正规公文制作
又到每年写年终
总结
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的时候，领导给小张派了活儿:马上把上报分公司的《2008年度
工作总结
关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结
》写出来，由于要用正规行文格式上报，因此，光写出来还不够，还要制作成公文。接下来，就让我们
随他一起去完成这份08年度工作报告吧！
由于公文格式的特殊性，对纸型、页边距、文档网格以及标
题
快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题
、正文字体、字号等均有明确规定，
因此设置也带有一定特殊性。
1.用Word打开《2004年度工作总结》文稿，首先选中文字，点击工具栏中的“字体”、“字号”
下拉框，分别对标题和正文进行设置，通常标题设置为黑体、小二号，正文设置为仿宋体、三号(见图1)。
为了方便，可以把最常使用的字体格式设为默认，方法是在主菜单上“格式?字体”设好字体再
按“默认”按钮(见图2)。
2.依次点击“文件?页面设置”，进入“页面设置”对话框(见图3)，在“页边距”选项卡里将
上、下、左、右值均设置为2.5厘米，点击“纸型”选项卡，将纸型设置为16开、方向设置为纵向。
注意:通常国际
标准
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格式为A4纸，因在多数单位里仍在使用16开纸型，故此文以16开纸型为例设置页面。
3.进入“文档网格”选项卡，将每页行数设置为23行，点击“确定”按钮，完成第一步字体、
字号以及页面的设置。
公文通常分为上行文、下行文和平行文，简单说上行文即请示、报告等文种，下行文即通知、指
示等文种，平行文即公函等文种，当然，上、下、平行文格式也有所不同。这里以上行文为例进行介
绍，在上行文公文格式中总少不了发文红线。
1.点击主菜单上“格式?边框和底纹?显示工具栏”，打开“
表格
关于规范使用各类表格的通知入职表格免费下载关于主播时间做一个表格详细英语字母大小写表格下载简历表格模板下载
和边框”工具栏(见图4)。
2.分别对线型、粗细、颜色、外部框线进行设置，通常将线型设为“横线”、粗细设为“1.5磅”、颜色为“红色”、外部框线设为“下框线”，这样一条合格的发文红线就出呈现出来了(见图5)。
Just Do It
因为经常要输入六角括号，所以建议为其设置快捷键，以后只要按下相应快捷键即可快速输入六
角括号。点击“插入?符号”，进入“符号”对话框，找到并选中六角括号的左半边“?”，点击“快
捷键”按钮，然后为其指定快捷键设置，同样为六角括号的右半边“?”设置快捷键。
一般来说，单位里发公文通常都会用正规的行文格式，而在正规行文格式中总少不了单位落款一
项。利用Word里的“双行合一”命令制作公文落款可谓方便快捷，在工作中可以有效提高处理速度，
大大节省时间。
1.点击“格式?中文版式?双行合一”，出现“双行合一”对话框(见图6)。
2.输入单位名称(如:中国××××公司××分公司××路营业厅)，先输入需要合为一行的文字(中国××××公司)，合理调整字符间距，查看预览效果，满意后点击“确定”。
3.输入剩下的文字(××分公司××路营业厅)，完成后可利用“Ctrl+[”和“Ctrl+]”快捷键合理调整两部分文字的字号大小，就会出现满意的公文落款(见图7)。
在文档编辑中，常常会用到一些符号，而键盘上并没有这些符号的按键，如公文落款日期中用的
标准零(?)等。通过点击“视图?工具栏?符号栏”调出“符号栏”，可以加快落款中日期的处理速
度。
作为正规公文，其落款通常包括发文单位、成文日期、主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、
承办人和发文日期等几部分组成，而主题词、抄送单位、印制份数、承办单位、承办人和发文日期又
分别由三条粗细不等的横线分割开来(见图8)。如果用下划线或画笔来制作，效果会不佳，最主要的是
不符合标准。其实完全可以利用Word中的特殊功能来实现，具体粗横线的制作方法是:
在英文输入状态下，按住Shift键不放，同时按“-”号(减号要连续输入3下)，而后按回车键，这样，一条粗横线就自动生成了。
而细横线则可通过先把输入法状态由英文切换成中文，连续输入三次“-”号(减号)，而后按回车键，一条细横线就会自动生成。
经过上面数步之后，一份正规公文基本出炉了，在完成前别忘了给公文加上页码，点击“插入?
页码”，打开“页码”对话框，选择页码添加的位置为“页面底端(页脚)”，对齐方式选“居中”，并去除“首页显示页码”复选框(公文格式规定首页不显示页码)的勾选，点击“确定”即可(见图9)。到此为止，小张负责的这份上报材料就完成了(见图10)，领导审阅后非常满意。
图9
图10
浙公网安备 33021202002483