文件归档要求

文件归档要求 河北中佳勘察设计有限责任公司 技 术 文 件 归 档 要 求 1、 工程项目文件的收集、整理、归档和项目档案的移交应与 项目的立项准备、建设和竣工验收同步进行。工程项目档案 应完整、准确、系统。 2、 各项目负责人应负责各自职责范围或 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 规定的竣工文件 的编制和项目勘察、测绘文件整理、归档工作。 3、 工程文件的收集 )工程资料的形成和积累产生于项目建设过程，其形成、1 积累和管理应列入建设 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 和有关部门及人员的职责范围、工作 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 或岗位责任制。并有相应的检查、控制及考核措施。 2)归档的工程文件应为原件，并保持清洁、原样，不应随便涂改，施工时使用复印件。 3)存档时间:勘察、设计、测绘项目应当在每项工程完工后发送正式成果资料时及时存档;施工项目应当在工程竣工向监理、建设单位提交正式竣工资料时，经监理单位盖章认可后，将形成的有关工程档案归档。如有特殊情况，应提出书面申请，并由总工签字核实后交到档案管理部门备案，可延期存档，但最长不应超过两周。 4)档案整理:各项工程资料的整理过程，应由各技术负责人、审核人、总工、档案管理员等几方共同负责。技术负责人将所经手的工程资料收集、整理完全(要求各项数据与正式成果资料完全一致)，质量审核人和总工分别对这些资料进行查漏补 1 河北中佳勘察设计有限责任公司 缺，对技术负责人的工作进行审核，如无问题，各方签字移交到档案室，由档案管理员查看资料签字是否有漏签、整理页码，核实无误在“资料移交目录”或“存档备考表”上签字，装订成册存档。 如存档质量不合格，档案室应拒绝接收。并督促技术负责人及时、准确的修正。 4、 工程资料的质量要求 1)字迹清楚，图样清晰。图表整洁。签字手续完备。 2)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨 水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制。有特 殊要求的按照相应的工程技术 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 的要求执行。 3)复印、打印文件及手绘的字迹、线条和影像的清晰及牢固 程度应符合要求。 4)长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。 5)凡为易褪色材料(如复写纸、热敏纸等)形成的并需要永久 和长期保存的文件，应附一份复印件。 5、 勘察工程文件存档具体要求: 1) 勘察资料由各技术负责人编制，由审核人、总工核定。 主要内容有:勘察成果资料、现场记录数据(现场描述记录及 测量记录等)、计算书、建设单位委托书、质量认证资料等其 他有关的文件。 2) 现场记录要求内容正确完整、字迹清晰、能准确识别并 2 河北中佳勘察设计有限责任公司 且签字齐全;不得随意擦除、涂抹，如发现数据填写错误，要用划改或圈改的方式更正并签名，注明日期。 3) 正式勘察报告二份，应与原始记录数据相符，签字相符，并无错签、漏签。 6、 地基处理文件存档具体要求: 1)竣工文件由各技术负责人编制，由项目经理、总工审核。主要内容有:施工管理文件、测量文件、原始记录及监理报表，包括材料(构、配件)及设备合格证、工程管理资料、地基处理资料、质量验收文件、竣工图等。根据工程实际情况，进一步收集所缺少的重要文件。 对施工文件、竣工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实，并按要求修改成补充标注到相应的文件上。 2)竣工图应完整、准确、清晰、规范，修改到位。真实反映项目竣工验收时的实际情况。 按施工图施工没有变动的，在施工图上加盖并签署竣工图章。 一般性图纸变更及符合杠改或划改耍求的变更。可在原图上更改。加盖并签署竣工图章。 有重大改变及圈面变更面积超过35,的。应重新绘制竣工图。重绘图按原圈编号，末尾加注“竣”字或在新图图标内注明“竣工阶段”。并签署竣工图章。 竣工图图幅应按国标要求统一折叠。 3 河北中佳勘察设计有限责任公司 3)图纸的更改方法 文字、数字更改一般是杠改;线条更改一般是划改;局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白地重新绘制。 利用施工图更改，应在更改处注明更改依据文件的名称、日期、编号和条款号。 无法在图纸上表达清楚的，应在标题栏上方或左边用文字说明。 图上各种引出说明应与图框平行，引出线不交叉，不遮盖其他线条。 有关施工技术要求或材料明细表等有文字更改的，应在修改变更处进行杠改。