office学习手册

OFFICE办公软件基础知识OFFICE办公软件基础知识第PAGE2页共73页第PAGE19页共73页Word篇第一章Word2010基本页面介绍第一节基本页面介绍MicrosoftWord2010提供了世界上最出色的功能，旨在提供最上乘的文档格式设置工具，利用它可以更轻松、高效地组织和编写文档，并使这些文档唾手可得，无论何时何地灵感迸发，都可捕获这些灵感。当Word启动后，首先看到的是Word的标题屏幕，然后出现Word窗口并自动创建一个名为“文档1”的新文档。Word窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、工作区和状态栏等部分组成。1.标题栏：显示正在编辑的文档的文件名以及所使用的软件名。2.文件选项卡：基本命令（如“新建”、“打开”、“关闭”、“另存为”和“打印”位于此处。3.快速访问工具栏：常用命令位于此处，例如“保存”和“撤消”，用户也可以添加个人常用命令，点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮，选择“其它命令”，在弹出的窗口界面，选择所需的功能，点击添加，确定即可。4.功能区：工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。5.“编辑”窗口：显示正在编辑的文档。6.“显示”按钮：可用于更改正在编辑的文档的显示模式以符合您的要求。7.滚动条：可用于更改正在编辑的文档的显示位置。8.缩放滑块：可用于更改正在编辑的文档的显示比例设置。9.状态栏：显示正在编辑的文档的相关信息第二章字体、段落设置第一节字体设置一、字形、字号、颜色设置文字格式的方法：在功能区选择“开始”选项卡，切换到字体功能区，即可设置“字体”“字号”，“加粗”，“倾斜”，“下划线”，“颜色”等，如下图所示。二、字体格式的复制和清除对一部分文字设置的格式可以复制到另一部分的文字上，使其具有相同的格式。设置好的格式，如果觉得不满意，那么也可以清除它。使用“剪贴板”工具栏上的“格式刷”按钮。1.字体格式的复制（1）选定已设置格式的文本（2）点击剪贴板上的“格式刷”（3）将鼠标移到要复制格式的文本处，拖动鼠标即可。2.格式的清除（1）选中要清除格式的文本（2）按组合键Ctrl+Shft+Z即可。第二节段落设置一、段落间距设置在使用Word2010编辑文档的过程中，需要设置段落与段落之间的距离。设置段落间距的方法如下：（1）选中特定段落或全部文档。（2）在“段落”功能区单击按钮或者右击选中文档选择“段落”，弹出“段落对话框”。（3）在“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡中设置“段前”和“段后”编辑框的数值，并单击“确定”按钮即可。二、段落对齐方式设置在使用Word2010编辑文档的过程中，经常需要为一个或多个段落设置该段文字在页面中的对齐方式。（1）选中一个或多个段落。（2）在“段落”中单击按钮或者右击选中段落选择“段落”按钮。（3）在弹出的“段落”对话框中单击“对齐方式”下三角按钮，在列 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 中选择符合我们实际需求的段落对齐方式，单击“确定”即可。三、段落缩进设置在Word2010中，可以设置整个段落向左或者向右缩进一定的字符，这一技巧在排版时经常会使用到。（1）选中要设置缩进的段落，“右击”选择“段落”，打开段落选项卡。（2）在“缩进和间距”选项卡，设置段落缩进就可以了，包括首行缩进和悬挂缩进。第三章页面设置第一节页码设置在处理各种word文档时，我们经常需要对文档添加页码，为大家介绍一下Word2010如何从指定页设置页码。（1）光标定位：将光标定位于需要开始编页码的页首位置。（2）插入分隔符的”下一页”：选择“页面布局”—“分隔符”—“下一页”插入。（3）插入页码：选择“插入—页码—页面底端”，选择“普通文字2”等合适的页码即可。（4）断开链接：选中“”，单击“链接到前一条页眉”按钮断开同前一节的链接。（5）设置页码格式：选中页码，右键单击选择“设置页码格式”。在弹出的对话框中在“起始页码”后的框中键入相应起始数字1。第二节页眉页脚设置一、插入页眉或页脚（1）切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区选择“页眉”或“页脚”。（2）单击页眉，选择合适的页眉进行“编辑页眉”，页眉中可以输入文字或插入图片。提示：在“ 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 ”选项卡的“插入”分组中单击“图片”按钮，可以在页眉中插入图片。同时，用户可以在打开的“格式”功能区设置图片环绕、图片边框、对齐方式等格式，使其在页眉中的位置更合适。二、页眉奇偶页不同、首页不同奇偶页不同一般是指在奇数页和偶数页使用不同的HYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/1161004.htm"\t"_blank"页眉或HYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/1161011.htm"\t"_blank"页脚，以体现不同页面的页眉或页脚特色。方法如下:（1）切换到“插入”选项卡，在“页眉和页脚”功能区选择“页眉”。（2）在“设计”选项卡的“选项”分组中选中“首页不同”和“奇偶页不同”，然后进行页眉编辑即可。第三节页边距设置（1）打开“页面布局”功能区。（2）在“页面设置”中单击“页边距”按钮，并在打开的常用页边距列表中选择合适的页边距。　　（3）若没有合适的页边距，可切换到“页面布局”—“页面设置”—“页边距”—“自定义边距”。（4）在打开的“页面设置”对话框中切换到“页边距”选项卡，在“页边距”区域分别设置上、下、左、右的数值，并单击“确定”按钮即可。　　第四章插入技巧第一节插入图片（1）切换到“插入”功能区，在“插图”分组中单击“图片”按钮。