秘书学概论

秘书学概论 优秀秘书必须培养的“职业习惯” 1、养成每天早晨第一个到办公室的习惯 2、养成不说“不知道”和“与我无关”的习惯 3、养成失误后马上道歉的习惯 4、养成体谅上司、同事的习惯 5、养成请示之前做好腹案的习惯 6、养成做事留有余地的习惯 7、养成喜怒哀乐不形于色的习惯 8、养成全面了解公司业务的习惯 9、养成自已积累资料的习惯 10、养成记住他人的相貌和名字的习惯 秘书学概论 第一章、绪论 第一节、 秘书的涵义和职业特征 一、秘书的涵义 概念:秘书是一种职务名称，是指身处领导机构或领导者身边身边，以处理信息和综 合服务的方式辅助领导者实施管理的工作人员，是领导的参谋和助手。 二、秘书的分类和层次 (一)秘书的分类 , 从组织内部分工看 1、行政秘书 2、文字秘书3、机要秘书 4、通信秘书5、信访秘书 6、事务秘书 7、生活秘书 8、外事秘书9、会务秘书 10、新闻秘书 , 从所在行业特征看 1、企业秘书 2、法律秘书 3、科技秘书 4、教学秘书5、涉外秘书 (二)秘书的层次 高级秘书 中级秘书 初级秘书 三、 秘书工作的性质与特点 1、从属性 2、辅助性 3、服务性4、综合性5、机密性6、被动性 第二节、秘书工作的内容和作用 一、秘书工作的内容 1、办公室日常事务2、文书、档案管理3、会务管理 4、调研工作 5、信息处理工作 6、信访工作 7、保密工作8、综合协调工作9、公务旅行管理 10、督查工作 11、参谋辅助12、其他临时交办的工作 三、秘书工作的基本要求 1、高效2、求实3、认真负责 4、开拓创新 第三节 秘书职业的发展现状与基本特点 一、秘书职业发展现状 (一)秘书工作职业化 职业化是指“从事某项工作的人形成了相对稳定的社会群体”。秘书工作发展呈现 出职业化特点，是世界性的潮流，也是社会发展到市场经济阶段的必然产物。 秘书这一职业拥有数量众多、相对稳定的从业者，也形成了自己的行业规范。秘书行业组织不仅是秘书的代言人和利益维护人，更能协调秘书与其他服务部门的利益关系，保障了秘书工作秩序的稳定。这些正是秘书工作职业化的重要表现。 (二)秘书技能专业化 随着秘书职业的发展，秘书技能逐渐呈现专业化趋势。首先，秘书工作的分工越来越具体。其次，秘书工作的要求越来越严格。此外，秘书还应熟悉会计、经济学、保险、税务、企业管理、法律等多项专业知识。 秘书技能专业化是秘书职业发展的必然趋势，秘书只有不断地充实自己，提高自己，完善知识结构，朝着更高的目标合理规划自己的职业生涯，才能不断满足社会对秘书工作的需求。 (三)秘书办公科学化 随着信息时代的到来，以计算机为代表的信息处理技术的进步为秘书工作提供了极大的方便。办公方式由纸笔世界转向电子信息世界，传统的手工操作转变为现代计算机处理。这一切，对秘书而言，也是新的挑战，工作方法、行为方式、知识构成、思想观念都必须时时更新，要能够胜任科学管理。信息时代在为秘书提供方便的同时，也对秘书提出了更高的要求，促使秘书工作不断向科学化的道路发展。 (四)秘书职业低龄化 从秘书从业人员的年龄结构来看，主要是年轻人，20至30岁之间的年轻人在秘书中占了很大的比例。从人才市场需求看，尤其是企业秘书招聘，一般都要求在35岁以内。秘书这一职业对于年轻人的吸引力在于，秘书职业为他们提供了一个成长的平台，最能锻炼一个人的全方位管理协调能力，有较大的升职空间。 (五)秘书工作女性化 在经济发达的西方国家以及我国港台地区，秘书工作女性化相当普及。女性具有很多先天优势，比如语言能力强，心思缜密，细致耐心，思维敏捷。这些优势在收集资料、文字处理、信息传播、会务工作等方面都能够帮助女性秘书顺利完成工作。近年来，我国企事业单位中，女性秘书人数远远多于男性。这也是得益于我国的高等教育，它使女性开始具备较高的知识水平结构和从事秘书工作的条件。在实际工作中，女性秘书的能力得到了肯定。秘书工作女性化趋势日益明显。 (六)秘书从业资格化 秘书职业资格证书制度是指“建立统一、科学、高标准的秘书职业技能培训和等级考试，凡考试合格者发‘秘书职业资格等级证书’。每个从业人员在从业前必须掌握一定的专业知识和技能。秘书职业资格认定对秘书从业人员提出更高、更新、更全面的要求，激励每个秘书不断扩充自己，完善知识结构，提高职业素养与业务能力。这对提高秘书职业队伍素质以及提高秘书工作效率都是不无裨益的。 二、现代秘书职业的基本特点 , (一)广泛性 , (二)近身性 , (三)服务性 第四节 中国的秘书职业化 一、秘书职业化的含义 有了职业并不等于就形成职业化。一种职业实现职业化必须要有较为明确的职责范围，系统的管理体系，完善的用人机制和培训制度等。 秘书职业化就是秘书职业行为形成了完善的管理系统，有科学的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 保障其运行，职业性获得了社会的广泛认可。 二、中国秘书职业化的表现 (一)秘书职业资格认证工作的全面推开，意味着中国秘书职业化时代的到来 (二)专业性组织和秘书服务机构涌现 (三)商务秘书成为秘书职业队伍的主体 三、影响中国秘书职业化发展的因素 (一) 传统秘书观念影响秘书职业的正确定位 , 一是中国“官本位”文化传统的影响。许多人认为，秘书是未来的领导，即准官 员，是“后备干部”，把秘书工作作为通向仕途和管理层的跳板，使得秘书工作缺乏 职业的独立性。 , 二是由于秘书工作成果的隐匿性，使得许多人对秘书工作的作用认识不足。秘 书常常被当做领导的管家，甚至被认为是领导的传声筒、跟班，没有多大的价值。 , 三是目前从事秘书工作的部分人员素质偏低。无论在思想上还是业务上都与实际工 作要求存在一定的差距，甚至一些秘书存在违法违纪现象，严重损害了秘书职业的 社会形象。 , 四是秘书职业缺乏必要的社会制度保障。由于缺乏严格的职业准入制度，秘书 的合法权益得不到应有保障，秘书不安心本职工作，人才流失严重。 (二) 秘书职业专业化程度有待提高 , 一是目前我国秘书学基础理论研究还比较薄弱。直接影响社会对秘书职业专业化 的认识; , 二是目前我国的秘书教育和培训工作还不完善。重理论教学，轻职业培训，缺 少不易为人取代的职业核心知识和技能，使得秘书缺乏职业信心; , 三是聘用秘书的社会组织的性质、规模不同，对秘书工作的具体内容及要求有 很大差别，也使得人们对秘书职业专业化的认知千差万别。 四、中国秘书职业化发展的途径 (一) 加大对秘书职业的宣传，树立现代秘书职 业观念 (二) 制定法律法规，完善秘书职业监督 (三) 在推行秘书职业资格认证的同时，规范秘 书上岗制度，严格职业准入 (四) 深化秘书学理论研究和秘书职业研究 第四节 秘书职业资格认证 一、就业准入制度 (一)就业准入制度的含义 指依相关法律规定，从事技术复杂、通用性广、涉及国家财产、人民生命安全和消费者利益的职业劳动者，必须拥有相应职业资格证书方可就业上岗的制度。 (二)就业准入制度的有关规定 1(国家政策 《国务院关于大力发展职业教育的决定》规定:用人单位招录职工必须严格执行“先培训后就业”、“先培训后上岗”的规定，从取得职业学校学历证书、职业资格证书和职业培训合格证书的人员中优先录用。 2(相关规定 (1)《招用技术工种从业人员规定》 对以下两点做出了具体规定:对职业介绍机构的规定，对用人单位的规定。 (2) 由各职业(工种)职业标准，如《秘书国家职业标准》对新入职者做出相应规 定。 二、国家职业资格认证 (一)职业资格证书制度 1(基本概念 国家证书制度是通过法律法规推行、由政府认定的授权机构实施、全国通行的证书制度。 2(认证性质 国家职业资格认证是标准参照测验，考核的内容源自职业要求，有很强的职业性;认证的内容体系按照职业活动规律和要求确定;考核的内容结构要求稳定，具有等值性。 3(认证的方式 国际通行的第三方认证的“考培分离”方式 。 4(证书的作用 劳动者求职、任职、开业的资格凭证 ;用人单位招聘、录用劳动者的主要依据;境外就业、对外劳务合作人员办理技能水平公证的有效证件。 5(我国职业资格证书制度的总体目标 实现职业资格证书与学历文凭并重，职业资格证书制度与就业制度相衔接。 6(国家推行职业资格证书制度的意义 对于提高劳动者素质，促进人力资源市场的建设以及深化经济改革，促进经济发展都具有重要意义。 第二章 秘书机构 第一节 秘书机构及其设置 一、秘书机构的含义与特点 (一) 秘书机构的含义 秘书机构是指在各级各类组织中为领导机构和领导处理综合事务、辅助管理的综合性办事机构。 “秘书机构”与“秘书部门” “秘书机构”一般不指某一个具体的办公室，而是各级各类秘书部门的总称;一般在组织内部称“秘书部门”，而在组织外部，尤其是要强调这个部门功能时往往称“秘书机构”。 广义的秘书机构 指处于组织内的综合枢纽地位、直接隶属于组织领导、全面辅助领导和领导机关工作的部门。政府机关一般称做办公厅或办公室，企业一般称做综合部或行政部，包括其下属的文书、秘书、信息、档案、机要、信访、保密、督查、接待、值班等部门。统管政策研究、日常行政与日常事务三大工作。 狭义的秘书机构 指各级办公厅、办公室、综合部或行政部中专门辅助组织及其领导办理业务的部门，以文牍性、机要性工作为主要任务，负责文书、会务、联络等工作。如秘书局、秘书处、秘书科。 (二)秘书机构的特点 1.综合性 2 附属性 3.辅助性 二、秘书机构设置的原则 (一) 适应性原则 (二) 科学合理原则 (三) 统一高效原则 (四) 相对稳定原则 , 秘书团队群体的特征 秘书团队要有共同的行动目标; 每个成员在群体中都有一定地位、责任和义务; 有共同遵守的群体规范和行为标准; 成员之间有相互依存的关系，并能相互影响。 , 要能“优化”组合 “优化”包括两层意思: • 一要异质结合，合理分工; • 二要遵循动态原则，使秘书团队成员保持相对的运动状态。 三、秘书机构设置的程序 (一)搭建组织架构 , 对秘书机构的设置原则要有清楚的认识和把握 , 确定秘书机构在组织中的地位以及与组织中各部门的关系 , 在全面认识组织职能的基础上确定建立秘书机构所参照的模式 , 确定秘书机构的规模和分设部门 (二)明确部门和人员职责 , 明确职责包括明确秘书分设部门职责和秘书职责。