归档文件整理规则

nullnull 第一讲：文书档案管理 《归档文件整理规则》讲座null一、适用范围 适用于各级机关、团体、企业、事业单位和其他社会组织 必须是采用计算机管理档案的单位null二、归档文件整理的组织工作 ㈠确定整理工作环节 整理工作环节一般有集中式、分散式、集中与分散结合式。 ㈡重视归档文件的平时积累 ㈢建立相关制度 ㈣整理工作的指导、监督 null三、《规则》中的基本概念 ㈠归档文件 指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。 ㈡归档文件整理 指将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。 null四、整理原则 遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用 null五、归档文件的整理单位与装订 ㈠整理单位 　整理单位应为“自然件”（即单份文件） ⒈文件正本与不同稿本 ⒉正文与附件 ⒊正文与文件处理单 ⒋原件与复制件 ⒌转发文与被转发文 ⒍报表、名册、图册 ⒎来文与复文 null㈡文件的装订 ⒈件内排序 ⒉装订 null六、归档文件的分类 《规则》中规定：年度分类法和保管期限分类法是复式分类法的必选项，机构（问题）分类法是选择项。 null七、归档文件的排列 ㈠事由原则 即同一事由的相关文件应当排列在一起。 通过界定“事由”使密切相关、参照性强的文件从实体上相对集中，可以进一步体现出最低一级类目内归档案文件之间的有机联系，方便检索利用。 null㈡排列方法 ⒈同一事由内的归档文件排列 ⒉不同事由的归档文件排列 不同事由的归档文件排列可采取按不同事由形成时间的先后顺序、事由的重要程度、事由具有共同属性分别集中等三种方法的一种进行排列。 ⒊会议文件、统计报表、简报、刊物、非诉讼性案件材料等成套性文件可集中排列。这实际上也是事由原则的一种体现。 null八、归档文件的编号 ㈠编号项目 ⒈全宗号 ⒉年度 ⒊保管期限 ⒋机构（问题） ⒌室编件号 ⒍馆编件号 null8mm16mm15mm45mm㈡归档章格式 null㈢盖章位置 ㈣归档章的填写方法 null九、归档文件的编目 ㈠归档文件目录的项目 ㈡归档文件目录的格式 归　档　文　件　目　录null目录封面 归档文件目录 　　　　　　　　　　　全宗名称：　　　　　　　　　 　　　　　　　　　　　年　　度： 　　　　　　　　　　　保管期限： 　　　　　　　　　　　机构（问题）：null十、归档文件的装盒 ㈠装盒要求 装盒时，应按分类 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 将不同类别的归档文件装入不同的档案盒。即不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒，不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒，分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。 null㈡档案盒封面、脊背、备考表填写 ⒈封面的填写 （全宗名称）null⒉脊背的填写 全宗号年度保管期限机构（问题）盒号起止件号室馆null㈢备考表 备　考　表盒内文件情况说明整理人：检查人：　年　　月　　日null事由共同属性分别集中排列方法就是按照内设机构或问题集中排列。 ①按内设机构排列 例：分类方案采用“保管期限 — 年度分类法” ，排列时就应该是： 永久　2004年　机关党委 办公室 人事处 法规处　…… 长期　2004年　机关党委 办公室 人事处 法规处　…… 短期　2004年　机关党委 办公室 人事处 法规处　…… ②按问题排列 这里的问题是指同一机构内的不同职能工作。null二、传统立卷文书档案整理一、分类　采用“保管期限－年度－问题”分类法 二、组卷 1、卷内文件材料齐全完整 2、保持卷内文件材料之间的有机联系 3、卷内文件材料页数适中，案卷便于保管和利用 三、卷内文件材料的排列 四、卷内文件的编号 null传统立卷文书档案整理五、填写卷内目录 六、填写备考表 七、案卷排列 八、填写案卷封皮及脊背 九、案卷及卷内文件的装订 十、编制案卷目录 十一、档号 null 文书档案保管期限表条款解读null1 本级党的代表大会（含纪检）、人民代表大会、政治协商会议，工会、共青团、妇联代表大会的文件材料 1.1 请示、批复、通知、名单、议程、报告、领导人讲话、选举结果、讨论通过的文件、决议、纪要、公报、主席团会议记录等文件材料 永久 1.2 大会发言,人大代表建议和意见、人大议案及答复，政协委员提案及办理结果，简报，快报 永久 1.3 重要的贺信、贺电，筹备工作、选举过程形成的文件，小组会议记录、会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年null1.3 讨论未通过的文件 10年 本级党委、人民代表大会、政治协商会议、纪律检查委员会、共青团、工会、妇联的常委会、执委会、主席团、全体委员会会议，政府常委会、办公会议的文件材料 2.1 公报、决议、决定、记录、纪要、议程、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人员名册 永久 2.2 讨论未通过的文件 10年null本级机关党组(或实行党委制的党委)会议和行政办公会议的会议纪要、会议记录　永久　　　　　　　　 　　　本条规定应当注意两点：一是会议的种类。