贯彻国家档案局8号令有关问题解答

贯彻国家档案局8号令有关问题解答 (摘自《国家档案局业务指导司编写的〈规定〉正文部分问题解答》，并略有修改) 1、《规定》的发布施行有何重要意义, 《规定》的发布施行，是我国档案工作与时俱进的产物，是全面落实科学发展观，坚持以人为本，推进档案工作可持续发展的重要举措，是档案法制化建设的重要成果。不仅对各级机关正确界定文件材料的归档范围，准确划分文书档案的保管期限，按照开展档案价值鉴定工作有着重要的指导作用，而且对档案移交时馆工作将以挥积极影响，必将推动国家档案资源建设，促进档案基础业务建设。 《规定》以“国家档案局令”的形式以布，属部门行政规章，具有法律效力。 《规定》以令的形式发布，属部门行政规章，具有法律效力，反映国家档案行政管理部门对确定机关文件材料归档范围和划分保管期限工作的高度重视，具有强制性和权威性。 《规定》的施行将有力推动国家档案资源建设。机关档案是国家档案资源的重要来源之一，机关档案资源建设是国家档案资源建设的基础。为确保国家档案资源的齐全完整并提供有效利用，各机关必须依照《规定》的要求，合理界定文件材料归档范围，科学鉴定档案保存价值，准确划分保管期限，为将来档案移交 进馆打下良好基础，确保国家档案资源建设的有序进行。 2、《规定》是在什么背景下制定的, 新中国成立以来，在划分归档范围与保管期限工作方面，迄今为止经历了五次较大的改革。第一次是1956、1957年中办秘书局、国家档案局先后制定《党的机关档案材料保管期限的一般标准》、《国家机关档案材料保管期限参考表》;第二次是1964年发布了《机关文书档案保管期限参考表》(试行草案)，将党政机关档案保管期限表合二为一;第三次是1983年国家档案局颁发了《关于文书档案保管期限的规定》和《关于不归档的文书材料诉规定》;第四次是1987年国家档案局颁发《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档范围和不归档范围》;这次《规定》的制定与发布，是我国在机关文件材料归档范围与保管期限界定工作方面的第五次改革。 1987年国家档案局颁发《关于机关档案保管期限的规定》、《机关文件材料归档范围和不归档范围》两个业务文件，近二十年的的实践和应用过程中，对划分机关文件材料归档范围与界定保管期限方面发挥了积极作用。但是，随着改革开放不断深入、档案工作理论与实践的发展以及办公自动化的日益普及，两个业务文件难以适应新形势下机关档案工作和档案馆工作的实际需要，尤其是对档案的鉴定销毁工作和档案移交进馆工作带来一系列的影响，如对反映维护国家、集体和公民个人权益等方面具有凭证价值的文件材料重视不够;某些文件材料归档范围界定过宽，导致重复归档;某些条文表述可操作性不强，造成对一些文件价值判断不准确;档案行政管理部门对机关文件材料归档工作缺乏实质性的监督和管理手段等。针对这些情况，越业越多的档案行政管理部门、综合档案馆和机关档案室外以有档案学理论研究部门呼吁对1987年制定的两个业务文件进行修订。 1995年国家“九五” 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 提出“重视机关档案的鉴定工作，进行保管期限划分问题的调研工作”，1999年国家档案局将修改机关文档案保管期限表作为1999年重点工作之一，并列为国家档案局1999年科研项目，正式启动了《规定》的制定工作。 3、《规定》制定的指导思想与原则是什么, 《规定》制定的指导思想是:以邓小平理论和“三个代表”重要思想为指导，全面贯彻落实科学发展观，坚持以人为本，与时俱进，正确界定机关文件材料归档范围，准确划分文书档案保管期限，大力促进机关档案基础工作，努力推进国家档案资源建设，为构建社会主义和谐社会提供有效服务。 《规定》制定的原则: (一)《规定》的内容要涵盖机关在其工作活动中形成的所有文件材料，即包括各种门类和载体的历史记录。 (二)《规定》要对机关文件材料的归档范围不归档范围作出明确界定。 (三)《规定》在明确界定机关文件材料的归档范围时，采用标时制，标明文书档案的具体保管期限;提出对其他门类文件材料归档范围和保管期限要按国家有关规定执行。 (四)要尽量避免机关文件材料的重复归档。 (五)凡涉及与公民权益有关的文件材料，归档和划分保管期限时要体现“从宽”的原则。 (六)《规定》要明确各级档案行政管理部门与各级机关在具体执行《规定》过程中的权责和义务，确保各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表的实用性和保操作性。 4、《规定》制定经历了几个阶段, 从1999年初开始，国家档案局印发了征求对《关于机关档案保管期限的规定》修改意见的通知。2000年11月形成《规定》的征求意见稿，先后两次在全国档案系统征求意见。期间在北京三次召开专题研讨会，从反馈的意见中确定将二表合一;将保管期限划为永久和定期两种，并实行标时制;将原有条款细化，充实新领域的文件材料;将备案制改为审批制等。 5、《规定》与1987年颁发的两个业务文件相比有哪些主要变化, 《规定》与两个业务文件相比，不仅形式有所变化，而且内容有较大改变，体现在六个方面: (一)《规定》将原两表合一。 (二)改革文书档案保管期限划分方法。将永久、长期、短期改为永久、定期两种。定期再实行标时制。方便了对到期档案的及时鉴定处置，减少保管压力，节省保管空间和人力、物力。 (三)突出了立档单位的主体地位，在界定机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限方面体现“以我为主”的思想。比如《规定》指出:“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式副体归档”，而在划分其保管期限时，主办单位明显高于其他单 位，可避免重复归档。 (四)充实了上些新的条款。《规定》比两个文的63项增加了21项，即84项。具体体现在行政执法、行政审批、产权关系、公民权益等方面的文件材料。 (五)与1987年规定相比，对一些保管期限作了适当调整。比如涉及到公民个人权益的档案，绝大部分调整为永久保管，体现了以人为本的思想。对上级或下级的来文，其保管期限有所下调，这有利于避免将来档案重复进馆的问题。 (六)加大管理力度，将备案制改为审批制。审批制代替备案制，这是一个重要变化，其核心在于要使各级档案行政管理部门和各级机关明确各自的职责和义务，确保各单位编制的《文件材料归档范围与保管期限表》的可操作性和适用性。 6、贯彻《规定》过程中需要注意哪些问题, 《规定》是机关正确界定机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的依据，作为部门行政规章，具有强制性和约束性。各级机关要认真学习、领会《规定》精神的基础上，按照要求，在同级档案行政管理部门的指导下，结合本单位实际，规范有序地开展编制工作。在编制过程中要注意以下主要问题: (一)制定编制工作方案。制定编制本单位机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的工作方案，是做好编制工作的前提。编制工作方案一般与机关档案分类方案结合起来。比如，一个单位的分类方案是采用年度—机构—保管期限的分类方法，在制定编制工作方案时，就要按机关内部各个工作部门一个一个地编制，最后形成一个总表。 (二)掌握编制工作方法。深入实际、调查研究、系统归纳是做好编制工作的原则和方法。单位档案部门(办公室、档案员)要认真调查各工作部门形成的文件材料归档范围，确定文件材料的种类，与各工作部门认真研究，结合《规定》的内容，确定哪类文件应该归档，再按其重要程度确定其保管期限。 (三)明确编制范围。这次机关文件材料归档范围和档案保管期限表的编制对象仅限于机关文书档案，其他门类档案不在此编制范围之内。《规定》的附件《文书档案保管期限表》是编制各机关文书档案保管期限表的基本依据，在具体编制过程中，应结合本机关工作实行，突出职能特色，不要照搬照抄。各机关其他门类档案的保管期限表要按国家有关规定执行，即已有国家规定的按现有规定执行;目前没有规定的，待将来由国家档案局会同有关专业主管部门共同制定执行。 (四)遵守审批程序。以往各机关制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后执行，报同级档案行政管理部门备案。《规定》施行后，各机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，须经同级档案行政管理部门审查同意后才能实施。按《规定》要求，中央和国家机关编制的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表，要经国家档案局审查同意后方可执行。 《规定》的实施是一个动态的过程，如果机关内部机构或工件职能发生变化，那么机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表也尽可能作相应调整。 调整后的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表也要经同级档案行政管理部门审查后方可执行。 需要明确的是，参照执行《规定》的单位，要在同级档案行政管理部门指导下，开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作，编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表不需同级档案行政管理部门审批。 从整体内容来看，《规定》具有宏观性和指导性。作为部门行政规章，又具有强制性和约束性。《规定》是各级机关编制本机关文件材料归档范围和文书档案保管保管期限表的重要依据，同时，各级机关做好本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作是《规定》有效施行的必要条件，各机关编制的文件材料范围和文书档案保管期限表地《规定》施行的具体成果。把《规定》的精神落实并体现在每一个机关编制的文件归档范围和文书档案保管期限表中，这才是实施《规定》的根本目的和基本要求之所在。 