EndNote中文指南

1 Http://wupeng.cn EndNote 使用指南 Endnote 的大名我想大家一定都听说过。这是一个专门用于科技文章中管理 参考文献数据库的软件。而且通过插件可以很方便地在 word中插入所引 用的文 献，软件自动根据文献出现的先后顺序编号，并根据指定的格式将引用的文献附 在文章的最后。如果在文章中间插入了引用的新文献，软件将自动更新编号， 并 将引用的文献插入到文章最后参考文献中的适当的位置。 主要优点：英文文献兼容性好，可以通过 Internet到 Pubmed直接检索后保存到 数据库中或者读入各种格式的 medline检索的结果。 其他的优点有： 1、根据杂志的要求自动生产参考文献，所以在写文章的时候你再也不要考虑如 何根据杂志的要求进行排版了。 2、随时调整参考文献的格式。使用这些软件可以在需要的时候随时调整参考文 献的格式。 3、方便自己查找文献。可以把自己读过的参考文献全部输入到 Endnote里头， 这样在查找的时候就非常方便。 4、参考文献库一经建立，以后在不同文章中作引用时，既不需重新录入参考文 献，也不需仔细地人工调整参考文献的格式。而且参考文献很多情况下可以直接 从网上下载导入至库中，很方便。可谓一劳永逸。 5、对文章中的引用进行增、删、改以及位置调整都会自动重新排好序。文章中 引用处的形式(如数字标号外加中括号的形式，或者是作者名加年代的形式，等 等) 以及文章后面参考文献列表的格式都可自动随意调整。这对修改退稿准备另 投它刊时特别有用。 6、 EndNote处理中文有点问题，主要是显示不正确，但其功能不受影响。实际 上，真正的不方便之处在于中英文混合引用的时候。这时，由于习惯不同，中英 文 文献格式会出再混乱。比如，某个文献的多位中文作者排列时出现类似“刘 某某,张某某,et al”字样而不是中文习惯里的“刘某某、张某某，等”字样。 7、与 WORD 的真正协同功能。安装了 EN后，自动在 WORD中建立了一个新的工具 栏，我们在写作时最常用的几项功能都只需简单点击这个工具栏即可。 在这里，我们要对 Endnote的基本使用方法做一个大概的了解。而且所介绍的内 容基本上借鉴了一些旧帖中的内容。由于本人水平所限，一定有不妥错误之处， 希望多多批评，多多指正！ 软件环境：Windows XP、Word 2003、Endnote 7 首先介绍几个 Endnote 中用到的概念 Library：Endnote 用来存储参考文献数据的文件，其实就是 database Reference：参考文献 Reference Type：参考文献类型，比如 Journal Article（这个最常用，杂志文 2 Http://wupeng.cn 章）、Book 等 Style：样式，即参考文献在文章末尾的格式，每家杂志社都不尽相同 Filter：把通过检索（比如 PUBMED）得来的参考文献导入（import）Endnote 时所用的过滤方式。由于每个搜索引擎输出的数据格式都不一样，所以导入数据 时根据搜索引擎选择对应的 Filter很重要 一、启动 下载 Endnote，正常安装之后，启动程序，我们就可以看见它的主界面了，然后 可以看见欢迎界面，这个界面个人感觉做得极差！ 二、数据库操作 既然我们还没有建立自己的数据库，不妨先看看 Endnote 自带的一个范例文件， 这个文件在 Endnote 安装目录的 Examples 文件夹下，名字叫 Paleo.enl。用工 具栏上的图标或者 File-->Open-->Open Liarary打开这个文件，我们会看到这 样的界面 1 主窗口，浏览参考文献的信息所用，最多显示 5个字段 2 字段栏，显示字段可以定制。比如图中我们可以看到图片、作者、年份、标题、 链接。点字段名可以以该字段顺序或逆序排序记录 3 预览窗口，点击文献时可以在预览窗口中显示其详细信息。信息显示格式可以 在工具栏的 Current Style 中即时切换，缺省 4种，Annotated、Author-Date、 Numbered、Show All。显示格式也可以自定义。如果同时选择多个记录，则预览 窗口中只显示第 1 个记录的内容 3 Http://wupeng.cn 4 预览切换按钮，点击此处可以切换预览窗口的显示与否 三、文献基本操作 1 打开及编辑：在某个文献上双击鼠标左键或者按回车，都可以打开文献，显示 它的详细资料。在这个画面可以对文献的各项内容进行修改，关闭时会自动保存 你做的修改 2 修改某个类型文献包含的项目：Reference Types-->Modify Reference Types。 可以修改某种文献所包括的项目，以及该项目在字段栏中显示的名称 3 修改字段栏显示内容：Edit-->Preferences-->Display Fields。可以选择字 段栏中显示的项目（见图） 4 简单添加文献：Reference-->New Reference，可以添加新文献的各个项目以 及选择文献类型。以前输入过的作者或者专业词语 Endnote 会记住并加以提示， 4 Http://wupeng.cn 这样就节约了时间了。 5 加入图片或者对象（管理全文就用这个方法）：在文献编辑画面里，光标定位 到 image 字段，然后选择 References-->Insert Picture 就是插入图片，可以显 示缩略图，还可以在 caption字段里输入简要的说明。而如果选择 Insert Object 就是插入对象，可以插入文件。