在一个机关的核心会议主要三种，即： 会 议 种 类党组（党委） 会议办公 会议部、委、办厅、局务 会议null 二是要注意文种。党组（党委）会议、办公会议、厅（局）务会议，形成的文件主要有会议记录和会议纪要。会议记录和会议纪要是两个文种，保管期限一致，但在归档时应作为两份文件整理归档，很多单位把会议记录与会议纪要合二为一，即将两份作为一份文件合并整理归档，这种做法不可取。这一点请在实际工作中要引起注意。null 4 本机关召开的工作会议、专题（专业）会议的文件材料 如贵州省档案局每年度召开的《全省档案工作局馆长会议》属于工作会议，而《档案管理模式改革会议》、《全省农业农村档案工作会议》、《全省社区档案工作会议》等等属于专题会议。尤其是专题（专业）会议种类很多，应当注意把握好。这里所说的专题（专业）会议是指带有全局性质的，即涉及本行政区域内事务的，非指本机关内设机构就某个问题所召开的会议。各种研论会可参照专业(专题)会议执行。 4.1 请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 4.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 4.3 小组会议记录（如有就归） 10年 null 5 机关联合召开会议的文件材料 所谓联合会议，是指由两个或两个以上单位联合召开的会议。如《贵州省社区档案工作会议》由贵州省档案局与贵州省民政厅联合召开的会议。又如《贵州省农业农村档案工作会议》是由贵州省档案局与贵州省农业厅联合召开的会议。联合会议通常由主办单位和协办单位组成。会议形成的文件，在主办、协办单位中的保管期限是不同的，这与过去老的保管期限表对会议文件保管期限划分是有区别的，请各单位引起注意。 5.1 本机关为主办的 5.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要 永久 null 5.1.2 典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 30年 5.1.3小组会议记录 （如有就归） 10年 5.2 本机关为协办的 5.2.1请示、批复、通知、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本 30年 5.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报 10年 5.2.1所规定的复制件或副本 ，复制件是指对原件的复制。联合召开会议所形成的文件材料原件通常一般在主办单位，协办单位可以通过复制的形式保存复制件或副本。null 本条有两个名词请大家注意：一是复制件。复制件是指对原件的复印、仿真、荣抄、摘抄等形成的文件，这在档案利用中经常出现；二是副本。在法律文书、重要 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、证书中规定的副本，是指文本上印有“副本”字样的文本叫副本。如法院判决书有副本，工商营业执照有副本等。本条款指的副本应理解为正式文件的印刷件，即不含定稿的印件。null6 本机关承办的国际性会议、大型展览会、博览会的文件 本条所指的会议是一个涉及层面比较复杂的问题，在工作实践通常有主办单位、承办单位、协办单位等组成，并非哪一个机关就可办理的。尤其是一些大型的国际性会议、大型展览会、博览会等，由于规模较大、会议涉及内容较多，往往需要联合很多单位进行筹备，大会通常成立大会组委会，负责领导和组织会议的筹备工作。从参与单位的性质和工作职能看又分为：主办单位、承办单位、协办单位等。所以，这类会议通常是联合办会。null 如2004年在贵阳召开的《高新技术项目—资本对接会》，参与筹备会议的单位有十多个。会议分为主办单位、承办单位、协办单位等。主单位：省委、省政府；承办单位：省政府办公厅、合肥市人民政府、省委宣传部、省发改委、省商务厅、省国资委等，协办单位：各相关大学、科教院所、企业等。类似这样的会议，只有靠会议组委会指定一个承办单位为会议文件材料主归单位。如上述会议最后指定合肥市人民政府办公厅为会议文件材料主要归单位，各主办、承办、协办单位会议筹备期限形成的文件材料都移交贵阳市人民政府办公厅归档。其他单位只保留复制件或副本。 类似这样的会议很多。如风筝节、围棋文化节、等。