职责是根据职能确定的， 无论部门还是人员，都应该明确各自的职责，合理分工，使责权相对应，避免出现 纠纷和履行职责的失误，确保秘书高效工作和高质量服务。 (三)组建秘书团队 , 岗位确定后，要根据岗位配备秘书，组建与岗位相适应的秘书团队。要遵循“异 质结合”的原则，组建秘书团队。合理的秘书团队结构应是协调互补的有机结合体。 秘书团队组建是否合理，直接关系工作的效率和质量，也是形成独特的秘书文化的 基础，应该特别重视。 (四)制定管理制度 , 制定必要的制度，实行制度化管理是秘书机构实现科学管理的前提和保障。 , 秘书工作的综合性，决定了其涉及的制度是多方面的。比如办文制度、值班 制度、办会制度、接待工作制度、信访工作制度、督查制度、领导批示件办理制度、 调研制度、信息工作制度、保密制度、用印制度、查办工作程序、秘书业绩考核制 度等。 第二节 秘书机构的组织形式 一、秘书机构的名称 (一)办公室或办公厅 • 党政机关的秘书机构 – 广义:机关、单位或首长名称 + 办公室(厅) – 狭义:办公室 (二)秘书处 • 社会团体以及临时性的秘书机构 – 命名为“秘书处” • 办公厅或办公室的下设机构 – “秘书局”、“秘书科”、“秘书室” (三)以秘书机构承担的具体职能命名 信访办公室、保密局、政策研究室 (四)企事业秘书机构 除称做“办公室”外，还有称做“行政部”或“综合部”、“综合办公室”，其部门负责 人称做“行政总监”、“行政助理”、“行政部部长”、“综合办主任”等。 二、秘书机构的组织类型 , (一)综理制 , (二)分理制 , (三)单一制 (一)综理制:综理制的秘书机构模式，又叫总体办公室机构模式。是以组织和领导机构运转的整体需要为原则而设立的统一的办公机构。 (二)分理制 分理制条件下的秘书机构，是一种职能分型模式，是为适应现代管理日趋复杂、分工渐细而又需各部门相互协调而形成的秘书机构组织形式。 (三)单一制 单一制的秘书机构，采用职能统兼模式，或称“秘书岗位”。是指只设有一名专职或兼职秘书直接为领导和其他职能部门提供辅助管理和综合服务的组织结构模式。 三、常见的秘书机构 • 根据组织类型的不同: 综理制、分理制、单一制 • 根据机构设置的时限: 常设秘书机构、临时性秘书机构 • 根据组织系统的不同: 党委系统、政府系统、人大系统、政协系统、军队系统、企 业系统、事业单位、人民团体等多种类别 • 根据管理层次的不同: 中央、省、市、县(区)等 第三节 秘书机构的管理 一、秘书机构的管理理念 (一)组织关系理念 条条关系 块块关系 无隶属关系 (二)人本理念 人本理念是指秘书机构的管理活动中重视人的因素在组织活动中的决定作用，以调动人的积极性，开发人的潜力，发挥人的主观能动性、创造性和聪明才智为根本的理念。人是一切管理活动的主体，现代管理要求把人的因素放在第一位。以人为本，是做好秘书机构内部管理，协调各方关系，提升综合辅助管理水平的重要条件。 (三)系统理念 系统理念是把秘书机构管理看成一个完整的系统。 , 目的性 , 整体性 , 层次性 (四)效能理念 , 效能是指人们在有目的、有组织的活动中所表现出来的效率和效果。 , 秘书机构管理的效能理念是树立追求效率、追求效果、追求效益的观念，努 力使自身保持最大的整合效能。即按能量大小，赋予其相应的职位、权利和责任， 充分释放每一部门、每一成员的能量，以创造更多、更好的经济效益和社会效益。 二、秘书机构的规范 (一)秘书机构规范的特点 , 严格性 , 完整性 , 细致性 (二)秘书机构规范的作用 , 规范指示了秘书机构及其人员的工作方式和行为准则，具有导向作用; , 规范作为秘书工作的标尺，用来衡量秘书机构及其人员工作是否合法、高效， 为评判和鉴定秘书工作提供了客观标准，具有评价作用; , 规范的形成将秘书工作纳入规范化管理轨道，由主观随意的“人治”转为依章 办事的“法制”，具有提高秘书工作效率的作用。 (三)秘书机构规范的类别 , 基本规范 基本规范是指来自宪法和国家基本法律、行政法规，适用于秘书工作与管理的规范。 , 职业规范 职业规范是各组织和秘书机构就秘书工作制定的一系列工作准则和规定。 三、秘书机构的管理内容 (一) 制度与程序管理 1.制度管理 制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。 制定管理制度遵循的原则: , 可行，要能切合秘书工作实际; , 具体，要便于操作和检查; , 稳定，以形成长效的管理机制。 2.程序管理 , 自然性程序:即按工作的自然程序处理事务。一般工作的自然性程序表现为:准备、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、布置、执行、检查、总结、评比、表彰。 , 指令性程序: 是指领导对办理某项事务的具体指示和要求。 , 法定性程序: 即根据法律、法规所规定的程序办理事务。公文写作、文书处理、信 访工作、保密工作、印信管理等秘书工作，都要严格按照相关的法定程序处理。 , 技术性程序: 有些依赖于技术支持的秘书实务，有一套技术操作的程序，必须遵循， 如电话、传真、电脑的操作，电视电话会议的组织。 , 经验性程序: 是指在长期的秘书工作实践中积累和创造的大量经验形成的符合本单 位实际的工作程序。 (二)环境管理 环境是指对组织机构及其成员能产生直接或间接影响的客观世界的一切事物。从组织管理学角度看，组织与环境相互依存、相互作用。环境可以促进组织的发展，也可以阻碍组织的发展，而组织又可以改造和创造环境。 秘书环境就是在秘书机构及其人员从事秘书工作中对工作效率、行为倾向等产生影响的客观世界。 秘书直接环境可以分为: , 物质环境管理 , 精神环境管理 (三)人员管理 秘书机构的人员管理属于人事管理的一个组成部分，其内容比较丰富，包括:秘书的选拔、调配、任用、晋升、培训、岗位责任制、绩效考核与团队构建。 秘书人员管理的重点内容: , 秘书的选拔与任用 , 秘书的培训 秘书岗位责任制 , 秘书的选拔与任用 , 坚持德才兼备的原则。可参照国家公务员录用标准或人力资源部 门制定的录用管理型人才的标准，以公开招聘方式选拔秘书。 , 走职业化道路、择优录用。 , 秘书的培训 秘书的培训就是对秘书进行有目的、有计划的培养训练，以提高他们的政治素质和业务水平，使其知识结构和能力结构完善，以适应秘书工作科学化管理的需要。 (1) 职前培训 (2)职间培训 , 岗位责任制的建立 岗位责任制是对秘书的职责、任务、权限、完成任务的标准、履行职责的情况等做出的明确规定。 办公室主任的岗位职责: , 协助领导研究政策，参与决策，协调领导之间、各职能部门之间、领导与下属之间 的关系 , 管理本组织秘书机构的工作，拟订工作计划，主持拟定秘书工作的各项制度并组织 实施 , 组织选拔、任用、培训、考核秘书 , 主持秘书机构的内部工作 第三章 秘书工作的起源与沿革 知识点: 我国秘书工作的起源: 孕育于部落联盟的昌盛时期，萌发于夏朝，形成于殷商, 表现为: 我国部落联盟的昌盛时期，已经形成了社会组织的领导部门，有了原始文字、原始的公务活动记录，有了专事记录的人员，出现了秘书活动。那一时期也就成为我国国家秘书工作的孕育时期。 夏朝已有了公务文书和宫廷档案，并有了以此为主要业 务的官员。由于有关夏朝的记载甚少，至今尚难断定其秘书 工作已经形成。但是，秘书工作已在夏朝萌发，这是基本可 以断定的。 商朝已有了不同名目、不同职掌、不同层次的史官，商 朝末年建立起了我国最早的中央秘书机构——太史寮，有了 甲骨文书，文书档案工作起步。因此，我国的秘书工作从部 落联盟的昌盛时期孕育，经夏朝萌发，至迟在殷商已经形成。 我国古代对秘书概念的界定 1. “秘书”一词的历史渊源 , “秘书”一词在我国源远流长。“秘书”在不同的历史时期经历了从“物名”到 “官名”的演进。“秘书”一词最早是物名，指宫中秘藏的经、传、诸子、诗赋、兵 书等图书典籍。 , “秘书”一词作为物名，也指“谶chen4纬图箓”lu。 , 自东汉后期，“秘书”的词义开始转化，逐渐有“官职”以及“官署”之意，指 掌管宫中图书典籍和机密文书的官职以及官署名称。与“秘书”相关的名称有秘书 寺、秘书监、秘书省、秘书郎、秘书丞等。 , “秘书”一词经历了从物名到官名的变化，但其含义与当今秘书的含义存在较大 差异。直至清末，清政府在衙门设置秘书官，负责公文写作、会计等庶务，以及近 代秘书产生，秘书概念才有了根本性的转变，具有了现代秘书的职能特点。 2. 古代秘书的名称 , 中国原始社会就有了秘书工作，那时的秘书无“秘书”之名，而行“秘书”之 实。在历朝历代中从事秘书工作的人员有着不同的名称。 , 黄帝时期的“仓颉”、“沮诵”作为收集、记录史事的史官就担任了秘书的工作。 夏商周时期的史官更是承担了秘书工作。从秦汉开始，秘书工作逐渐确立，从中央 到地方都设有专门的秘书机构以及秘书人员。随着朝代更替，先后出现不同的秘书 官职称谓。如秦汉时的丞相、御史大夫;魏晋时的中书监、中书令;唐宋时的通事 舍人、起居舍人;明代的内阁大学士、中书舍人;清代的军机大臣、六科给事中等。 , 直至近代，中华民国临时政府在南京成立，孙中山在大总统府设置“秘书处”， 在其中设有秘书长、秘书，至此“秘书”具有了现代意义。 第四章 秘书人员 第一节 秘书的精神素养 一、秘书的思想政治素养 , (一)提高政治理论水平 , (二)树立法制观念 , (三)把握政策导向 二、秘书的职业道德与作风修养 (一)秘书的职业道德 1. 甘当配角 2. 严守机密 3.实事求是 4.不卑不亢 5.诚实守信 (二)秘书的作风修养 1. 雷厉风行 2. 严谨细致 3. 谦虚谨慎 4. 勤奋耐劳 5. 