档案信息管理系统使用管理守则

精心整理档案信息管理系统使用手册目录5.4．.....................................归档状态管理273031311223一、登录档案信息管理系统打开一个IE窗口，输入档案信息管理系统地址，在登录界面中输入登录帐号和密码，点击登录。1.1.系统首页登入系统后，第一进入档案信息管理系统首页，以以下图所示。首页的导航栏中，“首页”用于进行档案相关的操作，“信息列表”用于管理个人的站内信息，“全文检索”用于对有权限的所有档案原文进行全文检索，“系统管理”用于进入管理后台，进行系统的管理。2019年－9月精心整理1.2.个人设置点击首页左上方的“个人设置”，弹出个人设置窗口，以以下图所示。填写必需的信息后，点击提交更正个人信息1.3.更正密码点击首页左上方的“更正密码”，弹出密码更正窗口，以以下图所示。填写正确的旧密码、新密码和确认新密码，点击提交更正当前帐号的密码。1.4.退出系统点击首页右上方的“退出系统图案”，系统将注销当前用户，并返回登录页面；直接关闭阅读器，系统也将注销当前用户。二、档案库定义阅读左边树，如上，可见“添|删|修”文字链接，分别用于增加档案库，删除档案库以及更正档案库信息。2.1.增加档案库选中将要增加子档案库的档案库比方“科技档案”，而后单击“添”文字链接，弹出以下窗口。输入档案种类马上增加的档案库名称，单击“提交”即可。系统会弹出如下对话框：如上意思是指选中的父种类将没法显示用户增加到该类其余数据。假如单击“撤消”该增加操作。2019年－9月精心整理2.2.删除档案库在左边树形中选中将要删除的档案库，而后单击“删”文字链接，弹出如下窗口。单击“确立”即可。系统会弹出以下对话框：假如单击“撤消”该增加操作。2.3.更正档案库在左边树形中选中将要更正的档案库，而后单击“修”文字链接，弹出如下窗口。可以更正档案种类即档案库名称，以及描述，单击“提交”即可。三、结构MATCH_ word word文档格式规范word作业纸小票打印word模板word简历模板免费word简历 _1716975370537_0在左边树形中选中将要设计的档案库，而后单击“结构设计”文字链接。以以下图所示。3.1.引入其余库结构单击主窗口下边的按钮，作用在于可以将其余档案库结构的设计的结构部分或所有拷贝到当前档案库中。以下窗口显示。选摘要被拷贝的档案库即可，以下窗口显示：在列可以进行选择，若选中表示拷贝。而后单击“提交”即可。3.2.增加与更正单击主窗口下边的按钮，增加新的一空白列，在该列中就可以2019年－9月精心整理以下输入第一列为中文名字，即为显示的名称。第二列为英文名字，其对应表中的列名。第三列为种类，VARCHAR2为字符串种类，NUMBER为数字种类。第三类为长度，平时VARCHAR2种类输入300，假如“备注”平时输入1000，平时NUMBER种类输入10或16即可。单击主窗口下边的按钮，可以将新增加的列移除。单击主窗口下边的按钮，可以当前所做的增加或更正良行保存。3.3.删除列选中网格中的某列，而后单击主窗口下边的按钮即可。系统提示要去确认能否删除该列。该功能必定当心慎重，删除后该列数据将没法修复。3.4.显示序次单击主窗口上方，用于控制档案库中数据挨次显示的序次。单击如下窗口弹出。在下拉框中选中列，单击按钮“最上边”“向上移”“向下移”“最下边”分别挪动到最上边，向上挪动一格，向下挪动一格，挪动到最下边。单击提交按钮保存。3.5.隐蔽设置单击主窗口上方，用于将档案库中某些列数据不显示，隐蔽起来。单击以下窗口弹出。2019年－9月精心整理中需要藏的列，而后“提交”即可。3.6.为空设置主窗口上方，用于档案中某些列数据增加或更正不允空。以下窗口出。中不允空的列，而后“提交”即可。在增加或的候假如字段空会行提示，入不允空。3.7.数据初始主窗口上方，用于初始化档案中某些列数据，以方便用添加新数据。