null6.1请示、批复、申办和筹办组委会主要活动安排、议程、名单、主报告（原文及译文）、辅助报告（原文及译文），上级领导人贺词、题词、讲话，会徽设计 永久 6.2 代表发言材料、交流材料、简报、新闻报道 30年 6.3 委员会、分会会议和学术会的讨论记录，会议代表登记表、接待安排 10年 本条款值得注意的是：声像档案未提及。按有关规定声像档案的保管期限应与会议文件材料的保管期限相一致。这一点，请在工作中引起注意。null 解答1: 同一会议的文件材料为何区分不同保管期限 《文书档案保管期限表》第1条至6条，对同一会议形成的文件材料在归档时区分不同的保管期限，这主要根据文件材料的价值大小确定的。由于每一项职能活动都有其主要、核心内容，形成的文件材料有的反映职能活动主要内容、主要过程，有的是反映事务性活动的，价值程度不同，所以在编制档案保管期限表时，不能在保管上一刀切，应视具体情况而定。 对会议文件材料在归档时注意两点：一是会议中形成文件材料不等于都要全部归档，归与不归要看文件的价值，即对后工作是否有参考借鉴价值，要破除凡文必归的做法。null 二是保管期限的划分应分主次。同一会议形成的文件材料有重要与一般，主要与次要之分，重要的、主要的保管期限相对高一些，一般的、次要的，保管期限相对低一些。所以，保管期限的划分不可搞一刀切。这一点请大家在工作中引起注意。三是小组会会议记录，4、5 条款没有表述，经请示国家档案局，如有就归，期限可短一些。根据这个精神，我们将小组记录划为10年。 解答2: 机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，如何确定保管期限 《文书档案保管期限表》第1条第2款中表明，机关对人大议案及答复、政协提案及办理结果归档时，档案保管期限为永久。 规定的依据：各级人大、政协召开会议时提出的议案、提案都是经一定的条件、一定程序才能成为议案和提案的，所提的意见都非常重要。null 从某种程度说是反映了一个行政区域内的重大政治、经济以及社会问题，也是广大老百姓所关注和关心的问题，反映了社情民意，所提意见都十分重要。这些议案、提案，人大、政协机关都将根据议案、提案涉及的内容，分门别类转给相关的职能机关办理。各承办机关在办理中将会形成文件材料，这些文件材料有的要与议案、提案提出的当事人见面，征求意见，最终形成正式答复文件，有的可直接移交人大、政协机关即可。那么，这些文件材料由谁归档，如何划分保管期限，过去没有明确，《文书档案保管期限表》作了统一的明确规定。一是承办单位必须归档，主要承办单位保管期限为永久，协办单位为30年；二是人大、政协机关也必须归档，保管期限也为永久。null7 上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的文件材料 7.1  重要的                          永 久 7.2  一般的 30年 7.3 本地区、本机关汇报材料 30年 解答3: 如何理解上级机关、上级领导检查、视察本地区、本机关工作时形成的重要或一般文件材料 判断 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 ：通常以上级机关领导的行政级别和检查、视察事由的重要程度来划分。一是行政级别越高的领导，形成的文件材料的重要程度相对就越高。如党和国家领导人，省部级以上领导人视察本地区、本机关时形成的文件材料，应视为重要的，应永久保存。而某一部、委、办、厅、null 局的一般干部，如司长、处长等，不能视为上级机关领导人。即使来本机关检查、视察工作形成了文件材料也只能视为一般。 二是从检查、视察的事由来看，凡涉及区域性、政策性、方针性、法律法规性的检查、视察形成文件重要程度相对高一些。如省人大领导就我省《档案法》、《贵州省档案条例》贯彻实施情况对有关市、县档案馆库建设情况进行专项执法检查、调研形成的文件材料，对被检查的单位来说是重要的，应当永久保存。 三是领导人发表重要讲话，对全局工作有重要指导意义的其重要程度要高一些，而发表一般性的表态、讲话，应为一般的。null 四是解决一些重大问题、疑难问题、历史遗留问题等形成的文件材料其重要程度高一些。如某县委书记到县档案馆检查工作，现场办公解决了县档案馆库的新建问题，这一问题对本地区来说是重要，形成的文件应当永久保存；又如某县教育局局长到某学校视察，现场办公，解决了该校危房改造问题，所形成的文件材料，也应视为重要的。所以，在一条款中，既要考虑领导级别，也要考虑检查、视察事由的重要程度。具体情况要具体分析，不能一概而论。所以，在归档和保管期限划分上要认真研究，区别对待。 null 8 本机关业务文件材料 8.1  本机关制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件，中长期规划、纲要等文件材料 永久 8.2  本机关的请示与上级机关的批复、批示 8.2.1  重要业务问的 永久 8.2.2  一般业务问题的 30年 8.2.3有请示无批复的 10年 8.3  同级机关、下级机关的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料 8.3.1  重要业务问题的   永久 8.3.2  一般业务问题的    30年null 机关在行使职能活动过程中，会产生一些的业务文件材料，有的业务文件材料涉及法规政策性和重大业务建设内容，属于比较重要的问题；有的涉及基础性、技术性内容，属于一般的业务问题。