教学目的与要求

教学目的与要求 了解档案的起源与载体演变，认识档案的性 质、特点、种类、作用及其发挥规律，掌握档案工作的内容、性质、 基本原则与机构设置。 1、重点认识档案性质与作用、掌握档案工作 基本原则和机关档案工作性质。2、难点是档案与图书、文物等的区别与联系、机关档案工作的任务。 课堂讲授与实地参观 5学时 档案起源于何时，至今尚无确证可考，学术界众说纷纭，归纳起 来，有三种代表性的说法，一是说起源于初人时期，一是说起源于原 始社会末期，一是说起源于奴隶社会时期（即阶级社会）。无论哪一 种说法，都承认一个共同的基本事实，即在文字出现以前，人们就已 开始使用结绳、刻契、图画等原始记录方法来辅助记忆、交流思想和 处理公私事务，萌芽了档案的因素。 这种方法就是在绳子上打结，以绳结的大小、多少、位置上下、 1 不同颜色等来表示不同的意思和作用。据有关文献记载，新中国成立 之初，居住在云南省的哈尼族在从事田地交易时，仍用结绳作为买卖 双方的信用凭证。 刻契，或称契刻，就是在木头、竹片、石块、泥板等物体上刻划 各种符号和标志，用以表示一定的意义。据说，新中国成立之初，居 住在云南省的佧佤族仍用刻契的方法在木棍上记载重大事项。 远古时期的人们在山洞石壁或其他岩石上刻绘图画来记录他们 生产、生活等情况（如采集、狩猎、捕捞、农耕、祭祀等），先后在 我国、法国、西班牙等国都已发现这样的壁画和岩画。 以上三种记事方法在一定程度上记录和反映了当时人们的社会 实践活动，具有记忆备忘、信守凭证的功能，从这个意义上来说，它 们可算作文字出现前的产生档案的制作方法，也就出现了史前档案， 成为人类档案的源头。 随着社会生产的不断发展和科学技术的不断进步，出现了文字， 也就产生了文字记录的档案。我国最早的文字记录的档案，其产生的 确切时间，现在尚无定论。仅根据发掘出土的文物考证，我国在距今 三千五百多年前的商代就有了比较成熟的甲骨文字，因此，我国有文 字可靠的档案史最迟也有三千五百多年了。从那时起到现在，我国档 案记录的方式、技术和载体已经历了多次的发展变化，现分为如下几 2 个阶段作一概略介绍。 甲骨是指龟甲和兽骨，它们在商代既是人们用占卜的一种工具， 也是人们所用的一种书写材料。从甲骨文字记录的内容来看，商朝统 治者十分崇尚迷信，举凡国家大事、自然现象、帝王活动都要用甲骨 占卜向上苍询问吉凶，以便决策，如征战、出巡、祭祀、狩猎、耕种、 婚丧、灾害、疾病等。并将占卜的时间、人名、问事及其结果等都刻 写在甲骨上，集中保存在宗庙内，以被查考。这就形成了今天我们所 称的甲骨档案，其上所载的商代政治、军事、经济、帝王活动、社会 情况、天文地理等内容，成为后世研究商代社会历史和自然历史的珍 贵资料。（关于“甲骨档案”这一概念的科学性，近年来有学者提出 质疑，如郑州大学文博学院考古系张国硕同志在其论文《甲骨文在商 代非档案说》中指出：“（甲骨文）可以说是商代人无意保存下来供后 人查考利用的‘事实档案’。但必须澄清的是：甲骨文在 商代并不是人们有意保存的档案。”《档案学研究》1999年第2期64页—68页） “金”是指商末周初出现的青铜器，“石”是指周代出现的石刻。 商末周初，统治阶级把重要文件和重大事项，如法律、契约、册封、 赏赐等铸刻在青铜器上，后来又刻写在石器或石板上保存起来，这就 形成后世所称的金石档案。如“毛公鼎”、“泰山石刻”等。 3 简册又称为简牍。“简”指竹片，“册（牍）”之木片。春秋战国 时期出现了竹片和木片的书写材料，用它们记载并保存下来的历史文 献，后人称之为“简册（牍）档案”。晋人杜预所著《春秋三传序》 说：“大事书于策，小事简牍而已。” 縑帛是丝织物的总称，这是春秋战国时期出现的一种书写材料， 用它记录并保存下来的文献资料，后世称之为縑帛档案。《晏子春秋》 载：“昔吾先君桓公，予管仲狐与谷，其县十七，著之于帛，申之于 册，通之诸侯。”（齐景公语晏子） 从考古发掘资料和古书记载来看，我国西汉时期就已出现了纸， 东汉蔡伦在此基础上，研究解决了纸的原料问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 后，纸才开始大量生 产和运用，并逐渐代替了笨重的简牍和昂贵的縑帛，成为主要和日常 的书写材料。据传，东晋安帝（公元397—418年）时，太尉桓玄下 令：“古者无纸故用简，今凡用简者以黄纸代之。”以行政命令强制推 行用纸。纸的发明和运用，是书写材料的一次大革命，也是档案、图 书的一次大发展，其历史意义和影响不亚于今天的计算机技术革命。 今天及今后相当长的一段时间里，纸仍然是最重要的用途和最广泛的 档案载体。 近百年来，随着科学技术的飞速发展和巨大进步，摄影、录像、 录音、电子计算机、多媒体网络通讯等高新技术的逐一出现，给人们 4 的学习、工作和生活等各方面带来了极大的方便，人们日益广泛的使 用照片、影片、磁带、磁盘、光盘等脚词材料来记录社会活动和贮存 史料，产生了大量的胶磁档案。并且随着网络技术、数字技术的不断 进步和发展，无纸化办公环境的形成，磁质材料终将代替纸质材料而 成为最重要的档案载体。 关于档案的定义，据不完全统计，目前国内外已有上百种，如果 根据其下定义的出发点和角度来划分，可以归纳为五种类型：法规型、 辞书型、教科书型、专著型、论文型。为什么会有如此众多的档案定 义呢？其原因大概是：1、不同国家有不同的政治文化观念，对档案这一事物的认识也有所不同，例如法语国家认为文件（文书，下同） 一旦形成就叫做档案，包括文件的现行作用、半现行作用和非现行作 用三个阶段在内；我国认为文件向档案部门归档后才叫做档案，包括 文件的半现行作用和非现行作用两个阶段在内；英语国家认为文件进 入档案馆后才叫做档案，仅指文件的非现行作用阶段。2、同一国家 不同时期的人们站在不同的角度观察，对档案这一事物的认识也会产 生差异，例如我国有人认为只有经过专门整理和鉴定的归档文件才能 称作档案，有人认为只有档案机关收藏的无现行作用的文件才能称之 为档案，如此等等，不一而足。正如北宋大诗人苏东坡在《题西林壁》 一诗中所写“横看成岭侧成峰，远近高低各不同”。三是同一国家同 一时期的人们因不同的需要，对档案这一事物的认识也会有所差别， 5 例如我国档案法所称档案是指凡是具有保存价值的历史记录，而不少 档案学者则认为档案是由档案机关保存备查的历史纪录。四是因为档 案学作为一门新兴学科，还处于尚未成熟的阶段。五是随着社会的进 步和科学技术的发展，档案和档案工作也在不断的发展，档案学理论 始终处于不断的建设之中，对档案的认识就有一个不断丰富、完善的 发展过程。六是人们对客观实践的认识不可能一次完成，将随着实践 的发展而不断深化。现举档案定义三例以见一斑： 《法兰西共和国档案法》（1979年公布）：“任何自然人或法人， 任何国家机关或组织，任何私人机构或部门，在自身活动中产生或收 到的文件整体，不管其形成日期、形式和制成材料，都是档案。” 《苏联大百科全书（第三版）》：“档案是机关、个人、家族在活 动中形成的文件材料的总和。” 美国现代著名档案学者谢伦伯格在其名著《现代档案——原则与 技术》中说：档案是“经鉴定值得永久保存的供查考和研究之用，业 已藏入或者选出准备藏入某一档案机构的任何公私机构的文件。” 以上档案定义虽然认识有所不同，但都认为档案必须具有三个基 本要素：形成者、具有查考价值、载体和形式的多样性。 我国档案学界从20世纪50年代起，就一直在不断的探讨档案的 定义，直到1987年9月5日公布、1988年1月1日实施的《中华人民共和国档案》诞生，才对档案的定义有了一个比较一致的认识基础。 该法称：档案“是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事 政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国 6 家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史纪 录。” 档案定义包括了以下基本含义： 1“直接形成”说明档案继承了文件的原始性，“历史纪录”说明档案在继承文件原始性的同时，也继 承了文件的记录性，是再现历史真实面貌的原始文献。正因为档案继 承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的 重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。 2。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机 构以及一定的个人、家庭和家族形成的。 3档案是由文件有条件地转化而来的，这里 的“文件”是指广义文件，即一切由文字、图表、声像等形式形成的 各种材料。档案和文件是同一事物在不同价值阶段的不同形态，两者 具有同源性和阶段性的共性，也具有实效、功用、离合等个性差异。 从文件到档案是一个批判继承的辩证运动过程。从信息的内容和形式 来说，两者完全相同的，但从时效、价值和系统性上来说，档案是对 文件的不断扬弃。首先是时效性批判，档案是已经办理完毕的文件； 其次是价值批判，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分；最 后是系统性批判，档案是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成 的信息单元。因此，文件是档案的前身，档案是文件的归宿；文件是 档案的基础，档案是文件的精华；文件是档案的素材，档案是文件的 7 组合。 4档案的形式包括载体、制作手段、表 现方式等。从载体来看，有甲骨、金石、縑帛、简册、纸质、胶磁等； 从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等； 从表现方式来看，有文字、图表、声像等。 5档案具有历史再现性、知识性、信息性、 政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点，其中历史再现性 为其本质属性，其他特点为其一般属性。因此，可将档案的定义简要 地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。 根据不同的需要和 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 对档案进行科学的分类，对于认识档案的 复杂性，做好档案工作，是完全必要和非常重要的。 二分法就是把档案分为文书档案和科技档案。科技档案指在生产 技术、科学研究、基本建设活动中直接形成的各种文件材料，包括各 种图纸、照片、声像、表报、文字材料等。其他属于文书档案。 三分法就是把档案分为科技档案、人事档案和一般档案。 可以分为党政档案、群团档案、企业档案、事业档案、个人档案 等。 8 可以分为中华人民共和国时期档案、民国时期档案、革命历史档 案、历代王朝档案。 可以分为政治档案、军事档案、经济档案、科技档案、文化档案、 宗教档案等。 可以分为甲骨档案、金石档案、縑帛档案、简册档案、纸质档案、 胶磁档案。 可以分为国家所有档案、集体所有档案、个人所有档案和其他所 有者档案。 档案的作用可以分为一般作用与基本价值，现从这两个方面来分 析认识。 1 档案的一般作用主要表现在以下几个方面： 1档案记录了各种机关、单位过去管理活动的情况，包括行使管理职责的法律依据，处理管理事务的方式、 措施、过程及其结果等各项工作的经验教训等，这些历史记录是任何 一个机关单位持续工作必不可少地查考凭据。平常人们所谓的“有案 可查”，说的就是档案在管理工作中具有查考作用。 9 2档案记录了各种生产、建设活动的情况、成果、经验和教训，包括自然资源、生产方式、生产手段、生 产过程及其管理方法等信息，可以为各种生产建设活动和生产管理活 动提供科学依据和参考资料。 3档案记录了社会、阶级、政治、经济、法律等情况，它们历来都是统治者维护自身利益和进行政治斗争 的重要工具。在奴隶社会和封建社会时期，统治阶级都把档案看作“插 入鞘中的剑”和“甲胄”。在新民主主义革命和社会主义革命时期， 我党领导全国人民推翻国民党反动政权和粉碎高岗、林彪、江青等反 革命集团，都充分发挥了档案这一政治斗争工具的战斗作用。 4。档案记录了丰富的科学研究的历史资料，是进行科学研究和技术创新的必要条件。马克思写《资本论》 利用了大量的档案资料，司马迁的《史记》更是档案研究的结晶。因 此，科技工作者把档案比作从事科学研究不可缺少的“粮食”。 5档案记录了一个国家和民族认识、改造自然和社会、创造历史的奋斗历程，是开展爱国主义、民族传统 和革命英雄主义宣传教育的生动素材。如南京大屠杀史料展览、香港 百年屈辱史料展览、中华人民共和国建国五十周年科技成就展览等， 展出了大量的历史档案，广大人民群众在观看这些展览的过程中无不 受到强烈的震动和深刻的教育。 6档案所记录的各种具体的社会活动，真实的放映了当事者应有的合法权益，其中包括了立法性质的文件、 10 证明性文件和相互交往的各种文件材料，如法律、法规、政策、协议、 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、名册、记录、帐簿等，这些都为当事者提供了保护自己合法权 益的各种法律凭证。 2 美国现代著名档案学者谢伦伯格认为文件具有两种价值，一种是 对形成者的价值（原始价值），一种是对非形成者的价值（从属价值）。 从属价值包括证据价值和情报价值，其中情报价值才是档案的实质性 和终极性的价值。我国著名档案学家吴宝康把档案的基本价值分成凭 证价值和参考价值两种，其观点至今仍具有重要的认识意义，本书采 用吴宝康先生的观点。 1档案的凭证作用是由档案内容和形式的所决定的，俗话说“口说无凭，立字为证”，就是对档案凭证价值的 充分肯定。 2档案作为过去各项社会活动的真实记录，为现实和今后各项社会活动的开展提供了参考借鉴的丰富资料。成语 “前事不忘，后事之师”、“前车之覆，后车之鉴”、“察往知今”等都 说明了档案的参考价值。 档案作用的发挥具有一定的规律，受到一定条件的制约，对此， 应有一定的了解和认识。 1 1有些档案的价值有一定的时 11 限，并随着时间的推移，其价值逐渐衰弱，甚至完全丧失。这一特点，人们称之为档案的时效律。形成档案价值时效律有三个方面的原因，一是因为一部分档案的内容，在一定时期内，其参考价值较高，以后则逐渐弱化或失去效用；二是因为载体材料的老化，无法保持档案的原样，导致档案的价值逐渐衰减以致完全消失；三是电子文件生存的技术环境发生变化，而该电子文件又没有及时地随着新技术环境转换，因此无法读取。有些档案的价值又会随着时间的推移而不断扩展，这一特点，人们称之为档案作用的扩展律。决定档案价值扩展的因素主要是：档案的历史再现性、孤本稀有性和档案内容的典型性、独一性。档案价值扩展的表现主要有：?档案的作用从机关向社会扩展，档案具有对形成机关的查考作用和对社会的文化作用，前者称为档案的第一价值，后者称为档案的第二价值。?档案作用向多元化扩展。档案处于第一价值期间，称封闭式和唯一性；档案处于第二价值期间，呈开放性和多元性。具体来说，就是档案的利用范围扩展了、用途扩展了和价值期持久了。认识档案作用的时效律和扩展律，其目的在于处理好档案近期作用和长期作用的关系，切实做好档案室的管理工作和向档案馆移交档案的工作，以便及时开发利用和科学管理档案资源。 档案的内容，涉及到 党和国家的机密以及个人的隐私，在一定时期内是不能公开的，这一部分档案具有一定的机密性。但是，随着时间的推移和条件的变化，档案的机密性就会不断减弱，有的甚至完全消失。这一特点，就称作 12 档案机密性递减律。与之相应，档案的社会性则逐渐增强，以至于有 的档案内容可以完全向社会公开。这就是档案社会性递增律。认识这 一规律，其目的在于准确把握和正确处理档案保密与开放的辩证关 系，该保密的一定要做到严格保密，该开放的则应该及时向社会开放， 以充分发挥档案的作用。 档案作用实现的领域，大致可以分为行政领域和科学文化领域，通常叫作档案的行政 作用和科学作用。一般来说，档案的第一价值也称作行政价值，第二 价值也称作科学文化价值。从档案作用发挥的普遍性来看，其行政作 用不断从强到弱转化，同时，其科学文化作用则不断从弱到强转化。 认识这一规律，就在于充分发挥档案室和档案馆的不同作用，一般来 说，档案室要积极为机关各项工作的开展提供利用档案服务，档案馆 要把为社会提供档案利用服务工作放在一切工作的首位。 档案作用的发挥一般受到以下条件的制约： 档案价值是客观存在的和潜在的，只有通 过利用实践才能转化为一定的社会效益和经济效益，并且也只有通过 利用实践接受利用者反馈的信息，才能更好的开展利用服务工作，让 档案价值尽可能地得以实现。 从一部人类社会档案史来看，在奴隶社会 和封建社会里，档案一直为统治阶级所垄断，只为统治者的利益服务。 进入资本主义社会后，由于生产的社会化和社会化大生产发展的客观 13 需要，档案逐渐向社会开放。到了社会主义社会，人民群众成为国家 和社会的主人，档案才真正为全体人民所拥有，这就为档案向社会各 方面工作服务创造了条件。 从世界各国来看，凡是档案利用率高的国 家和地区，那里的人们都具有很强的档案意识，无论在工作、生产、 科研与生活中，人们都能充分地利用档案来提高工作效率和维护自己 的合法权益。反之，人们的档案意识淡薄，不了解档案，不会自觉地 利用档案来解决各种实际问题，使档案长期尘封在库房里，成为“锁 在深闺无人识”的大家闺秀，就难以发挥其应有的作用。 档案是一项卷帙浩繁和程序复杂的信息系 统工程，因此，其管理水平的高低直接影响到档案作用的发挥。档案 管理由宏观和微观两个层面组成，宏观管理指国家档案管理体制、档 案馆网络组织、管理工作标准等，微观管理指档案馆、室的具体工作 业务。如果档案馆网点设置不合理、大部分档案工作不规范，或者档 案馆、室业务混乱，检索工具简陋，工作人员素质低下，这样的档案 管理水平，不可能使利用者“高兴而来，满意而去”，长此以往，利 用者就会望而却步了。因此，只有从宏观到微观全面提高档案管理水 平，才能为档案作用的发挥创造条件。 国家全部档案，原称国家档案全宗，是社会主义国家专用的档案 术语，由原苏联首先提出。苏联十月革命胜利后，1918年6月1日 14 列宁签发了《关于改革和集中统一管理俄罗斯联邦共和国档案工作的 法令》（通常简称为“列宁档案法令”），其中第一次提出了“国家档 案全宗”的概念，此后社会主义国家都使用了这一概念。其含义是指 归家所有的、由国家统一管理的一切档案财富的总和。其实质包括两 个方面的内容：一是明确规定了档案的所有权——国家全部档案归国 家所有，任何个人或集团均不得据为己有；二是确定了档案管理体制 ——实行集中统一管理。 关于我国国家全部档案的组织成份，1956年4月16日国务院颁发的《关于加强国家档案工作的决定》作出了明确的规定：在中华人 民共和国领土范围内，各个历史时期的国家机构、社会组织以及个人 形成的各种内容和载体的档案。这些成份可以分为三类： 1包括了建国以来党和国家的各级 各类机关、部队、团体、企事业单位以及著名人物形成的档案。这一 类档案为数最多、最完整系统并还在不断的产生。 2指“五四”运动到中人民共和国建立时止， 整个新民民主主义革命时期内，中国共产党及其领导下的人民政权、 革命军队、企事业单位、社会组织、革命活动家等形成的档案。这类 档案对于研究我国现代历史，开展革命传统教育和爱国主义教育都具 有很高的价值。 3这一类档案包括了历代王朝、北洋军阀政府、 国民党政府、日伪政权各时期的档案。这类档案是研究我国古代史、 15 近代史、现代史和帝国主义侵略史，认识“只有社会主义才能救中国” 的历史规律的珍贵资料。 档案工作有广义和狭义两种理解。广义的档案工作指整个档案事 业，包括档案行政管理、档案业务工作、档案教育、档案科研、档案 出版等。狭义的档案工作仅指档案馆、室的具体业务工作，现在一般 分为收集、整理、鉴定、保管、编目检索、编研、利用、统计等八个 业务环节。其中前四个环节是档案实体管理工作，后四个环节是档案 信息管理工作，各个环节之间互相联系又互相制约，相辅相成，组成 一个完整的工作过程。本课所讲的档案工作主要是指狭义方面的档案 工作。 档案工作是通过管理和提供档案利用，直接为社会各项活动服务 的工作，也是维护党和国家历史真实面貌的重要事业。其性质可概括 为管理性、服务性和政治性。 1 这一特性主要表现在三个方面：?它是专门管理档案的一项特殊 的业务。档案工作不生产物质财富，也不生产档案材料，更不直接从 16 事政务管理和决策，只是专门管理档案，并通过提供档案材料利用来 为各项管理和决策工作服务。?它是机关管理工作的重要组成部分。 档案工作是机关单位办公厅室的一项重要工作，负责收集、管理和提 供利用本机关的档案。任何机关、单位要想搞好档案工作，完成任务、 履行职责，都离不开档案和档案工作，都必须通过档案查考，借鉴过 去工作的经验教训。?它是一项科学性、技术性很强的管理工作。档 案工作的每一个业务环节，都必须遵循档案形成、管理、利用的规律 与特点，运用最新管理方法和科技手段来组织开展，因此，要求档案 人员具备一定的哲学、自然科学、社会科学、思维科学的知识和专门 业务技能，才能做好各个环节的业务工作。否则，档案工作将处于混 乱无序的状态。 2 档案工作是一项服务性很强的工作，这正是档案工作得以存在和 发展的根本所在，档案室为本机关各项工作提供资料服务，档案馆为 社会各方面工作提供史料服务。档案工作的服务性具体表现在：?档 案工作是一种档案资料的后勤服务工作。?服务性是档案工作赖以生 存和发展的前提条件。?服务性是发挥档案工作重要作用的基本属 性。强调档案工作的服务性，不仅不会将低档案工作的社会地位，相 反，只有清醒地认识到这一点，努力做好档案信息资源开发利用工作， 最大限度的满足机关和社会对档案的需要，充分实现档案的价值，档 案工作才能获得生存和发展的客观条件。 