7(《规定》的制作目的和依据是什么, 《规定》第一条指出，制定《规定》的目的是“便于各级党政机关和人民团体(以下统称机关)正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期，使所有保存的档案既能反映机关主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用”。 制定《规定》的主要依据是《中华人民共和国档案法》及《中华人民共和国档案法实施办法》和有关法规。《档案法》第十一条规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交。集中管理，任何个人不得据为己有。国家规定不得归档的材料。禁止擅自归档”。《档案法》第十五条规定:“鉴定档案保存价值的原则、保管期限的标准以及销毁档案的程序和办法”。《档案法实施办法》第十二条规定:“按照国家档案局关于文件材料归档的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员集中管理;任何人不得据为己有或者拒绝归档。”《机关档案工作条例》第十六条规定:“机关档案部门应根据国家的有关规定，编制本机关或者本专业系统的《档案材料保管期限表》”。这些法规文件都是制定《规定》的法律法规依据。 8.《规定》的实施范围包括哪些单位, 从《规定》的第一条可以看出，《规定》的实施范围是各级党政机关和人民团体(统称机关)。《规定》第十四条指出:“本规定适用于各级党政机关和人民团体。军队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行”。 《规定》的实施范围包括执行范围和参照执行范围。《规定》中的“机关”包括各级党政机关和人民团体，各级人大、政协、法院、检察院等，这些机关都属于《规定》的执行范围。属于《规定》执行范围的机关必须按照《规定》的要求，在同级档案行政管理部门的监督指导下，编制本机关文件材料归砂范围和文书档案保管期限表。军队系统、民主党派、企业事业单位属于参照执行单位，参照执行的单位要在同级档案行政管理部门的帮助指导下，开展本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表的编制工作。需要明确的是，具有行政管理职能的事业单位属《规定》的执行范围。这些单位必须依照《规定》，编制本单位文件 材料归档范围和文书档案保管期限表，并报同级档案行政管理部门审查同意后执行。 9(如何理解“机关文件材料”的含义, 《规定》第二条指出:“本规定中的机关文件材料是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录”。 “文件材料”一词在档案工作中被广泛使用，例如，《机关档案工作条例》第十二条，机关档案部门接收的档案，要符合“应归档的文件材料齐全、完整”，“归档的文件材料，保持它们之间的历史联系”;《档案法实施办法》第十二条，“执照国家档案局关于文件材料归砂的规定，应当立卷归档的材料由本单位的文书或业务机构收集齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者工作人员集中管理。” 这次《规定》第二条明确了“机关文件材料”是指机关在其工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录，对“机关文件材料”的内涵了明确的界定。从门类上分“机关文件材料”可分为文书、人事、基建、会计等文件材料;从载体上分，可分为纸质、磁性、电子等载文件材料。《规定》界定“机关文件材料”的内涵，就是要使《规定》适用于机关各种门类或载体的文件材料的归档工作，而不是仅仅针对机关文书材料的归档工作。《规定》虽没有其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限表，但根据《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。 10(机关文件材料归档范围包括哪些内容, 根据《规定》第三条，机关文件材料归档范围包括四个方面:一是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;二是机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料;三是本机关需要贯彻执行的上级机关\同级机关的文件材料;下级机关报送的重要文件材料;四是其他对本机关工作具有查考价值忍气吞声文件材料. 机关文件材料归档范围四款原则规定,既是机关判断文件材料是否归档的价值标准,同时又赋予了机关在编制本机关文件材料归档范围的自主性和灵活性,便于各机关从实行工作出发,根据本机关具体职能活动,合理开展机关文件材料归档范围的编制工作。 《规定》对机关文件材料归档范围只是作上述四款原则上区分，原因在于机关文件材料涵盖了机关在其工作活动中形成的所有文件材料，不仅包括非文书材料，如科技文件材料、人事文件材料等;不仅包括了纸质文件材料，而且也包括非纸质文件材料，如磁性载体文件、电子文件等。文件材料的内容及其载体差异性较大，内容也较庞杂，如果在《规定》中详细概括或全部指明机关文件材料的归档范围既不科学、也不实行，在技术处理上也存在操作的困难。因此，国家档案行政管理部门只对机关各类文件材料的归档作宏观、指导性规定。本着“先易后难，分开处理”的原则，《规定》对机关文件材料的归档范围有具体要求，对非文件和非纸质载体文件材料归档范围也提出了要求，即“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档保管期限，按国家有关规定执行”。 11(机关文件材料不归档范围包括哪些内容, 根据《规定》第四条，机关文件材料不归档包括四个方面，一是上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等;二是本机关文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性人民来信、电话记录，机关内部互相抄送的文件材料，本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料，有关工作参考的文件材料;三是同级机关的文件材料中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料;四是下级机关的文件材料中，供参阅的筒报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。 需要注意把握的是，一般性文件的历次修改稿、有党和国家领导人重要修改意见和批示、指示的稿本应属机关文件材料归档范围。机关文件的最后定稿，即使没有机关领导人的签批、审改意见，原则上亦应纳入机关文件材料归档范围，与正本文件、文件处理单一并归档。 12(属于机关归档范围的文件材料为何要实行集中统一管理, 《规定》第五条，“凡属机关归档范围的文件材料，必须按有关规定向本机关负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝 归档 本条规定了机关归档文件材料的流向、管理主体、机关档案部门处理归档文件材料的职责。这是对《档案法》第十条“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人叫移交，集中管理，任何个个不得据为己有”的具体化。 各机关应归档的文件材料，要实行统一管理.集中统一管理可以分为两个方面,一是对本单位档案实体实行集中保管,统一整理、编目，提供利用;另一方面对本单位的全部档案信息(目录、数据等)按统一的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 进行集中管理。《档案法实施办法》第二十七条规定，将公务活动中形成的应归档的文件、资料据为已有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的，同级档案行政管理部门责令限期改正;情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分。上述措施主要是确保机关文件材料归档齐全完整。 13(机关文书档案的保管期限如何划分, 根据《规定》第六条，“机关文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年”。永久保管的文书档案要按有关规定向国家档案馆移交，以确保有永久保存价值的访档案得到有效保管和保护，为国家积累历史财富和文化财富。定期保管的文书档案主要由机关自己留存，备机关日常工作查考利用，保管期满后经机关鉴定，或销毁或延长保管期限。 定期分为30年、10年，是指一般条件、一般情况下的基本划分方法。机关可以根据本机关实际工作需要再增设期限档次或调整现有期限。定期保管的文书档案必须实行标时划分，这是《规定》对定期保管档案实行标时划分的基本要求。定期保管档案之所以要实行标时划分，不能直接注明或写上“定期”，主要是便于对机关达到保管期限档案的鉴定销毁工作。明确的标时划分克服了以往对档案 保管期限较为模糊的划分方法，避免了以往短期保管档案(15年以下)，一般要等到了15年以后才对其开展鉴定销毁工作，长期保管档案(16年-50年)，一般要等到50年以后才对其开展鉴定销毁工作的问题。 我国对文书档案的保管期限采用标时制尚处于初级起步阶段，与欧美一些国家相比，标时划分还显得较为粗略，这主要是顾及我国档案工作的传统管理方式和整理方法，但标时制代表了档案保管期限划分的改革方向。 14(属于永久保管的文书档案包括哪些内容, 根据《规定》第七条，永久保管的文书档案主要包括:本机关制定的法规政策性文件材料;本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示 ，重要的报告、总结、综合统计报表等;本机关机构演变、人事任免等文件材料;本机关房产基建，土地征用，重要的 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 协议、资产登记等凭证文件材料;上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料;同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本机关的复函、皮肤等文件材料。 