费用报销系统用户培训甘肃

做人民满意的保险公司 * 做人民满意的保险公司 电话销售专线：400-1234567  全国服务热线：95518  电子商务网站：www.e-picc.com.cn 费用报销系统用户培训 2012年02月 * * 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 说明 做人民满意的保险公司 * 一、系统概述---系统开发背景 1.支持FSSC直接服务于基层客户； 2.改变费用审批依靠纸质单据流转的状态； 3.解决地市需承担纸质单据审核工作问题； 4.减少退单率，加快支付效率 背景1： ERP规划内容 背景2： 支持共享中心建设 背景3： 费用精细化管理的需要 1.总公司预算管理、费用审批管理亟需系统工具支持； 2.各级机构费用精细化管理程度不同，管理水平参差不齐，通过系统工具的导入式实现管理水平提升的快捷方法； 3.解决管理者获取费用基础信息渠道有限问题 财务规划 是对财务共享中心的建设起到了有效支持。 系统上线使用后，改变了以往纸质单据审批流转的局面， 通过电子单据流转实现了跨区域、跨机构费用审批， 为省财务共享服务中心的建设提供重要支撑，奠定基础的信息化平台。 * 做人民满意的保险公司 一、系统概述---系统实施对管理的提升作用 强力导入预算管理，实现事前审批和事中控制 有效规范费用报销流程，支持流程 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化管理 电子流与实物流分离，支持跨机构远程审批 支持HR在编员工自助报销，提高自我管理和合规意识 与预算接口 与OA、CA集成 落实标准化、规范化、透明公开原则 一.实现了费用预算管控 系统上线后，通过系统内固定、变动费用的刚性及柔性控制策略， 引入本级固定费用动支审核，有效提高了费用开支的可控性， 将费用的管控落实到日常的报销和审批过程中， 实现费用资金支出的事前审批与事中控制；对各项费用的支出起到了有力的管控作用。 二.有效规范费用报销流程 费用报销系统中固化了相对统一的费用报销流程模板并通过系统进行控制， 使系统上线前各省地公司差异的报销流程得到了规范， 同时也为公司的流程标准化管控提供了有效支持； 做人民满意的保险公司 * 一、系统概述---分公司应用范围 费用报销系统支持除手续费、职工工资、工会经费、在建工程、固定资产采购以外，需付现的费用的报销业务。 包括：招待费、业务宣传费、车辆使用费、邮电费、公杂费、修理费、会议费、印刷费、保险费、宣教费、劳动保护费、电子设备运转费、租赁费、福利费等…… * 做人民满意的保险公司 * 一、系统概述---报销流程简介 1.省、地市本级固定费用报销流程： 编制年度 固定预算 动支申请 费用报销 本级审批 2.县支公司变动费用报销流程： 编制月度 变动预算 共享中心 审核付款 费用报销 县支审核 地市审批 共享中心 审核付款 关于动支：对报销事项是否可以发生进行的申请。 1. 省公司、地市分公司本级费用使用时必须先进行动支申请审批，再进行费用报销。 2. 动支申请时，系统进行预算控制，超过预算不允许提交。 3. 系统支持一次动支、多次报销。 预算系统与报销系统接口，同步数据， 做好费用预算，先算后花。 做人民满意的保险公司 * 省级财务共享服务中心 省本级、地市本级、县支公司 一、系统概述---电子流与实物单据流程 见单支付 电子流先到达审核会计，预审通过后再接收实物单据，提高报销效率，减少退单过程。 上线过渡期，为了给大家一个认知接收的过程、控制财务风险，暂采用实物和电子同步审批的方式。 电子流先到达审核会计，预审通过后再接收实物单据，提高报销效率，减少退单过程。 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * 根据公司信息安全管理的要求，费用报销系统与OA、CA系统连接，员工使用OA系统Ｕ盾，通过OA系统单点登录。OA系统U盾和密码是费用报销系统身份认证的标志，员工必须严格保管。禁止同一员工操作多个用户、保管多个U盾。OA统一登陆地址https://76.1.32.164/ 二、系统讲解及演示---登录系统 点击【费用报销系统】 点击登录 点击登录 报销人登陆费用报销系统完成网上填单，提交部门负责人，部门负责人可通过OA待办任务或费用报销系统查看待审批报销单及时进行审批,即使在外地出差也可选择两种方式进行审批，一是远程登录审批，二是通过系统授权其他人代为审批。 