酒店采购工作流程中存在的问题及对策_基于鄂尔多斯假日酒店个案的研究

酒店采购工作流程中存在的问题及对策_基于鄂尔多斯假日酒店个案的研究 饭 店 酒店采购工作流程中存在的问题及对策 管 理 ———基于鄂尔多斯假日酒店个案的研究 酒 宋河有 , 韩雪丽 店 采 购 摘 要 : 采购是保障酒店正常运营的重要环节 , 采购部是酒店内的物流集散中心和成本控制中心 , 其工 工 作 作效率直接关系到酒店的运转速度和服务质量水平 。以鄂尔多斯假日酒店为个案 , 基于对其采购流程现状的 流 了解 , 对该酒店存在的拖欠供应商货款 、采购单审批效率低 、采购人员关系复杂等问题及其产生原因进行了 程 分析 , 并提出了相应的对策与建议 。 中 存 关键词 : 酒店 ; 采购 ; 采购部 ; 鄂尔多斯假日酒店 在 ( ) 中图分类号 : F592 文献标识码 : A 文章编号 : 1674 - 5841 200902 - 0086 - 05 的 问 题 及 Ex isted Prob lem s in the Proce ss of Purcha s in g 对 策 W ork in Ho te ls an d C oun term ea sure s — ———Re sea rch Ba sed on the Ca se S tudy of Erdo s Ho l ida y Inn— 基 于 SON G H e2you, HAN Xue2li 鄂 尔 A b stra c t: Pu rcha sing is an impo rtan t step in en su ring the no rm a l runn ing of a ho te l. Pu rcha sing dep a rtm en t is the con2 多 斯 cen tra tion and d istribu tion cen tre in the ho te l. Its wo rk effic iency ha s d irec t re la tion w ith the runn ing sp eed and the se rvice 假 日 qua lity of the ho te l. Take E rdo s Ho liday Inn a s an examp le, the re exist som e p rob lem s. The first one is the ho te l owe s the sup 2 酒 p lie rs′p aym en ts fo r good s. The second is ineffic ien t exam ina tion s and app rova l of the p u rcha se requ isition fo rm s. The la st one 店 个 is the comp lica ted re la tion sh ip among the p u rcha se rs. B a sed on the unde rstand ing of its cu rren t p roce ss of p u rcha sing, the a rti2 案 的 c le ana lyze s the cau se s of the p rob lem s and p re sen ts som e fea sib le coun te rm ea su re s and sugge stion s. 研 究 Key word s: ho te l; p u rcha sing; Pu rcha sing D ep a rtm en t; E rdo s Ho liday Inn /宋 也是唯一一家国际品牌酒店 。