思路清晰 三、秘书的礼仪修养 (一)对人礼敬 待人亲切主动热情 1、主动招呼人，含笑致意 2、对方问你话，一定要亲切回答 3、目光要正视对方 4、热心认真为群众事，办不了的事要耐心解释 5、对方走时要有送别 微笑目送 话语道别 出门相送 (二)对事礼敬 (三)对物礼敬 第二节 秘书的知识与能力素养 一、秘书的知识素养 (一)秘书的知识结构 1. 秘书知识结构体系建构的原则 (1)适应性原则 这一原则具体表现为以下两个方面的要求，即:首先，秘书的知识结构应当与秘书的岗位职责相适应。其次，还应当与秘书所在组织的业务特点相适应。 (2)比例性原则 所谓比例性原则，是指根据各种知识在秘书工作中所使用的频率来确定其在秘书知识结构体系中所占的比例。 (3)动态性原则 所谓动态性原则，是指秘书的知识结构应该随着时代的发展和环境的变化不断调节和更新，使之适应工作的需要。 2.秘书的具体知识结构 (1)基础知识 其主要内容有马克思主义理论知识、语言文字知识、历史知识、法律法规知识以及办公自动化知识等。 (2)专业知识 是秘书知识结构的核心内容，具体包括:秘书学、文书学、应用写作学、档案管理学、公共关系学等知识。 (3)相关知识 主要包括:领导科学、管理学、经济学、心理学以及社会学、伦理学、决策学、咨询学、统计学、新闻学、传播学以及文学、美学等方面的知识。 (二)秘书的文化修养 1.文学修养 秘书的文学修养，既包括文学鉴赏也包括文学创作。 2.史学修养 秘书的史学修养，就是对历史知识的了解和对历史事件的认识与评价。 3.艺术修养 秘书的艺术修养主要包括书法、绘画、音乐等。 二、秘书的能力素养 (一)基础能力 1.观察力 秘书观察力的培养可以从培养观察兴趣开始，有意识地加强自身对周围环境的注意程度，同时要讲究观察方法和注意细节。 2.注意力 秘书的注意力的培养应从加强自我控制能力和增强工作责任感两个方面入手。 3.记忆力 秘书的记忆力的培养首先要有明确的目的，要有意识、有选择地去记忆某些重要的信息;其次要掌握记忆的技巧。 4.思维力 秘书的思维力的培养应注重拓宽思维的广度，增加思维的深度，锻炼思维的灵敏度。 (二)专业能力 1.表达能力 (1)书面表达能力 指秘书的写作能力，主要是指写作各种应用文体的能力,要求秘书首先要熟悉和掌握各种应用文体的写作格式、要求和技巧。其次，准确。 (2)口头表达能力 对秘书口头表达能力的要求首先是要口齿清楚、发音准确。其次是中心突出、表意明确，说话时要简洁干练。再次是说话得体，符合身份。 2.办事能力 秘书在培养自己的办事能力时: , (1)学会区分工作的轻重缓急 , (2)明确各部门和领导的职责范围 , (3)要通晓办事程序 3.管理能力 , 管理能力的培养要求秘书: , (1)保持头脑清醒，要懂得统筹方法，能够合理分配时间或物品; , (2)随时掌握先进的管理理念和管理方法，以便使所管理的人、财、物能 够最大限度地发挥作用。 4.应变能力 应变能力的培养要求秘书要具有: , (1)敏锐的观察力 , (2)准确的判断力 , (3)良好的心理素质 (4)快速反应的能力 5.社交能力 社交能力的培养要求秘书: (1)讲究文明礼貌，以得体的装扮和文雅的举止给对方一个良好的印象 (2)积极主动热情与人交往 (3)要对自己和他人有准确的定位 (三)基本技能 1.现代化办公设备的操作技能 秘书应该熟练掌握常用现代办公设备的操作、使用和日常维护方法。 2.常用的办公软件的使用技能 常用的办公软件系统有Word、Excel、PowerPoint等，要想使计算机充分发挥作用， 就必须掌握常用的办公软件的使用方法。 3.网络办公技能 网络办公是指应用互联网、局域网等网络处理各种事务。秘书必须熟练掌握搜索引擎、电子邮箱、视频会议等现代化的网络办公技能。 第三节 秘书的心理素质和性格特征 一、秘书的心理素质 (一)秘书的个性心理 1.动机 一名优秀的秘书，应当具备正确而高尚的动机，把辅助领导有效地实施管理和实现个人价值有机地结合起来。 2.兴趣 优秀的秘书应自觉培养对本职工作的兴趣，以百倍的精力、满腔的热情投入其中。 3.意志 秘书要锻炼和培养自己的自觉性、坚韧性、果断性和顽强性等积极的意志品质，克服盲目性、脆弱性、顽固性和冲动性等消极的意志品质。 4.情绪 秘书应该学会控制自己的情绪，在工作中要善于经常保持积极、乐观、平静的情绪，防止并善于克服消极、悲观、烦躁的情绪。 5.气质 指人的心理活动动力特征的总和，是人典型的、稳定的个性心理特征。 (二)秘书的心理障碍及调节 1.自卑 克服自卑心理，秘书要: (1) 摆脱不自信，要善于发现并利用自己的优点、发挥自己的长处 (2)善于学习，通过学习提高自身的工作能力和水平 2.自负 消除自负心理，秘书要: (1)对自己有清醒的认识和准确的定位 (2)加强自我修养，树立正确的人生观、世界观、价值观，以脚踏实地的工作来完成自己对秘书角色的认知 3.嫉妒 摆脱嫉妒心理 (1)正视自己的差距，然后扬长避短，不断充实和提高自己，改变现状 (2)认识别人的长处，客观地看待别人的优点，以冷静、达观的心态对待周围的一切 (3)积极主动地向同事请教、学习，以提高自己，缩小差距，从而减少嫉妒心理的产生 4.焦虑 消除焦虑心理，秘书要: (1)增加自信心，减少自卑感 (2)学会自我放松，把自己从焦虑情绪中解脱出来 5.厌烦 消除厌烦心理，秘书要: (1)最重要的是树立正确的理想和信念，要明确自己的工作目标，充实自己的生 活内容 (2)有正确的思维方法，懂得厌烦本身是无济于事的 培养吃苦耐劳的精神 培养一不怕苦 二不怕死的精神 二、秘书的性格特征 (一)秘书的性格要求 1.开朗豁达 秘书的性格中很重要的一个方面就是对人对事需要豁达、开朗，即在坚持原则的前提下采取宽容、忍耐的态度。 2.坚忍顽强 坚忍顽强的性格在秘书工作中的表现首先就是对工作任劳任怨;其次表现为正确对待自身的缺点和错误，也能够正确看待，努力克服，做到自尊、自爱和自重。 3.宽容友爱 秘书的宽容表现在: (1)在工作中以大局为重，不计较小事，在非原则性的问题上尽量忍让。 (2)在工作中求同存异，善于团结与自己意见不一致的人，不能对别人求全责备。 (3)在工作中不能嫉贤妒能，要努力学习，取人之长，补己之短，绝不能心胸狭隘，故意刁难。 4.幽默风趣 秘书在人际交往活动中运用幽默，可以使人感到轻松，易于沟通情感，取得理解，消除陌生和紧张，营造和睦的交际氛围。 5.稳重自制 秘书在平时工作中办事要稳妥，待人要稳重，遇到突发事件时头脑清醒冷静，学会在不同场合、不同对象面前控制自己的情绪和行为方式。 (二)秘书良好性格的培养 1.了解自己，正视自己的性格 秘书要想培养良好的性格，首先要了解自己的性格，努力使自己的性格与职业要求相适应。 2.从善如流，接受别人的建议 可以请身边的领导、同事、朋友甚至家人给自己挑毛病、提建议。 3.找出差距，努力改变自己 秘书要善于分析自己，找出差距，在性格培养过程中，要注意扬长避短。 4.长期坚持，讲究方法 秘书要想改变自己性格中不利于秘书工作的部分，就需要有恒心、有毅力，要讲究方式方法。 5、自己读素质优秀的人的故事教育自己 第五章 秘书团队管理 第一节 秘书团队概述 一、秘书团队的含义 秘书团队是指不同年龄、层次，具有不同知识背景、能力结构的群体。他们共同服务于一级组织机构或领导，具有共同责任和同一目标。秘书团队通常被称做“秘书班子”。 二、秘书团队形成的条件 (一)共同的目标 1.明确的团队目标能激发团队成员的工作热情、活力和创造力，使得团队的存在有了价值。 2.共同的团队目标有助于团队成员设定个人目标，从而使团队成员在执行计划的过程中始终处于最佳工作状态，并能尽量使实际进度略微领先于目标进度，进而帮助团队获得最佳工作绩效。 (二)互信的协作 1. 应把具有各种不同素质、知识、能力的成员组合成一个彼此互补、优化的秘书团队，才能产生整体搭配的协同效应。 2.团队成员情感上相互认同也是团队成功的重要因素。 (三)明确的职责 1.一个高效的秘书团队应根据每个成员的个体特质安排其在团队中担任相应的角色并进行明确的分工。 2.秘书工作应讲究工作程序并明确团队每位成员的职责。 (四)较强的执行力 所谓执行力，指将目标转化为现实的能力，将不可能变为可能的能力。 三、秘书团队的内部结构 (一)团队规模 1.秘书团队人数以2—7人为宜 秘书团队要根据“精简的原则”，根据机构的性质、层级、规模、工作性质、工作量等参数加以综合考量，设置合理的团队规模。 2. 团队规模过大，团队的绩效有可能下降 (1)团队规模过大，成员无法深度沟通，团队较难形成凝聚力 (2)团队规模过大，个人投入被冲淡，工作积极性就会降低 (3)人数越多，公平问题越难处理 3.团队规模过小，将影响秘书工作质量 如果团队成员过少而工作任务繁重，则团队成员疲于应付，工作效率必然降低。 (二)角色 1.根据每位成员的气质(如胆汁质、多血质、黏液质、抑郁质)和专业背景(如工科、理科、文科)以及能力结构(如行动型、思考型、事务型)等个人特质分配其在团队中的角色。 2.必须对团队成员进行岗位分工，定职定责。 3.可从秘书事务能力、文字能力、沟通能力、表达能力、公共关系能力、办公自动化运用能力、协调能力等综合素质考虑。 (三)领导 领导是高效能秘书团队的核心人物，承担着管理、建设团队的重任。 联合国秘书长人选标准 具有领导、筹划和组织众多国家职员的管理能力;能流利使用联合国两种以上工作语言;具有作为领导感人的魅力和有效地沟通人际交流思想的能力。 秘书团队领导的工作任务 (1)考察团队成员个人特质并据此分配其充任的角色; (2)设置团队工作目标并为此制订周密、翔实的工作计划; (3)在计划实施过程中随时关注进展与出现的问题; (4)争取必要的经费，为团队顺利完成任务提供物质保障; (5)定期向领导或上级管理部门汇报团队工作; (6)全程关注团队成员，随时与成员沟通，帮助成员解决存在的问题，等等。 (四)规范 规范是用于约束团队成员并被团队成员共同接受和认可的一些行为准则。 第二节 秘书团队的建立 一、秘书团队的建立步骤 (一)秘书团队组建期 1.