重要业务问题与一般业务问题的区分关键在于对业务内容的把握。如：某省档案局向国家档案局请示关于能否开放涉外馆藏档案的问题，这类问题属于档案开放鉴定业务，既比较敏感，也比较复杂，在档案工作环节中处于比较重要的地位，稍有不慎容易出问题。解答4：如何区分重要业务问题与 一般业务问题 null 如某省档案局的请示与国家档案局的批复应当永久保存。又如某市档案馆就馆藏档案全宗划分问题请示省档案局的请示。档案馆的馆藏档案全宗划分是一项技术业务问题，请示与批复文件的重要程度只能视为一般性业务问题，保管期限定为30年即可。有请示无批复的10年即可。老的保管期限规定有请示无批复的文件其保管期限为短期，即15年。国家档案局在新的保管期限表中没有明确规定，但我们可以根据文件的价值，定为10年，是可以的。 各单位都有自己的业务工作，在向主管部门请示业务问题，以及上级主管部门的批复形成文件材料的保管期限如何划定，一定要把握好所涉及问题的性质，凡属政策性、方针性、法规性的，或是属于比较敏感性质的，所形成的文件材料应视为重要的，凡技术性、基础性的业务问题，视为一般的。这是区分文件材料的重要性与一般性的基本原则，请各单位在工作实践中注意把握。null 各级政府机关和有关的党群机关，业务部门多，形成的文件材料数量多，而且各业务部门的职能也不相同，无论是文件材料的数量，还是文件的种类，差异较大，难以用统一的模式去套，国家档案在条款解释中列举的范例也较少，所以在编制文书档案保管期限表时，首先要对本单位各业务处室（科室）的基本职能和业务文件形成情况要了解透彻，摸清家底，认真梳理分类，结合本单位的工作实际和具体情况，灵活掌握，不要生搬硬套。要把工作重点放在业务文件材料归档范围和保管期限的划分上，共性的东西，如党群工作、行政工作、后勤管理工作等方面文件，各机关都大差不离，编制起来相对要容易一些，而且，范例也较多。所以，业务文件的编制应为这次编制工作重点和难点，要认真把握好。null8.4  本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 30年 解答5：如何理解本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后草稿 本机关代上级机关起草并被采用的重要法规性文件、专项业务文件的最后稿本一般是指经本机关领导同意后报上级机关的最后稿本。 在机关行使职能活动中，要代上级机关起草属于本机关、本行业、本系统业务的法规性文件，以上级机关名义制发或转发的情况比较常见。其主要原因：null 一是上级机关对各机关在行业管理、系统管理等一些专业要求、行业标准以及法律法规贯彻实施情况了解的不够透彻，由机关代拟稿比较 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 。例如《机关档案工作条例》是一部重要的有关机关档案工作的法规性文件，由国家档案局起草，最后以中央办公厅、国务院办公厅名义联合印发；二是对一些重大活动、涉及全局性的工作、或重要的法规贯彻实施，为了提高文件贯彻实施的力度，通常也有行业管理机关代拟稿。如《关于加强机构改革中档案管理工作的通知》。此文由省档案局起草，以省委办公厅、省政府办公厅名义制发；null 三是有的机关级别较低，发文力度不够，为了达到行业管理的目的和要求，只能以上级机关的名义行文，这也存在代拟稿问题。如贵州省社保局、贵州省公路局，是省劳动和社会保障厅、省交通厅的二级局，为加强行业管理，提高文件的贯彻执行力度，通常都以主管厅局的名义行文。四是有些机关需要有关领导在有关会议上讲话，那么，会议上需要讲那些问题，达到什么目的，如何来支持被邀请机关的工作，领导并不十分清楚。那么，领导人讲话稿通常也是由邀请机关代拟等等，类似这样的情况比较多，大多数各机关都有工作实践。 被采用的代拟稿，上级机关可能有某些改动，也可能没有改动，成文下发。那么，在归档时，应当注意四点： null 一是发文机关应保存。如中办、国办制发的《机关档案工作条例》，中办应永久保存； 中共贵州省委办公厅、省政府办公印发的《关于加强机构改革中档案管理工作的通知》，省委办公厅应永久保存。 二是代拟稿机关的代拟稿的最后稿本应当归档，保管期限为30年。 三是被采用的代拟稿正式成文下发后，由于此文是代拟机关的主管业务文件，需要贯彻执行，按照上级制发的属于本机关主管业务的重要文件，应当归档，并永久保存的规定。如中共贵州省办公厅、贵州省人民政府办公厅《关于加强机构改革中档案管理工作的通知》的文件，省档案局作为业务主管机关，按照上级制发的属于本机关主管业务的重要文件，应当永久保管。 null 四是以两办名义发文，应对主办单位重新确定。以两办名义发文，与正常的机关联合发文性质不完全一样。