秘书经典案例30例

案例1用什么方式说话,永远比说些什么更重要 要开年度总结会了,对今年的工作进行总结。还有不到一周的时间,为了保证会议顺利召开,秘书处的全部人马都集中到会议室,研究讨论会议的有关文件。首先讨论的是秘书处李处长给局长写的年度总结报告。李处长不愧是局里的第一支笔,报告写得洋洋洒洒,声情并茂,令人振奋。但在征求意见过程中,秘书小周直截了当地提出了自己的看法,他认为李处长的报告中有多处统计数据不准确,原因在于李处长采用的统计方法不正确,应该加权处理的数据没有进行加权处理。而李处长认为他采用的这些数据都是下属各个单位报上来的数据,进行简单的加减就可以,无须进行其他处理。可是,周秘书自恃自己是学统计学专业的,是科班出身,坚持认为李处长的数据处理不当。惹得李处长很不高兴,脸越拉越长,说了一声:“大家先休息一下”,就端着茶杯出去了。趁休息期间,秘书处的老秘书张大姐过来和蔼地提醒周秘书说:“小周,要注意一下提意见的方式,当着这么多人的面,用这么肯定的语气说李处长错了,他会是一种什么感受?如果我是李处长,我会觉得你就跟直接骂我‘无知’一样。所以,即使你的意见是对的,也应该注意说话的方式。”周秘书马上辩白说:“我没有别的意思,只是实话实说,我这个人生来就是这样的性格,有什么说什么,不会装假,不会拐弯抹角。我认为做人要正直坦白。”话音未落,张大姐严肃地说:“为人正直和注意说话方式是两个不同的问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。为人正直,是指不撒谎,不欺骗,是个人道德品质问题;而说话方式是个技巧问题,是个工作方式方法问题,两者不能混为一谈。请你记住,对于我们这些职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要!” 分析与评述作为职业秘书,周秘书应该用规范的职业语言标准要求自己,应该懂得有效沟通的知识和技巧,不能像一般人那样说话随便,想说什么就说什么,想怎么说就怎么说,想在什么时候说就在什么时候说。秘书说话,不单纯是为了 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 达自己的思想或情感,更主要的是为了实现自己的工作目标,达到预期的沟通效果。为了达到预期的沟通效果,就必须注意说话的方式和选择恰当的沟通时机,特别是提意见的方法和时机。如果你提意见的方法和时机不正确,那么,即使你意见的内容再正确,也是正确的错误。对于职业秘书来说,用什么方式说话,永远比说些什么更重要! 案例2杨修的错误 东汉末年,杨彪的儿子杨修,博学能文,才思过人,与曹植是好朋友。后来成为曹操的谋士,官居主簿,替曹操典领文书,办理事务。杨修“恃才放旷”屡犯曹操之忌,终于由此丧命。以下是几则典型的事例。事例一:有一次,曹操造了一所后花园。落成时,曹操去观看,在园中转了一圈,临走时什么话也没有说,只在园门上写了一个“活”字。工匠们不了解他的意思,就去请教杨修。杨修对工匠们说,门内添活字,乃阔字也,丞相嫌你们把园门造得太宽大了。工匠们恍然大悟,于是重新建造园门。完工后再请曹操验收。曹操大喜,问道:“谁领会了我的意思?”左右回答:“多亏杨主簿赐教!”曹操虽表面上称好,而心底却很忌讳。事例二:有一天,塞北有人给曹操送了一盒精美的酥(奶酪),想巴结他。曹操尝了一口,突然灵机一动,想考考周围文臣武将的才智,就在酥盒上竖写了“一合酥”三个字,让使臣送给文武大臣。大臣们面对这盒酥,百思不得其解,就向杨修求教。杨修看到盒子上的字,竞拿取餐具给大家分吃了。大家问他:“我们怎么敢吃魏王的东西?”杨修说:“是魏王让我们一人一口酥嘛!”在场的文臣武将都为杨修的聪敏而拍案叫绝。而后,曹操问起原因,杨修从容回答说:“盒上明明写着‘一人一口酥’,岂敢违丞相之命乎?”曹操虽然喜笑,而心头却很忌讳杨修。事例三:曹操多猜疑,深怕人家暗中谋害自己,常吩咐左右说:“我梦中好杀人,凡我睡着的时候,你们切勿近前!”有一天,曹操在帐中睡觉,故意落被于地,一近侍慌取被为他覆盖。曹操即刻跳起来拔剑把他杀了,复上床睡。睡了半天起来的时候,假装 做梦,佯惊问:“何人杀我近侍?”大家都以实情相告。曹操痛哭,命令厚葬近侍。人们都以为曹操果真是梦中杀人,惟有杨修又识破了他的意图,临葬时指着近侍尸体而叹惜说:“丞相非在梦中,君乃在梦中耳!”曹操听到后更加厌恶杨修。事例四:曹操出兵汉中进攻刘备,困于斜谷界口。欲要进兵,又被马超拒守;欲收兵回朝,又恐被蜀兵耻笑,心中犹豫不决。正碰上厨师进鸡汤。