商业开业前营运管理工作指引

PAGE-3-开业前营运管理工作指引项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件1营运管理文件编制及报审1.1《商户手册》内容包括：XXXX简介；商户须知；商户服务；物业管理；财务管理；安全措施；应急程序等。①开业前1.5个月，参照商管总部营运中心下发的相关手册范本进行编订。②须上报商管总部审批后方可印刷发放。营运副总营运经理《商户手册》1.2《营业员手册》内容包括：营业员守则；经营管理；消防（安全）管理；公共服务指南；违规处理；基本礼仪规范等。《营业员手册》1.3《营运管理操作手册》编制营运管理工作各业务模块的操作指引、规范、规定、流程及各类记录表格。①开业前1.5个月，参照商管总部营运中心下发的相关手册范本进行编订。②须上报商管总部审批后方可执行。《XXXX营运管理工作手册》1.4开业应急预案①制定针对开业期间各类突发事件的应急预案。②充分权衡各类突发事件对广场营运管理工作产生的直接和间接影响。①重点考虑各部门之间的协同性和及时性。②做到以人为本，信息对称，反应迅速，统一指挥，影响最小。项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件1营运管理文件编制及报审1.5商户 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 和资料管理①招商工作结束后1周内，《租赁合同》（含补充协议）、《物业管理服务协议》应移交至营运部。②营运人员负责录入商户租赁合同及商户基本信息资料（ERP系统），按商管总部要求建立合同台帐。①营运部指定专人负责合同归档和分发。②严格控制合同等重要资料的查阅、借出、复印等事项，必须制定相应审批流程并保留记录。③原则上本部门人员查阅合同须经营运部经理同意；复印合同须经营运副总同意；非本部门人员查阅合同须经总经理同意。营运经理文员《商户管理工作指引》《营运信息管理工作指引》《合同管理》《档案管理》《关于数据信息保密管理的规定》1.6商户资料建档①建立商户资料档案，一户一档，每份商户档案须编写《商户档案资料目录》。装修图纸可另行保管。②认真核对商户的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标注册证、代理证书、 委托书 手术委托书下载过户委托书下载房屋委托书下载车管所委托书下载收房委托书 下载 等，且每年复查，及时更新过有效期的证书。③整理前期招商的各类文件资料。①营运部经理负责统筹商户资料建档工作，并抽查商户档案的完备情况。②妥善保管与商户沟通过程中的各类书面文件包括往来文件、确认书、承诺函、整改单及照片等。③商户及未签约客户的通讯录应妥善保管，并须建立台帐，与品牌资源库建立对应关系。营运经理文员《商户档案资料目录》1.7营运基础信息和台帐①准备日常营运管理信息记录的各类表单，包括《XXXXXXX营运信息日报表》、《XXXX租赁合同基础台帐》、《XXXX主力店、步行街商户联系台帐》等。②录入商户租赁合同及商户基本信息资料（ERP系统）。③建立各类台账、报表和档案，包括广场档案、商铺租赁、多种经营、广告位、品牌资源库等。①指定专人负责开业后营运管理信息的记录统计、分析和归档工作。②严格按照ERP系统操作规范录入相关信息。③严格按照商管总部营运中心下发的相关模版建立各类台帐、报表和档案。文员《XXXXXXX营运信息日报表》《XXXX租赁合同基础台帐》《XXXX主力店、步行街商户联系台帐》项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件2商户进场装修及现场管控2.1装修工程对接①商户签署《装修手册确认书》后向其发放《商户装修手册》等相关资料，并提醒商户仔细阅读。②商户填写《装修申请表》、《消防安全责任书》、《保险承诺书》等文件。③商户按《商户装修手册》要求提交设计图纸、工程进度表、施工单位企业相关资质证明，以及商铺店招 设计方案 关于薪酬设计方案通用技术作品设计方案停车场设计方案多媒体教室设计方案农贸市场设计方案 和效果图，一式四份。④工程部、物业部在收到《装修申请表》和装修施工图后的5个工作日内给出《装修图纸审核意见书》，并由营运人员交至商户。①商户签订租赁合同后，营运部指定专人负责进场装修及现场管控工作。②营运人员向商户发放《商户装修手册》等相关资料文件，提示商户认真阅读并按要求填写相关表格，并接收商户提交的图纸的文件资料。③工程部、物业部负责审核商户装修图纸并提出修改意见；营运人员通知商户按要求整改。④商铺店招设计 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 及效果图由各地商管公司总经理审核。营运经理营运主管《商户管理工作指引》《商户装修手册》2.2施工手续办理①商户持《装修申请表》和《装修进场审批表》在财务部完成各项费用的缴纳（包括装修押金、管理费、水电费、施工人员出入证工本费等）。