洲际集团是一个 河 引言 有 全球化酒店管理集团 , 在全球 100 多个国家和 , 酒店采 购 问 题 在 酒 店 相 关 研 究 中 相 对 较 韩 地区共有 3 600 家不同类型的酒店 。以其 管理 雪 少 。在中国期刊全文数据库上以 “酒 店采 购 ” 下的鄂尔多斯假日酒店为个案进行研究 , 具有 丽 ( ) 为主题词进行检索 2008 年 12 月 21 日 , 仅 一定代表性意义 。 显示有 96 个结果 , 并且这其中仅有 23 篇文章 基于以上缘由 , 下面针对鄂尔多斯假日酒 是与酒店采购问题相关的专业学术文章 。从研 究内容上看 , 针对酒店采购流程相关问题的具 店采购工作流程相关问题进行分析 , 并提出一 体研究尤显匮乏 。 些解决对策 。这里所提到的一些问题并不是这 鄂尔多斯假日酒店是由鄂尔多斯市人民政 一家酒店所存在的 , 所以力图通过个案分析来 府投资兴建 , 委托洲际集团管理的该市第一家 引起各酒店管理层对酒店采购管理问题的重视 , 提高酒店采购效率 , 使采购部充分发挥其在酒 ( ) 作者简介 : 宋河有 1979 - , 男 , 汉族 , 河南鹤壁人 , 内蒙古师范大学旅游学院讲师 , 硕士 , 从事旅游管理 (() ) 研究 邮编 : 010022 ; 韩雪丽 , 内蒙古公路工程局 邮编 : 010010。86 店运营中的重要作用 。同时 , 以期对酒店采购 1所示 , 采购部作为酒店的 “血液中枢 ”机 图 相关问题的研究有所补充 。构 , 它与其他部门之间的关系是否融洽和高效 , 直接影响着企业的 “血液 ”传输效果 。一 、采购部在酒店中的地位与作用 饭 店 酒店所需的物品都需经过采购部采购 , 采购 管 部是保障酒店正常运营的重要部门 , 同时也是降 理 低酒店成本费用的关键部门 。在酒店运营中只有 充分重视采购环节 , 提高采购部的工作效率 , 优 化采购流程 , 才可能有力提高酒店的盈利水平 。 酒 () 一 采购部是酒店内的物流集散中心 店 酒店各部门所需的几乎所有物品都需经过 采 购 采购部 购 买 进 入 酒 店 内 , 然 后 分 散 到 各 部 门 。 工 因此 , 可以说 , 采购部是酒店内的 “物流集散 作 流 中心 ”, 相当于人体的 “血液中枢 ”, 其与酒店 程 内其他部门间的联系是十分频繁和密切的 。如 中 存 在 的 问 题 及 对 策 — — 基 于 鄂 尔 多 斯 假 日 酒 店 个 案 的 研 究 /宋 河 () 是 , 从酒店各部门所需的各种设备 、物品 、材 二 采购部是酒店的成本控制中心 有 , 众所周知 , 成本控制是酒店盈利的重要环 料等的购 买 申 请 开 始 , 中 间 经 过 询 价 、报 价 、 韩 雪 节 , 简单来说 , 酒店盈利 ? 酒店收入 - 酒店支 申报 、审 批 、发 货 、催 货 、收 货 、验 货 入 库 、 丽 出 。除了酒店内部运营过程中各个部门所做的 签字领货等过程 , 如图 2 所示 , 每个环节都紧 成本控制工作外 , 酒店的成本控制在很大程度 密相扣 , 缺一不可 。 上取决于采购成本的控制 。采购的原料价格下 具体来说 , 其采购工作程序是 : 先由各使 降将会使酒店成本下降 , 盈利上升 。因此 , 采 用部门按所需的详细物品 、设备 、材料等填写 购部不仅是酒店的物流集中和疏散中枢 , 而且 采购单 , 由其部门经理确定合理到货日期 , 然 是酒店的成本控制中心 , 其在酒店内的地位是 举足轻重的 。 () 后签字报 采 购 部 新 购 物 品 则 需 提 供 样 品 , 这时采购部经理按照物品详细向相应的三家供 二 、鄂尔 多 斯 假 日 酒 店 采 购 工 作 流 应商询价 (通常情况下是向与酒店经常合作的 程基本现状 ) 供应商询价 , 最后确定报价最低的供应商及其 鄂尔多斯假日酒店采购部的采购流程一般 物品报价 , 然后签字上报财务部及行政部审批 。 