操见碗中有鸡肋,因而有感于怀。正沉吟间,夏侯悖入帐,禀请夜间口号。曹操随口答道:“鸡肋!鸡肋!”夏侯悖传令众官,都称“鸡肋!”行军主簿杨修见传“鸡肋”二字,便教随行军士收拾行装,准备归程。有人报知夏侯悖。夏侯悖大惊,遂请杨修至帐中问道:“公何收拾行装?”杨修说:“以今夜号令,便知魏王不日将退兵归也。鸡肋者,食之无肉,弃之有味。今进不能胜,退恐人笑,在此无益,不如早归,来日魏王必班师矣。故先收拾行装,免得临行慌乱。”夏侯悖说:“公真知魏王肺腑也!”遂亦收拾行装。于是寨中诸将,无不准备归计。曹操得知此情后,唤杨修问之,杨修以鸡肋之意对。曹操大怒说:“你怎敢造谣言,乱我军心!”喝刀斧手推出斩之,将首级号令于辕门外。(注:选自《三国演义》) 分析与评述杨修应该说的确是一个很聪明的人,屡屡能够准确地解读可称为“一代枭雄”的曹操的心思,并且能够采取适当巧妙的对策来应对。问题在于这些聪明并没有用在为曹操的“军国大事”出谋划策上,而是耍一些小聪明,自以为是,擅自替曹操做主,并到处张扬自己的聪明,置曹操的立场和脸面于不顾。最终“聪明反被聪明误”,落得身首异处的下场。作为职业秘书,一定要吸取杨修的教训,时时刻刻记住自己的身份和角色。应该揣度领导的心思和想法,但仅限于更好地为领导服务,更有效地替领导出谋划策,不能自以为是,擅自替领导做决策,要顾及领导的脸面和感受,不能使领导形象受损,否则最终也会像杨修一样“聪明反被聪明误”。 案例3郭秘书的为难事 最近,局里要进行一次分房,解决一些符合条件的人的住房困难问题。据说这是最后一批福利分房,以后国家要调整国有单位的住房政策。听到这个消息,局里议论纷纷,那些住房困难的人,都想找找关系,托托门子,以便赶上这最后一趟分房的末班车。所以,这些天找局长的人和电话特别多,局长烦不胜烦,特别头疼,就叮嘱秘书郭静遇到此类的人和电话一律挡驾。这下可难为坏了郭秘书,来找局长说情的人大都死缠烂打,摆出见不着局长誓不罢休的样子,闹的郭秘书一个头两个大,什么事情也做不了。还不能对他们发火耍态度,否则更是火上浇油。又不能直截了当地说局长不想见他们,只能态度坚决地推托局长不在到市里开会去了或说局长到下属单位视察去了等。由此,得罪了很多人,他们都在背后骂郭秘书:“狐假虎威,瞎神气。”有人偷偷告诉郭秘书背后的闲言闲语,郭秘书也只能苦笑作罢。有一天,财政局经常和他们局打交道的刘科长来了,要见局长。这时候来,明摆着也是来说情的,为在他们局里上班的妹妹家分房子的事来找局长走走后门。郭秘书来到局长办公室跟局长一说,局长也不想见他,因为见了答应也不是,不能一碗水端平,后患无穷;不答应也不是,得罪了财神爷,将来不好办事。所以也让郭秘书挡驾。郭秘书还没来得及出去,刘科长已经敲门自己走了进来,问道:“怎么,李局长,连我也不想见啊。”李局长很尴尬,马上说:“哪里,哪里,欢迎,欢迎,很忙啊。'这时,郭秘书见状,急中生智对李局长说:“对不起,局长,我是来提醒您,您该出发了,自来水厂的问题还急等着您去现场处理呢。”李局长一听,马上接过来说:“对,对,你看我都忙糊涂了。对不起啊,老刘,那边的事情很棘手,你的事要是不急,咱们改天再谈,或者你跟郭秘书先谈一下,我有急事先走一步。”局长说完,如释重负地走了。郭秘书请刘科长坐,捧上热茶,对刘科长说:“刘科长请喝茶,您有事请说吧,等局长回来,我替您转达。”刘科长淡淡地说:“也没什么大事,改天再说吧。”喝了口茶,悻悻地走了。 分析与评述秘书的职责之一就是为领导排忧解难;领导不方便出现的场合或不方便说的话, 秘书应该挺身而出,代领导出席,代领导沟通。但也要在领会领导意图的基础上既坚决执行领导交给的任务,又要注意沟通和处理的方式方法。要与领导在工作中形成一种默契,能够在遇到尴尬的或不利的处境时,运用自己的专业知识和职业素养,巧妙地予以化解。郭秘书在执行局长交给的任务时,就注意了这一点,虽然造成了别人的误解,得罪了人,但为领导客观、公平地处理事情和做决策扫清了障碍,保证了领导工作的主动性。 案例4谁的功劳 又到年底总结的时候了,秘书李浩然忙碌起来。因为他们处长点名让他负责今年处里的总结,处长要在局里的总结大会上做汇报。与往年不同的是,局里早就明确表示,今年要进行改革,打破奖金发放的平均主义。年底总结,每个处都要上台讲一讲,然后进行评比,哪个处工作做得好,处里人员的奖金就升一级,工作做得不好的,奖金就降一级。俗话说,“做得好不如说得好”。这句话虽然有弄虚作假的嫌疑,但也说明做得好,也要说得好,否则,不了解情况的人怎么知道你做得好呢?因此各个处都较上了劲,除了工作完成出色外,都在年底的报告上下足了功夫。