湖南省高速公路管理局竣工资料范本上册02第一卷001编制指南2

湖南省高速公路工程竣工文件编制范本 第一卷 编制指南 第一卷 编 制 指 南 第一章 编 制 依 据 编制公路工程竣工文件涉及到许多方面，其法律、法规文件较多。公路工程项目的提出、立项、招投标、设计、施工、监理、验收等各方面的资料均应按顺序编入竣工文件中，竣工文件的归档、移交又将涉及到档案方面的问题。因此，编制依据较多，以下为截止至2005年1月的现有编制依据。 1、《中华人民共和国档案法》 2、《中华人民共和国档案法实施办法》 3、《中华人民共和国保守国家秘密法》 4、国家标准GB/T11822-2000《科学技术档案案卷构成的一般要求》 5、国家标准GB/T11821-2002《照片档案管理规范》 6、交通部关于颁发《交通部科学技术档案分类编号办法》的通知（[87]交办字315号） 7、交通部办公厅转发国家档案局《关于印发〈建设项目（工程）档案验收办法〉的通知》的通知（厅档案字[1992]21号） 8、交通部、国家档案局关于发布《交通档案管理办法》的通知（1992年1月9日交办发[1992]89号） 9、交通部关于印发交通档案管理和交通文件材料立卷归档统一表格式样的通知（交办发[1992]121号） 10、交通部令《公路工程竣（交）工验收办法》2004年交通部令第3号 11、交通部发布《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》（2004年8月13日·交通部·交公路发[2004]446号） 12、《建设工程质量管理条例》（2000年1月30日国务院第279号令） 13、交通部关于印发《公路建设项目竣工决算编制办法》的通知（交公路发[2004]507号） 14、交通部关于印发《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》的通知（交办发[2001]390号） 15、《建筑 工程施工 建筑工程施工承包1园林工程施工准备消防工程安全技术交底水电安装文明施工建筑工程施工成本控制 质量验收统一标准》GB50300—2001 16、湖南省交通厅文件：《湖南省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》（2000年） 17、现行公路工程标准、规范、规程等 第二章 范 本 说 明 《湖南省高速公路工程竣工文件编制范本》（以下简称范本）是根据第一章所述的“编制依据”进行编写的。然而，法规文件在不断地更新，如果有新的法规文件（或原有法规文件做了修改），而“范本”中的内容与新的法规文件有冲突的话，应以新的法规文件的规定或要求为准。 《范本》由三卷组成，第一卷为编制指南，第二卷为编制范本，第三卷为规范化表格。 第一节 《范本》及附件说明 《范本》将竣工文件划分成6部分（简称部）29册48分册21子分册（见附件七），其中第一、二、三、四、五部分与交通部《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》（2004年8月13日·交通部·交公路发[2004]446号文）中附件二（公路工程竣工档案目录）的第一、二、三、四、五部分基本上一一对应。第六部分为图表，此部分内容为公路工程竣工档案目录中前五部分的相关图表，即“变更设计图表、竣工图表、施工图表及初步设计图”。部、册、分册、子分册内容固定不变。也就是说当某一部内无某一册时，其它册的编号不变；当某一册内无某一分册时，其它分册的分册号也不变；当某一分册内无某一子分册时，其它子分册的子分册号也不变。当某册、某分册（或某子分册）超过规定的装订厚度（见第四章）时，可以划分成若干本（若某册内规定没有分册号，且因该册厚度超过规定的装订厚度而划分成若干本时，“本”不能称为“分册”；同理，若某分册内规定没有子分册号，且因该分册厚度超过规定的装订厚度而划分成若干本时，“本”也不能称为“子分册”）。因此竣工文件中一部分是以部、册、本的形式出现，另一部分是部、册、分册、本（或部、册、分册、子分册、本）的形式。 “编制范本” 1、综合文件（第一部分） 综合文件共分为5册、12分册。 