87 经过财务副总监 、财务总监 、副总经理 、总经 理审批签字后的采购单再次返回采购部 。此时 , 原有供应商停止供货后酒店就不 啡勺 、水杯 得不另换供应商时 , 如果原供应商厂家生产的 采购部经理才可通知供应商发货 , 并告知付款 (方式和付款日期 异地购买一般由财务部以支 咖啡勺 、水杯样式是独一无二的 , 那么酒店就 饭 不得不为保持其整体形象而全部更换新样式咖 票方式在供应商发货前付款 ) , 货到后由财务部 店 下属的 收 货 部 验 货 入 库 , 同 时 做 好 收 货 记 录 ,啡勺 、水杯 , 这将给酒店带来巨大的成本开支 。 管 之后通知申请部门签字领货 , 这才完成此次采 供应商在停止为酒店供货后也会对酒店的 理 购任务 。如果在申报审批过程中某个环节出现 信誉度在业界内进行诋毁 , 这将导致酒店在选 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 分 歧 而 没 能 通 过 审 批 , 则 需 更 换 供 应 商 。 择新供应商的过程中遇到困难和采购障碍 。而 此时由财务总监推荐新供应商或是由采购部经 在长期催要货款而无法成功的供应商更会借助 酒 店 法律手段 , 这更会影响酒店的正常运营 , 造成 理重新选择供应商 , 并提供新的供应商资料及 采 酒店美誉度下降 , 直接影响酒店整体收益 。 其物品价格上报审批 , 通过后才可以通知发货 。 购 工 () 二 采购单审批效率低下导致酒店采购 采购部在每 周 的周 一 、周 三 、周 五 、周 日 作 进程缓慢 由采购员外出采购酒店所需的新鲜蔬菜 、水果 、 流 程 如前所述采购流程中谈到的采购单 , 它是使 肉类 、酒水等日耗量大的物品 。有时也会在酒 中 用部门在申请购买所需物品过程中的媒介 , 其申 店举行紧急宴会时临时由采购员外出采购酒水 存 在 报审批时间长短将决定所采购物品从发货 、送 等物品 。其他大宗物品如洗碗机 、洗衣设备及 的 货 、收货 、验收到使用 部 门领 取使 用 的时 间长 数量大的日用品如饮品 、卫生用具及餐具等物 问 题 短 , 而各个使用部门都希望这个中间过程花费的 品都是按照采购程序由供应商上门送货 。 及 时间越短越好 。而在鄂尔多斯假日酒店 , 各部门 鄂尔多斯假日酒店的采购单分四联 , 在酒 对 策 主管 、经理来采购部催促 、讯问所需物品的情况 店的采购工作结束后 , 采购单白联留在采购部 — 作采购 记 录 , 粉 联 交 财 务 部 报 账 作 财 务 记 录 , 屡有发生 。这有时是因为供应商在发货过程中出 — 基 现的时间延误 , 但更多的是酒店管理层在审批部 黄联交收货部作收货记录 , 蓝联留在申请部门 于 鄂 门所需物品采购单的时间过长引起的 。 鄂尔多作为领货时的凭证 。而酒店采购部所有采购单 尔 多 据和供 应 商 提 供 的 产 品 信 息 、卫 生 检 疫 证 明 、 斯假日酒店采购单中有申请日期和 斯 假 要求日期一栏 , 各部门可根据所需物品紧急程 企业经营许可证及付款发票等相关票据都需采 日 度填写所需物品的采购时间 , 如西厨房需一个 酒 购部归档保管 。 店 煎蛋锅 , 在填写要求日期时注明是 2 天 , 但是 个 三 、鄂尔 多 斯 假 日 酒 店 采 购 工 作 流 案 从上报采购单到寻找供应商询价 , 经上报审批 的 程中存在的主要问题 研 起码也需要 1天 , 再到通知供应商发货 、收货 、 究 () 一 拖欠供应商货款现象频发导致供 应 领取又需 2 天时间 , 所以西厨房是很难在 2 天 /宋 内用上这个锅的 。如果碰上审批不顺利 , 某一 商不断更换 河 供应商是酒店所需物品的直接供给者 , 是 环节受阻则会时间更长 , 这就形成了使用部门 有 , 酒店采购链条上的重要一环 。