行政公文处理中常见问题分析 公文格式 公文技巧 公文经验 公文标准 黄金法则 公文处理

行政公文处理中常见问题分析 公文格式 公文技巧 公文经验 公文标准 黄金法则 公文处理 行政公文处理中常见问题分析 《国家行政机关公文处理办法》,以下简称《办法》,、《国家行政机关公文格式》,以下简称《格式》,对行政机关的公文格式规定了十分严格的标准，但在我们黄委系统的公文处理实际工作中，仍然存在着许多不规范的现象和问题。主要表现在以下几个方面: 1.公文格式组成部分中常见的问题 1.1眉首部分 1.1.1.发文机关标志。黄委系统所有单位的发文机关标识字号应小于黄委，各市河务,管理,局应小于省局。但有的单位字号比黄委、省局都大，略小于国务院发文机关标识字号，应予以纠正。 1.1.2.发文字号。上行文的发文字号居左排列，左空一字，但这一点往往被忽略，左空不是多就是少,括年份应使用六角括号“〔〕”,而经常用方括号“[]”，如“某黄办[2002]21号”,便函的发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识，可是有的将发文字号置于武文线上，有的标识时没有右顶格到边缘。 1.1.3.签发人。有的公文将“签发人”标识为“签发”，有的将签发人姓名居前，如“签发:某某”、如“某某:签发” 还有的签发人姓名字体不是楷体。规范的标识应为:“签发人”用3号仿宋字体标识，后用全角冒号，冒号后用3号楷体标识签发人姓名。 1.1.4.红色反线。党的文件红色反线中间为一红色五角星，可是有的单位党政不分，行政公文也使用中间有红色五角星的反线，这是不对的。 1.2主体部分 1.2.1标题。常见的问题一是字体字号不规范，有用黑体的有用宋体加黑的,有用二号字的，也有用小二号字的，不一而足。《格式》规定公文标题用2号小标宋体字。二是标题中滥用书名号等标点符号，《办法》规定除法规、规章名称加书名号外，标题中一般不加书名号,有的单位报送年度 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 也用书名号括起来，有的标题中还有顿号、逗号等标点符号,不伦不类。 1.2.2.正文小标题。《办法》规定公文正文内容结构层次为“一、”、“,一,”、“1.”、“,1,”。《格式》规定小标题使用3号小标宋体字或黑体字，但对四个层次的标题字体没有区别，建议一级标题用黑体，二级用楷体，三级用宋体加黑，四级同正文。 1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行标识，常见的问题是没有与正文空开一行。附件名称后不加标点，但是有的公文 经常在名称后加句号。还有就是没有在附件左上角标明“附件”或者“附件×”字样。 1.2.4.成文日期。纵向与正文的距离依印章的大小而定，其标准为印章盖在成文日期上，上距正文不到1行的空白。如空白过大，就容易被加 入其他内容。但在实际操作中，成文日期往往与正文拉的距离过大。另一个常见的问题是将“零”写作“O”，如“二OO三年二月一日”，正确的写法应为“二??三年二月一日”。 1.2.5.印章。印章要端正、清晰地盖在成文日期的上方，并做到上不压正文，下压成文日期的年、月。常见的问题是盖章不清晰，不居中，不端正，或上下压文等,还有将印章盖到成文日期以外。 1.2.6.附注。公文如有需要说明的事项要标识附注,如请示需标识联系人、联系电话等。常见的问题是请示没有标识附注，或者是附注标识的位置不规范。 1.3.版记部分 1.3.1.主题词。常见的问题是主题词、词目均用黑体标引，且词目之间空格不均。规范的标识“主题词”三字用黑体，词目用小标宋体3号字体，词目间空一字。此外，还有表外词不用“,,”括起来的现象，《黄河水利委员会公文主题词表》规定表外词用“,,”括起。 1.3.2.抄送机关。常见的问题是有的公文还将“抄报”和“抄送”分开，而不是统一为“抄送”,有的抄送机关较多回行时顶行，而不是与冒号后的抄送机关对齐,再有就是最后一个抄送机关经常不标句号。 1.3.3.印发机关和印发时间。印发机关和印发日期在抄送机关之下，印发机关左空一字，印发日期右空一字。但有的单位公文经常将二者左右顶格。 2.公文组成部分标识规则中常见的问题 2.1.排版装订。公文用纸应采用国标标准A4型，一般每个页面排22行，每行28个字，双面印刷，左侧骑马装订或粘贴。目前存有页面排版不整齐，行数和每行字数不一、左侧明订、坏订、订位不正等问题。 2.2页码。置于版心下边缘之一行，左右各一条4号一字线单页码居左空一字，双页码居右空一字，目的是方便阅读。但有很多公文的页码一律居中，还有的页码两侧没有一字线。 2.3.表格。公文正文中如有表格，需要将其从中抽出作为公文的附件单独表述。正文中穿插表格，往往隔断公文前后意思的联系而造成阅读上的不便。但有的公文中经常穿插一些表格 3.公文格式中常见的其他问题 3.1.数字。一般情况下，在公文中主要使用阿拉伯数字，如表示数量、长度、高度、面积、体积、重量和百分比等。词、词组、 成语、惯用语、缩略法和具有修辞色彩语句中做为词素使用的数字应用汉字。 3.2.名称。公文中第一次出现人名、地名、组织机构名均应全称，使用简称必须是约定俗成的规范化简称。为方便行文，如名称较长，可在第一次使用时说明“以下简称为××××”，再次使用时用简称。 3.3.时间。尽量避免使用一些交待不够清楚的时间概念，如“去年”、“前天”等，而应写明具体的年、月、日。公文中如出现历史朝代年号时，同时加注公历年份。 3.4.标点符号。有将间隔号“?”写为点号“.”的，如“96?8洪水”写为“96.8洪水”，“山东省志?黄河志”写为“山东省志.黄河志”。还有的连接号使用不规范，如“2002年2月2-6日”，使用连接号，应占一字的位置，并上下居中。 质量4.规范公文格式，提高公文的措施 4.1.提高认识，加强领导 规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。 4.2.加强文秘队伍建设 适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。加强文秘人员的业务培训积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。 4.3.健全制度，规范程序 各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。 公文写作常识 一、 公文的基本格式 公文格式是公文的各个部分在页面上的具体表现形式，也就是公文的外观形式。它是公文的权威性和严肃性在形式上 的体现，对公文内容起着重要的保证作用。1996年5月，经中央批准，中央办公厅发布了《中国共产党机关公文处理条例》。《条例》规定，党的机关公文由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项组成。 一、公文版头部分 公文的版头部分包括版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人等6项。位于公文首页上半部，约占整个页面的1/3，与公文主体部分用一条红色横线相隔。红线中间一般有一颗红星，表示与政府机关、军队机关公文的区别。 1、版头。主要是两种形式:一是发文机关全称或规范化简称加“文件”二字,二是发文机关全称或规范化简称加括号标明文种，括号里填注“通知”、“ 报告 软件系统测试报告下载sgs报告如何下载关于路面塌陷情况报告535n,sgs报告怎么下载竣工报告下载 ”、“函”等。均用套红大字居中印在公文首页上半部，通称“红头文件”，表示是机关的正式行文。下面留一定位置,备填注发文字号,，下加一条断开的红线，在红线断开处点缀五星衬托,小字头文件一般不用星线，只有一条红线即可,。例如:“中共中央文件”、“中国共产党中央委员会,批复,”等。联合行文，可用主办机关一家或并用联署机关的名称。 在公文版头使用方面应注意的问题是: ,1,版头中发文机关要使用全称或规范化简称，不要使用不规范化简称。如有个区的区委公文版头是“中共××市××区委员会文件”，“中共”是简称，“委员会”是全称，前简后繁，体例不统一，发文机关名称应改为“中国共产党××市××区委员会”或“中共××市××区委”。 ,2,要注意版头上发文机关不要前后词意重复。这种情况多发生在一些工厂党委公文版头中，出现“中共××厂党委文件”字样。这里，“中共”是“中国共产党”的简称，“党委”即党的委员会。前后出现两个“党”字的词义，词意重复应改为“中国共产党××厂委员会文件”或“××厂党委文件”为宜。两种式样中，第一种显得庄重些。 ,3,联合行文使用版头要符合规定。联合行文一般用主办单位一家版头，也可并用几家版头。一般情况，主办机关应排在最前边。 ,4,该用版头的一定要使用版头。公文使用不同版头，标志着公文的不同规格和严肃性。该用正式公文版头的一定要用如，区委关于召开民主生活会情况向上级的报告，就应使用正式公文版头，不要用白头。 ,5,下级公文版头用字不要大于上级公文版头用字。下级公文版头应小于上级公文版头，起码不能比上级的大。 2、份号。份号是一件公文印刷份数的顺序号，标注于公文首页的左上角，一般用6位阿拉伯数字表示，例如 “NO000015”。标识份号有利于秘书人员对公文的管理和利用，便于掌握公文的去向，有利于公文的分发、清退、查对、借阅和统计。特别是绝密公文，一定要标明份号。发文机关在发文时，一般在一定的时间内，发往某一单位的同类公文的份号都是相对固定的。 在这方面，应注意的问题主要有两个方面: ,1,该标印的一定要标印。有的单位的一些公文，注明是绝密，但无文件份号，不利于加强对文件的控制，出了问题不便查清责任。 ,2,标印位置要正确。《中国共产党机关公文处理条例》规定“标注在公文的左上角”，应按中办“条例”的规定办。 3、密级。密级就是公文的秘密等级。按照保密法规定，密级公文分为“绝密、机密、秘密”三个等级。它标注于份号下方位置。按照国家保密局关于《国家秘密文件、资料和其他物品标志的规定》，应当在密级后注明保密期限，如“机密××年”。考虑到党的机关公文涉及的内容很广泛，其保密期限较难准确确定，因此，在《条例》中未提到保密期限问题。发文机关在发文时，若要确定保密期限，应按保密局规定标注,若未标保密期限，则按《条例》第三十七条“公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定”的规定执行。 关于这个方面，应注意的问题: ,1,该标注密级的一定要标注，未涉及秘密内容的就不要标注。 ,2,秘密事项不要使用明传电报传送。使用明传电报，必须是不涉及秘密事项的文件、材料。有秘密事项的公文、材料，也不要通过邮局发送。秘密公文、材料的传递必须通过机要通信局。 4、紧急程度。紧急程度是对公文送达和办理时间的要求，紧急文件分别标明“特急”、“加急”,紧急电报应分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。在实际工作中，电报或电传件一般都是比较紧急的，均需按要求标明紧急程度，具体位置按有关电报格式的规定标注。文件除个别情况外，一般不标紧急程度，《条例》也没有对文件上紧急程度的标注位置作具体规定。若有的文件确很紧急，可在文件上盖“特急”或“加急”章，也可在文件上挂“特急”或“加急”条，写明办理的时限要求，还可在装文件的信封或文件包上标明具体送达的时限要求。总之，要确保紧急公文的及时传递和处理但对于不急的公文切不可滥加紧急标识，避免影响真正急件的及时处理。 5、发文字号。发文字号是机关制发公文的编号，由机关代字、发文年度和发文顺序号三部分组成，缺一不可。机关代字要求准确、规范、无歧义、易识别，并固定使用。例如，中共中央文件的代字用“中发”，中共中央办公厅文件的代字用“ 中办发”等。发文年度要用全称，如“2002”，不能简写为“02”，并用“[ ]”括起来。发文字号一般标注在红色横线之上居中位置。若标注签发人，发文字号则标注在红色横线之上左方位置，签发人则标注于红色横线之上右方位置。联系某一具体事务用函行文时，用印有单位规范名称的信笺纸，发文字号则标注于版头红色横线右下方位置。需要注意的是，上行文必须要用“呈”字，不能用其它文号，包括报告、请示等，还必须标注签发人。 6、签发人。《条例》规定，上报公文应当在发文字号右侧标注签发人姓名。这主要是强调领导负责制，体现了公文的严肃性和领导人对公文的负责性。机关领导人应当对本机关的发文负责，严格把关，确保公文质量。特别是向上级机关请示、报告工作的公文标明签发人，有助于上级机关了解情况，便于审阅。标注签发人应注意三点: ,1,只标姓名，不标职务。 ,2,联合行文，要标明联署单位签发人姓名，不能只标其中一个单位的签发人。 ,3,签发人姓名后不必加“已阅”等字样。 ,4,字体要用黑体字 二、公文主体部分 包括公文标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章等7项。 1、标题。标题是公文内容的高度概括，具有画龙点睛的作用。它一般由发文机关名称、公文主题,事由,和文种三部分组成。如《中共中央关于加快农业发展若干问题的决定》，就是由发文机关名称“中共中央”、公文主题“加快农业发展若干问题”和文种“决定”这三部分组成的。有时也有省略发文机关名称的情况。公文标题，有助于人们对公文的制发机关、内容、性质有一个简要的了解，便于公文的登记、办理、立卷以至于编研、查考。因此，公文标题一定要准确、鲜明、简练，既能概括公文的主要内容，点出公文的中心思想，又要选准文种。切忌使用新闻标题，或只写文种，或是太长。公文标题位于发文字号和红线下方，居中排列。一般不用标点符号,引号除外,。要求排列整齐、美观，同时注意词组、单位名称间的关系，还要注意字体大小的选择，一般用二号字。在公文标题的标印上，要注意如下四个方面的问题。 ,1,公文一定要有标题。没有标题的公文不符合规范化的要求。目前常见的一些无标题公文多属于文件较短，而且又都是信函之类。但严格要求，还是加上为好。 ,2,标题中成份不可残缺。标题中，三个组成部分缺任何一个都是不规范的。有的公文只写发文机关名称和文种两项，如“中共××省委通知”,有的甚至只有文种一项。这种情况除了公文很短,如仅有一个页码,还勉强可以外，其他都应把三部分写全。文种是无论如何不能省略的。 ,3,标题中不能同时出现“请示”与“报告”字样。如《关于建议在今年“七一”前后在全省广泛开展地方党史宣讲活动的请示报告》，从文种上看，既有请示，又有报告，这种情况实际上是篇请示，应删去“报告”二字。 2、主送机关。即主要受理公文的机关，也称公文上款。它负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。除决议、决定、通报、公报及会议纪要等以外，都应当在标题之下、正文之上顶格注明主送机关。主送机关名称应当用全称或规范化简称，或同类型机关的统称。如“中国共产党新疆维吾尔自治区委员会”可简称为“新疆区党委”,北京、上海、天津、河北等全部省、自治区、直辖市党委可统称为“各省、自治区、直辖市党委”。需要注意的是: ,1,使用简称要规范、准确,使用统称，包括的地区、部门、单位要齐全，称谓要准确。 ,2,不能不写主送机关。否则，就不知谁是公文的办理单位。主送机关的位置要正确。 ,3,省略主送机关的方式要正确使用。按照公文处理条例“决定”、“决议”、“纪要”、“意见”之类的公文，可省略抬头，但文尾必须注明公文的发送范围。有的公文使用了这类文种，按规定省却了抬头，可文尾却未注明发送范围，不知公文发到哪里，影响公文的贯彻落实。有的在文后标注发送范 围的地方距正文太远，这都是不规范的，应在正文后空一行的位置标注。有的在此件发至后加上了冒号，这是不对的。 ,4,行文主送机关使用要符合要求。要注意行文规则。有的县委单家发文，主送机关包括了乡镇政府，有的市直部门发文发送单位是各县,市,区委，这都是不符合要求的。部门向下发文只能向对应的下级部门发文，不能向一级党委或政府发文。上行文主报单位应是一个,联合行文可报对应的上级机关,，如需让另一个上级机关知道，可采用“抄报”或“并报”方式，即在抬头上写清“并报×××”，或在主题词之后写清“抄报×××”。 3、正文。正文即表述公文的内容。它是公文的主体和核心所在，位于主送机关下方。每段的首行要空二个字的位置。一般来讲，首页要有两行以上的正文。末页若无正文，只有落款，为维护公文的完整性，避免出现问题，应在末页第2行注明“,此页无正文,”。在具体操作中，尽量避免出现“此页无正文”的情况。