17 在阶级还未完全消亡的社会里，档案工作仍然具有政治性的特 点。其原因是；?档案内容具有政治性。?档案工作总是为统治阶级 的利益服务的，具体表现为：档案工作是一项机要性的工作，档案工 作是维护国家、社会历史真实面貌的政治需要。 《中华人民共和国档案法》明确规定：“档案实行统一领导、分 级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。” 这一原则的确立，既是我国档案工作长期实践经验的总结，也是我国 社会主义制度对档案工作的必然要求。档案工作基本原则的基本思想 包括了三个部分的内容： 对此，可从两个方面来理解： ?我国的社会主义的国家性质，决定了国家的全部档案是国家的历史 文化财富，这就为档案工作的统一领导和档案的集中管理创造了条 件。同时实践证明，只有统一领导和集中管理，才能克服档案分散保 存的混乱状态，便于制定统一的工作规范和标准，实现档案信息利用 的网络化，为社会各方面利用档案提供最便捷的条件，以充分发挥档 案作用。?我国历史悠久，幅员辽阔，经济发展和档案工作条件都不 平衡，交通通讯设施差距很大，面对丰富的档案资源，如果不实行统 一领导和分级管理，就难以保证档案工作的正常进行和档案财富的有 效积累。“统一领导、分级管理”的原则具体运用于三个方面：一是 国家全部档案由各级档案行政机构分别集中管理。首先，各机关单位 18 的档案由档案室集中统一管理，不得分散在各个部门和个人手中保存。其次，机关档案室在规定保管期满后，必须把长期和永久保管的档案移交给各级国家档案馆集中管理，任何机关单位都不得拒绝移交。其三，一切档案未按规定程序办理批准手续，均不得任意转移、分散、销毁和买卖。二是全国档案工作，由各级档案行政机关统一、分层、分专业进行指导和监督。首先，国家档案事业由国家档案局负责统筹规划，组织协调，统一制度、指导、检查和监督。其次，地方各级档案局，负责对该行政区域内的档案工作进行指导、检查和监督。其三，各专业系统档案主管机关对该系统档案工作实行指导、监督和检查。三是实行党政档案和档案工作的统一领导、档案行政和档案业务的统一领导（即局馆合一，两块牌子，一套人马，两种职能）的体制。 2这条原则是档案管理的基本要求， 也是各级档案机关的首要任务。具体包括两个方面的内容，?维护档案的完整。所谓完整，是指档案数量和质量的统一，从数量上来说，要求做到档案齐全，即应归档的文件材料都必须及时向本机关档案室归档，该向国家档案馆移交的档案都必须按时移交，任何单位或个人都不得拒绝归档和移交。从质量上来说，不应归档的文件材料一份也不准归档，不该移交的档案一份也不得移交，并且归档的文件材料必须做到按照形成规律保持一定的联系性和系统性。数量和质量两者缺一不可，互相联系，才能有效的维护党和国家的历史真实面貌。?维护档案的安全。所谓安全，包括了档案的物质安全和政治安全两个方 19 面。物质安全是指档案实体不能受到任何人为的或自然的损毁。政治 安全是指档案内容的机密不被盗窃和泄露。维护档案的完整与安全是 有机的统一，完整是安全的物质基础，安全是完整的有力保证，即做 到完整是安全的完整，安全是完整的安全。 这条原则体现了档案工作的根本目的，是检验档案和档案工作质量的重要标准。利用是档案工作的出发 点和归宿，因此，即要反对重藏轻用，又要围绕利用做好各个环节的 业务工作。 档案工作基本原则是一个有机整体。统一领导、分级管理是组织 和制度保证，维护档案的完整和安全是物质基础，便于社会各方面的 利用是目的和宗旨。相互缺一不可，相辅相成，相互作用，共同促进 档案工作向健康有序的方向发展。 我国档案工作机构在当今世界各国中是最为完整和系统的，外国 档案同行对此极为羡慕。根据不同的性质和任务，我国档案工作机构 可分为四种基本类型： 档案室是各级各类机关、单位统一管理本机关、单位档案和指导、 监督、检查本机关、单位各部门档案工作的内部组织机构，一般具有 档案业务管理和档案行政管理的双重职能，因此，有的单位也称为档 案处、科，隶属于本机关办公厅（室）领导。 20 档案馆是《中华人民共和国档案法》规定的集中管理档案的文化 事业机构，是档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文 件集中向社会提供利用中心和档案信息服务中心。科学文化性是档案 馆的基本属性，是区别于档案室的本质特征。档案馆的主要任务，《中 华人民共和国档案法》第八条规定为：“负责接收、收集、整理、保 管和提供利用各分管范围的档案。” 《中华人民共和国档案法实施办法》将其具体化为三项主要职责：“1、收集和接受本馆保管范围内对国家和社会有保存价值的档案；2、对所保存的档案严格按照规定整理和保管；3、采取各种形式开发档案信息资源，为社会利用档案资 源提供服务。”至2004年，我国已有各级综合档案馆3121多个，连 同上万个专门档案馆，形成了功能比较完善的全国档案馆网络系统。 档案科研机构有各级各类档案科研所和群众性学术团体。教育机 构有档案大中专学校和培训中心。档案出版机构有中国档案出版社， 档案宣传机构有百余家档案专业报刊。 现在设有国家各级档案局，在同级党委和政府的双重领导下，负 责该行政区域档案事业行政管理工作和对下级档案事业进行指导、监 督、检查。 机关档案工作是泛指我国各级党、政、军机关和各种社会组织、 企事业单位为了集中统一保存和管理该机关档案而建立起来的档案 21 工作，是我国为数最多的档案基础工作，截至1999年底，我国已有省直以上机关、大型企事业单位档案室16905个，省直以下机关和中 小型企事业单位普遍建立了档案工作。机关档案工作是提高机关工作 效率和服务质量的重要工作，已成为我国档案工作的一项重要制度和 中国特色社会主义档案事业的重要基础。 1983年4月28日，中共中央办公厅、国务院办公厅联合颁发的 《机关档案工作条例》指出：“机关档案工作是机关工作的组成部分， 是提高机关工作效率和工作质量的必要条件，是维护机关历史真实面 貌的一项重要工作。”对机关档案工作的性质、地位与作用都作了明 确的规定，现具体分析如下： 1 （1）机关档案工作在办公厅、室的领导下，担负维护档案完整 与安全的重要任务，是一个重要的机要部门。 （2）机关档案工作直接为机关工作的领导、决策、管理和日常 业务的开展提供咨询、参谋和条件等服务。 （3）机关档案工作对本机关所属系统各部门的文书归档工作进 行指导和监督。 2： （1）机关档案是整个国家档案的主要来源。 （2）机关档案工作是整个国家档案工作的基础。 3 22 《机关档案工作条例》和《档案法实施办法》规定机关档案工作 任务主要有四项： 1 2指导、监督文书部门和业务部门，把应该归档的文件材料收集齐全；指导和帮助各部门按照文件归档的原则与要求 整理文件材料，根据需要与可能，做好各项技术性工作，如纸质文件 的装订、电子文件的录入、声像材料的文字说明等；指导和监督各部 门定期向档案部门归档，使机关全部档案得以集中统一的保管。 3管理主要是指做好两项工作，一是要做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计及检索工具编制、档案资料编研等 基础业务工作；二是统一管理本机关的全部档案，保证该机关档案的 完整与安全。服务是指档案部门应为机关各项工作提供档案资料的咨 询、查阅和利用等工作。 4《机关档案工作条例》和《档案法实施办法》规定， 机关长久保存的档案，在本机关保存一定期限（中央和省级机关20 年，其他机关10年）后向指定的国家档案馆移交。移交时注意：一 要把有关检索工具、参考资料一并移交；二要把一个机关的全部档案 统一向一个档案馆移交，不得分散移交几个档案馆，以保持一个全宗 的完整性；关、停、并、转、撤的机关单位应按有关规定移交档案， 其中国有企业产权变动的，其档案处置要按原国家经贸委等六部委颁 23 发的《关于国有企业产权变动的档案处置办法》执行。各机关单位均 不得自行转移和擅自销毁档案。 我国现行机关档案工作体制为：1、行政上接受机关办公厅、室 的领导。2、业务上接受同级档案行政机关和本系统上级机关档案部 门的指导、监督和检查。3、驻地方的上级机关的直属机关单位的档 案工作实行以专业主管机关为主，地方档案行政机关为辅的管理体 制。 我国现行机关档案工作机构设置是：省直以上机关和大型企事业 单位可设档案处（馆），省直以下机关和中型企事业单位可设档案科 （室），县属机关和小型企事业单位可独立设置档案室，也可设置联 合档案室，或配置专、兼职档案工作人员。机关档案室现有这样几种 类型：综合档案室、文书档案室、人事干部档案室、科技档案室、声 像档案室、财会档案室等。 1、政治可靠，道德良好； 2、知识面比较广泛； 3、具有相当的档案管理理论知识和实践经验； 4、熟悉本机关单位性质、职能、业务、任务和机构设置等。 1、吴宝康主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社，1999年 11次印刷。 24 2、冯惠玲、张辑哲主编：《档案学概论》，中国人民大学出版社， 2001年6月第1版。 3、陈兆吴、和宝荣主编：《档案管理学基础（修订本）》，中国人 民大学出版社，1996年5月第2版。 4、傅荣校著：《档案管理现代化》，浙江大学出版社，2002年8 月第1版。 5、张缉哲著：《维系之道——档案与档案管理》，中国人民大学 出版社，1995年12月第1版。 6、郭树银主编：《归档文件整理工作指南》，中国大百科全书出 版社，2001年2月第一版。 7、孙淑扬、邱晓威主编：《档案计算机管理教程》，中国人民大 学出版社年1999年12月第1版。 8、中国档案学会主办：《档案学研究》（双月刊）。 9、中国档案局主办：《中国档案》（月刊）。 10、中国人民大学主办：《档案学通讯》（双月刊）。 11、四川档案局主办：《四川档案》（双月刊）。 1、了解档案的起源、我国档案的演变。 2、认识档案的定义及其含义。 3、认识档案的作用及其发挥的规律、条件。 4、认识国家全部档案的实质与组成。 5、怎样完整准确地理解档案工作的基本原则？ 25 6、如何认识机关档案工作的性质、地位与任务？ 7、怎样做一个合格的档案工作者？ 认识档案收集工作的内容、意义、要求，掌握 机关档案收集工作的制度和组织，了解档案馆的档案收集工作和专门 档案收集工作的范围。 1、重点认识档案收集工作的要求、掌握机关 档案收集工作的制度和组织。2、难点是机关文件归档制度的指定与 实施。 课堂讲授与参观见习 3学时 第一节 档案收集工作概述 档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规 定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、 个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进 行科学管理的一项业务环节。 档案收集工作的内容，可以从档案业务机构和档案内容特征两个 26 方面来认识。从档案机构来看，可分为机关档案室对本机关归档文件 材料的收集和国家档案馆对档案形成机关需要长久保管的档案的接 收、征集。从档案内容特征来看，可分为文书档案收集、科技档案收 集及其他专门档案的收集。 可以说，没有档案收集工作，就没有档案 工作。 前述已知，档案收集工作的任务就是把分散形成的档案通过接 收、征集等方法集中到档案室和档案馆统一管理起来。 党和国家历史面貌的真实性，是通过档案的完整性来显示的，收 集工作就是要使档案完整齐全的集中保存起来。舍此，维护党和国家 历史真实面貌就只是一句空话。 档案收集是否齐全完整，对于档案的整理、鉴定、保管、编研、 利用等业务环节的质量，都具有决定性的影响作用，这是不言而喻的。 27 1、积极收集，完整积累。 2、建立合理的档案收藏结构。 3、注意馆、室藏的档案特点。这一点在档案精品化和分布式管 理的信息社会尤为重要。 1、加强馆、室外调查工作，了解、分析和掌握各机关、部门档 案形成规律，以增强档案收集的目的性、针对性。 2、合理安排各类档案的接收时间，制定切实可行的接收制度和 要求，提高档案收集工作的质量。 3、做好馆、室外的档案形成的指导工作，保证所收集档案的质 量。 4、推行并加强档案标准化和规范化工作。 5、尽可能精炼应收集的档案。 1、必须把一个独立的机关、单位的全部档案作为一个全宗，集 中在一个档案室或档案馆统一保管。 2、保持全宗内档案之间的内在联系和各个全宗之间的相互关系。 28 《档案法实施办法》第十二条规定：“按照国家档案局关于文件 材料归档的规定，应当立卷归档的材料由单位的文书或业务机构收集 齐全，并进行整理、立卷，定期交本单位档案机构或者档案工作人员 集中管理，任何人都不得据为己有或者拒绝归档。”这条规定明确指 出了文件归档是机关档案室收集档案的主要途径。机关文件归档工作 包括两个方面的内容。 《机关档案工作条例》规定：“机关应建立、健全文件材料的归 档制度。”“凡机关工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由 文书部门或业务部门进行整理、立卷，并定期向档案部门移交。”可 见，建立文件材料归档制度是保证机关档案收集工作正常进行的重要 保证。文件材料归档既是文书工作最后一项业务环节，又是档案工作 的起始环节，它是文件转化为档案的进口，通常把它叫做文书工作和 档案工作的结合部。（关于“归档”不应作为文件与档案区别的界限 问题，近年来档案学界开展了较为热烈的讨论，《档案学研究》2000 年第3期登载了浙江大学历史系教授陈作明的《论档案》，文中提出这样一个观点：“归档与否不是区别文件与档案的界限。”并说明三条 理由，一是有些单位应归档的文件没有归档，不能因此说没归档的文 件就不是档案；二是有些归档的文件还未办理完毕，严格说并不是档 案；三是电子文件时代，实行文、档一体化管理，文件形成后即可归 档，或者一边办理、一边归档，那么，它们到底是文件，还是档案？ 对此，可作进一步的探讨。）因此，抓好文件归档制度的建立、健全 29 与执行，具有十分重要的意义。 文件材料归档制度的内容主要包括了文件材料归档和不归档范 围、归档时间和归档质量要求三个部分。 1、文件材料归档和不归档范围 1987年国家档案局制发了《机关文件材料归档和不归档范围》， 不少专业系统的主管部门据此制定了各系统文件材料归档和不归档 范围。所谓归档范围的文件材料，指凡是机关工作活动形成的具有保 存价值的、各种门类和载体的、已经办理完毕的文件材料。其意思包 括四个方面，首先，从形成者来说，机关各业务部门、各组织团体在 工作活动中形成的文件材料；其次，从保存价值来说，包括了永久、 长期、短期保存的文件材料；其三，从形式、载体来说，包括了纸质 文件材料和照片、磁带、光盘、邓此行载体的文件材料；其四，从形 成时间来说，必须是已经办理完毕（即履行了公文处理程序）的文件 材料。具体而言，机关文件材料归档范围有： （1）机关正式发出的具有保存价值的文电，包括公文正件、附 件（图表、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、总结、登记表、名册等）。 （2）机关内部文件材料，如会议记录、纪要、规章制度、电话 记录、统计报表、名册、调研材料、计划总结、重要文件的历次修改 稿，机关领导人进行重要活动的录音、录像、照片等。 （3）未经机关发文登记的各种文件材料，如会议文件、访问记 录、合同契约、调查报告以及来自其他机关的文件。 （4）登载于上级机关内部刊物上不另行文的指导性文件、有关 30 本机关工作活动的记述、奖励、表扬或批评等而又无正式文件的材料， 也应收集。 不归档文件材料范围主要有：重份文件、无查考价值的事务性文 件、内容已被综合性文件包括了的专题文件、无保存价值的抄件、起 参考或交流作用的文件、一般文件的修改稿、一般的内部刊物、工作 简报、一般的群众来信等。各机关应根据有关规定，结合自身实际情 况，制定适用于本机关的归档和不归档文件范围。 2、文件材料的归档时间 （1）文书类：纸质文件材料现行归档时间定于次年六月底以前。 电子文件材料目前尚无统一规定时间，各机关单位可视自身情况自行 规定（参考：在办公自动化和文档一体化管理条件件，不少单位已实 行实时归档制度）。 （2）专门文件材料：如科研课题、基建项目、录音、录像、照 片等，按现行规定的归档时间执行。电子载体归档时间可自行规定。 （3）特殊情况处理办法：如办公地点分散或远离机关档案机构 的部门形成的文件、跨年度办理的文件、虽办理完毕但需经常查阅的 文件等，可适当推迟归档时间，但应按时向机关档案室报送归档文件 材料目录。 3、文件材料归档质量要求 基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间 的有机联系，区分不同的保存价值，便于保管和利用。 具体要求： 31 （1）归档文件材料要齐全完整，包括文件材料的种类、份数及 每份文件的页数等，都要齐全完整，即该归档的文件材料一份甚至一 页也不能缺少，做到周恩来同志所说的“只言片语不能少”。 （2）关系密切的文件材料要合并在一起归档，如正件与附件、 印件与定稿、请示（报告）与批复、转发件与被转发件、多种文字形 成的同一份文件、电报与文稿等。 （3）不同年度的文件一般要分年度归档，但是有些跨年度的文 件材料要按下列办法处理：?请示、报告与批复放在批复年度归档； ?计划与总结要放在针对年度或最后一年归档；?会议文件要放在开 幕年度归档；?非诉讼案件的文件材料要放在结案年度归档；?其他 跨年度的文件材料，按有关规定执行。 （4）合并在一起归档的文件材料要按照下列顺序排列：?按重 要程度排列，如批复在前，请示、报告在后；正件在前，附件在后； 印件在前，定稿在后，历次修改稿最后依次排列；非诉讼案件的结论 性文件材料在前，依据性文件材料在后；电报在前，文稿在后等。? 按形成规律和特点排列，如同一活动过程中形成的文件材料，按其形 成的先后顺序排列。?按有关规定排列。 （5）需要立卷的文件材料按以下要求办理：?卷内文件要按排 列顺序依次编写件号和页号；?按照规定格式和规范要求填写卷内文 件目录、备考表、案卷封面和进行装订；?拟写案卷题名要简明、准 确、扼要、规范，案卷题名有形成者、形成年度、卷内主要内容和主 要文种四个部分组成，文书档案案卷题名不超过50字，专门档案案 32 卷题名不超过70字；?每个案卷应按一定规律编制归档号并编制案 卷目录一式数份，档号由全宗号—案卷目录号—案卷号组成。 机关文件材料归档工作由机关档案室组织。组织工作主要有： 文件材料归档实行档案部门与形成部门两结合的工作方式，这是 新中国机关档案工作实践的成功经验，也是提高归档文件质量和归档 工作质量的重要保证。因为，一方面文书部门和业务部门熟悉文件材 料内容，能准确认识和把握文件材料的利用价值；另一方面档案部门 掌握档案专业知识、档案工作技能和有关规定，两者结合，才能确保 文件材料的归档质量。 1、指导和协助文书部门或业务部门明确归档责任者。文件材料 归档责任定在哪一级，可根据机关的大小、内设机构的复杂程度和文 书处理方式来合理选择。一般来说，大型机关单位内设机构层次复杂， 文书处理多采用分散方式，因此，归档工作也相应的采取分散方式， 即由各个二级机构收集整理后汇集到其上级主管部门统一向档案部 门移交。中型机关单位内设机构层次较少，文书处理多采用分散和集 中相结合的方式，因此，归档工作已相应采取分散和集中相结合的方 式，即由办公室或文书部门负责综合性文件材料归档工作，各业务部 33 门负责其职能活动中形成的文件材料的归档工作。小型机关单位内设 机构简单，文书处理多采用集中方式，因此，也相应采取集中归档的 方式，即由办公室或业务部门统一收集、集中整理归档。 2、指导和帮助文书部门或业务部门恰当确定某些文件材料的归 档分工。为了避免文件材料的重复归档或遗漏归档，应对文件材料归 档责任予以明确的规定。首先，凡是机关单位自己形成的文件材料， 按党政分开的原则，党组织的文件材料有党组织的办公室和各个工作 部门负责收集整理归档；行政机关形成的文件材料由行政办公室和各 职能部门负责收集整理归档；党政联合发文则由文号所属部门归档； 几个部门联合发文则由第一责任部门或主要责任部门负责归档，也可 指定其中的一个部门负责归档。其次，外来文件材料，如属党政机关 来文则由相应的党政部门负责归档；如属业务主管机关来文则由对口 业务部门负责归档。其他文件，可由档案部门与有关部门协商明确归 档责任。 3、指导和协助归档责任部门编制归档文件类目（或立卷类目）， 督促责任部门做好平时文件收集（或称“归卷”）工作。归档文件类 目（或立卷类目）是事先编制好的归档计划，它由文件材料类别和条 款组成，每一个条款形成一组文件材料（立卷归档时可将其组成一个 或若干个案卷）。归档文件类目的编制方法是：（1）编制时间，一般 在上年底或本年初；（2）编制办法，在档案人员的指导和协助下，文 书人员按照上年归档文件的类目情况和本部门文件制作规律，参照本 年度部门工作计划，预计本年度文件材料收发基数，预定当年文件材 34 料收集类目；（3）操作程序，首先根据预定类目即文件数量，准备数 量相等的档案盒或卷宗，并在卷盒封面和脊背上写明类目名称，以备 收集文件时使用；然后，在文书处理过程中，及时把办理完毕的文件 材料放进相应的卷盒中，并填写卷内文件目录。平时文件收集是一件 很重要的文件材料形成积累工作，如果作的很认真、细致、规范，文 件材料收集齐全完整，那么，年度文件归档工作就很轻松、顺利。否 则，年度归档工作就很麻烦，归档质量也得不到保证。 零散文件主要指：1、由于历史上各种原因造成文件材料流失在 社会上，如战争、灾害等；2、由于归档制度未建立或健全以前，文 件材料分散在形成部门或个人手中；3、由于机关单位撤、转、并、 迁使文件材料流失；4、由于本机关领导人兼任另一机关领导者而带 走文件材料；5、由于人员调动时未交出其手中的文件材料；6、向上级机关或主管部门呈送请示、报告而未自留存档等。 