形成团队的内部结构框架 (1)设置团队终极目标、长期目标、阶段性目标; (2)确定团队在整个机构中独特的地位、作用，并据此设置团队应承担的日常工作任务; (3)确定团队的最佳人数配比，即规模;根据团队成员的个体特质决定其在团队中的角色; (4)制定约束、激励团队成员的各种规范; (5)遴选团队的领导。 2.建立秘书团队与外界的初步联系 (1)建立团队与组织系统内部机构的联系; (2)建立团队与组织系统外部的联系与协调的关系 。 3.培养秘书团队成员对团队初步的认同感并形成一定的凝聚力 (1)帮助团队成员尽快熟悉工作内容、适应所担任的角色。 (2)帮助团队成员彼此认识，并知悉每个人担任的角色与承担的工作任务，建立互相协作的关系。 (3)帮助团队成员了解团队的工作目标、规范等。 (二)秘书团队磨合期 1.构建和谐的团队文化 2. 通过团队的“愿景和目标”来凝聚人心，激发成员“因公忘私”的崇高感 3.通过渗透“一致对外”的意识增强团队成员的向心力…… (三)秘书团队规范期 规范期有可能变成创造力蜕化的平庸期。因此这一阶段在异中求同的同时还应特别强调同中求异，既有多元的工作理念、工作个性、工作思路，又能和谐共处、彼此尊重。 (四)秘书团队成熟期 团队开始成为独特的“这一个”。这是秘书团队形成后的最优化时期，这一时期的团队显示出巨大的能量， 产生出巨大的工作绩效。 第三节 秘书绩效测评 一、绩效测评的含义 1.绩效 指团队成员在单位时间内所完成的工作任务以及完成该项任务的效率与任务完成的质量状况。 2.绩效测评 指运用特定的指标，比照统一标准，采取规定的方法对团队或个人在单位时间内 承担的工作及完成状况进行定期检查测量，包括对其完成的工作质量和达到的工作效果进行评价，从而提高团队工作效率的方法和手段。 3.秘书绩效 指秘书团队成员在单位时间内所完成的工作任务以及完成该项任务的效率与任务完成的质量状况。 4.秘书绩效测评 指运用特定的指标，采取与秘书工作要求相适应的方法对秘书团队或个人的工作完成情况进行评价，从而提高秘书团队工作效率的方法和手段。 二、秘书绩效测评要素 1.工作态度 主要指思想品德、纪律性、协作精神、主动性、责任感、团队精神、诚信感、心理素质等。通常占测评权重的20%。 2.工作能力 指与秘书所担任的职位相匹配的知识水平等，是秘书个体业绩的基础。通常占权重的20,。 3.工作业绩 秘书个体完成工作的最终成果，包括秘书完成工作的数量、质量和效率，以及工作成果的经济价值和社会效益。该项要素在绩效测评中通常占权重的60,。 提示: 无论多么科学合理的测评指标体系，都难以涵盖、穷尽现实生活中的复杂状况，测评结果在被测评者“现形”的同时，也可能对其造成一定的遮蔽。 三、秘书绩效测评的方法和原则 (一)秘书绩效测评的方法 1(领导者判断测评法 2. 等级评定法 3(序列法 4(关键事件法 (二)秘书绩效测评的原则 1. 制度化原则 2. 定量与定性相结合原则 3(民主集中制原则 4(精确原则 四、秘书绩效测评的步骤 (一)工作分析 (二)工作流程分析 (三)绩效特征分析 (四)理论验证 (五)修订 第六章 秘书职能环境 一、秘书职能环境的内涵 秘书职能环境是指秘书发挥职能作用的环境，是秘书职能活动的基础。正确认识秘书职能环境的内涵，增强职能环境意识，有效地适应、优化环境，排除环境障碍，对提高秘书工作效 率和效益十分重要。 秘书职能环境包括以下三个层次: (一)秘书所在组织的外部环境 秘书所在组织的外部环境是一个开放的、具有层次性的、各方面相互联系的庞大系统。它既包含国际国内政治、经济、科技、文化等大环境，又包含行业系统环境、地区环境等小环境。 (二)秘书所在组织的内部环境 秘书所在组织的内部环境，指秘书所在组织内部影响秘书职能活动的各种条件和因素的总和。组织的内部环境是秘书实现工作职能的重要基础。 秘书所在组织的内部环境是 由以下要素构成: 1.组织的物质要素 如组织的资金、财物、设备。 这些与秘书的办公场所、 办公经费和办公设备等息息相关。 2.组织的结构要素 如组织的机构设置、人员构成、工作制度、组织目标与权责分配。这些要素决定了秘书机构及秘书在组织内部的地位、交往关系、工作内容及服务对象等。 3.组织的动态运行要素 如组织的整体运转节奏、运转的协调性、协作状况。这些对秘书的工作效率、工作节奏及与各方面的配合默契度都有重要影响。 4.组织的精神要素 如组织成员对组织的认可与热爱、对组织整体利益的理解、对组织规范的认同和组织的团队精神。这些会影响秘书的深层心理，也会影响秘书的工作表现。 (三)秘书机构的内部环境 包括秘书机构的办公设备和办公条件、人员构成与分工情况、管理制度、人际关系以及秘书机构内部的精神、凝聚力等要素。 营造秘书机构内部的良好环境必须具备以下条件: , 一是要有作风正派、经验丰富、具有良好指挥和协调能力的负责人; , 二是要有健全的工作制度; , 三是要有合理的分工合作体系，以形成高效的工作流程; , 四是要有良好的信息处理机制，创建自动化、信息化办公系统; , 五是要构建和谐的人际关系，形成秘书团队的向心力和凝聚力。 二、秘书职能环境的作用 (一)秘书职能环境对秘书工作的规定作用 秘书职能环境对秘书工作的规定性主要在于: , 第一，从社会环境来看，人类社会分工的细化，以及领导管理工作对近身 辅助和综合服务的需要决定了秘书工作与秘书职业的存在; , 第二，从行业来看，政、商、工、农、文化、教育等不同的行业环境，决定了 秘书工作特定的辅助对象、工作内容及运作方式，以及对秘书素养的不同要求。 , 第三，从组织层次来看，不同层次的组织环境决定了秘书工作的不同运作方式 与工作任务的深度、广度; , 第四，从秘书岗位来看，不同的岗位环境决定了秘书工作的不同服务对象和工 作目标。如秘书机构负责人、办公室秘书、机要秘书、文字秘书、档案秘书等的工 作职责和工作要求大不相同。 (二)秘书职能环境对秘书工作的导向作用 , 秘书职能环境对秘书工作具有导向性。不同的职能环境有不同的组织目标 和领导工作目标，且在发展变化中。秘书工作必须适应职能环境的需要，遵从组织 目标和领导工作目标，并且顺应职能环境变化发展的趋势。 , 秘书职能环境的导向性要求秘书: , 第一，准确把握宏观环境的发展方向。 , 第二，准确把握行业系统、地区等小环境的业务要求。 , 第三，准确把握组织和秘书机构的内部环境的具体工作方向。 (三)秘书职能环境对秘书工作的激发作用 , 人们从事社会工作的动力来自于社会组织对其需要的满足。秘书职能 环境能具体地满足秘书的需要。因此，秘书职能环境对秘书工作具有激发性。 , 秘书职能环境对秘书工作的激发性， , 具体体现在以下三个方面: , 1. 行政性激发 , 领导依靠行政职权，配合指导、激励等手段，向秘书发出指令，要求秘书 贯彻执行组织和领导意图。这能够直接激发秘书努力完成工作任务、实现自我价值。 , 2. 诱导性激发 , 功利性引导是在管理实践中激发人的主观能动性的有效方法。未来 发展远景、具体任务目标及劳动成果分配方式、荣誉回报、职务升迁等因素，能够 产生推动力，促进秘书积极、主动地做好工作。 , 3. 比较性激发 , 人们对自我价值的评价以及自我需求的满足感，往往会以周围环 境中的特定对象为参照物。在秘书职能环境中，其他工作人员的工作绩效、物质报 酬、荣誉奖赏等，都会对秘书产生比较性激发作用。在比较中，秘书认为自己落后 的，会不甘落后，奋起直追;认为自己先进的，则势必增强自信，继续努力。 第二节 秘书对职能环境的适应与优化 一、秘书对职能环境的适应 (一)适应职能环境特点 一要适应国际国内的宏观社会环境特点及其发展趋势 , 二要适应所在组织的行业环境特点 , 三要适应所在组织的内部环境特点 , 四要适应秘书机构的内部环境特点 , 五要适应具体秘书工作岗位的环境特点 不能适应其中任一层次职能环境特点，秘书都很难胜任其本职工作。 (二)满足职能环境需求 首先，秘书要满足领导工作的需求。例如领导下达调研课题、授命秘书草拟计划 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 。有时领导没有提出工作要求，秘书也可主动提出参谋建议，拾遗补阙。 其次，秘书要满足组织日常办公事务的需求。在日常办公事务中，秘书需要处处留心，善于观察问题和分析问题，并且具有解决问题、协调矛盾的能力。切实做好综合服务和跟踪服务，满足职能环境需求。 (三)顺应职能环境发展 在秘书适应职能环境特征、满足职能环境需求的实践过程中，存在着顺应 职能环境发展趋势的问题。如对社会、组织及秘书工作的长远发展的态势有所预期，并从知识、能力上做充分准备;准确把握组织一年内的工作计划以及外部环境的发展变化，安排一年各阶段的工作重点;随时关注领导工作，了解领导工作的变化与需要，适时地安排秘书工作，也是秘书顺应职能环境发展的最直接、最基本的要求。 (四)开发职能环境资源 适应职能环境特点、满足职能环境需求、顺应职能环境发展，都要以有利于充分、合理地开发职能环境资源、有利于实现组织目标为根本目标。 秘书在工作中开发职能环境资源要注意以下方面: 第一，合理开发领导机构及领导人的影响力资源。领导机构和领导人强大的影响力既是领导机构和领导人开展领导工作的保证，又是秘书开展职能活动的基础性资源。 第二，注重开发职能环境中的信息资源。秘书发挥辅助决策职能作用的主要依据就是信息。 第三，注重从协调各方面关系中开发职能环境中的能量整合资源。包括协调组织内部各机构之间的关系及协调组织与各类公众的公共关系两大方面。有效地开发职能环境资源，有利于秘书增强工作的活力，大大提高秘书工作的效益，以便更好地辅助领导工作和组织管理工作。 二、秘书对职能环境的优化 (一)优化职能环境的前提 首先，秘书要立足本职工作。秘书的本职工作是秘书在职能环境中发挥作用的主阵地。如果秘书的本职工作不能达到组织和领导的要求，优化职能环境就失去了必要的前提。所以，秘书优化职能环境，一定要从提高自身的工作能力和才干做起。 其次，秘书要正确看待职能环境。