做人民满意的保险公司 * 二、系统讲解及演示---登录系统 费用报销系统的主页面 报销人登陆费用报销系统完成网上填单，提交部门负责人，部门负责人可通过OA待办任务或费用报销系统查看待审批报销单及时进行审批,即使在外地出差也可选择两种方式进行审批，一是远程登录审批，二是通过系统授权其他人代为审批。 做人民满意的保险公司 二、系统讲解及演示---个人设置 点击【个人设置】按钮，进入个人设置页面 点击个人设置 做人民满意的保险公司 二、系统讲解及演示---个人设置 用户在个人设置模块可以设置员工银行卡信息、邮件信息、授权、常用审批意见。 填单权限授权 审批权限授权 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * 二、系统讲解及演示---填写单据 用户从系统首页【填写单据】按钮，进入单据选择页面。进入单据选择界面后，用户可根据自身报销需要，选择不同类型的报销单据进行填写。 点击【填写单据】 省、地市本级单据组 县支公司单据组 做人民满意的保险公司 * * 二、系统讲解及演示--单据介绍 1. 预算项目与固定费用预算系统保持一致。 2. 预算项目只能选取本部门可用的项目。 本级费用动支单 1. 预算部门为预算编制时的预算归属部门。 2. 预算部门通常为报销人所在部门。 3. 固定费用预算中有无法区分部门的预算，系统中统一放在虚拟部门“不区分部门”中。 做人民满意的保险公司 先通过PPT的简介对单据有初步的认识，再结合系统演示，介绍单据中关键字段的含义 * 做人民满意的保险公司 * 本级费用报销单 二、系统讲解及演示---本级报销单据（续） 已审批通过 指动支申请的事项是否完成报销。 1. 选择是，指本次报销后该动支申请全部结束，如有剩余动支金额本次报销审批结束后预算自动释放。 2. 选择否，剩余动支金额仍可继续使用。 报销人是费用使用人，经办人是单据填写人，系统允许代报销。 如有预支款项，需关联相关信息，未冲销预支款时系统弹出提示 费用明细区，填写财务核算相关内容 * 做人民满意的保险公司 * 单据重点字段解释 根据精细化管理的需要，SAP系统需求，费用报销系统增加调整了以下字段信息，这些字段全部与SAP 系统关联，通过下拉菜单方式进行填写，重要客户和销售团队暂不用。具体包括： 费用类型 受益部门 销售团队 重要客户 渠道 费用明细 险类1、2、3 做人民满意的保险公司 * 客户服务费用（一般发生在保险 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 成立之后） 展业费用（一般发生在保险合同成立之前） 其他 说明：费用类型是一个费用核算的维度，而不是一个具体的科目。目的就是准确核算和分析公司在市场和客户投入方面的真实成本。费用报销人应当根据费用的实际用途来准确对费用类型进行指定，而不必受会计科目、发生部门以及发生机构的限制。 二、系统讲解及演示---报销单重点字段：费用类型 1.费用类型及填写说明： 做人民满意的保险公司 * 二、系统讲解及演示--报销单重点字段：费用明细 按照报销事项进行分类，是对经济事项，即发票内容的描述，便于报销人员填写。费用明细项目分为两级，费用报销时，须选择到第二级费用项目。 由于“费用明细项目”直接自动映射到会计科目，因此会计人员仅在费用报销系统审核费用明细项目，并且不允许继续修改操作。如果发现费用报销人填写错误，将直接退回，报销人修改完毕将报销单直接返回会计人员，无需重新走审批流。 2.费用明细项目 做人民满意的保险公司 * 分为三个层级： 一级险类：车险、非车险、农险和共同； 二级险类：13大险类（除车险、农险外）+6个农险明细险类； 三级险类：在二级险类的基础上，按保险责任细分出明细险类。 险类填写要求： 险类须逐级填写，即先填写险类1，在填写险类2，以此类推。 如果一笔费用与实际业务直接相关，报销人员应当尽量认定到最明细的险类，即逐级填写至险类3。 如果一笔费用与实际业务直接相关，但确实难以区分明细险类，应当至少认定到险类1或险类2，报销人员不得将能够区分险类的费用认定为共同费用。 如果一笔费用与实际业务无关，比如管理部门发生的共同费用，无法认定到险类，应当选择“PP98 共同”。 二、系统讲解及演示—报销单重点字段：险类 3.险类 做人民满意的保险公司 * 如果一笔费用与实际业务直接相关，应认定到实际销售渠道（直销等）。 如果一笔费用与实际业务无关，比如管理部门发生的共同费用，无法认定到具体销售渠道，应当选择“SS98 共同”。 