其原因，以两办名义发文情况比较特殊存，通常编制党委的发文字号，从字面上看党委是主办单位，但在实际工作并非如此，由于主办单位与协办单位在文件材料归档时保管期限不一致，所以，有必要明确主办单位。那么，两办在联合发文时，主办单位与协办单位确定，并不能以编谁家的文号为准，而应看文件涉及的业务问题所属哪个部门管理。如属党委管理的业务，那么党委为主办单位，如属政府管的业务，那么政府为主办单位。此类问题过去没有明确，现做统一规定，请各单位实际工作中引起注意。 null 8.5  机关联合行文的文件材料 8.5.1  本机关为主办的 8.5.1.1  重要业务问的                       永久     8.5.1.2  一般业务问题的                    30年 8.5.2  本机关为协办的 8.5.2.1  重要业务问题的            30年 8.5.2.2  一般业务问题的             10年 机关联合发文形成文件材料，主办单位与协办单位都应归档，但为了避免重复进馆，归档时规定了主办单位的文件材料的保管期限明显高于协办单位。那么，如何确定主办单位？一是看文件的编号，联合行文一般编制主办机关的文号；二是看文件业务所针对的机关，通常业务所针对的机关为主办单位。null8.6  本机关编辑、编写的文件材料 8.6.1  大事记、组织沿革等               永久 8.6.2 本机关编辑的并反映主要职能活动的出版物定稿和样本 （ 有公开刊号或内部刊号的出版物）如贵州省档案局编辑出版的《贵州档案》、《档案人员岗位培训教材》 永久 没有刊号的非正式出版物及各种文件汇编、规章制度汇编、论文汇编等 30年 本条规定，国家档案局在编制工作中可能产生疏漏没有列入归档范围，请各有关单位在工作中引起注意。凡有此项工作内容的单位应当列入归档范围，其保管期限按其刊物的价值确定。 8.6.3 简报、情况反映、工作信息等  10年 《文书档案保管期限表》将简报、情况反映、工作信息等保管期限定为10年，主要是根据文件的性质和保管价值确定的。过去很多单位对这类文件材料的保管期限划的比较高，现在应该予以纠正。null 8.7  行政管理、执法活动中形成的文件材料 8.7.1  行政管理工作制度、程序、规定等文件材料  永久 8.7.2  执法检查情况汇总、通报，整改通知等 永久   8.7.3  行政管理工作中形成的审批、审查、核准等文件材料 8.7.3.1  固定资产投资、科技计划等项目的审批（核准）、管理、验收（评估）等文件材料  永久 此条款规定适用于有固定资产投资审批权限的机关，如发改委、交通、水利、国有资产管理、经济管理、科研管理部门等对国有资产投资项目的审批、核准、验收工作中形成文件材料。null 凡涉及固定资产投资项目申请、审批、核准、验收等工作中形成文件材料的保管划分可按此条款执行。 8.7.3.2  不动产、自然资源的所有权、使用权确认的文件材料  永久 此条款适用于诸如土地、建设等部门的不动产、自然资源的所有权、使用权的确认项目中形成文件材料。如土地所有权、使用权的确认、转让、矿业权的确认、转让、房地产所有权的确认、转让等。 8.7.3.3  20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料   永久 null8.7.3.4  20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料 30年   8.7.4  行政管理工作中形成的备案文件材料    10年   解答6 机关对有效证件办理、审批过程中形成的档案，其保管期限如何划分 划分有效证件办理、审批过程中形成的档案的保管期限，主要依据有效证件的有效时限。null 从《文书档案保管期限表》第8条第7款规定看，20年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，保管期限为永久；20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料，保管期限为30年。   20年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料保管期限为30年，这一款仅是一个原则规定，在具体执行时，各单位可根据具体情况和实际工作需要灵活掌握，也就是说可以适当调整，不要死搬硬套。 null 如出入境管理中公民因私出国办理护照，护照有效期为10年，有效期满后，公民得重新更换护照，又会产生一些新文件材料，而且公安机关办理公民因私出国护照过程中形成的文件材料绝大多数是公民个人情况的复印件，如户口簿、身份证等，如果这类档案保管都定为30年，显然期限定的过高，在管理上不免带来人力、物力、财力的浪费。又如很多单位在行业管理中，实行年检制，而年检合格证的其有效期仅为1年，如果把年检中形成的文件材料的期限定为30年，显然保管期限划的过高。类似这样的情况，各单位可以根据实际情况和实际工作需要划定文件材料的保管期限。