李浩然是北大中文系的高才生,平时写文件就是一把好手。刘处长叮嘱他说:“今年处里的工作是出色的,能不能让局领导满意,就看你的总结报告是否出彩了。”李秘书接到任务后,连着熬了几个通宵,终于写出了一篇洋洋洒洒,既有文采又有深度的总结报告交给处长审阅。处长看了连连点头,非常满意,高兴地说:“今年咱们处这奖金是拿定了。.”果然,在全局的总结大会上,李秘书写的稿子让刘处长声情并茂地一讲,获得了全局一致的好评。会后,局长还专门对刘处长说:“老刘,今年你们处的总结不错,很有深度。”刘处长听了很碍意。知道内情的人都说这是李秘书的功劳,李浩然得悉后严肃地说:“不能这么说,我只是写了个草稿,最后还是处长定的稿。” 分析与评述秘书是为领导服务的,是领导的参谋和助手,但只起辅助作用,只是“谋”而不“断”。领导在做最后的决策之前,会让秘书做先期的工作,像调查、草拟文稿等一类的工作。有时,秘书的工作能力强,完成领导交给的任务比较到位,无须领导做更多的修改就采用了,但这不等于是秘书的意志,因为是由领导拍板的,就此已经转化为领导的意志了,而最终为此负责的也是领导。毛主席的秘书田家英才学深厚,为毛主席撰写了许多脍炙人口的文稿,其中中共八大毛主席的“谦虚使人进步,骄傲使人落后”的警句家喻户晓、妇孺皆知,就是出自其手。但田家英从不居功,若不是主席自己说是秘书田家英写的,大家都认为是毛主席的名言。因此,秘书要甘当领导身后的无名英雄。 案例5打扮自己未来 发远机械制造公司最近来了一个秘书叫李兰,她在工作方面没有什么问题,也非常勤快,可在形象上,就是给人不太得体的感觉。有那么一天,李兰气喘吁吁地从外面办事回到公司;满头大汗。她忘了擦汗,就像个假小子一样开始给客户打电话。同事见她头发沾在眼角边,便说:“小李,看你出了那么多汗,去补个妆吧。”“没什么的。”小李有些不在意,继续埋头干活。过了不久,李兰又以一副新面孔展现给公司的同事,她脸上的粉擦得那么厚,整个一戏台上的媒婆,差点吓了同事一跳。可能是性格的缘故,李兰对自己的外在形象是不怎么太在意,或者即使在意也处理不当,这也许是她的一大缺陷。 分析与评述作为秘书,能够给你的上司或者同事营造一种赏心悦目并且以此来推动他们工作的印象也非常重要。在这方面,如何对自己的装扮作出适当的选择便有很大讲究。作为秘书,必须养成随时随地注意保持自己良好的职业形象的习惯,因为无论是你接电话时说话的口气,还是与客人交谈时的坐姿,都代表着公司的形象。所以,可以说,秘书个人在衣着打扮上的爱好和习惯,早已超越了其本身的审美情趣,它是公司整体形象的客观要求。其实,秘书化妆应该是浓一点还是淡一点好,并没有什么标准,只要与自己的肤色脸型相配,又与办公室的工作环境相协调就行。在讲究“包装”的今天,秘书如果一味地追赶潮流,将所有流行的、前卫的东西都带到办公室,可能会给工作带来一些意想不到的麻烦。妙龄花季,追求时尚与 前卫,并不是说她们不美,而是这些标新立异与工作环境不协调。因为公司领导与一般的员工相比,特别是与秘书的年龄相比,年龄普遍偏高,而且男性的占多数。他们的审美情趣不仅没有秘书那么前卫时尚,可以说还有些保守甚至落后。在他们眼里,如果秘书化妆打扮标新立异,则有可能被看作庸俗和轻浮的象征。另外,化妆要同周围环境相协调,不可在公司里显得太扎眼,而应基本随大流,同时还要同自身年龄、身份相协调。平时女同事之间可以互相交流、互相提醒。 案例6说话得体 某天上班时间内,老总走到策划部主管高慧的身边突然问了一个莫名其妙的问题:“小高,我问问你,‘美眉’是什么意思?”高慧忍不住地笑了:“您是不是也想找个美眉?”“哪里,美眉是什么玩意儿我都不清楚,我找它干什么?”老总说,“我在家老听我孩子说美眉什么的,我问他什么意思,他只朝我傻笑不告诉我,今天我听见我的秘书在我办公室也说‘美眉’这个词,所以好奇,问问你。”“是这样的,美眉是指因特网上那些漂亮的女孩。因为人们在网上聊天的时候,如果称这些女孩为‘妹妹’,可能觉得太俗;称美丽的姑娘吧,又可能让人觉得太轻浮,所以‘美眉’的叫法就流行起来。原先是在网上,现在有些人在日常生活中也这么叫了。‘美眉’的写法有很多种,有的写成‘美媚’,也有的写成‘美妹’,有的干脆写成‘MM’,一般都写成‘美眉’。”、“噢,原来如此!”老总点点头然后回到了办公室。下班的路上,高慧特意走到老总的秘书小张面前提醒道:“在上班的时候,最好不要用‘美眉’这类新潮的词汇。”,“头儿今天是不是对我有什么意见?”小张解释说,“上午我在办公室帮他整理材料,我一个同学打我的手机,我无意中说漏了嘴。”