（2）弹出“插入图片”窗口，在“插入图片”对话框中查找到我们需要的图片，选中该图片并单击“插入”按钮就能将其插入当前文档中。第二节插入形状在Word2010文档中，利用自选图形库提供的丰富的流程图形状和连接符可以制作各种用途的流程图，插入步骤如下：（1）打开Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。在“插图”分组中单击“形状”按钮，并在打开的菜单中选择需要的形状。（2）在需要添加形状的区域，拖拽鼠标即可。第三节插入SmartArt图形借助Word2010提供的SmartArt功能，用户可以在Word2010文档中插入丰富多彩、表现力丰富的SmartArt示意图，操作步骤如下所述：（1）切换到“插入”功能区。在“插图”分组中单击SmartArt按钮。（2）在打开的“选择SmartArt图形”对话框中，单击左侧的类别名称选择合适的类别，然后在对话框右侧单击选择需要的SmartArt图形，并单击“确定”按钮。（3）返回Word2010文档窗口，在插入的SmartArt图形中单击文本占位符输入合适的文字即可。第四节插入批注批注是为了帮助阅读者更好的理解文档内容以及跟踪文档的修改状况。插入方法如下：（1）首先选择一种批注显示方式，然后将光标移动到需要插入批注的位置。（2）点击“审阅”功能区的“批注”组中的“新建批注”按钮。（3）在编辑区域右侧的批注框中编辑批注信息。Word2010的批注信息前面会自动加上“批注”二字以及作者和批注的编号，后续会介绍如何修改批注前面的作者信息。提示：删除批注也比较简单，用鼠标右键点击批注框或者批注原始文字方框位置，在弹出的下拉菜单中点击“删除批注”即可。第五节插入分页HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2010/1885.html"分页符主要用于在HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2010/"Word2010文档的任意位置强制分页，使分页符后边的内容转到新的一页。使用分页符分页不同于自动分页，分页符前后文档始终处于两个不同的页面中，不会随着HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/Word2010/list_15_1.html"字体、版式的改变合并为一页。方法如下：（1）打开Word2010文档窗口，将插入点定位到需要分页的位置。（2）切换到“页面布局”HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2007/994.html"功能区，在“页面设置”分组中单击“分隔符”按钮，并在打开的“分隔符”下拉列表中选择“分页符”选项。第六节插入 表格 关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载 一、插入Excel电子表格在HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2010/"Word2010文档中，用户可以插入一张拥有全部数据处理功能的HYPERLINK"http://www.msexcel.com.cn/"Excel电子HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/Word2010/list_20_1.html"表格，从而间接增强Word2010的数据处理能力，操作步骤如下所述：（1）打开Word2010文档窗口，在“插入”HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2007/994.html"功能区的“表格”分组中单击“表格”按钮，并在打开的菜单中选择“Excel电子表格”命令。（2）在Word2010文档中插入空白Excel电子表格以后，即可在Excel电子表格中进入数据录入、数据计算等数据处理工作，其功能与操作方法跟在Excel中操作完全相同。二、插入普通表格在Word2010文档中，用户可以使用“插入表格”对话框插入指定行列的表格，并可以设置所插入表格的列宽，操作步骤如下所述：　　（1）打开Word2010文档窗口，切换到“插入”功能区。在“表格”分组中单击“表格”按钮，并在打开表格菜单中选择“插入表格”命令。（2）打开“插入表格”对话框，在“表格尺寸”区域分别设置表格的行数和列数。三、表格调整（1）右击表格，在“自动调整操作”区域：a.如果选中“固定列宽”单选框，则可以设置表格的固定列宽尺寸;b.如果选中“根据内容调整表格”单选框，则单元格宽度会根据输入的内容自动调整;c.如果选中“根据窗口调整表格”单选框，则所插入的表格将充满当前页面的宽度。d.选中“为新表格记忆此尺寸”复选框，则再次创建表格时将使用当前尺寸。设置完毕单击“确定”按钮即可。（2）右击表格如果选中“平均分布各行”单选框，表格会根据表格的宽度来自行平均分布各行的宽度；如果选中“平均分布各列”单选框，表格会根据表格的高度来自行平均分布各行的高度；四、表格行高和列宽设置在Word2010文档表格中，如果用户需要精确设置行的高度和列的高度，可以在“表格工具”功能区设置精确数值，操作步骤如下所述：（1）打开Word2010文档窗口，在表格中选中需要设置高度的行或需要设置宽度的列。（2）在“表格工具”功能区中切换到“布局”选项卡，在“单元格大小”分组中调整“表格行高”数值或“表格列宽”数值，以设置表格行的高度或列的宽度。五、绘制表格（1）打开Word2010文档页面，单击“插入”选项卡。（2）鼠标指针变成铅笔形状，拖动鼠标左键绘制表格边框、行和列。（3）绘制完成表格后，按ESC键或者在“设计”选项卡中单击“绘制表格”按钮取消绘制表格状态。提示：常用的斜线单元格可在此进行绘制。第七节插入分隔符分隔符包括分页符、分栏符以及分节符等，通过在文字中插入分隔符，可以把将Word文档分成多个部分，我们可以对这些部分做不同的页面设置和灵活排版，满足比较复杂的文档页面要求。在Word2010中插入分隔符很简单：（1）将光标定位到文档中需要插入分隔符的地方。