常用办公设备实用技术

常用办公设备的使用 1打印机 2传真机 3复印机 4扫描仪 5数码相机 6移动存储设备 7投影机常用办公自动化设备实用技术1打印机打印机是计算机的重要输出设备，也是实现办公自动化中必不可少的装备。用户可以通过简单的操作，利用打印机把制作的各种类型的文档适时地输出到纸张或有关介质上，从而便于在不同场合传送、阅读和保存。办公常用的打印机按工作方式分类有：1.1打印机的分类和工作原理激光打印机针式打印机喷墨打印机1.针式打印机：又称点阵打印机，是使用较早的一种打印机。基本工作原理：在打印机接收到计算机传送来的打印信息后，从字库中找到字符或图形相符的编码，然后驱动打印头，完成打印。针式打印机外型如图所示：优点：结构简单、使用灵活、技术成熟；同时还具有高速跳行、多份复制和大幅面打印的独特功能。缺点：针式打印机分辨率不高噪音大，不能输出精美彩色文件是针式打印机最大的缺陷。2.喷墨打印机：是近年来较成熟的一种低噪声的打印机。液态喷墨式：在打印时，将固态墨加热液化后喷射到纸上，在纸上形成文字和图像。气泡式：通过加热喷嘴，使墨水产生气泡，喷到打印介质上，形成文字和图像液体压电式：在强电场作用下，墨水通过细窄的喷嘴高速喷出，在纸上形成文字和图像。固态喷墨式优点：噪声低，速度快，送纸灵活，打印质量高，价格较低，能打印多种类型的材质。缺点：耗材价格较贵，无法打印多层打印纸。喷墨打印机外型如下图所示：喷墨打印机机械部分电路部分墨盒喷头清洗部分字车机械输纸机构传感器3.激光打印机：工作的整个过程是充电、曝光、显像、转像、定影、清除及除像等七大步骤的循环。优点：与喷墨打印机相比，它的主要特点是技术成熟、性能稳定、打印速度快、噪音低、使用成本低廉、输出质量高。缺点：价格比较高。激光打印机如下图所示1.2打印机的选购主要考虑的因素打印质量整机价格打印成本分辨率汉字打印质量打印速度打印机的使用应严格按随机文件《使用说明书》或《使用手册》中规定的步骤进行操作。不同类型的打印机虽然操作方法不同，但是一般都有如下图所示的工作步骤。1.3打印机的使用1.4打印机的常见故障诊断引起打印机不能打印有硬件和软件两种原因，当然，病毒也可能引起该故障，发生这种现象时，可按如下步骤进行处理：1.首先检查打印机电源线连接是否可靠或电源指示灯是否点亮，然后再次打印文件，仍不能打印，请看下一步。2.检查打印机与计算机之间的信号电缆是否可靠连接，检查并重新连接电缆后，如果打印机仍不能打印，请看下一步。1.4打印机的常见故障诊断3.换一条能正常工作的打印信号电缆，然后重新打印，如仍不能打印，请看下一步。4.检查串并口的设置是否正确，即将打印机使用的端口设置为Enable，然后正确配置软件中的打印机端口，如果打印机仍不能打印，请看下一步。1.4打印机的常见故障诊断5.检查打印端口模式设置是否正确，如果打印机仍不能打印，请看下一步。6.检查打印机驱动程序是否正常，如果未使用打印机原装驱动程序，也会出现不能打印的故障，这时需要重新安装打印机驱动程序。如果打印机仍不能打印，请看下一步。9.如经过以上处理还不能打印，则可能是打印机硬件出现故障，只有将打印机送专业检修点。1.4打印机的常见故障诊断8.检查是否是病毒原因，用查毒软件处理之后，如果打印机仍不能打印，请看下一步。7.检查应用软件中打印机的设置是否正常，例如在WPS、Word中将打印机设置为当前使用的打印机，如果仍不能打印，请看下一步。传真是一方将相片、图表、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、文件、设计图纸等文字或图纸资料，利用传真机，按照原样传送给对方的一种通信方式。