以下窗口出。第一要初始置的列。其次，假如定固定在（1）入固定下入固定的，比方：假如定自累加的，在（2）自累加入，比方：注意，前表示自累加1，2，3⋯从前的固定，比方fg1,fg2,fg3⋯依于表示“所有”从所有数据的数开始数，假如列表示列的一致的行数。假如定可的，在（3）入可，多之用空格分开，比方：2019年－9月精心整理3.8.关系设置单击主窗口上方，用于初始化档案库中某些列与其余档案库某些列之间的关系，比方卷目档案的卷号可以关系到其模卷号对应的卷内档案。单击以下窗口弹出。第一选摘要被关系的列。其次选择关系档案即可显示以下：而后选择关系列。假如存在多个条件，则经过选择附带关系（1）或附加关系（2）进行设置。3.9.全文检索单击主窗口上方，用于档案库全文检索时候要检索的列。单击以下窗口弹出。选摘要默认被检索的列，单击“提交”即可。3.10.密集架设置单击主窗口上方，用于档案库中列与密集架实质的区号与列号进行关系，以支持用户可以在系统直接打开与关闭密集架。单击以下窗口弹出。选择区号列与列号列，单击“提交”即可。3.11.保护数据单击主窗口上方，用于批量保护档案库列数据。单击以下窗口显示。经过增加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件比方包含、等于等，第三列输入般配的值，第四列输2019年－9月精心整理入与下一个条件之的关系比方而且或也许。而后“确立”即索出般配条件的数据。在里可以不中某些数据前面的框，表示将不需要些数据。“确立”入下一步。在里要将的列，列数据会依据下一步定的行更正，“下一步”入下一步。右：插入固定，插入固定的，比方：插入自增加，插入自累加的，比方：注意，前表示自累加1，2，3⋯从前的固定，比方fg1,fg2,fg3⋯。列将固定插入与列相等的。依于表示“所有”从所有数据的数开始数。假如当前数据数，依据般配条件的数据行数。假如列表示列的一致的行数。列，表示插入与列相等的。中“将数据重新排序”，个用主要作用于插入自增加的候。在自增加的候会依据数据重新排序的序行累数。“提交”即可。3.12.索引数据主窗口上方，用于重新索引档案数据，以支持全文索。以下窗口出。2019年－9月精心整理单击“重修索引”进行重新索引该档案库数据。单击后网页自动刷新显示索引条数以及当前索引第几条至第几条。当索引达成时候，回复到最先如上状态。四、档案库操作档案库操作这里主要指增加新数据，编写数据，删除数据，插入与移除数据，一般盘问，打印数据等。4.1.增加新数据单击主窗口上方，用于为档案库增加新数据。单击以下窗口弹出。选中“下一步上传原文”表示下一步为该档案数据上传原文。选中“下一步连续增加数据”表示下一步连续增加新的数据。单击“提交”即可提交数据。4.2.编写数据选中要编写的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口编写数据。4.3.删除数据选中要删除的数据，单击主窗口中间按钮进行删除数据。4.4.插入数据选中插入点的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。插入数据将批量更正插入点后的某些列数据。这些数据平时是自动计数的档2019年－9月精心整理案号。在选择更正列这里选择需要更正的列。该列自动增加，主要包含三个部分，1）列前缀，用选中列的值填补；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；3）初步值，表示从哪里开始，平时是当前插入点数据相应的值。单击“提交”即可。4.5.移去数据选中要移去的数据，单击主窗口中间按钮即可弹出窗口插入数据。移去数据将批量更正移去点后的某些列数据。这些数据平时是自动计数的档案号。在选择更正列这里选择需要更正的列。