（2）点击菜单栏的“页面布局”－“分隔符”右边的三角小按钮，即可看见各种分隔符选项，点击即可插入。提示：删除分隔符：通过文件—选项—“显示”—勾选“显示所有格式标记”复选框，单击“确定”按钮即可查看所有分隔符，将光标定位到分隔符前面，按Delete键即可将其删除。第五章高级格式设置第一节分栏一、分栏我们在报纸上看到最多的就是分栏样式，这种样式是最常见，也是最普遍的排版方式。Word2010中分栏的技巧操作如下：（1）如果你需要给整篇文档分栏，那么先选中所有文字；若只需要给某段落进行分栏，那么就单独的选择那个段落；（2）单击进入“页面布局”选项卡，然后在“页面设置”选项组中单击“分栏”按钮，在分栏列表中我们可以看到有一栏、二栏、三栏、偏左、偏右和“更多分栏”；这里可以根据自己想要的栏数来选择合适的。二、任意设置多栏如果想要分栏中的数目还不是自己想要的可以单击进入“更多分栏”，在弹出的“分栏”窗口里面的“栏数”后面设定数目，最高上限为11，看需求设置。提示：如果想要在分栏的效果中加上“分隔线”，可以在“分栏”窗口中勾选“分隔线”确定即可。第二节首字下沉首字下沉是指将HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2010/"Word2010文档中段首的一个文字放大，并进行下沉或悬挂设置，以凸显段落或整篇文档的开始位置。在Word2010中设置首字下沉或悬挂的步骤如下所述：（1）将插入点光标定位到需要设置首字下沉的段落中。然后切换到“插入”HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2007/994.html"功能区，在“文本”分组中单击“首字下沉”按钮。（2）在打开的首字下沉菜单中单击“下沉”或“悬挂”选项设置首字下沉或首字悬挂效果。（3）若需设置下沉文字的HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/Word2010/list_15_1.html"字体或下沉HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2003/1408.html"行数，可在下沉菜单中单击“首字下沉选项”，打开“首字下沉”对话框。选中“下沉”或“悬挂”选项，并选择字体或设置下沉行数。完成设置后单击“确定”按钮即可。第六章目录设置一、目录生成简单来说：先为标题设置样式，对应到文章的标题，最后点引用-目录，就可以自动生成目录了。具体步骤如下：　　（1）利用“样式”设置文章标题格式，样式里设置标题格式时，“段落”设置选择“大纲级别”，按标题级别来选，一级标题就选大纲一级，以此类推。利用设置好的样式，调整文章中对应的标题。（2）选择标题，例如标题1，选择修改样式。　　（3）把光标移到你要目录的位置　　（4）选“引用”-“目录”-“插入目录”（5）格式-先选择目录要用的模板（6）选项-启用大于三级以上标题（7）修改-设置你要生成目录的中文字的格式（8）完成第四步骤后，点确定，确定，目录自动生成。第七章打印设置第一节打印设置页面介绍在HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2010/"Word2010中，用户可以通过设置HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/word2007/1098.html"打印选项使打印设置更适合实际应用，且所做的设置适用于所有HYPERLINK"http://www.wordhome.com.cn/Doc/"Word文档。在Word2010中设置Word文档打印选项的步骤如下所述：（1）打开Word2010文档窗口，依次单击“文件”—“打印”按钮，进入打印设置界面。（2）在打印界面中，有几下几个功能：a.在“打印所有页”选项可以设置打印界面，选择“打印所有页”或“打印当前页”等；b.在“单面打印”选项，可以选择“单面打印”或“双面打印”；c.在“纵向”选项卡可以选择打印纸张的方向，“横向”或“纵向”；d.在纸张大小选项卡，可以调整打印纸张的大小。e.在页边距选项卡可以调整打印纸张的页边距以适应纸张的大小和排版；第二节Word2010如何设置双面打印在办公中打印耗材是非常昂贵的，所以为了尽量节省纸张，我们往往会将一张纸正面和反面都用上（双面打印）。一、打印机支持双面打印时设置方法：　（1）单击“文件”选项卡；（2）单击“打印”；　（3）在“设置”下，单击“双面打印”。二、若打印机不支持双面打印，手动设置双面打印方法：　　如果打印机不支持自动双面打印，您有两种选择：使用手动双面打印。　（1）单击“文件”选项卡；（2）单击“打印”；　（3）在“设置”下，单击“单面打印”，然后单击“手动双面打印”。三、打印奇数页和偶数页　　通过执行以下步骤，也可在纸张两面上打印：　（1）单击“文件”选项卡；（2）单击“打印”；　（3）在“设置”下，单击“打印所有页”，单击“仅打印奇数页”；　（4）打印完奇数页后，将纸叠翻转过来，然后单击“仅打印偶数页”；　（5）单击库顶部的“打印”按钮。Excel篇第一章Excel2010基本页面介绍第一节页面介绍MicrosoftHYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/28127.htm"\t"_blank"Excel2010，可以通过比以往更多的方法 分析 定性数据统计分析pdf销售业绩分析模板建筑结构震害分析销售进度分析表京东商城竞争战略分析 、管理和共享信息，从而帮助您做出更好、更明智的决策。全新的分析和HYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/3982458.htm"\t"_blank"可视化工具可帮助您跟踪和HYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/1137211.htm"\t"_blank"突出显示重要的数据趋势。