传真机或称远距离复印机。2传真机传真机外形如下图所示：怎样才能选购到一款既经济又实用的传真机呢？传真机按价格、功能分为高、中、低档三类传真机，他们都具有复印、发信、收信三项基本功能。其他差别在：是否带液晶显示（中/英文）、多页自动进纸、自动切纸．录音电话、无纸接收、来电显示、呼叫转移、复印、打印、扫描（内/外置计算机接口）、普通纸（喷墨、热转印、激光）等。2.1传真机的选购安装传真机时,应选择在干燥、清洁、无阳光直射的平台上安装。安装时可按下述步骤进行：步骤1.按说明书的接线图将外线（进户电话线）与相应端子连接；步骤2.将电话机的两根线与相应端子相连接；步骤3.将传真机的电源线插入3A以上的插座盒；步骤4.将地线与传真机后面接线盒上的接地端子相连接；步骤5.根据使用的线路是公用电话交换网还是专用网的实际情况，设定相应的硬件开关；步骤6.可根据估计的中继线长短和交换机要求接口电平 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ，调到相应输出电平，一般情况下，用户无需调整；步骤7.根据实际要求与环境设定相应软件开关。2.2传真机的安装 发送传真发送传真时，将原稿按照规定放置于传真机进纸口处，然后提起电话拨打对方传真机的号码，听到对方准备好接收传真的信号后，按下传真机上的【开始】按钮，即可开始发送传真。2.3传真机的使用2.3传真机的使用2.接收传真接收传真时，听到传真机上的电话铃响后，提起电话，如果对方要求发送传真，则按下传真机上的【开始】按钮，即可收到传真，接收到的传真会自动复印在传真纸上。大多传真机都具有自动接收传真功能，当你将传真设置为自动接收状态，在默认3声响铃无人接听后，传真自动接接收传真。2.3传真机的使用3.复印将原稿发送面朝下放入进稿台，若听到一声提示音表示放置到位。根据原稿选择适当的分辨率或半色调，按复印键开始复印。2.3传真机的使用4.传送文件时注意事项（1）使用传真机应注意选用的记录纸幅宽必须符合要求，纸两端不要卡得太紧，还要注意纸的正反，正面应面对感热记录头（可用划痕检查，有痕者为正面）。记录纸纸头应送达指定位置。（2）大于技术规格规定的最小幅面或小于技术规格规定的最大幅面；小于文件 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 传感器能检测到的最小距离；文件有严重皱折、弯曲、破损或残缺、过紧或过松、墨汁未干或用胶汁书写的文件都不能直接送入传真机。（3）传送文件时，一次放置页数不能超过规定页数，文件位置要推进到放大标志或启动自动输纸机构动作的地方；（4）文件要排列整齐，靠近导轨，前端要撂成楔形2.4传真机的维护 文件复印时一侧字迹不规则范白原因：（1）上盖扣合不严或范白一侧的挂钩没有挂到位。处理方法：打开面板后压住两边用力重新扣合。（2）也可能是热感头（TPH）错位所致。处理方法：打开面板后反复按压热感头，调整使其复位。2.4传真机的维护2．文件复印有黑带原因：扫描器（CIS）表面脏或者热感头故障。处理方法：可以先清洁扫描器，如仍有黑带，则更换热感头。3．文件复印1/4白原因：热感头或者扫描器故障。处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头良好，则为扫描器故障，更换扫描器。2.4传真机的维护5．文件复印全白原因：主板，热感头或者扫描器故障。处理方法：首先进入服务模式，测试热感头，如有问题，更换。如果热感头没问题，更换主板，复印仍显示全白，再更换扫描器。4．文件复印不清晰原因：扫描器或白辊脏。处理方法：清洁扫描器和白辊。