5 实验室文件控制程序

文件名称 实验室文件控制程序 文件编号 XW-P/LAB-05-09.09 版 本 号 A0 页码 1/5 制订部门 文编小组 发布日期 2009.09.06 保密级别   颁发部门 办公室 生效日期 2009.09.09 受控标示   分发部门 主任、技术负责人、质量负责人、办公室、检测室 1 目的 有效控制构成本中心管理体系的所有文件和资料的有效性，并确保其能及时地传达到各相关部门。 2 范围 适用于本中心所有列入控制范围的管理体系文件，包括质量手册、程序文件、标准规范、作业细则等。这些文件可能承载在各种载体上，无论是硬拷贝或是电子媒体，无论是数字的、模拟的、摄影的或书面的形式。 3 定义 无 4 参考文件/资料 XW-P/LAB-15-09.09 《实验室记录管理程序》 5 主要权责 5.1 内部文件的编制，变更与修改权责 层次 名称 编制、修改 审核 批准 收发单位 第一层文件 质量手册 文件编写组 质量负责人 检测中心主任 办公室 第二层文件 程序文件 文件编写组 质量负责人 检测中心主任 办公室 第三层文件 作业指导书 检测室 技术负责人 检测中心主任 办公室 第四层文件 记录 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 格 随二、三阶文件一起发放             5.2检测室负责人：负责对标准的有效性进行跟踪。 5.3技术负责人：负责定期对技术标准规范的审查，保证其最新有效。 6 工作内容 6.1 文件编写 6.1.1 质量手册内容一般可包括：目的、范围、定义（适用时）、职责、工作内容、支持性文件。 6.1.2 程序文件内容一般可包括：目的、范围、定义、参考文件/资料、主要权责、工作内容、附件和表单等。 6.1.3 作业指导书 6.1.3.1设备操作、保养及期间核查规程 内容一般可包括：目的、范围、定义、技术参数、编制依据（可以是标准、说明书）、操作规程、注意事项、仪器维护、期间核查（适用时）、核查用器具、环境条件、核查程序（包括核查流程，判定方法）、附件、相关文件（引用的标准文件）及相关记录（核查记录表格）。 6.1.3.2检验操作规程 内容一般可包括目的、范围、编制依据（标准等）、检测使用器具和试剂、检测程序、附件、 文件名称 实验室文件控制程序 文件编号 XW-P/LAB-05-09.09 版 本 号 A0 页 码 2/5 相关文件及相关记录。 6.1.3.3 其它作业指导书按不同类型选择比较适合的 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 。 6.1.4文件章节编码排序 6.1.4.1 质量手册、程序文件1    1.1    1.1.1    1.1.1.1  a------ b------ 1.1.1.2  a------ b------ 6.1.5版本及修订状态：版本原版为A版，第一次换版为B版，依次类推；修订状态原版为0，第一次修订为1，第二次修订2；同一版本如修改4次以上或修改内容过半数需进行换版，每次的修订或换版应填写“文件修订页”。 6.2  文件编号 6.2.1 一阶文件编码 XW/  LABM    -XX-    XX.XX 前两位数字为文件发布月份，后两位为发布年份 手册顺序号，按照发布先后顺序 LAB为实验室认可体系代码，M为手册代码 企业名称缩写 6.2.2 二阶文件编码 XW-    P/    LAB    -XX-    XX.XX 前两位数字为文件发布月份，后两位为发布年份 程序文件顺序号 实验室认可体系代码 程序文件代码  企业名称缩写 6.2.3 三阶文件分管理作业指导书；仪器操作、保养及期间核查规程；检验操作规程等。 6.2.3.1 管理作业指导书文件编码 XW-    W    -XX -      XX.XX 前两位数字为文件发布月份，后两位为发布年份 文件顺序号 作业指导书代码 企业名称缩写 文件名称 实验室文件控制程序 文件编号 XW-P/LAB-05-09.09 版 本 号 A0 页 码 3/5 6.2.3.2 仪器操作、保养及期间核查文件编码 XW-    MEOP    -XX-    XX.XX 前两位数字为文件发布月份，后两位为发布年份 仪器操作、保养及期间核查保养规程顺序号 仪器操作、保养及期间核查保养规程代码 企业名称缩写 6.2.3.3 原辅料、半成品和成品的检验规程文件编码 XW-    TSOP  -XXX-    XX.XX 前两位数字为文件发布月份，后两位为发布年份 检验规程的顺序号 检验规程代码 企业名称缩写 备注：成品检验规程顺序编码为001-040，过程产品检验规程顺序编码为041-070，原辅料检验规程顺序编码为071-120 6.2.4 表单编号 XW  -R-  XX 或 XX.XX  -  XXX 表单顺序编码和文件版本号 所属手册代码，二/三阶文件的流水号 表单代码 企业名称缩写 如第一个实验室认可程序文件的第一个记录编号为XW-R-P/LAB.01-01A，实验室认可手册的第一个记录编号为XW-R-LAB-01A，第一个检验规程的第一个记录编号为XW-R-TSOP.001-01A，其他依次类推。 6.2.5  外部文件编号 外部文件依原标准编号进行登记，不再重新编号。 6.2.6  归档档案编号 JC - XX 流水号 检测中心名称简写 6.3 文件变更和废止 6.3.1 所有相关部门或人员都有权提出文件变更的说明，以“文件修订/作废申请表”提出。 6.3.2 文件变更与废止的审查须由文件审核人及批准人决定。 6.3.3 为确保各室文件的一致性，不允许对管理体系文件进行手写修改。 