该列自动增加，主要包含三个部分，1）列前缀，用选中列的值填补；（2）固定值前缀，文本框内固定输入值；3）初步值，表示从哪里开始，平时是当前移去点数据相应的值。单击“提交”即可。4.6.一般盘问单击主窗口上方，用于盘问档案库数据。单击以下窗口显示。经过增加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件比方包含、等于等，第三列输入般配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系比方而且或也许。而后单击“确立”即检索出般配条件的数据。2019年－9月精心整理4.7.打印单击主窗口上方，用于盘问档案库数据。单击以下窗口显示。经过增加条件与移除条件进行多种条件组合设定。网格框中第一列选择字段名，第二列选择条件比方包含、等于等，第三列输入般配的值，第四列输入与下一个条件之间的关系比方而且或也许。而后单击“确立”即检索出般配条件的数据。在这里可以不选中某些数据前面的选择框，表示将不需要打印这些数据。单击“确立”进入下一步。在这里设置打印各个属性。比方打印序次，选择打印的数据，打印每页的数目，能否保存为新的 模板 个人简介word模板免费下载关于员工迟到处罚通告模板康奈尔office模板下载康奈尔 笔记本 模板 下载软件方案模板免费下载 等等。单击“确立”即可将数据导入到EXCEL中，而后将其打印。五、归档管理为方便档案的管理，用户常常想把结构周边的档案放入同一组中，此为归档。本模块将归档过程分为归档审批和归档执行两部分，归档种类分为直接归档和组卷归档两种。以下详细论述各个部分的使用。用户可以从图1找到归档相关的操作进口。用户在选择了详细的档案组后，可以看到图1所示的状态，红线标出了与归档相关的操作。5.1．归档审批设置点击按钮，系统自动弹出一个新的页面，以以下图：该页面将列出所有在系统内注册的用户，告诉当前操作的用户档案组“er”2019年－9月精心整理可以被以下的用户审批，图2只列出了用户admin，假如当前操作的用户想让admin来审批“er”档案，那么只要要将admin前面的单项选择框钩上，而后点击“保存”，即可。假如当前操作用户以为admin不合适审批档案组“er”，则点击“撤消”即可。5.2．直接归档假如用户选择，则系统导入归档条件设置页面，该页面与借阅条件设置近似。如图3所示，用户可以就档案组“er”的字段名，字段满足条件，字段的值，以及各个归档条件之间的逻辑关系做出详细的设置。这里字段名下拉框将列出当前所选档案组的字段名，比方当前选择的是“er”档案组，那么系统将列出“姓名”，“长度”，“dah”，此时用户可以选择这三此中的此中之一设置归档条件，比方我们选择“长度”，那么接下来的设置针对的都是字段名“长度”，“条件域”设置的是所选字段值的大小关系，如图2所示，“值”域设置的是关系右端的值，比方我们设置“条件”为包含，值为1，则意味着我们要将档案组“er”中字段名“长度”中包含字符串1的所有档案进行归档。“关系”域设置的是多条归档条件之间的逻辑关系，包含“而且”和“也许”。箭头标示的是用户可以对归档条件进行增加和删除。条件设置好后，点击确立，系统导入以以下图所示的页面，该页面列出所有满足条件的档案。这里需要注意的是，用户可以对选出来的档案做进一步的挑选，系统缺省状态是所有的记录都被选中，用户可以就某一条记录进行挑选，点击记录前面的单项选择按钮即可实现。当用户选择好最后要被归档的档案后，点击“选择目标档案组”后边的下拉列表，系统将列出系统当前的所有档案组，注意，这里只好选择一个目标2019年－9月精心整理档案组。而后点击“直接归档”按钮，系统导入以以下图所示页面。系统在左上端列出要归档的档案组的字段名，而后在每个字段名右侧对应一个下拉列表，下拉列表内容由目标档案组的所有字段名和“按固定值”“按自动增加”构成，以下三个图分别显示了各种不一样的对应方式。