本机关制定的法规政策性文件材料，例如国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，这份文件属部门行政规章，具有法律效力，国家档案局不仅要将其纳入归档范围，而且在保管期限的划分上要列为永久保管。本机关召开重要 会议形成的主要文件材料，例如国家档案局每年召开一次的全国档案局长馆长会议的主要文件材料，包括请示、主管领导批示、通知、名单、日程、会议主报告等文件材料要永久保管，其他文件材料定期保管。本机关重要的报告、总结，比如国家档案局就档案移交工作给中半领导的批示，国家档案局每年的 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 等，这类报告、批示和总结都是国家档案局重要的文件材料，应永久保管。总之，把握机关文件材料重要性和一般性，是否永久保管，要从机关职能活动的规模大小、规格层次、影响力、产生的文件材料是否具备法规政策性等诸多因素来考虑。 15.属于定期保管的文书档案包括哪些内容, 根据《规定》第8条，机关定期保管的文书档案主要包括:本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;本机关一般性事务管理文件材料;本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等;上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料;上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料;同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;下级机关报送的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料。 把握文件材料的“一般性”，要看文件材料涉及的问题是否是常规性、技术性等方面的问题。比如某省档案局请示国家档案局，按件整理的档案装盒后，是否要编制盒号，这类问题是技术性问题，相关的文件材料就属于“一般性”。又如，机关年度以下统计报表，也属“一般性”材料。 16(《规定》对机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料的归档范 围和档案保管期限怎样要求的, 根据《规定》第九条，“机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件材料归档范围和档案保管期限，按国家有关规定执行”。 我国现有各种专门档案管理办法、规定近30种，有的办法或规定涉及到了文件材料归档范围，有的涉及到发档案保管期限，有的两者兼而有之。比如涉及到人事档案管理的规范性文件有:《干部档案工作条例》、《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》，前两个文件包含了人事文件材料应归砂内容，但未涉及人事档案的保管期限。又如《会计档案管理办法》，既有会计文件材料的归档范围和会计档案的标时保管期限，是一份有关会计文件材料归档范围和会计档案保管期限的规范性文件，具有较强的指导性和操作性。又如《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《测绘科学技术档案管理规定》等规范性文件，都标明了专门文件材料的归档范围和档案保管期限，具有较强的针对性和实用性。为方便读者了解上述有关规定，在本的第三部分，专门辑录了人事、基建、会计等专门文件材料的归档范围和档案保管期限的相关规定。 按照《规定》第九条，的要求，机关专门文件材料的归档范围和档案保管期限，国家已有规定的，按现有规定执行;国家没有规定的，由国家档案行政管理部门会同专业主管部门制定后执和行;在其他门类文件材料的归档范围和档案保管期限规定未出台以前，应参考已有的文书及专门档案的规定。 17(《规定》对机关电子文件和纸质文件材料的归档有何要求, 根据《规定》第十条，“机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等要进行相应归档”;本条对电子文件归档时的组成要件提出了特殊要求，以确保电子档案的长期有效性、可读性。元数据是指描述电子文件数据属性的数据，包括文件的格式、编排结构、硬件和软件环境、背景信息是指描述生成电子文件的职能活动、电子文件的作用、办理过程、结果、上下文关系以及对其产生影响的历史环境等信息。 《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894--2002)对各种不同类型的电子文件收集归档，都提出了具体要求。比如，对用文字处理技术形成的文本电子文件，收集时应注明文件存储格式、文字处理工具等，必要时保留文字处理工具软件，文字型电子文件以XML、RFT、TXT为通用格式。对用扫描仪等设备获得的采用非通用文件格式的图像电子文件，收集时应将其转换成通用格式。如无法转换，则应将相关软件一并收集。扫描电子文件以JPEG、TLFF为通用格式。对用计算机辅助设计或绘画等设备获取的图形电子文件，收集时应注明其硬件环境和相关数据。对用视频或多媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩算法和相关软件，视频或多媒体电子文件以MPEG、AVI为通用格式。对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用格式的相关软件。音频电子文件以WAV MP3不通用格式。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文 件一并收集。对套用内容信息可脱离套用模板进行存储，被套用模板作为电子文件的元数据保存。 当今社会，信息技术、网络技术和计算机技术飞速发展，办公自动化不断提高，无纸化办公也越来越普及，电子文件夹数量大量产生，如果不对电子文件元数据、背景信息等文件材料进行归档，那么有朝一日，这些电子文件极有可能成为“死”文件夹，变成人们无法打开和认知的东西。在这方面我们有不少教训，比如，20世纪80年代和90年代初，一些应用计算机的单位，普遍使用DOS操作系统，产生了大量电子文件。随着技术进步和设备更新，一些单位由于没有及时实现数据的安全、有效、完整的迁移，也没有保存产生这些电子文件的元数据、背景信息的文件材料，导致当时形成的电子文件到如今成为打不开、读不了的“电子档案”。因此，机关在对电子文件归档时，务必对电子文件元数据和背景信息等文件材料进行归档。 根据《规定》第十条，“机关应归档纸质文件材料中，有文件发文稿纸、文件处理单的，应与文件正本、定稿一并归砂”，这里规定了纸质文件材料归档的组成要件。在机关文书处理过程中，办理各种文件，常有文件处理单或发文稿纸，包含有拟办、批办承办、审核、签发等多种不同内容 ，体现了文件形成有过程和来龙去脉。机关归档时，应将文件处理单、发文稿纸与正本文件一并归档。 18(《规定》对两面个以上机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料的归档有何要求, 根据《规定》第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制或其他形式的副本归档”。本条规定明确了机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料由谁归档、应该归档哪些文件材料的问题。 主办机关和其他机关虽然归档内容相同，但在档案的保管期限划分上是不同，主办机关对档案保管期限的划分高于其机关，这点体现在附件《文书档案保管期表》中，有利于避免内容相同的档案重复进馆问题。 19(各机关编制的本机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表应履行怎样的审批程序, 《规定》第十二条，“各机关应根据本规定，结合本机关职能和各部工作实际，编制本机关的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行”，“有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定，结合本系统工作实际，编制本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表，并经国家档案局审查同意后执行”。上述条款明确了各机关编制的本机关、本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表要履行审批程序。 这次各机关文件材料归档范围和文书档案保管期限珍的编制工作与经往不同，经往制定的文件材料归档范围和档案保管期限表经本机关领导批准后即可执行，只报同级档案行政管理部门备案，现在是经“审批制”代替“备案制”。《规定》施行后，各机关档案行政管理部门审查同意后才能执行。 中家档案局对中央和国家机关编制的本机关、本系统(有垂直领导关系的系统，经下同)文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作非常重视。2007 年3月，国家档案局专门成立了“机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表审查委员会”，负责对中央和国家机关编制的本机关、本系统文件材料归档范围和文书档案保管期限表的审批工作，该委员会主任由国家档案局局长杨冬权担任，副主任由国家档案局副局长段东升、李明华、李和平、杨继波但任，委员由国家档案局有关司、部、室主要负责同志组成。审查委员会办公室(筒称“审委办”)设在档案馆(室)业务指导司，负责日常工作，审委办主任由该司司长兼 任，审委办成员由国家档案局有关业务同、处负责人组成。 编制机关在上报本机关或本系统的文件材料归档范围和文书档案保管期限表时，要同时上报本机关“三定”工作方案等职能说明材料。国家档案局对各机关上报材料的审批工作实行 “两审制”。首先由审委办对务机关上报的本机关材料归档范围和文书档案保管期限表进行初审，初审过程中与编制交换意见，并进行修改;修改完成后审委办汇总，提交审查委员会召开专门会议进行终审，终审后由审委办办理给送审单位的批复手续。 