关于正文的字体，过去我们要求除大标题外一律用仿宋体。从去年开始，中央、省都将二级标题改成了黑体字，我市也改过来了，允许有字体变化，这样更醒目些。 4、附件。是正文的补充材料或参考材料。公文若带附件，应当在正文之后、落款之前写明附件的名称，并与主件装订在一起。有的单位在行文时，把附件名称放在落款之后，或者没有注明附件，或者主件附件分开分送，且份数不一致，这都是 不规范的，也不便于公文的处理。请示件的附件要完整。凡是请示中涉及到的有关材料均应附上，以便承办部门办理，提高办文速度。凡印发规章和批转有关部门的报告等印发件，其中的“规章”和“报告”不属附件，而是主件的一部分，此种“规章”和“报告”的内容应视为正文。 5、发文机关署名。发文机关署名应当用发文机关的全称或规范化简称，标注于正文右下方位置。党的机关公文一般以机关名义署名，特殊情况需要由机关领导人署名的，应当写明职务。需要注意的是凡有主送单位的公文必须有落款，即发文机关署名。不能以标题中的发文机关代替落款。落款署名还要与标题中的发文机关一致，不能上下不一。 6、成文日期。成文日期一般署领导人签发日期或者会议通过日期。联合发文，则以联署机关最后的一个签发日期为准。成文日期要完整地写明年月日，标于发文机关署名右下方，低两格。会议纪要、决议、决定、条例、规定等不标注主送机关的公文，成文日期加括号标注于标题下方居中位置。有的单位这类公文没有成文日期，有的成文日期放在文后，这很不规范。特提电报要写明具体时间。需要注意的是党的机关公文成文日期要用阿拉伯数字，不能用汉字，这与政府公文有所不同。 7、印章。公文加盖印章是发文机关对公文生效负责的凭证。根据党的机关公文的特点，除普发性有固定格式的“红头文件”和会议纪要外，一般应加盖发文机关印章。特别是请示件 等上行文，一定要加盖印章。印章要端正、清晰，盖在发文日期中间偏上位置，上不压正文，下不压日期。 三、公文文尾部分 文尾部分，是指公文末页的尾部。它包括印发传达范围、主题词、抄送机关和印制版记等四项。 1、印发传达范围。要根据公文内容、密级和工作需要确定。一般普发性公文需在成文日期的左下方标注印发传达范围。标注印发传达范围，要注意表述准确。“此件发至县、团”与“此件发至县、团级”，一字之差，所指范围不同。对于一些特殊件，印发、传达范围以及传达的时限、保密要求等都要标注清楚。大部分公文只需标注主送、抄送单位，不必标注印发传达范围。 2、主题词。公文标注主题词是为适应办公自动化的需要，方便公文检索和信息处理而开展的一项工作。《条例》规定，“主题词按上级机关的要求和《公文主题词表》进行标注，位于抄送机关上方”。主题词与抄送机关之间用横线相隔。党的机关公文标注主题词要准确反映公文主题，以达到便于检索和利用的目的。需要注意的是，标注主题词要尽量用《公文主题词表》里的词，确实无法表述准确的可以自造，后面加?。 3、抄送机关。抄送机关是指除主送机关以外需要告知公文内容的上级、平级、下级及不相隶属机关。抄送机关标注于主题词下方、印制版记上方位置。抄送机关与印制版记之间用横线 相隔。公文的抄送范围应当严格按工作需要和保密要求确定。抄送单位的排列顺序一般按机关性质和隶属关系掌握。 在公文标注抄送范围上，要注意以下问题: ,1,不要漏抄漏送。根据行文规则，越级行文应同时抄报,或抄发,越过的机关。也就是说，上级机关越级向下行文,如省委直接向县委行文,应抄发越过的行文对象的直接上级机关，下级机关越级向上行文,如县委直接向省委行文,应抄报越过的直接上级机关。如一个县的县委、县政府《关于改变计划生育落后面貌的报告》，直接报送了省委、省政府，却没有抄报市委、市政府，是违反行文规则的。 ,2,不要滥抄滥送。公文的抄送范围必须准确确定，严加控制。 ,3,不能既对组织又对个人。按照公文处理规定，公文“不要直接送领导者个人”。可一些地方将公文直接送领导者个人的现象很普遍，凡发文都要抄报主管书记、市长。这是不符合行文规则的。 ,4,“抄”字不应省略。有一些地方的公文将抄报、抄送、抄发中的“抄”字省略，成了“报、送、发”，以致弄不清是主送还是抄送。所以，“抄”字是不应省略的。 4、印制版记。印制版记也叫印发说明，它包括公文印发机关名称、印发日期和份数。印发机关名称和日期位于公文末页下端同一行的两端，份数加括号标注于印发日期下方，此两 行之间用横线相隔。印制版记表示印刷机关对公文的印制负责同时便于查考。如翻印，则要在印发机关名称和印发日期下方标注翻印机关名称、翻印日期和翻印份数。 各级各部门机关公文用纸现在一律改用国际标准A4型。 公文的种类及常用文种的撰写 所谓公文种类，一般是指公文制发机关根据公文的内容、性质和所承担的任务而确定的行文形式和名称。党的机关公文的分类，《条例》规定，主要有14种，即:决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。平常我们用的没有这么多，最常用的也就是通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要这几种。 一、通 知 通知，是用来传达上级的指示，发布行政法规和规章，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文，批转下级机关的公文，要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体。 通知，在各级党政机关、人民团体和厂,矿,企事业等单位的公务活动中使用比较广泛。因为这种文体适用性比较强、形式灵活、简便、多样，所以使用频率较高，是用的最多的一 种公文。通知可分为几种类型，如:指示性通知、批示性通知、会议性通知、任免通知、一般性通知等等。 1、指示性通知 一般来说，上级机关需要对下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适于用“命令”或“指示”等文种发布的，便发布指示性通知。这类通知的内容只是传达某项具体指示，没有附件。 撰写指示性通知要注意以下几点: ,1,一般来说，指示性通知针对性和政策性要强。开头部分要写通知缘由，一般应交待出发布通知的背景、目的、理由等，以便为下文进一步提出通知事项作好铺垫。用语要简洁、明确，文字不宜过多，然后用过渡语“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等，后用冒号并启下文，写通知的事项。 ,2,通知事项是指示性通知撰写的主干。它是受文单位执行的依据，因此，要明确、具体地交待出应知和应办的事项，即工作的任务和要求，切忌含混笼统。在结构安排上，一般采用分条列项式写法，用序号标明层次。要做到条理清晰，便于下级领会和执行。 ,3,为了防止政策规定矛盾，有的指示性通知结束语中常写有“凡与本规定有抵触的，按本规定执行”等语。 2、批示性通知 批示性通知包括三种情形:一是用于批转下级机关公文，通称“批转性通知”,二是用于转发上级机关，同级机关和不相隶机关的公文，通称“转发性通知”,三是印发有关的文件材料，如领导人讲话、本机关的工作计划和工作总结等，通称“印发性通知”。这类通知的后面均附有被批转、转发、印发的原文。 批示性通知的正文一般应载明三层内容:一是写明对被批转、转发、印发文件的评价性意见或态度，措词要适度、中肯，语气要肯定,如“现将《全国妇幼卫生工作会议纪要》转发给你们，请参照执行”。二是指明通知事项的意义，也就是阐述批转、转发、印发该文件的必要性和重要性,三是提出具体的贯彻执行的意见或要求。 3、会议性通知 会议通知主要是通知与会的有关单位了解会议的名称、主持单位、召开会议的目的、会议的内容、开会的时间、天数及参加人员，报到日期和地点，是否需要带文件、材料等，以便做好准备。为了安排好会务工作，有的会议通知还要求提前报告参加会议的人员名单,包括性别、职务,、乘坐的交通工具等情况。若是召开表彰性会议的通知，还要写明评选劳模或先进人物的范围、条件、 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 、名额和组织领导等有关事宜。会议性通知比较好写，关键是要认真、细致、周全，不出现漏洞。会议的内容如果保密，通知中可不写开会的内容和讨论的议题。 4、任免通知 上级机关任免下级机关的领导人，或上级机关的有关任免事项需要下属单位知道时，要印发任免通知。 