酒店与供应商搞 主管 、经理等人员常来采购部催促 、质询审批 韩 雪 好关系是十分重要的 。但在鄂尔多斯假日酒店 进程及采购进程的情景 。而一些紧急物品的采 丽 采购部却经常能看到供应商来催要货款的现象 , 购速度又会关系到酒店的正常运营 , 如洗衣房 而采购部经理自然会将责任推给财务部 , 让供 急需更新的设备 , 厨房急需的新洗碗机 , 客房 应商拿着采购单据去找财务总监要钱 , 而财务 急需的枕 巾 , 餐 饮 急 需 的 酒 水 等 物 品 。所 以 , 采购审批时间过长常影响到酒店的正常运营 。 总监又以酒店规定每月 15 日后才可付款为由或 () 记录单据遗失无法核对等理由拒绝付款 。这导 三 采购部人际关系复杂致使其工作效 致一些小供应商因资金周转不开 , 由于无法及 率低下 时收回货款而终止与酒店的合作 。被长期大量 采购工作在酒店内被认为是一个有 “油水 ” 拖欠货款的多为与酒店长期合作的供应商 , 酒 的职位 , 多数人认为采购人员能在采购过程中赚 店长期使用其提供的物品 , 一旦这批供应商停 取回扣 , 与供应商联合高报价低采购 , 从而在增 止与酒店合作 , 将导致酒店更换新供应商 , 需 加酒店成本支出的基础上提高个人收益 。理论 要重新购买整套产品组合 。例如 , 客房中的咖 88 上 , 采购人员的任用是不能通过酒店领导层的关 系进入采购部门的 , 这不仅有利于避嫌 , 以免在 , 这样既可以解决其资金周转方面的困难 付款 日后工作中出现重大损害酒店利益问题时难以处 问题 , 又能酒店建立稳定的合作关系 。对于那 理 , 还在于应以才用人 。而恰恰很多酒店高层由 些资金实力雄厚的大型供应商还可以按照以往 饭 的付款时间付款 , 这样有区别的付款时间可以 于对 “外人 ”不放心 , 多数是用人唯亲 。鄂尔多 店 斯假日酒店采购部员工就都是与酒店高层领导有 既不会失去新加入的供应商 , 也不会对原有供 管 应商的利益造成大的影响 。 亲属或朋友关系的 , 这致使其他部门很多员工对 理 21 收货记录与票据保存工作专职化 酒店财采购部员工具有抵触情绪 。 采购部内部成员间 务部的收货记录是对供应商结算货 的关系及其与财务总监 的关系也很复杂 。采购部内 , 采购经理与采购 款的直接凭证 , 但有时人为的因素会导致收货 酒 店 记录丢失 或 收 货 记 录 工 作 的 遗 漏 等 情 况 出 现 , 人员经常会因供应商问题产生矛盾 。因为他们 采 这致使采购单无法与收货记录核对 , 供应商无 都有自己的供应商关系 , 也各自负责酒店的一 购 工 法及时结算货款 。遇到这种情况就只能再仔细 部分采购任务 , 例如一名采购员主要负责厨房 作 核查账 目 , 从 申 请 使 用 部 门 的 领 货 记 录 查 起 , 用品采购 , 另一位主要负责工程方面的采购工 流 程 经过核查采购部的采购单记录 , 再到核查收货 作 , 而采购部经理则主要负责客房部等其他一 中 部的收获情况记录 , 然后还需供应商提供送货 些部门的采购工作 。他们常会因为更换供应商 存 在 记录等一系列证明材料 , 这样双方都很耗费精 或者采购进程过慢而产生矛盾分歧 。而他们与 的 力 , 供应商的货款也将推迟拿到或是石沉大海 财务总监的关系也不太融洽 , 原因也大都是各 问 题 而自认倒霉 。 自负责的采购工作无法及时向供应商提供货款 及 因此 , 财务部及其下属的采购部和收货部 而经常被供应商催款 , 或因更换供应商的问题 对 策 必须及时 做 好 相 关 的 采 购 、收 货 记 录 。同 时 , 而产生矛盾 。这种种矛盾都会严重影响到酒店 — 采购工作的正常开展 。 