高译教育-国际关系学院英语翻硕应用文写作之商务信函
一、概念:
商务信函属于商务礼仪文书范畴,是指企业与企业之间,在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
二、文种特性
〔一)语气口语性
每一封商务信函的往来都是不同的企业之间或者企业领导者彼此之间的一种情感交流。人都是感性的,所以商务信函更多地体现了感性的一面。而不是人们想象的商务信函应该用一种特殊的“生意腔”,信函读起来使人感到非常热情、友好,就像朋友之间的谈话那样简单、自然、人性化。无论是歉意的道歉函,还是善意的劝说函,或者购买函,完全可以通过信函中的语气、语调来表现。
(二)内容直接性
企业每天都要阅读大量信函文件。商务信函不需要用华丽的词句。所以,商务信函要写得简明扼要,短小精悍,切中要点。用简洁朴实的语言来写信函,使信函读起来简单、清楚、容易理解。当涉及数据或者具体的信息时,如时间、地点、价格、货号,等等,要用语精确,使交流的内容更加清楚,这更有助于加快商务活动的进程。
(三)态度真诚性
商务信函要能够充分体现真诚、礼貌。不管说什么,都要带着诚意去说。把写好的商务信函拿起来读一遍,确保如果此时对方正在电话中与你通话,他一定能够感受到你的自然、真诚和礼貌。这里所说的礼貌,并不是简单用一些礼貌用语,而是体现了一种为他人考虑,多体谅对方心情和处境的态度。
(四)主旨单一性
商务信函具有纯粹的业务性,一般要求专文专事,内容集中单一,围绕公务,突出主旨。
(五)格式
规范
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性
商务信函结构类似于一般的书信,有称呼、有正文、有署名。外贸商务函、电的写作则必须依照国际惯例,用英语或对方国家所使用的语言书写,在文法和书写格式上也要符合对方的语言规范和习惯。
(六)地位平等性
商务信函是两个平等法人之间的往来文书,反映双方平等、互惠互利的关系。商务信函的写作应相互尊重,以礼相待。
(七)要求时限性
商务信函是在商务活动的每个环节中形成的,每封信函都是一定时限内的双方意愿的明确表达。因此,接收对方的信函后必须及时回复。目前,信函的传递越来越多地使用图文传真、电子邮件等快速传递形式,以适应这一特点的需要。
三、中文商业商务信函的写作格式
如同一般信函,商业信文一般由开头、正文、结尾、署名、日期等5个部分组成。
(1)开头
开头写收信人或收信单位的称呼。称呼单独占行、顶格书写,称呼后用冒号。
(2)正文
信文的正文是书信的主要部分,叙述商业业务往来联系的实质问题,通常包括:
①向收信人问候;
②写信的事由,例如何时收到对方的来信,表示谢意,对于来信中提到的问题答复等等;
③该信要进行的业务联系,如询问有关事宜,回答对方提出的问题,阐明自己的想法或看法,向对方提出要求等。如果既要向对方询问,又要回答对方的询问,则先答后问,以示尊重;
④提出进一步联系的希望、方式和要求。
(3)结尾
结尾往往用简单的一两句话,写明希望对方答复的要求。如“特此函达,即希函复。”同时写表示祝愿或致敬的话,如“此致敬礼”、“敬祝健康”等。祝语一般分为两行书写,“此致”、“敬祝”可紧随正文,也可和正文空开。“敬礼”、“健康”则转行顶格书写。
(4)署名
署名即写信人签名,通常写在结尾后另起一行(或空一、二行)的偏右下方位置。以单位名义发出的商业信函,署名时可写单位名称或单位内具体部门名称,也可同时署写信人的姓名。重要的商业信函,为郑重起见,也可加盖公章。
(5)日期
写信日期—般写在署名的下一行或同一行偏右下方位置。商业信函的日期很重要,不要遗漏。
浙公网安备 33021202002483