6.3.4 新文件发布后原发放的所有文本文件应作废收回。资料管理员对原文件原件作废留存，加盖“作废留存”章，其余粉碎。 6.3.5文件的管理要求 6.3.5.1要修改这些文件,应由原制定部门填写“文件修订/作废申请表”经主任批准后，由原制定部门负责修改。修改完成后需要发放的则打印发放。 6.3.5.2受控文件电子稿应由原制定部门同时提供一份至办公室，由资料管理员加设密码后共享于公用盘内，同时备份一份于OA系统。 6.3.5.2本中心制定的质量手册；程序文件；仪器操作、保养及期间核查规程；检验操作规程等均属于保密文件须在“受控标示”栏加盖“受控”章与分发号。 6.4 文件的批准、发放与回收 文件名称 实验室文件控制程序 文件编号 XW-P/LAB-05-09.09 版 本 号 A0 页 码 4/5 6.4.1文件编制或变更后由资料管理员对文件的编号、版本、版次校对无误后,登录于“文件管制总览表”中。 6.4.2由办公室根据文件批准人的要求决定文件分发范围，根据检测室需要决定文件分发数量。把原版文件复印，于每份文件的封面加盖“受控”和“受控编号”印章，在“保密级别”栏加盖“秘密”章后发放，并由收文部门或个人于“文件发放与回收记录表”上签名。所有原件受控编号为01。若为修订或废止文件，则需将原文件收回，收回时应注意数量及内容之完整性，并记录于“文件发放与回收记录表”。 6.4.3 资料管理员将收回的旧版文件及时销毁，出于法律或知识保存目的而需对作废文件保留时，对作废文件原件正面加盖“作废留存”印章。 6.4.4 当文件发至外单位时，由主办人填写“文件资料借阅记录表”，由主任批准，资料管理员复印并于文件封面上加盖“非受控”章后发至相应部门，非受控文件不受版次控制。 6.4.5 文件如发现缺页、破损、字迹模糊或遗失，需求部门应填写“文件补发申请表”向办公室申请补发，不得以任何影印方式自行处理。 6.5 外部文件的管理 6.5.1 外部文件指与管理体系或检测相关的国际或国家或行业标准规范。 6.5.2 外部文件由资料管理员统一登录于“文件管制总览表” 中，经主任确认后进行宣贯，记录于 “检测中心文件宣贯表”。 6.5.3 若有外部文件作为本中心检测标准规范而需要使用时，须等同转换为内部检测规程，并经技术负责人审核，主任批准后执行。 6.5.4 为确保技术标准规范的最新有效,办公室应定期（一般为三个月一次，在管理评审之前）或根据上级业务主管部门的通知，对技术标准进行查核，并填写“标准规范查新记录”，经技术负责人审核。。 6.5.5 如有新颁布或作废的技术标准规范，应由技术负责人确认后交办公室资料管理员对“技术规范和标准目录”中的相关内容进行增删。 6.6 经发行的正式文件，使用部门及人员不得在文件上画线，加注记号或涂改其内容。 6.7 办公室资料管理员每年年初发放“文件管制总览表”至各部门，以供检测室核对最新版本与持有份数，并对过期的技术标准规范的结果 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 进行审查。 6.8 文件的定期审查 办公室应制定“文件定期审查计划”，定期（每年一次，一般在管理评审之前进行）对文件的适用性、符合性进行审查，并将审查结果填写于“文件定期审查记录表”。如需修改，按6.3条款执行。 6.9 文件保管 所有文件及资料由各部门专人负责保管，并注意保密。办公室资料管理员负责文件及资料的文本和电子文档的归档。 6.10 6.10文件的借阅 各部    各部门人员欲借阅文件或资料须填写“文件资料借阅记录表”向办公室办理借阅手续。 6.11 管理体系文件的签署 涉及管理体系文件制订过程中的编制、修订、审核、批准等签字处必须分别由其本人亲自签名，不得代签、盖章或打印签名。 7 附件 无 8 表单 文件名称 实验室文件控制程序 文件编号 XW-P/LAB-05-09.09 版 本 号 A0 页 码 5/5 8.1 附表 序号 表单名称 表单编号 保存期限 1 文件管制总览表 XW-R-P/LAB.05-01A 长期 2 文件补发申请表 XW-R-P/LAB.05-02A 四年 3 文件变更履历表 XW-R-P/LAB.05-03A 四年 4 技术规范和标准目录 XW-R-P/LAB.05-04A 四年 5 标准规范查新记录 XW-R-P/LAB.05-05A 四年 6 文件定期审查记录表 XW-R-P/LAB.05-06A 四年 7 文件发放与回收记录 XW-R-P/LAB.05-07A 四年 8 文件修订/作废申请表 XW-R-P/LAB.05-08A 四年 9 文件资料借阅记录表 XW-R-P/LAB.05-09A 四年 10 文件定期审查计划 XW-R-P/LAB.05-010A 四年 11 检测中心文件宣贯表 XW-R-P/LAB.05-011A 四年         8.2 引用表单 无 编制/日期   审核/日期   批准/日期                                             文 件 管 制 总 览 表 使用部门：    序号 文 件 名 称 文 件 编 号 版本号 修订号 页 数 份 数 保管人 备 注                                                                                                                                                                                                                                                                                                                   