常用的有 pdf、doc、xls、ppt等。（见图） 6 检索文献：选择 References-->Search References，出现搜索界面。可以选 择搜索的字段和搜索条件、内容等，还可以通过布尔逻辑连接两个搜索条件，与、 或、非等，点击 search 就可以看见结果。 有的朋友说 endnote 的搜索功能不强，只有两个搜索条件，不如 rm，其实这是 因为还没有了解 endnote。在检索窗口下面的 Add Field、Insert Field、Delete Field按钮，可以非常方便的增加或者减少搜索条件的个数，我不知道上限是多 少，反正我加到 25 还没什么问题（就是删除的时候太累）。不过也有的朋友说 endnote的布尔逻辑功能弱，这一点，由于目前我还没有这方面的需求，所以不 大了解，希望有兴趣的朋友一同研究。 7 改变文献显示格式：其实就是刚才在二、3 预览窗口里面提到的 Current Style， 通过工具栏上的下拉显示条切换非常方便。 5 Http://wupeng.cn 四、在 word 中使用 endnote 在我们正确安装了 endnote之后，word的工具菜单下应该出现 endnote 的菜单 项。（关于 word xp 和 word 2003如何嵌入 endnote菜单和如何正常使用的问题 见杂项篇）最重要的就是划红圈的这 4项。Go To Endnote很简单，就是切换到 endnote程序去。如果程序没有打开会自动打开。其他 3项我们在下面学习。 6 Http://wupeng.cn 1 把在 endnote中选择好的文献插入 word 文档中。 无论是通过搜索还是我们自行挑选的方式，找到我们想要插入到论文中的文献， 并选中这些文献。（endnote支持像按住 ctrl选择多个、按住 shift 选择一排 这样的操作）然后在 word的 endnote菜单条里选择 Insert Selected Citations， 就会插入像{Billoski, 1992 #6;Forbes, 1860 #8;Joblonski, 1986 #10}这样 的字符。这些是 endnote 用来识别它的参考文献格式的字符串。通过 Format Bibliography可以转换成我们需要格式的参考文献。至于 Format Bibliography 的使用方法，我们在第 3小节讲 2 在 word 文档中即时插入参考文献（此时 endnote程序应该已经开启） 当 我们在写论文想要在某处插入文献的时候，可以像 1里面讲的，通过在 endnote里选择文献然后插入。但是如果我们插入的文献还不确定，想要通过搜 索的功 能查询到想要的文献以后再插入，是否必须切换到 endnote 程序里呢。 不必，我们可以使用直接使用 endnote工具条的 Find Citations 命令达到我们 的目的。当然，这个时候，endnote也要启动。 把光标定位在你想插入文献的地方，选择 Find Citations，会出现一个简单的 搜索窗口。可以在里面输入相关的词语在文献数据库中查询你想要的文献。点 search即可开始搜索，显示结果以后点击每个文献会在下面的窗口里显示文献 的详细内容。决定了要插入的文献之后（1篇或者几篇），点 insert 即可插入 7 Http://wupeng.cn 文献。当然，也是 1里面的那种{Billoski, 1992 #6}一样的格式。那么怎么办 呢„„且听第 3节分解。 3 通过 Format Bibliography 把字符串转换成标准格式的参考文献。 上面我们讲过的方法 1和 2可以在写论文的时候反复交叉运用，总之，以方便顺 手为准。最后，我们的文章中已经到处布满了奇怪的字符串了。这个时候，就可 以插入文献了。选择 endnote菜单条里的 Format Bibliography 命令，有以下几 个问题需要注意设置。With Output是参考文献的格式，这个当然最重要了，这 也是 endnote 最大的好处。缺省有 4种格式，也就是 style。我们可以在点 browse 然后在里面选择某种杂志要求的参考文献输入格式，比如图片里我选择的就是大 名鼎鼎的柳叶刀（Lancet）。Layout标签里的 Font指的是论文末尾参考文献的 字体，可以根据需要设置。Bibliography 下面的文本框里是显示在参考文献之 前的文字（当然一般都是“参考文献”四个字了，也可以是英文。总之，想写什 么就写什么）Text Format 按钮是这几个字的字体，也可以根据需要设计。下面 是一些排版方面的选项，可以根据自己的需要进行调整。 把这些项目都调整好之后，点确定。endnote 就会自动查找文字中的字符串，并 自动根据我们选择的杂志格式在插入点插入标注，在论文尾部插入参考文献。这 一切都是全自动的。如果我们删除或者加入了参考文献，序号的调整也是自动的。 附言：有的朋友可能在 browse里面仍然找不到需要的杂志格式，这个时候可以 去这个网址，这是 endnote官方提供的杂志格式，有上千种，相信应该能找到吧。 如果还是没有，可以在 endnote程序的 Edit-->Output Styles-->New Style里 8 Http://wupeng.cn 面自定义一个。自定义的方法„„抱歉，我还没深入研究。以后有时间研究一下 再发帖告诉大家。另外 Open Style Manager 可以打开 style管理器，管理我们 自己的 style库，操作非常简单明了，就不多说了。 