图1目标字段下拉列表图2按固定值方式图3插入自动增加这里“依据固定值方式”与“插入自动增加”两项是为了填补空余字段的，当目标档案组字段数目比原档案组多时，多出来的字段可以依据“按固定值填补”也许“插入自动增加”的方式来设置空余字段。经过以上的导游，用户可以明确地设置原档案组字段与目标档案组字段的对应关系。点击确后，系统自动导入初步页面，即回到图1所示的页面。查察目标档案组13，发现档案已经成功纳入。以以下图所示。5.3．组卷归档为了实现归档的可视化，以及增加系统得可用性，雅观性，多功能性，系统供给了的功能。系统进口如图1所示。点击组卷归档，系统导入归档条件设置页面，点击确立后导入以以下图所示页面：点击“组卷归档”，导入以下图页面：这里用户可以选摘要显示的列，而后点击下一步上图列出了原档案，以及6个档案盒，用户可以用鼠标实现draganddrop功能。选中档案图标，按住鼠标左键不放，而后拖动鼠标到目标档案盒，释放鼠标，则原档案自动导入目标档案盒。2019年－9月精心整理而后，在被拖入的档案盒中，选择下拉列表中的目标档案组。以以下图。选择“定制档案--13”,系统自动弹出归档数据设置页面，功能同直接归档类似。这里不在详述，用户可以参照直接归档中的描述。5.4．归档状态管理归档状态管理用户让用户审批央求归档的档案，对央求的归档予以经过或者拒绝。在系统主页上点击“系统管理”，在左边主菜单下选择“归档管理”，而后点击待审批归档，则系统列出了所有央求的归档，包含申请人，被归档的档案ID，目标档案ID，申请人，申请时间，选择每条央求记录，下边会给出详细的信息，即吻合条件的所有档案记录。审批人对于申请的详细信息决定能否经过，点击经过也许删除后，待审批归档央求自动进入已审批归档记录里。这里我们点击“确立”，而后点击“已审批归档”，以以下图所示：上图可以看到记录经过了审查，对于已经经过审查的归档央求，用户可以选择删除记录，只要要选中记录项目，而后点击“删除记录”按钮，则系统将永久删除这条记录，此功能请慎用！六、借阅管理借阅档案时，应该先找到档案，再进行操作。所以，用户应该有阅读和借阅相应档案的权限，才可以进行借阅的操作。借阅分为电子档订阅和实物借阅，这两种借阅都需要经过申请和审批的过程，实物借阅在审批通过后，还有确认借出和归还的步骤。2019年－9月精心整理6.1．借阅申请第一进入档案所在的档案组，找到档案，以以下图所示。在档案列表中勾选欲借阅的档案（只好勾选一项），点击“实物借阅”、“电子档订阅”按钮，分别进行档案实物借阅或电子档借阅申请。填写实物借阅申请填写电子档订阅申请填写申请并提交后，若该档案没有相应的审查要求，则直接经过申请，不然进入审批环节。6.2．借阅审批6.2.1．借阅审批设置点击档案列表中的“借阅审批设置”（有权限才会显示），进入审批条件列表，以以下图所示。单击列表中的条件项，可以在“详细信息”标签中看到条件的详细脚本和审查人，方便技术人员确认脚本的正确性。勾选条件项，点击“更正用户”或“编写条件”，可以分别更正审查条件对应的审查人和审查条件；点击“删除”可以删除条件项。点击增加条件，进入增加条件的界面，以以下图所示填写审查条件、审查环节并勾选审查人后，点击确立，生成借阅审查条件。6.2.2．借阅审批假如借阅申请吻合某项审批条件，申请将分配给审批条件中的审查人进行审批，并发送信息给审查人。2019年－9月精心整理点击首页右上方的“系统管理”，进入档案信息管理系统的系统管理页面，在左边的菜单中选择“借阅管理”——“实物借阅审批”/“电子订阅审批”，进入借阅审批的列表，以以下图所示。单击列表中的借阅申请，选择下方的“档案信息”、“借阅人信息”、“上一轮审查人信息”，可以查察该申请的详细状况。勾选列表中的借阅申请（可多项勾选），点击“经过”或“不经过”按钮，进行借阅审批的操作。审批通过后将进入下一环节审批，若已经是最后一轮，则申请最后经过；审批不经过将返回上一环节，若当前已经是第一环节，则申请最后不经过。