秘书省要正确看待现实中的职能环境，既能看到职能环境中不利的一面，又能看到其有利的一面，增强适应和改造职能环境的信心和热情。 (二)优化职能环境的重点 秘书优化职能环境，关键在于优化与领导的主辅配合关系。所以，优化秘书与领导的主辅配合关系，是优化职能环境的重点。这对发挥秘书职能和优化秘书职能环境具有决定性的影响。 (三)优化职能环境的基本途径 秘书优化职能环境的基本途径是在其具体的工作中与有关方面建立、维护和加强相互理解、信任和合作的和谐关系。秘书只有在具体工作中无私奉献、认真细致、准确及时，热心为领导、群众和部门服务，真正起到沟通上下的作用，才能在强化领导与下级及群众的关系的同时，促进自身职能环境的优化。 三、秘书对职能环境障碍的排除 (一)排除信任障碍 信任度对秘书工作有着直接的、十分重要的影响。秘书必须善于发现和排除职能环境中的信任障碍。 首先，排除工作能力造成的信任障碍。 其次，排除工作态度造成的信任障碍。 再次，排除性格人品不好造成的信任障碍。 最后，排除误会造成的信任障碍。秘书要加强与各方面的交流，消除工作中的各种误会。特别是在解释误会原因时，要多作自我批评。 (二)排除沟通障碍 常见的沟通障碍有以下几种: 一是虚报信息造成的沟通障碍。如虚报、假报、报喜不报忧等。秘书必须真实准确地筛选、加工、报送、传递信息;必须在信息沟通中加强宣传，强化人们科学的信息意识;还要协助领导建立健全信息工作管理制度，规范信息管理工作。 二是信息网络不完备造成的沟通障碍。秘书必须建议领导加强信息网络建设，优化网络结构和功能。 三是人际关系不和谐造成的沟通障碍。秘书要多做协调工作，使组织内外人际关系和谐，沟通顺畅，以免影响组织利益。 (三)排除利益障碍 在秘书工作中，由于局部利益与整体利益的冲突、多元利益主体之间的矛盾，或个人利益膨胀引起的问题，往往造成秘书职能环境中的种种障碍。这些障碍不排除，不仅秘书工作无法顺利进行，而且会危害组织的健康、和谐发展。 利益障碍主要有几种表现形式: 一是只顾局部利益，不顾整体利益。 组织内有的部门为了本部门的局部利益，不惜损害其他部门的利益或组织的整体利益。秘书要帮助领导做好思想教育、统筹协调、督查批评等工作，排除这种利益障碍。 二是只顾眼前利益，不顾长远利益。 有的领导为取得眼前的“政绩”，不惜牺牲组织的长远利益。对此，秘书必须保持冷静的头脑，要提供客观的、准确的信息，不能为了迎合领导的个人喜好而提供虚假的信息;要以实事求是的科学态度提出劝谏建议，不能不负责任地盲目服从。 三是个人利益膨胀。 个人利益膨胀会造成个人与组织及社会的利益冲突，危害性极大。对此，秘书在工作中，除了约束自己外，还要协助领导加强组织的思想教育;加强监督，手段有信访、调研、督查等;加强优秀人物和优秀事件的宣传，手段有撰写典型材料等。 第三节 秘书的社会活动与人际关系 第一节 人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，称做“业缘关系”;而不是指亲属邻里间的感情与道德关系，也就是所谓的“血缘关系”及“地缘关系”。 一、秘书的社会活动 , 1(现代秘书社会活动的特点 , 现代社会的秘书，其活动范围已不仅仅是他(她)的办公室，其活动方式也不仅 仅是坐在办公桌前接接电话、打打字、整理文件，或是在几个办公室之间递送文件、 传达通知，而是有了极大的扩大。秘书的活动可以说是以整个社会为背景，活动的 目的、活动的方式也明显地复杂化、多样化。 , 2(现代社会活动对秘书的要求 二、秘书的社会地位 , 1(先赋地位 2(后成地位 3(秘书社会地位的特点 第二节、 秘书的角色意识 , 1(社会角色 , 社会角色和角色活动 社会角色，是指人在社会中所处的地位，这种地位赋予人的权利和义务，以及这种地位要求人具有的与之相适应的意识和行为。 2(角色与地位 3(角色的转移、冲突与适应 二、秘书的角色意识 , 1(共性意识和个性意识 , 2(角色组合 , 3(配角意识与主角意识 第三节、秘书人际关系的内容、方式 , 一、人际关系的内容与方式 , 1(人际关系的涵义与内容 这里所讨论的人际关系是指人与人之间在学习、工作、生产、交际等社会活动中所发生的交往关系。这是一种社会性、职业性的关系，被称作“业缘关系”;而不是指亲属邻里间的感情与道德关系 , 2(影响人际关系的因素 人际关系是相当丰富又相当复杂的，影响人际关系的因素也很多，主 要有: (1) 距离的远近。俗话说:远亲不如近邻，就是这个道理。 (2)交往的频率。一般是交往多者彼此容易了解，容易亲近;交往少者 不易了解，也不易亲密 (3)态度相似性。彼此的性格、兴趣、爱好相似，则容易亲近。所谓:物以类聚，人以群分。又即所谓:酒逢知己千杯少，话不投机半句多。 (4)需要的互补性。相互的需要促使彼此之间的了解与合作，互相取长补短，也容易形成亲密的关系。 (5)情景因素。在某种特殊的环境或情景中，人们容易接近和亲密。 比如人在旅途中，或是客地遇同乡，或是在困难中得到帮助，在情绪苦闷时得到同情与安慰等等。这种情况下容易导致亲近和亲密。 (6)中介因素。国外称之为A,B,X'，模式。即某A喜欢某X，某B也喜欢某X，某A与某B虽素不相识，但通过X的中介因素也容易接近、亲密起来。 , 3(人际关系的障碍 要进行正常的、有效的人际交往，必须克服某些主观和客观的障碍，譬如: , (1)心理障碍。自卑感、羞怯感就是人际交往中的心理障碍。有些人性格内向，不 善言谈，不喜欢交际而怕与他人交往。这就需要从心理上鼓起勇气，并在实践中培 养交际能力。 , (2)语言障碍。语言障碍表现为语言和语义两个方面。 , 一方面个人口齿不清，或说话啰嗦，或缺乏条理，会使别人难以理解甚至不愿 理解。严重的方言土语会使对方厌倦，污言秽语则更令人厌恶。 , 另一方面是书面语言障碍, 由于掌握的词汇不多，或是语义概念不清，难以准确 而生动地表达自己的感情和思想。这就要求人们尤其是秘书都使用标准的普通话， 并尽可能掌握一两门外语，听懂几种方言，丰富词汇量，弄清词义，才能既善于表 达自己的思想感情，又善于理解别人的思想感情。 , 语言障碍的另一层意思是指书面语言障碍。信函或文件来往也是交际的重要方式。 文句不通、文义晦涩、词不达意、书写潦草或拙劣、标点错误，或是文化水平不高、 识字不多，难以理解对方文义等都是严重的书面语言障碍。这就要求人们尤其是秘 书具有较高的阅读能力和写作能力，且能写得一手端正、匀称、流利、美观的好字。 , (3)地位障碍。人们的社会地位高低不同，如果带有盲目性，就会形成人际交往中的 障碍。地位高的人表现为傲慢自大或不愿屈就，地位低的人则表现为故作谦卑或不 愿高攀。这些都会影响人与人之间的正常交往。 , (4)物理障碍。这是指其他客观的物质因素。如电话中的杂音，电报、邮件的故 障、延搁，交通的不便，恶劣的气候等等影响了人际交往的频率或效果。这往往非 个人力量所能左右，事实上，现代高科技的发展，使这些物理障碍所导致的影响交 往的因素越来越少，无线通讯或网络通讯为世界各地人们的联络和交往提供了极大 的便利条件。 , 4(人际关系中的自主性 自主性既是指在人际交往中要主动去接近人，了解人，主动去争取合作与支持;又是指在人际关系中要独立自主。 这种自主性一方面是相对他人而言，人应该有自己独立的目的、态度和独特的仪表和言行方式，不受权威者的偏执或社会的陈旧意识与习惯势力的消极影响。另一方面又是相对于外界环境而言。人的交往有时处于顺境，有时处于逆境。当处于顺境时，要冷静、理智，不要突然萌发超出或违背原先行为目的的意念，以致得意忘形，弄巧成拙;处于逆境时，要坚定、自信，不要轻易放弃行为目的而退却，而应该及时调整自己的行为方式去继续争取。 , 5(人际关系中的适应性 为了达到自己的行为目的，要善于在行为方式上适应社会习俗的要求，适应各种不同的交往对象的要求，适应特定环境与场合的要求，包括遵守礼貌、行为规范和各种礼节礼仪。 二、秘书处理人际关系的重要准则 , 前文所述人际交往的一般方式同样适用于秘书。除此之外，秘书在处理人际关 系时还应特别注意以下准则。 , 1.尊重 , 秘书一定要尊重人际交往中的所有对象。尊重别人，才能得到别人的尊重。秘书 要正确运用尊重原则，在尊重别人的意见和要求时又不轻易放弃自己的原则和看法; 不强人所难，不把自己的观点强加于人。 , 2.礼貌 , 礼貌准则要求秘书在与领导、同事和客人交往时，服装整洁，表情自然，举止文 雅，用语得体。在各种交际场合自觉注重和严格遵守各种礼仪礼节。 , 3. 诚实守信 , 诚实，一要态度诚恳，不虚伪，不做作;二要讲真话。守信，也就是讲信用。人 际交往中，秘书一定要注意守信，言行一致。言而无信，往往被视为品质不好的表 现，是秘书处理人际关系的大忌。 “孔子女孩” @@ , 4. 平等待人 , 平等待人是秘书建立和处理人际关系的前提条件。具体来说，在公务接待活动中 注意地位对等、同级接待;在待人态度上要一视同仁、热情周到;在处理物质关系 时注意等价交换。 , 5(乐于助人 , 秘书人员应具有根深蒂固的“助人为乐”的意识，养成主动、勤劳的习惯。无论对上 司、或同事、或客户、或有工作交往的普通群众，只要知道或看出对方有需要，就 应主动地伸手帮助。只有这样，秘书才能获得更多人的赏识和合作，才能获得步步 成功。中国有句古训:“君子成人之美”，那是一种更高的境界，应从“乐于助人”开 始。 , 6(多肯定他人 , 7(宽容与体谅 四 秘书与领导的关系 一、秘书与领导的多维关系 , (一)工作上的主辅关系 , 秘书作为领导的助手，最重要的是为领导的管理工作提供全面服务。这种职责 主要体现在辅助领导处理一些日常事务性工作方面，如办文、办会、办事、调查研 究、督促检查等，也体现在为领导决策提供预案或建议方面。从根本上看，秘书和 领导有着共同的工作目标，只是为实现这个目标分担不同的任务，两者工作上的主 辅关系也必须与共同目标一致。 , (二)角色上的从属关系 , 从职业特点看，没有领导就没有秘书，离开了领导，秘书这一角色也就失去了 存在的依据。从秘书所处的社会地位看，秘书角色从属于领导角色。