4 自动转换参考文献格式。 上面我们已经介绍了 2种插入参考文献的方法。但是，都是通过先插入字符串， 最后用 Format Bibliography 转换的办法。那么，我们有没有办法可以在插入文 献的同时就显示出来呢？那当然是有了。 就在 Format Bibliography 的窗口里，Instant Formatting 标签下，Enable即 9 Http://wupeng.cn 可。如果你觉得这种方式比较别扭，Disable 就是 了。 五、通过 endnote 检索网上数据库 这一部分我们介绍如何通过 endnote直接检索网上数据库，比如我们平时常用的 pubmed 10 Http://wupeng.cn 1 连接：Tools-->Connect-->Connect，就会出现连接选择窗口，选择一个想要 查询的数据库，比如 pubmed，然后按 Connect，就会弹出连接窗口了（如果你装 有防火墙，这时可能会跳出提醒窗口，允许连接即可） 2 搜索：连接以后，出现窗口 1，这和搜索窗口是一样的，我们可以按照自己的 要求进行检索，就像在 pubmed网站上一样。输入条件之后，按 search，会出现 窗口 2，也就是确认窗口。告诉你找到了多少篇文献，以及是否开始下载文献的 相关信息。（像我的例子里就有 100多万文献） 3 显示、选择、保存文献：在上面的确认窗口里点 yes后会来到窗口 3，这个就 是下载窗口。endnote 开始从 pubmed网站上面下载文献的相关信息（当然，是 没有全文的。全文哪里找？去检索区好好学习前辈高手的经验吧） 4 说明：在下载的过程中，随时都可以窗口下方的 pause暂停下载过程。下载完 毕后，可以选择需要保存的文献。点击窗口右下角的 Show Preview 可以看到文 献的信息，这和数据库浏览的时候是一样的。然后，当我们已经选择好需要保存 的文献，点击窗口上方的 copy all references to 按钮，选择 new library（新 建一个数据库）或者 choose library（添加到当前数据库）。添加完毕后，关 窗口即可。 11 Http://wupeng.cn 六、把检索所得结果导入 endnote endnote搜索是好，但是有的时候 endnote 连接不好，或者我们习惯于使用 ie， 或者我们检索的机器上没有 endnote，需要把检索的结果拿回我们自己的机器上 去导入，这个时候，应该如何去做呢？ 首先，我们的检索结果必须是保存为纯文本格式，并且数据排列方式为 tagged 格式，也就是每行一个字段。就像这样 PMID- 15170088 OWN - NLM 12 Http://wupeng.cn STAT- publisher DA - 20040531 IS - 1346-9843 VI - 68 IP - 6 DP - 2003 TI - Aortic Calcification Detected in a Mass Chest Screening Program Using a... 在这里只举一个例子，在 pubmed上保存检索结果时（窗口 4），首先选择好你 要保存的文献，然后把保存类型选成 medline 格式，后面的保存类型选成 file （当然也可以选 text，会在浏览器窗口中出现结果，剪切复制到记事本里即可）， 然后按 send to，保存为文件即可。别忘了是纯文本格式（txt）。 这里要说明一下，在我的机器上，保存的结果是 query.fcgi文件，这样不能用 记事本直接打开，很是不便。要保存为 txt 格式，我们需要出现是打开还是保存 query.fcgi文件的时候，选择保存。然后在保存窗口下面的文件类型里面选择 “所有文件”，然后在文件名这一栏输入的时候要加上扩展名 txt，比如我们想 把检索结果起名叫 cancer，就要输入 cancer.txt（注意是英文句号）。 现在，我们的检索结果已经保存好了，可以开始导入了： 1 选择 filter：顾名思义，就是过滤器。每个数据库的结果都有自己不同的格 式，而要针对不同的格式，我们就要选择对应的 filter，这样才能得到正确的 结果。在 Edit-->Import Filters-->Open Filter Manager，打开 filter管理 器（窗口 1），选择我们所使用的数据库（我这里选择的是 pubmed） 2 导入：首先打开你要导入的目标数据库，然后 File-->Import，会出现导入窗 口。点 choose file 选择我们保存的结果文件。在 import option（窗口 2）里 面选择我们使用的数据库，这里我选择 pubmed。（从这里还可以看出，endnote 也可以导入 reference manager 和 procite 的数据，毕竟都是 isi 一家人么）。 在 Duplicates（窗口 3）里面选择 import all 是全部导入（与原有数据库重复 的文献也导入），discard duplicates是不导入与原有文献重复的文献，import into duplicates library 是把重复的文献导入到另外一个数据库中。 3 结束：各种选项调整好之后，按 import，如果操作正确，我们的结果就进入 13 Http://wupeng.cn 数据库里面啦。 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