5、一般性通知 一般性通知，是要某些单位办理某项事宜或告知其某些事情时所用的一种通知。用这种通知形式比较多，如:关于庆祝某一个节日，举行某种纪念活动安排的通知，成立、调整、撤销某个机构的通知，调整某一个领导小组成员的通知，启用某某单位印章的通知，请下级机关报送有关材料的通知等等。 二、通 报 通报，是党政机关和社会团体用于表彰先进、批评错误，传达重要情况时使用的一种公文，这种公文、多数是属于上级机关为了使下级机关知道某一方面工作的经验、教训或重要情况而印发的。它对于沟通信息，互通情况，学习经验，吸取教训，改进工作很有益处。 通报一般由以下几部分组成: ,一, 标题 标题构成方式主要有两种，一是完整式，即包括发文机关名称、事由和文种三个要素。这种形式的标题最为多见，如《中央纪律检查委员会关于不准干扰大学毕业生分配工作的通 报》等,二是省略式，即由“事由和文种”两要素构成，如《关于连续发生重大火灾情况的通报》等。 ,二, 通报缘由 这部分是通报正文写作的引言，是全篇内容的总括。具体而言，表彰性和批评性通报一般应写明时间、有关单位和人员主要事项、结果等要素，同时还要亮明发文机关的基本观点或态度。通报缘由要起到提纲挚领的作用。需要说明的是，有些表彰性通报，往往省略这部分，即行文开篇就进入通报事项的叙述，给人以单刀直入，简炼明快的感觉。传达性通报，如是传达重要精神的，则应着重写明其来源和基本内容。究竟是什么时间，由哪个上级机关下达了什么重要精神,对此均要准确、概括的予以载明。如系传达重要情况的，则应写明该情况发生的时间、地点、涉及的范围、问题的性质及影响等方面的内容。这部分的结尾处，通常用过渡语“特通报如下”等开启下文。 ,三,通报事项 这部分是通报写作的主体和核心，也是发文机关赖以提出有关希望或要求的基础和凭据。因此，要写得准确、具体、完整，将通报的基本内容如实交待清楚。具体来讲表扬和批评性通报应主要载明事件发生的时间、地点、涉及的单位和人员、大致过程、主要情节、结果和影响等诸项要素。要在通报缘由的基础上进一步展开，使之更加具体和深化。 ,四,处理意见 这部分是通报写作的精要之笔。它是指对有关单位或人员的具体表彰或处分意见，或对有关精神或情况的处理意见。用语要简明精炼。表彰性通报，一般应写明经哪级组织批准，决定授予什么荣誉称号，给予怎样的物质奖励，等等,批评性通报应写明给予何种惩处。传达性通报往往不单独写这部分，而与下文“希望或要求”合并写。 ,五,原因分析 传达性通报一般没有这层内容。就表彰性和批评性通报而言，“原因分析”是不可缺少的重要组成部分。它要在通报事项及处理决定的基础上，作进一步的分析和评价，揭示问题的实质，概括出可资借鉴的经验或应当吸取的教训。表彰性通报应着重说明主体行为的非偶然性，也就是其先进行为决不是一时冲动，头脑发热，不是一蹴而就的闪电行动，而是平时注重修养，严格要求自己的结果,批评性通报也要深入挖掘问题的实质，要切中要害，一针见血。 ,六,通报希望或要求 这部分是前述内容的自然延伸，也是制发通报的目的和归宿所在。要紧密结合被表彰或被批评的事件行为，以及传达的某一重要精神或情况，透过表面现象，挖掘其深层含义，进而提出具有普遍指导和教育意义的希望或要求。 ,七,结尾 一是制发通报的机关名称，二是制发日期。 三、请 示 请示是下级机关向主管上级机关或业务主管部门，对某项工作或问题请求指示，要求给予答复或审核批准以及请求帮助解决工作困难时所使用的一种公文。从日常行文情况看，常用请示这种文种的主要有以下几种情况:一是本机关职权范围内不能决定而必须经上级主管部门批准的，以及上级主管部门明确规定必须请示批准的问题,二是对现行方针、政策法令、规章、制度不甚了解，有待上级主管部门明确答复才能办理的问题,三是工作中出现了新情况、新问题，而无章可循或者按原规定难以处理的问题,四是因事情重大，为防止处理不当，需请示上级审批的事项等。 那么，如何撰写请示，有这么几点要把握: 1、拟好标题。标题一般由发文单位、请示事项和文种名称所构成。如“中共桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”其中，发文单位是“中共桥东区委”，请示事项是“关于召开第三次党代表大会”，文种是“请示”。这份请示的标题写得简单明确，使人一看，就知道请示的是什么问题。 2、写好正文。正文，要详细、准确地写明请示的理由，同时要提出本单位对解决这一问题的意见。但要注意文字的简洁，以说明问题为止。对请示的问题，有的还可以提出几个 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，供上级领导机关决策参考。所提意见要有根有据，所提几个方 案，要加以分析、比较，说明利弊以及本单位的倾向意见。如“桥东区委关于召开第三次党代表大会的请示”，要写明召开党代表大会的理由，拟召开时间，区党代表的名额分配，大会拟审议通过的事项，需要市委解决的问题等等内容，要写得详细、准确，但文字要简洁，能说明问题就行。 3、收好尾。请示的结尾，要具体提出对上级的希望和要求。提要求适当，提建议要合理，行文的语气应当诚恳而谦和，迫切而不躁。常用语如:“妥否、请批示”、“以上意见如无不当，请批准”、“以上意见当否，请批复”、“此意见如可行，请批转……执行”等等。 4、请示要一文一事。不能在一份请示中，请示几个问题，否则，不便于上级领导机关及时答复，甚至容易出现漏批现象。 5、请示和报告不要混在一起写，请示就是请示，报告就是报告。请示虽然有报告事项的性质，但与报告是不同的。两者的区别在于，“请示”一般都需要上级机关答复，也就是需要上级机关表态，于是就同下行文中的批复等构成了相照应的关系,报告则是不需要上级机关答复的。需要注意的是，下级机关只能按照隶属关系向直接的主管机关发文请示，不得向无隶属关系的机关发文请示。因为只有具有直接隶属关系的直接主管的上级机关，才有批复的资格和权力。如，去年，我市向国家新闻出版总署一个请求事项，想成立西柏坡出版社， 起草时用的是出版局的名义，后来为提高规格，改用市委、市政府两家的名义，市委办公厅法规处在核文时感觉不符合行文规范要求，建议改成了发“函”，因为国家新闻出版总署不是我们的直接上级机关。另外，也不能写多头请示或者越级请示，否则既不便于文书处理，又不便于上级答复问题，有时容易误事。 6、请示性文稿，要经单位主管领导签发后行文，如果同一件事情几个单位联名向上请示，所有单位要搞会签，以示负责。在行文时用“呈”字文，并标明“签发人”，这是有规范要求的。 四、报 告 报告，是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况和问题提出建议以及回复上级机关的查询或交办事项时使用的一种陈述性公文。这个文种种类比较多，在党政机关中常用的有专题报告、综合报告、总结报告等。在通常情况下，下级机关应主动向上级机关写报告，反映情况,有时，上级机关专门要求下级机关就某一个问题写出报告。这样，上级机关通过下级机关报上来的各种报告，可以了解情况，掌握动态，发现问题，总结经验。通过对下级情况的综合分析，又可以作为制定政策部署工作的重要依据。 建议性的专题报告必须经过调查研究，既有定性分析，又要有定量分析，充分说理，言之有物，这样才能使人信服。专题性报告速度要快、内容要专、情况要实、篇幅要短。 写综合报告和总结报告，在通常情况下，这两种报告的内容可分为情况、经验、问题、今后意见几部分。但是必须突出重点，不能眉毛胡子一把抓。同时，也必须搞好定性和定量的综合分析，并注意各方面的关系。 由于各种报告内容的侧重点不同，在写法上往往有所差异，但其写作模式基本相同。大体包括这几个部分:1、标题。2、报告引据。3、报告事项。4、结尾。我们重点就报告的正文也就是“报告引据”和“报告事项”这两部分向大家介绍一下。 报告引据是报告正文的开头。它要用简明扼要的语句交待出全文的主要内容或基本情况，也可陈述有关的背景或缘由。要做到开门见山，落笔入题。然后用过渡语“现将有关情况报告如下”，“为此，特做如下报告”等开启下文。接着要写报告事项。这部分是报告正文的主体和核心。撰写时要紧紧围绕行文的目的和主旨进行陈述，如是汇报工作，则应首先写明工作的基本情况，其次写明主要做法和成绩，包括采取的办法，措施以及由此带来的直接效果等，最后写明还存在什么问题以及今后的工作设想。