综合文件一般不按 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 号分开来装订。当某册分成几本时，同类文件不能跨“本”装订，即几种不同类型的文件（每类文件较少时）可以合成一本，一种类型的文件（较多时）也可装订成一本或几本，但同类文件不能一部分在一本上与另一种类文件合订。例如：第一册的第一分册（竣工验收文件）中“监理 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 ”不能一部分与“施工总结”合在一本中，而另一部分与“设计总结”合在一本中。其它部中的册与分册内同类文件的装订做同样处理。 2、决算和审计文件（第二部分） 竣工决算和审计文件共5册，规定无分册号，同第一部装订原则一样，一般不按合同号分开来装订。 3、监理资料（第三部分） 监理资料共5册4分册8子分册，一般情况下按监理合同号顺序分开装订。 其中“与业主往文件”由业主归档，监理资料归档的是其文件目录，在目录中指明该文件的存档位置，如果建设项目中总监办与高级驻地办不是同一家监理单位，那么在本部第二册第一分册中，高级驻地办的“与业主往来文件”应包括与总监办之间的往来文件目录。 第二册第一分册中的监理与承包商往来文件由监理归档，承包人只需将文件的目录归档，在目录中应指明该文件的存档位置。 4、施工资料（第四部分） 施工资料共有7册12分册13子分册。 第四部分第二册第三～十一分册中开工报告的附件资料，如果与第二册中的编制内容有重复，应去掉重复部分，同时应去掉开工报告附件中的施工图。对于第三分册第五子分册，如果合同段内有多座通道或涵洞，且有几座通道或涵洞的施工队伍及施工工艺完全相同，则仅保留最先施工的那座通道或涵洞的开工报告附件，其它的仅注明即可，但开工报告批复单不能去掉，这样可避免重复资料。 线外工程的施工资料编入第四部第二册第三分册第六子分册中。 例1：K153+633（2-4m）通道，有500m长接线，接线中有一座1-20m的跨河小桥，其中该接线及小桥的质量评定资料编入第四部第二册第一分册中K153+633通道质量文件中，接线及小桥必须合格，但其打分不计入K153+633通道评分中。接线及小桥的工序检查验收等施工资料则编入第四部第二册第三分册第六子分册中K153+633通道的检查验收资料中。 例2：K175+220（1-22m）分离式立交，有接线800m，接线中有一座1-20m小桥，一道1-4m盖板涵，接线为等级公路。则该接线及接线上的小桥及盖板涵的质量评定资料和施工资料分别编入第四部第二册第一分册中和第四部第二册第三分册第六子分册中K175+220（1-22m）分离式立交的检查验收资料中。 第四册“进度控制文件”中的开工报告及批复文件是指“合同段总开工令”。 5、科研、新技术资料（第5部分） 科研、新技术资料共3册，规定无分册。 6、图表（第六部分） 图表共4册20分册 竣工图表（第六部分第一册），共有21分册。一般情况下，高速公路工程项目的承包合同段较长(10~20公里)，故原则上应按承包合同段分开来装订；如果承包合同段较短，则宜按监理合同段顺序分开装订；如果项目规模小(比如小于30公里)，可不按合同段分开装订。具体情况可由项目管理者在开工之前决定。 册（或分册）内文件材料总的排序是文字说明（或概况）、竣工工程汇总表、工程竣工图。汇总表内项目及竣工图按里程先后顺序排列。 竣工图号可由原设计图号后面加“竣”字构成；也可以是“竣工文件范本”中设置的分类代号、承包合同号、合同段内同一类工程按里程的排序号、流水号构成。如11合同内第3座大中桥中第5张竣工图，其竣工图号按可以编为“TQ2-11-3-5”。竣工图是否利用原有设计图或重新计算机绘图均由项目管理者在项目建设初期决定。 第六部分第二册第二分册“路基横断面竣工图”的比例可同原设计图的比例。 7、《范本》的附件 《范本》的附件对竣工文件的封面、竣工图标准图框、工程交接表等格式做了统一规定。同时，对工程交工验收、竣工验收和工程质量鉴定证书、各类总结的格式与内容做出了规定或提示，可以避免上述文件中遗漏重要的内容。 