二、系统讲解及演示—报销单重点字段：渠道 4.销售渠道填写要求： 5.受益部门 Sap未上线前，该字段的数据为各分公司部门及支公司。 做人民满意的保险公司 * 二、系统讲解及演示---本级报销单据（续） 本级差旅费单据 与一般费用的区别：需填写人员（多人不需全部填写，同一差旅费标准的选择一人即可，不同标准的分行填写） 双击金额框，跳出明细表，填写出差具体行程明细。 住宿费超标需要填写原因，否则不予提交。 做人民满意的保险公司 * * 本级费用预支单 1. 填单时先选定已审批通过的动支单号。 2. 系统自动带出剩余可用金额、预算项目。 剩余可用金额是指动支申请的金额减去此前已完成报销的和已预支但未核销的金额。 二、系统关键 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 介绍--单据介绍 做人民满意的保险公司 * 做人民满意的保险公司 * * 县支公司单据 二、二、系统讲解及演示---县支公司报销单据 员工收款人：员工可以在个人信息维护栏维护银行账户信息，填写报销单收款区时可以直接选择姓名。 供应商收款方：sap全国上线后，供应商数据在sap系统中维护，报销系统连接sap进行选择；如果有临时供应商，可以手工填写；目前所有的供应商收款信息均手工填写。 做人民满意的保险公司 讲县支“费用项目”字段时，需要讲一下县支预算控制模式 * 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * 二、系统讲解及演示---上传附件 点击【附件】按钮：可以为单据上传附件。单据流转的各个环节均可以查看和增加附件，但是附件只能由上传该附件的用户删除。第一次使用该功能时需安装影像系统插件。 点击【附件】 做人民满意的保险公司 * 二、系统讲解及演示---上传附件 选定需要上传的图片或附件，点击【文件导入】，再点【上传提交】，确认提交后就保存在了影像系统。 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 二、系统讲解及演示---提交审批 按照预设流程提交 单据填写完成后，点击【提交审批】按钮，弹出传递对话框。再点击【确定】按钮，即可完成单据的提交。 点击 【提交审批】 做人民满意的保险公司 二、系统讲解及演示---提交审批 点击确定，提交单据，报销任务自动流转到下一审批环节 如：修理费需要办公室审核，点击加签，选择相应的审批人 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * 三、预算控制 省本级、地市本级固定费用按照总公司固定费用预算管理系统中设置的预算项目进行费用控制。 总公司财务会计部将于近期出台本级固定费用预算管理相关规定，分公司最终以总部下发的文件规定为准： 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * 四、审批流程介绍 先展示PPT，简单介绍每个流程的情况，再进行系统演示，具体操作演示流程如何在系统实现。 * 做人民满意的保险公司 * 本级报销流程 本级预支款流程 本级动支流程 四、审批流程---省、地市本级流程 预审电子信息 实物与电子信息审核 上线过渡期，共享前流程暂采用实物和电子同步审批的方式。 需要归口审批时加签选择 线下指导报销人填单、单据初审 PPT讲解流程时，需要讲一下审批角色的含义。 本级费用报销的关键点： 1、本级费用先进行动支申请，填写动支申请单，允许一次动支、多次报销或一次报销关联多次动支事项。 2、动支申请时，先选择预算项目，系统自动进行预算控制，超预算不允许提交。 3、预算项目分为本部门预算和公司预算，如选择公司预算，动支流程需经过财会部预算管理岗审核。 4、报销时，选择已完成审批的动支事项，系统只列出本人申请的动支单号供选择。动支事项确定后，系统自动带出预算部门、预算项目等信息，不必重复填写。 5、报销流程中有初审环节，对发票等原始单据进行初步审核，减少共享中心审核退单率。 做人民满意的保险公司 县支公司预支款流程 县支公司报销流程 四、审批流程---县支公司流程 目前县支费用超一定权限是要经过地市总经理审批，通过设置加签完成审批。 县支费用报销的关键点： 1、先选择费用项目，系统自动进行费用总额及小指标的预算柔性控制，超出预算系统给出提示，但允许提交。 2、报销流程经过地市分公司预算管理岗审核。 3、报销流程中有初审环节，对发票等原始单据进行初步审核，减少共享中心审核退单率。 