在内容布局上，一般将第二层次详写，第三层次略写。如是反映问题，则应首选对所要反映的问题或情况作一概述。然后集中分析产生问题的原因，最后提出 解决意见和办法。如是答复上级机关的询问和要求，应首先扼要叙述上级机关交办的事项或任务，然后写明处理的大致过程，包括采取的办法或措施，处理中遇到的问题及需要进一步陈述的事项等，最后交代处理结果，同时征询上级机关对处理结果的意见。 结尾和请示不同，多用“以上报告如有不妥，请指示”、“特此报告”等字样。 五、批 复 批复，是上级机关答复下级机关请示事项时使用的一种公文。批复是直接对下级请示事项作出的答复，具有一定的指导性。虽然面不宽，但使用频率也是比较高的。 批复的正文一般由引语、主体和结尾三部分组成。 1、引语。引语是批复开始的第一段或第一名话，这是批复的根据。通常要写清楚方面的问题:一是接到下级机关事项的日期，请示的问题或文号,二是简要引述来文所请示的事项。一般情况下，引语只要说明下级有关请示已经“收到”、“收悉”即可但也可以在引述来文的事项之后，表明批复者的态度。如“经研究，同意………”或“经研究，答复如下”成为由引语到主体的过渡语。 2、主体。这是批复的中心内容。要根据党和国家的方针政策、法律、法令、规章、制度和实际情况，对请示中提出的问题，作出恰当的明确的答复。内容简单的只表明同意或不同意,应该 和不应该。内容复杂的，除表明同意或不同意的态度之外，还要说明同意或不同意的理由。也可同时指出如何才能保证批复事项的完成，或如何防止某些问题的出现。 3、结尾。批复的结尾比较简单。一般只需在正文下另起一行写出“特此批复”、“此复”即可，不用标点符号。 批复要注意以下三点:一是一请示，一批复。因为批复是针对下级机关请示事项的，请示本身要求一文一事。所以，批复也要一请示一批复，突出针对性。二是观点鲜明，态度肯定“同意”、“不同意”，“不予准许”或“缓办”，要当行则行，当止则止，明确表态，切忌含糊其辞，模棱两可。三是文字要简炼。 六、会议纪要 会议纪要，是用准确而精炼的语言综合记叙重要会议的主要精神和议定事项，要求有关方面或下级机关共同遵守和执行的纪实性、指导性公文。会议纪要的用途主要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行。同时，又可以作为一个机关或单位召开重要会议时研究、议定重大事项的历史记载。 会议纪要主要有两种类型:一种是某些部门或战线召开工作会议所形成的工作会议纪要，另一种是党政机关领导班子开会，集体讨论研究某些重大问题所形成的例行会议纪要，如:书记办公会议纪要、常委办公会议纪要，等等。 撰写工作会议纪要比撰写例行会议纪要要求更高，难度更大。这主要是因为工作会议纪要经过领导机关审核批准后，一般多以公文形式下发，要求有关单位执行。 撰写工作会议纪要，应当注意以下几点: 1、一般来说，开头写会议概况和基本估计，然后转入正文 2、工作会议纪要的正文内容，要根据会议的宗旨和议定的重要事项，用准确而精练的语言综合记叙出议事要点。要求重点突出，观点鲜明，是非分明，对有争议的问题要表明态度。 3、撰写工作会议纪要，提炼和概括议事要点要完整，论述和判断要准确,要分层次、有条理的叙述，避免杂乱无章、前后矛盾。 4、文字要简练，开门见山，不讲套话、空话。 5、工作会议纪要的内容限于会议议定的事项，会上没有涉及的内容不能写上。 三、撰写公文要注意行文关系 行文关系，是指发文机关与收文机关之间的关系。各级党政机关、各个业务部门、各个单位的行文关系，是根据各自的隶属关系和职权范围确定的。在各级党政机关及其所属业务部门的公务活动中，理顺行文关系，按照正确的行文关系发文，对正确行使自己的职权，提高工作效率有着重要意义。行文关系混乱，必然影响正常的工作程序，以致造成工作的失误。因此，各级党政机关及其所属业务部门的领导同志和秘书工作 人员，在制发和签批公文时，应当按照正常的行文关系办事，保证上下级之间、部门之间的正确行文。 正确的行文关系应当遵循以下几条原则: ,一,下级机关应按照直接的隶属关系行文，一般不能越级行文。如遇特殊情况或紧急事宜必须越级向上行文时，必须抄报发文机关的直接上级机关。 ,二,党委与政府之间，党组与行政部门之间不能互相行文。 ,三,党委或政府机关各自所属的各个业务部门在自己的职权范围内，可以互相行文，平行单位之间或不相隶属的单位之间一般只能发平行文。 ,四,业务上下对口的单位可以在业务管辖范围内互相行文,“条条”一般不对“块块”下指示、作规定。 ,五,同级部门或单位可以联合行文。但主办单位要主动与有关单位协商，不得自作主张，强加于人。 ,六,特殊情况下，上级机关可以越级向下级行文，同时抄送收文机关的直接上级机关。 此外，理顺行文关系还应注意下面三个问题。 第一，上级业务部门可以根据本级党政机关领导授权，答复下级党政领导机关的请示。否则，不可随意向下级党政领导机关发号施令。 第二，上级党政领导机关的办公厅,室,向下级党政领导机关部署工作，下达通知，转发上级指示，批转重要规定和印发领导讲话时，必须在批语或按语中注明“经某某党政机关或领导批准,同意,”等语，以示负责。 第三，上级机关向下级机关的重要行文，应抄报发文机关的直接上级机关 公文格式 一、公文用纸 统一采用国际标准A4型纸，双面印刷。 二、行文格式主要要求 ,一,发文机关标示:由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成。发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm，上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出空 白供上级机关批示文件使用,发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，字号由发文机关以醒目美观为原则酌定，但是最大不能等于或大于22mm×15mm。联合行文时应使用主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布,如联合行文机关过多，保证公文首页显示正文。 ,二,发文字号:发文字号由发文机关代字、年份和序号组成发文字号在发文机关标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布,年份、序号用阿拉伯数码标识,年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入,序号不编虚位,即1不编为001,，不加“第”字。上报公文标识签发人姓名平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字，签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 ,三,文件标题:红色反线下空2行，用2号宋体字,加粗,，可分一行或多行居中排布。回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 ,四,正文,含主送机关名称和落款,:用3号仿宋字，一般每面排22行，每行28个字。文中如有小标题可用3号宋体字,加粗,或黑体字。正文中的结构层次第一层为“一、”，第二层为“,一,”，第三层为“1.”，第四层为“,1,”。 ,五,附件:公文如有附件，在正文下空l行左空2字用三号仿宋字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使 用阿拉伯数码(如“附件:1,×××××”)，附件名称后不加标点符号。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第l行顶格标识“附件”，有序号时标识序号，附件的序号和名称前后标识应一致。 ,六,成文时间及印章:成文时间用汉字将年、月、日标全，“零”写为“?”。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关的名称，只标识成文时间，成文时间右空4字，加盖印章应上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，端正、居中下压成文时间。