可以将30年的保管期限分为30年、20年、15年三个当次等，10年的可以分为10年、5年两个档次等。null 但在具体划分文件材料保管期限时，有一个原则必须坚持，即文件材料的保管期限，应高于有效证件的有效时限。如有效证件时效不足5年的，文件材料至少保存5年，有效证件时效在5年以上，不足10年的，至少保存10年，有效证件时效在10年以上15年以下的至少保存15年等等，以此类推。 8.7.5  行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的文件材料 8.7.5.1  重要的                   永久 8.7.5.2  一般的 30年 解答7： 如何区分行政处罚、处分、复议、国家赔偿等工作中形成的“重要的”和“一般的”文件材料null（1）行政处罚。根据《中华人民共和国行政处罚法》规定，行政处罚的种类分为警告、罚款、没收非法所得、没收非法财物、责令停产停业，暂扣或吊销执照、行政拘留等七种。对行政处罚中形成的文件材料，“重要的”和“一般的”应结合行政处罚种类加以区分。原则上对“警告”类应视为一般文件材料，对受到警告以上的行政处罚形成的文件材料，应视为“重要的”文件材料。 （2）行政复议。公民或法人对受到行政处罚有异议时，可申请行政复议。行政复议中形成的文件材料，也应与受到行政处罚的种类结合起来，判断区分相关文件材料是“重要的”，还是“一般的”，也就是说应遵循行政处罚有关的“重要的”与“一般的”区分原则。null（3）行政处分。《中华人民共和国公务员法》对公务人员违法违纪行为的应当承担纪律责任，给予行政处分。行政处分分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除工职6种。对受到“警告”处分的，应视为“一般的”，对受到“警告”以上处分的，其处分中形成的文件材料，应视为“重要的”。 （4）国家赔偿。根据《中华人民共和国国家赔偿法》，导致国家赔偿的原因是国家机关和国家工作人员违法行使职权，侵犯了公民、法人和其他组织的合法权益而对当事者造成损害，这种违法行为导致国家赔偿所形成的文件材料都属“重要的”，应永久保存。null 8.8  计划、总结、统计、调研等方面的文件材料 8.8.1  年度和年度以上的计划、总结、统计材料 永久 8.8.2  年度以下的计划、总结、统计材料  10年 解答7：年度以下计划、总结、统计材料在归档时如何把握 《文书档案保管期限表》第8条第8款，将年度以下计划、总结、统计材料在归档时定为10年。null 在机关年度活动中，一般有季度、半年 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 ，在统计方面，有的机关有月度、季度、半年统计材料。这类材料是否都要归档保存，应视机关的工作性质和职能而定。对一般机关来说，月度、季度的工作计划、总结、统计材料可以不归档，只需将半年的工作计划、总结、统计材料归档即可。但对国家或本地区经济发展有重要分析价值的月度、季度、半年度统计材料，应当归档保存。如发改委、经济运行部门、统计部门、商务部门等，对年度以下的计划、总结、统计材料应当归档保存。null 8.8.3  重要职能活动的总结、重要专题的调研材料                       永久 8.8.4  一般活动的总结、一般问题的调研材料  10年 解答8：如何区分重要职能活动与一般活动的总结、重要专题与一般问题的调研材料 重要职能活动总结、重要专题调研材料与一般活动总结、一般问题的调研材料的区分，要从职能活动的规模、影响力、问题的大小等因素来加以考查区分。如统计部门的工业普查、农业普查等政策性强，规模大，属于重要的职能活动，形成的总结材料应永久保存，而对人们生活幸福指数或满意度问卷调查，是一般的职能活动，形成的总结文件材料属于一般的。又如贵州省的档案null 管理模式改革，是一项档案管理体制改革的探索，在全国都有较大的影响力，属于档案行政管理部门的重要职能活动，形成总结材料应永久保存。而档案工作年检，属于正常职能工作，形成的总结材料应属一般的。 专题调研材料，应看专题调研的性质与规模以及影响力。如农村贫困人口生活状况调研、重大疾病医疗救助情况调研、学校危房改造状况调研、城乡低保人员生活状况调研等等，都属重要的专题调研，形成的文件材料应当永久保存，而对公安出入境档案管理、银行存取款排队、交通堵塞情况调研等，应属一般的专题调研，形成的文件材料应属一般的。 null 8.9  出国或出境访问考察、参加国际会议，接待来访等外事活动形成的文件材料  8.9.1  发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 永久 8.9.2  出国审批手续、执行日程、考察报告、一般性会谈记录            30年 解答9：机关外事活动形成的文件材料如何划分保管期限 随着改革开放的不断深入，机关参加外事活动 情况比较多，也比较拨普遍，既有出国出境访问考察的，也有接待外国或境外人员来我国考察的。