审批通过后，电子档借阅可以直接在“我的电子订阅”中阅读原文，超出借阅期后，电子借阅将不再显示；实物借阅则获得了借阅资格，可以借出档案。6.3．确认借出实物借阅申请经过今后，由借出经手人确认档案实物的借出。确认借出可以在档案列表下方的“借阅”标签项操作，也可以在系统管理中的“借阅管理”——“确认借阅”列表进行。上图为“借阅”标签项，依据当前借阅状况显示不一样内容，并显示该档案的借阅统计。上图为“借阅管理”——“确认借阅”列表，依据当前帐号的档案组借阅权限，显示经过审查的实物申请。2019年－9月精心整理6.4．借阅归还实物档案归还时，可以在档案列表下方的“借阅”标签项操作，也可以在系统管理中的“借阅管理”——“实物借阅归还”列表进行（若借阅已经超期，则在“借阅管理”——“实物超期借阅”列表中。上图为“借阅管理”——“实物借阅归还”列表，依据当前帐号的档案组借阅权限，显示已经借出的实物借阅。6.5．借阅统计点击档案列表中的档案项，选择下边的“借阅”标签，将显示该档案的借阅状况，包含当前状况和借经历史。点击“查察借阅记录”或“查察电子订阅记录”，可以查察该档案的借阅明细，以以下图所示。其余，系统管理中的“借阅管理”——“实物借阅记录”和“借阅管理”——“电子订阅记录”列表，列出所有历史借阅/订阅的明细。系统管理中的“借阅管理”——“实物借阅统计”和“借阅管理”——“电子订阅统计”列表，可以依据档案库与借阅人、依据档案库、依据借阅人与档案库进行统计。以以下图所示。可以输入借阅人，选择档案库，借阅日期起止年月份组合统计。6.6．我的电子借阅点击首页左上方的“我的电子借阅”，进入我的电子借阅列表，以以下图所示。单击列表中的记录，选择“档案信息”或“档案原文”标签，可以分别查2019年－9月精心整理看档案的详细信息和档案的原文图片。七、权限管理7.1．用户管理7.1.1．用户列表第一进入系统管理页面，在左边的菜单中选择“帐号管理”——“用户管理”，进入用户列表。列表默认列出所实用户（按增加时间倒序摆列），以下图所示。点击用户列表中的用户，选择“用户信息”或“权限信息”标签，将显示相应的信息。以以下图所示7.1.2．增加用户在用户列表界面上点击“新建用户”，弹出“新建用户”窗口，以以下图所示填写必需的信息后，点击提交。7.1.3．编写用户在用户列表中勾采纳户（只好勾选一个），点击列表下方的“编写用户”按钮，弹出“编写用户”窗口，以以下图所示填写必需的信息后，点击提交。7.1.4．更正密码在用户列表中勾采纳户（只好勾选一个），点击列表下方的“更正密码”按钮，弹出“更正密码”窗口，以以下图所示填写新密码后，点击提交。2019年－9月精心整理7.1.5．删除用户在用户列表中勾采纳户（可勾选多个），点击列表下方的“删除”按钮。7.1.6．找寻用户在用户列表界面上填写“要点字”，选择找寻帐号还是姓名，点击找寻用户，找寻结果将显示在列表中。找寻结果相同可以进行编写和删除的操作。7.1.7．按用户组显示用户在用户列表上方的选择菜单中选择用户组，将显示该用户组的用户，显示结果相同可以进行编写和删除的操作。7.1.8．挪动用户第一在用户列表中勾选需要挪动的用户（可勾选多个），而后在下方的选择菜单中选择目标用户组。7.2．用户组管理7.2.1．用户组列表第一进入系统管理页面，在左边的菜单中选择“帐号管理”——“用户组管理”，进入用户组列表，以以下图所示。点击用户组列表中的用户组，选择“基本信息”或“权限信息”标签，将显示相应的信息。以以下图所示7.2.2．增加用户组在用户组列表界面上点击“新建用户组”，弹出“新建用户组”窗口，填写必需的信息，点击“保存”增加用户组（新增加的用户组默认没有任何菜单权限和档案组权限）。2019年－9月精心整理7.2.3．编写用户组在用户组列表中勾采纳户组（只好勾选一项），点击列表下方的“编写”按钮，在弹出的窗口中更正用户组名和描述。7.2.4．