各级档案行政管理部门可参照上述形式，开展对本级机关文件韶档范围和文书档案保管期限表的审批工作。 20、能否提供一个具体的按《规定》编制的机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限表的范例，并做出相应说明, 《规定》发布后，国家邮政局根据《规定》精神，编制了《国家邮政局机关文件材料归档范围与文书档案保管期限表(送审稿)》，并报送到国家档案局，这是《规定》实施后第一个报送到国家档案局的送审稿，经初步研究，我们认为国家邮政局的这个送审稿，从总体上看，基本符合《规定》的编制要求。该送审稿采用机构下按问题分类的编制体例可以适用于大多数机关单位。但同时这个送审稿也不够准确等需要进行修改之处。征得编制单位同意，现将该送审稿全文照录下，仅仅参考。 国家邮政局机关文件材料 归档范围与文书档案保管期限表 (送审稿) 综合司 (一)秘书处 党中央、国务院对国家邮政局的重要批示、指示;(永久) 国家邮政局党组会议、局务会议、局长办公会议厅、局领导主持召开的专题办公会议等会议记录、纪要;(永久) 秘书处起草的局领导讲话及重要文件和报告;(30年) 全国邮政管理局局长会议文件材料(30年) 局领导以秘书处进行调查研究形成的材料;(30年) 重要值班电话记录、经办的突发事件和重要事项的有关材料;(30年) 负责起草的局工作规章等文件;(30年) 综合司负责督查、督办重要事项形成的文件材料;(30年) 秘书处协调办理的关于局内各司重要事项的文件材料;(30年) 对人大代表议案、政协委员提案的答复意见。(永久 (二)综合调研室 负责起草的局领导重要讲话及有关文件材料;(30年) 上报党中央、国务院领导同志及给国务院相关部委的专题报告;(永久) 负责组织的调研及处理有关事项的材料;(30年) 《邮政政务信息》等资料;(10年) 国家邮政局召开的各类全国性会议音像材料;(10年) 国家邮政局召开的新闻发布会记者招待会等有关材料;(30年) 反映局内重要活动的音像材料。(30年) (三)国际全作处 邮政外事工作方针、政策、制度方面的文件材料;(永久) 邮政对外交流与合作相关政策及法规文件材料;(永久) 组织参加国际邮政组织召开的会议、活动及培训的文件材料;(30年) 外事活动中形成的计划、请示、报告、预案、总结、简报、接待通知、录音、 录像等有参考价值的文件材料;(30年) 有关召开外事工作会议的请示、报告、会议记要、总结交流等文件材料;(永 久) 护照、签征的年度统计报告及查处违纪事件的总结报告等材料;(30年) (四)财务处 局机关财务管理制度、办法、规定等文件;(永久) 局机关财务预算、决算及编制的各类财务报表;(永久) 有关财务大检查情况的文件材料;(30年) 转发财政部关于财务制度、会议制度及有关问题的公文;(30年) 转发国家税务总局有关税收问题的公文;(30年) 制定下发邮政内部财务管理、会计核算办法等文件材料;(永久) 其他有关财务方面文件材料;(30年) 机关事务管理的有关文件;(30年) 局内综合性文件、材料。(10年) 政策法规司 政策研究处 邮政快递业等邮政业务政策、规定等相关文件材料;(永久) 重大政策的跟踪研究，邮政改革发展的经验，提出的建议等文件材料;(永 久) 邮政业的普法教育工作，归口胃理人大代表建议、政协委员提案等文件材料。 (永久) 法规处 组织起草的邮政行业法律、法规和主要规章的文件材料;(永久) 对邮政法规和重要规章的解释和咨询的文件材料;(30年) 审核国家邮政局对外发布的规范文件、办理邮政监管机构规范性文件的报备 和清理工作的文件材料;(永久) 邮政监管机构依法实施纲要规划、年度计划等文件材料。(永久) 规划统计处 组织研究邮政业发展战略、组织编制邮政业发展规划，邮政基础设施建设规 划等文件材料;(永久) 制定统计工作的规定、制度等相关文件;(永久) 拟订、发布邮政业技术标准并组织实施的相关文件材料;(30年) 邮政业统计的信息处理涉及对外发布工作的文件材料。(30年) 三、普遍服务司 (一)普遍服务处 1、拟订邮政普遍服务标准和特殊服务标准及相关规范的文件材料;(30年) 2、研究制定的普遍服务和特殊服务相关政策、制度等相关文件;(30年) 3、普遍服务质量监控及贯彻执行服务标准检查文件材料。(10年) (二)机要通信处 1、研究拟订机要通信服务标准和相关规范的文件材料;(30年) 2、机要通信服务质量、组织对邮政企业贯彻执行标准调研、检查的相关文 件材料。(10年) (三)邮票处 1、研究提出纪念邮票选题和图案审查的管理办法的相关文件;(永久) 2、年度计划审定管理办法，归口办理相关工作的文件材料; (30年) 3、邮资凭证印制监督管理工作的相关文件。(30年) 资费管理处 邮政普遍服务和特殊服务财政政策的相关文件材料;(永久) 邮政服务价格政策和基本邮政业务价格建议的文件材料;(30年) 对邮政企业贯彻执行邮政服务价格政策情况监督检查的相关文件;(10年) 普通服务和特殊服务成本测算、审定工作等相关文件材料。(30年) 市场监管司 快递管理处 研究提出的快递业务发展政策、市场监管、市场准入管理办法等规章制度; (永久) 快递业务时限、价格服务标准、服务质量监督等文件材料。(30年) 市场检查处 邮政市场监督检查，重大违法案件处理等相关文件材料;(30年) 在集邮市场监督检查和相关管理工作中形成的文件材料;(30年) 其他监督检查工作规章制度等文件材料。(10年) 安全监管处 邮政通信与信息安全政策，规章制度等相关文件;(30年) 件安全监管中形成的文件材料。(10年) 邮 人事司 公务员管理处 省(区、市)邮政管理及国家邮政局直属单位领导班子建设的相关文件材料; (永久) 领导班干部选拔、考核、任免等方面的文件材料;(永久) 后备干部的选拔、调整、考核、培养与交流，非领导职位的审批工作等方面 的文件材料;(永久) 省(区、市)邮政管理局实施国家公务员制度管理的相关文件;(30年) 省(区、市)邮政管理局及国家邮政局直属单位劳动工资指导工作、局机关 劳动工资管理方面的文件材料;(30年) 公务员编制管理、岗位设置、人事调配、人员招聘及录用、考核方面的文件 资料;(永久) 援藏、扶贫人员和军转干部安置等方面的文件材料;(30年) 公务员离退休管理办法及实施方面的文件材料;(30年) 综合人事处 人事工作会议文件;(30年) 公务员教育、培训规划等相关文件材料;(30年) 专业技术人员职称管理工作方面的文件;(30年) 局机关及直属单位出国人员政审工作的相关文件材料;(30年) 协会换届及协商情况的文件;(30年) 干部人事信息管理及统计工作统计报表材料;(永久) 全国人大、全国政协邮政代表、委员换届推荐方面的文件材料。(永久) 机关党委 机关党委办公室 局机关党委组织和党员思想政治建设，党员的学习、教育、管理和监督，局党组中心学习等方面的文件材料;(永久) 入党积极培养教育，党员发展等工作的文件材料;(永久) 机关工会、团委等工作会议及转发上级党组织的有关文件;(30年) 局机关党风廉政建设、党纪、政纪教育方面的文件材料。(30年) 检监察部门 纪检监察一室 局管单位党政领导班子和领导干部贯彻执行党的路线、方针政策和国家法律法规的相关文件;(永久) 报中纪委、监察部及国家邮政局党组的请示、报告等;(永久) 党风廉政建设责任制考核等情况的统计表;(永久) 纪检监察会议筹备、会务和业务培训工作的文件材料。(30年) 纪检监察二室 处理的重要信访材料，每季度向领导提供的信访案件分析报告;(永久) 干部违纪违法案件和其他重要案件受理、调查、核实、审理和提出的处理意见的文件材料;(永久) 邮政监管机构行政执法、行政审批、集中采购、资金资产管理情况的相关文件材料。(永久) 机关服务中心 综合管理处 工作规划、规章制度、计划、总结等相关文件;(30年) 国务院机关事务管理局及地方政府交办的绿化、计划生育等社会事务管理工作中形成的文件材料;(永久) 局机关办公用房、职工宿舍规划等相关文件材料;(永久) 固定资产管理及办公用品、办公家具、通信设备购置与管理的相关文件。(30年) 服务经营处 局机关后勤工作质量标准、服务规范等相关文件;(10年) 局机关离退休干部服务、公务用车、门卫传达、报刊分发工作安排和总结等文件材料;(30年) 与物业公司签订的相关合同、协议等文件材料。(永久) 21、如何理解《规定》的施行时间, 《规定》第十五条，“本规定自颁布之日施行，1987年颁发的《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》同时废止”。本条指出了《规定》虽然从发布之日起施行，但对于一个机关来讲，必须遵守《规定》实施的相关程序，一个机关编制的文件材料归档范围和文书档案保管期限表必须经同级档案行政部门审查同意后才能具体执行，未经同级档案行政管理部门审查同意，不得擅自使用。因此，当新的机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表没有获得审批时，只级沿用原来的有关规定。各级机关要在同级档案行政管理部门的指导下抓紧工作，在规定的时限内完成本机关文件材料和文书档案保管期限表的编制工作和送审工作，实现新旧机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的有序衔接与顺利更替。 二、《文书档案保管期限表》问题解答 22、同一会议形成的文件材料为何区分不同的保管期, 《文书档案保管期限表》第1至6条，对同一会议形成的文件材料在归档时区分为不同的保管期限，这主要是根据各种文件材料的价值大小确定的。在编制档案保管期限表时，不一定将同一项职能活动形成的所有文件材料都划入同一保管期限。每项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的是反映职能活动主要内容、主要过程的，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以不 能在保管期限的划分上同等对待。 有的机关在对会议文件材料归档时不仅将召开会议形成的所有文件材料划入归档范围，而且在保管期限划分上采用了同一保管期，理由是遵循会议文件材料的成套性原则，便于查找利用。其实这种观点是不对的，首先，用这种划分方法判断档案价值是不科学的,会议文件全部归档而且全部定为相同保管期限,这是一种机械的简单化的做法,是不符合《规定》精神的。