收集方法：1、调查研究，摸清情况，制定收集计划和实施方案， 有目的性和针对性的做好收集工作；2、健全完善归档制度，采取切 实可行的措施，严格控制文件材料的散失；3、采取积极主动的补救措施，如追回、动员交回、复制、有偿归还等，确保零散文件收集回 来。 “帐外”文件是指机关工作活动中未经文书部门登记或用印等公 35 文处理程序而形成的文件材料，如会议记录、部门规章制度、统计报 表、声像材料、领导人直接收到的公务文书等。收集办法：1、制定“帐外”文件材料归档制度和切实可行的控制措施；2、与各部门保持密切联系，及时了解和掌握“帐外”文件形成情况，督促有关部门 认真做好收集归档工作。 1、接收现行机关的档案。现行党政机关、人民团体、国有企事 业单位的档案，都必须按照《档案法》的规定，将其中需要长久保存 的档案定期向各级国家档案馆移交。这是档案馆档案的主要来源。 2、接收被撤销的党政机关和国有事业单位的档案，接收宣布破 产和转制的国有企事业单位的档案。 3、征集历史档案。 4、档案馆之间交换的档案等。 根据《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围》的 规定，各级各类档案馆收集档案的范围有所不同。 1、中央级档案馆档案收集范围（略） 2、地方各级档案馆档案收集范围 36 （1）综合性档案馆：?所属行政辖区内的革命历史档案和旧政 权档案；?本级党政机关、人民团体和国有企事业单位形成的需长久 保存的档案；?属于本馆接收范围内的撤销机关单位、破产或转制国 有企事业单位的档案，以及其他应接收的档案等。 （2）专业性档案馆：地方专业性档案馆现在主要分为两类，一 类是地方各级城建档案馆、房地产档案馆等，负责收集本级党政机关、 国有企事业单位的基本建设档案、城市建设档案和公有、私有房产、 地产的合法证明文件；另一类是企业、高校、科研院所档案馆，负责 收集本单位的各类档案。 接收档案是档案馆收集档案的主要途径，包括三个方面的接收工 作。 这是档案馆收集工作的经常性任务。 1、接收办法：凡在机关档案部门保管期满应该送交档案馆保存 的长期和永久性档案，档案馆可逐年或分阶段定期接收。 2、接收要求：?进馆档案必须保持全宗的完整性，一个全宗只 能集中保存在一个档案馆，不得分散在几个档案馆保存。?进馆档案 应该按照规定整理妥当，各类档案质量都应达到规定要求。?立档单 位编制的各种目录、全宗介绍、大事记、组织机关沿革等检索工具和 档案参考资料，应按规定组织完整一并接收。 3、接收注意事项：?凡立档单位保存期满应进馆的档案，原则 37 上到期一律进馆，任何单位不得自己保存，档案馆也不得拒收。?立 档单位之间互送的重要文件，除请示与批复外，一般只由发文机关送 交档案馆，收文机关不送交档案馆。?上级领导机关或专业主管部门 下发的文件，由发文机关送交档案馆，收文机关原则上不送交档案馆。 ?档案馆接收机关档案时，交接双方必须按照移交目录清点核实，并 在交接凭证上签名盖章。 撤销机关、破产或转制国有企事业档案送交档案馆时，档案馆须 按照国家有关规定并商有关主管部门同意后方可进入交接程序。进行 接收工作时应注意： 1、拟定详尽的接收工作实施方案。 2、双方均应制定专人负责档案的整理移交和进馆接收工作。 3、档案馆接收档案后，应保持原全宗的完整性或独立性（转制 企事业单位部分档案进馆应保持原全宗的独立性）。 4、如原全宗由另一机关代管，代管机关应在原全宗保存期满后 完整地送交档案馆。 5、如果撤销机关、破产或转制国有企事业单位档案没有整理或 整理不合格，而又无力整理，那么，档案馆可先接收进馆，以保证档 案地完整与安全。具体处理办法由双方商定。 1、对于保存于现行机关的历史档案，可采用接收现行机关档案 的办法接收。 38 2、对于博物馆、纪念馆、图书馆、文管部门、大专院校保存的 历史档案，可采用协商的办法接收，一般由原单位保存原件，档案馆 接收其复制件进馆。 3、接收别的档案馆保存的历史档案时，应向上级档案行政机关 备案。 此项工作主要指把流失在社会上或个人手中的历史档案收集进 馆。因为历史档案流失的原因复杂，征集工作政策性强，所以，可采 取以下征集办法： （一）调查研究，摸清情况，统一规划，又组织、有计划、有重 点、有目标的开展征集工作，防止征集工作的盲目性。 （二）积极主动地争取本级党委和政府对征集工作的重视和支 持，在党委和政府的领导下，依靠有关部门的帮助与配合，形成强大 的征集工作的社会合力。 （三）征集工作既要正确把握政策和策略，又要讲究方法和技巧， 注意处理好四个关系，一是个人保存与档案馆集中管理的关系，二是 积极征集与开展思想工作的关系，三是征集与奖励、酬金的关系，四 是征集与利用的关系，使征集工作健康有序地进行。 39 基建档案、产品档案、科研档案、地质档案、水文档案、气象档 案以及农田建设、水利建设、水电建设、农业科技等档案。 1、征集范围：按照原国家经委等四部委联合制定的《科学技术 档案条例》及有关规定执行。 2、收集办法：（1）定向定内容收集，明确各类档案形成部门或 主管部门的归档责任，档案部门认真做好指导、监督和检查工作。（2） 抓住主要环节和关键阶段收集，如基建项目竣工验收和科研课题成果 鉴定等。（3）做好易缺材料的收集工作，如会议文件、生产原始记录、 施工现场记录等。（4）做好四个结合：接收归档与现场收集相结合， 随时收集与集中收集相结合，科技档案收集工作与计划管理工作相结 合，对内收集与对外收集相结合。 3、建立健全收集工作制度，制定切实可行的实施方案，采取各 种有力的控制措施（经济的、行政的措施都可用上），确保科技档案 收集地完整和质量。 专门档案由广义和狭义两种理解，前者指文书档案以外的各类档 案，后者指文书档案和科技档案以外的各类专业性、行业性档案，如 诉讼、公证、艺术、姓名、地名、出版、教学、土地、山林、房产、 商标等。这里所称专门档案是指后者。 40 1、征集范围：按照国家档案局和有关国家机关制定的有关规定 限制范围执行。 2、收集办法：（1）根据专门档案形成规律和特点，制定各类专 门档案归档制度、归档责任、分类大纲和立卷类目。（2）具体收集方法可参照科技档案收集方法。 特殊档案主要指一些著名人士的档案材料和某些具有特殊意义 的资料。 1、收集范围：著名人士的事迹材料、传记、手稿、日记、书信、 笔记，著名人士在参观、访问、讲学、考察等社会活动中所形成的照 片、录音、录像、报道、诗词、书画、题词等。 2、收集办法：（1）加强宣传工作和思想工作，鼓励著名人士及 其亲友主动捐赠；（2）依靠有关部门的帮助，积极收集著名人士非公 务活动形成的资料；（3）可采用奖励、有偿的方法收集。（4）其他可行办法等。 1、收集内容：与本地区、本系统、本单位的历史有关的特殊资 料，包括书籍、内刊、手迹和其他实物等。 2、收集办法：参照著名人士档案收集办法。 3、收集注意：精心选择，鉴别真伪。 41 1、简述档案收集工作的内容与要求。 2、怎样做好机关档案收集工作。 3、了解档案馆收集工作。 4、了解科技档案和专门、特殊档案收集的内容与方法。 5、代XX单位草拟一份文件材料归档制度。要求：内容具体，类目 符合国家有关规定，条款设置科学合理，质量要求具有可操作性，结 构完整，格式规范。 42 教学目的与要求 了解档案整理工作的内容，认识档案整理工作 的原则和区分全宗的意义、方法，掌握全宗内档案分类方法、文件材 料归档整理规则和目录编制。 教学重点与难点 1、重点认识区分全宗的意义，掌握文件材料 归档整理规则和目录编制档。2、难点是文件材料归档整理方法。 教学方法 课堂讲授与见习指导 教学时数 5学时 档案整理工作就是把零散的和需要进一步条理化的档案，进行分 类、组合、排列和编目，使之系统化、有序化的一项业务环节。其内 容包括区分全宗、全宗内档案的分类、文件材料的整理（含组卷）和 目录的编制等。具体整理方式主要有以下三种情况： 43 档案室或档案馆对于按制度规定接收的档案，除验收时检查文件 （按卷）整理质量外，还必须根据本室（馆）库房管理的特点和需要， 进行全宗及其文件组合的排列、检索目录的加工等简单的条理化、系 统化的工作。 。这种整 理包括移交的档案、保管期满还需继续保存的档案、被灾害损害的档 案等。 这条原则应从内容和形式两个方面来认识和理解。从内容上来 说，文件材料反映了机关历史活动的性质、职能、任务和反复室等特 点与规律，只有据此整理，才能对档案进行恰当的分类与合理的组织。 从形式上来说，文件材料还体现了机关历史活动中的文书格式、语言 文风、行文关系、载体材料和技术环境等特点与规律，只有据此整理， 才能合理的处理某些档案材料的特殊问题。把内容和形式上形成的特 点与规律有机地结合起来整理档案，就能客观地反映档案形成时期、 形成机关各项活动的历史真实面貌，使档案的分类、组合工作得以顺 利进行。 44 文件材料之间具有来源、时间、内容和形式等方面的历史联系，整理 档案时，要注意保持它们之间有机联系。 1、不要轻易打乱原有的整理体系，尽量在原有整理基础上，只 对那些必须重新整理不可的档案作必要的加工。 2、在整理过程中，要充分利用原来的整理成果，只纠正其中整 理不当和整理有误的地方。 充分利用原有整理基础，即可保持文件材料之间原有的历史联 系，维护原机关的历史真实面貌，又可节省人、财、物力和时间，从 而保证了整理质量，降低了整理成本，提高了工作效率。 全宗、类别、组合（一个案卷或一份档案）既是档案的整理单位， 也是档案的保管单位和利用单位。在整理档案时，必须依次做好区分 全宗、全宗内档案的分类、同类中档案的组合排列以及目录编制等整 理工作。这一条原则集中体现了档案整理工作的目的和任务。 什么是全宗，为何区分全宗，根据什么区分全宗？这些问题，既 是档案工作实践的重大问题，也是档案学基础理论和应用理论的重大 45 问题。因此，务必把这些问题认识清楚。所谓全宗，从字面上来理解， 就是全部卷宗的意思。“宗”有原本、来源的意思，一般来说，全宗 是指一个法人或自然人在社会活动中所形成的全部档案的总和。 区分全宗具有以下意义： 全宗理论的实践依据和理论依据是：1、保持文件材料在来源上的联系，维护档案形成者的历史真实面貌，便于组织科学地鉴定、保 管、编研工作和提供利用。2、从历史唯物主义的观点来看待档案的 社会作用。电子文档的出现，使全宗理论和来源原则受到了新的考验 和挑战，这一情况在国际档案界引起了极大的关注和广泛的争论，迄 今为止，大多数档案学者坚持认为全宗理论和来源原则没有过时，仍 然是指导现在和今后档案工作实践的理论基础。 区分全宗，首先就是要准确的判定与合理的设置全宗。我国设立 全宗的基本原则是：新中国成立前从简，新中国从详。具体而言，清 朝及其以前的历代王朝的档案，按每个朝代为限分别建立全宗；民国 档案和革命历史档案，视具体情况设立若干全宗；中华人民共和国档 46 案按下列办法判定和设立全宗： 1、全宗构成者的条件 全宗构成者又叫立档单位（包括法人和自然人）。就法人来说， 应该具备三个条件：一是能够独立行使职权，能够以自己的名义对外 行文；二是能够独立核算财物，是一个独立的会计单位，自己可以编 制并确定经费预算或财务计划；三是具有一定的人事任免权，设有人 事管理机构或专门人员。其中最基本的条件是第一个，即能够独立行 使职权，在法律规定上级具有民事行为主体资格。就自然人来说，硬 是一定区域内的著名人物、著名家庭或家族。以上说的是文书档案全 宗构成者的条件。科技档案全宗的构成条件为：一是法人，二是大型 工程项目。 2、全宗构成者条件的变化对全宗判定和设立的影响 就法人来说，机关得分、合、撤、并、转、健等变化，在具体判 定合设立全总是，可根据《机关档案工作业务建设规范》等规定执行。 具体分析时，着重看其“是否能够独立行使职权和以自己的名义对外 行文”。 设立全宗主要有以下几种情形： 1、独立全宗 这是指一个独立的立档单位在工作活动中形成的各种门类和载 体的档案的整体。 47 2、联合全宗 这是若干独立机关形成的档案，由于混在一起，难以区分全宗构 成者而联合组成的一个全宗。原因有两种：一是前后有密切的联系， 特别是一些为期较短而又相互更替的机关，其文件材料混在一起很难 区分。二是一些职能上有密切联系的机关，甚至合署办公的机关，其 文件材料混在一起也无法分开。 3、人物全宗 这是社会知名人士一生或著名家庭、家族在一定时期立所形成的 档案整体。包括其著作、手稿、日记、新建、财务记录、遗嘱和记载 其社会活动的各种记录材料。 4、档案汇集 这是有不明所属全宗的零散残缺文件，按一定特点集中起来的一 种档混合体。它不是一个全宗，只是作为一全宗来进行管理。 5、档案馆对全宗的弹性处理 （1）全宗汇集 按照一定特点和联系，把若干个小全宗组成一个全宗集合体，给 定一个全宗名称和全宗号，作为一个全宗来管理。 （2）全宗群 为了维护同一类型或专业系统的若干个全宗的不可分散性和保 持文件材料在更大范围内的历史联系，便于开发利用，档案馆可以把 同一时期或地区，在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位形成的 若干个全宗构成一个有机群体——全宗群。他不是一个固定的尸体单 48 位，仅仅是档案馆进行全宗排列是的一种组合方法和思想，以便于对 档案的“分群管理”。因此，它的组织方法和方式比较灵活，或按一 定的实践、地区，或按一定的系统、机关性质，或按其他方面的某种 联系来组成。 对于一些不易划归一定全宗的档案，可按其特点来判定其所属全 宗。 1、对于内部文件和发问，只要查明文件作者即可考证和推定其 所属全宗。 2、对于收文，只要查明文件的实际接收者即可考证和推定其所 属全宗。 3、对于已经组卷的档案，可根据案卷标明的立档单位名称来核 实其所属全宗。 4、对于没有这座和收受者的文件，可借助文件内容和形式方面 的标志、特征研究其所属全宗，或通过调查有关人员来判定其所属全 宗。 全宗内档案的分类，是指按照档案的来源、产生时间、内容和形 式上的异同，将立档单位形成的档案分成若干层次和类别，使之构成 49 一个适合保管和利用地有机体系的档案整理方法。它是文件材料系统 化、条理化的关键步骤，不仅使全宗内档案成为一个内在联系密切的 有机整体，便于科学的管理和系统的利用，而且为归档文件的具体整 理（同类文件材料的组合排列）与编目等创造了便利条件。 全宗内档案分类的要求主要由三条： 即分类要从客观实际出发，保持文件材料之间原有的历史联系， 因此，全宗内档案的分类应根据档案形成的特点和档案成份的实际情 况，按照文件在立档单位活动中原来形成的联系分类。 具体体现在：1、全宗内档案的类、属类、细目的等级层次必须 分明，等级层次的设立以够用为度。等级层次多了则分类过细，增加 不必要的整理工作量；等级层次少了则分类太粗，不便于利用。2、每一级分类只能使用一个分类标准，并且其标准必须保持一致性，不 能使用两个以上标准。3、美以及类别必须做到概念明确、范围界限 清楚，即同一级类别必须是并列关系，不能互相包容和交叉。 1、要从立档单位的实际情况出发，根据档案的成分、数量、形 式和载体材料选用最有实用意义的分类方法。 2、要从档案管理要求来选用对于本馆或本室在分类保管、检索、 利用等方面最有实用价值的分类方法。 50 全宗内档案分类的一般方法又叫分类标准，是指具体划分全宗内 文件材料之间异同的依据。主要有四种类型： 1、按文件材料的形成时间分类：主要由年度分类法和时期（年 代）分类法两种。 2、按文件材料来源分类：可归纳为组织机构分类法、作者（单 位）分类法、通讯者（有文书往来关系的单位或个人）分类法三种。 3、按文件材料的内容分类：主要有问题（事由）分类法、实物 分类法（指文件内容涉及的事物，如粮食、煤炭等）和地区分类法。 4、按文件材料形式分类：有文种分类法和载体材料分类法。 1、年度分类法 这是一种保持文件材料在形成时间上紧密联系的分类方法。运用时要 注意： （1）文件上又不同年度的几个时间时，一般处理方法有：?内 部文件和一般发文以领导签发日期为准。?收文以收到日期为准。? 指令性文件以签署（落款）日期为准。?法规性文件以批准、公布或 生效日期为准。?会议文件以开会日期或会议通过日期为准。?计划、 总结、预决算、统计表报以针对时限为准。 （2）文件上没有准确日期时，可以从三个方面判定其归类日期： ?分析文件内容所涉及的年份（年代）。?分析文件制成材料、格式、 字体和其他标志等形式特征所反映的年代。?对照一直日期的相关文 51 件或调查有关人员。 （3）跨年度的文件材料，其日期的确定方法是：?单份文件， 如总结与计划合一的文件，按主要内容针对的年度，内容不分主次的 则按文件形成年度。长期规划按开始年度，长期规划的总结则按最后 年度。?一组文件，一般归入该项活动（工作）的结束年度。 （4）专门年度文件材料，专门年度有教学年度（上年9月至下 年8月）、农业年度（上年冬季至下年秋季）等，一般年度称为财政 年度（也叫自然年度或公元年度），以专门年度形成的文件材料一般 按专门年度归类。与专门年度不一致的，或按主要年度归类；或按一 般年度与专门年度分别归类，然后有规律的合并在一起，形成交错的 年度类别。 2、组织机构分类法 这是一种保持文件材料在来源上紧密联系的分类方法。运用时要 注意： （1）类别设置。中小型机关单位，按内部第一层次的组织机构 设置类别，把组织机构名称作为类别名称。大型机关单位，可先按内 部第一层次的组织机构设置一级类别，再在一级类别下边按第二层 次、第三层次组织机构设置二级类别、三级类别。类别设置多少层次 比较合适呢？主要是根据立档单位内部组织机构设置情况以及文件 材料形成数量，一般以够用为度，太粗或太细都不利于保管和利用。 类别排列次序或根据有关文件规定，或按照习惯确定。一般是按照先 领导机构后下属机构、先综合部门后职能部门的顺序排列。如党的机 52 构在前，行政机构在后；办公厅（室）在前，其他处室在后，其他处 室可再按人、财、物顺序排列。 （2）临时机构。如果是独立机构则应单独设置一类，排列在最 后。如果是合署办公的机构，则归入所附的常设机构之后合成一类。 （3）涉及几个机构的文件材料的归类办法：?有统一规定的就 按规定归类。?没有规定的，一般按发文字号归类；如果是部门代为 起草的则归入该部门；联合办理的可归入主办部门，也可归入最后承 办部门或“退存”部门。 3、问题分类法 这是一种保持文件材料在内容方面密切联系的分类方法。运用时 要注意： （1）类别设置。要参照立档单位职权范围的基本任务，分析研 究其工作性质，从文件材料形成的实际情况来合理设置类别。 （2）类目体系力求简明，合乎逻辑。首先。一般情况下类目设 置的层次不宜过多，通常都要设置“综合类”，以解决一些难以明确 归类的文件材料的归类问题。其次，各级分类标准要统一，同级类别 的划分只能按照一个标准进行，类与类之间必须室并列关系，不得互 相包容和交叉。 （3）归类时，应按照文件的主要内容来归类，对于一些不易归 类的文件材料，应制定一个统一的规定来妥善解决其归类问题，以防 因人而异，各行其是，不便利用。 53 以上三种分类方法都存在着一定的局限性，年度分类法太粗，组 织机构分类法太活，问题分类法太难。因此，在世运用中，往往不只 使用一种分类方法（或称简式分类法），而那时多种分类法结合运用， 这就是复式分类法。国家档案局颁发的《机关档案工作业务建设规范》 对此也有明确的规定：“分类方法一般应采用年度—组织机构（问题） 进行分类。”具体运用的情况是： 1、年度—组织机构分类法。用这种方法分类，首先是将全宗内 档案按年度分类，然后把每个年度内的档案按组织机构进行再分类。 这种复式分类法适合于内部机构不够稳定的机关单位。如果档案过 多，还可在扩展为“年度—保管期限—机构”三重复分的方法。 2、年度—问题分类法。用这种方法分类，首先是将全宗内档案 按年度分类，然后把每个年度内的档案按问题（事由）进行再分类。 这种复式分类法适合于内部机构变化复杂或组织机构分工不很明确， 文书工作不够正规造成文件所属机构难以区分的机关单位。也可用于 内部机构较少或没有被内部机构的机关单位。如果档案过多，还可在 扩展为“年度—保管期限—机构”三重复分的方法。 另外还有组织机构—年度分类法与问题—年度分类法，现在一般 很少使用，故从略。 分类方案又称分类大纲，使全宗内档案分类方法和分类体系的书 面表现形式。其编制要求如下： 54 1、统一性 首先要求在同一分类系统内，各级依次划分必须前后一致，同一 等级分类必须采用同一个标准。如年度—组织机构分类法的运用，第 一次分类的标准是“年度”，第二次分类的标准是“组织机构”，两次 分类的标准不能同时使用。其次，在编制方式，各级分类方法应该明 确，标识要清楚。 2、排斥性 各级分类的结果必须互相排斥，同级分类所得到的属类或细目不 能互相包容或交叉。特别是按问题分类，问题的设立必须概念明确， 界限清楚。一般应对各类目的范围和归类方法加以说明，便于具体归 类时易于操作。 3、伸缩性 设计分类方案时，要从本机关档案和档案工作的实际出发，尽量 充分地考虑到组织机构、档案内容可能发生的变化，设置类目应该注 意留有余地，以便根据实际情况的变化作适当的增删。 分类方案应科学、实用，编制时一般采用以下方法： 首先，研究全宗构成情况。即通过认真审读和仔细分析该机关的 法规性文件和业务文件，了解该机关工作性质、职能范围和业务情况， 了解档案形成的特点及主要内容，以便决定恰当的分类方法。 其次，参考该机关已有档案的分类情况，充分利用该机关原有的 档案分类基础，吸收其合理成分。 55 第三，集思广益，反复修改。编制过程中要广泛征求各方面的意 见，特别是文书部门和业务部门人员的意见，使分类方案更切合实际 并且尽可能完整、优化。 人物全宗内的档案，可分为以下几类： 包括自传、履历表、学历学位证书、身 份证简、奖惩材料等。 。包括会议报告、公务活动记录、职务聘 任文件、职称评聘材料等。 包括手稿、日记、回忆录、记事簿等。 反映本人和家庭财产状况和经济收支情况的 各种材料。 包括直系亲属和其他主要亲属能反映、说明 全宗构成者生平、活动、业绩、经济等各方面的材料。 别人撰写的有关全宗构成者的纪念性、评述 性和回忆性的文章。 