公文处理暂行办法

湖南春光九汇现代中药有限公司 公文处理暂行办法 (讨论稿) 第一章 总 则 第一条 为了加强公司内部管理，使公文处理工作 规范 编程规范下载gsp规范下载钢格栅规范下载警徽规范下载建设厅规范下载 化、制度化、科学化，提高公文处理的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》和《湖南省行政机关公文处理办法》的有关规定，结合公司的实际，特制定本暂行办法。 第二条 办法所指公文是指公司在运转过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，其种类、格式和行文规则按《国家行政机关公文处理办法》规定执行。 第三条 公司公文处理要坚持实事求是、精简、高效、准确、及时的原则，严格执行国家保密法律、法规及相关规定，确保国家和公司秘密的安全。 第4条 公文处理工作由总经办负责，配备专职人员管理。 第二章 公文种类 第五条 公司使用的公文种类有以下几种 ㈠决定 适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级单位不适当的决定事项。 ㈡通知 适用于转批下级单位的公文，转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 ㈢通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或通报有关情况。 ㈣报告 适用于下级机关向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 ㈤请示 适用于向上级机关请求指示、批准。 ㈥批复 适用于上级机关答复下级单位请示事项，是一种带有指导性、答复性的下行文。 ㈦ 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 ㈧函 适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 ㈨规定 适用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。 十会议纪要 适用于记载、传达会议情况和议定事项。 请示模式 　　请示是向直接上级请求指示、批准的公文。 必须事前行文，一事一文。上级应在一定的时限内批复。 　　【标题】一般由发文机关、事由、公文种类三部分组成。 　　【主送机关】接受请求的直接上级机关，在标题下面一行顶格写起。 　　只写一个，如需同时送其它机关， 应用抄报（在文末左下角写明）形式。 　　【正文】1.请求缘由。一写情况依据（往往用“目前”开头），二写目的说明（用“为...”开头）。 　　2.请求事项。分层分项写清具体要求，并说透理由， 提出充足的事实和理论根据。同时，依据实际情况， 提出切实可行的处理意见，作为上级机关进行判断和指示的参考。 　　3.结尾。只是一句祈使性的话：“当否，请批复”或“以上如无不当，请批准”。 　　【附件】可有可无。是随同请求的有关材料、图表或其它文件。在正文之后（隔一行）注明附件名称和顺序。 　　【印章、发文时间】 报告模式 　　报告是向上级机关报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求上级批复，行文较长。报告和总结、调查报告的写法大同小异。常见单位部门的总结同时用于会议，成为报告。 　　【标题】一般是：“事由＋报告”。 　　【主送机关】与请示相同。 　　【正文】种类繁多，正文内容有差异。为学习方便， 把报告大致分为二种： 　　一是综合性报告正文，或称总结性报告。政府及机关单位都要在大会上作此种工作报告。 　　1.情况简述：工作时间、地点、背景、 条件或各项工作的开展情况。这种开头称为概述式。此外还有结论式（议论判断）、 说明式（用“为了…”）等。百字上下。 　　2.成绩做法：这是主体。可以简要叙述一下工作过程。 成绩常常通过数字、比较、事实来表现。安排形式有条陈式、 小标题式、阶段式和贯通式。 　　3. 经验 班主任工作经验交流宣传工作经验交流材料优秀班主任经验交流小学课改经验典型材料房地产总经理管理经验 教训：要有观点、看法和规律， 又要有具体的典型事例以及理论分析。常常占五分之一篇幅。 　　4.今后 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 。往往写成今后的工作计划。常常占三分之一篇幅。 　　各级各类行政机关每年都要作这种总结式的报告。 　　二是专题性报告正文。着重汇报某项工作或某个问题， 特点是专项、特殊，一事一报。 　　1.概述情况。讲清工作开展情况，或问题发生的原委， 事项的起因和经过。 　　2.说明理由、做法和反映。或取得的成绩和经验， 或分析存在的问题及原因，或说明工作做法，或写出群众反映。 　　3.提出意见。写基本看法，解决问题的建议和办法。 　　报告要用事实说话，以叙述为主，叙议结合。 　　【结尾】一般用“特此报告”，“以上报告如无不妥，请批转各地执行”等习惯用语，有的不写。如有附件， 与请求相同写法。 　　最后写发文机关或个人，盖章，写发文时间。 通知模式 　　通知是批转下级公文、转发上级或不相隶属机关公文、发布规章、传达事项和任免干部所用的公文。它是最常用的行政公文。根据其作用分为五种：发布性通知、批转性通知、事项性通知、会议通知和任免通知。 　　【标题】灵活，甚至只有“通知”这一部分（内容不大重要又是周知的）。但批转性通知的标题按照《办法》“准确简要”的规定，省略文种，即：“批转（或转发）＋（始发机关）原文标题”。 　　【主送机关】直接上级。 　　【正文】 　　发布性通知和批转性通知的正文 　　事项性通知：原由＋事项＋结语（特此通知） 　　会议通知：名称、时间、地点、内容、人员、报道时间和地点、需带材料等 　　任免通知：格式固定 　　【附件】可有可无 　　【发文机关】标题中有发文机关并且标题下有发文时间的不署。 　　【发文时间】用汉字小写数字 第三章 公文格式 第六条 公文一般由秘密等级和保密期限，紧急程度、单位标识、发文文号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。 第七条 公文中的字（word）。标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间；行（line），标识公文中的纵向距离的长度单位。以3号字高度加3号字高度7/8倍的距离为一基准行。 第八条 正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字，左侧装订。 