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字,主办机关印章在前，两个印章排列整齐，均压成文时间，互不相交或相切，相距不超过3mm。当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称,可用简称,排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多3个印章，两端不得超过版心,最后一排如余一个或两个印章，均居中排布,印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 ,七,主题词:“主题词”三字用三号黑体字，居左顶格标 识，后标全角冒号,词目按照《国务院公文主题词表》的分类进行编制，用三号宋体字，词目之间空1字。 ,八,抄送机关:公文如有抄送机关，在主题词下l行,左右各空1字，用三号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号,抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 ,九,页码:用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白以后的页不标识页码。 行政公文写作技巧 行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体， 具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式,注意:比模式更进一步,并有行文规则和办理办法。 我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。 公文写作的要求很高，尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。公文语言功夫的核心是选词。选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、 确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境， 为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。 需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如:为,了,、关于、由于、对于、根据、按,遵、依,照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如:为要,荷、盼,、是荷、特此通知,报告、函告,等。 三是过渡用语。如为,对、因、据,此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如:经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称:我、本,第二人称:你、贵,第三人称:该。等等。 国家行政公文有12类13种,即命令,令,,议案,决定,指示,公告、通告,通知,通报,报告,请示,批复,函,会议纪要。 公文主文结构，是指除了公文格式,外部组织形式即文 头、主文和文尾及其各项设置,之外的公文核心部分。这一部 分的写作，是公文写作的难点。 一、 标题 1, 规范式:三部分，即:发文机关，事由，文种 ――用于重要、庄重的公务 2, 灵活式 A 二部分:一是发文机关，文种 ,以上标题下可加时间, 二是事由，文种 三是“转发+始发机关及原通知标题” , 一部分:只有文种 ――常是不大重要的公务，带周知性 ?带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。 二、 正文 1,主送机关 ,面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写,注意工作实际中组织关系, 2, 正文 A, 原由:一是依据: # 情况:叙述时间、单位、地点、人物和事件等, 常用“目前…”类时间状语 ,简介人物及事迹 #文件: 常用“根据…”,往往是一句话 # 意义:议论:常用“是…” # 作用 :常用“将使…” 二是目的:常用“为…” 原由部分可省略，或只省略依据、目的之一。 B 事项:,内容多而重要的分条列项即列出层义，或用小标题 或用句子表达, 1.并列式。常见。一般写的是公务的横向的、静态的情况。各部分相互之间无紧密联系，独立性强，但共同为说明主旨服务。能够省略某一部分。这种方法的好处是概括面广，条理性强。 并列式内容之间的序码可用数字式，也可用分段式,段中并列的内容可用数字、分号,,,，也可用句子并列式。 要求重轻有序:重要的放在前边，依次类推。 2.递进式。一般写的是公务的纵向的动态的过程或者事理。各部分层层递进，每一部分也不可缺少，前后顺序也不能颠倒。这种方法的好处是逻辑严密，能说明问题。 在一篇公文中，两种方法可以互相交叉，即以一种方法为主，在某一部分即某一层次中用另一种方法。 注意:自此以下常运用序码。顺序是一、,一,、1、,1,共四层。 不重要内容分项可用分段甚至加分号,,,的形式。 C 结尾:,可以不要,常见有: 一是各文种专用语如:“请予批准”、“特此通知”等。 二是希望、号召类。 从12类13种行政公文中选择出3种社会生活中常用的模式化如下。 请示模式 请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。 【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 如:《×××学校关于创办，校园文学，报的请示》。可以省去发文机关。 【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。 只写一个，如需同时送其它机关， 应用抄报,在文末左下角写明,形式。 【正文】1.请求缘由。一写情况依据,往往用“目前”开头,，二写目的说明,用“为...”开头,。 2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由， 提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况， 提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。 3.结尾。只是一句祈使性的话:“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。 【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后,隔一行,注明附件名称和顺序。 【印章、发文时间】 报告模式 报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。 【标题】一般是:“事由，报告”。 【主送机关】与请示相同。 【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便， 把报告大致分为二种: 一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。 1.情况简述:工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式,议论判断,、 说明式,用“为了…”,等。百字上下。 2.成绩做法:这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。 3.经验教训:要有观点、看法和规律， 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。 4.今后计划。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。 各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。 