公证档案查询刍议

公证档案查询刍议 公证档案查询刍议 谢京杰 深圳市公证处 随着社会发展，群众的法律意识不断提高，公证在市民社会生活与经济交往活动中扮演着重要角色，而公证档案则成为了记载人民群众进行民事活动和经济交往的重要载体。随着时间的推移，这些 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 载体的价值日益凸现出来——越来越多的人员、机构和单位开始向公证机构申请查询公证档案、复印卷宗资料。但是，根据1988年3月18日司法部、国家档案局发布的《公证档案管理办法》有关规定，公证档案的查询具有很大的局限性，其作为文史资料的重要参考价值也就难以使用，也无法满足群众需求，并与部分公证事项的办理意义相冲突。如何 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 公证档案查询，发挥其应有价值和作用，是我们必须思考和解决的一个课题。 一、公证档案查询概况 1．公证档案的查询主体 根据《公证档案管理办法》规定，公证档案现有的查询主体有四类：（1）本公证处的公证人员；（2）同级或上级司法行政机关的公证管理部门；（3）人民法院、人民检察院和有关国家机关；（4）经当事人同意查阅本人公证档案的代理律师。前三类主体都须是因工作需要才可以查询。律师则必须取得当事人本人的 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 面同意，才可以查询。 此外，除人民法院、人民检察院和有关国家机关外，其他单位和个人一般不得借调和查阅公证档案。因特殊情况必须查阅的，须由公证处报经同级司法行政机关批准。 2．查询内容 从查询内容上看，上述前三类主体因工作需要可以查询公证卷宗的全部内容；第四类主体即代理律师则仅仅可查阅“当事人提交给公证处的证明材料和公证处所记录的与当事人谈话笔录”，至于本人的相对方所提交的资料能否查询，该办法没有明确规定，从立法本意来看，是应该受限制的。 3．查询手续 本公证处的公证人员和同级或上级司法行政机关的公证管理部门因工作需要，需履行借阅登记手续；人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经公证处主任批准后办理查阅手续，因特殊情况必须借出的，应经同级司法行政机关批准；律师因诉讼代理的需要，应向公证机关提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，并取得公证处主任或副主任的批准。凡经批准允许查阅的公证档案，可以摘抄或复印所查阅的内容。 此外，凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。 二、公证档案的现实价值与查询需求 根据《公证档案管理办法》规定，公证档案在保管期限上，按照可查考、利用期限的长短分为短期、长期和永久，分别保管二十年、六十年和永久。公证档案保管的长期性以及公证档案本身的原始性、客观性和真实性，就赋予了公证档案重要的史料价值、参考价值和证据价值。在经济纠纷解决过程中，特别是诉讼过程中，公证档案的出现，往往会成为解决矛盾纠纷的一个关键性转折点，甚至影响到矛盾纠纷的最终解决。 如前所述，公证档案是记载自然人、法人和其他组织民事活动和经济生活的重要载体。若干年后，无论公证当事人还是利害关系人以及其他社会人员和组织，对于作为自己或利害关系人活动载体的公证档案，尤其是对那些永久保存的公证卷宗，都可能会有查询、摘抄、复印或其他需求的。 三、矛盾与解决思路 （一）现行查询规定与现实查询需求之间的矛盾 1．查询主体范围过窄与需求较宽的矛盾 《公证档案管理办法》仅规定了四类公证档案查询主体，甚至都没有提到公证当事人本人是否可以查询。当然，根据该办法第十六条关于律师查询的规定，可以推论出当事人本人也是可以查询、复印、摘抄其本人提供给公证处的证明材料和公证处所记录的与当事人谈话笔录，但对于对方当事人提供的资料能否查询、复印、摘抄，则不得而知了。 在现实生活中，还有利害关系人这一潜在的查询需求主体。实务中，经常有委托书的受托人持委托书复印件来要求查询、复印公证档案，根据现行规定，其要求显然是无权满足的。 2．公证本身的涉他性与查询限制性的矛盾 有些公证本身具有涉他性，只有将该公证事项告知第三人才能够产生公证的实际效用，例如夫妻财产约定 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 公证。该公证具有对内、对外两种法律效力，对内而言，夫妻或未婚夫、未婚妻之间签署协议即产生约束力；对外而言，只有告知第三人才能够产生对抗其的法律效力。在这种情况下，不特定第三人或者与夫或妻一方为经济活动的第三人来公证处要求查询，根据目前的规定也是无法满足的。 3．档案保管的保密性与可查询性矛盾 《公证档案管理办法》第十七条规定，凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，由公证处报同级司法行政机关批准。该办法第二十条又规定，档案管理人员必须严格遵守保密 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ，保守国家机密和当事人的秘密。不得超越制度向任何人提供档案或扩大利用范围；不得向他人泄露档案的内容。同样如夫妻财产约定协议公证，如果当事人要求对协议内容保密，那么该公证协议就产生不了当事人的应然目的，公证也就失去了法律意义。 （二）解决思路 第一，转变认知观念，将公证书与公证档案区别对待。公证书无疑是公证档案的组成部分，而且是非常关键的一部分，但是，公证书本身并不等于公证档案。同样，对公证书的查询，也就不等于是对公证档案的查询。如果有了这个认识，或者形成这种观念，那么，上述所说的查询矛盾或冲突都是可以解决的。 第二，公证员在办理公证过程中，要多方面履行告知义务，让当事人明白其申请办理的公证事项可否为案外第三人查询。对于当事人要求保密的公证事项，如果有可能涉及第三人利益如夫妻财产约定协议，那么公证员也要告知其申请保密的想法是无法得到满足的。至于当事人提供的相关证明材料，只是公证员在办理相关公证事项时赖以采信的依据，是公证员自由心证、进行自我判断的基础，不具有对外公开性，应按照档案管理办法的规定，履行相关查询手续。 第三，坚持保密与尊重查询权相结合的灵活原则，区别对待查询申请。公证处及其工作人员既要认识到自己对于公证卷宗负有的保密义务，也要认识到公证书毕竟是一项法定证据，除涉及国家机密和个人隐私外，具有公开性。实务工作中，有相当一部分人员要求查询的实际上是否有该公证书，是否是该公证机构出具，公证书的内容如何等，基本上不涉及对当事人提供资料的查询。对于这种查询要求，档案管理人员可以予以满足，但涉及国家机密和当事人隐私的除外。 第四，建议修改《公证档案管理办法》，对查询主体进行细分，对查询范围进行明确规定。明确规定公证当事人为可查询主体，同时明确其可以查询的范围；对公证事项的利害关系人做出明确界定，规定其查询程序、手续和范围等。 第五，建议《公证档案管理办法》对公证机构、银行等其他查询主体的查询做出规定。建立全国公证系统信息共享的平台是一个发展趋势，也是公证事业发展的必然要求。在该信息平台建立之前，公证机构、公证员在接受使用同城其他公证机构特别是外地公证机构出具的公证书时，往往需要查询核实，一些公证员为图方便，便直接打电话给出具该公证书的承办公证员或公证处，然后通过内部查询予以答复。这样做存在两个问题，一是档案查询流程不规范，二是被查询的公证书的档案记载与接受使用公证员手中的公证书内容可能不一致。为此，就需要对这一查询需求做以规范，规定必须以函件的形式进行查询，同时将被查询公证书的复印件附后。同样，银行等部门的查询也存在这个问题，对此，《公证档案管理办法》也可做类似规定。