“他倒是没什么意见,只是好奇。”高慧说,“只不过今后要稍微注意一点,在领导面前少说那些一般人听不懂的时髦词汇或句子。”“看来我是得注意一下了。不记得是哪本书说过,像他们这种年纪大而又有地位的男人,观念最保守,审美情趣最落后。今后说话要是不注意一点,让他们看不惯,说不定哪天我的饭碗被他们砸了,自己还不知道怎么回事。”“你说到哪儿去了?!”高慧笑着说,“你觉得他们就那么顽固吗?不过,反过来你想想,如果某个人一天到晚老跟你说唐诗宋词,你是不是也不会习惯?”“那倒也是,我从来就不喜欢这些陈得发霉的东西。”“另外,我昨天下午听你打电话时,说‘下午十五点钟’,这种说法也不太好,容易听成‘下午五点钟’。所以最好直接说成‘下午三点钟’。”,“那是上海分部的黄小姐。她说话一半中文,一半英文,半土半洋;我只不过是在电话里重复确认她所说的时间。”“正因为对方是这么说的,所以你在重复确认的时候,就更应该纠正过来,尽量避免误会。” 分析与评述秘书的职业特点要求其必须得开口,可是作为一个常人又不是每每发言都能适当得体,最保险的方法就是你在平时就要摸清上司的脾气与习性,在自己说话的关头多多控制自己的舌头。一其实,像“美眉”这类词汇,并不是像某些人说的那样,跟黄头发、绿头发一样,都是舶来的精神垃圾,相反,这类词汇跟因特网、MP3和数码相机一样,都是当代的文明成果,我们没有理由否定,也不可能因为有人否定而消亡。作为现代都市时尚的先锋,作为公司白领阶层的秘书,不可能让她们远离“美眉”这类词汇,都变成听话的“三好学生”。但是,正如西装革履不适合打网球一样,作为职业秘书,在工作场合,应尽量避免使用大多数人暂时还听不懂或者听不惯的语言,养成使用规范语言的习惯。 案例7说话艺术 事例一:一宇不当,险失合作良机一外地客商到某地某公司商谈投资合作事宜,公司上下非常重视,早早做出了各种安排。公司经理拿出专门的时间,在会客室专候,并准备了烟茶水果,还派自己的秘书提前在公司门口等候。客商迸公司大门后,迎候在门厅的公司经理秘书马上上去和客商握手,可能是知道事情的重要性,反倒有些紧张,竟然对客商说:“我们经理在那边(指会客室),他叫你过去。”客商一听,当即非常生气:他叫我去?我又不是他的下属,凭什么叫我?你们现在就是这样对待合作者的?那以后还了得?合作应当是关系平等的。 于是这位客商回答说:“贵公司如有合作诚意,叫你们经理到我住的宾馆去谈吧。”说完拂袖而去。 事例二:一言不当,令其他部门不悦“喂,财会室吗?我是总经理办公室。今年全年的工资统计表你们做出来了吗?”这是某公司总经理办公室的秘书在给公司的财会室打龟话。财会室回答说:统计出来了。这位秘书又说:“我正在给领导写 年终总结 项目经理年终总结环境采样年终总结公司设备主管年终总结汽车驾驶员年终总结xx工程部个人年终总结 ,急等着要这个表,你给送来吧。”财会室的人听了这话,有些不高兴了,说:“我们也正忙着,你自己来抄好了。”“叭”,电话断了。 事例三:一语不慎,加深领导缝隙某公司两位领导A和B本来关系就有些紧张,因为工作上的不同意见,也因为涉及自己领导前途的一些斗争。但是这种矛盾还是很隐蔽的,表面上两个领导的关系也还过得去。但是不久,正巧上级来了一个工作检查组,在陪同问题上,A 领导认为两个领导中有一人陪同就行了,不必两人都去。于是让秘书去传达一下自己的看法,不料秘书在向领导B转达领导A的意思时,却把话说成:“A领导说啦,你去他就不去了。”B听了,心里思忖:我去他就不去,这是什么意思?虽然勉强去了,但是心理越发不是个滋味。后来在一次会议上,这种长久潜伏下来的不快终于爆发了,弄得会议不欢而散,两个领导的矛盾一下子成了公司人尽皆知的秘密。事情越闹越大,还是上级领导出面才解决了。分析与评述说话是一门艺术。俗话说,“会说话的令人笑,不会说话的令人跳”。秘书人员工作在领导中枢,负有沟通上下左右关系的责任,如果说话不讲究艺术,有时会带来不良或严重后果。所以在交际过程中秘书一定要掌握好说话的艺术。。秘书说话关系甚大,所以秘书一定要学会怎样说话。 案例8如此协调 关厂长四十有五,在工作上严格要求是出了名的,谁要在工作上打马虎眼,他粗大的嗓门会叫人受不了。然而,下级有个病痛,他忙到半夜也要亲自探望小陈是厂里新来的秘书,在她之前,已经有3个人因为关厂长的坏脾气而离开。小陈听说了别人对关厂长的看法,虽然大家都劝她不去为好,但她倒想去见识见识这个关厂长。上班的第一天,一切完全是规范化的。第一次见到关厂长,关厂长很礼貌地接待了小陈,交代了一些工作之后,关厂长便急着去忙事情了。