附件中“监理单位”、“设计单位”、“承包商”是指与业主签订监理委托合同、设计合同、施工承包和设备材料供应合同的单位，应填写该单位的营业执照上的法人单位全称。 第二节 “规范化表格”使用说明 范本中绝大部分的表格要编入竣工文件中，由于表格种类繁多、数量众多、容易混淆，而且经手单位多，因此建议在使用表格前，从头至尾全面认真阅读“表格使用说明”，以保证能够正确、完整、规范的填写表格，确保表格的填报、签署意见及签名符合档案管理的要求。由于，同类表格具有共同性，所以并没有将所有的表格都作了详细的说明，有的前面已做了解释或说明，后面也就省略了。 “规范化表格”共分为十二大类，分别是：⑴施工监理用表（SJ）；⑵计量支付用表（ZF）；⑶质量检验用表（ZJ）；⑷测量与试验用表（CS）；⑸监理测试抽验用表（CY）；⑹交工验收质量评分表（JY）；⑺竣工验收质量评定表（JP）；⑻工程监理月报（YB）；⑼附属房建用表（FJ）；⑽竣工工程汇总表（JH）；⑾竣工决算用表（JS）；⑿工程质量责任备查用表（ZR）。汇编的表格虽然已能满足一般的高速公路编制竣工文件及工程施工监理的需要，但并不是非常齐全，尤其是试验、房建和机电等方面的表格。公路工程中有些试验（或检测），承包人工地试验室和监理单位驻地试验室无法完成（或者没有资质去承担该试验），这些试验（或检测）一般需要委托有能力、有资质的单位去完成，而被委托的单位一般有自己固有（或特有）的专用试验检测报告单，所以相应的表格没有收集（或编制）；有些表格不常用，故也未收集；有些则因为习惯性使用红头文件（如总开工令），所以不便统一规定；对于政府派出监督机构所使用的表格，也不便统一规定；房建工程表格比较多，这里只收集了其中常用或通用的部分表格，其他用表请参照建设部对房建工程竣工资料编制的要求执行。机电工程用表按相关规定执行。总之，“规范化表格”只是公路工程施工和监理过程中及编制竣工文件时所常用的一些表格。 “表格使用说明”是通用说明，项目管理者可根据实际情况编写项目表格专用说明，作为必要的补充。 因项目管理组织（包括监理组织）机构不尽相同，为方便操作，管理者可对表格（主要是指SJ类、ZF类表格）的签字档次作适当的调整，并加以详细规定。 第三章 编 制 指 导 公路工程竣工文件并非工程竣工后编造的文件，而是指从公路工程建设项目的提出、立项、审批、勘察设计、施工到交工和竣工验收的全过程中形成的具有利用和保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。应能真实、完整、准确地反映工程建设全过程的实际情况。有了《范本》后，编制竣工文件就是将公路建设项目全过程中形成的资料按“竣工文件编制范本”的具体规定（或方法）组卷成册（或分册、子分册、本）。 第一节 竣工文件质量要求及编制指导 1、编制管理总要求 公路工程竣工文件是公路项目建设过程中形成的原始记录，不能随意增加、减少或更改，必须保证各类资料的时效性、准确性、真实性、完整性、规范性、美观，全套工程资料归档时应该立卷科学，组卷合理，分类清楚，而且必须完全符合档案工作的目标管理标准，以达到便捷查找和方便利用的目的。因此，对于竣工文件编制工作总的要求是在保证竣工文件内在质量的基础上，注重提高外在品质，并要求及时收集，及时分析，及时报送。所谓内在质量是指竣工资料的内容要准确、数据要真实、结构要完整、填写要规范；外在品质则是指文件递交要及时、文件要美观。 竣工图的质量要求详见《范本》第一卷第三章第二节中竣工图的编制规定，规范化表格的质量要求详见第二卷第二章的“规范化表格使用说明”。除此以外，现补充质量要求如下： 1）字迹清晰、工整，资料齐全、完整，内容真实、准确，签字手续完备； 2）验收或鉴定证书、各类总结、工程概况、编制说明等非工地现场填报的文字材料或图表均要求打印，字体以印刷体为宜。