财务部应委派一名办事认真 、责任心强的人专 — 基 门负责 监 督 相 关 记 录 、票 据 的 存 放 归 档 工 作 , 于 四 、酒店 采 购 工 作 流 程 中 存 在 问 题 鄂 并定期整理相关档案 , 发现账目与所存单据不 尔 的基本对策 多 符的情况应立即上报 , 及时处理 。如再遇到供 斯 假 () 一 以科学的规制避免或减少拖欠供 应 应商因票据遗失等情况无法拿到货款时 , 各相 日 商货款现象 关部门应主动负起责任 , 对供应商负责 , 努力 酒 店 鄂尔多斯假日酒店采购部经常产生拖欠供 为其解决货款问题 , 保持酒店与供应商的长期 个 案 应商货款现象主要归结为两个原因 : 第一是酒 “双赢 ”。 的 研 店财务 规章制度 食品安全规章制度下载关于安全生产规章制度关于行政管理规章制度保证食品安全的规章制度范本关于公司规章制度 的限制 。酒店财务部明确规定 : () 二 以简练科学的程序提高酒店采购审 究 每月 15 日后是向供应商付款的时间 , 而 15 日 批速度 /宋 酒店采购审批效率低下可以归结为采购单 前是财务部整理财务信息报账的时间 , 因此一 河 些供应商无法在货到后立即拿到货款 。还有些 缺乏分类审批和审批程序过于复杂两大方面原 有 , 供应商不了解酒店财务部的付款时间而错过当 因 。没有明确规定出紧急采购物品与一般采购 韩 雪 月付款 期 限 , 从 而 不 得 不 拖 延 到 下 个 月 收 款 。 物品的审批程序差异 , 而是统一按照申报审批 丽 这使一些新供应商无法适应而在遭遇要债危机 程序进行采购 , 这就必然使一些部门所需的紧 后结束了与酒店的合作关系 。第二个原因是酒 急物品不能迅速及时得到采购 , 而需等待层层 店财务部的收货单据保管不善 。财务部收货单 审批后才能通知供应商发货 , 如果遇到需要临 据遗失而无法报账也会造成供应商的货款无法 时变更供应商的情况 , 又需要由采购部申报新 及时收回 , 造成供应商的经济损失 。所以 , 要 的供应商情况 , 上报供应商变更表 , 进行层层 尽量避免或减少拖欠供应商货款的现象可以从 审批通过后才能由新的供应商提供所需 物 品 。 以下两方面着手 : 因此 , 就常会 出 现 各 申 报 使 用 部 门 来 采 购 部 11 付款时间灵活化 、差异化 针对不 同 的 供 催促采购 所 需 物 品 的 现 象 。采 购 单 审 批 时 间 应 商 制 定 灵 活 的 付 款 时 间 。 过长的原因 也 与 酒 店 的 采 购 程 序 规 定 有 一 些 如对一些资金实力弱的小型供应商可以采取货 关系 , 酒店规 定 采 购 单 的 审 批 必 须 经 过 财 务 副总监 、财 务 总 监 、副 总 经 理 、总 经 理 等 层 89 到及时付款的方式 , 或者采取分批付款的方式 层审批 , 缺一不可 , 如果其中一位外出 不 在 , : 来协调相关的人际关系 酒店则会安 排 相 应 人 员 代 替 其 审 批 签 字 , 如 11 采购工作透明化 在酒店的员工大会上可 遇人为原因 而 遗 忘 审 批 则 会 耽 误 整 个 审 批 流 以让采购人员与酒 饭 程时间 , 从而 必 然 造 成 酒 店 物 品 采 购 进 程 缓 店员工进行沟通交流 , 适当公开一些自己的工 店 作情况 , 如 汇 报 一 下 近 期 酒 店 采 购 工 作 进 展 ,可 采 慢 , 引起 使 用 部 门 的 不 满 。简 单 来 说 , 管 取以下对策 :加深酒店员工间的相互理解 。采购部人员在外 理 11 分类审批采购单 出采购时要做好现金使用记录 , 保存好发票及 收据 , 在采购完毕后要及时到财务部报账 , 结 酒店采购部先对各部门申报的采购单进行分 算钱款 , 避免现金使用不明 、票据与账目不符 类 , 区分出急需采购的物品单据和非急需采购的 酒 店 的情况发 生 , 使 自 己 的 工 作 公 开 化 、透 明 化 , 物品单据 , 然后再上报财务部 、行政部审批 。