秘书一方面要 尊重这种关系，自觉服从领导的命令，紧紧围绕领导管理工作的需要去工作，另一 方面又不能被这种关系束缚，失去自己的独立人格和独立思维，唯唯诺诺，像领导 的私人奴仆。 , (三)组织上的上下级关系 , 秘书与领导具有一种组织上的上下级关系。这种关系决定了秘书在工作中必 须接受领导的指挥，尊重组织上赋予领导的权力 。“下级服从上级”，不管在何种组 织，都是一条必须遵守的最基本的管理规则。所以，秘书在工作上永远都不能我行 我素或越权行事。 , (四) 事业上的同志关系 , 秘书与领导虽然职责分工不同、地位不同，但都是为了国家和人民的事业而 工作的，是目标一致的同志关系。秘书应正确认识这一关系,既正确履行职责，又维 护自己的利益。意识到这种事业上的同事关系，秘书才能避免成为领导个人的工具， 才能够以主人翁的身份更加积极、主动地开展工作。 , (五)人格上的平等关系 , 秘书与领导都是国家的公民，在法律面前是平等的，没有贵贱之分。因此，秘 书与领导在人格上是完全平等的。秘书与领导一样都有维护自己人格的权利。秘书 与领导之间应平等相待，互相尊重。 , 在上述关系中，最能体现秘书与领导关系本质特征的是工作上的主辅关系。辅 助性是秘书工作的本质属性，也是秘书工作的出发点。 二、秘书处理与领导关系的方法 , (一)了解领导，有的放矢 , 为使自己的服务有的放矢，秘书在工作中应当努力了解自己所服务的主要对象 ——领导，包括领导的工作思路、工作习惯、工作方法、个性等。 , 1(了解领导的工作思路 , 领导是组织的决策者和指挥者，其思路反映组织的管理思想、管理目标。秘书 了解领导的工作思路，才能使自己与领导目标一致，言行合拍，配合默契，有效地 发挥辅助作用。了解领导的工作思路是秘书发挥辅助作用的基础。只有在这个基础 上，秘书才会想领导之所想，急领导之所急。在领导酝酿某项决策时，主动收集信 息;在决策实施后，了解动态，反馈信息;从领导言行中敏锐捕捉意图，领会精神， 完成领导交办的各项任务。 , 2(了解领导的工作习惯与工作方法 , 了解领导的工作习惯与工作方法，秘书才能适当地为领导安排工作日程，清楚 哪些工作安排在什么时间、场合最为适宜，哪些工作在何时、何种情况、以何种方 式向领导汇报的效果最好，等等。 , 3(了解领导的个性 , 秘书的辅助地位决定秘书必须适应领导的个性，只有这样，才能与领导和睦相处， 共同做好工作。 , (二)尊重领导，维护权威 领导应当是组织的权威，这与他们的地位、职权相称。权威能产生群体凝聚力，从而促进指挥的实施。秘书应当尊重领导，全力维护领导的权威。无论秘书单独和领导相处，还是在其他人面前或在电话中，凡谈及领导，都应称呼其姓氏并职务;要恭敬地向客人介绍自己的领导;切勿在他人面前批评、贬低领导，更不宜议论领导的私生活;千万不能当面顶撞领导。此外，要及时向领导汇报和请示，这既是秘书的职责，也是尊重领导的表现。 (三)正确领会和贯彻意图 , 领导意图是指领导、领导集体在指导组织实现目标的过程中所提出的意见和企 图，是领导工作思想的具体体现。秘书要围绕领导意图进行工作，正确领会、贯彻 领导意图，这是秘书处理好与领导关系的基本出发点。秘书在传达和贯彻领导意图 时应注意: , 一是不能延误传达时间。有些工作有着较强的时限性，不按领导要求或规定时间传 达落实，就有可能工作被动，甚至造成不可挽回的损失。 , 二是不能截留领导意图。不能因为自己有不同的看法而有意扣压领导的指示。 , 三是不能随意解释或歪曲领导意图，使领导的指示、决定在传达贯彻中变形、走样。 , 四、服从而不抵触领导意图 , (四)主动配合、适应。秘书应善于理解上司的工作意图，主动配合上司做好各项 工作，而不能拨一拨，动一动。几乎所有发达国家的领导人、成功的企业家都要求 自己的秘书要有主动精神和主动工作的能力。 , (五)服从，但不盲从 , 秘书对上司的基本态度是服从，这也是秘书职业特征的要求。尤其是初级秘书对 资深上司，服从就更多一些。但是秘书的服从与军人的服从毕竟不同，军人的服从 以上级的命令指挥、刻不容缓的军事行动为前提，而秘书的角色地位相当于助手和 参谋，所从事的又是行政事务和业务工作。上司对秘书尤其是中高级秘书常有咨询 的可能，秘书也有提出建议甚至不同意见的必要。再者，秘书接触文件较多，对各 种法规、制度更为熟悉，自然负有对上司某种程度监督的责任。因此，秘书对上司 不能盲从。上司如有明显的差错，秘书出于对组织的责任心不能听之任之;上司如 有违法乱纪，秘书更不能一味迁就，而应采取适当的方式提醒、规劝，甚而辞职、 举报。 , (六)委婉提醒，适时规劝 当秘书发现上司作出明显错误的决定时，一般不应立即正面提出意见，尤其是有其他人在场时。除非是情况紧迫而且秘书与上司的关系又较深时，秘书不得已才可偶然这样做。通常是上司年长于秘书，地位、权力、经验都高于秘书，秘书理应照顾到上司的自尊心，秘书提出不同意见的目的只是要上司理解、接受就行，决不是为了证明或炫耀自己的正确，更不能达到贬低上司、抬高自己的客观效果。因此，秘书应该采用委婉、含蓄地提示、提醒的方式，让上司自己发现错误，或是等待一定的时间再作请示，让上司自己冷静下来，重新作出决定。 , (七)维护上司间的团结 , 前文提及在集体领导或规模较大的组织内，秘书除了主管上司之外还有其他职位 不等或分工不同的上司。秘书主要为主管上司服务，还应该力所能及地执行其他上 司的指令，而不可只顾自己的直接上司，得罪其他的上司，也不可遇事越过直接上 司向更高一级上司请示。秘书既应维护直接上司的威信和利益，也应维护上司间的 团结。 三、秘书处理与领导群体关系的要求 , (一)一视同仁，同等尊重 , 秘书在工作中往往要为多位领导服务，在服务态度上一定要一视同仁， 要给予每一位领导同样的尊重，不能厚此薄彼，在领导群体中分亲疏、拉关系。 , (二)突出重点，全面服务 , 对领导的专职秘书来说，其服务对象是明确的。对一般秘书来说，必 须处理好为主要领导服务与为其他领导服务的关系。一方面，主要领导在组织管理 中是最后的决策者，负有主要管理责任，秘书要把主要领导作为重点服务对象，辅 助其完成管理任务。另一方面，其他领导也承担着较重要的管理责任，秘书也要为 其他领导提供必要的服务。 , (三)逐级请示，避免越级 , 秘书在请示工作时，应首先向自己的直接领导请示。直接领导不能明确决 断时，自然会向上一级领导请示。如果越级请示，可能造成上级干预下级正常处理 权限范围以内的工作，影响下级的积极性，造成上下级之间的关系失调;也可能导 致直接领导与秘书产生思想感情上的隔阂;还可能造成管理系统的紊乱，上一级领 导若在不了解具体事实的情况下作出指示，不仅不利于解决问题，而且可能产生更 大的矛盾。所以，除非特殊情况，一定要避免采取越级请示的方式。 , (四)保持中立，维护团结 , 当领导群体产生利益冲突、感情对立乃至原则分歧时，秘书一定尽量 回避，避免卷入其中。无法回避时，必须严守中立，不偏不向，决不介入矛盾。也 不要在任何场合议论领导之间的矛盾。如果遇到领导之间发生无谓的争执，秘书应 暂时回避，借故离开，尽量避免直接面对矛盾。如果必须在其间转达意见，一定要 全面、准确、实事求是，绝不能掺杂个人意见或个人的感情倾向，更不能在领导之 间煽风点火，挑拨离间。总之，秘书的行为要有利于维护领导群体的团结。 , 二、秘书与一般同事的关系 , 秘书处理与一般同事关系的原则和要求 , 1、真诚地关心别人。 , 2、一视同仁的对待同事 (同等友好) , 3、不在同事面前炫耀自己 , 4、尊重老资格的同事 , 5、不要评论同事 , 6、一切以工作为大局 一、秘书职能的含义 1.含义: 秘书职能，是指在组织管理过程中，秘书所承担的职责和应发挥的作用与总体功能。从宏观上规定了秘书的工作方向、活动范围和办事标准。 2.概念区分:秘书职能区别于秘书业务与秘书实务。秘书业务主要强调秘书工作的专业性。秘书实务是与秘书学理论相对的概念，包括秘书工作的具体内容与方式方法。 • 秘书业务与秘书实务均属于“操作层面上的具体秘书事务，且因主管 或组织的需要不同而各有不同。” 秘书职能与秘书工作也是两个不同层面的概念。秘书工作是秘书职能的具体体现，秘书职能是对秘书工作的抽象概括。 二 、秘书的基本职能 , 一、办理事务 , 二、沟通协调 , 三、辅助决策 , 四、督促检查 五、处理信息 教你如何用WORD文档 (2012-06-27 192246)转载? 标签: 杂谈 1. 问:WORD 里边怎样设置每页不同的页眉,如何使不同的章节显示的页眉不同, 答:分节，每节可以设置不同的页眉。文件――页面设置――版式――页眉和页脚――首页不同。 2. 问:请问word 中怎样让每一章用不同的页眉,怎么我现在只能用一个页眉，一改就全部改了, 答:在插入分隔符里，选插入分节符，可以选连续的那个，然后下一页改页眉前，按一下“同前”钮，再做的改动就不影响前面的了。简言之，分节符使得它们独立了。这个工具栏上的“同前”按钮就显示在工具栏上，不过是图标的形式，把光标移到上面就显示出”同前“两个字来。 3. 问:如何合并两个WORD 文档，不同的页眉需要先写两个文件，然后合并，如何做, 答:页眉设置中，选择奇偶页不同与前不同等选项。 4. 问:WORD 编辑页眉设置，如何实现奇偶页不同 比如:单页浙江大学学位论文，这一个容易设;双页:(每章标题)，这一个有什么技巧啊, 答:插入节分隔符，与前节设置相同去掉，再设置奇偶页不同。 5. 问:怎样使WORD 文档只有第一页没有页眉，页脚, 答:页面设置,页眉和页脚，选首页不同，然后选中首页页眉中的小箭头，格式,边框和底纹，选择无，这个只要在“视图”――“页眉页脚”，其中的页面设置里，不要整个文档，就可以看到一个“同前”的标志，不选，前后的设置情况就不同了。 6. 问:如何从第三页起设置页眉, 答:在第二页末插入分节符，在第三页的页眉格式中去掉同前节，如果第一、二页还有页眉，把它设置成正文就可以了 ?在新建文档中，菜单―视图―页脚―插入页码―页码格式―起始页码为0，确定;?