二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题， 特点是专项、特殊，一事一报。 1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委， 事项的起因和经过。 2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验， 或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。 3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。 报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。 【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件， 与请求相同写法。 最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。 通知模式 通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种:发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。 【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分,内容不大重要又是周知的,。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要 ”的规定，省略文种，即:“批转,或转发,，,始发机关,原文标题”。 【主送机关】直接上级。 【正文】 发布性通知和批转性通知的正文:“主体,发布或转发的文件,，批语”。 如:“现将《,,,办法》发给你们，请认真贯彻执行。” 事项性通知:原由，事项，结语,特此通知, 会议通知:名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点需带材料等 任免通知:格式固定 【附件】可有可无 【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。 【发文时间】用汉字小写数字论 公文写作常见问题十解 一、公文的文面结构主要有哪些要素, 公文的文面结构是个公文格式问题，是公文规范性的重 要体现。最常用的有以下8个要素构成: 1、版头 ?“红头文件”。文件的首页上端，印有“×××文件” 字样的红色大字。政府公文版头下面有一道红线，党的公文在红线中间另加一红五星。 ?“白头文件”。即不用版头的文件，一般用于印发领导人的讲话等文字材料。 2、发文字号 机关代字 + 〔年份〕 + 顺序号 机关代字是发文机关的简化代称，一经确定，不得随意改动。年份用公元纪年标记，使用阿拉伯数字，并用六角方括号括住。位置居中略下,纵向,或左下。顺序号，使用阿拉伯数字，如“58号”。写作“第58号”或“058号”均不规范。 3、标题 发文机关 + ,关于,事由 + ,的,文种 4、主送机关 顶格，后加冒号。少数直接面向社会或全体的文件可省略主送机关。 该要素要注意主送机关之间的排列顺序和标点符号的使用。从系统的角度说，应按党?政?军?群的顺序排列，县四大家领导班子排序应为:县委、人大、政府、政协,从级别的角度说，应按由高至低的顺序排列。不同系统、不同级别的主送机关之间用逗号隔开，同一系统、同一级别的主送机关之间用顿号隔开。如:以县委和县委办向下行文的主送机关为“各乡镇党委，县委各部委，县直机关各单位和各人民团体党委 ,党组、总支、支部,，汤泉池管理处党委”各主送机关间用逗号而不是用顿号隔开是因为它们虽处于同一级别但分属于不同系统。 当公文的主送机关为平级机关时，可按公文的内容与主送机关关系的密切程度安排先后顺序。 5、正文。 排印正文时，标点符号应尾随文后，即点号不能打头，标号不要拆开。数字、年份也不能拆开回行。 6、附件 写在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识。格式为: 附件:序号 + 标题 + 件数 附件的标题不加书名号，标题与件数空一字距，其末尾不加标点符号。写作“附件如文”、“附件×份”是错误的。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号,附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件,或带序号,。 附件不是“副件”，有的对正件起说明、解释和证实作用有的则用于向上级机关报送或向下级机关批转的附件，此类附件实际是主件。 7、发文机关,落款, 政府机关仅以版头和印章为标志，不写落款。 党的文件一般写落款，并必须写全称。 8、成文日期 会议通过的决定、决议等以会议通过日期为准。领导签发的，以签发日期为准。联合行文，以最后签发机关的领导签发日期为准。法规性文件以批准日期为准或者在正文最后专门规定具体生效和开始执行的日期。特殊情况署印发日期，如电报 发文日期必须写明年月日。政府公文用汉字，党的公文用阿拉伯数字。 二、容易用错写错的字词如何区辨, 1、“二”与“两” 使用“二”的地方:?自然数。?序数、小数、分数。 使用“两”的地方:?一位数的基数。如“两台机器”。?概数。如“三两天”。 2、“倍”的运用 “倍”虽是一个比较简单的词，但在公文写作中误用的情况却是多见的。一是与“增加了”合用时的误用。“增加了”是在原数基础上，向上增加若干个原数。二是与“增加到”合用时的误用。“增加到”是包括底数，指增加后的总数。三是把“倍”用在降低、减少上。如有的公文中出现“降低×倍”或“减少×倍”的提法，这是不妥的。因为“倍”只能用于增加，不能用于降低或减少。如果说用于减少，就应该加“负 ”字。 3、“以上”与“以下”的运用 “以上”、“以下”等词与前面的数字连用，这种表达方法的数目概念，习惯上应包括前面的本数在内，百人以上即含百人、千人以下即含千人，不应把本数排除在外。但是，为了使界限的划分清晰准确，应注明本数是否包含在内。如:“十四岁、十四岁以上儿童不得入内。”或“十四岁以下,包括十四岁在内,儿童不得入内。” 4、“制定”与“制订”的运用 “制定”即制作、定出。公文中习惯用在较大场合，以制定党和国家的路线、方针、政策、法律和法令等，如:“党的第十六次代表大会，为我们制定了全面进入小康社会的总任务和政治路线。” “制订”即制作、订立。公文中习惯用于具体规章制度的订立。如:“我们单位相继制订了防火、门卫等安全 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。” 5、“物质”与“物资”的运用 “物质”即能触及、能见到的客观存在的东西。该词多用于哲学和物理学上的抽象概念。 “物资”即指具体的财物资源。 6、“需要”与“须要”的运用 “需要”即对“缺乏”而言，还有“要求”的意思。词性 为及物动词，后可带宾语。 “须要”即说明“应当”、“必须”的意思。词性为能愿动词，修饰限制动词。 7、“权力”与“权利”的运用 “权力”即可以管辖、统治、支配别人的权柄，受其管辖者必须服从。 “权利”即指一定的人被规定赋予的可以享受的权益。如“公民有监督公共权力正确行使的权利。” 8、“截止”与“截至”的运用 “截止”即到期停止。 “截至”即到……为止。 9、“违反”与“违犯”的运用 “违反”即不遵照，反着方向做。 “违犯”即违背，触犯。 10、“以至”与“以致”的运用 “以至”即到，直到。用于时间、数量、范围的延伸或扩大。 “以致”即弄得，由此而造成，用于下半句的开头，表示结果。 11、“象”与“像”的运用 在公文写作中重点要注意，当“像”作为比喻词或作为其它系动词时不能写作“象”。 12、“的”、“地”与“得”的运用 “的”、“地”、“得”是结构助词，在口语里都念“de”。“的”用在名词前，是定语的标志,“地”用在动词和形容词前，是状语的标志,“得”用在动词和形容词后，是补语的标志。 13、“部署”与“布置”的运用 “部署”即指全局重大工作的安排。 “布置”即指全局具体工作和事项的安排。 