记录核反应全宗构成者活动的照片、录音、 录像等。 不能归入以上各类的有关全宗构成这情况的 其他材料。 人物全宗内档案分类，应注意真实准确和齐全完整。 56 立卷就是将全宗内已经分类的同类文件材料，进一步系统化，并 按一定联系和规律，将若干单份文件材料组成案卷。立卷工作的步骤 有：组成案卷，排列卷内文件，拟写案卷题名，填写卷内文件目录、 备考表、案卷封面、封装案卷等。 1、立卷基本方法 立卷时一般根据文件材料之间以下六个方面的联系特征： （1）问题特征。将反映同一问题（事由）的文件材料集合起来 组成案卷。如“职称评审”、“计划生育”、“社会治安”等。 （2）时间特征。将属于同一时间的文件材料组成案卷。如同一 年度的计划、总结、统计报表、预算、决算等。 （3）文种特征。将相同文种的文件材料组成案卷。如“工作计 划”、“工作总结”、“教学大纲”等。 （4）作者特征。将同一作者（集体或个人）形成的文件材料组 合在一起构成案卷，如“组织部”、“工会”、“xx同志题词”等。 （5）地区特征。将内容涉及同一地区的文件材料组成案卷。如 按省、市、县、乡、村等。 （6）通讯者特征。将针对同一问题或几个问题而形成的对方机 57 关往来文件组成案卷。如“请示与批复”、“去函与复函”等。 2、复式立卷方法 文件材料之间的联系和区别是错综复杂的，在具体立卷时，往往 需要灵活、结合运用两种以上的特征立卷。如“xx年x省教育厅、x 市教育局关于严肃考风考纪的通知、通报”，这个案卷就综合运用了 年度、作者、问题、文种四个特征。 卷内文件的整理是组卷后对卷内文件作进一步整理的工作，其主 要工作内容和步骤是：卷内文件的排列、编号、填写卷内文件目录和 备考表。 1、卷内文件的排列 《机关档案工作业务建设规范》规定：“卷内文件材料应区别不 同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在 前，轻视再后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法 规性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后，非诉讼案件的结论性、 决定性文件材料在前，一举材料等在后，其他文件材料依其规律和特 点，按有关规定执行。”卷内文件排列不管采用那种方法，如时间、 问题、作者、文中等，都要求有规律、有条理，保持文件材料之间地 有机联系。 2、卷内文件的编号 卷内文件排定后，就要统一编号来固定其物理位置。编号分为： （1）编件号。记依次给每一份文件编上顺序号，并将件号分别填写 58 在卷内文件目录和该份文件首页右上角的档号章内。（2）编页（张）号。编页（张）号有两种方式，一种是一份文件编一个起止通号，前 后文件之间的页号不相连接，并将该份文件的总页数连同件号都填入 档号章内。一种是一个案卷编一个通号，前后文件之间的页号连续编 写，并将每份文件的起止页号填入卷内文件目录内。页号打印在有文 字、图表页面的右下角。 3、填写卷内文件目录 卷内文件目录的项目依次有顺序号、文号、责任者、题名、日期、页 数、备注，填写是应注意： （1） 序号：填写卷内文件排列的顺序编号。 （2）文号：填写每份文件的发文字号。 （3）责任者：填写每份文件的作者或第一作者（联合发文）。 （4）题名：填写每份文件的标题，具体办法有三种：?填写原 文的标题；?原文标题内容若不准确，则先写原文标题，然后再写上 自拟标题并外加“[ ]”以示区别；?原文若无标题，应写上自拟标 题并外加“[ ]”表示。 （5）日期：填写文件生效日期（领导签发日期或文件落款日起）， 年、月、日可用“?”代替。 （6）页数：填写每份文件在案卷内的起止页号。 （7）备注：如有其他需要说明的情况则可填入备注，否则不填 写。 声像材料应用文字说明摄制的对象、时间、地点、中心内容、责 59 任者。 4、填写卷内备考表 备考表由正文和落款两部分组成。填写内容有： （1）正文：填写立卷部门名称和卷内文件情况 (包括件、页数量及缺失、修改、补充、移出、销毁等情况。) （2）落款：第一行填写立卷人的姓名，第二行填写检查人（立 卷部门负责人）的姓名，第三行填写立卷时间（年、月、日要完整）。 5、填写案卷封面 案卷封面填写的项目有： （1）全宗名称：填写立档单位的全称或人物的姓名。 （2）类别名称：填写一级类目及其下位类目名称。 （3）案卷题名：概括该案卷文件的主要责任者、主要内容及其 文种，具体要求是：?文书档案题名不超过50字，专门档案题名不超过70字；?概念准确，使用单义词，不用歧义词；?结构完整， 时间、责任者、事由、文种等要素不可缺少，如果责任者、事由、文 种过多，在规定字数内不能完全列出，可则其重要或主要的加“等” 表示；?合乎语法，案卷题名是一个复杂的偏正词组，不是一个句子， 题名后不得写句号；?要符合历史真实和客观真实，不用贬称和蔑称， 如“伪国民政府”等。 起止日期、保管期限、全宗号、目录号等项填写较简单，从略。 6、案卷装封 案卷分为装订卷和不装订卷两种。共同的要求是：?去掉文件上 60 的金属物；?对破损的页面要裱糊号；?字迹不清的页面要复制并与 原件一同立卷。不同要求是：装订卷按规定采用三孔一线的装订方法， 不装订卷的每份文件都要单独装订。 1、传统型：组成厚卷（40—200页）和杂卷（相近问题的文件 可以合并组卷）。 2、改革型：又分为一事一卷和一文一卷两种。 国家档案局2000年12月6日下发《归档文件整理规则》（中华 人民共和国行业标准DA/T22—2000，简称“规则”）推荐使用。作为 改革传统立卷方式的一个新标准，规则的核心在于适应办公现代化条 件下计算机管理文档的新形势,现将其主要内容简介如下： 遵循文件材料形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价 值，便于保管和利用。 以件为单位，按分类、排列、固定、盖章、装盒、编目的步骤进 行。 1、分类方法 第一步：文件按形成年度分开； 第二步：同一年度的文件按不同的保管期限分开； 第三步：同一年度、同一保管期限的文件按问题分开。如果文件 61 数量较多，可先按机构（承办部门或主办部门）分开，再按问题分开。 2、排列方法 （1）不同年的文件分别排列。 （2）不同保管期限的文件分别排列。 （3）同一年度、同一保管期限的文件：?同一问题的文件按时 间先后顺序排列在一起。?不同问题的文件，一般按问题的时间先后 顺序排列，文件数量较多的，可先按机构顺序（本机关的机构序列） 排列，同一机构的文件再按问题的时间先后顺序排列。 3、固定方法 需永久、长期保管的归档文件材料，在去掉金属午后，进行必要 的修整后，逐件按页次固定下来。必要的修整包括：对超过A4规格的纸张进行折叠，对字迹易于扩散的文件进行复制。 4、盖章方法 归档文件材料应逐件加盖档号章，其位置在每份文件首页的右上 角或空白处。档号章的项目包括：全宗号、保管期限、年度、档案室 编件号、档案馆编件号。按机构顺序排列时，必须加上机构项。 5、装盒要求 （1）形成年度不同的文件材料不得装入同一盒内。 （2）保管期限不同的文件材料不得装入同一盒内。 （3）按机构编件号时，不同机构形成的文件材料不得装入同一 盒内。 6、填写档案盒盒脊 62 盒脊填写项目有：全宗号、年度、保管期限、起止件号与机构名 称。 案卷级档案目录简称案卷目录，包括以下项目：全宗号（档案室 编、档案馆编）、题名、年度、页数、期限、备注。 案卷目录编制好后要装订成册，封面应写明：目录名称（标明年 度或机构名称）、全宗号、保管期限、档案室编目录号、档案馆编目 录号。 文件级档案目录简称档案目录，包括以下项目：机构名称、档案 室编件号、档案馆编件号、责任者、文号、题名、日起、页数、备注。 编制好后应装订成册，封面应写明：全宗名称、年度、保管期限、起 止件号。 1、档案整理工作的原则，设立全宗的主要形式。 2、全宗内档案分类的标准，常用分类方法及其综合运用的主要方式。 3、卷内文件整理时参照的六个特征。 4、简述案卷内文件整理工作的步骤与具体操作方法。 5、简述文件整理工作的步骤及其具体内容 63 教学目的与要求 了解档案鉴定工作的内容与意义，认识档案鉴 定工作的原则，掌握档案鉴定的标准与方法、档案鉴定工作的组织。 教学重点与难点 1、重点认识档案鉴定工作的原则，掌握档案 鉴定工作的标准与方法。2、难点是档案鉴定工作方法的具体运用。 教学方法 课堂讲授与见习指导 教学时数 3学时 档案鉴定工作有广义和狭义两种理解，前者包括鉴定档案的真伪 和档案的价值，后者仅指鉴定档案的价值。本章讲述的是后者，即按 照一定的原则、标准和方法，鉴别档案的保存价值，挑选有价值的档 案予以保存，剔除无需保存的档案予以销毁。 64 1、制定档案价值鉴定的标准和档案保管期限表； 2、具体审核档案材料的保存价值，确定其保管期限； 3、挑出不需保存和保管期满又无继续保存价值的档案予以销毁； 4、档案鉴定工作的组织。 档案鉴定工作在档案工作种具有十分重要的地位和作用： 1、通过鉴定分清档案的主次，便于进行科学的管理。 2、通过鉴定工作，优化档案质量，建立精品档案，便于提供利 用。 3、通过鉴定工作，跳出物价止的档案，为精炼和销毁档案提供 科学的依据。 鉴定档案必须遵循从维护国家和人民的整体利益出发的原则，用 全面、历史、发展的观点确定档案的价值。 首先，用全面的观点分析档案的价值。具体来说，一是必须从国 家的全局利益出发，对档案的价值进行衡量和判断，不能仅局限于某 一部门、单位或地区的局部需要。二是必须全方位、多层次的分析档 案价值，既要考虑对形成者具有的近期查考价值，也要考虑对社会具 有的长久的历史文化价值；既要着眼于其政治价值，也要着眼于其经 济等其他价值。三是鉴定时要从一个全宗或一个全宗群的角度来综合 分析档案价值，才能做到既保证立档单位档案全宗的完整性，又可避 65 免档案的大量重复。 其次，用历史的观点判定档案的价值。档案室历史纪录，是在一 定历史条件下和社会环境种形成的，鉴定时应从其产生的历史条件、 时代背景及所发生的历史作用来分析判断，防止用现实政治需要去片 面的确定档案的价值。 第三，用发展的观点来衡量档案的价值。鉴定档案价值是一种预 测性的，必须把档案的近期价值和远期价值结合起来考虑，尽量站得 高一点，看得远一点，防止金石观点，才能最大限度的保证鉴定的科 学性。 鉴定档案价值必须掌握以下标准： 首先，确定档案保管期限的标准。现行档案保管期限分为永久、 长期、短期三种。 1、永久保管的档案。其期限在50年以上。凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的、对本机关、国家和历史研究具有长远利 用价值的档案，列为永久保管的档案。主要包括：（1）本机关制定的 法规性政策性的文件，处理重要问题形成的文件材料，召开重要会议 （党代会、党委会、职代会、行政会等）的主要文件材料，重要的请 示、报告、皮肤、规划、总结、综合统计报表和机构变化、领导人任 免的文件材料。（2）直属上级机关颁发的属于本机关主要业务并要贯 彻执行的重要文件材料。（3）非直属上级机关针对本机关主要业务并 要贯彻执行的重要文件材料。 66 2、长期保管的档案。其期限在16—50年。凡是反映本机关一般 工作活动，在较长时间内对本机关工作有查考利用价值的文件材料， 列为长期保管的档案。主要包括：（1）本机关一般工作问题的文件材 料，一般会议的主要文件材料，人事管理工作问题的文件材料。（2）直属上级机关颁发的属于本机关主要业务并需要贯彻执行的一般文 件材料。（3）下级机关报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料。 3、短期保管的档案。其期限在15年以下。凡是在较短时期内对 本机关有参考利用价值的文件材料，列为短期保管的档案。主要包括： （1）本机关一般事务性的文件材料。（2）上级机关或同级机关颁发 的非本机关主要业务但要贯彻执行的文件材料。（3）下级机关报送的一般工作总结、报告和统计报表等文件材料。 其次，销毁档案的标准。按现行有关规定，档案销毁的标准包括 期满档案的销毁标准和剔除档案的销毁标准。 1、期满档案的销毁标准。（1）短期保管档案15年期满后，经复查并报领导批准，即可销毁。（2）长期保管的档案在50年期满后，经过再次鉴定，确认已无继续保存价值的，经领导和上级机关批准， 方可销毁。 2、剔除档案的销毁标准。档案馆、室对接收档案进行复查、整 理，或对散乱档案进行清理、整理时，都可能剔除一些没有保存价值 的档案。主要有：（1）重份文件。（2）一般事务性、临时性文件。（3）一般的未经签发的文电草稿，一般文件的历次修改稿（不含定稿）， 铅字打印文件的各次校对稿。（4）为了参考目的从各方面收集的一般 67 文案材料。（5）参加非主管部门召开的会议耳带回来的不需贯彻执行、 无查考价值的文件材料。（6 ）下级机关送来得不应抄报或不必备案 的文件材料，（7）上级机关任免、奖惩非本机关人员的文件材料。 （8）越级或非隶属机关抄送的、一般的、不需办理的文件材料。（9）外机关送来的征求意见的文件未定稿。（10 无特殊保存价值的信封。一般 性件以或意见的人民来信。以上文件剔除后，应经领导批准方可销毁。 档案保管期限表是用表册形式列举各类来源、内容和形式的档案 的保管期限的一种提示性文件，它是鉴定档案价值，确定档案保管期 限的依据和标准。 1、统一档案鉴定的客观标准，避免价值鉴定过宽或过严。 2、提高档案价值鉴定工作的质量和效率。 3、便于准确地组织案卷。 4、保证档案销毁的准确性。 1、通用型。由国家档案局制定的《通用档案保管期限表》。 2、专门性。由国家档案局会同有关专业主管部门制定的专门档 案保管期限表。 3、专业型。由专业主管机关制定、国家档案局批准执行的专业 系统档案保管期限表。 4、同类型。由国家档案局或地方档案局或主管机关制定的同类 68 机关档案保管期限表。 5、专用型。由某一机关自己制定的仅供本机关内部使用的档案 保管期限表 档案保管期限表一般由表体、说明文字、列表（序号、条款）和 保管期限几部分组成。例示如下： 教学档案保管期限表 XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX，XXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXX。 序号 条款名称 保管期限 1 上级下达的有关教学工作的文件材料 长期 2 ………………………………………… …… 3 ………………………………………… …… 有关要求： 1、文字说明：应写明制定档案保管期限表的法规政策依据。 2、条款名称：应具有概括性、排他性、简明性和可操作性，文 字要准确简洁。 69 1、做好准备。熟悉本机关性质、职能、业务范围、机构设置等 情况和各类档案形成的特点。 2、精心拟制。（1）拟定文件条款。即根据国家有关规定和本机 关情况和各类档案形成特点，准确拟定各类文件（档案）的条款，要 求见前。（2）确定保管期限。即根据国家和本系统有关法规文件，确 定各条款文件（档案）的保管期限。（3）广泛征求文书部门和业务部门的意见并反复修改后形成送审稿。 3、批准实施。经本机关领导审批，并报上级主管部门和同级档 案行政管理部门备案，然后组织实施。 档案价值由多种要素组成，包括内容、来源、时间、外形、载体 完整成都、稿本等。鉴定档案价值时，可从一种要素着眼，页可节和 运用集中要素，因此，形成了不同的鉴定方法。 1、年龄鉴定理论 1901年，普鲁士国家机密档案馆馆长迈斯奈尔提出“高龄案卷 应当受到尊重”，被人们称作“年龄鉴定理论”，也叫作年龄鉴定法。 根据这一理论，不少国家规定了本国档案的“禁毁年限”，凡是属于 70 该国法定禁毁年限之前的档案，不管其内容、来源、制作方法等如何， 均不再鉴定，统统加以精心保护。 2、职能鉴定理论。20世纪2、3时年代，波兰档案学者卡林斯基借鉴德国迈斯奈尔和布伦内克的鉴定思想，提出了“职能鉴定论”， 即、按照机关在政府机关系统种的地位和职能的重要性来确定其档案 价值和保管期限，他把档案保存价值分为A、B两类，最高行政机关的文件价值最大，属于A类，需永久保存；低级机关的文件价值较 小，属于B类，可保存一定年限后予以销毁。 3、文件双重价值鉴定理论。20世纪50年代，美国档案学者谢伦伯格提出“文件双重价值论”的鉴定思想。他把公共文件的价值分 为第一价值和第二价值，第一价值是对原机关的原始价值，它是指文 件对形成机关工作事务的有用性，分别体现为行政管理价值、法律价 值、财务价值和科技价值。第二价值是对其他机关与个人利用者的从 属价值，它是指文件对形成机关以外的其他利用者的有用性，包括证 据价值和情报价值（也称研究价值）。这与我国档案学者提出的档案 近期查考价值和远期文化价值的鉴定理论基本相同。 4、社会分析和职能为核心鉴定法。 1989年以后，加拿大国家档案馆开始实行“新宏观鉴定接收战略”，对档案鉴定采取了一种“职 能结构研究模式”，从社会职能的宏观上对档案价值进行群体性鉴定 （也称“块式鉴定”），大大提高了档案鉴定的效率。 5、效益因素鉴定观。20世纪40—60年代，美国档案学者提出了档案鉴定应考虑保管费用。这一观点后来得到各国档案节的认同， 71 使之成为一种非档案价值关系因素的鉴定思想。 1、常规型鉴定方法 常规性鉴定包括归档文件初始鉴定和期满档案在鉴定。其常用鉴 定方法是根据档案保管期限表直接审定文件（档案）的保存价值。 2、直接审查档案内容以判定其保存价值 （1）以件为单位分析文件（档案）的保存价值，现在主要用于 归档文件材料价值的初始鉴定。 （2）以案卷为单位分析档案的保存价值，这是目前对期满档案 进行再鉴定的一种常用方法，也可用于对零散历史文件的价值鉴定。 3、审查文件（档案）其他价值因素来确定其保存价值 当审查文件（档案）内容不易判断其保存价值时，可从档案的来源、 时间、外形、载体、完整程度等因素来分析判定文件（档案）的保存 价值。这种方法可用于归档文件价值鉴定、期满档案价值鉴定和历史 档案价值鉴定。 1、建立档案鉴定工作机构 档案馆建立档案鉴定委员会，档案是建立档案鉴定小组，负责组 织领导档案价值鉴定工作和审查鉴定结果，其成员包括档案馆（室） 负责人、档案工作人员、档案形成部门人员以及同机档案行政管理机 关人员等。机关档案鉴定小组组长一般由本机关办公厅（室）负责人 72 担任为宜。 2、由档案人员和形成部门（单位）联合提出鉴定意见，送交鉴 定委员会（小组）审查后呈报上级机关领导者批准。 1、由档案人员和形成部门（单位）联合提出销毁意见，送交鉴 定委员会（小组）审查，再呈报分管领导者或上级主管机关批准。 2、有两名档案工作人员具体负责在指定地点监督销毁，销毁完 毕后，监销人员必须在销毁档案清册上签章，销毁档案清册归档。 特殊情况的档案销毁工作，应按专门规定执行。 1、认识档案鉴定工作的意义与档案鉴定原则、标准。 2、简述国外档案鉴定理论和我国档案鉴定常用方法。 3、档案保管期限表有什么作用？ 4、怎样组织档案鉴定工作？ 5、社会调查：党政机关、企事业单位档案鉴定工作基本情况。写一 篇1000字左右的专题调查报告。 73 教学目的与要求 认识档案保管工作的意义、内容、任务，掌握 档案的包装与库房管理措施。 教学重点与难点 1、重点认识档案报馆工作的任务、掌握档案 库房管理措施。2、难点是档案库房管理措施的实施。 教学方法 课堂讲授与参观见习 教学时数 3学时 一、档案保管工作的意义 档案保管工作是指对档案的存放和保护而采取的措施。它在档案 工作中占有重要的地位： 档案馆、室源源不断地接收档案，必须有一套科学的保管措施， 74 对档案进行合理有序的保管，才能保证档案的安全与完整，及时地入 库和输出，提高档案的利用效率。 各种载体都有一定的生命期限，在其贮藏期间，它会受到自身和 外部条件的影响，对档案有一定的损害。做好档案保管工作，努力改 善保管条件，最大限度地减少或避免遭到损害，对延长档案寿命具有 极其重要的作用。 档案保管直接关系到档案的完整、安全和利用，只有认真搞好保 管工作，提高管理水平，增加保管工作的科技含量，才能使档案管理 工作优质高效，为充分发挥档案的作用提供物质保证。 在库房里对档案进行科学管理的日常 工作。 。在档案工作的各个环节中对档案采取安全防护的措施。 为防治档案的自然和人为的损害而采取的各种专门技术措施，如复制、修补等。 档案保管工作内容，有的必须与档案工作的各个环节紧密结合起 来进行，有的应单独组织实施，有的需要设置专门机构和人员来负责 75 处理。 档案的载体在保存过程中因各种因素可能受到损害。从自然因素 来看，档案载体会发生自毁，保管环境会对档案带来一定的损害。以 人为因素来看，有各种故意损害和无意损害，这些都给档案保管工作 造成了许多麻烦。为维护档案的完整与安全，档案保管工作必须做好 以下三项工作： “以防为主，防治结合”，这是保管和保护档案的基本思想和原 则。通过了解、认识和掌握档案损坏的原因和规律，研究并采用各种 有效措施，做好日常保管和保护档案的工作，最大限度地消除各种不 利因素的影响，把档案损害率降低和控制在最小范围内。 为保证档案的长期利用，必须采取积极的措施，从根本上改善 档案的存贮条件，研究并提高档案的修复技术，延长档案的寿命。采 取修复技术时要充分注意档案制成材料的现状及其耐久性，以适应档 案长期保存的需要。 维护档案的安全包括档案实体的物质安全和机密内容的政治安 全两个方面，积极采取切实有效的防范措施。这是档案管理工作的原 则和指导思想。 76 档案包装是保护档案的所采取的一种密封措施，可以有效地防止 光线、灰尘、有害气体等对档案的直接危害和减少管理过程中对档案 的磨损。现在通用的国家标准的档案包装形式有档案盒、硬卷皮和软 卷皮三种。某些专门的包装，按有关规定办理，如无特殊规定，可据 实办理。 （一）库房建设要求 1、基地要求。档案库房基地应选择：远离易燃易爆物品的场所， 处于污染腐蚀源的上风向，避免架空高压电线穿过，位于地势较高、 场地干燥、排水畅通、空气流通、环境安静的地段，建在交通方便、 便于利用、城市公共设施较完善的地区。 