同一会议文件材料应有重要与一般、主要与次要之分，在划分保管期限时应有所区别。其次，随着信息技术、计算机技术的快速发展，查找利用档案变得越来越便捷，基于传统手工检索的成套归档整理原则将被逐步打破，对同一会议文件材料归档并界定为不同保管期限不仅不会对查找利用带来负面影响，而且会对科学开展档案保管期限划分工作起到积极的促进作用。 23、机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，如何确定保管期限, 《文书档案保管期限表》第一条第2款中表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。 各级人民代表大会、政治协商会议召开年会时，都会形成一定数量的人大议案、政协提案。这些议案、提案都是经一定条件、一定程序才能成为议案、提案的，所提意见都很重要。这些议案、提案按照所涉及的内容，分门别类地有关机构转给相关职能部门办理。根据议案、提案涉及的内容，有的是由一个职能主管机关单独办理，有的是两个以上联合办理，办理的结果要送达有关人大代表、政协委员，同时要送本级人大、政协机关。由于办量人大议案、政协提案过程中，承办机关有办理过程形成的文件材料，人大、政协机关有办理结果的文件材料，这里就出现一个由谁归档、保存多长时间的的问题。根据《文书档案保管期限表》 第1条第2款的要求，主要承办机关对人大议案、政协提案及办理结果归档时，其档案保管期限定为永久。其他协办机关归档时可以定为30年。人大、政协机关对人大议案、政协提案及办理结果归档时，也定为永久。 24、机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料，主办机关与协办机关在归档时保管期限为何不同, 《规定》第十一条，“机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形成的副本归档” 原件与副本、复制件在法律地位上是有所区别的。《档案法实施办法》第二十一条规定，档案的复制件载有收藏单位法代表的签名或者印章标记，才具有与档案原件同等效力。《文书档案保管期限表》第5条、第8条第5款，将机关联合召开会议、联合行文形成的文件材料归档时，主办机关和协办机关虽然都对反映内容相同的文件材料进行归档，但主办机关对档案保管期限的划分明显高于协办机关工作查考利用。按照国家有关档案工作的法律法规，省级以上档案馆应接收同级机关永久保管的档案，通过对主办机关、协办机关归档的内容相同的文件材料保管期限的调整，能有效控制内容相同档案的重复进馆问题。 25、以各级党委办公厅(室)、政府办公厅(室)名义联合发文或召开会议， 如何确定主办机关和协办机关, 以各级党委办公厅(室)、政府办公厅(室)名义(简称“两办”)联合发文或召开会议形成的文件材料的归档工作，应按《规定》第十一条，即主办机关归档相应的复制或其他形式的副本。机关联合召开会议，一般是以“会议通知”用了谁的“以文字号”来区分谁是主办机关，谁是协办机关。但在机关日常工作中，有比较特殊的情况，以“两办”名义发文或联合召开会议，通常用的是各级党委办公厅(室)的发文字号，这是以“两办”名义发文的惯例。以两办名义召开传阅，实际主办者可能是党委办公厅(室)也有可能是政府办公厅(室)，这要从会议内容看是属党委还是政府归口管理的职责范围。如果是党委归口管理的职责范围，党委办公厅(室)就是主办机关，政府办公厅(室)就是协办机关;如果是政府归口管理职责范围，政府办公厅(室)就是主办机关，党委是协办机关。例如，某省以“两办”名义召开全省宣传工作会议，由于宣传工作归口党委职责范围，那么，主办机关是党委办公厅，协办机关是政府办公厅。又如，某省以“两办”名义联合发出加强农业工作文件，由于农业归口政府管理，那么，主办机关是政府办公厅，协办机关是党委办公厅。 26、如何理解“上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要或一般”, 《文书档案保管期限表》第七条，将上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，“重要的”定为永久保管，“一般的”定为30年保管。 上级机关、一级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料，其“重要的”、“一般的”判断标准通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。党和国家领导人、以及省级部级以上领导检查、本地区、 本机关工作形成的文件材料，属“重要的”;省部级以下领导检查、视察本地区、本机关工作形成的文件材料，通常要具体情况具体分析，例如，县委书记到县档案局、馆检查工作，现场办公解决了县档案馆库的新建问题，这一问题对本地区讲是重要的，形成的相关文件材料机关在归档时就要永久保存;如果是一般性检查、视察工作，作了一番讲话、指示，相关文件材料应属一般文件材料，机关归档时其档案保管期限可定为30年。上级机关一般工作人员到下级机关检查、指导工作形成的文件材料，要根据检查、指导事由的重要程度，确保是否归档，重要的文件材料机关要归档，档案保管期限可定为30年，其他文件材料就不必归 档。 在执行这一条款时，既要考虑上级领导级别，又要考虑上级领导视察、检查事由的重要程度，具体情况具体分析，再具体确定归档文件材料的保管期限。 27、如何区分重要业务问题与一般业务问题, 机关在行使职能活动过程中，会产生一定的业务文件材料，有的业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题;有的涉及基础性、技术性内容，属一般业务问题。重要业务问题与一般业务问题的区分关键在于对业务内容的把握。例如:某省档案局向国家档案局请示关于能否开放馆藏档案的问题，这类问题属于档案开放鉴定业务，既比较敏感，也比较复杂，在档案工作环节中处于比较重要的地位，稍有不慎容易出现问题。因此某省档案局关于开放档案问题的请示与国家档案局的批复就属本机关重要业务问题，机关在归档时应划入永久代保管。又如中央某部向国家档案局发出了关于档案库房能否建在地下室的函，类似请示、咨询性质，这类问题是档案保护业务中的基本问题，属一般技术性问题，因此，其来函与国家档案局的复函载均属一般业务问题机关在归档时其保管期定为30年。总之，在一个机关什么是重要业务问题、什么是一般业务问题，只能是具体具体分析，不能一概而论。 28、如何理解“本机关代上级机关起并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿”, 本机关代上级机关起草并采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。《文书档案保管期限表》第8条第4款将这些文件定为保管30年。 在机关行使职能活动过程中，要代上级机关起草有关属于本机关、本行业、本系统业务的法规政策性文件，以上级机关名义制发或转发。例如，《机关档案工作条例》是一部重要的有关机关档案工作的法规性文件，起草机关是国家档案局，最后以中央办公厅、国务院办公厅名义联合印发，国家档案局报给中办、国办的最后稿本就由国家档案局归档，保管期定为30年;中办、国办对国家档案局上报的《机关档案工作条例》稿本可能有某些改动，也可能没有改动，最后以两办名义联合下发。归档时，联合发文的双方风吹草动办作为主办单位，将该文件定为永久保管;国办作为协办单位，将该文件定为保管30年。国家档案局收到该文件正式文本时，按照“上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件”将其定为永久。 29、机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案，其保管期限如何划分, 划分有效证件办理、审批过程中形成档案的保管期限，主要依据了有效证件的有效时限。《文书档案保管期限表》第8条第7款，20年(含)以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资历质证等的审批、管理文件材料，机关在归档时要永久保管，20年以下有效的许可证、执照、资质证等的审批、管理文件材料， 机关在归档时定为30年保管。 对有效期为20年的证件办理、审批过程中形成的文件材料，在《文书档案保管期限表》中定为30年保管期限，这种划分方法虽显简单，但按照《规定》的精神，对“定期”这一时限可以按照档案的具体内容，结合工作实际际作出适当调整。一般有效证件的效期种类较多，有1年、2年、3年、5年、10年乃至更长，在办理、审批权有效证件的过程中形成的文件材料相当一部分是原件的复印件，且数量较多，机关对10年经下有效期证件办理、审批权过程中形成的文件材料，在归档时就不一定界定为30年保管期限。比如，出入境管理过程中公民因私出国办理护照，护照有效期为10年，有效期满后，公民得重新更换护照，又会产生一些文件材料，而且公安机关办理公民出国护照过程中形成的文件材料绝大多数是有关公民个人情况的复印件，如果将这类档案的保管期限都定为30年，期限过宽，在管理体制上不免带来人力、物力和财力的浪费。又比如出入境档案中有公安机关办理、审批公民往返港澳的通行证，通行证有效期一般在5年以下等，到期重新办理、审批，如果将这类档案保管30年，期限过长。因此，在划分机关证件的有效期作为主要参考，同时要结合机关工作实际，合理确定档案保管期限。 30、如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料, 根据《中华人民共和国行政处罚法》，行政处罚的种类分为警告，罚款，没收非法所得、没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留和法律，行政法规规定的其他行政处罚七种。对行政处罚中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚的种类来加以区分。原则上对“警告”类应视为“一般的”文件材料;对受到没收非法所得，没收非法财物，责令停产停业，暂扣或者吊销执照，行政拘留处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。 