4、标准审批流程中，县支费用不经过地市产品线审核，湖南分公司两个地市的农险费用，需提交地市农险部审核，系统单独支持。 做人民满意的保险公司 * 间接理赔费用动支流程 间接理赔费用报销流程 四、审批流程---地市理赔中心流程 间接理赔费用预支流程 做人民满意的保险公司 * 四、流程中各审批职责 经济事项真实性的第一责任人 审批角色 职责 申请人（报销人） 1.负责经济事项的真实性、合规性。 2.负责完整填写动支申请单、预支申请单、报销单；按规范要求粘贴原始发票，整理原始单据，扫描相关单据并上传。 3.负责提供真实、完整、准确的原始单据，对原始发票进行逐一验真并签字确认。 部门负责人 1.部门负责人审核费用事项是否允许发生、是否真实合规。 2.负责审核费用单据填写的事项和原始发票经济事项是否一致。 3.负责审核费用发生事项与原始发票经济事项是否一致。 归口管理部门负责人 （办公室负责人） 1.负责审核本部门归口管理的费用是否可以发生。 2.负责审核归口管理费用的真实合规性。 产品线负责人 负责审核计入本产品线的专属费用的报销、预支事项是否准确、合理。 地市财会部预算管理岗 负责对县支公司费用报销进行预算审核，预算外事项需提交部门负责人审批。 负责对县支公司费用报销事项进行预算备案。 财务会计部负责人 1.负责审批本级费用动支、预支、报销事项是否可以支出。超出部门负责人权限的需提交分管副总审批。 2.地市财会部负责人负责对县支公司超预算、预算外事项进行审批。 做人民满意的保险公司 * 四、流程中的审批职责（续） 审批角色 职责 分管副总经理 负责审批超过预算部门负责人权限的费用事项是否允许支出。 总经理 1.负责审批超出副总经理审批权限的费用报销事项发生是否允许支出。 2.负责审核费用的真实性负责。 县支公司经理 负责审批费用事项是否允许支出、是否真实合规。 负责审核费用单据填写的事项和原始发票经济事项是否一致。 负责审核费用发生事项与原始发票经济事项是否一致。 初审 1.负责核对原始单据与费用报销系统中电子单据是否一致。2.检查原始发票单位抬头是否正确,负责对原始发票的真实性进行检验。 3.负责收集原始单据，统一寄送财务共享服务中心。 共享中心审核岗 1.负责对原始发票的真实性进行抽检。 2.负责审核费用单据项目与原始发票经济事项是否一致。 3.负责审核电子信息与原始单据是否一致，审核报销事项附件是否齐全，签字是否完备。 4.负责审核报销事项中，预算项目中间接理赔费用部分与受益部门为理赔部的费用金额是否一致。 做人民满意的保险公司 * 单据退回方式分为两种，退回单据时，退回人员需选择具体退回方式： 一是“逐级审批”，指退回的单据再次提交时需逐级重新审批。 二是“直送至我”，指退回的单据修改完善后可直接提交退回人。 四、流程---报销单退回流程 做人民满意的保险公司 * 用户培训-目录 一、系统概述 二、系统讲解及演示 1. 登录系统 2.个人设置 3. 填写报销单据 4.上传附件 5. 提交审批 三、预算控制 四、审批流程 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * * 报销人根据所报销的费用类型收集本次报销所需的原始单据，原始单据包括但不限于：发票、合同、购货清单、验收单等进一步说明情况的书面材料。 原始单据收集 费用报销人应根据《中国人民财产保险股份有限公司原始发票的审核管理办法》，通过税务机关的官方网站或电话等方式对每张外来原始发票的真伪进行查验，并在每张发票正面右下方空白处写明“已验”并签名，他人经办代签名的发票真伪仍由报销人承担责任。 发票验真 在sap系统未上线前，使用A4粘贴单打印 格式 pdf格式笔记格式下载页码格式下载公文格式下载简报格式下载 ，粘贴原始发票时需露出条形码；新财务系统上线后，报销单和粘贴单采用与凭证纸张大小相同的规格。 打印、装订要求 五、报销规范说明 做人民满意的保险公司 * 做人民满意的保险公司 * * 原始发票扫描和粘贴规则总体分为“先粘贴再扫描”和“先扫描再粘贴”两种方式。 （1） 定额发票（餐费等）、交通类发票（汽油票、出租车票、停车票等）单张金额在300元以下（含300元）的，以及全部金额的飞机票、火车票，均在粘贴单上重叠粘贴后再扫描。 （2）其他发票需由报销人对发票进行顺序编号1、2、3……，并在发票右上角空白处清晰标注，标注后按编号顺序逐张扫描或多张平铺扫描，扫描后按编号顺序重叠粘贴。 （3）使用A4大小的粘贴单打印格式，粘贴原始发票时需露出条形码。 （4）每张粘贴单需写明粘贴原始发票的数量及本页发票总金额，报销人需签字确认;如一张报销单对应多张粘贴单时，应对粘贴单顺序编号,例如一张报销单对应3张粘贴单，第一张粘贴单在右下角注明1∕3，第二张注明2∕3，第三张注明3∕3。 1. 与报销单对应的发票、合同、购货清单、验收单等原始单据都应扫描，如合同文本较多，需将合同中涉及收款方信息、合同确定的付款金额、合同双方签署页扫描上传。 2. 原始单据按要求摆放后，点击“拍照”按钮，然后点“保存”按钮，图片自动保存到之前指定位置，最后在费用报销系统填单界面点击“附件”，选择报销单所对应的影像信息就可以上传影像信息。原始单据扫描应保证发票抬头、号码、代码、金额、发票印章、签字区、条形码等信息清晰可见。 如有其他电子附件，也通过“附件”按钮上传至影像系统。 原始单据粘贴规则 影像扫描规则 五、报销规范说明(续) 做人民满意的保险公司 * 五、报销规范说明(续) 做人民满意的保险公司 * 其他事项 关于咨询服务和系统上线支持 1.费用报销系统咨询电话： 杨 瑞 0931-8464535 赵小丫 0931-8451019 张晓梅 0931-009 2.如系统上线初期正常操作遇到无法填单或无法提交等情况，共享中心支持人员将尽快解决，遇到系统问题，支持组会尽快上报项目部，及时反馈解决，保证报销事项正常进行。 做人民满意的保险公司 * 费用报销系统用户培训 谢谢！ * * 是对财务共享中心的建设起到了有效支持。 系统上线使用后，改变了以往纸质单据审批流转的局面， 通过电子单据流转实现了跨区域、跨机构费用审批， 为省财务共享服务中心的建设提供重要支撑，奠定基础的信息化平台。 * 一.实现了费用预算管控 系统上线后，通过系统内固定、变动费用的刚性及柔性控制策略， 引入本级固定费用动支审核，有效提高了费用开支的可控性， 将费用的管控落实到日常的报销和审批过程中， 实现费用资金支出的事前审批与事中控制；对各项费用的支出起到了有力的管控作用。 二.有效规范费用报销流程 费用报销系统中固化了相对统一的费用报销流程模板并通过系统进行控制， 使系统上线前各省地公司差异的报销流程得到了规范， 同时也为公司的流程标准化管控提供了有效支持； * 电子流先到达审核会计，预审通过后再接收实物单据，提高报销效率，减少退单过程。 报销人登陆费用报销系统完成网上填单，提交部门负责人，部门负责人可通过OA待办任务或费用报销系统查看待审批报销单及时进行审批,即使在外地出差也可选择两种方式进行审批，一是远程登录审批，二是通过系统授权其他人代为审批。 报销人登陆费用报销系统完成网上填单，提交部门负责人，部门负责人可通过OA待办任务或费用报销系统查看待审批报销单及时进行审批,即使在外地出差也可选择两种方式进行审批，一是远程登录审批，二是通过系统授权其他人代为审批。 做人民满意的保险公司 先通过PPT的简介对单据有初步的认识，再结合系统演示，介绍单据中关键字段的含义 * * 做人民满意的保险公司 * 做人民满意的保险公司 讲县支“费用项目”字段时，需要讲一下县支预算控制模式 * 省本级、地市本级固定费用按照总公司固定费用预算管理系统中设置的预算项目进行费用控制。 总公司财务会计部将于近期出台本级固定费用预算管理相关规定，分公司最终以总部下发的文件规定为准： 先展示PPT，简单介绍每个流程的情况，再进行系统演示，具体操作演示流程如何在系统实现。 * PPT讲解流程时，需要讲一下审批角色的含义。 本级费用报销的关键点： 1、本级费用先进行动支申请，填写动支申请单，允许一次动支、多次报销或一次报销关联多次动支事项。 2、动支申请时，先选择预算项目，系统自动进行预算控制，超预算不允许提交。 3、预算项目分为本部门预算和公司预算，如选择公司预算，动支流程需经过财会部预算管理岗审核。 4、报销时，选择已完成审批的动支事项，系统只列出本人申请的动支单号供选择。动支事项确定后，系统自动带出预算部门、预算项目等信息，不必重复填写。 5、报销流程中有初审环节，对发票等原始单据进行初步审核，减少共享中心审核退单率。 县支费用报销的关键点： 1、先选择费用项目，系统自动进行费用总额及小指标的预算柔性控制，超出预算系统给出提示，但允许提交。 2、报销流程经过地市分公司预算管理岗审核。 3、报销流程中有初审环节，对发票等原始单据进行初步审核，减少共享中心审核退单率。 4、标准审批流程中，县支费用不经过地市产品线审核，湖南分公司两个地市的农险费用，需提交地市农险部审核，系统单独支持。 做人民满意的保险公司 *