2、建设布局与设计要求。档案库房应与档案馆在一起，但要独 立建造，应与生活区分开，符合档案运送装卸和消防疏散的要求。库 房的结构、空间、屋顶隔热、保温、门窗、各类装具布置等设计和建 造，应根据不同等级、不同规模符合有关规范、规程的要求。库房建 在地下的，应有良好的垂直运输、机械通风或空调、可靠的防潮防水 防火措施，以保证档案的安全和利用。 珍贵档案应专门设置珍藏库房。 77 1、综合档案库，主要用于保存文书档案。 2、专门档案房，用于保存科技，基建档案和特殊载体档案，如 影片、磁盘、光盘等。 3、图书资料库，用于保存档案馆、室业务用书和资料。 1、五节铁皮柜。优点有防尘、防光、防火、防盗、易搬迁。 根据国家规定和标准，由档案行政部门负责监制。 2、活动集集架（柜）。分为手摇式和电支式两种，优点有容 量大、占地小、可自由组合、防尘、防光、]防火。缺点有：体积大、 负重大、库房须按其负载能力设计和建造，地面还要铺设小铁轨；费 用较高，一般单位难以承受。 3、双面栏架。用金属材料制成，分为单柱式和复柱式两种， 安装固定，装载量大。但不易搬迁，安装时必须充分考虑库房布局和 技术要求，一次定位。 4、旋转柜。由多面体木柜和金属支架组成，固定安装，查档 时存取方便，但装载量不大，占地面积大，经常翻滚易使档案受损， 防火、防盗、防潮性能差。 5、普通木柜。有的外装金属板以放火、防盗，防潮性能好。 档案柜发展趋势：放火、防盗、防尘、耐久、方便、密集。 1、建立、健全档案库房管理规章制度 包括建立、健全安全保卫制度、安全保护制度（防火、防潮、鼠 78 咬、虫蛀、霉蚀等）、安全保密制度，岗位责任制等。 2、制定规范化的库房管理措施 （1）柜架排放与编号 柜架排放一致，横竖成行；与窗垂直，通风防光；距墙10厘米，行距80厘米，防潮便行。 统一编制柜架号、栏格号。编制方法：柜架号按入门处自左到右 的顺序编制，栏格号按柜架从上到下依次编制，以便存取档案。 （2）全宗排列 1?应按一个全宗接一个全宗的顺序依次集中排列，不得打乱全 宗混合排列。特殊档案，如声像、技术图纸等，按专门的规定排列。 2?各全宗应按分类顺序排列，不得打乱类别顺序混合排列，排 定后应编制库房号、柜架号、栏格号，以便存取。 3?案卷应竖放，特殊档案（如宽幅面图纸）可平放，但要注意存 取方便和防止重压受损。 4?声像档案应按载体材料的特殊要求排放。 （3）编制档案存放位置索引。可采用表格（目录）式索引和示 意图两种方式。 （4）制作档案代理卡（又称代卷卡）。这种卡片用于放在移出案 卷的空位上，卡片的内容包括案卷名称、档号、去向、移出时间等， 以便检查、清点库房案卷和及时催还。 （5）建立全宗卷。全宗卷是档案室（馆）在管理一个全宗的过 程中把反映该全宗历史情况的文件材料按一定要求组成的专门案卷， 79 它不属于档案的范围，但又要作为档案来管理。其文件材料主要有七 123个方面：?该全宗案卷的立卷说明；?该全宗分类方案；?该全宗档 45案的鉴定报告；?该全宗档案的交接凭证；?该全宗剔除案卷的销毁 67清册；?该全宗档案的检查记录；?全宗介绍材料。 3、运用科学、先进的管理技术 12 （1）基本要求：?坚持“以防为主、防治结合”的原则。?建 3立、健全技术管理规章制度并落实责任者。?努力做到库房内温湿度 适宜，清洁卫生，无虫霉滋生。 1（2）湿温度控制要求：?温度为14—24?（?2?），相对湿度 2为45—60%（?5%）。?每天定时做好温湿度测量记录，注意温湿度 的调节和资料的积累，以便分析其特点和规律，制定科学的管理计划。 34?库房内应安装温湿度测量仪、去湿机、空调等设备并注意维护。? 5柜架排放要保持规定的距离，以保证通风。?新修库房应在6—12个月以后才能装进档案。 1（3）虫霉防治与除虫要求。?应设置消毒设备，新档案入库前 23要消毒和除尘。?定期检查并及时处理虫、霉、尘等有害物。?配备吸尘器，加密封门或过渡门，安装空气过滤器，防止灰尘和有害气体 4进库。?加强库房周边的绿化和及时排除污染源。 1（4）防火与防盗要求。?建立、健全安全制度并坚持贯彻落实。 2?配备气体消防设施和防盗防火装置，经常检查并及时排除各种隐患 3和险情。?加强安全教育和安全意识，培训消防技能，建立消防组织， 制定应急方案，一旦发生灾害，积极有效地抢救档案和消灭灾害。 80 （5）库房照明管理要求。避免自然光源，采用人工光源，选用 白炽灯，其照度不超过100 克勒斯。 1（6）保管状况检查要求。?定期检查，期限不宜过长，一般以 半年为宜，最长不超过一年，应勤查勤看，以便及时发现问题和妥善 解决。还要定期（以三个月为宜）抽查档案并作好情况记录，以便积 2累资料制定科学的管理措施。?不定期检查。通常是在发生灾害或事 故（水灾、火灾、地震、盗窃等）时，及时检查档案受灾、损害情况， 并作好检查记录。在检查中发现的问题，如不能自己解决的，要及时 报告上级主管的或有关领导，请求予以解决。 1、档案保管工作的主要内容。 2、档案保管工作的任务。 3、档案包装的主要方式 。 4、档案装具有哪几种，其发展趋势如何。 5、怎样对档案库房进行科学、规范的管理。 81 教学目的与要求 认识档案检索工作的内容、意义和检索工具的 种类，掌握档案著录规则、标引方法和主要检索工具的编制方法。 教学重点与难点 1、重点认识档案检索工作的意义、掌握档案 著录规则和标引方法。2、难点是检索工具的编制方法。 教学方法 课堂讲授与参观见习 教学时数 4学时 档案检索工作是把档案内容和形式特征的各种线索，存贮于各种 检索工具之中，以利于需求者快速查找、利用档案内容的一项业务环 节。它主要包括档案著录、档案标引工作和检索工具。 82 1、检索是档案信息资源开发利用系统中的一个重要工作环节。 档案管理是由档案实体（符件）管理和档案信息管理两部分组成。 收集、整理、鉴定、保管属于实体管理工作，它是信息管理和开发利 用的物质基础。档案信息管理是把档案信息由静态转化为动态而为用 户所接受的过程，是实现档案价值的工作系统。档案检索工作把档案 内容和形式的各种特征抽取出来并按一定规律和规则编制成各种查 找工具，作为利用者通向档案的桥梁，为档案信息的输出提供了渠道。 2、检索是提高档案部门工作水平的重要手段。 检索工具是否完善，能否迅速、准确、全面、系统地查找利用档 案，这是衡量档案部门工作水平的重要标准。因此，档案部门在做好 实体管理工作的基础上，着力编制并完善信息检索工具，是档案部门 工作的重要业务建设。 档案检索工作的任务是配备和使用检索工具，具有存贮档案信息 和检索档案信息的双重作用，因此，它既不是档案实体管理工作，也 不是档案利用工作，在档案工作中具有独特的任务、地位和作用。 档案检索工具是记录，报道、查找库藏档案的手段，是档案管理 和提供利用的工具。它以记录为基础，以报道查找为手段，以发挥档 案的作用为目的。其主要作用有： 1、它是开发档案信息资源，使利用者获得所需信息的钥匙。 83 2、它是档案人员掌握库藏档案情况，进行科学管理的手段。 3、它是档案部门之间信息交流、互通有无的必备条件 4、它是档案编研工作和统计工作的基础。 （二）常用档案检索工具的种类 档案检索工具的种类，可从著录范围、排检方法、检索手段、载 体、用途、机密、语种等不同角度来划分。常用检索工具可分为以下 几种： 1、卡片式（查找性）和书本式（报道性）。卡片式如分类目录、 案卷目录、全引目录、主题目录等。书本式如档案馆指南、全宗介绍 等。 2、手检式和机检式。手检式如各种卡片式和书本式的检索工具。 机检式如缩微目录和机读目录等。 符号又称为标识符号，作为一种特殊的人工语言形式，在档案 的整理编目、科学管理和提供利用、实现档案工作标准化、规范化和 现代化等工作中具有重要的作用。 1、它是编制检索工具必不可少的因素，它把复杂的概念转换为 简练的数字、字母、标识来表示，指代一定的内容，便于著录和检索。 2、可利用符号特有的自然顺序来巩固档案排列次序、存放位置， 巩固档案整理、编目、分类的成果，准确识别不同的著录项目。 3、便于输入计算机，实现机器检索，为档案工作现代化 84 创造条件。 4、有利文档一体化和档案、图书、情报一体化的管理。 1、实体符号：分类号，档案馆、室代号，全宗号，案卷目录号， 案卷号，页号，缩微号等。 2、容具符号：库房号，柜架号，栏格号等。 3、标识符号：著录项目标识符和著录内容识别符。 其中最常用和是档号，它包括全宗号、案卷目录号、案卷号，还 有件号和页号。 1、简易性。做到易写、易认、易记、排检和输入计算机。 2、统一性。全国统一，便于实现标准化和计算机远程检索。 3、专指性。同一系列和分类层次之间，不得互相重复和交叉， 每个符号指代要单一明确。 85 档案著录是指在编制档案目录时，对档案内容和形式特征进行分 析、选择和记录的过程。所谓内容特征，就是指对档案主题的揭示， 包括档案的分类号、主题词、摘要等。所谓形式特征，包括档案的题 名、责任者、形成时间、地点、档号、文种、载体等。 档案标引是指在档案著录中对档案内容进行分析和选择，并赋予 其规范化检索标识的过程。其中赋予其分类标识的过程称为分类标 引，赋予其主题标识的过程称主题标引。 1、它具有登记、介绍、报道、交流和检索的作用，其中最主要 的作用是检索。无论是组织手工检索工具体系，还是建立计算机数据 库，都必须通过著录标引工作，对纳入检索系统的每一份文件给出检 索标识。没有检索标识的文件不能存入检索系统中，当然也就不可能 对其进行检索了。因此，档案著录标引是进行档案检索必不可少的前 期处理工作。 2、档案著录标引工作的质量对于档案的检索效率具有重大影响。 如果著录标引中主题分析不准确，给出的主题与档案实际内容不相符 合，就会造成漏检或误检，如果著录标引人员不熟悉检索语言，产生 标引错误、组配错误，使给出的检索标识与档案主题概念不符，也可 造成漏检或误检。 因此，必须抓好这项工作，以提高机器检索和手工检索的水平。 86 《档案著录规则》是档案著录工作中必须遵循的国家标准。它规 定的著录项目有：题名与责任者项、文本项、密级与保管期限项、时 间项、载体形态项、丛编项、附注项、标准编号及有关记载项、提要 项、排检与编号项等10个大项，包括23个小项。 （一）标识符号 1、著录项目标识符 这些符号写在每个著录项目之前。 — 各大项（题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外）。 = 并列题名 副题名及说明题名文字、文件编号、规格等。 / 第一责任者 ； 其他责任者 + 附件 2、著录内容识别符 （ ） 责任者所属机构名称、责任者真实性姓名、责任者职务、 中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文，丛编项。 [ ] 自拟著录内容、载体类型标识符。 ？ 推测的不能确定的著录内容，与[ ]结合使用。 ? 每个残缺文学。未考证出的责任者、时间，难以计数的 残缺文字用三个“?”号。 外文缩写。 ~ 起止连接。 87 分类号 档案馆（室）代号 档号 缩微号 正题名=并列题名：副题名及说明书题名文字：文件编号 [载体类型标识]/第一责任者；其他责任者— 文本— 密级；保 管期限— 文件形成时间 .— 数量及单位规格+附件.—（丛编） .—附注 主题词 提要 示例： I490331 031298 5-4-16-57 24-48 养鸡专业户吴仲昌经济情况调查；长农家[1981]9号/王生贵（长胜县农业局长）；王枫（《人民日报》记者）— 正本— 秘密；永久 —1981年9月1日— 8页：16开+吴仲昌一家1970、1978、1981年经济收入对照表 专业户 饲养鸡 农村 体制改革生活水平 88 著录项目分为必要项目和选择项目。文件级条目的必要项目：正 题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词，其余为 选择项目。案卷级可参照。只著录必要项目的称为著录简要级次。除 了必要项目，还全部或部分著录选择项目的称为著录详细级次。 著录用文字必须规范化。除题名项外，其余各项目中的数字均用 阿拉伯数字。 著录来源是被著录档案本身，主要依据文头、文尾、案卷封面、 卷内文件文件目录及被备参表，还可参考其他材料 1、题名与责任者项 （1）正题名 （2）并列题名 = （3）副题名及说明题名文字，自拟题名需加[ ]表示。 （4）文件编号 （5）载体类型标识 （6）第一责任者 / （7）其他责任者 ，必须著录机关团体责任者的全称或通用简 称，个人责任者的国别、时代、单位、原名等。考证出的责任者须加 [ ]表示。 2、文本项。根据著录为正本、副本、草稿、定稿、手稿等，草 图、底图、原图、蓝图等 —。 89 3、密级与保管期限项 —。 4、时间项。纪年转换，残缺用??表示，考证出来的时间用[ ] 表示 —。 5、载体形态项 —。 6、丛编项 —。 7、附注项 各项目附注和总体附注 —。 8、标准编号及有关记载项。用于著录科技文件，图纸的国家、 国际标准编号 —。 9、提要项。对文件或案卷内容的简介和详述 10、排检与编号项：（1）分类号；（2）档案馆（室）代号，档号，缩微号，主题词。 档案标引的步骤和方法主要包括主题分析和概念转换两个方面， 就是通过对档案内容进行分析，明确档案中记述的主要内容，然后用 检索语言将其充分、准确、简明地表达清楚。 主题分析是确定被标引档案主题概念的过程。其主要内容有两个 方面：一是分析主题的类型，二是分析主题的构成因素，亦称主题因 素。主题类型根据档案内容可分为单主题和多主题，单主题是指一卷 （件）档案只表达的一个主题，多主题是指一卷（件）档案表达两个 以上的问题。主题因素分为五种：一种是主体因素，就是反映文件主 题内容的关键性概念，二是通用因素，就是对主体因素起补充和限制 90 作用的通用概念，三是位置因素，就是文件所记述对象的空间和地理 位置概念，四是时间因素，就是文件所论述的对象存在的时间概念， 五是文件类型因素，就是文件类型和形式方面的概念。在档案标引中， 主体因素最重要，必须标引出来，其他因素酌情标引。 档案主题是通过对其内容特征和形式特征的分析而得到的，内容 特征是根本依据，形式特征是辅助依据。主题分析时可通过阅读和理 解标题，阅读文摘、简介、前言、领导批语，浏览正文，查阅文件外 部特征等方法进行 概念转换就是把主题分析所得到的主题概念转换为检索语言并 标引出来的过程，也是给出检索标识的过程。 分类标引概念转换的基本做法是，根据主题概念查找档案分类 表，将其相对应的类目分类号作为检索标识赋予被标引文件。主题标 引概念转换的基本做法是，根据主题概念查找档案的主题词表，将其 相对应的相主题词作为检索标识赋予被标引文件。 对单主题档案的概念转换，只要赋予相应的一个分类是或一至若 干个主题标别即可。对多主题档案则要先分解为单主题，分别赋予其 分类号和主题词。例如《**同志在全国档案专业职称改革和电大档案 专业工作会议上的报告》一文，可以分解为“档案专业职称”和“电 大档案专业教育”两个单主题，在分类标引中分别赋予B33912h和 GB85两个分类号，在主题标引中则分别标引档案专业技术职务聘任、 电视大学、档案教育等主题词。 91 1、标引顺序 先标出类别词，再标出类属词。标引类属词时，先标引反映文件 内容的词，最后标引反映文件形式的词（文种）。 2、单主题文件标引例举 《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”， 再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。 3、两个以上主题文件标引例举 先集中对第一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标 引。如会议纪要《听取全国财政工作会议情况和全国打击作四工作会 准备情况的汇报》，先表第一个主题内容的类别词“财政”，再标类属 词“税务”；然后标反映第二个主题内容的类别词“公安”，再标类属 词“缉私”，最后标类型词“会议纪要”。 4、主题内容较复杂的文件标引例举 根据需要，可将不同的主题词进行组配标。如《国务院关于加强 农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，可标为 “农业 物资 物价 管理 通知”。 它是以档案为单位，根据档案整理顺序组织起来的，固定案卷位 92 置，统计案卷数量，监督、保护档案材料的一种管理工具，也是档案 馆，室最基本的一种检索工具和编制其他的检索工具所必须参考使用 的工具。编制方法在第三章《档案整理工作》中已介绍。 它是把全宗或全宗的一部分案卷的卷内文件目录汇编而成的一 种检索工具，是案卷目录与卷内文件目录“合二为一”的产物。主要 形式是： 首先，列出每一个卷宗的卷号，标题，起止日期，页数 其次，在下面列出该卷的卷内文件目录 这种检索工具的优点：（1）项目多，包括案卷号、案卷标题，该 卷每份文件的作者、文号、文件标题、文件形成日期、所在页码，揭 示内容和成分比较具体，查找案卷或单份文件都方便。（2）对档案库存情况也可了如指掌。（3）编制方法简便，只要把案卷目录与卷内文 件目录打印或复印装订成册即可。其缺点：（1）条目和册数较多，体积庞大；（2）只能沿用原来案卷的分类体系，不能按照文件内容的性 质分类，分类不够集中，不便按专题查找利用。 这是根据体系分类法的原理，把档案主题按《中国档案分类法》 的逻辑体系组织起来的检索工具。其特点是系统地揭示档案的主题内 容，族性检索功能较强。分类目录一般只采用卡片式，称分类卡片。 93 就是把档案馆、室永久和长期保存的文件或案卷，逐一制成卡片，打 破全宗界限和全宗内档案分类系统，按逻辑体系分类排列。分类卡片 的编制方法与步骤是： 制卡应根据《档案著录规则》和档案标引的 有关要求进行。卡片分为文件级和案卷级两种。 按分类号的顺序逐级集中卡片，其排法：先 按字母顺序排列，同一字母的卡片集中排放在一起，然后逐级按阿拉 伯数字的大小排列，类目顺序应与分类表相一致。同一类目的卡片排 列顺序可选择年度、时间、责任者等顺序。 在排好的类与类之间安放导卡 主题卡片是根据主题法的原理，用规范的词、词组揭示文件或案 卷的主题内容，并按主题字顺组织起来的一种检索工具。其编制方法 是：在一个标引单元中确定几条标引款目，把每一个标引款目填制成 一张卡片，然后把主题卡片按照主题词的音序或字顺排列。卡片格式： 既可利用标准著录卡片以主题词项作为排检项，也可另制专用卡片。 文号索引是把档案的文号与档号相对应，提供按文号检索档案途 径的一种检索工具。因为这种检索工具一般采用表格形式，所以也称 为文号挡号对照表。其编制方法：把同一年度，同一发文机关的文件 94 编成表格，再把所有的表格装订成册即可。其格式较灵活，常见的有 号码对应和位置对应形式。号码对应式以100号为一张，在与文号并 列的空格中填写档号。位置对应式以纵横坐标读数表示文号，在空格 中填写档号。例如： XXXX年XX局文号索引 00 10 20 30 40 50 60 70 80 90 09 19 29 39 49 59 69 79 89 99 XXXX年X局文号索引 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 * 1 * 2 3 2-3-21-1 4 * 全宗指南是以文章叙述的形式介绍某一个全宗档案内容和成分 及其意义的一种工具书，又称全宗介绍。编制方法： 95 分为立档单位和全宗的历史慨况、全宗内档案内容和成分介绍两 个部分。 1、按档案内容介绍，即按立档单位的工作性质和工作任务确定 一定的大题目和小题目，在介绍每一个题目的档案时，首先指明题目 的准确名称，其次说明该题目所属时间和案卷数量，然后进一步介绍 该题目范围内的内容和成分。 2、按组织机构介绍档案，首先指出该组织单位的名称（包括以 前的名称）和存在时间，其次指明该组织单位的工作职能、任务和案 卷数量，然后再进一步介绍该组织单位内的档案内容和成分。如果该 组织单位的档案数量较多，则可以拟出若干小题目，分别介绍档案。 叙述档案的来源（文件的作者）、内容、形式（文种、载体、制 作方法等）、可靠程度、时间和利用价值。其中重点是介绍各部分档 案内容，具体介绍方法有三种： 1、简介，即将各个案卷作综合、概括的介绍。 2、详介，即将案卷逐个介绍，甚至注明卷号、起止日期、页数 等。 3、点面结合，即对一般案卷作简介（面），对特别重要的案卷或 文件作详介（点）。 96 1、档案检索工作的意义。 2、档案检索工具的种类和档案检索工具符号的种类。 3、档案检索工具的编写要求。 4、档案著录项目和标识符号。 5、文件及条目著录格式。 6、档案标引的步骤和方法。 7、全引目录、主题卡片、文号索引、全宗指南的编写方法。 97 教学目的与要求 认识档案编研工作的内容和意义，掌握档案参 考资料的特点、种类和几种主要参考资料的写法。 教学重点与难点 1、重点认识档案编研工作的意义、掌握档案 参考资料编写的一般方法。2、难点是组织机构沿革和统计数字汇集 的写作方法。 教学方法 课堂讲授 教学时数 4学时 档案编研工作是以档案馆（室）藏档案为主要对象，以满足社会 利用档案的需要为主要目的，在研究档案内容的基础上，编辑史料， 编写档案参考资料，参加编史修志，撰写专门著述的一项业务环节。 98 主要包括了对档案史料的编辑和研究两个方面。具体内容大致归纳为 以下几个方面： 档案参考资料是对档案内容加工的结果，它给利用者提供的是系 统的素材，满足他们的一定需要，或帮助他们找到所需要的档案的线 索。 按照一定的作者、专题、时间或文种等特征，把档案材料选编或 汇编成册，在一定范围内使用或公开出版，如重要文件汇编、政策法 令汇编、各种专题档案史料汇编。 利用档案参加编史修志工作，是我国档案工作的优良传统，如孔 子编《春秋》、司马迁作《史记》等。