对 采 进而维护好个人声誉 。 于申报急需采购的物品 , 如酒店急需的酒水类物 购 工 品审批部门应加以重视并快速及时的审批通过 ,21 采购人员任用科学化 酒店领导层在选拔作 之后采购部通知与酒店签有长期供货 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 的供应 任用采购人员时 , 应避 流 程 商及时送货以解燃眉之急 。对于那些并不急于购 免所任用的采购人员与酒店高层领导间存在亲 中 买的大宗物品可以经过详细的比较供应商间的商 属 、朋友等关系 。坚持严格的用人原则 , 选拔 存 在 一些平时工作坚持原则 、责任心强 、为人正直 、 品质量 、价格以及供应商的信誉 、售后服务等情 的 不为金钱所动的员工来从事采购工作 , 适时更 况后再审批采购 。这样既可保障酒店正常运营又 问 题 换现有的采购部人员 , 以提高采购部门内部及 能够化解酒店部门间的矛盾 。 及 21 合理简化审批程序 另一个解决酒店采购其与其他部门间团队协作的效率 。从酒店的长 对 策 进程慢的方法是与信 期运营角度来看 , 这样做可以更好地为酒店节 — 约采购成本 , 创造利润空间 。 誉度高的供应商签订长期送货合同 , 可以根据 — 基 结语 : 酒店采购的各种材料就像一个人要 酒店一些日耗量大的物品如蔬菜 、水果 、酒水 于 鄂 输入的营养一样重要 , 当然采购工作也就是酒 等物品的需求量来规定供应商的送货时间 , 由 尔 多 店运营的基础 。与供应商的合作 、采购审批程 供应商直接上门送货 , 如遇到临时情况需要紧 斯 假 序 、采购人员选择等问题是采购流程中的关键 急采购时 , 也可直接通知该供应商临时上门送 日 酒 问题 。这里虽然具体剖析了鄂尔多斯假日酒店 货 , 这样做可以省去采购单的审批时间 , 加快 店 的采购流程问题 , 但它只是我国酒店业中的一 酒店采购进程 。 个 案 () 三 以科学透明的用人制度简化人际关系 个代表 , 或许还有千百家酒店存在类似的乃至 的 研 采购部之所以常出现人际关系矛盾 , 一是 更多的问题 , 因为它们所处的大环境是基本相 究 由于 采 购 工 作 常 使 人 产 生 “采 购 人 员 必 吃 回 同的 。这些问题的解决有待于学界和业界的同 /宋 扣 ”的认识误区 。因为采购人员的工作并不是 仁们共同努力 , 为我国酒店业的更高水平国际 河 化发展做出贡献 。 透明公开的 , 工作大多数是在外面完成或在办 有 , 公室通过打电话完成 。再加上采购部人员与酒 韩 雪 店高层领导间的裙带关系 , 就会造成人们对采 参考文献 : 丽 [ 1 ] 容莉 1 酒店企业采购成本控制的新思考 [ J ]. 饭 购人员的更深误解 。另一方面 , 鄂尔多斯假日 ( ) 店现代化 , 2003 1: 42 - 451 酒店采购部中的采购经理与两名采购人员各分 [ 2 ] 黄平 1酒店内部管理体系中采购业务的控制 [ J ]. 管各自的采购任务 , 有自己固定的供应商和采 ( ) 新疆石油教育学院学报 , 2004 2 : 47 - 481购关系网 , 他们常因各自的利益而出现关系紧 [ 3 ] 张坚 1谈酒店财务管理中的采购管理 [ J ] 1 科技 ( ) 张 。另外 , 由于各自供应商的货款无法及时发 咨询导报 , 2007 9: 1511 放 , 也导 致 了 采 购 部 人 员 与 财 务 总 监 的 矛 盾 。 [ 4 ] 肖江 , 马晓丹 1酒店采购新模式的尝试 [ N ] 1 中 ( ) 国旅游报 , 2007 - 5 - 30 6 1 财务总监在核对报价时认为报价过高需要更换 供应商时也造成了双方的摩擦 。可以从两方面 90