强化企业内部控制的案例研究
内部控制是指一个单位的各级管理层,为了保护其经济资源的安全、完整,确保经济和会计信息的正确可靠,协调经济行为,控制经济活动,利用单位内部分工而产生的相互制约,相互联系的关系,形成一系列具有控制职能的方法、
措施
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、程序,并予以规范化,系统化,使之成为一个严密的、较为完整的体系。内部控制按其控制的目的不同,可分为会计控制和管理控制。建立和运行一个有效的内部控制体系,实际上对整个管理层都是有效的保护,内部控制的失效,不一定带来资产的损失,但只要出现重大资产损失,除了天灾以外,一定是由内部控制失效引起的。
一、案例
我公司深圳的分公司,总公司在湖北。是原国营企业改制而成的。总公司一向重视各项
管理制度
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的建设,尤其对财务
制度
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更是严格。每年都会对集团下属各单位的财务收支情况进行内部审计,发现问题依法从严处理。
表
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面看来,公司制度完备,管理严格。但就在2008年,该集团公司某分公司,因为财务制度不健全,没有遵守《现金管理暂行条例》和《支付结算办法》等有关制度的规定,发生了采购付款金额失实的事实:
该分公司采购付款及报账具体程序是:采购时由采购员先打借条,经公司经理签字后,从出纳处借现金到各供货方购货;货物到库由仓库人员在发票上签字表示验收;付款后,销货方开具增值税专用发票,采购员拿回增值税发票由公司经理签字审批,会计主管审核无误后编制付款凭证,再凭发票到出纳处结账,以发票换回原来的借条。
该公司购货没有编制购货计划,出纳收付款项没有现金日记账的原始记录,借条一般未予入账,出纳根据会计编制的收付款凭证的汇总金额来记录现金日记账。
采购时,销货方没有及时开具的增值税发票,且有时开具的发票金额、数量与实际购货情况不一致。一次,业务员拿回一张金额比实际购货金额高出10万多元增值税发票,回到公司报账。报账时与公司经理讲明了实情,并在发票上注明了实际购货数量,但公司经理没有注意,未问明详情,便签字“同意报销”;会计编制付款凭证时没有注意发票上注明的记录,便按发票金额作了付款凭证;业务员在未审核付款凭证的情况下,于付款凭证的领款人处签字认可;出纳结账时,按发票金额结账。年底,公司进行实物盘点,发现已付货款金额与实际到货数量不符,便进行内部查账,虽查出了差异所在的原因,但查不出谁真正拿走了货款,最终总公司决定由出纳和业务员共同承担这10多万元的货款的赔偿。
二、分析
(一)公司管理层对会计控制认识不足、重视不够
从整个案件来分析,该公司的领导及管理人员缺乏基本的管理常识,对会计控制认识不够。调查中我们得知,公司多年以来就没有建立以书面文件形式的各项
规章制度
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,部门及管理人员的职责不清。在财务制度上,也没有相应规范的书面规章制度,只有口头形式的制度,每月未进行严格的财务审计。在审批各项费用报销时,没有审核发票的内容与金额。当问题出现时,各级管理人员都事不关己、推脱责任。
(二)企业财务管理基础薄弱,体制不健全
1、现金管理不严,坐支现象严重,企业库存现金过高。根据调查,该公司一直以来没有建立现金收支控制程序,当天收取的货款一般没有送存银行,而是直接由出纳存放在保险柜中,有时甚至带回家中,使得企业有时库存现金过高,最高金额有时高达40多万元。公司采购货物,一般用现金支付,即使没有足额的现金,也是用现金支票提现,再支付货款,没有从银行账户转账结算付款。
2、采购程序不规范,验收不严,虚开发票。一直以来,公司未制定货物采购计划,购货量的多少是由业务员随时确定。货物到达后,没有规范的验收程序,只是由仓库管理员在发票上签字,并未点数和核对对方的发票,企业也没有规定要填写验收报告及入库单等相应凭证。且未及时取得供货方的销售发票,发票金额与实际购货金额存在差异。
3、货款支付没有严格的审核批准程序。公司在支付货款时,虽然有审批程序,但并没有严格执行,一是没有仔细审核发票的数量、单价、金额;二是没有审核相关人员的签字;三是没有对有疑问的地方进行审查和核对,以至于实际支付货款高于应付货款。
4、账薄记录不及时,白条抵库现象严重,货币资金的检查督促工作不完善。调查中我们了解到,该公司的现金日记账记录不及时。主要表现为公司发生的各项借款支出,未及时进行账务处理,而是等到每月月底,采购员或借款人员还未进行报账,才进行账薄记录,这样很容易出现人为或非人为的错误或舞弊。而且该公司的出纳一直未根据货币资金发生的原始日期登记现金日记账,其现金日记账是根据会计每月已编制好的收付款凭证来记录的,每月不存在出纳与会计核对现金余额,也未对出纳的现金进行相应的盘点。会计账薄余额即为出纳现金余额。
(三)会计基础工作薄弱,财务人员业务水平有待提高。主要表现在会计人员记账不及时,当月的业务不会当月结清;编制付款凭证未按照《会计法》第十四条的规定对原始凭证进行审核,且随意记账,手续不健全,从而造成严重的差错。
三、加强企业内部会计控制的几点建议
(一)改善企业内部会计控制环境,建立相互制约的管理机制。企业应完善内部会计控制的环境,设立管理控制机构,强化管理者的内控意识及控制职能。应在员工中广泛进行诚信教育,把诚信教育作为道德建设的首要内容,创建企业员工自觉遵守的诚信准则,应着重加强职工伦理道德的建设,让公司的全体员工形成真正意义上的团队精神。为此,必须加强企业文化建设,提高员工整体素质,发挥员工在内部控制中的基础作用。
(二)建立有效的货币资金内部控制制度,加强财务管理。
1、规范采购程序。企业应建立明确的采购控制程序。
2、加强现金管理。只在现金开支范围内支付现金,超出规定范围的,只能由银行划转进行往来结算。严格执行银行核定的日常库存现金限额,不能“坐收”、“坐支”,超过库存限额的现金应及时送存银行,做到日清月结。
3、加强货币资金支出控制。企业采购付款要按照严格的货币资金流出控制程序办理审批、支付手续。
(三)建立有效的会计控制系统。会计控制系统是企业内部控制的核心,企业应依据《会计法》和国家统一的会计控制规范,制定适合本企业的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和会计报表的处理程序,实行会计人员岗位责任制,以充分发挥会计的监督职能。
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