使用“GD2000档案管理系统”应注意的几点问题

使用“GD2000档案管理系统”应注意的几点问题 使用“GD2000档案管理系统”应注意的几 点问题 口文 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 立卷改革口 使用_6D2档案管理系统骨应注意的几点闩题 .钟威 广西区档案局馆研制开发的"GD20o0档案管理 系统".自去年l0月份在全区推广使用以来,以其操 作界面直观简捷,使用方便,检索功能强大等受到广 大用户的好评.我们根据广大用户的要求对其功能 进行扩充和完善.目前该软件已升级到V2.0版,新升 级的软件增加了传统档案管理,收发文管理,企事业 档案管理等功能.同时根据用户的意见对原有的功能 进行了改进和完善.为了方便用户更好地使用 "GD2000档案管理系统",提高工作效率.我们对用户 在使用GD2000档案管理系统"中所碰到的一些实际 问题进行了归纳和 总结 初级经济法重点总结下载党员个人总结TXt高中句型全总结.doc高中句型全总结.doc理论力学知识点总结pdf .这些问题带有一定的普遍 性,希望能对"GD2000"的新老用户有一定的参考作 用. 一 ,档案数据的备份 档案数据的备份是指用户不定期的对所录人的 档案数据进行备份,以防止用户的误操作,系统受到 病毒的破坏或硬件损坏所造成的档案数据的丢失 等.档案数据备份要注意以下几点: 1.数据的备份时间:严格来讲.如果用户录人了 新的数据或对原有的数据进行了修改.在美闭计算 机之前都应该进行数据备份操作,以确保数据的安 全,当然也可以定期地作数据备份,比如每天一次或 每恩一次等,数据备份操作非常简单,关键要注意的 是用户必须自己建立一个数据备份目泶,将数据备 份到该目录中击.每次备份数据只要疆羹原来的备 份数据即可. 2数据备份存贮的介质:数据存贮介质主要有 硬盘,光盘,磁盘等.建议不要使用磁盘作数据备份. 因为磁盘存贮不稳定,且存贮量小.特别是一些劣质 磁盘经常读不出数据,磁盘保存信息只有2,3年,只 能作为信息交换时使用,而硬盘和光盘保存数据稳 定可靠,信息保存期可长达lO年以上. 3数据备份的份数:我们建议首先在硬盘上作 一 套备份.如果有条件的话最好作两套异地备份.一 套刻录到光盘.另一套拷贝到其他电脑的硬盘中进 行保存,选样数据就非常安全.如果没有条件,至少 也要在自己的电脑中作两套备份,这两套备份分别 存放在硬盘的不同分区中. =,档案数据的恢复 档案数据恢复是指当系统数据被破坏或丢失. 如下? 1用WIN95/98/2009中的资源管理器.在 .GD2000"安装目录以外,另建立一个档案数据备份 目录,请注意:千万不要把该目录建立在.GD2000的 安装目录中. 2进人.GD2009Vl0舨的系统维护界面.用数 据备份功船将档案数据全部备份列上一步所建立的 数据备份目录中去. 3接开始一程序~GD2000档案管理系统一自动 卸载GD2000档案管理系统,卸去"GD2000"VI0舨 档案管理系统. 4.安装"GD2000"V2.0舨档案臂理系统 5进^"GD2000"V2.0版档案系统维护界面.用 数据恢复功能将数据备份目录中的数据恢复到系统 中即可. 6."GD2000"V2. 0版系统的具体使用说明可参 阅"GD2000安装目录下的使甩说明文件. "GD2009V2O版在v1.0版的基础上增加了许 多新的功能,方便用户使用,但是v2.0版仍有一些 功艟由于时间关系没有加人,例如照片档案管理,财 务档案管理,档案全文管理及"GD2000"网络版等.我 们将在"GD2000V3O版中不断加人这些内容,同时 欢迎"GD20ODV2.0版的新老用户在使用过程中.不 断地向我们提出好的想法和建议,以便进一步完善 该系统. (作者单位:自治区档案馆) -E曼量-———————————————————————,(广西档案2加1 年第期 口文书立卷改革口 重新安装系统后恢复成原来的状态.