14、“既”与“即”的运用 “既”是并列连词，通常与“又”配对使用。 “即”相当于判断词“是”的用法。另有“即使”的含义 15、“和”、“与”、“及”的运用 “和”口语色彩比较浓,“与”带一些文言色彩，常用于比较郑重的场合,“及”连接的成分虽然也是并列，但表达的意思上有轻重的分别，即前重后轻。 三、如何处理公文标题制作中的几个棘手问题 1、解决转发性通知标题冗长繁琐问题 层层转发公文，由于“过桥”机关多，很容易造成该类公文标题冗长繁琐，如“裹脚布”似的，解决此问题办法有四: ?只写转发第一次转发机关的通知, ?直接转发原文件, ?在标题中只出现上一级机关转发通知的文号, ?只用本机关发文的标题，而将其它机关的标题概括为文件。 2、标题中标点符号的运用 为了保持标题简炼和整洁大方，一般地尽量不用标点符号的尽可能的不用。非用不可的有下面几种情况: ?可用书名号。主要用于法规、规章名称和被批转、转发的公文标题等。 ?可用问号。如:《人的正确思想是从哪里来的,》 ?可用引号。如:《中共中央关于坚持“少宣传个人”的几个问题的指示》 3、长标题的排列 根据标题长短，分一行、二行、三行均可，注意分割合理布局匀称、美观，不可割裂题意，即一个词不可断开分在两行 四、结构层次序数是如何规范的, 第一层为“一”，第二层为“,一,”，第三层为“1.”，第四层为“,1,”。在一段文字内部常使用“ 一是、二是、三是……”，“首先、其次、第三……”。 五、公文中的数字运用有哪些规范要求, 公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和词、词 组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 党的公文用阿拉伯数字书写成文日期。不标明主送机关的普发式公文,决议、决定、条例、意见、规章等,加括号标注于标题下方居中位置。 年份一律使用公历年份的全称，如1978年、2003年不能略为78年、03年。 同一文件中同类数量的表示方法应前后一致。 六、公文字体和字数有哪些规范要求, 主标题字号一般应为二号标宋字体，副标题的字号应小于主标题字，大于或同于正文字。正文用三号仿宋字体。以16K纸型编排，每页文字20行，每行25个字。 以A4纸型编排，每页文字22行，每行28字。公文主题词用三号标宋字体，“主题词”三字应用三号黑体。 公文中的页码用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。 七、正确使用标点符号有哪些讲究, 1、并列短语中的顿号、逗号的使用。 并列短语中各成分之间如果没有显著的停顿，当中便不用顿号。如“工农业生产”不写成“工、农业生产”，“五六个”不写成“五、六个”，“各乡镇”不写成“各乡、镇”，“青红皂白”不写成“青、红、皂、白”。 并列短语各项之间有比较长的短语或有较大的停顿，中间应用逗号。如“刀子，叉子，玻璃酒杯，大大小小的花瓷盘子，都放出晃眼的光。” 2、破折号、省略号同点号连用。 破折号和省略号都是标号。用在有停顿的地方，不论是句中或句末，如果本来应该用点号的，可以用了点号再加破折号或者省略号。 3、引号同点号连用 凡是完整地照录别人的话，末了的点号,多为句终号,放在引号之内。如:俗话说:“到什么山上唱什么歌。”又说:“看菜吃饭，量体裁衣。” 凡是把引文作为作者一句话的一部分，末了的点号放在引号的外面。如:我们有些同志喜欢写长文章，但是没有什么内容，真是“懒婆娘的裹脚，又长又臭”。 4、句内括号与句外括号的使用。 句内括号,即注释句中某一部分的,紧贴在被注释部分之后，倘若正文在这里该用点号，点号应放在括号之后，括号内部可以有逗号或分号，但不能有句号，尽管已经是一个 句子。如:这就是说，将群众的意见,分散的无系统的意见,集中起来,经过研究，化为集中的系统的意见,，又到群众中去作宣传解释，化为群众的意见，使群众坚持下去，见之于行动，并在群众行动中考验这些意见是否正确。 句外括号,即注释全句的,前边正文的点号用在括号之前。括号内部如果是句子，可以用句号。如:全国各族人民间的大团结万岁,,长时间的鼓掌,伟大的、光荣的、正确的中国共产党万岁,,全场起立。热烈的经久不息的鼓掌，转为欢呼。, 八、加盖印章应注意哪些问题, 发文机关印章是证明公文效力的重要表现形式。总的要求是“上不压正文，下骑年盖月”。区别不同情况有以下具体要求: 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字,加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。 当联合行文需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字,主办机关印章在前,两个印章均压成文日期，印 章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。 当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称,可用简称,按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在其上。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心,最后一排如余一个或两个印章，均居中排布,印章之间互不相交或相切,在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 九、怎样提炼公文的主题词, 撰写文稿时应在文中标明主题词，具体要求和做法是: 1、全面审读公文，确认公文的主题内容，即确认公文涉及了哪些事物和具体对象及问题。 2、认真进行主题分析，找出公文涉及的主要对象。弄清其性质，弄清其归属哪方面问题，形成主题概念，对关键性语句准确、精炼地进行主题概括。 3、在有关机关正式制发的《公文主题词表》中选取与公文主题概念相对应的最专指的主题词，其词形务必与词表中规定的词形相一致。 4、如在词表中没有与公文主题相对应、专指性强的主题词时，要在词表中选取与公文主题直接相关，最相邻的主题词进行相配。组配后有多义性时，应放弃组配，直接采用反映公文主题上位概念的上位词。不能进行组配时，也采用最直接的上位词。 5、应有效把握对公文主题的标引深度，一份公文的主题词除类别词外一般不超过5个。 6、主题词的排列次序应科学合理。一般应按主题词的含义从内容到形式排列，进行组配时应按以下次序: 主体因素，即反映公文主题的关键性概念，如对象、材料方法、过程、条件等，文中有几个并列的主体因素时，一般按语法关系和逻辑顺序排列, 通用因素，即描述主题的一些通用概念，在主题中居次要地位，对主题起细分的作用, 位置因素，即公文所涉及的事物、对象和问题所处的空间位置属性方面的概念，包括国家名、地区名、地名以及机构名称等方面的主题词, 时间因素，即公文所涉及的事物、对象和问题存左的时间范围属性方面的概念，包括具体年份等方面的主题词, 公文类型因素，即公文种类方面的概念，如命令、指令、报告等。 十、公文版记如何标识, 公文版记主要内容与标识规范如下: “主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号,词目用3号标宋体字,词目之间空1字。 公文如有抄送机关，在主题词下1行,左右各空1字，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号,抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐,在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。 印发机关和印发日期位于抄送机关之下,无抄送机关在主题词之下,占1行位置,用3号仿体字。印发机关左空1字。印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉拍数字标识。 版记中各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 版记应置于公文最后一面,封四,，版记的最后一个要素置于最后一行。