行政复议形成的文件材料，也应与所受行政处罚的种类结合起来，判断区分相关文件材料是“重要的”还是“一般的”，应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”的区分原则。 行政处分形成的文件材料，要根据处分类别区分“重要的”和“一般的”。根据《中华人民共和国公务员法》，结公务员违法违纪应当承担纪律责任的，要给予处分，处分分为:警告、记过、记大过、降级、撤职、开除6种，对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”处分以上形成的文件材料，应视为“重要的”。 国家赔偿过程中形成的文件材料，一般来说都属“重要的”。根据《中华人民共和国国家赔偿法》，导致国家赔偿的原因是国家机关和国家工作人员违法行使职权，侵犯了公民、法人和其他组织的合法权益而对当事者造成发损害，这种违法行为导致国家赔偿所形成的文件材料，归档时应永久保存。 31、年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握, 《文书档案保管期限表》第8条第8款，将机关年度以下计划、总结、统计材料在归档时一般定为10年保管。 在机关年度活动过程中，一般有季度、半年工作总结，在统计材料方面，有的机关有月度、季度、半年统计材料。这类 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、总结、统计材料在归档时要具体问题具体分析，视机关主要职能而定，并不是机关所有年度以下的工作计划、总结、统计材料都要归档。比如对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料，机关应该归档。这些机关主要是一些经济运行管理部门，如各级统计部门、商务部门、发改委等。其他非经济管理部门年度以下工作计划、总结、统计材料一般只将本机关半年度工作计划、总结、统计材料纳入机关归档范围，保管期限定为10年，月度、季度工作计划、总结、统计材料可不归档。 32、如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料, 《文书档案保管期限表》第8条第8款，将机关重要职能活动的总结、重要专题的调研材料归档时定为永久保管，一般活动的总结、一般问题的调研材料归档时定为30年保管。 重要职能活动、重要专题与一般活动、一般问题的总结、凋研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考察区分。以国家档案局为例，20世纪90年代开展的省级、副省级市和计划单列市综合档案馆目标管理考评活动、规模大、影响广，持续时间也较长，这一活动属国家档案行政管理部门一项重要的阶段性行政管理活动，其形成的总结材料是重要的，应划分为永久保管。专题调研材料如有关全国重点档案抢救工作的重要参考依据，属重要专题，应列为永久保管。一般问题的调研材料，这一专题调研材料主要涉及档案保管期限问题，问题比较小，则属一般活动的调研材料，可定为30年保管。 33、机关外事活动形成的文件材料怎样划分保管期限, 《文书档案保管期限表》第8条第9款，出国或出境访问考察、参加国际会议、接待来访等外事活动形成的文件材料中，发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等文件归档时要永久保管;出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录归档时定为30年保管。 同一外事活动有主要活动内容和非主要活动内容，反映同一外事活动的文件材料有主要和非主要的。因此，同一外事活动形成的各种文件材料价值有大有小，在归档时对不同价值的文件材料的保管期限应加以区分。 有些机关习惯将出国、出境、培训等活动中形成的文件材料按照一个一个团组进行集中归档，并定为同一保管期限，理由是确保归档的齐全完整性，便于集中查找利用。这种做法虽然遵循了同一活动形成文件材料成套归档的思想，但对不同价值的文件材料没有区分不同的保管期限，谈不上是真正的价值鉴定，也就是说没有开展科学的、合理的档案价值鉴定活动。将机关同一外事活动形成的文件材料在归档时应划分为不同的保管期限，才符合《规定》机关开展档案价值鉴定的要求。 34、《文书档案保管期限表》第9条第1款中“机构设置”与第11条第4款中“机构设置”的含义有何区别, 《文书档案保管期限表》第9条第1款中“机构设置”是指本机关内部机构的设置，机关设置内部机构时会形成的相关文件材料。如国家档案局内设办公室、政策法规司、档案馆(室)业务指导司、经济科技指导司、保管部、利用部、技术部、行财司，每个部、室、司下设若干处等。关于这些机构设置所产生和依据的文件材料归档时应永久保存。《文书档案保管期限表》第11条第3款中“机构设置”是指导上级机关决定成立本机关形成的文件材料，包括机关行政级别、领导人职数、人员编制等内容。比如1954年国务院决定成立国家档案局，为国务院直属局。1993年国家档案局与中央档案馆合并，为中共央、国务院直属机构，副部级单位。这些机构设置文件材料虽由上级机关颁发，但与本机关的沿革、历史、职能密切相关，是本机关赖以生存和发展的依据性文件，本机关不仅要归档，而且要永久保存。 在实际工作中，有些机关由于忽视了对上级机关决定成立本机关时形成的文件材料的归档工作，常无法考查本机关成立的具体时间，这方面的教训是很深刻。 35、先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时如何划分保管期限, 《文书档案保管期限表》第9条第4款，对受到县级(含)表彰、奖励的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，归档时档案保管期限定为永久;对受到县级以下表彰的先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，归档时档案保管期限定为30年; 先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料归档时保管期限的划分是以表彰奖励的主办者行政区划级别、行政级别来划分的。在日常工作中，表彰、奖励的活动多种多样，内容也十分复杂，有综合性的评比表彰，如全国十大杰出青年评选活动、全国“五一”劳动模范评选等;有行业性的评比表彰，如国家档案局评选全国档案工作优秀集体和优秀档案工作者。凡是县级(含)以上的表彰活动，无论是本行政区域内综合表彰，还是行业系统表彰，形成的先进单位、劳动模范、先进个人的文件材料都应永久保管，其余的表彰材料保管30年。 评先表彰活动中，某一行业主管机关与同级人事行政管理部门联合表彰，评选出的先进个人一般是同一行政区域内的劳动模范，对于不同级别的劳动模范，国家和地方均有不同的物质和精神奖励，由于这些表彰材料直接涉及受表彰者的个人权益，应从长划定保管期限。 某一机关内部评选出的先进工作者、优秀个人的文件材料，归档时其档案保管期限一般定为30年。比如国家档案局机关每年公务员考核，对考核为优秀等级者予以表扬，对优秀等级个人的相关文件材料归档时档案保管期限定为30年。但有些情况除外，如中央办公厅在中办机关系统评先表彰活动，这种评选范围具有系统性和综合性，评选出的先进集体、个人的文件夹材料归档时，其档案的保管期限应定为永久保管。 36、对本机关有关人员的处分材料，归档时欺保管期限如何划分, 《文书档案保管期限表》第9条第5款，对本机关有关人员的处分材料，分受警告以上和受到警告两个档次，对受到警告以上处分人员的材料划为永久保管，对受到警告处分人员的材料划分为30年保管。 机关对有关人员的处分分为党纪处分与政纪处分。根据《中国共产党纪律处分条例》，违反党纪，要给予党纪处分，处分分为:警告、严重警告、撤销党内职务、留党查看、开除党籍5种。根据《中华人民共和国公务员法》，对公务员违法违纪应当承担纪律责任的，要给予处分，处分分为:警告、记过、记大过、降职、撤职、开除6种。党纪一政纪最低处分均为警告，凡受到警告以上处分的机关人员，相关处分材料均应归档并永久保管，只受到警告处分的机关人员，相关材料均应保管30年。 机关中除以处分手段对有关违法人员进行处理外，还有通报批评等手段，关于这类文件夹材料，鉴于相关人员违法违规情节轻微，有关文件材料在归档时档案保管期限可界定为10年。 37、如何区分党团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料, 《文书档案保管期限表》第9条第10款，党、团工会工作活动中形成的重要专项活动的报告、总结等文件材料，在归档时其保管期限划定为永久。 就行政机关而言、党团、工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动，但它们是机关工作中不可或缺的一部分。它们主办的一些专项活动不仅规模较大，而且影响也较大，其重要性不言而喻。如务机关开展的“保持共产党员先进属于”形成的阶段报告、总结，“讲学习、讲政治、讲正气”教育活动形成的报告、总结都很重要。这类活动就属机关党的工作活动中重要专项活动，其文件归档时应划分为永久保管。又如，机关工会组织本机关工作人员向受灾地区捐款捐物、为希望工程捐款等活动，属一般性专项活动，形成的报告、总结等文件材料，在归档时其档案保管期限一般可划定为10年。 38、如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”综合性报告、调查材料, 《文书档案保管期限表》第9条第11款，将机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料分为“重要的”和“一般的”两种情况，机关纪检、调查工作是形成 的重要的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限为永久，“一般的”为30年。 “重要的”与“一般的”主要区分标准是案件违规违纪的程度，就是看案件最终处理结果。如果违规违纪的程度只达到受警告的处分条件，那么，形成的相关综合性报告、调查材料就属“一般的”，其档案保管期限划定为30年。如果违规违纪的程度达到受警告以上的处分条件，那么，形成的相关综合性报告、调查材料就属“重要的”，其档案保管期限界定为永久。如果调查结论是查无实据，形成的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限可划定为10年。