当更改内容较多时，可采用注记说明。 新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更。 4)竣工图章的使用 所有竣工图应逐张加盖并签署竣工图章。竣工图章中的内容填写应齐全、清楚，不得代签。竣工图标的内容格式由行业统一规定。 竣工图章应使用红色印泥，盖在标题栏附近空白处。 7、测绘文件存档具体要求: 1)测绘文件资料归档的要求要明确:第一，要做到测绘文件资料收集齐全完整，项目负责人将负责的项目测绘文件资料收集后，按照归档内容进行分类甄别鉴定，检查所售测 4 河北中佳勘察设计有限责任公司 绘资料是否齐全、完整、准确，如有缺失的及时补充填写;第二，项目负责人将存档资料交到档案室，存档人员进行核对，核对无误后签字存档。存档文件不要有重复版本，如有特殊需要，要记录时间原因。存档人员要定时检查存档资料。 2)归档的文件材料必须准确地反映生产、 评价 LEC评价法下载LEC评价法下载评价量规免费下载学院评价表文档下载学院评价表文档下载 等各项活动的真实内容和历史过程，做到完整、准确、系统，不同类别的文件材料的归档，均应按规定立卷归档， 3)测绘资料的归档应注意防潮、防蛀、防失窃，注意安全。 4)本公司人员借阅测绘资料应到档案室填写资料借阅记录，归还资料时填写归还记录，非本公司人员借阅测绘资料须经公司总经理批准后方可借阅，并填写借阅记录。 5)合理编制档案总目录、分类目录、专题文件目录，档案资料卡片、电子档案目录等，以便查找。电子归档文件不得加密，不得将归档文件的若干文件打包在一起。 6)测绘文件存档范围 1.成果资料包括最终数据和测绘成果报告书等。 2.外业资料包括测量控制点、示意图、观测手簿、点之记、现场记录草图、水准测量路线图、外业原始记录草图、其他相关资料等。 3.内业资料包括打印的图纸，上交给甲方的成果资料等。 4.其他资料，如与该测绘项目有关的文件，测绘工作中作 5 河北中佳勘察设计有限责任公司 为参考向有关单位收集或购买的资料等。 5.外业资料中的电子记录。 6.甲方提供的图纸电子版，扫描件等。 7.仪器检验及常数测定手簿。 8、工程文件的组卷 组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系:分类科学，组卷合理;法律性文件手续齐备。符合档案管理要求。 卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件。该卷保管期限从长。 卷内文件一般文字在前，图样在后;正件在前，附件在后;印件在前，定(草)稿在后。 卷内文件有书写内容的页面均应编写页号;页号编写位置:单面书写文件在右下角;双面书写文件，正面在右下角，背面在左下角;图样的页号编写在右下角，或标题栏外右上方;成套图样或印刷成册文件，不必重新编写页号:各卷之间不连续编页号。 卷内目录的编制应严格按照要求编写。 卷内备考表要标明卷内文件的件数、页数。卷内备考表排列在卷内文件之后。 8、案卷装订要求 1)文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形式; 6 河北中佳勘察设计有限责任公司 图纸可不装订，但同一项目应统一。 2)案卷内不应有金属物。 3)单份文件装订时，应在卷内每份文件首页右上方加盖、 填写档号章。档号章内容有:档号、序号。 河北中佳勘察设计有限责任公司 档案室 档案立卷与归档工作流程 保证资料齐全、手续完整 技术负责人收集材料 保证案卷质量符合归档要求 技术组长、质量审核分别 审查:资料的完整性、正每份文件要用铅笔编写页码 确性 填写“存档备考表” 不 合总工审核 格 档案室验收 合“存档备考表”上签字 格 办理移交手续，填写 “档 案移交目录” 7 河北中佳勘察设计有限责任公司 相关图表 《存档备考表》、《档案移交目录》 相关文件 《文件归档要求》 说明 工程档案归档备考表 立卷部门: 案卷名称: 案卷编号: (年份) (归档大类) (流水编号由档案室编) 本卷情况说明: 本案卷已编号的文件材料共 张，其中:文字材料 张，图样材料 张，其它 张。 技术负责人签名: 年 月 日 8 河北中佳勘察设计有限责任公司 立卷部门领导意见: 1、归档材料:完整? 缺少? 尚需补充材料: 2、卷宗内容:准确? 需调整? 调整说明: 3、卷宗材料是否系统:是? 否? 需说明情况: 4、归档类别建议:永久? 长期? 短期?; 密? 非密? 总工签字: 年 月 日 档案部门意见: 1、案卷质量评价:可以立卷? 需要整改? 重新组卷? 2、要求重新组卷理由: 档案室签字: 年 月 日 档案移交目录 序所属类别 所属年度 题 名 页数 备注 号 9 河北中佳勘察设计有限责任公司 移交部门: 移交日期: 移交人(签字): 接收人(签字): Xx年报告目录 序号 存档号 文件名称 施工日期 技术负责 备注 10 河北中佳勘察设计有限责任公司 11