可以在HYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/718159.htm"\t"_blank"移动办公时从几乎所有Web浏览器或Smartphone访问您的重要数据。您甚至可以将文件上载到网站并与其他人同时在线协作。无论您是要生成财务报表还是管理个人支出，使用Excel2010都能够更高效、更灵活地实现您的目标。MicrosoftHYPERLINK"http://baike.baidu.com/view/28127.htm"\t"_blank"Excel2010可以通过比以往更多的方法分析、管理和共享信息，从而帮助您做出更好、更明智的决策。1.标题栏：显示正在编辑的工作表的文件名以及所使用的软件名。2.文件选项卡：使用基本命令（如“新建”、“打开”、“另存为”、“打印”和“关闭”）时单击此按钮。3.快速访问工具栏：常用命令，如“保存”和“撤消”位于此处。您也可以添加自己的常用命令。点击菜单最上方快速访问工具栏旁边的三角形按钮，选择“其它命令”，在弹出的窗口界面，选择所需的功能，点击添加，确定即可。4.功能区：工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。、5.编辑窗口：显示正在编辑的工作表。工作表由行和列组成。您可以输入或编辑数据。工作表中的方形称为“单元格”。6.显示按钮：可以根据自己的要求更改正在编辑的工作表的显示模式。7.滚动条：使您可以更改正在编辑的工作表的显示位置。8.缩放滑块：使您可以更改正在编辑的工作表的缩放设置。9.状态栏：显示正在编辑的工作表的相关信息。第二章单元格设置技巧用户可以对HYPERLINK"http://www.officezu.com/excel/"\t"_blank"Excel2010单元格批注进行格式设置，例如批注编辑框背景颜色、边框线条、对齐方式、字体、字号、字体颜色等。第一节插入、删除单元格一、插入单元格（1）首先选中单元格，右击菜单选中“插入”按钮。（2）打开单元格插入对话框，这时可以看到下图中的四个选项;　　a.活动单元格右移：表示在选中单元格的左侧插入一个单元格；　　b.活动单元格下移：表示在选中单元格上方插入一个单元格；　　c.整行：表示在选中单元格的上方插入一行;　　d.整列：表示在选中单元格的左侧插入一行;二、删除单元格(1)首先选中单元格，右击菜单中选中“删除”按钮，(2)在删除对话框中我们可以看到四种选项;　　a.右侧单元格左移：表示删除选中单元格后，该单元格右侧的整行向左移动一格;　　b.下方单元格上移：表示删除选中单元格后，该单元格下方的整列向上移动一格;　　c.整行：表示删除该单元格所在的一整行;　　d.整列：表示删除该单元格所在的一整列;第二节设置单元格颜色用户可以在“开始”功能区“字体”分组的“填充颜色”列表中选择多种单元格填充颜色，操作步骤如下所述：（1）打开Excel2010工作簿窗口，选中需要设置颜色的单元格区域。（2）在“开始”功能区的“字体”分组中，单击“填充颜色”下拉三角按钮。在打开的颜色面板中选择需要的颜色（包括主题颜色、 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色和其他颜色）即可。第三节设置单元格边框HYPERLINK"http://www.officezu.com/excel/"\t"_blank"Excel表格用户可以对单元格边框进行设置，选择自己需要的那一种类型。Excel2010提供了2种方法可以设置。（1）选定单元格，右击，选择设置单元格格式。（2）切换到边框标签，线条、样式都可以自己选择确定之后，单元格边框同样修改成功。第四节设置单元格对齐方式在Excel2010中，单元格的对齐方式包括左对齐、居中、右对齐、顶端对齐、垂直居中、底端对齐等多种方式，具体方法如下：（1）选中需要设置对齐方式的单元格。（2）右键单击被选中的单元格，在打开的快捷菜单中选择“设置单元格格式”命令。（3）在打开的“设置单元格格式”对话框中，切换到“对齐”选项卡。在“文本对齐”方式区域可以分别设置“水平对齐”和“垂直对齐”方式。选择合适的对齐方式，并单击“确定”按钮即可。第五节数字格式设置通过应用不同的数字格式，可将数字显示为百分比、日期、货币等。例如，如果您在进行季度预算，则可以使用“货币”数字格式来显示货币值。操作如下：（1）选中单元格，在“开始”选项卡上的“数字”组中，单击“对话框启动器”，将弹出“设置单元格格式”对话框。（2）在“设置单元格格式”对话框中的“类别”列表中，单击要使用的格式，在必要时调整设置。例如，如果使用的是“货币”格式，则可以选择一种不同的货币符号，显示更多或更少的小数位，或者更改负数的显示方式。第六节字体格式设置（1）选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本。（2）单击“格式—单元格”命令，在“字体”框中，单击所需字体，在“字号”框中，单击所需的字体大小即可。第七节图案设置用户不仅能够改变文字的色彩，还可以转变单元格的颜色，给单元格增加底纹后果，以凸起显示或丑化局部单元格。　　（1）选取要用图案填充的单元格或单元格区域，点击功效区的“开始”选项卡，在“字体”组中点击右下角的“对话框启动器”，翻开“设置单元格格局”对话框。（2）点击切换到“填充”选项卡，在“背景色”下面，单击想要使用的背景色，执行下列操作之一：　　a.若要使用包括两种颜色的图案，请在“图案颜色”框中单击另一种颜色，然后在“图案款式”框中挑选图案样式。　　b.若要使用存在特特效果的图案，请单击“填充效果”，然后在“渐变”选项卡上单击所需的选项。第三章编辑技巧第一节数据排序一、快速对单列进行排序在“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“升序”或“降序”按钮，可以快速地对单列数据按升序或降序进行排序。其具体操作方法如下：（1）打开公司员工的工资表，选中单元格D2，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“降序”按钮，如下图所示。（2）该工作表将按“基本工资”列中数据从大到小重新排列。