复印机是一种能将手写、印刷或绘制的原始文件，复制出和原稿相同文件的机器。它不需要印刷版，且具有快速复印、缩放等现代化特性节省人们许多抄写、刻印的时间，是必备的自动化办公设备。目前被普遍使用的复印机所采用的技术称为“静电复印技术”。静电复印机外观如右图所示。按下复印开始键，机器便开始运转，数秒钟后纸张进入机内，经过充电、曝光、显影、转印、定影等工序即可复印出复制品。3复印机现在市面上出售的复印机有两类：一类是模拟式复印机，另一类是数码式复印机。模拟复印机价格低廉，数码复印机价格较高。数码复印机与模拟复印机相比，其主要优点是：1．一次扫描多次复印。数码复印机只需对原稿进行一次扫描，便可多次复印，由于减少了扫描次数，所以降低了扫描器的磨损及噪音。2．复印质量好。可复印文本、图片、证件，有非常高的清晰度。3．有强大的图像编辑功能。能够实现自动缩放、单向缩放、自动启动、双面复印、组合复印、重叠复印、图像旋转、黑白反转、多种缩放倍率等多种效果。4．先进的环保系统设计。数码复印机都具有预热模式、自动关机、节能、环保功能等。3.1复印机的选购安装时下列环境请勿安放：潮湿、阳光直射、多尘、通风不良、温度、湿度变化极大。另外，必须将复印机置于坚固、平整的地面；必须让复印机背面至少离墙10厘米，以确保良好的通风和散热；必须使用复印机上规定的额定电源，并将复印机接地。复印机的安装建议参考随机操作手册进行，一般需经过以下步骤：3.2复印机的安装步骤1：查主机零部件、消耗 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 及备件，确保完整无缺。步骤2：按照安放要求正确放置主机，并依次安装感光鼓，加入载体及墨粉安装纸盒和副本盘。步骤3：主机显示及工作状态检查、包括机器各部位有无损伤和变形；各齿轮、皮带轮和链轮等是否处于正确位置；各按键和机器状态显示是否正常。步骤4：机器试运行。步骤5：做好记录。步骤6：安装自选附件。由于复印机的操作是一项技术性较强的工作，不了解机器的基本原理和构造，就无法正确地使用它，有时还会因操作不当而损坏机器，影响使用。下面介绍一些复印机的使用常识以及使用经验：3.3复印机的使用1．预热2．检查原稿3．检查机器显示4．放置原稿5．设定复印份数6．设定复印倍率7．选择复印纸尺寸8．调节复印浓度1．基本保养程序（1）查阅保养或维修档案，根据机器的复印数量和使用时间检查达到时限的易损零件。（2）记录计时器的读数。（3）对复印机进行清洁。（4）检查并修复有故障的部分，更换性能不良的零件。（5）安装好机器，复印数张复印品，留一张存档。同时填写维修或保养卡片存档备查。3.4复印机的保养和维护2．定期保养程序复印3000张后：要对废粉盒、显影器底部、导纸板和稿台玻璃进行清洁；复印1万张后：要对显影辊和定影器进行清洁；复印5万张后：除清洁主要部件外还要检查易损零部件的工作状况，有损坏的需及时更换；复印10万张后：还应检查驱动部件的工作状况是否需清洁、加油或更换。3．保养应注意的问题在保养过程中为了不使机器产生人为故障或损坏机器的零部件，必须注意以下几点：（1）保养应在断电情况下进行。（2）一定要用中性清洁剂清洁。若清洁某些部件时需使用酒精，应注意防火。（3）使用润滑剂一定要适量。塑料和橡胶零件不可加油，否则会促其老化。（4）拆卸部件时，应注意次序，必要时要做记录，以免安装时漏掉或颠倒次序。（5）拆下的不同螺钉要记好位置，以免上错，损坏机器。4．处理常见问题（1）卡纸：卡纸后，面板上的卡纸信号亮，这时需打开机门或左（定影器）右（进纸部）侧板，取出卡住的纸张。