高速公路工程建设中三大主体（业主、监理、承包商）各自负责的文字材料或图表宜使用激光打印机打印； 3）不允许使用涂改液修正； 4）签署意见及签名时应使用不易褪色的蓝黑墨水、黑墨水，严禁使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、铅笔书写，签署意见可以打印，但签名不能打印，必须手工草签，复制件不允许使用复写纸复写； 5）热敏纸传真件应及时复印（非热敏纸可不复印），竣工文件中不能出现热敏纸传真件，凡由易褪色书写材料制成的文件材料应复印保存； 6）文件用纸规格要求：竣工图及与其合订在一起的文字材料、表格一律使用A3纸；其他一般使用A4纸（除上级红头文件外），应使用A3纸，则折叠成A4纸大小（297×210mm）。 2、编制指导 1）竣工图编制指导详见下节内容。 2）合同书、协议书、上级指示、上级批准文件、往来函件、会议 纪要 理事会会议纪要下载会议纪要范文文档下载理事会会议纪要下载锡安长老会纪要pdf读史方舆纪要pdf 、变更令、停工令、复工令、工作指令、进度计划、月报、开工报告、索赔、事故处理等文件应及时整理并检查，定期按“竣工文件编制范本”中部、册、分册、子分册的要求分类装入临时档案盒中，并编写临时流水目录，以便核对与查阅。各单位负责人应经常督促临时归档工作的落实。 3）各类测试资料（CS、CY类表格）、质检记录（ZJ类表格）、分项工程质量评分（JY类表格）应按月临时归档，分类要求见“竣工文件编制范本”，每月计量时监理应检查承包单位的质检及测试资料是否齐全，是否符合要求。 4）凡“范本”中规定的其它资料可以收集整理或编写时就应及时整理或编写。 5）将平时积累的临时归档资料按第四章“档案组卷”的要求立卷成册即成了竣工文件。 第二节 竣工图编制指导 竣工图是公路项目建设最终情况的真实反映,是公路工程建成后投入使用及维修时必不可少的凭证和依据。其规定如下： 1、竣工图一般用计算机绘制，且宜用激光打印机打印，然后晒成蓝图或者用档案管理部门认可的其它方法进行复制，不宜手工绘制； 2、绘制竣工图应符合《道路工程制图标准》（GB50162-92），竣工图中文字应使用长仿宋体，字体大小可参考设计图（字高尺寸系列为2.5、3.5、5、7、10、14、20mm，字宽为字高的 倍，即0.7倍，使用Word97时将字符间距中的“缩放”调整为70%即可），一般情况下尺寸标注（阿拉伯数字）字高宜采用2.5mm，图内右下角说明文字字高宜采用3.5mm，标题字高宜采用5mm； 3、签名严禁打印，必须手工草签（即本人的手写体）； 4、竣工图应将设计通用标准图中不需要的部分去掉（例如：斜交盖板钢筋尺寸数量通用图中可能有0°、5°、10°、15°等不同角度的尺寸，那么具体某个盖板涵时则只有一种尺寸，故应去掉不需的部分），同一合同段内出现完全重复的标准图时（前面为斜交5°的13m空心板，后面为斜交15°的13m空心板，则不是完全重复）则后面的不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置，并在编制说明中注明； 5、重新绘制的竣工图，一律使用第二卷第一章附件七中的标准图框； 6、凡按图施工没有变动的（包括图内文字说明及图中工程数量表），可在施工设计图背面的左下角逐张加盖竣工图章（竣工图章尺寸样式见附件一）； 7、竣工图一般使用A3纸（297×420mm），其它规格的竣工图应按297×420mm折叠。 表1.3.1 竣工图号简称对照表 分册号 竣工图名称 图号简称 图号意义 第一分册 平面图 PMT 平面图 纵断面图 ZDT 纵断面图 第二分册 横断面图 HDT 横断面图 土石方 TJ1 路基工程图 第三分册 防护工程图 TJ2 第四分册 小桥工程图 TJ3 第五分册 排水工程图 TJ4 第六分册 通涵工程图 TJ5 第七分册 路面工程图 TM 路面工程图 第八分册 特大、大桥工程图 TQ1 桥梁工程图 第九分册 中桥工程图 TQ2 第十分册 接线工程图 TW 线外工程图 第十一分册 隧道工程图 TS 隧道工程图 第十二分册 标线工程图 TA1 交通安全设施工程图 第十三分册 护栏工程图 TA2 第十四分册 照明工程图 TA3 第十五分册 房建工程图 TF 房建工程图 第十六分册 收费系统工程图 TD1 机电工程图 第十七分册 监控系统工程图 TD2 第十八分册 通讯系统工程图 TD3 第十九分册 供电系统工程图 TD4 第二十分册 环保、绿化工程图 TH 环保、绿化工程图 注：简称代号为图号意义中加下划线粗字体中文拼音的第一个字母。 