二、按自定义序列排序在Excel中可以按照自定义的序列对数据表进行排序。其具体操作方法如下：（1）打开公司员工的工资表，选中表格中任意单元格，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“排序”按钮，如下图所示。（2）弹出“排序”对话框，在“主要关键字”下拉列表框中选择“所在部门”选项，在“次序”下拉列表框中选择“自定义序列”选项，如下图所示。（3）弹出“自定义序列”对话框，在“输入序列”列表框中，输入自定义序列，并单击“添加”按钮，如下图所示。（4）单击“确定”按钮，返回“排序”对话框，如下图所示。（5）单击“确定”按钮，完成排序，排序后的效果如下图所示。第二节查找和替换（1）选定数据所在的单元格区域。按“Ctrl+H”打开“查找和抉择”对话框，单击“选项”。（2）在“查找内容”框输入要查找的内容。　　（3）在“替换为”框中输入要替换的文字，单击“确定”按钮。　　（4）单击“全部替换”按钮即可完成替换操作。第三节选择性粘贴Excel2010工作表中，可以使用“选择性粘贴”命令有选择地粘贴剪贴板中的数值、格式、公式、批注等内容，使复制和粘贴操作更灵活。步骤如下：（1）打开Excel2010工作表窗口，选中需要复制的单元格区域。（2）右键单击被选中的区域，在打开的快捷菜单中选择“复制”命令。（2）如果目标粘贴位置为一个单元格，则右键单击该单元格；如果目标粘贴位置为一个单元格区域，则右键单击该区域左上角的单元格，然后在打开的快捷菜单中选择“选择性粘贴”命令。（3）打开“选择性粘贴”对话框，在“粘贴”区域选中需要粘贴选项的单选框（例如“数值”单选框），并单击“确定”按钮。第四节分类汇总分类汇总就是利用汇总函数对同一类别中的数据进行计算，得到统计结果。经过分类汇总，可分级显示汇总结果。下面通过实例来介绍对数据表进行分类汇总的方法。（1）打开“公司员工工资表”工作表，选择单元格C3，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“升序”按钮，对该列进行排序，然后选择单元格区域B3:G15，如下图所示。（2）单击“数据”选项卡下“分级显示”组中的“分类汇总”按钮，弹出“分类汇总”对话框，在“分类字段”下拉列表框中选择“所在部门”选项，在“汇总方式”下拉列表框中选择“求和”选项，在“选定汇总项”列表框中选中“基本工资”、“补助”和“保险”复选框，如下图所示。（3）单击“确定”按钮，创建分类汇总，如下图所示。（4）单击窗口编辑区域左侧的按钮，显示二级汇总数据，如下图所示。（5）单击窗口编辑区域左侧的按钮，显示一级汇总数据，如图所示。第四章插入技巧第一节插入图片平时工作中制作表格时，我们常常会插入一些图片，保证文档更具特色，今天小编为大家介绍一下如何在excel表格中插入图片。　　（1）在Excel菜单“插入”项中找到“图片”图标按钮，点击该图标。（2）在“插入图片”对话框中找到你本地的图片文件，双击需要插入的图片。（3）图片插入完成后就获得下图中的结果，这时你可以对图片进行移动、裁剪等操作。第二节插入批注单元格批注就是用于说明单元格内容的说明性文字，可以帮助Excel工作表使用者了解该单元格的意义。在Excel2010工作表中可以添加单元格批注，操作步骤如下所述：　　（1）选中需要添加批注的单元格。　　（2）切换至“审阅”功能区，在“批注”分组中单击“新建批注”按钮。提示：右键单击单元格，在快捷菜单中也可以选择“插入批注”。　　（3）打开Excel2010批注编辑框，默认情况下第一行将显示当前系统用户的姓名。用户可以根据实际需要保留或删除姓名，然后输入批注内容即可。第三节插入图表Excel具有许多高级的制图功能，同时使用起来也非常简便。接下来将介绍如何建立一张简单的图表，再进行修饰，使图表更加精致。在EXCEl中插入图表的方法:（1）打开excel，在已经输入好数据之后，点击菜单栏中的“插入”选项，如图：可以进行图标类型的选择，比如“柱形图”、“折线图”或者其他。（2）选择好图表类型之后，如果你已经输入好数据，图表将自动生成。双击此时的图表，如图，可以再次修饰这个图表，比如可以更改标签的颜色，横轴纵轴的单位等，在上面的这个菜单中可以找到方法。（3）如果在图表生成前，没有输入数据，或者想要改变图表中的数据。点击“设计”图标，菜单栏中将会出现“选择数据”图标，如图。（4）点击“选择数据”，选取数据的范围和来源，进行图表数据修订。第五章工作表的设置第一节工作表的插入与删除一、工作表的插入Excel2010工作簿中新增了一个“插入工作表”图标。用户可以借助“插入工作表”图标很方便地在工作簿末尾插入一张新的工作表，操作方法如下所述：（1）打开Excel工作簿窗口，在工作簿窗口底部工作表标签位置单击“插入工作表”图标即可新建一张工作表，如图所示。（2）也可以用快捷键来新建一个工作表，快捷键为Shift+F11。二、工作表的删除右击你所要删除的工作表sheet，选择“删除工作表”选项，即可。第二节移动与复制　　（1）要将工作表移动或复制到另一个工作簿中，请确保在MicrosoftOfficeExcel中打开该工作簿。　　（2）在要移动或复制的工作表所在的工作簿中，选择所需的工作表。　　（3）如何选择工作表：　　（4）在“开始”选项卡上的“单元格”组中，单击“格式”，然后在“组织工作表”下单击“移动或复制工作表”。　　（5）在“工作簿”列表中，单击要选定的工作表移动或复制到的工作簿。　　(6)在“下列选定工作表之前”列表中，单击要在其之前插入移动或复制的工作表的工作表。(7)要复制工作表而不移动它们，请选中“建立副本”复选框。第三节切换工作表（1）直接使用鼠标对工作表标签sheet进行点击切换;（2）使用快捷键，ctrl+pageup和ctrl+pagedown键，快速切换。第四节重命名工作表（1）右击工作表sheet，选择“重命名”选项，这时工作表sheet的字样可以进行编辑，如下图所示。（2）直接双击工作表的sheet标签，同样可以得到上述结果。第五节设置工作表颜色右击工作表sheet，选择“标签颜色”选项，这时工作表sheet的颜色可以进行编辑。