②商户持《装修申请表》和缴费收据办理《施工人员出入证》。③商户持收据领取《施工许可证》。①装修方案和图纸审核通过后办理装修《施工许可证》。②营运人员负责《装修进场审批表》的流转签署。③商户提供已修改且符合要求的图纸（4套）。《装修图纸审核意见书》《装修进场审批表》2.3商户进场①在规定进场日前20天，营运部查看商铺基本情况，对不符合交房条件的，及时提交工程部并督促解决。②进场当日，由营运部、工程部、物业部陪同商户进场收房，共同填写《房屋交接确认书》。对于不符合项进行记录并及时落实解决。③营运人员实时掌握商户内装工程进度和节点，及时与施工单位沟通协调交叉施工、成品保护等配合工作。④商户制定施工进度表并张贴于商铺醒目位置。①在指定进场日交房验收，如不符交房标准的，则按现状先行交付并尽快予以完善。②营运部提前1个月将商户进场计划报工程部。③根据施工进度表管控商铺施工进度，如有问题须与商户负责人尽快沟通解决。④营运人员及时将商户付费、进场情况填写在《商户状态跟踪表》中《商户状态跟踪表》项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件2商户进场装修及现场管控2.4现场管控及验收①装修期间如需动用明火、动用消火栓、堆放建筑垃圾时，商户须提前办理《动火作业审批表》、《动用消火栓申请表》、《建筑垃圾堆放申请表》等相关手续。②工程部、物业部在施工过程中进行巡查并形成《装修现场检查记录表》。④对在巡查中发现的问题，工程部、物业部应向商户开具《整改通知书》，并要求立即整改。⑤隐蔽工程封闭前，商户须提前2日向工程部提出申请，并递交《隐蔽工程自检报告》，验收工作完成后填写《隐蔽工程验收单》。⑥装修工程完成后，营运人员及时通知工程部进行验收，并签署《装修验收退款审批表》。①商户制作施工围档后方可开始施工。②营运部监督施工进度，并及时记录装修跟进过程中的各类情况。③营运人员配合工程部、物业部进行安全、卫生、人员出入等方面的现场管控。④营运人员须与商户及时沟通，做好信息反馈，整改落实等工作。⑤营运人员做好施工现场临水、临电的现场协调工作。⑥营运人员配合做好成品保护工作。⑦营运人员配合企划部制作各类现场标识。⑧营运人员配合物业部做好人员、材料、货品等进出规定和现场管理。⑨营运人员应为商户及其供应商提供相关服务。⑩商户二次装修流程及职能定位可视情况，由工程部、物业部、营运部相互配合完成。营运经理营运主管《动火作业审批单》《动用消火栓申请表》《建筑垃圾堆放申请表》《装修现场检查记录表》《整改通知书》《隐蔽工程自检报告》《隐蔽工程验收单》《装修验收退款审批表》《商户管理工作指引》《商户装修手册》项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件3建立营运服务窗口总服务台①开业前2个月设立总服务台。②确定总服务台工作人员的统一着装。③确立总服务台的工作内容、服务标准和流程。④调试广播系统及其他硬件。⑤与工程部、物业部确认广场有偿服务内容及流程。⑥与财务部确认收费流程及操作规范，确认收费服务项目的对接。①总服务台的位置应醒目，便于寻找。②总服务台的引导标识应显著、清晰。③总服务台须参照公司整体VI要求进行设计施工。④服务项目、服务承诺、收费项目、服务监督电话等必须公示。⑤开业前1个月制作所有常用工作表单，包括：《缴费通知书》、《欠费通知书》、《停车场月卡办理申请单》、《总服务台客户接待及电话接待记录表》、《维修工作单》、《维修项目统计表》、《维修项目回访记录表》、《相关方投诉处理表》、《投诉处理事件汇总表》、《投诉处理回访记录表》、《日常运营巡视记录表》、《服务申请单》、《顾客接待登记表》、《借用物品登记表》、《邮件收发登记表》、《广告播出审批表》、《投诉信息登记表》、《投诉处理单》等。营运副总营运经理《缴费通知书》、《欠费通知书》、《停车场月卡办理申请单》、《总服务台客户接待及电话接待记录表》、《维修工作单》、《维修项目统计表》、《维修项目回访记录表》、《相关方投诉处理表》、《投诉处理事件汇总表》、《投诉处理回访记录表》、《日常运营巡视记录表》、《服务申请单》、《顾客接待登记表》、《借用物品登记表》、《邮件收发登记表》、《广告播出审批表》、《投诉信息登记表》、《投诉处理单》《总服务台管理工作指引》《总服务台人员工作规范》《广播系统管理工作指引》《营运管理工作人员行为规范》项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件4商户进场服务4.1证照办理及财务工作①商户进场前2个月，营运部联系当地消防、工商、卫生、环保、税务等部门，沟通协调商户证照办理事宜。②租赁合同签订后，营运人员主动协助商户证照办理工作。③协调落实金融配套服务。④租赁合同登记备案。①原则上商户须在当地办理独立法人营业执照。②须与商户签署三方协议。③在有条件的情况下，提供一站式证照办理服务。