工程中间交工计量时，承包人应递交相应的竣工图供监理审查。监理单位应加强督促与指导，审查合格（并签名）后，监理单位保留一份原稿（一般情况下，承包单位首先提交一份原稿，监理修改或提出意见后退承包单位，然后承包人在计算机上按要求修改好，并认真复查，最后再次向监理递交修正无误的原稿数份及原修改稿，监理再次核对，无误后签名），其余退还承包单位。 施工过程中完成的竣工图，应按《范本》中规定的部、册、分册、子分册要求装入临时档案盒内。监理应定期检查承包人的临时归档工作。 第三节 竣工文件的编制、归档、接收单位 竣工文件的成文、编制单位详见下表。这里的“成文单位”是指文件、材料的原形成单位或主要责任者；其“编制单位”是指公路工程建设中“三大主体”中的某一主体，是将竣工文件、材料按《范本》要求组卷成册的主要责任者。编制好的竣工文件由项目业主统一归档，归档后其接收单位如下： 表1.3.2 竣工文件的形成、编制单位一览表 部·册 文 件 名 成 文 单 位 编 制 单 位 1·1 竣工验收鉴定证书 交工验收报告 竣工交工验收组 （或验收委员会） 业 主 交工验收 申请 关于撤销行政处分的申请关于工程延期监理费的申请报告关于减免管理费的申请关于减租申请书的范文关于解除警告处分的申请 承包商 交工验收批准 监理、业主 竣工验收申请 业主 竣工验收批准 交通部或交通厅 各类总结 各自编写 1·2 单项工程验收文件 业主 业 主 1·3 建设依据及上级有关指标 —— 业 主 1·4、1·5 征地拆迁资料、工程管理文件 业 主 业 主 2 竣工决算和审计文件 业 主 业 主 3 监理资料 监理 监理 4 施工资料 承包商 承包商 5·1 科技管理文件 课题项目参与单位 业主 5·2 科研资料 课题项目参与单位 业 主 5·3 新技术资料 新技术实施单位 业 主 6·1 变更设计图表 承包商 承包商 6·2 竣工图表 承包商 承包商 （1）第一、二部分，一式二份，接收单位为省高速公路管理局、管养单位； （2）第三、四、五部分，一式一份，原件接收单位为管养单位； （3）第六部分，一式一份，其中变更设计图、竣工图一式三份，接收单位为省高速公路管理局、管养单位，并要求提供电子版，其他图表一份，接收单位为管养单位； （4）以上不包括编制单位自存的份数（需要时）。 项目单位另有要求的，按项目单位具体要求执行。 第四章 档 案 组 卷 高速公路竣工验收时，按交通部令《公路工程竣（交）工验收办法》（2004年交通部令第3号）和《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》（2004年8月13日·交通部·交公路发[2004]446号）的规定，“交工验收前，项目法人应组织有关单位完成公路工程竣工档案目录中第三、四、五部分的文件编制工作。竣工验收前，完成公路工程竣工档案目录要求的全部文件编制工作”。因此，竣工文件必须符合科技档案的归档要求。各单位应重视资料管理，平时加强归档的指导与检查工作。工程开工之前，应认真组织学习竣工文件的编制与归档要求。 第一节 名词解释 考虑到编制竣工文件的人在档案方面不一定十分熟悉，因此，将部分名词作必要的解释或说明。 1、案卷：由互相联系的若干文件材料组合而成的一种档案保管单位。当竣工文件的册中无分册且只有一本时，该册即为一案卷；某分册只有一本时，该分册为一案卷；册或分册中的某一本为一案卷。 2、卷内目录：案卷内登记文件材料及其排列次序的目录。 3、卷内备考表：说明案卷内文件材料状况的表。 4、档号：由分类号、案卷号等组成，是存取档案的标记。 5、保管期限：分为永久、长期（十六至五十年左右）和短期（十五年以下，含十五年）三种。 第二节 案卷的组成内容、顺序及要求 案卷（册或分册或本）各部分的排列格式是：案卷封面——卷内文件目录——文件材料——备考表——封底。 1、卷皮 1）卷皮为本案卷（册或分册或本）的封面 、封底，是一张宽297mm的纸，长度为2×210（420）mm+案卷厚度+富余值（最后内折或切除）。同一公路项目内的卷皮应使用同一品牌、名称及颜色的纸。封面内容见第一卷的附件1与附件7。 