关厂长留给小陈的第一印象还算不错。几天后,关厂长通知小陈随他去与外商洽谈技术合作项目,早上9.:30出发,同行的有总工和外请的 翻译 阿房宫赋翻译下载德汉翻译pdf阿房宫赋翻译下载阿房宫赋翻译下载翻译理论.doc 。这个项目I小陈在技术科早就知道了, 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 也是她在总工指导下制定的。还不到8:00的时候,她就到技术科准备一些资料。没想到,一阵急骤的电话铃声响起,对方的同事转告小陈,说厂长找她,火气很大。小陈立即赶到厂长办公室,关厂长上来就没有好音:“上班时间串什么门JL?我让你在办公室等着,9:30出发,你到处跑什么?”小陈也火了,不是还不到9:30吗?但还是忍住,沉默着听关厂长“发威”。听到关厂长接下来的话,小陈才知道,原来是总工住院了,翻译也因事不能来,如果因为推迟谈判,对方可能会去找新的合作伙伴。厂长为此事很着急,知道这个情况后,小陈原谅了关厂长的发火。“您对这个项目熟不熟悉?”小陈问。“主要内容清楚,有些细节不很熟悉。”关厂长说。“细节和全部内容我都熟悉,我参加过这个方案的起草。”小陈自信地说。关厂长眼睛一亮,但马上叉暗了下来:“可翻译没有来啊。”“外商不是美国佬吗?”小陈问。关厂长肯定以后,小陈说道:“我认为我能行。”小陈觉得没有必要谦虚。关厂长顿时惊醒万分,也意识到了自己之前的态度不好。他立刻让相关人员做好了准备工作和小陈一起出发了。谈判成功了,在谈判当中,小陈又当翻译又和老外谈技术合作的细节,关厂长把关决断,配合得十分默契。由于小陈对对方的情况十分了解,还适当地称赞了几句对方的技术成就和经济实力,对方代表十分高兴,伸着大拇指用简单的华语说:“关先生,我羡慕您呀!您的秘书才华出众,年轻有为。”回来的路上,关厂长对小陈的表现非常满意,当他在说着夸奖的话的时候,小陈却提醒厂长要去医院看总土,对于关厂长要特设犒劳的邀请,小陈也婉言谢绝了。大家听说厂里新来的秘书把厂长制服了,都很佩服她。可是小陈却 认为:领导也是人,在他为难的时候,作为秘书应该亲近一点,热情一点,尽量帮他分忧;在他成功的时候,高兴地时候应该离远一点、冷静一点,尽量使他保持清醒。 分析与评述人际关系的协调是秘书职能的重要方面。该材料主要反映的是秘书与领导者关系的协调。秘书人员与领导者的关系是对立统一的关系:秘书活动源于领导活动的需求而产生,又伴随领导活动的进行而展开,两者相互补偿,不可或缺。秘书人员与领导者的关系是一种上下级关系,秘书人员要遵从领导指挥,领会领导意图,为领导活动服务,不可固执己见乃至越职越权,成为领导者的得力助手。上述材料中,秘书小陈在追求一致与积极适应的原则下,正确处理了与关厂长的关系,积极发挥参谋作用,协助关厂长谈判成功。由此可见,人际关系协调在秘书工作中处于非常重要的位置,所以,秘书人员要加强人际关系协调能力,增强公共关系意识。秘书协调与领导关系的原则:第一,服 案例9接待效应 华夏贸易公司经销部经理近几天一直为订货越来越少、销售额下降发愁,现在正是销售淡季,很难拓展销售渠道。一天下午,经销部经理突然接到法国某访华团公司的订单,而且是一笔数额不小的买卖,相当于公司大半年的销售额。他连忙拿了订单到总经理办公室。总经理一看,就明白了,站在一旁的沈秘书更是露出了会心的微笑。这飞来的订单究竟与沈秘书有什么关系呢?按常理,与法国客人签订合同、做生意,他销售部不可能不知道,真是百思不得其解。最后还是由总经理解开了这个谜:一对法国夫妇来华旅游,在北京机场下了飞机后,还要转乘火车去南方某省。这对法国夫妇对于一切都很陌生,不知如何是好,于是就在机场乱拨了一个电话,竟打到了我们贸易公司的总经理办公室,接电话的正好是沈秘书。沈秘书从电话里得知对方的身份和困难,对方请求帮助时,他马上请示了我,然后用英语回答对方:“请不要着急,我们是华夏贸易公司,愿意向二位提供帮助。”立即派车到机场,把这对夫妇送去宾馆安顿下来,又陪他们游玩了几天,代购了去某省的车票,直到送上火车,热情话别。这一切,沈秘书都做得非常真诚、得体,给两位外国客人留下了深刻印象。我们收到订单距他们回国正好1个月,看来这笔大买卖正是被接待的法国夫妇促成的,当然这也要归功于沈秘书的公关意识和接待艺术,为本公司塑造了良好的形象。r销售部经理恍然大悟,深有感触地说:“看来接待工作中也有公关。搞好接待,不仅可以广交朋友,树立公司形象,而且可以促进产品销售,为公司赢得经济效益。难怪有人说‘接待也是生产力’呢!”。 分析与评述接待是秘书机构的一项经常性的事务工作,是秘书人员树立良好组织形象、有效协助领导工作的重要渠道。