（2）纸张用完：纸张用完时面板上会出现纸盒空的信号，装入复印纸，可继续复印。（3）墨粉不足：墨粉不足信号灯亮，表明机内墨粉己快用完，将会影响复印质量，应及时补充，有些机型出现此信号时机器停止运转，有些机型仍可继续复印。加入墨粉前应将墨粉瓶或筒摇动几次，使结块的墨粉碎成粉末。（4）废粉过多：从感光鼓上清除下来的废墨粉收集在一只废粉瓶内，装满后会在面板上显示出信号，有些机器与墨粉不足时使用同一个信号，这就更应当注意检查，当废粉装满时要及时倒掉。扫描仪广泛应用于各类图形图像处理、出版、印刷、广告制作、办公自动化、多媒体、图文数据库、图文通讯、工程图纸输入等许多领域，而且随着中国大力推行电子商务，电子办公等信息化政策，扫描仪在商用领域将走得更深更远。现在的扫描仪应用主要有：家庭使用、一般办公使用和专业级用户，而且种类很多具体有以下：平板式扫描仪、名片扫描仪、底片扫描仪、馈纸式扫描仪、文件扫描仪、手持式扫描仪、鼓式扫描仪、笔式扫描仪、实物扫描仪和3D扫描仪，真可谓是花多眼乱。扫描仪外观如下图。4扫描仪不同的领域要求的扫描仪不同，而且有些是截然不同，所以要根据实际情况选好适合自己使用的扫描仪。4.1扫描仪的选购扫描仪的主要性能指标x、y方向的光学分辨率色彩位数接口类型扫描幅面扫描速度1．选用必要的硬件2．选用好的原稿3．保持扫描仪的洁净4．选择正确的图像类型和扫描设置5．善用校色工具4.2扫描仪的使用要诀数码相机是一种能够进行拍摄，并通过内部处理把拍摄到的光学图像转换成以数字格式存放的电子图像的特殊照相机。如下图所示，从外观上看，普通的数码相机和光学相机中的傻瓜机差别不大，有机身、镜头、光圈、快门、闪光灯等部件，但数码相机和光学相机有内在的不同：数码相机输出的图像是数字的，光学相机输出的图像是模拟的；数码相机用电荷耦合器件成像，而光学相机是用卤化银胶片感光成像并存储。数码相机的出现改变了以往将图像照片输送计算机的方法，的确方便、省事，并减少了许多工作环节，拍摄的照片能够自动存储在相机内部的芯片或存储卡中，然后可以快速转入计算机中。数码相机的世界中还有很多千奇百怪的机型，比如，手表式、圆盘式、带半透明彩色外壳的、超薄的、带CD的等。5数码相机5.1数码相机的选购1．性能指标像素变焦快门与光圈微拍2．其他因素价格试机1．数码相机的拍照方法拍照参数的设置内容大概涉及存储模式选择、自动或手动曝光量选择或设定以及白平衡和感光度设定等。数码相机快门释放按钮操作时需先半按下按钮，等待系统通过反馈电路自动调整焦距和曝光量，锁定后取景器旁边的绿色指小灯会点亮，这时，再完全按下快门释放按钮，才可完成拍照。5.2数码相机的使用和维护2．数码相机的日常维护（1）存放时：注意防潮、防尘、防高温。温度范围－20~60℃，湿度范围10％~90％。（2）清洁时：若使用交流电源转接器，应断开。可用浸过中性洗涤剂或清水并拧干的软布擦拭，然后用干燥的软布擦干。（3）使用时：防止异物（灰尘、雨滴、沙砾）进入机内，防止受重力撞击或震动，不要在暴风雨中或有闪电时的室外使用，不要在充满可燃性或爆炸性气体之处使用，不要突然把照栩机从热处带入冷处或从冷处带入热处。使用环境温度范围为：0~40℃，湿度范围30％~90％。（4）关于电池：请使用照相机规定使用的电池，包括尺寸、容量和化学性质。请按电池舱盖指示正确放入电池。请勿混用新旧电池或不同类型的电池。请勿使用漏液、膨胀或有其他异常情况的电池。采用移动外存可以很方便地进行数据的交换、备份、保密等。常用移动外存按容量的大小分为：软盘、U盘、移动硬盘。如下图所示。6移动存储设备其技术参数有：①存储容量；②存取周期；③存储可靠性。1．移动硬盘简介移动硬盘是近年来使用比较多的一种移动存储设备，其特点是容量大、速度快、性能高。