此外，有的机关有年度纪检、监察工作综合性工作报告，这类综合性报告归档时其档案保管期限划定为永久，年度以下的可划定为10年。 39、本机关报处理人民来信来访的文件材料，在归档时如何划分档案保管期 限, 《文书档案保管期限表》第9条第13款，本机关报处理人民来信来访的文件材料，“有领要导重要批示和处理结果的”，机关报在归档时其档案保管期限定为永久，“其他有处理结果的，机关在归档时定为30年保管”。 在机关日常工作中，正确处理人民来信来访，是解决人民内部矛盾，维护社会稳定的有效方式。人民来信来来内容十分繁杂，一般是以维护公民待遇问题，有的要求纠正错案、冤案问题，有的是带有举报性质的来信来访，也有政策法规性的咨询、求解等，不一而足。机关处理人民来信来访过程中形成的文件材料是否归档，一个先决条件是对来访是否有处理结果。如果没有处理结果，这类来信来访文件材料还暂时不能归档，因为处理过程没有完成，正如机关办理文件没有完毕一样;如果有处理结果，这类文件材料机关在归档时要看是否有领导重要要批示，据此来确定其档案保管期限。 本条款中的领导对人民来信来访所作批示，除党和国家领导人所作的批示伯为“重要批示”外，其他级别的领导所作批示是否重要，一般要根据领导批示的具体内容而定。“重要批示”不是指泛泛批示，而是指对解决来信来访的明确态度、方式或方法，对事态发展态势的估计。如领导对某信访材料作出批示，“此事请**部门认真调查，如情况属实，要严肃追查相关人员的责任，这类领导批示就属“重要的。如有导处理结果，机关归档时应划定为永久保管期限。如领导只是泛泛批示、圈阅，“请**单位协调处理，“请**部门根据国家有关政策回复，这类批示就属“一般的”而非“重要的”批示，如有处理结果，机关归档时其档案保管期一般划定为30年。 40、如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料, 《文书档案保管期限表》第10条第2款，机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其档案保管期限为永久;机关与有关单位签订的“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料，归档时其档案保管期限为10年。 在机关事务管理过程中，机关与外单位签订的合同、协定、协议、议定书文件材料，都属法律文书。对这类文件材料价值判断标准应从文件材料法律价值出发，结合事由重要程度，合同、协定 、协议等等有效时限，或涉及资金的多少来具体区分其档案的“重要性”和“一般性”，合理界定保管期限。如某机关盖大楼，就要与施工方签订合同，合同金额较大，属机关固定资产范畴同由重要，这份合同就属重要的合同，机关归档时应永久保管。又如机关与某苗圃单位签订“五一”、“国庆”等长假期间供花合同，应划为10年。因此，一个机关与有关单位签订的“重要的”合同、协定、协议、议定书等文件材料的重要与一般区分要因事而定。 41、如何区分重要的和一般的接待工作的计划、方案, 《文书档案保管期限表》第10条第3款，机关重要的接待工作的计划、方案归档时其保管期限为30年，将机关一般的接待工作的计划、方案归档时其档案保管期限为10年。 重要与一般的接待工作计划、方案的区分关键在于接待对象的级别。一般来 说，重要的接待工作计划、方案，接待对象是指党和国家领导人。党和国家领导人到某地视察工作或进行调研，那么形成的接待计划、方案应属重要一类，可定为30年。 机关事务管理过程中，接待工作对象\成分也比较复杂,有机关接待兄弟单位,也有的是接待专项检查,还有外事接待.虽然接待对象的级别是区分接待工作计划\方案重要与一般的主要因素,但还要与接待事由的重要程度结合起来考虑.比如人大代表团组、政协委员团组对某机关进行视察、检查，这是属于重要的活动，相关接待计划、方案也就相对重要了，归档时可定为30年而兄弟单位对口接待过程形成的接待计划、安排、方案等文件材料应属一般性的，其档案的保管期限可界定为10年。 42、机关财务决算为何没有体现在《文书档案保管期限表》中, 《文书档案保管期限表》第10条第4款只将机关预算文件纳入到文书档案保管范围，并定为30年保管，而未将机关决算文件纳入《文书档案保管期限表》。 1998年财政部与国家档案局合发《会计档案管理办法》第十九条和附表二《财政总预算、行政单位、事业单位和税收会计档案保管期表》中规定:“预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法”。附表二中第十四项已将行政单位和事业单位决算文件的保管期限定为永久，也就是说，已将机关决算纳入会计档案并业为永久保管，所以没有再将决算文件放在《文书档案保管期限表》中表达。 在机关日常工作中，大多数机关单位仍然是将决算当作文书档案对待的，即把机关决算归入文书档案类，而非归入会计档案类。比如 同级财政部门对本机关的决算批复，大多数机关将决算报告及同级财政部门的批复作为文书档案来处理，并划定为永久保管期限，这种做法也是允许的。 43、如何区分机关重要的和一般的国有资产管理文件材料, 《文书档案保管期限表》第10条第6款，机关重要的国有资产管理(登记、统计、核查清算、交接等)文件材料，归档时划为永久保管，一般的划为10年保管。 本条款中“重要的”和“一般的”区分的原则是国有资产的规模、数量及价值大小。如机关房产、机动车等价值相对大、使用寿命周期比较长，有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料，属于“重要的”划为永久。又如机关办公使用的，计算机、打印机、传真机、复印机等设备，这类设备价值相对不高，使用寿命周期相对较短，若干年后就要淘汰，重新更换，有关这类国有财产登记、统计、核查等文件材料应属一般的，划为10年。 44、如何区分上级机关制发的属于本机关主管业务的“重要的”和“一般的”文件材料, 《文书档案保管期限表》第11条第1款，上级机关制发的属于本机关主管业务的文件材料中，“生要的”要永久保管，“一般的”划定为30年保管 。 “重要的”和“一般的”区分的原则，在于把握上级机关制发的、属本机关主管业务的文件材料是否具有政策怀、法规性、方针性。例如，《机关档案工作条例》是一部重要的有关档案工作的法规文件，由中共中央办公厅、国务院办公厅印发。国家档案局是全国档案事业行政管理机关，首先就要面对全国各级档案部门，承担起对《条例》学习、宣传、贯彻、执行的任务。虽然国家档案局将上报给中办、国办的稿本定为30年保管，但国家档案局收到《条例》正本后，应将正本归档，并定为永久性保管。又如国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，属部门行政规章，具有法律效力。各省、自治区、直辖市、计划单列市档案局作为国家档案局的非直属下级机关，同时又是本行政区域内宣传、贯彻、执行《规定》的业务主管机关，就应把《规定》作为上级机关制发的属本机关主管业务的重要业务文件材料进行归档，并定为永久保管。 45(如何理解上级机关或同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料, 《文书档案保管期限表》第11条第2款，第12条，上级机关、同级制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，机关在归档时，其档案保管期限定 为10年。 在机关日常工作中，上级机关时有印发非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料，比如《国家档案局关于学习贯彻国务院关于纠正行业不正之风工作部署的通知》(国档发[1990]14号)，这是一份典型的非主管业务文件材料，发文对象是各省级档案行政管理部门、中央和国家机关档案部门，局属各事业单位。各省级档案行政管理部门、中央和国家机关的档案部门要贯彻执行这个文件，但又不属于本机关主管业务。各省级档案行政管理机关、中央和国家机关对这份文件进行归档时，保管期限可定为10年。 46(本机关对下级机关报送哪些文件材料进行归档，档案保管期限如何划分, 《文书档案保管期限表》第13条，机关对下级机关报送的文件材料中重大问题的专题报告要进行归档，档案保管期限定为30年;对下级机关报送的年度和年度以上的计划、总结、统计材料也要进行归档，档案保管期限定为10年。 例如，各省档案行政部门管理部门上报国家档案局的重点档案抢救报告，属比较重要的专题报告，国家档案局要对这类报告进行归档，保管期限划定为30年。本机关对越级上报的文件材料不进行归档，如某县档案局越级上报给国家档案局关于开展重点档案抢救工作的报告，就不必归档。 三、档案鉴定理论与实践问题解答 47(机关档案鉴定工作应遵循哪些原则, 在编制和实施机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表的工作中，要遵循档案鉴定的基本原则。机关档案鉴定的原则是:以科学发展观为指导，根据本机关工作和为国家积累历史文化财富的需要，用历史的、全面的、长远的观点，正确分析和鉴别机关文件材料的保存价值，准确划分档案的保管期限。 (一)坚持以科学发展观为指导预测判断档案价值 档案是国家和人民宝贵的历史文化财富，而它的形成、存在以及如何发挥作用，关系到多方面的利益。在我国社会主义的档案事业中，档案的鉴定工作必须全面贯彻科学发展观，坚持以人为本，从国家、集体和个人的整体利益出发，研究档案的内容实质和其他方面的因素，记分预测档案对和谐社会建设所能起到的作用，来判断其价值。 (二)坚持历史的观点 档案是历史上人类从事实践活动的产物，鉴定档案的价值特别需要把握其是历史的产物这一特点。档案的内容、形式是与其形成的历史条件密切相关的，什么历史时期产生什么内容和形式的档案，当时是怎样进行活动，档案训是怎样记录的。因此，要分析档案的价值，必须将其放在形成的历史条件中去，具体分析档案的内容和形式，以及档案之间的相互关系、历史条件、特定作用等，并结合当前和将来的利用需求来考虑其保存价值。如果离开当时的历史背景，对档案的某些内容就难以充分理解，以致甚至错误地判别其应有的价值。历史的观点还包括历史研究价值，应充分认识到归档文件材料在反映机关史、地方史、经济史、文化史、社会生产等方面的价值。 