它虽然是一项事务性较强的工作,但又与一个组织的对外形象和沟通协调密切相关,发挥着不可替代的作用。通过接待工作,企业不仅可以展示企业作风和企业文化,也可以对外树立良好形象、推销自我。接待工作做好了,不仅会给上级领导和来宾留下深刻的印象,而且无形中会为企业带来商机,带来社会效益和经济效益。因此,秘书要充分利用接待工作的每一个细节展示企业的全新风采和企业独具魅力的特色文化,明晓每一次接待机会会增强企业的凝聚力和向心力,提升企业的知名度和影响力。同时,秘书还要对接待结果进行科学的评估与监测,及时做好来宾反馈信息的收集和处理工作,不断优化接待流程,力求接待活动效益的最大化。 本案中华夏贸易公司的沈秘书接待外宾时,非常真诚、热情、得体。做到了秘书接待工作中的礼仪要求,起到了代表公司形象和联络的作用,并为公司带来了实际收益,充分说明了秘书接待工 案例10自我推销 王珏工作认真,人很聪明,但跟许多人一样,刚开始她并不了解如何表功。她在人事部工作,做事情通常是靠经年累月积累的良好的同事关系。她在前一个工作岗位上做了好几年,那段时间,她的薪水优厚,老板与同事都很喜欢她,但她并没有因此而平步青云。王珏在新公司工作约两个月后,一次,老板刚刚和她谈完工作,离开她的办公桌,就来了一份传真。传真 上说,她花了两个星期争取的一笔业务成交了。王珏叹了口气,说要是传真早5分钟来就好了——刚才老板在她的办公室里聊天,闲谈中刚好提到这个客户和那笔生意。别人建议她赶紧去老板办公室报喜。起初王珏并不愿意,说写个便条就可以了,但别人还是建议她趁热打铁,显示自己的功劳,不过要假装不经意地提起这个巧合:“我们刚谈完,我就成交了这笔生意!”最后王珏还是同意了,结果老板非常高兴,建议她告诉公司的公关部门,好让公司同仁知道这笔进账。其实,一旦有机会,每个人都可以用一种间接、自然的方式表彰自己的功劳。最后的结果当然是王珏的事业顺风顺水,越来越懂得表现自己的优势了。 分析与评述.老实人总是以为,每一位员工的工作都在老板的视野里,只要努力,就一定能得到应有的奖赏。不幸的是,老板最容易患“近视”,虽然你拼了老命,他却视而不见。在信息社会,光会做事已经远远不够,得让老板知道你做了什么,否则,纵使你累得半死,也很难获得加薪、升迁的机会:对此,美国一位作家有一个形象的比喻:“做完蛋糕要记得裱花。有很多做好的蛋糕,因为看起来不够漂亮,所以卖不出去。但是在上面涂满奶油,裱上美丽的花朵,人们自然就会喜欢来买。”若是不习惯自我推销,也可请别人从客观的角度助你一臂之力。你会发觉,不露痕迹地让人注意到你的才干及成就,比敲锣打鼓地自夸效果更好。 案例11自我表功 有一次,某领导安排陈秘书写一篇稿子,陈秘书立即行动起来,广泛查阅资料。下班时,领导对陈秘书说:“下班休息吧!明天再干吧!”陈秘书心里明白表现的机会来了,便回答领导说:“这篇文章需要很多数字材料,我今晚没事,正好整理一下统计资料明天用。”结果第二天就把初稿交给了领导。领导满意地说:“完成得很及时。”陈秘书便接着说:“加个班,总算很快拿出来了。”领导点头:“不错,好好休息两天吧,放你两天假。”陈秘书实在也是有能力,仅用了两天就完成了任务。但他更有表现自己的技巧,这也是一种让领导感受到的技巧。即使小陈自己不说,领导也会明白,效率高,肯定是加班加点牺牲了休息时间。所以,给领导一个使他吃惊的效率,能够很巧妙地让他感受到你在背后付出的艰辛。在我们的人生中,即使是最平常的事物,只要能灌注我们的心血、热诚,就会变得神圣而高尚。遗憾的是,一般人对于工作总是抱持机械式的心态,缺乏热诚和朝气,因而茫然彷徨,随波逐流度过一生。 分析与评述勤奋的人走到哪儿都会受到人们的喜欢,毕竟,如果你表现出勤奋的话,就会在第一时间赢得他人的好感,起码他们会认为你在内心深处是热爱自己目前的工作、环境的,那么他们就更可能主动地让你融入到集体中来并且给予你不可设想的种种好处。我们不论做什么事,都必须竭尽全力。能否拥有这种勤奋努力、追求完美的精神,决定了一个人后事业上的成功或失败。只要全神贯注,那么工作上的不耐烦甚至痛苦的感觉都会消失。如果你不懂得这个秘诀,就无法得到他人的欢迎,更不能获得成功与幸福。工作可以拓展我们的心灵,帮助生命成长。倘若我们对工作不忠实,不曾付出最高程度的努力,就不能拥有自尊与自信,也不可能赢得他人的喜爱。不用说,勤奋是一种美德,但是默默无闻的人虽然能够受到他人的欢迎,可同时也可能会被人遗忘。所以,辛勤耕耘的“老黄牛”不应该再保持沉默,他完全有必要通过自己的表白,让领导知道或感受到你所付出的努力。