菜单―文件―页面设置―版式―首页不同，确定;?将光标放到第一页末，菜单―文件―页面设置―版式―首页不同―应用于插入点之后，确定。第2 步与第三步差别在于第2 步应用于整篇文档，第3 步应用于插入点之后。这样，做两次首页不同以后，页码从第三页开始从1 编号，完成。 7. 问:WORD 页眉自动出现一根直线，请问怎么处理, 答:格式从“页眉”改为“清除格式”，就在“格式”快捷工具栏最左边;选中页眉文字和箭头，格式,边框和底纹,设置选无。 8. 问:页眉一般是---------，上面写上题目或者其它，想做的是把这根线变为双线，WORD 中修改页眉的那根线怎么改成双线的 答:按以下步骤操作去做: ?选中页眉的文字，包括最后面的箭头?格式,边框和底纹?选线性为双线的?在预览里，点击左下小方块，预览的图形会出现双线?确定?上面和下面自己可以设置，点击在预览周围的四个小方块，页眉线就可以在不同的位置。 9. 问:Word 中的脚注如何删除,把正文相应的符号删除，内容可以删除，但最后那个格式还在，应该怎么办, 答:步骤如下:1、切换到普通视图，菜单中“视图”――“脚注”，这时最下方出现了尾注的编辑栏。2、在尾注的下拉菜单中选择“尾注分隔符”，这时那条短横线出现了，选中它，删除。3、再在下拉菜单中选择“尾注延续分隔符”，这是那条长横线出现了，选中它，删除。4、切换回到页面视图。尾注和脚注应该都是一样的。 10. 问:Word 里面有没有自动断词得功能常常有得单词太长了，如果能设置下自动断词就好了 答:在工具―语言―断字―自动断字，勾上，word 还是很强大的。 11. 问:如何将word 文档里的繁体字改为简化字, 答:工具―语言―中文简繁转换。 12. 问:怎样微调WORD 表格线,WORD 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办, 答:选定上下两个单元格，然后指定其宽度就可以对齐了，再怎么拉都行pressAlt，打开绘图，其中有个调整坐标线，单击，将其中水平间距与垂直间距都调到最小值即可。打开绘图，然后在左下脚的绘图网格里设置，把水平和垂直间距设置得最小。 13. 问:怎样微调word 表格线,我的word 表格上下竖线不能对齐，用鼠标拖动其中一条线，可是一拖就跑老远，我想微调表格竖线让上下对齐，请问该怎么办, 答:可以如下操作:?按住ctl 键还是shift，你have a try?double click the line, try it )?打开绘图，设置一下网格(在左下角)。使水平和垂直都为最小，试一把～,?press Alt 14. 问:怎么把word 文档里已经有的分页符去掉, 答:先在工具―― 选项―― 视图―― 格式标记，选中全部，然后就能够看到分页符，delete 就ok了。 15. 问:Word 中下标的大小可以改的吗 答:格式―字体 16. 问:Word 里怎么自动生成目录啊 答:用“格式样式和格式”编辑文章中的小标题，然后插入-索引和目录 17. 问:Word 的文档结构图能否整个复制 论文要写目录了，不想再照着文档结构图输入一遍，有办法复制粘贴过来吗, 答:可以自动生成的，插入索引目录。 18. 问:做目录的时候有什么办法时右边的页码对齐,比如:1.1 标题..........11.2 标题...............2 答:画表格，然后把页码都放到一个格子里靠右或居中，然后让表格的线条消隐就可以了，打印出来就很整齐。 19. 问:怎样在word 中将所有大写字母转为小写,比如一句全大写的转为全小写的答:格式-更改大小写-小写 20. 问:在存盘的时候，出现了问题，症状如下:磁盘已满或打开文件过多，不能保存，另开新窗口重存也不管用。如何解决, 答:把word 文档全选，然后复制，然后关掉word，电脑提示你粘贴板上有东西，要不要用于别的程序，选是，然后，再重 新打开word，然后粘贴，然后，保存。 21. 问:WORD 中的表格一复制粘贴到PPT 中就散掉了，怎么把WORD 里面的表格原样粘贴到PPT 中, 答:1)比较好的方法是:先把表格单独存为一WORD 文件，然后插入,,对象，选由文件创建，然后选中上面的WORD 文件，确定;2)还可以先把表格copy 到excel 中，然后copy 到PPT 中，这个也是比较好的办法;3)可以先做成文本框，再粘贴过去;4)复制粘贴，但是在PPT 中不能粘在文本框里面;5)拷屏，做成图片，再弄到PPT 里面。 22. 问:有没有办法将PPT 的文字拷入WORD 里面, 答:另存就可以了。只要以.rtf 格式另存即可 23. 问:word 中图片的分栏如何处理,假如有:1 2 图3 4 这样的结构，我想实现:1 3 图(要横跨两栏)2 4 但是，试了半天总是:1 2 图3 4 怎么办呀,help～ 答:设置图片格式――版式――高级――文字环绕――环绕方式选上下型――图片位置――对齐方式选居中――度量依据选页面，要先改文字环绕，然后才能改图片位置 24. 问:用word 写东西时字距老是变动，有时候自动隔得很开，有时候进入下一行的时侯，上一行的字距又自动变大了，这是为什么,怎么纠正啊, 答:是因为自动对齐的功能，格式――段落――对齐方式可以选。还有允许断字的功能如果check 上，就不会出现你说的情况了。 25. 问:在使用WORD 的样式之后，如标题1、标题2 之类的，在这些样式前面总会出现一个黑黑的方块，虽然打印的时候看不到，但看着总是不舒服，有没有办法让它不要显示呢, 答:“视图”,,“显示段落标志”，把前面的勾去掉。其实这个很有用，可以便于知道哪个是标题段落 26. 问:文章第一页下面要写作者联系方式等。通常格式是一条短划线，下面是联系方式，基金支持等。这样的格式怎么做出来,就是注明页脚吗, 答:插入――脚注和尾注 27. 问:文字双栏，而有一张图片特别大，想通栏显示，应该怎么操作, 答:可以选择的内容，按双栏排。选择其他内容，按单栏排。 28. 问:Word 里面如何不显示回车换行符, 答:把视图-显示段落标记的勾去掉或工具-选项-视图-段落标记 29. 问:有没有方法把WORD 里的软回车一下子替换掉,识别出来的文字全带着软回车，能把他们一次全删掉吗,, 答:查找，替换，按CTRL+H;软回车好象是^l，在特殊字符里有 30. 问:在WORD 里的框框里怎么打勾, 答:画个文本框，文本框里写一个钩，然后拖过去;或者先在WORD 里插入符号“?”，然后选中“?”，到-》格式-》中文版式-》带圈字符-》选“?” 31. 问:还是不行，这样拷过去的框框字体是windings 的，而原来的是宋体的，两者有很 大的区别。 答:根据模板新建专业型传真，里面有框，双击后打勾，copy 就ok 32. 问:Word 中怎么在一个英文字母上打对号, 答:透明方式插入图片对象，内容是一个? 33. 问:WORD 里怎么显示修订文档的状态,文档修订后，改后标记很多，但是在菜单里没有“显示修订最终状态”等，怎么调出来, 答:工具,自定义,命令,类别(工具),命令(修订),把“修订”等拖到工具栏上 34. 问:怎样把许多分开的word 文档合并成一个文档。我的论文是按照章节分开写的，但现在图书馆要提交电子版的学位论文，是一个文档的，我找了很多选项但好象不能合并，选择插入文件功能，可以加入内容，但文档中的页眉却插不进去，有谁有高见, 答:acrobat6 可以直接把多个文档打印成一个pdf 文档。可以提交pdf 格式的论文，先一个一个word 文档转换为pdf 格式的，然后在pdf 文档菜单的文件菜单中，选上作为pdf 格式打开，追加上就可。 35. 问:Word 里面要写方程式怎么办啊, 答:插入,对象, 公式 小学单位换算公式大全免费下载公式下载行测公式大全下载excel公式下载逻辑回归公式下载 编辑器equation，如果没有公式编辑器Equation，要自己从光盘中安装，或者安装Mathtype 公式编辑器按右键把它拖出来,,插入,,命令,,自定义,,工具应该是倒过来 36. 问:想在WORD 里面表示矩阵，怎样才能画出那个很大的矩阵括号, 答:装公式编辑器mathtype 好了~:) 37. 问:Word 的公式编辑器怎么安装, 答:工具,自定义,插入,公式编辑器，把它拖到工具条上即可;或者安装OFFICE 后，再次安装，选增加功能吧，会有提示的 38. 问:Word2000 下调用公式编辑器的快捷键 答:点击菜单[工具]-[自定义]，点击对话框下方[键盘]，在[类别]里选择[插入]，在命令里选择[InsertEquation]，指定你的快捷方式 39. 问:WORD 中出现公式的行往往要比只有文字的行来得宽，如何把这些行改的跟只有文字的行一样宽, 答:段落行距设为固定值即可。这样会有一个问题，比如设置为18 磅，有些公式符号(特 别是有下标的)不能全部显示打印稿可以显示。怎么解决这个问题,这个如何解决还需要考虑。 40. 问:我的文档就是公式多，应该怎么办, 答:公式多的时候，最好的消除这个问题的办法就是每打几个公式就要存盘，如果连续打太多，就会出现这个问题。出现问题的时候:?选中所有内容，ctrl，C?把WORD 所有文档关闭。 ?最关键:出现一条信息，务必选择“是”?重新打开WORD 编辑器，?ctrl，V，粘贴?ctrl，S，存盘 41. 问:怎样在word 里面的公式编辑器中输入空格, 答:ctrl+shift+space 42. 问:如何使word 中公式全都小一号,一个一个选实在麻烦 答:在Mathtype公式编辑器中:首先，在Mathtype 中的菜单Size 中选define,定义所需的字号大小;再次，在Mathtype 中的菜单preferences 中的equation preference 的save to file 存贮所定义的字号文件;返回word 中:在Mathtype菜单中选Format equation1)在MathType preference file 中，选你刚才所定义的文件;2)在Range 中，选Whole document。