如果"GD2000" 系统能正常使用.且数据投有丢失,就不要轻易使用 数据恢复功能.数据恢复首先是把系统中的数据全 部清除.然后将数据备份前的所有数据恢复刭系统 中.也就是说当时作数据备份操作时.系统中有多少 数据,现在恢复时就有多少数据.如果作数据备份以 后.用户录人了新的数据或者修改了原有的数据.但 是投有即时作到数据备份.那么新录人的数据就会 丢失且修改的数据无效.所以建议用户一定娶及时 作好数据备份.并且对作备份的时间作好记录,养成 良好的习惯.就不会担心数据丢失了. 三,档案数据检索 一 般来说用户输人的检索条件越多.检索的准 确率就越高,但是往往检索不到所需要的数据.因 为用户输人的条件越多.出错的可能性就趣大,输人 过程中如果用户输人的条件和原来数据库中的数据 稍微有一点点差别就会检索不出来.用户黄话适用 模糊检索功能往往能提高查全率和查准阜,比如需 要查找某一主题的档寨,其需在题名栏目中转人关 键词并且关键词前后带有"%号既可."%"号的意 思是通配所有的汉字及符号.用户可以自己试一下 "%"号只在美键词前面或是在关键词后面或是在关 键词两边都有.检索出来的结果是不一样音勺,检索项 目和项目之间是"与"的美系而不是"或的关系,这 一 点一定要注意. 四,档案数据打印 档案数据打印.用户可以在文件检索界面中进 行打印,也可以在目录打印界面中进行打印,建议用 户在文件检索界面中首先检索出需要打印的档案数 据,检查无误后,再对检索出的档案数据进行打印, 这样较为方便准确.用户需要注意的是宽行打印格 式是每页打印出1l行.标准打印格式是每页打印出 l4行.用户需要根据两种不同的打印格式打印出的 行散来选定与打印机相匹配的打印模式(有四种打 印模式】.' 五,档案数据录入 "GD2000档案管理系统中有一个文件录^界面 和文件修改界面.用户在修改界面下只毖对已人库 的档案数据进行修改,但不能增加新的数据.用户的 文件录人界面即可翰人新的数据也可謦改已录 入的数据,用户在输人数据时应尽量使用系统连续 (广西档案)2oo1年第4期 功能,这样可大大地减少录人的工作量.为了提高 录^逮度和方便数据拄查,史件录入界面舳散据存 放在临时散捂库中,目此档案数据检索和打印是针 对档案数据总库里的数据.这一点提醒用户注意.文 件惨改界面显示的内容是数据总库中的内容. 六,系统口嘻濉护 瑰了保证档案数据的安全.防碍挚{击用户随意 进A"GDT.000"系统,系统设置了用户身份校验和登 陆口令,当系统安装完成后.有一个默认口令,即用 户身份为:200O.登陆口令为:艇.nr.进行系统口 令维护娶注意以下几点: 1.用户第一孜进行系统后应该把系统默认口令 修改掉.我们发现大多散用户都段有修改系统默认 口令.容易造成非法用户方便进人系统. 2.修改用户口令或是增加新的用户,用户身份 和登陆口令最好用英文字母或数字而不要用汉字, 这样转人口令会方便些 3进行用户管理时一定娶保留一位系统管理 员,否刚无法进人系统维护对数据进行整理和备份 工作. 有时用户精人口夸系统不承认,多数情况下 是用户输人的口夸和设置的口令存在大小写不匹 配.f作者单位:自治区档案馆) 为了实行文书立卷改革工作.积极 推广应用GD2000软件及增强广大挡案 员的法制观念.贵港市档案局于1O月29 日至31日在城区举办了一期全市机关 档寨员 培训 焊锡培训资料ppt免费下载焊接培训教程 ppt 下载特设培训下载班长管理培训下载培训时间表下载 班.来自三区两县(市)近七 十名机关档案员参加了培枷学习. 培训班采取上理论课,参观和现场 渣示等形式.由市档案局董兆春刚局长 上档案珐制课,业务指导科李盛亮科长 上文书立卷改革等业务课.然后组织全 体学员参观学习市中级人民法院及市 国家税务局推行文书立卷改革现场操 作.通过这次培训,使学员们进一步增 强了档案法制意识,视步掌握了文书立 卷改革工作.提高了档案员业务水平. 选到了强期目的.谭受学员们的好评. (责港市档案局晨礁) ?