2）封面填写： a）部、册、分册号按《范本》的目录填写，册（或分册）有几本时，“册”字后加“本”的流水号（例如，第四分册有三本，第二本可如此填写：“第四分册（二）：（文件名）”）； b）部的“文件名称”、有分册时册的“文件名称”按“范本”的目录填写； c）无分册时册的“文件名称”、分册的“文件名称”、本的“文件名称”即是该案卷的题名，因此，要求以短语形式简明、准确、全面揭示卷内科技文件材料的内容，不应超过50个字，字多时可分几行； d）编制单位：见表1.3.2内容； e）编制日期：填写完成组卷的日期，可以省略“年、月、日”字样，在表示年、月的数字右下角加“.”号； f）封面的填写要求打印。 3）封面右上角加档号，封面举例见附件二。 2、卷内目录 1）卷内目录不编页号，放在案卷内文件材料之前，目录要求打印，字号、字体前后要统一。样式见附件四。 2）序号：用阿拉伯数字从1起依次标注。 3）文件编号（或文号）：发文机关文书部门的发文号或图样的图号。竣工文件中的施工文件几乎每页都有编号，此时文件编号可不填写。 4）责任者：填写科技文件材料的直接编制（编写）部门或主要责任者，一般填单位。 5）文件题名： a）原文上有标题的，可以照录下来； b）原文上的标题太简单或者没有，应重新拟写一个符合文件材料内容的标题，外加“[ ]”号； c）几乎每页都是一个文件的情况下，且案卷内页数很多，那么，若干个有联系的文件而与别的文件相比相对独立时可以考虑合起来题名（例如：压实度检测报告，可以将某一段的下路堤的压实度试验报告合起来题名为：“[××起止桩号段下路堤压实度检测报告]”）,合并应以简明、清晰及便于借卷者查阅为度（合并单位太细则卷内目录过长，太粗，则查阅不便）； d）一横栏内题名书写不下，可将该处横栏加宽，书写成两行或三行。 6）日期：填写文件的形成时间，同本章第二节中的“编制日期”的填写方法、方式。 7）备注：留待对卷内文件变化时作说明用等。另外如果有与该科技文件材料内容相关的特殊载体的档案（比例照片、音像材料），要求在此栏标注具体载体的档号（或编号、代号）。 8）页次：填写每份文件首页上的页号，最终件填写起止页号。 3、备考表 1）卷内备考表要标明案卷内科技文件的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。页数要求填写卷内每件页数相加之总和。 2）立卷人：负责整理、检查、装订的人，负责立卷者应签名，并填写完成立卷的日期。 3）备考表格式见附件五，要求打印（除签名外）。 4、文件内容 文件材料放在卷内目录之后，每册（或分册）内容见“范本”。要求编写页号，从文件内容的第一页开始，用铅笔在右下角编写页号，双面书写的文件内容，正面在右下角、背面在左下角编写页号。 第三节 照片与声像档案 照片与声像一般情况下分别归入第一部分（业主）、第三部分（监理）和第四部分（施工单位），最后归档时通常放在一起。 1、照片档案 1）照片不能贴在纸上与其它文字材料混合装订，应直接装在符合档案管理要求的相册中（相册由业主统一订购）。 2）照片档案分照片和底片。照片和底片的案卷页号，正面编在右上角，背面编在左上角。 3）照片应题名，题名不宜超过50个字。在尽量保证基本要素内容完整的前提下将下面述及到的“照片文字说明”改写成照片名称。 4）应填写本张照片内容相关的纸质文字（图表）材料档案的档号（即相册内应有“参见号”一栏）。 5）照片文字说明：文字说明的内容应具有事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素。要求文字简练，一般不超过200个字。 6）分组说明：由若干张联系密切的照片组成的一组的总体说明。 7）案卷题名：一个相册要拟写一个案卷题名，写在封面上。案卷题名应概括本册内全部照片的基本主题。 8）底片号：底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面的边处。底片要装入袋内，底片装右上方标明底片号，然后按底片顺序号插入底片册中。 9）要求编写案卷目录。 