工作中只会干不会“说”的人实在是太多了,这样的人也往往会吃亏。领导所能目睹的你的工作最多限于“八小时以内”,在秘书与领导分开办公的地方,领导对秘书的工作了解就更少了。有些人只顾埋头工作,工作完成后一交了事,与领导交流很少,自己究竟加了多少班、费了多大劲、流了多少汗水、耽搁了自己多少私事等情况,就都默默无闻地白白流掉了,因此聪明的秘书要既会做又会说。值得注意的是,不做默默无闻的“老黄牛”,并不是说要你做一只下蛋就叫的“母鸡”。注意:你的表白一定要适度、不留痕迹。 案例11情商 王刚和陈会是大学同学,毕业后又同在一个部门担任秘书工作。每当王刚向领导请示汇报工作时,总是滴水不漏,面面俱到,生怕让领导看出问题,挑出毛病。而陈会呢?时常丢三落四,想问题不周全,因此导致领导对他进行一番具体的评判指导。同一项工作,王刚总是靠自己去独立完成,而部门的其他人总是非常愿意帮助陈会,甚至领导也不时地对陈会的工作予以指点。王刚与陈会大学相处四年,对他非常了解。在王刚的印象中,陈会非常细心,而且具有很强的独立完成工作的能力。同事们非常喜欢和陈会交往,领导也似乎并不因为陈会的粗心大意而不满,而且有什么问题还特别愿意找陈会商量,而对待王刚总是不凉不热。一来二去,陈会在办公室的地位不知不觉地有了提升,大有成为未来主管的趋势。而王刚呢,尽管工作依旧十分努力,却总是无法得到领导的青睐。王刚对此颇为不解,因此陷入了深深的苦恼之中。王刚想把每一件工作做得尽善尽美,不让领导挑出一点毛病,主观上的动机是好的,但客观上给领导的暗示可能是:拒绝承认领导比自己高明。要知道,领导总会有办法证明自己比下属高明。虽然未必会给王刚穿“小鞋”,但不可否认的是,领导的心中是不会接纳王刚的。而陈会则深知其中奥秘,在领导面前总是有意识地显得有些“不成熟”,从而引得领导对其工作评头论足,增加与领导接触的机会。而领导也由此充分展示了自己的才干,显示了比下属的高明之处,从中找到了优越的感觉,自然也就愿意对陈会的工作加以关照。因此,陈会受到领导重视是自然而然的事情。作为具有高情商的陈会明白这种领导是典型的“武大郎开店”,既承认你的能力,又怕你取代他的位置。所以陈会要时时请教他并和他经常沟通,诚恳地请求他的指点,给领导展示才能的机会。当然,也要赞扬领导有下属没有的长处,这样才可以消除他的忌妒,满足他的权力欲和自以为是的虚荣心。 分析与评述.对于这个世界的人来说,智商的水平也许相差无几,但是人与人成功的差距确实很大,这其中的原因很大程度上就要归于情商的高低了。在职场上,智商高只是成功的诸多要素之一,而你投身的事业肯定不是孤立于社会而存在的,你的才华首先要融人一个团队之中,与其他人的才华形成1+1大于2的合力效应,企业才能真正取得成功,从而彰显个人的成就。而在这个“融入”的过程中,人和人之间的差异相当明显。理论上的才华永远不等于能方,才华只有体现在调控与创新上才确有价值。要让才华变成实实在在的能力,指望“躲进小楼成一统”是不可想像的。相信职场上那些不太得志的精英们只要拿出其才华的一小部分,投入到自己的“情商建设”上来,真正的成功就不会太遥远。我们说素质是一个综合性的概念,其中情商也占有相当的地位,因此,在自己的工作岗位上,要培养自己积极的情感世界。或许常听到有些文职、助理等相关职业群体的从业人员会说:“整天与老板朝夕相处,工作中的八小时简直就是受罪。除了工作还是工作,就再也没有其他可以做的了。”不能不说这是缺乏情商的一种悲哀。作为一种职业,秘书不需要像科学家那样烦琐思辨地论证,也不像搬运夫那样付出汗水与力气。你需要做的或许就是怎样丰富自己的思想情感,并将它们融合到工作当中,其实这也是秘书人员应该掌握的一门艺术。’ 案例12保持亲和 小丁与小孙同时进入某机关担任秘书,两个人同样有较强的工作能力,无论领导交给他俩什么任务,他俩都能非常圆满地完成。为此,两个人经常受到领导的表扬。但是,在同事之中,他们俩却有不同的地方。大家都喜欢小丁,有什么事总是找他帮助。而小丁也的确为大家做了许多事,因为他谦逊又有能力,与大家非常合得来;而小孙则不同,虽然他能力也强,但大家都不太与他合得来,有什么事也不会找他帮忙,因为小孙这个人有些个性高傲。小孙也意识到了这种差别,但他并不想改变这种状态,他以为这样很好。无论同事们怎么对自己,领导总还是喜欢自己的,有领导撑腰,他不必总是顾虑再三。况且这样也不错,他可以按照自己的个性安排一切,不必因别人的看法而改变自己的生活。而且从心底而论,小孙有些看不起小丁。小孙认为小丁那种谦让态度十分虚伪,是一种做作的表现,很俗。