采用的是内置硬盘抽取盒式的结构，同台式机与笔记本计算机硬盘存储介质的结构相类似，保证硬盘所具有的原始性能。这类移动存储设备具有真正“海量”的存储能力和使用的灵活性。目前国内比较知名的USB移动硬盘有爱国者移动存储王、怡华大仓库、旅之星、科软金存王、清华同方等。6.1移动硬盘2．移动硬盘的特点（1）使用方便，支持热插拔。（2）兼容性好。（3）速度快。（4）容量大、安全可靠。3．移动硬盘的安装和使用当前被用户广泛使用的移动硬盘基本上都采用USB接口。在Windows2000及其以上版本的操作系统上使用，不须手动安装驱动程序，用USB电缆连接后，系统会自动载入驱动，直接使用。在Windows98/ME及以前版本的操作系统中使用，必须在首次使用前先安装驱动程序。部分移动硬盘在某些计算机上使用时需提供外接电源，一般通过专用的电源连接线从键盘或鼠标接口获得。较新型的移动硬盘采用了从另一个USB接口获得电源的方法，提供一对二USB连接线。1．U盘简介U盘也叫闪盘、闪存，它利用Flash闪存芯片为存储介质，容量从几兆到数百兆不等，采用USB接口，可擦写100万次，体积小，使用极其方便，可通过开关写保护，能承受3米以下自由落体时的撞击，不易损坏，数据安全。2．U盘的安装和使用U盘在Windows2000及其以上版本的操作系统上使用，不须手动安装驱动程序，直接使用。在Windows98/ME及以前版本的操作系统中使用，必须在首次使用前先安装驱动程序。6.2U盘U盘的使用：将U盘与计算机的USB相连接，如果连接正常，在打开【我的电脑】时会发现一个新增加的【可移动磁盘】盘符，这就是U盘的盘符，如右图所示。在第一次使用U盘时，系统需要一些时间查找驱动程序，然后就可以在U盘中进行复制、修改、删除文件了。1．移动硬盘在携带和使用时要注意减震。2．这两种移动存储设备在拔掉之前，如果是在Windows2000以上版本的系统中一定要通过系统【拨出或弹出硬件】先停止掉设备，然后才可拔出连接电缆和设备，否则有可能会导致数据丢失或损坏设备。6.3使用移动硬盘和U盘时的注意事项在windowsXP下拔出闪盘的操作步骤是：（1）在任务栏中双击“（2）在打开的【安全删除硬件】对话框中，单击【停止】按钮，如下左图所示。弹出【停用硬件设备】窗口，单击【确定】按钮即可，如下右图所示。”图标。（3）当弹出（如下图所示）提示时，拔掉U盘，操作完成。7投影机由于投影机可以达到声、图、文并茂，大画面显示的效果，在现代社会中所扮演的角色越来越重要，应用领域也就越来越广泛了。投影机是现代办公必要的辅助设备。如下图所示为投影机外观图。投影机自问世以来发展至今已形成三大系列：CRT投影机、LCD投影机、DLP投影机。CRT（CathodeRayTube）是阴极射线管：CRT投影机显示的图像色彩丰富，还原性好，具有丰富的几何失真调整能力；缺点是亮度很低，操作复杂，体积庞大，对安装环境要求较高，并且价格昂贵，目前已经基本被淘汰。LCD(LiquidCrystalDisplay)投影机：液晶是介于液体和固体之间的物质，本身不发光，工作性质受温度影响很大。LCD投影机色彩还原较好、分辨率可达SXGA标准，体积小，重量轻，操作、携带极其方便，并且价格比较低廉，因此成为投影机市场上的主要产品。DLP（DigitalLightProcessor）数码光路处理器：DLP投影机以DMD数字微镜作为成像器件。DLP投影机的技术是一种反射式投影技术。其特点是图像灰度等级提高，成像器件的总光效率大大提高，对比度非常出色，色彩锐利。