对外事活动中形成文件材料如何归档，如何null 划分保管期限，《文书档案保管期限表》第8条9款作出了明确规定。 同一外事活动有主要活动内容和非主要活动内容，反映同一外事活动的文件材料有主要的和非主要的。那么，主要的和非主要的文件材料价值是不一样的，在归档时保管期限也是不一样的。所以，在归档时应予以区分。 出国出境参观考察其核心内容是参观、学习、考察，与接待方之间形成的成果是核心。如双方发表的公报，签订的协议、协定、备忘录，重要的会谈记录、纪要等 ，这些文件材料是实质性的成果，应当永久保存。 而为了出国出境需要办理的各种手续，日程安排、考察报告、一般礼节性会见会谈记录等，null 其价值相对低一些。其保管期限也低。 同理，在接待外事活动中形成的文件材料，也可参照上述做法区分文件材料的归档范围和保管期限。 值得注意的是，过去很多单位将出国处境参观考察以及接待外事活动中形成的文件材料，按组团为单位，一个团一个团集中整理归档，并按一个保管期限排列归档，其保证一个团的文件材料具有成套性，便于查找和利用。这种做法，在计算机检索时代已没有实质性意义。计算机检索可以打破时空界限，进行全方位的检索，只要文件材料已归档，就可以检索到你需要的信息。希望在文件材料归档时，应该按文件材料价值分类整理归档，不要受成套性所约束。null 9 本机关机构编制、干部人事、党、团、纪检、工会、保卫、信访工作文件材料 9.1  机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久  9.2  人事工作制度、规定、办法等文件    30年 9.3  人事任免文件    永久 人事任免文件的保管期限划定与老的文书档案保管期限的划定有很大的调整。老的保管期限是按级别划分的，新的保管期限采用了一刀切的做法，即不分等级和级别，一律划定为永久保存，这一点请大家在工作实践中要特别引起注意。null 9.4  先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料 9.4.1  受县级（含）以上表彰、奖励的  永久 9.4.2  受县级以下表彰、奖励 30年      解答10：先进单位、劳动模范、先进工作者的文件材料，机关在归档时何如划分保管期限 这一条款与老的保管期限划分也做了很大的调整。对这一条款在实际操作中应当注意以下几点： （1）对受到县级（含县）以上表彰、奖励的，无论是综合性的表彰、奖励，还是单项表彰、奖励，无论是联合表彰、奖励，还是部门表彰、奖励，无论是系统表彰、奖励，还是条条表彰奖励，其文件材料都划定为永久保存。null （2）县级以下（不含县）各种表彰，其保管期限为30年。 （3）本机关内部进行的表彰，无论采取什么形式，其文件材料的期限一般定为30年。如公务员年度考核，产生先的进单位，优秀个人。机关党委年度表彰的先进党支部、优秀党务工作者、优秀党员等，此类文件材料期限一般定为30年也可以了； （4）同级机关的综合性表彰文件材料的保管期限应定为永久保存。如贵州省省直工委对省级单位每两年开展一次民主评议党员活动，对评选出的先进单位、先进党支部、优秀党务工作者、优秀党员进行表彰，此类文件材料保管期限可以适当高一些。 （5）同级机关的行业管理年度表彰文件材料保管期限如何划定。如省档案局对省直单位档案工作每年开展一评比次活动，对所产生的先进单位、先进档案工作协作组、先进个人进行通报表彰。null 省直其他部门，如工会、财政、计划生育、保密、公文交换、后勤管理等等也开展类似的年度评比表彰活动，对此类文件材料的保管期限如何划定，我们认为，这类表彰的文件材料与系统、行业的综合表彰性质不完全相同。若按级别划分，是属于受到县级以上的表彰，其文件材料应为永久保存，但这类表彰是对某行业年度工作的评价，而且每年都会形成，其价值并不高，应当视同于本单位年度工作评比表彰性质的，与每年度公务考核性质相似。所以，其文件材料的保管期限一般定为30年，当然也可定的更短一些。null9.5  对本机关有关人员的处分材料 9.5.1  受到警告（不含）以上处分的    永久 9.5.2  受到警告处分的     30年 解答11：对本机关有关人员的处分材料，归档时保管期限如何划分 机关对工作人员的处分分为党纪处分与行纪处分。根据《中国共产党纪律处分条例》，党员违反党纪，要给予处分，处分分为：警告、严重警告、撤消党内职务、留党查看、开除党籍5种。根据《中华人民共和国公务员法》，对公务员违法违纪应当承担纪律责任的，要给予处分，处分分为：警告、记过、记大过、降级、撤职、开除null 6种。那么，在这两类处分中，党内警告、行政警告属于处分等级中最低的，其形成的文件材料保管期限定为30年。受到警告以上处分的，一般情节比较严重，形成的文件材料应永久保存。 在机关工作中，除以处分的手段对工作人员违法违纪行为进行处理外，还有通报批评等手段，受到通报批评的，一般是情节较轻，形成的文件材料其保管期限可以低于30年，如10年等。 