2、音像档案 1）声像资料要有文字说明（包括录制说明、录制单位、录制人及年、月、日等）声音清楚，图像清晰，不得有水渍、油渍、划伤、灰尘、霉菌及其他有害物质。宜将磁带、录像带改制成光盘，以延长保质期。保管期限，可根据科技文件材料中相关的内容来确定。 2）音像材料档案，要按形成顺序排列，分别编写流水编号。 3）要求编写案卷目录。 第四节 档号 1、每一案卷均要求编制档号，由于存在不同的接收单位，所以每册（或分册、子分册、本）要求编制一个档号，用铅笔（B型）书写。亦可由项目业主根据档案部门的要求统一填写。 2、档号根据《交通部科学技术档案分类编号办法》（[87]交办字315号文件）的要求以及高速公路工程的特点用字母或数字的形式表示该案卷所代表的工程类别、项目名及合同段、部、册、分册、子分册、本。 3、高速公路竣工文件大类为公路（GL），属类为公路工程（5），小类为道路（圆点后1）。项目名称取两个大写的汉语拼音代号，合同段（假如按合同段临时归卷）取合同代号（采用下标形式），部、册、分册用阿拉伯数字。档号如下： 1）按合同段归卷时为：GL5·1“项目及合同段”·部·册·分册—流水号 2）不按合同段归卷时为：GL5·1“项目”·部·册·分册—流水号， 为避免档号过长，不考虑分册时为：GL5·1“项目”·部·册—流水号 4、举例说明 1）临长高速公路第一部第二册第一本（案卷），档号为：“GL5·1LC·1·2-1”； 2）潭邵路05合同段第四部第二册第四分册第三本（案卷），档号为：“GL5·1TS05·4·2·4-3”； 3）衡枣路11合同段第四部第十二册第二本（案卷）档号为： “GL5·1HZ11·4·12-2”； 4）临长路第五监理处（监理合同代号为E）第3部第一册第四分册第一本（案卷），档号为：“GL5·1LCE·3·1·4-1”； 第五节 文件装订 1、装订准备 1）分两种卷面规格装订（照片、音像材料除外，照片、音像档案详见相关章节内容），即A4、A3规格（详见相关章节要求）。A4（297×210）为竖式，A3（297×420）为横式。 2）对于破损资料，应进行托裱。对批语、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。 3）去掉文件上的金属物，以免锈蚀文件。 4）取案卷底边、装订边整齐，以免文件散失。 5）每本厚度不宜超过2.5cm。 6）原件与复制件不宜混装，一式几套的竣工文件中应有一套原件。 2、装订 文件的装订应符合相关规范，可由业主指定专业队伍统一装订。 第六节 档案盒 1、档案盒规格 档案盒由湖南省高速公路管理局统一定做，其外表尺寸有： 长宽尺寸 310×220mm (装A4文件，竖式) 310×430mm （装A3文件，横式） 脊背尺寸 20、30、40、50、60mm 可以简称为“A4-20”、“A3-20”……“A4-60”、“A3-60”，其样式见附件六。 封面印刷如附件六（1）~（2），脊背印刷如附件六（3），借卷守则（其内容见附件三）印在封面的反面。 2、装盒 应选择合适规格的档案盒，每盒可装多本（案卷）。为避免在运输途中损坏，每盒以装满为宜。 3、档案盒封面填写 1）案卷题名：要求以短语形式全面、简洁、明了地概括全盒（案卷）内容，以不超过50个字为宜，填写在“案卷题名”下（档案盒）正中处。题名必须涵盖项目名称、合同段、部与册或分册的文件名、桩号、具体文件名等内容，同一项目内不应有完全相同的案卷题名。例如（封面的案卷题名）： 案卷题名： 临长高速公路 竣工文件 第十一合同段 施工文件 路基工程 K179~K180段 压实度检测资料 2）档号：如本章第四节所述，填写档号。 3）编制单位、编制日期的填写见本章第二节内容。 4）保管期限：可据第一章述及到的《湖南省公路工程竣工文件编制及档案管理办法》的规定填写。请注意同一案卷保管单位不同，保管期限也不相同。当同一盒内（或案卷内）有不同保管期限的科技文件时，其保管期限为该盒内（或案卷内）文件保管期限的最大值。 5）密 级：分为绝密、机密、秘密三级。 6）脊背上档号可分两行写，宜上为分类号，下为案卷顺序号（流水号）。其案卷题名应先打印，然后粘贴上去。 PAGE Ⅰ－16 _1159963940.unknown