最后，选OK，即OK了。 43. 问:如何将WORD 中的公式编缉拉到外面 答:工具,自定义,命令,插入,右边找公式编辑器，往上脱 44. 问:怎样可以去掉word 里面公式，或是图片上方总是出现的灰色的横条啊,以前没有的，不知道怎么跑出来了，看着怪晕糊的。。。。。 答:工具,选项-视图-域底纹，选不显示，或选取时显示，就可以了 45. 问:整个论文用一个WORD 文档，太大，不好编辑，一个地方有增删，后面那么长一个文档版面分布会变得乱七八糟，特别是图表之类的东东。想让每章的偶数页自动显示自己的章号和题目，WORD 里这个能够自动实现吗, 答:不要整个论文放一个WORD 文档，一章一个，然后每章就可以奇偶分开处理了 46. 问:论文按照章节写的，想把它们合并成一个文件，并保持原有的文件格式。采用了在文件末尾插入分节符的方法，但插入后有些文件的部分格式发生了变化，请问如何解决, 答:用主控文档的方法比较好，在大纲模式里设置的;采取插入文件的方式，格式有些变化 47. 问:WORD 里边怎么样显示行号, 答:在页面设置那里，板式选项，最下面有个行号选项 48. 问:Word 里面怎么插入半个空格, 答:先在word 的工具栏上，点中双箭头那个纽，就可以看到原先看不到的空格，然后再编辑一下这个空格的大小，比如小五或小四什么的。 49. 问:只要一回车，或是改变光标位置的任何操作，都会使上一行的)变成,，有人遇到过这个问题么, 答:是不是设置了自动替换啊，符号里的自动替换看看吧～ 50. 问:WORD 有没有可以按单词的首字母进行排序,就是从A-Z 进行排 答:表格中的内容可以按照拼音排序，弄到excel 里，排序，再回来 51. 问:怎么在word 里面打R^2 答:先打R2，然后用鼠标选中2,同时按Ctrl，“shift”和+ 52. 问:Word 中发现空格都是小圆点，是怎么回事情,每输入一个空格就出现一个小圆点，怎么把它消除掉啊,这个空格会打印出来吗, 答:不会打印出来，如果想不显示:工具,选项,视图格式标记中前面的勾去掉即可 53. 问:word 如何使两个表格能排在一起,我做的表格每一个都比较小，但是表格数比较多，我想两个表格排成一行，请问该怎么做, 答:试试在局部分栏，每个分栏中一个表格。 54. 问:为什么换机器打开WORD 文档排版变了,在一台机器上排好板的WORD 文档换在另一台机器打开就变了,页码都不对了，怪哉。 答:是默认的页面设置不一样吧，或者版本不同 55. 问:Word 里面插入表格的问题，同一表格前后两行被分在了不同的页上，想他们在同一页怎么做, 答:转换成图文框可能更容易排版一点，或者加个文本框 56. 问:怎么在word 里画坐标图在word 里有了坐标图，文字却加不加去怎么办 答:作图时直接将文字加上去;word 中的绘图工具条，文字环绕里面寻找合适的方案，把图放在文字的底层 57. 问:WORD 文件有密码，怎么办呢, 答:找破解软件，比如advanced_office_2000_password_recovery_pro_v1.03，但不一定好用。 58. 问:怎么给word 文档加密, 答:打开文档，另存为―工具―常规选项―打开、修改权限密码，保存 59. 问:Word 文件怎么转化为postscript 文件, 答:先转化为pdf，然后打印到文件，通过distiller 生成ps。 60. 问:Word 无法识别origin 中的汉字怎么办,用origin 做的图形中有汉字，copy 到word 中就成了问号，因此我不得不先用export 把图形变为jpg 文件才能解决这个问题，有没有方便的解决办法, 答:ORIGIN 里面的字体改成宋体或者仿宋 61. 问:请教怎么把Origin 中的图表拷贝到Word, 答:点origin 的Edit 菜单里的copy page 到word 里粘贴就行了 62. 问:把origin 的图复制粘贴到word，总有一大块的空白，这个空白有什么工具可以去掉吗,还有就是用word 自带的图表工具画图时，也是有一大块空白去不掉，这个可以解决吗, 答:右键选择图片工具栏，点裁减 63. 问:插入的图片为什么老是处于页面的顶端，想拖下来放到其他地方，却又自动跑到顶端去，就是拖不下来，请问该如何处理 答:改变图片的属性，就可以了。 64. 问:如何保证一幅图像固定在某一段的后面，另一段的前面，而不会因为前面段落的删减而位置改变, 答:右键点击图片,设置对象格式―版式―嵌入型 65. 问:如何把在WORD 里面图形工具画的图转化为jpg, 答:另存为html 格式，然后在html 文件对应的文件夹里找 66. 问:请问什么格式的图片插入word 最清晰,手头持有png 和tif 格式，复制粘贴到word 中模糊一片，请问转换成什么图片格式用于word 最清晰,什么方法(插入图片来自文件还是直接复制粘贴)对清晰度有否影响, 答:emf，eps 等矢量图最清晰，不会因为缩放损失分辨率，而jpeg，bmp 等点阵图就不行了。 67. 问:在WORD 中如何让图片的左、上、下边都是文本, 答:在分栏的数量为1的情况下实现。图片选中后右键，设置图片格式--版式-四周型就可以了 68. 问:jpg 文件插入word 文件以后怎么让文件变小,jpg 格式图片插到word文件以后文件变的巨大，有什么方法可以让它小一点,最好能一张软盘放的下。 答:两个方法:?用photoshop 改变图片的分辨率，当然要看得清楚，然后插入word?word 有强大的压缩功能，把文档另存为比如:temp.doc，看看是不是小了很多。 69. 问:Matlab 仿真图片大家一般怎么弄到word 里面的相对横轴和纵轴修改一下的说 答:一般都是在Matlab 里面把所有的直接修改好了，然后再保存的时候用jpg 格式，在word 中间导入就好了 70. 问:如何向WORD 中的图片添加文本,想在图片上输入一些 说明 关于失联党员情况说明岗位说明总经理岗位说明书会计岗位说明书行政主管岗位说明书 文字 答:插入文本框，将版式设成“悬浮”在WORD 的绘图工具里面有个自选图形，找到你要的括号，直接在页面上画就可以了。可以移动，大小也可以改。然后把他挪到文字边上，即可。一个小窍门就是用CTRL+箭头可以进行微调。如果你觉得经常需要对这些文字编辑，怕图形错位的话，可以将需要的文字打在一个文本框里，记得将文本框设置成透明无色的(这样就看不见文本框了)，然后将文本框和你的括号(或其他符号)组合成一个图形，就万无一失了 71. 问:AUTOCAD 的图拷贝到WORD 下如何处理 答:有几种办法:一是可以在WORD 中进行CAD 编辑的方法:将CAD 的背景设为白色，然后将CAD 窗口缩小，到你想复制的图形的大小，正好可以容纳就可以了，否则WORD 里面有很大的空白，然后，拷贝，选中所有的图形中的线条，右键。到WORD 中粘贴。二是，先转为wmf 文件，具体先将窗口缩小，如上，然后，按emport，选中线条，存储。WORD 中，插入，图形，来自, 文件，找到文件就可以插入了。 72. 问:文章用WORD 打开时，原有的公式全是红叉，以及WORD 中图变成red cross(红叉)怎么办, 答:基本上没有办法挽救回来了，只能重新插一遍图。据微软的技术支持所说，红叉是由于资源不够引起的。也就是说，如果你所编辑的文档过大，可能因为资源问题导致图片无法调入，从而显示红叉。可是实际情况是，有时候所编辑的文档并不大，可是还是出现红叉。这 就可能是因为你设置了快速保存，在选项菜单中可以找到。这是由WORD 的文档结构所决定的。当你设置为快速保存时，每次保存的时候只是把你改动过的部分添加到文档尾部，并不重写文档本身，以达到快速的目的。所以，你会看到一个本来并不长的文档的实际大小可能有好几兆。当取消了快速保存后，文档长度将大大减小。还有一个减小红叉出现可能性的办法是把图片的属性中的浮动去掉。这样可能在编辑的时候有一定的困难，但是对于避免红叉的出现确实很灵。再说一句，一旦红叉出现了，应该是没有办法恢复的，只有再重新贴图。 73. 问:如果Word 突然定在那里了怎么办, 答:重新打开会回复，或者在word自身的templates 里面找到近期文件，重写的不用太多。 74. 问:如何解决word 说磁盘已满不让保存的问题, 答:有时候，当要保存一个文件时，Word 会弹出一个对话框说是磁盘空间已满，无法保存文件，可实际上磁盘上空间还很大。这是非常令人恼火的一件事情。这一信息最常见的原因是Temp 文件夹已经达到了一个文件夹中可以包含的最多文件数的上限。这时的解决方法很简单:在【资源管理器】中右击安装有Windows 系统的磁盘，在出现的快捷菜单中单击【属性】，将出现【属性】对话框，从【常规】选项卡中选择【磁盘清理】按钮，此时将出现【磁盘清理】对话框。执行磁盘清理完毕以后，Windows 会弹出一个新的对话框。在【要删除的文件】框中选中【临时文件】选项，然后选择【确定】。Windows 将删除临时文件。要人工删除临时文件，进入临时文件夹，删除任何旧的临时文件(临时文件以波浪号开始，以(tmp 扩展名结束)，返回Word，再次试着保存文件。如果此时还不能正确保存文档，可以采取以下的方法，步骤如下:(l)按Ctrl，A 选定整个文档。(2)按Ctrl，C 将整个文档复制到内存中。(3)关闭Word 程序。此时系统会提示:您将大量文本放在了'剪贴板'中，是否希望在退出Word 后这些文本仍可用于其他程序,。(4)选择【是】按钮。(5)重新打开Word 程序。(6)按Ctrl，V，将复制下来的文本粘贴到新文件中。注意:在删除临时文件时，可能会出现一个对话框，提示不能删除正在使用的文件。这是因为Windows 运行的时候，需要不断地用到一些临时文件。因而，在人工删除临时文件时，试着在开始时只删除几个文件，然后对桌面上的回收站进行清空。否则可能无法删除所有选择的文件。