9.6  职工录用、转正、聘任、调资、定级、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤等文件材料 永久 9.7  人事考核、职称评审工作文件材料   永久 9.8  职工调动工作的行政、工资、党团组织关系的介绍信及存根 永久null 9.9  职工名册         永久 9.10  党、团、工会工作活动中形成的文件材料 9.10.1  工作报告、总结，换届选举结果    永久 9.10.2  重要专项活动的报告、总结等    永久 9.10.3  党团员、工会会员名册，批准加入党团、工会组织的文件材料     永久 9.10.4  情况反映、工作简报 10年 解答11：如何区分党、团、工会工作活动中重要专项活动的报告、总结等文件材料 9.10.2 条款 规定： 党、团、工会工作活动中形成的重要专项活动的报告、总结文件材料，保管期限为永久。 null 党、团、工会工作活动虽不是一个机关的业务职能活动，但它们是机关工作中不可缺少的一部分。它们主办的一些专项活动不仅规模较大，而且影响也较大，其重要性是不言而喻的。如2005年各级机关开展的“保持共产员先进性教育活动”形成的报告、总结，“讲学习、讲政治、讲正气”三讲教育活动形成的报告、总结、“整党”工作形成的报告、总结，以及各级机关开展创建“三优”文明单位活动的报告、总结等，这些活动都属于专项活动，形成的文件材料都很重要，应当永久保存。而工会开展向希望工程捐款，向受灾地区捐物等专项活动仅为一般活动，形成报告、总结等文件材料，保管期限可划为10年即可。null 9.11  纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料 9.11.1  重要的                       永久 9.11.2  一般的                                 30年 解答12：如何区分机关纪检、监察工作中形成的“重要的”和“一般的”综合性报告、调查材料 判断机关纪检、监察工作中形成的综合性报告、调查材料是“重要的”还是“一般的” 的标准，是以案件违规违纪的程度来区分。 警告一般的警告 以上重要的null 也就是说看案件的结果。如果案件违规违纪的程度只达到受警告处分，那么，形成的相关综合性报告、调查材料就属于“一般的”。其保管期限为30年。如果受到警告以上处分条件的，那么，形成的相关的综合性报告、调查材料为“重要的”，其保管期限为永久。 如果调查材料的结论是查无实据，形成的综合性报告、调查材料，归档时其保管期限可划为10年即可。 纪检、监察工作年度工作综合性报告，其保管期限为永久，年度以下的可划定为10年。null9.12  保卫部门的安全检查、调查记录     10年 9.13  本机关处理人民来信来访的文件材料 9.13.1  有领导重要批示和处理结果的      永久 9.13.2  其他有处理结果的                       30年 解答13：人民来信来访的文件材料，保管期限如何划分 此条规定在实际操作中应注意把握以下几点： （1）归与不归，应看是否有处理结果。如果没有处理结果的，暂不归档，等有处理结果后再归档； （2）把握好领导的重要批示与一般批示的尺度。重要批示，是指有关领导有明确态度的，并null 要求查后要有信息反馈的。如“此事请XX机关查办，如情况属实，要严肃追查相关人员的责任。或查处情况如实后上报。”等等。这类的批示视为重要的。若有关领导作出泛泛批示、圈阅，如“请XX机关协调处理或按有关规定予以答复”等，应视为一般批示。 （3）把握好所反映情况的性质和处理结果。如属于冤、假、错案的，或涉及重要的群众利益的，或重要检举信息的，而且情况属实，有处理结果的，应视为“重要的”，若属一般的情况反映，视为“一般的”。 （4）把握好归档文件的保管期限划定。有领导作出重要批示的或有重要查处结果的文件材料应永久保存。null 有领导一般批示的或有一般事实查处结果的文件材料，其文件材料归档时一般划定30年。 有领导批示的，但查无事实的，其文件材料应归档，但保管期限应低于30年，10年左右即可。 10 本机关事务管理文件材料 10.1  房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久 此条款涉及有效证件问题，是维护机关权益的文件，应当慎重对待。房产、土地这类文件是基建档案的组成部分，应放在基建档案中归档保存，但有的机关为使用方便，将其另行管理，这种做法不提倡。但又不排除少数单位将基建档案没有分类整理，而是按照文书档案整理的可能性。如果属于这类情况的，应当调整。因为基建档案是随着建筑屋权属关系走的，如果按文书档案中整理归档，将给档案移交工作带来不必要的麻烦。null10.2  与有关单位签订的合同、协定、协议、议定书等文件材料 10.2.1  重要的  永久     10.2.2  一般的          10年 解答14：如何区分本机关与有关单位签订的“重要的”和“一般的”合同、协定、协议、议定书等文件材料 在机关事务管理过程中，机关在与外单位签订的合同、协议、协定、议定书等文件，都属法律文书。对这类文件材料价值判断标准应从文