,特殊情况可事后报告。
d. 工作需要公司内人员自己使用烟时,原则上只能共用一包。
e. 其它需要用烟酒的情形。
10. 罚则
10.1虚报、假报烟酒礼品使用去向者,一经发现,除追缴损失外,并处以十倍罚款。
10.2对未严格按本制度执行的,视情况每次罚责任人100-500元,擅自执行走样的,每次罚责任人20-200元。
11. 附表
附表一:《接待申请单》
附表二:《业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销 单》
附表三:《接待标准表》
附表四:《烟酒礼品管理台帐》
接待及烟酒使用管理制度
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附表一
接待申请单
接待等级:□A □B □C □D □E
主宾姓名
联系电话
来宾级别
来访单位
来访人数
到达时间
随从宾客姓名
接待原由
□领导视察 □客户考察 □商务洽淡 □技术交流 □供应商来访
□合作商来访 □其他:
是否接机接站
□是 □否
航班号: 到达时间: 车次: 到达车站: 到达时间:
住宿安排
□福盛源宾馆 □兴威华天 □集贤宾馆 □芙蓉华天 □金源大酒店 □通程盛源 □其他:
房间安排要求:
用餐安排
□公司领导餐厅 □饭怕鱼 □集贤宾馆 □大梅沙海鲜汇 □海食上 □其他:
□就餐时发烟 □就餐时不发烟
休闲娱乐安排
预定:□田汉大剧院 其他:
旅游安排
地点: □陪同人员:
时间:□当日返回 □2天 □3天 □其他:
礼品安排
□茶叶(大) 份 □茶叶(小) 份 □烟 条 □酒 瓶
□台历 份 □笔筒 个 □其它:
会议安排
□笔 □记事本 □茶水 □饮料 □水果 □点心 □鲜花
□董事长办公室 □一楼会议室 □二楼会议室 □其他:
陪同人员
建议陪同人员名单:主陪: 陪同人员:
返程安排
□预定返程高铁票 □预定返程火车票 □预定返程机票
□要求派车送站 □要求公司派专车返程
部门或大区
负责人意见
签名: 年 月 日
集团领导审批
签名: 年 月 日
附表二
业务应酬及烟酒礼品使用登记、核销单
公司主接待人
公司陪同人员
主宾姓名及职务
主宾单位名称
宾客人员名单
饭菜消费金额
住房消费金额
其他消费
烟酒礼品领用、核销
烟酒礼品领用
领 用 人
批准领导
品名、品牌
领用数量
实际使用数量
结 余
去向(非接待使用时需填写去向)
领用人确认结余数量
接待主管审核
总裁审批
说明:1、本表由主接待人指导领用人填写,如没有发生招待宴请则只需填写烟酒领用及核销部分。
2、宴请用烟、请客送礼使用烟酒礼品及超标接待需由总裁审批,特殊情况可事后报告。
部门或公司: 年 月 日
附表三
接待标准表
等级
饭菜标准
(元/人)
用酒标准、参考用酒
住宿标准
(元/间)
招待人群
A
40
使用70元/瓶以内红酒;
使用100元/瓶以内白酒。
240以内
客户一般办事人员。
B
60
使用100元/瓶以内红酒;
使用150元/瓶以内白酒,如开口笑等。
280以内
一般性业务接待。
C
80
使用150元/瓶以内红酒,如洛神等;
使用200元/瓶以内白酒,如泸州老窖、开口笑等。
320以内
业务合作中比较重要的人,业务关键环节负责人等。
D
120
使用300元/瓶以内红酒,如洛神、奔富28等;
使用400元/瓶以内白酒,如湘窖等。
400以内
政府县市级别领导、政府处级领导、能决定合作的关键人物,如各级局长、分管副局长等。
E
据需安排,实报实销
政府省厅级别人员、大客户第一负责人。
附表四
烟酒礼品管理台帐
品名: 库存数量: 年 月 日
日期
出库(领用)
入库(采购或退还)
结 存
接待主管签名
领用人
领用单位
领用数量
实际使用
数量
退还
数量
采购人
采购
数量
单价(元)
合计
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