④营运部负责牵头POS收银系统的对接工作，要求银联公司或其他购物卡公司提供门对门一站式手续办理服务。⑤联系周边银行开展优惠的开户、收单业务。营运副总营运经理《商户管理工作指引》《商户手册》4.2手续办理及相关服务①协助商户的店员招聘工作。②办理商户营业员出入证、工牌。③配合商户开业前进货工作。④落实营业员休息和用餐场所。⑤提供商铺内的保洁有偿服务。⑥对商户各级人员进行日常营运管理和服务的沟通、培训。⑦落实餐饮商户油烟管道清洗 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ，并提供配套服务。①开业前3个月，收集商户招聘信息，各地商管公司行政部联系职介所或服务机构协助人员招聘工作。②开业前1个月，营运部了解商户进货安排，与物业部共同拟定集中进货方案，并及时与商户沟通落实。③开业前2周，落实商铺内保洁卫生工作，提供保洁公司有偿服务服务内容及标准，确保精拓荒的质量。④选择油烟管道清洗单位，提供报价供商户选择。5物料准备办公用品商户经营用品营销活动用品营运工作用品①开业前3个月：准备总服务台用品和办公用品。②开业前2个月：准备商户经营用品和营销活动用品。①总服务台物料包括：广播设施、电脑（服务台）、广播稿、背景音乐、台卡、包装用品、医疗用品、婴儿车、轮椅、纸杯、针线包等。②营运工作物料报告：对讲机、物价签、POP支架、各类表单印制、水牌、饮水机等。营运经理项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件6开业前模拟演练营运管理演练①时间：开业前2周（3-5次）②演练内容包括：开闭店（晨会）演练；总服务台模拟演练；每日营运巡查演练；美陈布置；开业庆典流程模拟；各类应急预案演练；消防演练（与人员培训相结合）等。①制定详细的演练计划，明确责任人和演练目标。②演练与培训相结合，每次演练必须进行考核。③与商户充分沟通，提高对演练的重视度和参与度。④设定情境，突出针对性。⑤及时总结，找出问题，不断改进，完善提高。⑥加强部门间的沟通，提高工作的协调和配合。⑦营运部和分管副总必须对演练情况进行评估，并作为新项目开业准备情况的重要考核依据。总经理营运副总《开业前模拟演练考核表》7开业准备7.1开业策划及配合①营运部及时将招商情况与企划部沟通，反馈项目进展情况。②开业前半年，营运部提出项目推广需求，包括商户入驻仪式、开业前预热和开业庆典等。③配合企划部进行各类推广活动策划及效果评估分析。④开业前2个月，营运部提出试营业方案。⑤落实开业庆典的相关协调和配合工作。①根据招商实际推进情况及项目后期营运管理的要求，倒排开业计划，完善各类管理方案，牵头协调工程部、物业部予以落实。②在主力店进场装修时，及时沟通开业庆典、整合营销、协同配合、后期管理方面的事宜。③与步行街商户沟通，落实开业庆典相关活动内容。营运副总营运经理7.2开业前检查①开业前1个月，营运部对广场整体准备情况进行检查。②针对商户开业前准备工作的缺陷，及时协调落实，进行整改。③落实各项开业庆典细案，做到责任到人，布置周密，忙而不乱，预案周全。①步行街商户开业前跟踪：装修验收、设备及货品进场、保洁、商品陈列、价签到位、发票、服务人员工装等。②主力店：装修进度、开业前管理界面协调等。③收费情况：合同尾款、装修费用等。④美陈情况：主力店及步行街商户的配合。⑤公共区域卫生保洁状况。⑥VI导视系统的补充和完善。《开业准备工作检查表》项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件8人员培训及考核8.1营运人员培训及考核①新员工培训②开业前系统化培训（开业前2个月）③开业前的上岗考核①新员工培训内容：项目介绍、基本制度、公司情况、工作流程等。②系统化培训：营运管理要点和职能、管理业务模块、管理方案、工作流程、投诉处理、应急预案等。③考核结果作为团队人员工作安排的依据。营运经理《培训计划》《培训考核记录表》《营运管理培训课件》《开业前店长会议纪要》《人员管理工作指引》8.2商户工作人员培训①开业前1个月，对商户工作人员进行培训和考核。②开业前1个月，由消防主管部门和工商、物价、卫生部门对店长进行培训。③开业前举行一次步行街商户店长会议。④开业前进行2-3次消防联动演习。①商户工作人员培训内容：《商户手册》、《营业员手册》等。②店长会议内容：广场管理要求、开业准备及活动配合、安全工作等。③培训与实操相结合。9开业评估及品质管理总结和评估①开业后2周内，营运部对广场开业运营情况进行总结和评估，提出工作改善的主要内容和措施。②按照品质管理的要求，检查和评估营运管理各项工作中存在的问题，进而不断调整资源配置，完善各类工作流程，提高工作效率和精细度。①营运部负责统筹开业后XXXX运营状况的总结和评估工作，全面、系统地分析开业后广场运营情况，包括消费者反馈、商户意见、公司各部门建议等，并提出改进措施。②营运部组织内部交流研讨会议，提高自检、自纠、自我改进和完善的能力。营运副总营运经理《XXXX开业初期运营状况评估报告》