由于出于成本和机身体积的考虑，目前DLP投影机多半采用单片DMD芯片设计，所以在图像颜色的还原上比LCD投影机稍逊一筹，色彩不够鲜艳生动。7.1投影机的分类及特点使用方式投影面积亮度重量分辨率　　7.2投影机的选购由于投影机是一种精密电子产品，它集机械、液晶或DMD、电子电路技术于一体。使用过程中应该注意以下事项：1．投影机所使用的电源必须是带有可靠接地的三相电源；在插拔电源插头时，要使投影机电源处于关闭状态。2．关机时，一定要先关机呈等待状态，等风扇停转后再关掉电源开关，这一点对保护投影机特别重要。3．尽量减少开关次数，因为开机的冲击电流会影响灯泡的寿命；另外，关机后应等待5分钟以上才能再次开机操作。4．投影机在使用数小时后机内温度很高，所以在使用过程中不要随意搬动。5．使用中要注意让投影机有良好的通风散热条件。7.3投影机的使用6．使用过程中，“TEMP”指示灯变红，表示投影机过热；“LAMP”指示灯变红可能是灯泡过热，以上两种情况下都应停机，待风扇停转后，关掉电源，使其冷却，并检查通风散热情况。如果通风散热良好，等投影机充分冷却后（约20分钟），再开机使用。如果重新开机后，“LAMP”指示灯很快又亮，可能是灯泡老化，应进一步检查灯泡。7．投影机上亮度调节已经调到最大，投影图像仍很暗，或是使用中“LAMP”指示灯变亮，可能是灯泡使用时间过长，需要更换新灯泡。可用遥控器上的“TIMER”键来检查灯泡已使用的时间，检查方法是：在投影机开机情况下，连续按住“TIMER”键两秒钟，在投影机下方会显示出灯泡已经使用的小时数。正常情况下，灯泡可使用2000小时，此后，投影图像将无法满足亮度要求，应考虑更换灯泡。8．使用过程中，投影机会出现自我保护状态。这时投影机电源无论是开是关，投影机都将处于关机状态，所有键都不起作用。这时投影机并没有坏，而是因自身过热，为避免损坏而产生的一种自我保护状态，过一段时间后（约30分钟）再开机工作，一切将恢复正常。9．避免投影机镜头直对太阳，以免损坏其内部光学系统。7.3投影机的使用1．防尘2．严防强烈的冲撞、挤压和震动3．防热、防潮4．维护灯泡，延长其使用寿命5．电路部分注意事项：严禁带电插拔电缆，信号源与投影机电源最好同时接地。这是由于当投影机与信号源连接的是不同电源时，两零线之间可能存在较高的电位差。当用户带电插拔信号线或其他电路时，会在插头插座之间发生打火现象，损坏信号输入电路，由此造成严重后果。7.4投影机的维护1．填空题（1）目前应用最多的非击打式打印机是打印机和打印机。（2）传真是一方将、、、、等文字或图纸资料，利用传真机，按照原样传送给对方的一种通信方式。（3）目前被普遍使用复印机所采用的技术，称为“技术”。（4）列举5个国内经常使用的复印机品牌：、、、、。（5）目前扫描仪常见的接口方式有、、。习题2．问答题（1）办公自动化设备的选配原则是什么？（2）简述三种打印机的工作原理？（3）选购打印机时应考虑哪些因素？（4）如何使用和保养维护传真机？（5）简述传真机的工作原理。（6）静电复印机的工作原理是什么？（7）选购静电复印机时应考虑哪些因素？（8）如何使用和保养维护复印机？（9）扫描仪的工作原理是什么，如何选购？（10）如何安装扫描仪的驱动程序？（11）扫描仪在扫描时出现“硬盘空间不够或内存不足”的指示如何排除？（12）用数字照相机拍摄照片时，如果拍摄出的照片不清晰，可能是哪些原因造成的，应如何处理？（13）简述把数字照相机上的照片数据传送到计算机的过程。（14）移动硬盘有哪些主要优点？使用中应注意哪些问题？（15）如何选购投影机？返回本章 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