利用档案史料撰写论著，或宣 传历代杰出人物，或探索历史发展规律，预测社会发展趋势，这也是 档案人员的责任和职业优势。 编研工作在档案馆（室）工作中具有如下重要作用： 档案编研工作在提供有效利用工具有四个突出特点：一是工作 成果的研究性，提供方式的主动性，材料的系统性，作用的广泛性， 因此，它是开放档案的一项重要措施。 99 编研工作水平的高低，不仅仅取决于档案人员水平的高低，它还 取决于档案收集、整理、保管、编目等基础工作水平的高低。因此， 编研工作还可以促进基础业务建设和档案人员提高业务能力。 开展档案编研工作，向利用者提供档案内容的加工产品，既可 以有效地保护档案原件，延长其寿命，又可以向需求者提供远程利用 服务，突破了利用的时空限制，这些都对档案原件的永久流传和长存 世间起到极大的作用。 一般来说，凡是可供人们进行工作和研究问题的参考资料，如图 书、报刊、照片等都可称作参考资料。档案参考资料，是指档案馆（室） 根据档案内容综合编写的一种材料，它是提供利用的一种方式。 其特点不同于其他提供利用方式的特点： 档案文集提供的是档案的原件，是根据某一专门的需要对档案原 件的一种选编汇集。档案参考资料不是提供档案原件，或直接根据档 案原件复制副本、摘录，而是根据一定的专题对有关档案材料的内容 加工编写而成的系统资料。它已经改变了档案的原貌，具有问题集中、 100 内容系统、概括性强的特点。 它不重在论说，而是综合记述档案内容，为利用者提供素材。 它虽然能起到查找档案的作用，但主要是为利用者提供加工过 的、内容较完整的情报资料。也就是说，检索工具提供的是二次文献 信息（档案内容和形式的信息点或信息线），档案参考资料提供的是 三次文献信息（档案内容的信息面）。 档案参考资料种类很多，名称不一，用途广泛，归纳起来，大 致可分为四种类型：大事记、组织机构沿革、统计数据汇集和专题概 要。 档案参考资料编写工作一般由三个阶段组成。 首先，制定编写计划 这是编写工作的重要准备阶段。计划内容应包括： 1、参考资料的名称（标题）和编写目的。 2、参考资料所包括的内容、时间、地点的范围。 3、参考资料的结构和形式。 4、编写的组织工作和时间安排。 制定计划时应注意：1.应根据各个时期的中心工作、科学研究等 方面提出的要求和档案管理的需要来定。2.选题要注意大、中、小型相结合，为中心工作服务与为日常工作服务想结合，统筹兼顾，适当 101 安排。 制定计划要求档案人员必须做到：经常了解有关动向，体察领导 者的意图，加强与各业务部门的联系与协作，掌握各方面需要利用档 案的信息，对利用的有效需求努力做到心中有数。 其次，收集材料 这是保证编写工作质量的关键阶段。收集材料的方法有： 1、充分利用档案馆（室）收藏的档案材料，具体措施为：（1）借助档案馆（室）的各种检索工具，特别是全宗介绍，了解编写参考 资料所需要的材料，然后调阅有关的案卷或档案进行选择和摘录。这 是编写参考资料的主要材料来源。（2）可从有关书刊资料中收集补充 材料。收集材料的要求是： 2、.选材必须准确、全面、典型，力求不遗漏重要材料。 3、必须注意所选材料的保密范围，严防泄密。 4、对同—事件的不同记载，要进行耐心细致的考证工作，努力 找出正确或接近正确的材料。实地考证不出来的应注明不一致的地 方。 摘抄材料的方法有：做卡片、做夹签。 最后，综合编写 编写过程分为两步： 第一步是根据编写目的和要求对材料进行取舍。 第二步是按照一定的体例要求组织材料，动笔撰写。 撰写要求：坚持正确的政治方向和立场，运用历史唯物主义的 102 观点和方法，不要出现政治性错误，特别是在利用旧政权档案时，必 须更加慎重。 编写注意事项： 1、内容叙述和结构的安排，应根据参考资料的种类及其用途来 决定。一般的参考资料，宜采取专题结合时间、地区分为若干章节的 形式，有层次的叙述档案内容。如果编辑基础数据汇编，则首先编制 各种统计报表，然后再把统计报表按照一定的专题结合时间、地区来 编排。 2、为了便于使用，必须为参考资料编写序言、目录、注释和指 明材料的出处，有时还需要编写索引（人名、地名等索引）和名词简 称表等辅助材料。“序言”（或称前言、导言、凡例、说明、编者的话）， 用来说明编写参考资料的目的和用途，参考资料的材料来源和可靠程 度，选择材料的原则和编写结构以及在编写过程中发现和遇到的一些 需要交代和说明的问题等，以便读者正确、顺利地利用参考资料。“注 释”主要用来对参考资料中所提到的某些不易为人们所了解的专门名 词、人物或史实作必要的解释和补充，它的作用在于使利用者能更清 楚的了解参考资料的内容。“材料出处”即注明所记史实的材料来源 （标明全宗，案卷目录号，案卷号及卷内文件号），其作用是便于利 用者在需要深入研究重大事实的详细情况时，查找原始材料。但也并 非所有的参考资料都需注明材料出处，这要视编写参考资料的目的和 实际需要而定。 103 大事记是按照一定的时间顺序简要地记载一定历史时期发生的 重大事件的一种参考资料。 其主要用途有： 1、可以帮助各级领导和有关业务人员回顾过去的工作，了解本 地区、本单位工作活动和发展的历史情况，便于总结、研究工作时参 考。对历史研究人员研究国家和地方历史、编修史志，也是很重要的 参考材料 2、对历史研究人员研究国家和地方历史、编史修志，也是很重 要的参考资料。 3、具有对群众进行宣传教育的作用，它提供许多系统的历史材 料，有助于人们从历史发展的事实中总结经验教训，提高认识。 其种类有：机关工作大事记、国家或地区大事记、专题大事记、个人 生平大事记等。 大事记由前言、大事时间、大事记述、材料出处、注释等内容组 成。其中大事时间和大事记述为主要部分。 大事时间，要求记载准确的日期，并按照大事发生的时间先后顺 序排列，有的还必须写明确切的时、分、秒。历史事件还应把公元纪 104 年和朝代年号同时写明。对没有时间记载和记载不明的事件，要尽力 考证出来，或注明接近时间（时限），一时搞不清的应留待以后查考 补充。 大事记述，要求选择反映事物本质的事件，并照顾事件之间的联 系，形成一个有机体系，通过许多重大历史事件的记述，展示历史发 展的概貌和规律。所谓大事，是相对一定范围而言的，一般来说，凡 是在一定区域、一定时期内涉及全面性的事件，重要的活动，典型的 事件，对工作和历史发展有重要影响的事件都应列为大事。 大事记的写法有两种： 1、按时间顺序（年、月、日）排列大事。先排出有确切日期的 大事，后排出接近准确日期的，日子不清楚的附于月末，月份不清楚 的附于年末，年度不清楚的一般不记。按分期排列大事。先分成若干 时期，每一时期内的大事综合归纳成几个问题记述 2、按问题排列大事。先分成若干个大问题，在大问题下再分时 期，每一时期内的大事按时间顺序排列。 材料真实准确，语言简明扼要。通常一事一条，每条大事涉及的 时间、地点、人物、数据、发展过程、因果关系，都要用简练的文字 来表述出来。 组织机构沿革，又叫组织沿革，是系统记载一个机关、地区或专 业系统的体制、组织机构、人员编制等变革情况的一种材料。其内容 105 大致包括地区（单位）概况、机构名称及改变、地址迁移、成立和撤 消或合并时间、隶属关系、性质和任务、职权范围、领导人任免、编 制扩大与缩小，以及内部机构设置变化情况等。 主要用途有： 1、便于查考和研究本地区、本机关、本系统的机构和人员发展 变化情况。 2、为研究国家机关史、地区史、革命史和专业史提供参考材料。 3、为档案馆（室）编写立档单位历史及考证提供系统材料，对 整理档案，鉴定档案价值和帮助利用者了解立档单位的历史情况，都 有一定的参考作用。 其种类主要有：一个机关单位的组织沿革、一个地区的组织沿革、 一个专业系统的组织沿革。 1、纵式写法。以时间为主线，按年度先后顺序记述机构设置、 职能、任务、人员组成等变化情况。 2、横式写法。以组织机构为主线，把每一个组织机构的逐年变 化情况记叙下来。 3、综合写法。先把整个机关、单位按发展变化的特点分成若干 阶段，再把每一个阶段的组织机构变化情况记述清楚。 编写方式：文字叙述、图表解析、文图结合。 106 统计数字汇集，也叫基础数据汇编，是以数字的形式反映一定地 区或某一方面的基本情况的参考资料。它实际上是对原来各种统计数 据的一种综合工作，因此还可叫做基本情况统计 主要用途有：1、它对了解情况，研究问题，总结经验，可以提 供系统的数据，往往成为制订计划、指导工作的依据和参考。2、它可以为举办展览、报告会等宣传教育提供典型材料。3、可以专门刊印，以便领导者和有关人员随时使用，成为利用者常用的袖珍手册。 其类型主要有：综合性汇集和专题性汇集两种。 1、综合性统计数字汇集的编写方法。综合性统计数字汇集是记 载和反映一个地区、系统、单位全面情况的数字汇集。因此，使用数 字涉及范围较广，篇幅也较大，包括多个方面情况的统计数字。一般 由一个和若干分表组成。 2、专题统计数字汇集的编写方法。专题统计数字汇集是记载和 反映某一个方面的基本情况的数字汇集。其数字汇集的范围受到一定 的限制，篇幅相对较小。一般不设总表和分表，用一种表格记载即可。 专题概要是用文章叙述的形式，简要地说明和反映某一方面的工 作、生产或其他社会现象和自然现象的产生、发展变化的一种专题资 料。 其主要用途是向利用者集中地提供某项工作、生产和其他方面系 统的专题历史材料。如《畜牧业专题资料》《历年农业发展基本情况》 107 《xx县矿产资源分布》等。 1、编研工作内容的意义。 2、档案参考资料的特点和编写过程。 3、“大事记”和“组织机构沿革”的主要用途和编写方法。 教学目的与要求 认识档案档案信息资源利用与服务工作的意 义、基本措施和开放原则，掌握档案利用服务的基本方式与常用方式。 教学重点与难点 1、重点认识档案信息资源利用与服务工作的 意义和开放原则、掌握档案利用服务的常用方式。2、难点是档案开放的措施。 教学方法 课堂讲授 教学时数 4学时 档案信息资源开发利用与服务工作，也简称档案利用工作或提供 利用，是指直接传递档案信息为党和国家各项工作服务的一项业务环 108 节。其基本内容主要包括：介绍和报道馆、室藏档案的内容和成分， 通过各种方式为利用者实际提供文献材料和情报信息，进行咨询服务 等。具体来说，就是为满足利用者使用档案的需求而提供的各种服务 工作。它在档案工作中具备十分重要的地位和作用： 它是档案工作与各项工作联系的窗口，其水平质量的高低是衡量档案馆业务开展的程度、工作好坏的主要标 志。 因此，扎扎实实地开展和做好档案利用服务工作，既是档案工作 得以生存和发展的重要条件，也是开展社会主义三个文明建设对档案 工作的必然要求。 为社会主义三个文明建设服务是我国档案利用工作唯一正确的 方向。具体而言，在建设中国特色社会主义事业中，档案利用工作必 须自觉服从于和服务于以经济建设为中心的社会主义现代化建设，全 面地为政治，经济，军事，科学，文化以及党和国家的其他各项事业 109 服务。在这一总的服务方向的指引下，各档案馆（室）应根据各自档 案的性质和内容的特点以及不同时期的具体任务，在利用工作中具体 安排为党政领导和各项工作服务的不同重点。 为了保证档案利用工作沿着正确的服务方向前进，档案工作必须 树立全心全意为利用者服务的责任感和事业心，必须具有积极主动的 服务态度，努力做好档案利用服务工作，使档案利用服务工作始终处 于最佳状态。 档案利用服务工作由被动性转为主动性的一条基本途径，就是档 案工作者必须熟悉自己的馆、室藏档案的成分、内容、数量和存放位 置，熟悉它们的利用价值，并作到了然于胸，如数家珍，才能在利用 服务工作中，积极主动地向利用这介绍、报道和提供档案，减少查阅 调档的盲目性，提高查准率、查全率和查找速度。 这是档案利用服务工作由被动性转为主动性的又一条基本途径。 要求档案工作人员根据各个时期党和国家的中心工作，通过利用统计 的分析，或直接征求利用者的意见，向有关机关单位联系了解其各个 时期工作对档案的利用需要，做好档案信息资源开发工作，主动为利 用者提供有效的服务。 熟悉档案，了解需要是紧密联系和互相促进的，只有把这两个方 面的工作都切实作好，做到知己知彼，才能提高档案利用服务工作质 110 量 做好档案利用工作和做好档案保密工作都是为了合理发挥档案 在社会主义建设事业中的作用，两者的出发点是一致的。根据《中华 人民共和国档案法》的规定，保管期满30年的档案可以向社会开放 利用，但是其中涉及党和国家机密、危害国家安全的档案推迟开放利 用时间。因此，何时开放什么档案、何时不宜开放什么档案，都必须 根据档案的具体内容和国家利益的需要来认真审定和严格掌握。既要 消除“利用危险，保密保险”的左倾观点，也要警惕历史档案“无密 可保”的右倾思想。 ：包括传统的原件利用 服务方式和全文数据库查阅利用服务，这是目前最常用的利用方式。 ，这是在新技术条件下采 用的、发展前景最好的一种利用方式，并且随着以计算机为核心的现 代办公技术的普及，这种方式将取代前一种方式而成为最主要的利用 服务方式。 这是族 111 性检索、利用档案信息的最佳方式，也是信息社会和知识经济时代的 一种主要利用服务方式. , 这是档案馆(室)向利用者提供原件利用服务和咨询服务的基本 场所和一种主要方式。为了做好阅览室工作，要求：1、档案工作人员必须具备为查阅者服务的明确思想、良好的工作作风和扎实的业务 基本功。2、阅览室必须配备必要的设施，包括服务台、阅览桌椅、 布告栏、目录与资料柜、计算机、缩微档案阅读器、监护设施等。3、必须建立严格的阅览规章制度，包括借阅办法、文明守则、利用登记 和统计分析制度等。 档案一般是不借出档案馆(室)使用的，在个别情况下,为了照顾领导人的工作方便，或必须用档案原件作凭证的特殊需要,也可暂时借出使用。但是，对于珍藏档案、残破易损档案、古稀文本以及声像档 案原件，均概不外借。为了保证外借档案的政治安全和物质安全，要 求：1、严格执行有关规章制度。2、严格履行审批手续。3、严格控制外借档案的数量和时间。4、严格清点数量和验收检查。 1、复制本类型：副本，反映档案原件的所有组成部分；摘录， 只选取档案原件的某些部分。2、复制方法：手抄、打印、印刷、摄 影、复印等。3、制发要求：(1)不断提高复制技术水平，满足不同的 112 复制利用要求。(2)明确规定复制范围和批准权限；(3)复制本必须和原件仔细核对，注明档案原件的编号，加盖档案专用章或单位公章。 档案展览是档案馆、室利用档案直接为社会主义精神文明建设服 务的一种有效方式。展览方式有：1、长期固定展览，陈列有关国家、 民族、本地区、本馆室、本单位历史的珍贵档案资料；2、短期临时展览，配合各项中心工作，独立举办、联合举办、协助参办各种类型 的档案展览，如迎香港回归、澳门回归展览，纪念改革开放的20周年展览，庆祝新中国50周年展等。展览的要求：1、主题和目的明确。2、计划和提纲详尽。3、档案精练且丰富。4、加强保护和保密。这 样才能确保展览的政治性、思想性、科学性、艺术性，实现预定的目 的。 档案馆（室）制发档案证明是满足机关、团体和公民利用档案来 证明一定事实的一种手段，也是档案馆（室）提供档案为组织和个人 服务的方式之一。为保证该项工作的严肃性，要求做到：1、严格申请和审批手续。2、证明事项必须与申请事项完全一致，不得超过申 请范围。3、证明上要注明材料的出处和根据（档号）。4对档案内容进行概括或摘要务必准确、真实。5、认真校核后加盖档案证明专用 章或单位公章。 档案馆（室）开展参考咨询工作，是以档案解答问题的方式，向 113 利用者提供档案信息及有关情况的一项服务工作。参考咨询的范围包括两部分：一是解答咨询，即通过口头或书面方式，答复利用者的询问；二是协助检索，即指导利用者使用检索工具或档案参考资料，为查找馆（室）藏档案资料提供新的线索。利用咨询方式有远程和当面两种，咨询的内容有综合和专门、清楚和模糊等特点。档案工作人员开展咨询工作的一般程序是：首先，接受咨询问题：审明咨询的目的、内容、范围、和要求的深度和广度，以便确定检索途径和答复方式，或立即回答，或稍候回答，或为约时间答复，或不宜答复方式予以谢绝等。其次，查找档案材料。第三、答复咨询问题，答复方式主要有三种：以是直接提供答案，一是提供档案复制件，一是介绍有关查找线索。提供档案材料时要注明档案的出处、文种、形式、时间、档号等，若对同一事实有不同的记载的，要全部提供给利用者，以便他们分析判断和决定取舍。第四、建立咨询档案，咨询档案，对于全面掌握咨询情况，总结经验，改进工作，探索规律，是一种有参考价值的材料。其方法是，凡是重要的有长远参考价值的，或者可能重复出现与解答不了的咨询问题，都应作完整的记载，包括各种原始记录、解答咨询过程、最后结果等。 114 开放档案是把保密期满和其他可以公开的档案，解除“封闭”， 向社会开放，只要履行一般的手续即可通过一定方式进行利用。关于 档案的“封闭期”，世界各国有不同的规定。《中华人民共和国档案法》 规定：“国家档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案向社会开放的期限，可以 少于30年，涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档 案向社会开放的期限，可以多于30年。”同时还规定，凡我国公民和 组织，持有合法证明，均可直接到档案馆利用开放档案，外国人或外 国组织，经我国有关主管部门介绍及其前往的档案馆同意，亦可利用 我国已开放的档案。 开放档案是从我国档案管理的状况和形势发展需要的实际情况 提出的，对我国社会进步和档案事业都有重要的意义： 115 档案的开放和必要的控制，在世界各国都有专门的规定。我国《档 案法》对档案开放的一般年限及其掌握原则作了基本的规定，并在《各 级国家档案馆开放档案办法》等法规中，具体规定了档案开放和控制 利用的范围。各个档案馆应据此对馆藏所有已到开放年限的档案，及 时组织人力进行审查，具体确定本馆开放的范围。 1、开放利用的档案必须经过系统的整理。 2、编有提供利用者自行检索的案卷级或文件级开放目录。 3、破损或字遍褪变、扩散的档案，经过修复保护。 4、古老、珍贵和重要的档案，以复制件代替原件提供利用。 5、设有开放档案阅览室，并配备必要的阅览的复制设备，以及 其他必要的利用服务设备。 各级档案馆应根据档案法及其实施办法、档案馆档案开放办法等 有关规定，制定本馆的实施细则以及其他规章制度。其中特别需要明 确以下内容： 1、定期审查馆藏档案的密级，确定解密和划分控制使用的范围。 各级国家档案馆保存的1991年1月以前形成的涉密档案，由档案馆 负责进行解密工作。对形成满30年的涉密档案，原档案形成机关、 116 单位，认为仍属国家机密的，应提前通知同级档案行政管理机关和国 家档案馆，逾期未通知延长保密期限的，由各级国家档案馆按照1991 年国家档案室局、国家保密局发布的《各级国家档案馆馆藏档案解密 和划分控制使用范围的暂行规定》中有关条款，确定是否解密和划控。 1991年1月1日前形成的未进馆的涉密档案，其解密工作由各档案 形成机关、单位负责进行。馆藏的1991年1月1日后形成的涉密档案，未接到保密期限变更通知的，自保密期满三日起，即自行解密。 档案馆必须根据有关文件的规定，陆续地具体确定开放的案卷及其他 保管单位。案馆的案存档案是否开放和如何开放，必须由寄存者或其 合法继承者决定。如无合法继承者，其档案的开放由档案馆按照档案 法，实施办法、开放档案办法中开放年限和掌握标准等有关规定办理。 2、使用开放的档案，允许利用者摘抄、复制，也可在研究著述 中引用，但不得以任何形式公布，即不得以刊物、广播等媒体向社会 公开档案的全部或部分原文。属于国家所有的档案，由国家授权的档 案馆或有关单位公布。 3、通过各种形式加强开放档案的利用服务工作。档案馆应积极 主动地开展档案情报工作，汇编各种档案史料，公布档案，编写并出 版开放档案参考资料等，既最大限度地方便利用者，充分发挥档案的 社会作用，又有利于档案原件的保护。 117 1、怎样认识档案利用服务工作在档案工作中的重要地位？ 2、为什么说为社会主义三个文明建设服务是我国档案利用工作唯 一正确的方向？ 3、做好档案利用服务工作应采取哪些基本措施？ 4、开展档案利用服务工作为什么必须正确处理好利用和保密的关 系？ 5、简述常用的档案利用服务方式。 6、开放档案有何重要意义？应做好哪些基础工作？ 118 教学目的与要求 了解档案统计工作的内容和任务，认识档案统 计工具的意义和要求，掌握档案统计调查、资料整理、表格制作和机 关档案室统计工作等方法。 教学重点与难点 1、重点认识档案统计工作的任务和要求、掌 握档案统计表编制和机关档案室统计工作方法。2、难点是统计综合指标的确定和机关档案室主要登记表的使用。 教学方法 课堂讲授与参观见习 教学时数 3学时 档案统计工作，就是以统计数字的形式，反映档案和档案工作有 关的情况，揭示档案和档案工作量变过程的一项业务环节。其内容包 括档案的进出、整理、鉴定、保管数量和状况的登记，档案检索工具、 119 编研资料、提供利用的登记以及档案构成、利用效果、机构人员等情 况的基本统计和其他专门统计。总而言之，档案统计工作包括档案的 人、财、物的基本登记和综合统计两部分。 从统计的对象来划分，档案统计工作大致可分为两方面：一是对 档案实体及其管理状况的统计；一是对档案事业的组织与管理状况的 统计。目前我国档案工作的统计体系，可分为4个层次：全国档案工作基本情况统计，专业系统档案工作基本情况统计，地方各级档案工 作基本情况统计，档案馆、（室）档案工作基本情况统计。 档案统计工作的基本任务，是对档案和档案工作的发展情况进行 统计调查、统计分析、提供统计资料，实行统计监督。 档案统计是对档案工作进行定量分析和认识，以指标数量揭示档 案和档案工作诸现象的发展过程、现状及其一般的规律。其意义有： 建立并健全科学的档案统计工作，可以准确地反映各级档案部门 工作的真实情况，可以对各级档案部门的工作进行分析和比较，便于 对档案实行科学管理，便于更好地了解和掌握档案工作的规模，水平 和发展趋势，便于对各级档案部门的工作进行分类指导、监督和检查， 从而进一步提高档案工作水平，充分发挥档案的社会效益和经济效 益。 120 档案统计工作的要求： 1、要保证统计资料的准确性、客观性和科学性，这是对档案统 计工作首要要求。档案统计自1984年起已纳入国民经济和社会发展 计划的国家统计指标体系，因此，档案统计必须依据统计法规，如实 地提供统计档案资料，不得虚、瞒、拒报，不得伪造和篡改。 2、档案统计工作应当遵循全国统计工作现代化建设的要求，逐 步实现统计指标体系完整、统计分类标准化、统计调查工作科学化、 统计基础工作规范化、统计计算和数据传输技术现代化、统计服务优 质化。 3、充分发挥档案统计的服务和监督作用。档案统计要为多方面 研究工作和各级决策工作提供耳目、参谋、咨询等作用。 档案统计工作由统计调查，统计资料的归纳整理和统计资料的 分析报告三个基本阶段组成。 获取大量的、调查单位的真实材料。 1、统计表报。它是下级档案行政管理机关和档案馆（室），按照 统一的规定向上级机关以表的形式定期报送的文件，也是档案统计工 作中的一种基本制度。其主要特点是：填报单位都以原始记录为依据， 按照规定的格式，统一的计算方法和一定的期限填送报表。如国家档 案局专门制作的一套《档案工作基本情况统计年报》。 121 2、专门调查。它是按专门的目的临时组织起来的调查，是统计 表报的一种补充形式。其遵循的原则是：以实事求是的态度来搜集真 实可靠的资料：对不同的对象应采取不同的调查形式和方法，各种形 式、方法合理结合；遵守观察的同时性和定期性。对专题调查的要求 是：必须确定统一的、准确的调查目的和任务、调查对象、调查单位 和报告单位、调查时间和地点、调查方法及纲要，才能使统计调查按 照最必要的项目和统一的口径进行，从而取得可以综合的原始资料。 1、分组（分类）是整理和分析统计资料的基础工作。 2、正确地选择分组标准（也称分组标志）是保证实现分组任务 的关键一环。 3、档案统计分组，根据分组标准的多少可分为简单组和复合分 组两种。 1、统计表的种类：有简单统计表、分组统计表和复合统计表三 种。 2、制表要求：表格紧凑，构成体系，标题精确，明确计量单位， 应注明填报的单位、时间及制表人。 1、绝对数，即总量指标。 2、相对数，一般以倍数、百分数、千分数来表示。 3、平均数，即综合指标。 122 卷内文件目录是对卷内单份文件进行登记，它是档案整理工作中 的一种编目，具有对案卷内文件进行保护和数量统计的作用。 案卷目录是登记每一个案卷标题及其他基本状况的簿册，是统计 已整理编目档案的最可靠的基础材料。 它是机关档案室的档案总帐，所登记的数量包括案卷收入、移出 和总结三个部分，反映了档案室全部档案的总量和变化情况，其具体 内容和格式是统一印制的。 登记方法是以全宗内的案卷目录为单位进行登记，以“目录”为 单位来说明案卷收入和移出情况。“案卷收入”一项反映了档案室档 案的增长和档案室同文书部门交接案卷的情况，“收入日期”，“目录 中之数量”、“实收数量”三个项目有密切的联系，后两个项目反映了 交接的不同情况,并能从这两个数值的对比中推出第三个数值而发 现”归档”中的问题. “卷案移出”只有在以下情况时填写：(1) 案卷被拣出销毁；(2) 案 123 卷遭到损坏不能再利用；(3)案卷向档案馆移交；（4）卷案有了遗失和缺少。必须根据经领导批准的证明这些情况的文件或凭证才能登 记。 “总结部分”即表中的“目录现有数量”一项，以目录为单位登记 卷案收入和移出相抵后实际保存的卷案数量，这一数值是档案室全部 已编目档案数量的可靠资料。 总登记簿反映了逐年收入、移出的档案数量，因此，又称为”流水登记簿”。 它是档案室档案借出室外利用时的一种登记文件，其内容包括顺 序号、借出日期、借阅单位、利用目的、借出档卷、归还案卷、备注 等项目。其中，“借阅单位”还须写出“地点”或“电话号码”；“借出案卷”还包括“数量”、“目录号”、“案卷号”、“借阅期限”、“借阅人签字”等小项目；“归还案卷”包括“日期”、“签字”两个小项目。它是利用者和档案室在借阅、归还档案时的一种交接凭证，必须逐项认真 填写清楚。 它是档案室档案在本机关三个文明建设中发挥作用的实际反映, 124 也是档案价值的具体表现和利用者对档案室工作质量、业务水平的反 馈。其内容包括利用者（单位名称和个人姓名）、档号、档案用于何 种工作及作用的概述，对利用效果的估计等项目。 它是对利用者在档案室内利用档案的情况积累和资料统计的一 种方式。其内容包括顺序号、借阅日期、利用者（所在单位、姓名、 职务）、利用目的、借阅案卷数量、备注等项目。 1、档案统计工作的内容和任务。 2、简述档案统计工作的意义与要求。 3、档案统计调查的基本形式及其主要特点、原则、要求。 4、档案统计工作的步骤。 5、档案统计资料的整理方法。 6、档案统计表的种类。 7、机关档案室统计资料主要来自哪些登记簿册？ 125 ：1.掌握计算机管理档案及档案现代化管理概念 含义及关系，2.计算机在档案管理中的应用方式3.实现计算机管理档案的条件，3计算机管理档案带来给档案工作带来的影响 ：计算机管理档案的含义的和计算机技术在档案管理工作 中的应用方式体现及影响。 ：讲述 ： 4个学时 ：档案概念 ：档案是指机关、团体、社会组织或个人在从事社会活 动中形成的，具有考证备查价值的文字、图表、音像等各种载体形式 的原始记录。对这些原始记录实行有效管理的方式，方法，手段及体 制等统称为档案管理。档案管理随着社会的发展和计算机技术的普 126 及，自身也逐步由传统手工管理向体现现代化管理的计算机管理转 变。 一、 档案管理现代化指运用科学的的思想、方法和手段，对档案工作 进行有效的管理，使之获得最佳的工作效率，经济效率和社会效率 （二）含义的理解，它包含以下三个要素： 1．档案管理中使用了现代化的技术。运用在档案管理现代化 技术的内容和核心就是计算机技术和应用，其次还包括音像技术，缩 微技术，以及现代化库房和保护技术和运用，新型载体档案管理等， 随着科学技术的发展，还将会增加新的内容。 2.档案管理者掌握了现代化的科技知识。 3.建立起科学的管理机制。 以上三要素是相辅相成，缺一不可。同时它也是衡量档案现代化 管理水平高低的标准。 。 档案计算机管理指的是利用计算机技术对档案信息的管理和对 档案信息流的控制及加工。它是档案现代化管理技术的核心和根本体 现。它也是目前衡量档案现代化管理水平高低的最基本和最直接的要 素。 计算机在档案管理中应用范围逐步扩大，几乎覆盖了档案管理 127 的全过程和大部分工作环节，而且正在向与档案工作相衔接或相关的 工作领域发展。 它是最早出现和最常见的应用方式。自动编目指的是利用计算 机技术编制档案卷内目录，案卷目录，全引目录和专题目录和库藏总 目录等，是为了指量查找利用和批量公布档案的需要。自动检索指利 用计算机技术对数据库中的机读档案目录进行快速查找以实同实时 利用。 当计算机具备了对大量图形或文本信息的存储能力后，于是实 现了对档案全文或原文信息的存储。档案经过录入工具录入后可实现 两种方式存储。一种是全文信息存储，一种是目录级信息存储。其中 根据档案信息录入手段全文存储又分为以下几种，一种经过扫描加工 的是图形信息存储，一种是手工录入或者是经过扫描录入转化识别后 的文本信息存储，一种是经过语音录入工具加工的语音存储，一种是 经过多媒体技术加工的多媒体信息存储。 指用计算机对档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁、统 计等环节的管理应用。其中应用较广泛的档案自动借阅管理和统计。 具体的是对档案的借阅的审批手续、登记以及利用情况统计。这样大 大提高了档案管理的工作效率。 128 指的是根据文件的归档立卷参数自动进行的立卷处理。其主要步 骤和功能有：逻辑组卷，逻辑案卷调整，卷内目录编印。卷皮打印， 物理组卷归档，检索工具编制。该项功能主要体现于文档一体化工作 中。 指计算机通过对档案题名或全文信息进行字词切分，内容特征 的分析提取及给出正式主题词或分类号的过程，它可以部分代替手工 著录标引工作，提高工作效率，加快档案目录数据库的建设。 主要作用指的是对档案资料的文字编辑处理，排版印刷等工作。 该管理有两种含义：一种是指支持在同一部门或相同人员对文书 和档案的连续性管理的计算机系统，其功能主要集中在文书的归档和 档案管理的工作环节。一种是依靠强大的计算机网络，将办公系统和 档案管理系统有机地融合在一起，实现文秘工作和档案工作的统一管 理，从功能上覆盖了文件生成直到转变档案的全过程管理。 计算机可用于档案保管环境的湿度，温度，防火，防盗等进行自 动监测和管理。其系统构成有，数据采集、处理、自动控制、自动报 警、自动管理等。 通过计算机的图形信息处理技术实现对发生字迹褪色、字迹扩 129 散、污染覆盖等情况的档案进行的处理。其主要工作过程有，档案信 息的拾取，像素信息的运算加工、信息增强处理，恢复后的图形信息 输出等。 1.调查论证阶段：1977年，个别档案馆开始对计算机在档案部门 应用的必要性，可能性等问题进行调研性认证。 2.初步实验阶段：1983年，有少数几个档案馆使用计算机开发了 档案管理实验性的应用系统。开始档案著录标引方法的摸索，着手制 定档案著录标引的国家标准。 3.技术攻关队段：1985年开始，档案部门攻克了计算机应用于档 案管理的一些难关，出现了一些较好的档案目录信息管理实用系统及 应用成果。随着国家标准《档案著录规则》的颁布，档案目录数据处 理进入标准化管理。 4.推广应用阶段：1987年开始，随着档案目录数据大量增加，出 现了一批实用效果较明显的应用成果。使档案工作者看到或亲身感受 到档案计算机管理的方便和高效率，从而对计算机应用的认识产生了 质的飞跃，认识到计算机是档案管理工作中不可缺少的重要手段。 5.网络化阶段：1992年开始，随着计算机网络技术的发展，其在 档案部门的应用已经开始向档案管理的各个环节扩展，不仅使档案包 容于计算机网络之中，而且还把档案工作文书工作、科研生产等其它 工作连接在一起，形成了更大范围的计算机应用方式。 130 1、制定标准和准备充分的数据 档案计算机管理应用的最关键的问题是如何保证档案机读数据 的质量和数量，质量指是按照标准和规范对档案信息进行加工处理， 即档案信息处理的标准化问题。数量指的是满足应用的充足的数据录 入计算机。 2、充分利用计算机技术的发展，运用于档案管理 随着计算机技术的发展，档案计算机管理从机读档案目录管理发 展全文信息管理；从单机或联机检索发展到了网络利用，由人工档案 著录标发展到计算机著录和标引；由较封闭的档案管理发展到文档一 体化和图书、情报、科研等综合信息的管理；从单纯的档案利用和检 索发展到了档案管理的各个环节；由专业软件发展到通用化，和标准 化程度较高的商品档案管理软件。 3、数据源，建立共享数据库。这是计算机管理档案的必然要求， 计算机管理档案的效率如何，关键是看数据的丰富程度，随着网技术 的发展，现在各地，各部门建立了跨地区的或者是本地或者地本单位 的局域网，每一个网内拥有一定的数据，由于相互共享，这样大丰富 了可用数据源利用多媒体技术，实现多种类型的综合性信息管理 4、由于多媒体技术的发展和运用，各单位利用多媒体技术建立 了自己的用户指南，参观指南等综合性用户服务系统，用户可以轻松 地查阅自己所需图文并茂的信息。还有电视电话会议等项目也被设计 于档案管理系统之中。 131 5、软件的通用性，促进计算机管理档案的发展和数据共享。 6、搞好电子文件和电子档案的生成与管理。 1、由于计算机技术的发展和计算机价格的降低和网络 化的普及给各行各业的工作效率带来明显的提高，计算机管 理档案将逐步进入到档案工作的各个环节，以往的手工管理 将逐步被计算机管理代替。同时工作效率还会有很大提高和 节约大量的人力、物力和财力，还会大副度扩大档案数据容 量。 2、网络安全影响计算机管理档案的发展。 档案信息与图书、情报、资料等信息有一定的保密性， 然而网络安全将根本性地影响档案信息的公开与网上运行。 这在一定程度上影响和制约着档案工作的发展。 例如文字信息的录入利用语音录入，这样既提高了速度又方便了档 案工作者，同时密切了档案工作者与计算机之间的关系即加 强了人机对话。 主要有以下两个方面的培训。 A 标准化工作的培训，主要是数据著录和软件选择以及联 网的接口标准等。B 大力推进计算机技术在档案管理工作 的知识普及应用，以提高档案工作的高效率以适应现化发展 132 和需要 。 电子文件了电子档案与纸质文件和纸质档案有着本质的 区别，不论从其生存环境与本身的特性都有本质的区别，因 此我们要从电子文件的特性加以研究解决其长期保存的问 题。 主要指的光盘的安全使用和长入保存。, 1、现代化管理档案与计算机管理档案的含义与联系？ 2、计算机管理档案在档案工作中具体体现有哪些？ 3、计算机技术的发展对档案工作的影响？ 1.撑握软件的基本功能。2.当前软件开发的现状。3.如何选择最佳使用软件为档案管理工作提高效率。4参观计算机管理档案 档案管理系统软件应具备的基本功能和如何选择档案 133 管理系统软件。 讲述、软件演示、参观 11个学时 档案管理软件的制作根据国家的相关标准和本单位的需要设置 相应的功能。一般情况下，主张选择文档一体化的综合性管理系统软 件，其中档案管理只作为其中一类处理，这样便于电子文件和电子档 案的管理，也可以节约人力和物力，同时提高档案工作效率。本节主 要介绍综合性管理系统中的档案管理支系统。档案管理系统具备的功 能如下： 即对整个档案管理系统的管理包括密码管理，类别管理，用户管 理，登录日志管理，权限管理，系统循环管理，QQ事务信息管理，密级管理，主题词管理，分类号管理，全宗管理、保管期限。 --------根据国家的相关标准和规定自由设置相应 的类别，如高校可以设置有十多类即：行政、党群、教学、设备、出 版、外事、财会、基建、科研、实物、声像、生产等。类别应设置录 活（字符长度以不违背国家有的相关标准）。 ------------根据与档案工作事务相关的部门、单位或个人 设置一些相关的用户。或者是同一类的用户。为了安全管理，最好先 对用户进行定性分析和定量分析，这样才可以避免漏设和多设，漏设 134 了用户无法进入系统，这样给档案工作带来不便，用户管理虽然可以 无限延伸，但设置过多会给系统带来不必要的负担，一是安全负担， 二是系统容量负担。 ：---------，即对登记用户的身份验证。没有合法身份的 用户不能进入该系统，为了安全、慎密起见，密码最好采用字母。数 字、下划线等符号答配使用并切字符在12号数以上。密码得以系统管理员专人管理，不可分散管理， --------用于监控哪些用户登录本系统，在本系 统内干了什么事，是利用，还是在网上逻辑归档或是录入数据，这是 系统管理员安全维护系统正常运转必不可少的功能。同时该登录日志 管理还可以作为档案利用或者是系统利用的分析依据。 ------指的是对身份验证合法的用户的利用权限管理，即 给予合法用户进入系统能够干什么，一般情况下是给予合法用户利用 本系统的资源和帮助本系统积累资源____完成异地逻辑归档同时也是录入数据。通常情况下软件的权限管理是给予合法用户录入安全数 据，利用其相关职能的档案信息。相当于本系统软件的二次安全屏障。 QQ-----指的是利用网络聊天技术于档案管理软件 中。此管理功能旨在帮助系统管理员直接从本软件通过网络与各相关 用户联系，搜集相关信息，解决一些工作中实在的问题，或者是对本 软件功能的完善建议。有了该功能，大大地方便了用户与管理员的联 系，密切了档案用户与档案部门人员的关系。同时缩短了解决问题的 时间周期。 135 --------即对进入该系统的合法用户进行的一种安 全退出与再次进入管理。此功能是所有系统软件必不可少的。否则将 导致本系统进行死循环之中，这样系统中的数据将安全将得不到安全 保障。 ：--------指的是该份档案的保管时间，不同保管期 限有不同的保管方式和方法，保管期限越长的档案其价值越大，其保 管条件要求越高，投入也就越大，为了便于人尽其才，物尽其用，必 须对每一份档案进行保管期限鉴定，以便日后的有序管理。否则会浪 费人力、物力、财力。也不便于以后档案的销毁管理。 -------指的是对每份档案的保密程度的鉴定，档案不 同于图书、情报、资料的原因之一就在于它具有一定的密级时限性。 不同时间，不同地点。档案的利用范围有一定限制。一般情况下保密 30年的档案可以向社会开放，在这保密的30年期间，其利用者有一定限制，进入该系统的用户除了身份合法之外，还得有该密级允许的 范围内的用户进行利用。这也是档案系统和安全屏障之一。 ：-------一般情况下，综合档案馆的档案号有全宗的代 码，但有一些专业档案馆除外，以前，没有出现高校合并，企业转制、 合并、重组时。这些档案馆保管的档案都是单一的，不存在全宗问题， 所以他们的档案号就没有全宗号代码。然而近几年来，企业重组，高 校合并，这就为重组后的档案和合并后的单位档案中出现几个全宗统 一管理混乱局面。因此全宗号的设置管理显得非常必要了。 ------实际是要求用户、系统管理员或者软件开发商 136 按照国家的相关规范和标准把一些常见和常用的主题词录入主题词 库中以便于日后的主题词自动标引。同时各软件使用单位也可以根据 实际，参照《中国档案主题词表》规范本单位常用的主题词入库中， 以便后日后的著录数据自动标引。但是不得随意编造主题词入库。否 则以后影响档案主题词的检索利用。 ------根据《中国档案分类法》大纲要求，把相应的 档案内容归入相入档案分类号中，以便于以后数据录入时进行分类号 自动标引。减轻人力负担。这项工作对工作人员来说有一定的难度， 一般要求既要懂计算机知识，又要懂档案专业知识的人操作。 数据库的数据来源可以是多种多样，大致有以下两种主 要类型数据来源方式即数据录入和网络数据转化，其中数据 录入方式是档案数据库生存的最基本的途径之一，该数据录 入随着计算机技术和多媒体技术的发展和推广应可以有以 下几种方式和方法。 i. 手工录入-------这是最其本的也是最原始的数据生存方式， ii. 语音录入：-----利用多媒体技术于数据录入系统之中，这种方式产生的数据经过一定的系统转换即成为识别 的汉字，也可以不经过识别，直接以语音形式存入系统数据 库中，以后利用时也只能以档案管理多媒体系统管理软件方 行。 137 iii. 手写录入：-----利用手写笔经过汉字识系统转化 即可存入系统之中， iv. 扫描录入：-----利用扫描仪设备对档案原件进行 图形处理，既可以再经过汉字识别转存下系统中也可以不经 过汉字识别系统直接以图片形式存入计算机中，图片存入的 优点是、形象、直观、原始、原貌。缺点是占有系统的空间 太大。 其中数据录入也就是手工著录档案项目，该项工作如果是文档一 体化的办公系统软件，这数据录入就是在文件登记时就完成了，如果 是对库藏档案数字化，那么得手工著录。著录项目分文件级和案卷级。 根据国家颁布的《归档文件整理新规则》的要求，档案的一份文件即 一卷，也就是说取消档案中的卷的概念。因此我们只讲述文件级的档 案著录。档案著录项目如下：分类号：____、档号___、[馆藏号]____、[缩微号]____、题名_____、责任者____、文号____、[密级]____、保管期限_____、[载体形式]____、[文本]___、主题词___、[内容提要]____、数量____、单位____、[附件]____、[规格]____、[附注]______[存址]_____其中有：有“[]”符号为可选可不选的项目， 其它的为必选项目。其中主题词和分类号可以由系统自动标引，有不 对的可以手工改正。其它项目都得对档案的形式和内容特征进行分 析，提出著录项目。著录项目要求软件制作者根据国家的相关规定、 标准和利于数据兼容的要求设定字段类型和字符长度，不可随意见设 定。 138 就是对存储于计算机中的数据进行利用。这是计算机管理档案的 最终目的。也是检验计算机管理档案效果的最直接的方式。在数据充 足的情况下这种利用是无限的，不限空间、时间、数量。针对利用者 的实际情况一般情况下得设置以下几种类型： 1.(大)条件检索：-----即不分时间，只按利用者的实际需要进行模 糊检索。这种方式的覆盖面大，出现的结果是全，但不精。这种方式 实用于年代比较久远的档案利用和网上信息利用。 2.授权检索：------即由系统管理员授予权限的类别进行检索，这 种利用方式实用于档案的形成年代很近并且是本职能部门形成的档 案。不利于网上检索利用。 总之所有的检索方式都得依靠数据录入的档案著录项目，没有其 中任何一项作条件检索，档案都无法查找利用。 就是编制各种档案目录，是为利用者成批利用档案和档案信息物 理归档的需要编制的功能。可以编制档案的案卷目录，卷内目录、全 引目录、专题目录、总目录、数据汇编等，管理系统编制好后以事先 制定好的标准打印输出。编制好的卷内目录格式如下： 序号 文号 责任题 名 形成时间 数量 备注 者 139 案卷目录（专题目录）格式如下： 档号 责任题 名 形成时间 数量 备注 者 该项功能是用于登记档案借查阅。由计算机来完成对库存的管 理，一方面指的由计算机来控制所登记借阅的档案是否已经外借。一 方面是由计算机到期自动打印出催还档案通知单，并且自动送往档案 借出未还的部门。这样既可以保证档案借阅归还的时间安全，也可以 把人从复杂的库存中查找档案是否存在，大大地提高了档案的工作效 率。借查档案的格式设置如下： 序档 题 数 借查阅 借查借查归还 经办号 号 名 量 目 的 阅阅时时间 人 者 间 1 2 140 包括对对档案系统登记情况统计、档案借查阅情况统计、档案每 年的进库情况统计、库藏档案统计、上级有关部门要求的每年的综合 情况统计等。这些工作将给档案工作人员减轻了大的工作量。工作人 员只需对这些统计出来的结果进行分析即可以为以后的工作作指导。 包括以下功能：数据库数据编辑修改、数据备份、数据恢复、数 据转换。 ：-----指的是对进行系统的数据进行修改、添加、删 除、排序等 :------对系统的数据进行物理下载，存放于光盘或其它 介质上，以放系统被破坏，从而数据受损。 ：------指的是系统重装后，把原备份的数据转入系统之 中，从而确保系统中的数据的原始性，以充分发挥系统的管理功能。 ：---指目前档案管理系统软件没统一之前，各地方，各 单位都在启用各自和系统软件，造成部分数据属性的不一致，当软件 统一或软件升级之后，为了确保原有的数据或其它网络中的数据能够 被利用，必须要求对这些数据进行转换处理，以便该系统能够识别。 随着计算机技术的飞速发展和给我们的生活、工作、学习带来了 141 巨大的方便各行各业和每个人都在尽最大力量地使用计算机技术于 工作之中，档案工作也不例外，各地区，各部门都在按照一定的标准 研制自己的档案管理软件，目的只有一个，就是给工作带来效率的提 高。具体的有： dos平台和windows平台的独立的档案管理软件和文档一 体化下的软件，这类软件的功能在当时算比较完善。它在这个时期发 挥了充实数据的功能。完成不了档案信息全文存储和检索，也无法完 成档案的归档工作。 的档案管理系统软件，它又可分为两类，一类是0A系统 的档案管理系统软件和独立的档案管理系统软件。其中前一类档案管 理软件是整个综合管理软件的一个功能而已，后一类则是完成独立的 实体软件，虽然两类软件都可以实现异地归档、存储、检索、统计、 数据转化等功能，但是单独的档案管理实体软件较落后。因为它人为 地割裂了档案工作与其它工作的密不可分的关系，不利于一个单位的 整体计算机管理，相反也将在一定程度上影响档案工作的自身发展， 而且也会浪费大量的人力和物力、财力。OA综合管理系统软件是以后计算机管理的主要趋势，利于单位工作的全面、协调发展，从而促 进档案工作的快速发展。 1不兼容：主要是各软件字段要求不一致造成的。 2.不兼容：主要是各软件编写的语言不统一，所利用的数据 库不统一。 142 3.各单位计算机管理不均衡：造成这方面的原因是多种多样 的，一方面是各单位对档案工作的重视程度不一致。一方面是各单 位档案管理工作人员的计算机操作水平不一致：一方面是各单位档 案工作的手段、方式、方法、管理体制和运行机制的差异性导致。 1. 希望国家出具关于各行各业的软件制作的规范和标准，并 且采取强有力措施推行。以便早日实现数据资源共享。 2. 各地区，各单位的领导重视，认识档案工作与其它的同并 重要性，不要在抓其它工作的现代化建设时忘记了档案工作也需要现 代化管理。同时档案工作人员也得做出一定的成绩让有关领导重视。 3. 加强档案工作人员的业务素质培训，尤其是计算机管理档 案的的技术培训。 本单位工作的现状指的是人员素质情况，档案实体管理基础 工作状况，档案管理体制情况，本单位与其它同等单位的差距情 况；本单位未来的发展规划情况：针对本单位的实际选择自己需 要的软件。 ：主要是咨询档案管理工作的 实际哪些问题能够解快，哪些不能够解快，从而拟写出本单位需 要的又符合软件编程的发求书。以免日后选择软件时出现：“曲 143 高和寡”的现象。 。收集凡是与自己要求有关的软 件的资料，找出与自己要求相贴近的软件说明书。 联系自己意中的程序开发商。当面 咨询其人员技术力量，后期维护情况。更重要的是看他的后期技 术支撑性能。 ：在技术人员的培训下，本单位人员得自己 操作该软件，看该软件是否具有界面清新，操作简单，使用方便， 功能全面的特点。一般情况下，软件试用期为半年。 。 其资料应具备如下：使用说明书：系统设计分析书；用户需 求分析书，软件系统流程图；软件运行测试书；软件合格验收证 书；符合国家有关标准证明书；运行环境要求书，开发商后期维 护承诺书及意见反馈书等相关资料。 图书、档案、情报一体化文献管理。 参阅：《中国档案》2006年第2期P66-70 1、界定档案管理系统软件的标准？ 2、学会操作使用一般档案管理软件。 3、画出档案管理系统软件功能大致结构图。 144 4、参观后写出对计算机管理档案的心得。 ：1.电子文件的特点。2.电子档案管理从收集到 利用具体工作环节。 ：电子档案的管理方式和方法 ：讲述 ： 5个学时 为了更地有效地实现对电子档案的管理，我们必须先对电子档案 的前身作一定的了解即电子文件，指的是能被电子计算机识别、处理， 按一定格式存储磁带、磁盘或光盘等介质上，并可以在网络上传送的 数字代码序列。其特点如下： ：人们在电子计算机屏幕 或打印纸上看到的由文字、图形等构成的电子文件形态，只不过是电 子文件的某种输出形式而已。而在电子计算机内部，无论是传输还是 存储等得处理，电子文件均以数字编码的形式存在。 ：电子文件从生成、传输到存储都是通过电子计算机实现的所以电子文件对电子计算机 145 中的各种软硬设备有着密切的关系，可以说电子计算机是电子产生、 处理的前提和基础。这就决定了电子文件对设备的依赖性。同时还有 更深层的含义：具体如下：A：字字编码。B：硬 件 C：软件，D： 技术设备更新，E：加密。虽然电子文件的存储介质也许能保证其存 储寿命达几十年甚至上千年但这些内涵随着时间的推移，技术设备的 更新换代，电子文件的环境相应发生了变化，那么它就很难被重新识 别出来（包括其数字编码标准改变。加密的编码改变了，生成电子文 件的软件改变，当时条件下的技术设备不存在等）。这一特点是威协 电子文件安全的最大隐患。 ：电子计算机内形成的电子文件，记录到载体年的是数字编码序列。因而不能直接观看其内容， 必需由相应的电子计算机软硬件设备将载体上的编码序列读取出来， 然后转换成人能识别的形式，显示在屏幕上打印纸上，人们才能知晓 其内容。其非直读性体现在以下方面：一是记录在介质上的是数字编 码，人的肉眼无法分辨，何况磁性介质上的“磁畴”极性是磁性介质 的物理性质，根本无法看到。二：磁性载体上的信息记录密度极大， 就是在高信显微镜下只能看到是一些小点而已，分不清到底是什么。 三：记录在磁性载体的数字信息往往是经过编码压缩和加密处理，既 使设备和软件，但是如果不对其解压和解密仍然无法读出数据。 电子文件的物理结构指的是其存储在载体上的位置 及分布情况。如文件正文、图形、批示、附件等各部分在载体上的具 146 体分布位置。逻辑结构是指其文件本身的结构，例如文件中的文字排 列，章节构成，各页和先后顺序，插图标号结构。电子文件在传输和 转换过程中经常是电子文件物理结构变化而其自身的逻辑结构并不 发生变化。同时电子文件的逻辑结构有专门的信息描述，只是不能被 我们直接看到而已（隐含）。 元数据的依赖性：电子文件的元数据批的是电子档案的技术数 据。即电子文件产生的背景（运作处理信息），字符集，软件、平台、 逻辑结构描述数据。如果没有这些元数据，那么这份电子文件的很难 形成或者是生效。 ：电子文件其存放的位 置不是固定的，而是可以变化，甚至可以从一个载体转换到另一个载 体，其内容却不发生任何变化。同样，还可以通过网络传给远方的一 个或多个接收者。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子 文件的内容分解后分别通过不同的路径传递，存放在不同地点不同设 备的处理方式，只是在需要时才临时把文件的内容装配起来。尤其是 多媒体电子计算机出现以后，电子文件也就出现多媒体的集成性，即 一份文件集文字、图表、图形、声音、图像等。不同的媒体信息要求 存储在不同的介质上，这样就更加体现了电子文件信息与载体的分离 性。这个特性会影响到电子文件的可靠性、完整性、真实性。 电子文件的处理 环境是电子计算机网络环境，其动作环境的网络化决定了电子文件的 共享性。随着网络化的发展，网络安全也就成了最大的安全隐患。 147 （电子文件在起草阶段或做其它处理时的突出优点是增、删、改很方便，改后又不留痕迹，正因 为日子文件的易更改性质，才使其被广泛应用。造成电子文件易被更 改性的原因主要是电子计算机内的存储器、磁带、磁盘、可擦写光盘 等存储介质的可重写性决定的。另一个原因是电子计算机的存储器， 除磁带外都具有随机读写的功能。被处理后的电子文件是否与原来一 摸一样，没有采取专门的措施是很难认定的。电子文件的这一特性影 响其凭证作用的发挥。 ：也指电子文件的逻辑归档。 指在网络环境中，在不改变电子文件原存储位置和方式的的情况 下实现的归档过程，（P264页）。这种归档在网络中的任一终端可以 完成。不分地点，不分时间，档案管理人员也许根本不知道是否归档。。 这样归档尽管方便，快捷，但一旦网络瘫痪，这些电子数据就会丢失， 从档案管理角度来考虑，我们应该对电子文件的存储载体进行归档处 理。即实体归档还是很有必要的 从我国的发展情况来看，电子文件完整保留、妥善保护等方面存 在着很多问题。问题如下： 1． 草稿性电子文件的“自生自灭” 状态：在办公自动化 的起步阶段，多数只用电子计算机起草文件。一旦打印出纸质纸质正 148 式文件，作为草稿性的电子文件就会被忽视。这些电子文件的纸大多 数补背后起草的文件不断地覆盖，或其存储介质用于其他信息的存储 而被清洗。这是一种资源浪费。在一些草稿性电子文件中含有许多重 要的修改过程信息，应该列入归寺范围。 2． 辅助性电子文件无人管理状态。有一单位的办公自动化 网络中，虽然纸质文件仍然是正式文件，但已经开始把电子文件作为 辅助性电子文件使用，即在发文时，先通知网络发送电子文件，接收 单位按电子文件方式承办，但是纸质文件一旦到手，就忽视电子文件， 为了接收新的电子文件，就把原有的电子文件删除。 3． 正式电子文件往往只进行逻辑归档：多数系统只设计了 逻辑归档功能，也就是说电子文件生成时存在什么位置，归档后仍未 改变。只是把与其相关的目录信息归并到档案工作者使用的终端上， 而没有把这些电子文件集中下载到可脱机保存的载体上，这样。一旦 网络系统出现问题，电子文件就会被搞乱，甚至全部丢失。 4． 有些电子文件的存贮载体不安全，信息记录格式不标 准。由于没有统一的规定。对电子文件的载体选择难免带有随意性， 有的单位仅存储在随机的硬盘上，有些单位把电子文件存储在软盘 上，软盘极易被损坏并且其保管期限存在较大问题，有的单位以非标 准的光盘存储，互换性差。也有一些光盘在可靠性和保存寿命上存在 问题等。 5． 电子文件生成的设备环境数据，缺少登记，一些相关软 件参数也缺少妥善的保护措施，电子文件对设备有依赖性，一些单位 149 保留电子文件时，没有注意保存其生成软件及设备等方面的参数，如 果某系统被毁，那么它生存的电子文件就可能难以读取，所以保留电 子文件的同时，也应特别注意保留其相关软件及设备等各种必有的参 数。 电子文件归档程序如下 1. 确定电子文件是经过审批的最终“版本”。 2. 积累和积累整理； 3. 编制目录； 4. 整理归档的电子文件 5. 鉴定归档的电子文件 6. 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 归档的电子文件 7. 编制归档说明； 8. 存入磁性记录介质 9. 复制备份，确定保存方法和地址； 10. 确定载体标识。 电子文件应当由单位的综合主管部门或主要负责人统一协调，指 定专门机构或专人负责。电子文件的形成、承办、归档等工作应当由 电子文件形成部门负责，档案保管部门给予指导监督，并对保管方法 提出意见和建议。对归档后形成电子档案的管理工作应当档案保管部 门负责，电子文件形成部门提供协助和支持。总之，整个过程既要有 统一领导，明确分工，严格管理，还要有相互支持，才能保证电子文 150 件及其归档后形成电子档案的原始性、真实性和完整性。 电子文件的形成到电子文件的归档要有一段时间距离，在这一段 时间内，电子文件有被更改或丢失的可能性很大，因此，积累工作必 须从电子文件形成阶段就开始。电子文件的积累是一项经常性、且必 须按照有规定和标准进行的工作 1．电子文件的积累过程和方法 电子文件的积累，可以分为两种类型：一种是电子计算机网络系 统上，记录系统应设计自动记录的功能，可以记载电子文件的产生、 修改。删除，责任者，入数据库时间等；另一种是用载体传递的电子 文件进行登记、签署，对于更改处，要填写更改单，按更改审批手续 进行，并存有备份件，防止出现差错。 2.电子文件的积累范围： i. 按归档要求应接收归档的电子文件。 ii. 对未列入应接收归档的电子文件，有的也要收集，因 为有时需要对一些项目做补充或扩大归档，要及时收集，电子文件的 时间很强，错过时间，电子文件就可能被删除或消失。 电子文件的收集范围，按照国家有关公文的收集范围规定执行， 但电子文件不同于纸质文件，造成其收集积累的方法有些区别，一般 情况下，A电子文件的草稿不收集，但能反映或保留其正式电子文件 生存修改过程的草稿电子文件需要收集；B对于起辅助作用或正式作 151 用的电子，则应及时收集，并与纸质文件建立相应的标识，尤其是“无 纸化办公”的电子文件应该及时地加以拷贝或缩微成胶片，以防系统 坏损。C：对于生成电子文件的软硬件环境和元数据也应与电子文件 一并收集。 电子文件的整理，是指按照一定原则和方法，将电子文件分门别 类组成电子档案的一项工作。电子文件整理工作包括两个层次；一是 对分类、排序的组织、二是对建立数据的组织。 （一） 电子文件的分类、排序 电子文件的分类、排序是指将磁性载体传递的零散的、杂乱的电 子文件通过分类、标引，组合，使电子文件存储格式处于一致状 态。按档案管理要求，电子文件的分类标引工作是归档人员来完 成，归档后大量的电子档案需由档案部门人员来系统检查与整 理。如对电子文件和调整，电子文件格式转换，目录和表格的填 写等工作，电子文件的格式转换可能会损坏文件的数据，影响其 凭证作用。但随着技术的发展，这项技术会得到改进的，否则档 案部门的设备就要求非常高。 （二） 建立电子文件数据库：建立数据库的主要工作内容有： 1.对电子文件进行分类和编号。一个单位的电子文件类别是多种 多样的，就要进行科学的分类。按门类划分的标准，结合本单位的实 际和电子文件的内容，制定本单位的电子文件分类方案。分类编号就 是对电子依据分类方案给予电子文件一个固定分类编号，使期处于有 152 序状态。 2.电子文件的登记；电子文件建立数据库手，要建立一个检索文 件，检索文件是对电子文件进行快速访问的有效工具。 。 电子文件归档，是将应归档的电子文件，经过整理确定档案属性 后，从电子计算机存储器或其网络存储器上，拷贝或刻录到可移动的 磁、光等记录介质上，以便长期保存的工作过程。不同的环境条件产 生的电子文件其归档的方法是不同的，A：如果是电子计算机网络系 统，按要求转数据库或记有归档标识即可完成归档任务；B：以载体传递归档的电子文件就必须做一些辅助和认证工作，要与相关的纸质 文件结合归档。 1、按现行公文、科技等文件的有关归档范围执行； 2、另外要考虑电子文件的特殊性，根据电子文件的形成规律， 尽量具体列出阶段的、系统的、权威性的电子文件组合，保证电子文 件的完整性； 3、电子计算机的软硬件环境，表述电子文件内容的基本格式及 有关元数据也必须列入归档范围。 电子文件的归档一般在年度或任务完成后，或一个阶段之后的一 段时间内进行归档（称为阶段归档）具体可视情况而定，因涉及到电 子文件的技术环境条件，记录介质的质量、寿命等问题，一般以不超 153 过2—3个月为宜。 ： 一般拷贝三套。两套异地保存，另一套提供借阅。 ： 对归档电子文件的要求，主要是真实、完整、达到档案的功能价 值。 从以下三方面去理解： 1. 遵从归档各阶段的规定、标准，如收集、积累、整理、鉴 定等环节的规定、标准； 2. 准确说明配套的软硬件环境； 3. 归档电子文件格式应为工业标准，在标准的用户界面下操 作，支持不同的平台，与现有的设备兼容，能以标准的数 据库语言与数据库相连，或者确定统一的标准在内部的电 子计算机网络上使用，以实现良好的转换状态。 1. 将应归档的电子文件最终版本存入磁、光记录介质上。这 个过程一般由归档人员整理。 2. 压缩归档。采用数据压缩工具，对电子计算机网络上应归 档的电子，经过一段时间积累后进行压缩操作，录入到磁、 光记录介质上 3. 备份系统归档：一般是电子计算机网络环境下采用。将归 档的电子文件在网上进行一次备份操作，就可将归档的电 154 子文件记录在磁、光记录介质上。 ，主要是指鉴别它的档案价值，确定 其保管期限，并据此删除已积累但无保存价值的电子文件，并予以销 毁。也可以说，是保证归档电子论据准确、完整、系统，确定档案属 性的工作。 ：即档案原始性、完整性、真实性、系统性、保管期限、 价值。 鉴定工作的两个阶段不一致：归档前的鉴定是归档人员在档案人 员的指导下进行，后一阶段的鉴定是档案工作员在形成部门的协同下 完成。 目前记录数字信息的载体有：磁性的、光学性、磁光性的等几种 类型。具体的有： （标准化程度高，易于数据兼容）， （随机存取，密封性好，读取速度快，存储容量大，网络使 用最佳选择）、 、分三种光盘：只读光盘、一次写多次读光盘、可擦写光盘 存储量大，时间长，读取速度快，但是没有统一标准化格式 造价低，隽带方便，可随机存取。寿命短，数据易损，不 益作电子归档保存。 总之无论选择哪一种作为电子文件归档保存的载体都随进注意 155 信息复制，因为电子文件所依赖的软硬设备环境及无数据随着技术的 进步，它个也相应变化。所以 电子文件归档后形成电子档案，电子档案不同于纸质档案，特别 是电子档案的特性，决定其保存与维护的复杂性 1、 保证电子档案的可用性：--------指的是电子档案的可用性，是指存储在磁、光载体上的信息，能够完整地通过电子计算 机的软硬件平台，以人们可以理解的形式加以展示 2、 保证电子档案的可存取性-------指的是保存的时间、地点，设备变更后电子文件仍能正常进行存取操作。电子文件归档后 形成的电子档案，大都来自各个方面，往往是在不同的电子计算机系 统上形成的，典其内容格式的编排也不尽一致。这种在技术和形式上 的差异，必然会带来在电子文件归档后形成的电子档案需要进行恢复 与还原时，所彩的技术与方法上的不同。因此，为了对电子文件归档 后形成的电子档案都能够在以后的利用中得以准确、完整并能以人们 直观理解的方式进行显示，就必须将所有与之相关的技术及数据结构 定义和所用的软硬件平台等加以保存，以保证电子档案的可存取性。 当电子档案所依靠的技术已经更新，我们必须使保存的电子档案适应 新的技术，才能达到永久保存和进行显示恢复的目的。为此采用以下 的方法： A----采用一种特定的技术，消除电子档案对相关技术的依赖性 156 B-----对于较为特殊的电子档案的内容和格式，需要采用或开发 对应的转换软件。 C---保存电子档案相关的支持软件 4. 保证电子档案的可理解性 电子档案的可理解性指的是电子文件利用过程中不仅须熟悉电 子文件内容，而且还必须把内容的结构同其相关信息联系起来，从而 体现出全部含义。为使一份电子档案的内容可被完全理解，就需要保 存与其内容相关的信息。这些信息内容包括：相关的其他文件系列名 称。存储位置及相互关系；对文件内容中所引用其他未被存储的参与 资料出处；在自然语言中不常用的词语解释；必要的与电子内容相关 的背景信息注释等。这些信息，应在电子文件的形成或维护阶段通过 著录收集，并将这些信息组成相关文件系列加以保存，以便在利用电 子档案中查考。 保存电子档案的目的，是使电子档案能够处于可以准确，完整、 可靠提供利用的状态，起到凭证和查考作用。电子档案方式方法与纸 质档案等有着明显不同，在许多情况下，人们可以不必将电子档案汇 集在集中化的库房里就可以进行利用和管理，也可以通过通信线路完 成异地利用工作，同纸质档案等利用相比，将会更快捷、更方便。但 这必须建立在电子档案所依赖的技术上，必须满足必要的先决条件和 采取一定的相应措施才能够实现。 1. 利用前的数据准备 157 非直读性是电子档案的典型特征之一。因而，为保证其在利用中 得以准确恢复并易懂，有必要进行电子档案基础数据的准备和识别文 件的建立等。 电子档案的基础数据，其内容包括两部分；一是背景信息，二是 元数据。识别文件是记录在每份电子档案载体上的特别文档。用于描 述存储在载体上实体文档之间的关系。这种关系可以是一对一的或非 常复杂的关系。同时还须描述文件内容的内部结构和上下文关系。电 子档案基础数据和识别文件的建立，应根据档案部门存储和应用等技 术条件环境来确定其具体的要求，并在文件的设计阶段纳入系统设 计，使之能自动产生元数据与背景信息。并在文件的形成阶段使背景 信息和完整的元数据得以有效的收集。 2. 电子档案已经不在责任者的归档系统中，而是移交到档案保管部 门。为满足利用者的需要，则必须由档案保管部门提供利用。电子计 算机软硬件平台则成为利用者的有效工具。对于档案保管部门来说， 提供电子档案的利用，一般有三种方法；即提供物质载体的拷贝；通 信传输；由电脑直接提供利用。 3、 电子档案在利用中的保密十分重要的。因此在电子利用中，应特 别注意以下几点： A------采用的利用方式，应视利用者的情况而定，不能无原则地 向所有利用者提供全部利用方式； 158 B------依据电子档案内容的密级层次，进行有效的管理，一般情 况下，对于内容不是完全开放的的电子档案，不宜用拷贝的方式提供 利用。 C-----采用通信传输或直接利用等利用方式时，必须对信息内容 进行加密处理，并对所使用的密钥进行定期或不定期的更换； D-----无论采取那种利用方式，系统都应对利用的全过程进行有 效的跟踪监控，并自动进行相关的记录，作为对利用工作查证的依据； E-----利用系统应有较强的容错能力，避免由于误操作所带来的 不可挽回的损失。 4. 利用统计是利用系统中不可缺少的一环节，其过程是对电子档案 信息的流传；利用及管理工作等进行量化分析。通过分析，客观、准 确、科学地揭示电子档案利用管理工作中的一些特点和规律。并以此 来调整我们的工作方式，拓展利用的途径，提高电子档案的利用水平。 电子档案的利用，是借助相关的电子计算机的软硬件平台，通过 利用管理系统实现的。因此，对于利用统计工作来说，将会更加方便。 就其大的功能来说，利用管理系统应包含利用信息采集，按不同时段 综合统计，统计结果分析等几个方面。 1、电子文件的含义？ 159 2、电子文件的归档流程？ 3、为了保持电子档案的完整性、系统性、真实性，归档时注意 哪些问题，并举例说明？ 4、利用电子档案的注意事项？ 160