第六章冻结窗口一、冻结窗口利用Excel工作表的冻结功能达到固定窗口的效果，下面我们来看这种方法的具体操作步骤：　　（1）打开Excel工作表，如：要冻结“A1”行，那么我们就要选中“A2”单元格。（2）在菜单栏单击“视图”选项卡，在窗口选项组中单击“冻结窗口”的箭头按钮。（3）打开的菜单点击“冻结拆分窗格”命令（4）可以看到单元格下面多了一条横线，即被冻结第七章数据筛选第一节快速进行自动筛选自动筛选是最简单的筛选，在一般情况下使用自动筛选能够满足最基本的筛选要求。自动筛选的具体操作方法如下：（1）打开公司员工的工资数据表，任意选择数据单元格，然后单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，如下图所示。（2）自动筛选数据表后，将在数据表的列标题上出现筛选下拉按钮，如下图所示。（3）单击标题名称“所属部门”右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板的列表框中选中“办公室”复选框，如下图所示。（4）单击“确定”按钮，筛选出办公室员工的工资情况数据表。第二节快速使用自定义筛选在自动筛选后，用户还可以自定义筛选的条件，从而筛选出满足要求的数据，其具体操作方法如下：（1）打开员工的工资表，选择任意数据单元格，单击“数据”选项卡下“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，自动筛选，如下图所示。（2）单击“基本工资”列右侧的下拉按钮，在弹出的下拉面板中选择“数字筛选”|“大于”选项，如下图所示。（3）弹出“自定义自动筛选方式”对话框，从中输入数值3000，如下图所示。（4）单击“确定”按钮，筛选的结果如下图所示。第二节颜色筛选平时在使用Excel时，我们常常会用不同的颜色标识不同数据，这时我们可通过筛选功能，按颜色筛选出标注了颜色的单元格。　　（1）原始数据表如图所示，其中分别在一些单元格中标注了黄色和红色。2、单击“产品名称”列上的筛选按钮，选择“按颜色筛选”，并挑选颜色，例如“黄色”。3、最终结果如图所示。第八章常用函数的运用第一节求和有时候我们希望在HYPERLINK"http://www.wordlm.com/Excel/"\o"Excel教程"\t"_blank"Excel中将一些数据相加或者相乘得出它的和或积。在Excel中无论是HYPERLINK"http://www.wordlm.com/special/3/"\t"_blank"求和还是HYPERLINK"http://www.wordlm.com/Excel/HanShu/2290.html"\t"_blank"求差都是非常方便的，而且准确无误。如下图所示，从A1到A11与B1到B11相加求和，然后结果依次显示在C1到C11单元格内。（1）首先，我们得先单个的求出一个和，将得出的结果放到C1中。在C1输入“=A1+B1”，回车之后即可。（2）将光标移动到C1单元格右下角处，直到鼠标变成了一个“黑色十字架”形状的时候按住鼠标左键不放，一直拖到C11单元格后在松开鼠标即可。第二节平均数本教程为大家介绍一下Execl2010的AVERAGEIF函数运用，下面看看具体操作吧。例如：计算一周内员工每天工作的平均时间。（1）单击要在其中计算平均值的单元格。在本例中，单击单元格G11。（2）单击“公式”选项卡上“函数库”中的“插入函数”。（3）“搜索函数”中输入“average”，单击“转到”，“选择函数”中将出现关键字候选项“average”。（4）单击“确定”，将出现“函数参数”对话框（5）选择用于计算总工作时间（包括加班时间）的区域“总计”列，回车或“确定”即可。第三节Vlookup快速匹配    VLOOKUP是一个查找函数，给定一个查找的目标，它就能从指定的查找区域中查找返回想要查找到的值。它的基本语法为：VLOOKUP（查找目标，查找范围，返回值的列数，精确OR模糊查找)下面以一个实例来介绍一下这四个参数的使用    例：如下图所示，要求根据表二中的姓名，查找姓名所对应的年龄。     公式：B13=VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0)    参数说明：1.查找目标：就是你指定的查找的内容或单元格引用。本例中表二A列的姓名就是查找目标。我们要根据表二的“姓名”在表一中A列进行查找。公式：B13=VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0)   2.查找范围（VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0) ）：指定了查找目标，如果没有说从哪里查找，EXCEL肯定会很为难。所以下一步我们就要指定从哪个范围中进行查找。VLOOKUP的这第二个参数可以从一个单元格区域中查找，也可以从一个常量数组或内存数组中查找。本例中要从表一中进行查找，那么范围我们要怎么指定呢？这里也是极易出错的地方。大家一定要注意，给定的第二个参数查找范围要符合以下条件才不会出错：a.查找目标一定要在该区域的第一列。本例中查找表二的姓名，那么姓名所对应的表一的姓名列，那么表一的姓名列（列）一定要是查找区域的第一列。象本例中，给定的区域要从第二列开始，即$B$2:$D$8，而不能是$A$2:$D$8。因为查找的“姓名”不在$A$2:$D$8区域的第一列。b.该区域中一定要包含要返回值所在的列，本例中要返回的值是年龄。年龄列（表一的D列）一定要包括在这个范围内，即：$B$2:$D$8，如果写成$B$2:$C$8就是错的。c.返回值的列数（B13=VLOOKUP(A13,$B$2:$D$8,3,0)）。这是VLOOKUP第3个参数。它是一个整数值。它怎么得来的呢。它是“返回值”在第二个参数给定的区域中的列数。本例中我们要返回的是“年龄”，它是第二个参数查找范围$B$2:$D$8的第3列。这里一定要注意，列数不是在工作表中的列数（不是第4列），而是在查找范围区域的第几列。如果本例中要是查找姓名所对应的性别，第3个参数的值应该设置为多少呢。答案是2。