当然,小孙并没有把自己这种感觉表露出来,他认为无论小丁怎么做,都是人家自己的事,别人不应该干 涉他。可见,小孙也是具有一定容人之量的,但可惜他没有表现出来。就在小孙按照自己的个性工作的时候,领导说要在他们之中提拔一名宣传干事,而且这次领导有明确指示,一定要坚持群众选举,任何人不得从中作梗。面对这样一个好机会,小孙从心底认为自己应该能上去,因为他不但喜欢这份工作,而且坚信自己一定能干好,绝对不会辜负领导的厚望。但是,听说这次不是领导任命,而是由群众直接选举,他的心真的有些凉了。他明白凭自己的群众关系,自己绝不是小丁的对手,况且小丁在搞宣传的方法上也有其独到的能力。小孙认识到了这种差距,但他不是一个小肚鸡肠的人,即使明白自己有不足,他也要进行一番公平竞争。 结果正如他所预料的那样;小丁几乎以全票得到了这个职位。其实要是小孙去了,工作照样能做好。一个本来平等的机会,结果由于两者个。陛和人缘的不同而导致了巨大的偏差。这个教训值得每一个人认真思索。 分析与评述工作中少不了笑容。笑脸是一个人最好的名片,而亲和则是你成功的一大保证。作为秘书,学着让自己在别人尤其是同事面前呈现出亲和的一面,肯定有助于你的才能发挥。而对于协调与同事的关系,有的人马马虎虎,以为同事之间无所谓,大可不必左右逢源,协调四邻;而有的人则极为看重,在同事中间拉帮结伙,并极力找领导做靠山,形成自己的势力,以为凭此就能高枕无忧。其实,这两种人都错了。在同事之间协调关系同样不能粗心大意。其中的功利关系自不必说,只一个人缘问题就够你头疼的了。可见,对待同事既不能漠不关心,不闻不问;也不能拉帮结伙,那样只能害了自己。要想有一帮适合自己开展活动的好同事,就必须真心帮助他们,在谦和中充分展露自己的个性。事事为大家着想,处处关心他人,这在平时并不显眼i而且似乎还处于一种被动地位,所以有些人就是不愿意“干”。从小丁的例子来看,他与小孙能力相当,只是小丁的人缘要好些,所以同事选小丁也在情理之中了。像小丁这样的人才称得上“老谋深算”,在平时就已经为自己日后的发达打下了基础,到时候只要有机会,就可以水到渠成了。你要把好事做在明处,大家的眼睛是雪亮的,不会有人视而不见的。亲和,会让你积聚到很多的人气,只要你在单位中有人气、群众关系好,升职也好、加“薪也好,都要容易得多。 案例13化解忌妒 邱君是个很优秀的企划人才。有一年,他应聘上某国营单位的秘书,从事企划工作。邱君的友人们都认为邱君将有进一步发展,谁知不到半年便辞职了。原因是这样的:邱君的单位里有8个人,从主管到科员,除了邱君之外,都对所谓“企划”外行,因而邱君高效率、高品质、高创意的“企划”对他们造成巨大的冲击。于是他们一起对外放风声,说邱君是个对什么叫做“企划”都不懂的人,于是连经理、总经理,都知道邱君是一个“不懂企划”的人……邱君虽然可以死皮赖脸地做下去,但毕竟他是个有原则有骨气的人,于是毅然辞去了工作!这样的故事并不稀奇,每个单位都会有,每个有才干的人也都会碰上,只是轻重有别,情节不同罢了。邱君是无辜的,他的才干是他的天资和努力的结果,坏只坏在他进入了一个不看才华只看人情的单位。不过话说回来,在民营单位,有时也会碰上类似的情形。那么,为什么邱君会遭到这么严苛的待遇?简单地说,因为邱君的才干威胁到了他那些同事们的生存,所以他们“团结”起来,保卫自己的利益,而保卫自己利益最好的方法就是把邱君赶走。也可以这样子来比喻:一座宁静安详的森林,各种动物各安其所,各取所需,彼此虽有小冲突,但却也相安无事,彼此之间构成一个稳定的生态圈。有一天,一头猛虎闯进来,于是动物们不得不改变栖息地和觅食方式。由于猛虎的扑杀,某些动物逐日减少,于是生态圈受到破坏,并且进行改变、重组……、在一个单位里,经过长时间的互动,个人与个人之间,部门与部门之间,自然也会形成一个“生态圈”,彼此共生共存,共享合法或不合法、合理或不合理的利益。他们安于这种环境,不想改变,也无力去改变,谁想改变,谁就会成为“公敌”。邱君碰到的就是这样的环境,而他引起的效应也是很自然而且可以预期的。首先,邱君的才 干会使他们相对显得“无能”,这会使他们心里很不是滋味。如果邱君的才干没有获得赏识,那么彼此就可相安无事;若获得赏识,那么势必引起生态圈的震荡,切断了他们的“食物链”,使得有些人丧失既得利益,甚至暴露出他们的不法行为!邱君的才干,就有如闯入森林的猛虎那般!最好的方法,当然就是把邱君赶走!当然,赶不赶得走也得看当事人的态度,以及他有没有犯错。但无论如何,这种对“闯入者”施予“驱逐”手段的人性是绝对存在,而且是普遍存在的!