挪动该组的用户到其余组在用户组列表中勾采纳户组（只好勾选一项），在列表下方的选择菜单中选择目标用户组。7.2.5．删除用户组在用户组列表中勾采纳户组（只好勾选一项），点击列表下方的“删除”按钮，若当前用户组中没实用户，则删除用户组，有则警告“该用户组中还实用户，请第一将用户移至其余组，再删除用户组！”。7.3．菜单权限7.3.1．查察菜单权限点击用户组列表中的用户组，选择“权限信息”标签，将显示用户组菜单权限信息，以以下图所示。7.3.2．编写菜单权限点击“编写该组菜单权限”按钮，弹出更正页面，以以下图所示。勾选权限后，点击提交。7.4．档案组权限7.4.1．增加档案组权限在“权限信息”标签的点击增加档案组权限，弹出以以下图的窗口。选择档案组，勾选权限项后，点击提交。2019年－9月精心整理7.4.2．查察档案组权限在“权限信息”标签中的选择菜单中选择档案组，将显示该档案组的权限，以以下图所示。7.4.3．编写档案组权限点击对应档案组权限页面的“编写此项档案组权限”按钮，将弹出编写窗口，以以下图。勾选权限项后，点击提交。7.4.4．删除档案组权限点击对应档案组权限页面的“删除此项档案组权限”按钮。删除达成后将跳转至该用户组的菜单权限页面。7.5．权限树描述权限树是指档案组权限的覆盖关系，档案组是一个树形结构，每个档案组可以有不受个数限制的子档案组。当我们给某个用户组给予了某个档案组的权限，那么这个用户组同时也有了该档案组的子档案组权限，假如子档案组也设置了权限，那么子档案组权限优先。比方：档案组1有子档案组2、3，档案组2有子档案组4、5，档案组3有档案组6，7，以以下图所示。2019年－9月精心整理1234567我们给某用户组给予档案组1和档案组3的权限，则用户组在档案组1、2、4、5的权限都与档案组1的权限相同，在档案组3、6、7的权限都与在档案组3相同。7.6．阅读设置档案组权限中的阅读权限，不过控制用户组能否在首页的树形菜单中看到档案组，而用户组在详细的档案组中能看到哪些档案，需要经过阅读设置（若没有设置则用户组能看到该档案组的所有档案）。点击档案列表上方的“阅读设置”，进入阅读设置列表，列表中为该档案组所有的阅读设置，以以下图所示。单击列表中的记录，可以在“详细信息”标签中看到详细脚本和对应用户组，方便技术人员确认脚本的正确性。勾选条件项，点击“更正用户组”或“编写条件”，可以分别更正审查条件对应的审查人和审查条件；点击“删除”可以删除条件项。点击增加条件，进入增加条件的界面，以以下图所示2019年－9月精心整理填写阅读条件并勾选对应用户组后，点击确立，生成阅读条件。八、系统设置8.1.库房记录记录库房温度湿度状况。以以下图所示。经过“增加库房记录”按钮增加记录。8.2.MAC绑定记录受权同意接见的IP地址与MAC地址，进行绑定。以以下图所示。经过“增加MAC绑定”与“删除”按钮进行增加与删除绑定。九、日记管理9.1.用户登录记录用户登录状况记录。以以下图所示。经过“删除”按钮进行删除日记记录。9.2.库操作记录用户对库操作记录。以以下图所示。经过“删除”按钮进行删除日记记录。此中选择“删除档案数据”以下单击“恢复数据”重新恢复删除的数据。9.3.借阅操作记录用户借阅操作记录。以以下图所示。经过“删除”按钮进行删除日记记录。2019年－9月精心整理十、信息列表单击按钮进入信息列表页面。信息列表主要提示用户档案借阅或归档需要审查。单击“标志为已读”标志信息已经读过。单击“删除”删除信息。十一、全文检索单击按钮进入全文检索页面。全文检索不一样于一般盘问，它支持中文模糊找寻。在档案库前面不选中选择框则表示不找寻这些档案库。中文要点字输入，中间用AND分开比方“档案AND模卷”表示档案数据一定共同包含该两个要点字。若中间用OR分开比方“档案OR模卷”表示档案数据只要包含此中任何一个要点字即可。单击或可自动在文本框中增加AND或OR，比方：即可在后边增加更多的要点字。2019年－9月