因为性别在$B$2:$D$8的第2列中。4.精确OR模糊查找:最后一个参数是决定函数精确和模糊查找的关键。精确即完全一样，模糊即包含的意思。第4个参数如果指定值是0或FALSE就表示精确查找，而值为1或TRUE时则表示模糊。这里提醒大家切记切记，在使用VLOOKUP时千万不要把这个参数给漏掉了，如果缺少这个参数默为值为模糊查找，我们就无法精确查找到结果了。第九章数据透视表第一节数据透视表数据透视表功能能够将筛选、排序和分类汇总等操作依次完成，并生成汇总表格。以下通过一份发货清单数据做实际应用。发货清单数据信息包含（印件编号、印件名称、数量、单位、征订机构、机构代码），数据格式如下图所示。根据以上数据、通过使用EXCEL数据透视表对数据进行数据统计分析。（1）单击“插入”按钮。下面显示一排功能按钮视图。在功能按钮视图中单击“数据透视表”，弹出创建数据透视表对话框。默认情况选择EXCEL工作表中的所有数据创建数据透视表。点击“确定”按钮即可。（2）点击“确定”按钮后。EXCEL将自动创建新的空白数据透视表。（3）a.把报表字段中的“印件编号”字段拖动到“列标签”，“征订机构”字段拖动到“行标签”，“数量”字段拖动到“数值”，即可统计显示每个印件发往各机构的数量。b.把报表字段中的“印件编号”字段拖动到“行标签”，“征订机构”字段拖动到“列标签”，“数量”字段拖动到“数值”，数据分类显示格式。c.把报表字段中的“印件编号”字段拖动到“列标签”，“征订机构”字段拖动到“列标签”，“数量”字段拖动到“数值”，数据分类并且汇总显示如下图所示。当然还有很多数据统计显示格式，只要按自己的需求进行字段的拖放。即可得到不同数据统计报表。（4）数据透视表中数据过滤设置。在第三步中b可以看到数据行显示征订机构，数据列显示印件编号。在b中把“机构代码”字段拖入“报表筛选”区，然后选择要过滤的出来数据的”机构代码”。比如选择过滤出发往深圳地区各印件数量的数据，只需要在过滤条件中选择“05”即可。“05”代表深圳。过滤前数据显示如下图所示。数据过滤后的数据显示如下图所示。当然可以把多个字段拖入“报表筛选”区，进行多条件过滤。总结：数据透视表功能强大。可以把数据进行分类、汇总、过滤等等。制作出所需要的数据统计报表。在实际工作中举一反三、多加应用。可以提高工作效率。第十章打印设置第一节打印区域设置默认情况下，如果用户在Excel2010工作表中执行打印操作的话，会打印当前工作表中所有非空单元格中的内容。而很多情况下，用户可能仅仅需要打印当前Excel2010工作表中的一部分内容，而非所有内容。此时，用户可以为当前Excel2010工作表设置打印区域，操作步骤如下所述：　　（1）打开Excel2010工作表窗口，选中需要打印的工作表内容。（2）切换到“页面布局”功能区。在“页面设置”分组中单击“打印区域”按钮，并在打开的列表中单击“设置打印区域”命令即可。　　小提示：如果为当前Excel2010工作表设置打印区域后又希望能临时打印全部内容，则可以使用“忽略打印区域”功能。操作方法为：依次单击“文件”→“打印”命令，在打开的打印窗口中单击“设置”区域的打印范围下拉三角按钮，并在打开的列表中选中“忽略打印区域”选项，如图2所示。第二节打印预览设置（1）在Excel2010中，依次单击“文件”和“打印”，即会显示“打印预览”。（2）在打印界面中，有几下几个功能：a.在“打印活动工作表”选项可以设置打印界面，选择“打印整个工作簿”或“打印选定区域”等；b.在“纵向”选项卡可以选择打印纸张的方向，“横向”或“纵向”；c.在纸张大小选项卡，可以调整打印纸张的大小。d.在页边距选项卡可调整打印纸张的页边距以适应纸张的大小和排版；e.在缩放选项卡可以选择工作表打印的大小。三、页边距设置（1）点击下图红框中的“页面布局”选项。（2）点击“页面设置”按钮。（3）点击“页边距”面板按钮，可以在两个红框中改变数值大小来调整页面的“左右”边距，同样也可以调整页面的上下边距。PPT篇第一章PPT2010基本页面介绍一、基本页面介绍PowerPoint 2010的工作界面主要由标题栏、快速访问工具栏、菜单栏、面板、大纲／幻灯片窗格、编辑窗口、备注栏和状态栏等部分组成。1.标题栏：显示正在编辑的演示文稿的文件名以及所使用的软件名。2.“文件”选项卡：基本命令位于此处，如“新建”、“打开”、“关闭”、“另存为”和“打印”。3.快速访问工具栏：常用命令位于此处，如“保存”和“撤消”。您也可以添加自己的常用命令。4.功能区：工作时需要用到的命令位于此处。它与其他软件中的“菜单”或“工具栏”相同。5.编辑窗口：显示正在编辑的演示文稿。6.显示按钮：使您可以根据自己的要求更改正在编辑的演示文稿的显示模式。7.滚动条：使您可以更改正在编辑的演示文稿的显示位置。8.缩放滑块：使您可以更改正在编辑的文档的缩放设置。9.状态栏：显示正在编辑的演示文稿的相关信息。第二章文本框的使用第一节插入文本框在PowerPoint中,必须在文本框中输入文本。文本框上带有“单击此处添加标题”，顾名思义,它仅用于输入文本。插入文本框的方法：（1）点击“插入”—“文本框”——选择横排或垂直文本框，在编辑区域拖拽即可。（2）插入文本框并输入文字：　　在文本框内的闪烁的插入点后，直接可以输入文字，并设置文字的格式　　（3）调整文本的位置　　选中文本框周围的边线，待指针变成双向十字箭头的时候，按下鼠标左键，就可以拖动文本框了。第二节设置文本框的边框和填充色　　（1）右击文本框周围的边线，打开“设置形状格式”窗口。（2）在“线条颜色”选项卡内，更改填充颜色和线条颜色。（3）在“填充”选项卡内，更改填充颜色。（4）在“阴影”选项卡内，可设置阴影。（5）在“三维格式”选项卡内，可设置文本框的三维效果，包括深度、轮廓线和表面效果等。　　第三节插入艺术字　　（1）点击“插入”—“图片”—“艺术字”，在编辑区就可以插入。（2）利用“艺术字”工具栏的按钮，改变艺术字的样式，例如“艺术字竖排文字按钮”，将横向的艺术字改为竖向的　　（3）利用“绘图”工具栏上的“填充颜色”按钮，改变艺术字的颜色第三章页面设置第一节更改幻灯片大小一般来说，HYPERLINK"http://www.officezu.com/powerpoint/"\t"_blank"PowerPoint幻灯片页面大小都是固定的，那如何设置幻灯片页面的大小呢？