文 件 补 发 申 请 表 文件名称 文件编号 申请 份数 补发原因说明 申请 日期 申请人 申请部门负责人 办公室 负责人 备注                                                                                                                                                                                                                                                                               文件变更履历表 序号 文件编号及 版本号 页码 修订次数 修 订 内 容 修订人 批准人 日期 备注 技术规范和标准目录 序号 标准规范号 标准规范名称 发布日期 实施日期 确认人 日期 备注               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯               l 存档 l 发放 l 宣贯                 序号 标准名称 标准号 （含年号） 查新途径 是否最新标准 查新结果 新标准名称 标准号 （含年号）                                                                                                                                                                                       标准规范查新记录 查新/日期：                                                      审核/日期： 文件定期审查记录表 日　期 文件名称 编　号 版本状态 审查内容 审查结果 参加审核人员                                                                                                                                                                                                     审查人/日期：                              记录人/日期： 文件发放与回收记录表 文件名称 文件编号 版本号 发放原因 口 新增 口 条文修正 口 换版 口 其他： 颁发/回收部门： 回收原因 口 废除 口 条文修正 口 换版 口 其他： 受控号 分发部门 持有者 电子/文本档 收件人签名 签收时间 发放备注 回收时间 回收人签名 处理方式 回收备注 制表： 审查： 批准： 回收确认：                         文件修订/作废申请表 □修订    □作废 申请室   申请人   申请日期   文件名称   文件编号   修改前版次   修改后版次   修改原因 原文内容： 拟修订内容： 修订后分发部门   申请室负责人意见 原制定人意见 原审核人意见 批 准 年 月 日 年 月 日 年 月 日 年 月 日                       文件资料借阅记录表 序号 文件、资料名称 资料编号 借阅人 借阅日期 经办人 主任批准 归还日期 实际归还日期 接收人                                                                                                                                                                                                                                                                                         文件定期审查计划 № 审查内容 参加审核人员 时间要求 审查结果摘要 备注 1 质量手册         2 程序文件         3 作业文件         4 检测原始记录及表单         5 标准、规范的查新         6 标准、规范的查新         7 标准、规范的查新                     注：文件定期审查由质量负责人按计划组织相关人员参加。 检测中心文件宣贯表 文件名称 : 宣贯方式：  □自行阅读  □主管讲解  □撰写人讲解  □操作演示  □其它： 序号 文件名称 被宣贯者 签名确认 确认时间 备 注 职 务 姓 名                                                                                                                                                                                         制表：                  审查:                        批准: