档案整理工作汇报及日常管理建议
档案收集及整理情况汇报
及日常管理建议
一、归档要求
(一)归档范围
xxx年1月1日之前公司各部门在工作活动中形成的，所有和公司有关的重要文件及其他具有查考利用价值的文件材料(含电子文件:如会议记录、纪要，及其他以文字、数据
表格
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、电子图片等形式呈现的符合上述条件的各类电子文献资料)。
(二)归档立卷的要求
归档人应当遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值, 便于保管和利用。各部门归档人必须做到:
1、归档文件必须齐全完整; 2、遵循文件的形成规律和特点, 层次分明;3、卷内文件的排列易查询;4、电子文件刻盘存档等。 二、归档情况
(一)归档文件数量
经过各部门共同努力，公司掌握的归档文件数量具体如下:
截止到xxxx年12月31日
合同
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档案共计 份，其中 份，非销售合同 份;产品开发及项目申报文件 份;书面制度流程文件共计 份;人事及行政档案 份;xxx公司工商档案共计30份;xxx公司工商档案共计xxx份;调研
报告
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xxx份;DVD3张(xxx部;应用研发部;xxx)。其他公司宣传册xxx份。
目前档案管理人员正在进一步复核及对上述档案做上架管理。同时由于部分部门所提交归档目录格式不够准确，正处于调整阶段。 (二)档案室整理
为便于公司各部门查询和使用档案。档案室采用时间与部门类别相结合的方式整理各部门所提交的归档文件。即，xxx年之前的档案为一大类。在xxxx年前的档案系列内划分:营销中心档案(国际贸易部档案;xxxx部档案);xxxx档案;研发中心档案;财务部档案;人事行政档案。各部门档案具体分类为:合同类;制度文件类;品牌、文化类等。
档案室根据文件名称，为归档文件设置编码、关键词等以便于日后在软件系统中准确查询所需档案。
三、档案的分类管理和查询、使用建议
(一)分类管理
档案分为保密类和普通类档案。档案的保密认定由原归档部门提交申请，经分管副总审批通过后，定级为保密类档案。
保密类档案由档案管理员在档案管理系统上内在相应位置标明“保密”字样。
(二)档案的查询、使用
1、什么是档案的查询、复制
档案的查询是指申请人在档案室内对经过批准查询的档案进行查阅、记录的行为。档案的查询不包括对档案的拍照、扫描、复印等其他复制性行为。
档案的复制是申请人对经过批准复制的档案进行扫描、拍照、复印及其他使一份档案变为多份的行为。
2、档案的查询、使用流程
普通类档案由申请人填写《档案查询、使用申请表》，申请人的部门负责人签字方可对档案进行查询，复制。
申请人查询保密类档案的，需要部门负责人、分管副总，总经理在《档案查询、使用申请表》上共同签字后方可查询。原则上保密类档案不可复制。必须复制的，申请人应在申请时书面说明，同时写明拟复制的份数，保密类档案仅限于在公司指定的复印设备上完成复制。
申请查询、复制档案时，申请人必须在《档案使用登记表》上签字。
四、档案日常整理
(一)设兼职档案管理员
为防止部门工作过程中产生的各类有价值文件不能及时归入档案甚至导致遗失，各部门设兼职档案管理员每月对工作过程中产生的各类档案做立卷整理。
(二)定时归档
档案室每年的11月初开始对上一年度工作中产生的有价值文件实施归档。特别重要的文件，各部门档案管理员经本部门负责人批准后可提前交档案室存档。
(三)归档流程
各部门文件归档的基本流程如下:
1、各部门先按照归档范围和归档方法先行自行整理、分装应归档文件，同时填写档案目录。(详见《归档文件目录》;《档案类别、目录题名描述方法》《关于归档案卷的质量要求》)
2、部门负责人应当在本部门移交档案的《归档文件目录》上签字并附在档案卷内。《归档文件目录》电子版应发送人事行政部，同时将档案移交人事行政部时。移交人应提供由其本人签字的《档案移交登记表》，人事行政部人员核对所移交材料，初步确认无误后签字确认。
提供电子档案的，无需填写档案目录，但是仍应当填写《档案移交登记表》，部门负责人应当在《档案移交登记表》上签字。
xxxx
xxx年xx月xx日
浙公网安备 33021202002483