（1）启动PowerPoint2010，切换到“设计”选项卡，单击“页面设置”按钮.（2）弹出页面设置界面，我们可以调整宽度和高度。（3）除此之外，还可在幻灯片大小里面选择纸张版式。4.点击确定之后，之前的幻灯片页面大小随即发生变化，这样就更改了页面大小。第二节更改幻灯片方向默认情况下，PowerPoint2010幻灯片版式以横向页面方向进行演示，也可以将幻灯片版式更改为纵向页面方向。若要将演示文稿中的所有幻灯片都更改为纵向，请执行以下操作：在“设计”选项卡上的“页面设置”组中，单击“幻灯片方向”，然后单击“纵向”。第三节幻灯片编号起始值“幻灯片编号”选项在每张幻灯片的“幻灯片编号”占位符中显示幻灯片编号。在幻灯片母版中，可以使用希望采用的字体、字号和其他文本属性设置“幻灯片编号”占位符的格式。默认情况下，幻灯片编号从1开始。如果希望从其他数字开始，可以执行以下步骤：(1)如果打开了“幻灯片母版”视图，则关闭该视图。为此，可单击“幻灯片母版”选项卡的“关闭”组的单击“关闭母版视图”按钮。(2)在“设计”选项卡中，单击“页面设置”组中的“页面设置”。此时将会打开“页面设置”对话框。(3)在“幻灯片编号起始值”框中，将起始值增加到希望采用的值，然后点击“确定”按钮。第四章插入技巧第一节页码（1）单击“插入”面板按钮。（2）选择下图中的“幻灯片编号”选项，然后单击“全部应用”按钮。第二节插入图片一、作为背景图片插入HYPERLINK"http://www.wordlm.com/PowerPoint/"\t"_blank"PowerPoint2010新建一张幻灯片之后，背景就是白色的，明显太单调了。要知道精美的幻灯片往往能够吸引人，是因为它的图片美观，版式设计奇妙所致。（1）首先输入文字，右击白色背景—选择设置背景格式。（2）在填充选项卡中，勾选图片或纹理填充，单击文件按钮。（3）弹出本地对话框，选取一张图打开它。（4）如要将图片设置为所有幻灯片的背景图，那就点击全部应用按钮，要是只要作为本张幻灯片的话，直接关闭即可。二、作为素材图片插入（1）点击“插入”选项卡，然后点击“图片”。（2）弹出本地对话框，选取一张图打开它。（3）调整图片大小、位置。第五章项目符号和编号、行距以及背景的设置第一节项目符号和编号在PowerPoint 2010中，项目符号用于强调一些特别重要的观点或条目，它可以使主题更加美观、突出、有条理。（1）打开一个演示文稿。（2）在幻灯片中，选择需要添加项目符号的文本内容。（3）在“开始”面板的“段落”选项板中，单击“项目符号”按钮右侧的下三角按钮，在弹出的列表框中选择需要的选项，如下图所示：（4）执行操作后，即可添加项目符号，效果如下图所示。第二节调整段落行距在PowerPoint 2010中，用户可以设置行距及段落之间的间距大小。设置行距可以改变PowerPoint默认的行距，使演示文稿中的内容条理更为清晰。（1）在幻灯片中，选择需要设置行间距的段落文本，。（2）在“开始”面板“段落”选项，单击“行距”按钮，选择行距即可。第六章母板设置第一节幻灯片母板设置对于刚接触PPT的新手来说，想在PPT中插入背景图片往往是直接复制到普通视图里，但有时候采用别人的模板时，却发现改不了模板中的背景，那怎样才能修改PPT2010中的背景图片呢？下面将分享PPT中母版的背景图片如何修改和设置的详细步骤。（1）新建一个PPT文件，双击打开，我们直接进入的是普通视图模式。如果背景图片是直接复制粘贴在PPT普通视图里中，我们可以很轻易的修改；但如果背景图片放在母版里，在普通视图就无法修改了。（2）在PPT2010中，单击“视图—幻灯片母版”，即可进入幻灯片母版的编辑模式。（3）在此模式下可以按Delete键删除你不想要的信息，比如logo、联系信息等。（4）在母版视图状态下，从左侧的预览中可以看出，PPT2010提供了12张默认幻灯片母版页面。其中第一张为基础页，对它进行的设置，自动会在其余的页面上显示。第二节幻灯片模板设计一、设置母板背景单击“插入—图片”命令，为第一张PPT页面插入一张制作好的背景图片。这里也可以使用快捷键组合“ctrl+c”与“ctrl+v”插入图片，可以节省时间。可以看出，不仅第一张的背景图片换掉了，所有12张默认的PPT页面都被换掉了。而且下面11张PPT页面的背景图片都没有办法选择和修改，要想改变的话只有在上面覆盖别的图片了。在PPT母版中，第二张一般用于封面，所以我们想要使封面不同于其他页面，只有再第二张母版页单独插入一张图片覆盖原来的。我们可以看到，只有第二张发生了变化，其余的还是保持原来的状态。还可以为内页更换版式，操作的前提是必须在母版中制作好各种需要用到的版式。更换版式时，在左侧缩略图中选择页面，右键单击，在弹出菜单中选择“版式”命令，就可以在预设的各个版式里选择了。第七章自选图形的应用一、自选图形的应用通过使用自选图形，可以轻松创建形状。自选图形不仅可以提供基本的形状（如线条、圆和矩形），而且可以提供各种形状（包括流程图符号和语音气泡图）。（1）单击“插入”选项卡上的“插图”中的“形状”。（2）单击要创建的形状，例如，单击“矩形”中的“矩形”，鼠标指针变为。（3）确定矩形左上角的位置，从该位置向右下角拖动鼠标。（4）确定矩形的大小之后，请释放鼠标按钮。大小和位置不需要精确，因为随后将对其进行调整。（5）让我们尝试使用相同方法创建虚尾箭头，可以通过单击“箭头总汇”中的“虚尾箭头”来创建虚尾箭头。（6）创建形状时，会显示“绘图工具”，且会自动将“格式”选项卡添加到功能区。（7）在“格式”选项卡中，用于更改形状的设计和位置的命令会分在一组。（8）在形状外单击时，“绘图工具”会隐藏。要重新显示请单击形状。提示：可否创建正方形？可以按照上述第5步中的方法，按住Shift键的同时拖动鼠标来创建正方形。您还可以用相同的方法，即在拖动过程中按住Shift来创建圆形、水平线、垂直线以及其他宽度和高度相等的形状。第八章自定义动画的设置第一节自定义动画的设置PPT2010动画效果分为ppt2010自定义动画以及ppt2010切换效果两种