持全面的观点 一方面，要全面地分析档案各方面的特征，从其来源、内容、形成时间、文本、载体形式等方面，综合判定档案的价值;另一方面，要全面地把握被鉴定档案与其他档案之间的联系，不能孤立地判断单份文件的保存价值，而应将有关文件材料联系起来，才能做出准确的判断;再一方面，要全面地预测社会对档案利用的需求。社会对档案的利用需求是多层次、多角度、多方面的，因此在鉴定归档文件材料的价值时，既要考虑本机关的需求，也要考虑社会其他方面的需求;既要考虑当前的需求，也要考虑长远的需求。总之，要全面地分析档案的价值，切忌仅从本机关、本部门或某一点需求出发，轻易地确定档案的价值和保管期限。 (四)坚持长远的观点 由于档案的价值具有实效性和扩展性的特点，现在有用的档案随着时间的推移，将来可能没有用处;现在尚未用上的档案，将来可能有用处。因此，判断档案的价值和作用，要有长远的眼光，既要看到当前的作用，也要看到将来的需要。总之，鉴定档案要运用辩证唯物主义的历史唯物主义的观点和方法，预测出档案的长远价值。 48.机关档案鉴定应依据哪些鉴定标准, 档案的价值是客观存在的，但人们对客观事物的认识能力是有限的，难免带有主观性和片面性。正如美国档案学者博列斯和朱莉亚(杨所说，档案价值的鉴定，是一种黑箱的探索，永远不可能完全达到档案的真实价值。为了使人们的主观认识活动最大限度地符合实际，保证鉴定工作的质量，必须建立明确的档案价值鉴定的标准。按照这一标准认识和评价档案的价值，可提高档案鉴定结论的客观必、可靠性和准确性。 (一)职能标准 职能标准是指按立档单位在社会系统的地位和重要程度来决定其档案的价值。最高级别的机关、首脑机关、核心部门与一般机关、服务后勤部门形成的文件材料，其价值应有所不同。一般情况下，行政级别越高，其形成的档案越重要。 在确定档案的保管期限时，对于不同行政级别的机关，永久档案所占比例应有所不同。另一方面，机关档案部门应尽可能保存对其职能起到凭证、评价作用的文件材料，以及能够证明单位的存在、发展和历史作用的文件材料，也就是反映本机关要职能及基本历史面貌的文件材料。 (二)来源标准 来源标准是要突出档案形成者在档案鉴定中的地位，即“以我为主”的标准。档案的形成者在社会上以及机关内部的地位、作用影响甚至决定档案的价值。档案的价值应体现出其产生和发出地地方，要充分重视档案形成者的重要地位。本机关形成的文件材料应当是保存的重点。在鉴定文件材料的价值时，重点要是本机关产生的还是外机关产生的，而不能简单地认为上级的就比本级的重要。 (三)内容标准 档案内容是决定档案价值最重要、最本质的因素。内容标准是指强调档案内容的重要性、独一性和时效性。档案是对既有事实的记载，而这些事实本身的重要程度直接影响着档案的价值。在分析档案的内容时，主要是内容的重要程度，是方针政策性的、重大事件的，还是一般行政事务的;是主要职能的，还是非主要职能的;是反映全面和全局工作的，还是反映局部工作的;是有针对性的，还是普发性的;是有效时间内的，还是失去时效的;是典型的，还是一般的。同时还应注意基础数据、典型材料、原始数据、专题材料的价值。 (四)形式特征标准 形式特征标准是指文件名称、文本、外形特征等。 (,)文件的名称不同，作用不同，价值也就不同。“法”、“令”、“决定”、“指示”、“纪要”、“条例”等都是反映方针政策、重大事件和主要职能的，具有权威性，价值较高;而一般的“通知”、“函”等处理日常事务性工作的，价值较低。但不能将文种作为判定价值的主要依据，还需结合文件内容加以评价。 (,)文本是指文件的正本、定稿、修改稿、草稿等。不同稿本的文件，在行政效能、凭证作用等方面是有区别的，因而其保存价值就不同。正本具有标准的格式，有机关的印章和负责人的签署，可靠性高，价值就较大。草稿、修改稿都是未定稿，因此一般情况下都没必要保存。 (,)外形特征也包括载体形式，一般是指在工作活动中产生的非文本文件。由于这些材料不具备文件的特征和效力，往往得不到应有的重视。特别是重要的照片、音像材料、领导人题词以及奖状、证书之类，都生动地记录了真实的历史，对文件起到了重要的辅助说明作用，同样属于档案范畴，应得到足够和重视。 (,)社会需求标准 社会对档案的需求具有客观性，是由社会的政治、经济、文化活动所决定的。它包括社会需求方向、社会需求面和社会需求时间等方面。社会需求方向指利用者需要哪些内容、哪些类型档案的趋向性。社会需求面指需要利用某些档案的人或机关的广泛性。不同历史时期、不同层次、不同目的的利用者所需档案存在很大差别，因此要站在社会总需求。在决定档案的取舍和确定保管期限时，要避免片面地以个别需要为鉴定依据，而要考察每份文件的社会意义。 (,)相对价值标准 相对价值标准是指被鉴定的档案与其他档案之间相比较而存在的价值。在鉴定档案价值时，既要考虑文件本身的固有价值，也要考虑该文件与其他文件之间的的关系，还要考虑全宗档案的丰富、完整、覆盖面全和避免重复等要求。依据对全宗档案的完整程度、档案内容的可替代程度、各全宗之间档案的重复程度的分析，判断档案的相对价值，确定档案的实际保管期限。 对机关某件档案价值的判定，往往需从不同的鉴定标准，多方位来审视这件 档案本身，单一的鉴定标准往往无法判断档案的真正价值。 ,,(国外档案价值鉴定理论主要有哪些, (一)年龄鉴定论。是指档案产生的时间标准。德国普鲁士国家档案馆馆长、档案学家迈斯奈尔于,,,,年提出了一整套鉴定档案的标准。比如“高龄案卷应当受到尊重”的思想。他的思想对世界各国的档案鉴定工作产生了深远影响，成为档案鉴定工作普遍遵循的原则和标准，至今还有重大意义。许多国家纷纷为本国的档案设定和确立了禁止销毁的年代界限，凡是设定年份以前的档案一律不得销毁。如美国规定的界限是爆发南北战争的1861年，意大利也是1861年，法国是1830年，英国是1660年，德国是1700年，原苏联规定是“19世纪下半期 资产阶级改革之前形成的文件，一般不得销毁”。 (二)职能鉴定论。是指文件的价值取决于其形成者和产生者的地位等级和职能的重要程度，也就是在政府机构行政序列中的等级或地位的高低。波兰档案学家卡林斯基明确提出并闸述了“职能鉴定论”。据这一理论，文件的意义和价值的大小取决于文件产生机关的职能是否重要，应当根据该机关在政府机关体系中的地位等级来确定它的文件是否永久保存，高能机关或职能重要的机构形成的文件的价值大于低级的，前者档案的保管期限要被定得更长，前者被留存的数量也就多于后者。这也是一个被各国档案界所接受而普遍适用的理论，至今仍是档案价值鉴定工作中应当遵循的一条重要理论依据。 (三)文件双重价值鉴定论。美国档案学家谢伦伯格在吸收了英国和德国等档案价值鉴定思想观念和实践经验的基础自己的鉴定体系，认为公共文件具有两种不同的价值:第一价值和第二价值，第一价值(证据价值)--是指文件对其形成机关能满足文件产生者业务需要所具有的原始价值，包括行政、管理、法律、业务和财务价值等，应当关注文件形成机关在行政级别体系中的地位和职能的重要性;第二价值(情报价值)--是指对文件产生者之外的其他社会主体(机构或人)需求进行查询利用服务所具有的价值，也叫档案价值，档案人员应该主要注意文件的第二价值，关注包含在文件内容信息中的情报价值，而不应再注意文件的来源。 (四)档案优化理论。这是基于20世纪初大量办公文件剧增造成了“胀库”现象提出的一种鉴定理论。这一理论要求档案以最低限度的馆藏量来达到保存最大限度的档案信息，对馆藏档案既有量的要求又有质的保证。世界各国为优化档案馆藏采取相应的措施，比如用确定文件移交进馆机关的范围和名册，确定哪些机关的档案移交进馆，哪些机关的档案不进馆或有选择地移交进馆，制定机关的移交文件标准规范，确定归档范围，进行选样保留等等。 (五)档案鉴定的效益理论。鉴于人、财、物力的限制，人类无法也没有必要长久地保存所有的文件，因此在档案文件鉴定过程中，作为一个因素考虑档案的效益标准即档案文件的保管费用是十分必要的。即指档案价值发挥作用所带来 的效益，只有超过因保管和保护其安全所需费用或代价时，才具有保存价值和必要性。20世纪70年代，美国档案学家梅纳德.J.布里奇福特提出:档案鉴定充分考虑存储、保存、处置文件费用等因素，一种严格而实在的费用和核算是所有例行鉴定工作的一个必要条件。 (六)社会分析和职能鉴定论。德国档案鉴定专家汉斯.布姆斯明确指出:“用文件形成者职能来体现社会价值”，即档案的价值取决于社会结构，通过社会职能体现出来。1989年加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，采用职能结构研究模式，将档案馆的鉴定方法置于一种以文件前后关系为基础，以来源为中心的框架之中，而不是以内容为基础的历史文献框架之中。美国的海伦.塞穆尔斯提出“文献战略”概念，即通过将众多档案馆的鉴定活动结合在一起，使档案文件反映社会的主要论题。这是对传统档案鉴定方法的补充。 50.国外是如何划分机关文件保管期限和开展档案鉴定工作的, 美国在文件鉴定方面主要使用两种处置表，即通用文件处置表和115号标准表，都属于保管期限表。通用文件处轩是由国家档案与文件局编制和印发的它主要规定暂时性文件的保管期限，具有法律效力，其确定的保管期限对于任何机构中的相同文件都适用。美国文件保管期限表规定详细具体，一般都有几百个条款，保管期限细分为1月、3月、6月、1年、2年、75年、100年、永久等。只有永 。久文件才能进档案馆。一般来说，永久保存的文件材料不超过全部文件的5% 英国根据1952年的文件鉴定制度鉴定文件，文件鉴定分两次:文件形成5年之后，由行政机关人员对其进行第一次鉴定，大致需要销毁50%---90%的文件。文件形成20年之后，由行政机关人员和档案工作者共同进行第二次鉴定，根据档案的历史价值把文件减少到只需永久保存的适当范围。英国规定的文件保管期限主要有五种:(1)永久保存(2)不定期保存，主要适用于具有箕行政或法律价值，而无档案特性的文件;(3)定期保存;(4)不用进行常规性处置而将文件直接移交档案馆或销毁;(5)在一定时期内直接销毁。 日本档案保管期限划分为1年、3年、5年、10年、永久等几个等级，对到期档案定期定销毁，对难以鉴定的由档案部门会同业务主管部门共同协商处理。 韩国于1999年制定实施《公共文件管理法》及其《附则》，机关文件保管期限分别为永久、长期|20年、10年、5年、3年、1年。档案鉴定准则由证据价值鉴定、行政价值鉴定、历史价值鉴定、档案载体状况鉴定、数字化存储和缩微胶片类型、公众利用类别等六部分组成。 俄罗斯联邦档案置设立了档案鉴定中央评审委员会，负责审查和确定与俄罗斯联邦档案全宗文件成分和档案价值鉴定有关的问题。