第九条 发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。发文单位标识下空2行，用3号仿宋体字，居中排布；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。 第十条 公文标题用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 第十一条 主送单位，标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送单位名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送单位名称移至版记中的主题词之下、抄送之上。请示一般只要一个主送机关，需要同时送其它机关的，应当用抄送形式。 第十二条 如果公文中有附件，在正文下空一行空2字用3号仿宋体字标识“附件”。附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：1、×××××”）；附件后不加标点符号。 第十三条 成文时间用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。 第十四条 公文除“会议记要”外，应当加盖印章，用印应端正、清晰，上不压正文，下压成文日期。 第十五条 公文如有附注，用3号仿宋体字，加圆括号标识。 第十六条 公文应当标识主题词。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。 第十七条 公文如有抄送，在主题词下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。 第十八条 印发单位为公司总经办。印发日期以公文付印日期为准。印数以正式印发的数量为准。 第十九条 抄送单位、印发单位、印发日期、印数的内容上下加两根粗黑直线与主题词隔开。 第四章 收文办理 第二十条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、拟办、承办、督办。各环节要求是： ㈠签收、登记 公司档案员负责对收到的公文资料和信函进行清点、签收，并按规定进行分类、编号，在收文登记簿上做好详尽登记。 ㈡拟办 收文登记后，档案员要及时将公文送总经办负责人，本着准确、及时、保密原则，由其对来文及时提出拟办意见后呈相关领导阅示、相关部门阅处。 ㈢批办 公司领导根据来文的内容和部门职能分工，审批公文确定承办人员或部门。公文内容涉及几个部门的，由公司领导或总经办确定一个主办部门牵头办理。有具体请示事项的公文，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示已阅知。 ㈣承办 承办人员或部门接到公文后，按照公司领导批示意见和来文内容、要求，抓紧办理，及时答复。做到不积压、不拖欠，限时办结。上级有关部门一般性来文，要求3个工作日内办结；需要经公司会议集体研究的重要事项，要求7个工作日内办结；需要紧急办理的事项，要求在当日内办结。特殊情况不能办结的，应及时作出情况说明。承办人员或部门对已经办结的文件要做好办结工作。即在“公文处理单”的“处理情况”栏中作简要注明。如果是行文答复的，注明文号，以其它形式答复的，注明答复时间、地点、交办的人员及主要内容等，并签署承办人员姓名和日期。 ㈤督办 要严格按照公司督办工作制度，加大公文办理的督查工作力度，提高工作质量和效率。总经办负责日常督办，并每月将公文情况进行统计，通报收文情况、发文情况、办理情况。 第五章 发文办理 第二十一条 发文办理。发文办理是指以公司名义制发公文的过程，包括拟稿、核稿、签发、登记（编号）、缮印、校对、用印、分发等程序，各环节工作要求是： ㈠拟稿 1、符合国家法律、法规及其他有关规定。情况确定，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。 2、公文拟稿由承办部门负责，由拟稿人拟订初稿，填写发文处理单，承办部门负责人签字初审。 3、公文文种应当根据行文目的及与主送单位的关系确定。 4、人名、地点、数字、引文准确，引用公文应先引标题，后引文号，日期应填写具体的年、月、日。 5、结构层次序数。第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”。 6、公文中的数字，应当使用阿拉伯数字。 ㈡核稿 公文拟好后，应由总经办进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合要求等。 ㈢会签 根据承办部门和发文的内容，按照分线管理原则，将公文送承办部门分管领导签署意见，需要会签的由总经办核稿人或承办部门分管领导决定。 ㈣签发 有关经营方面文件由总经理签发，其中有关业务方面函件按照及时、急办的原则，由分管领导把握签发或报总经理签发。 ㈤登记 已签发的公文，由总经办档案员统一编号，在发文登记簿上进行详细记载。 ㈥缮印、校对 经登记后的公文，开始打印一份样稿，由拟稿人校对无误后，在发文稿上签字，确定打印份数(打印份数一般按主送1份、抄送1份、签发的相关领导各1份、承办及相关部门各1份、存档3份的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 确定)，正式打印，及时印发。 ㈦用印 公文打印好后，连同公司领导签发的文稿一起交综合管理部负责人用印，用印规则是上不压正文，下压发文日期。用印清晰。 ㈧分发 由总经办档案员负责送公司领导、部门，承办部门负责主送、抄送，将公文准确、完整、安全地送达。 第二十二条 各部门有需要向公司领导请示、批阅或其他部门会签的文件、资料等，按分线管理的原则，由各部门以呈批件的形式自行呈送。 第六章 公文归档 第二十三条 收文处理完毕后，承办部门应将公文连同公文处理单一起反馈到总经办，由档案员按有关规定及时整理（立卷）、归档。 第二十四条 发文在用印后，应将发文稿及三份正稿送总经办档案员存档，由档案员根据公文种类进行分类、整理（立卷）归档。 第二十五条 拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹须符合存档要求。 第七章 公文管理 第二十六条 公文由总经办统一管理、归档和销毁。 第二十七条 上级机关的公文，除制度规定不准翻印的以外，经总经办负责人批准，可以翻印。翻印时，应注明翻印日期、份数。 第二十八条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经总经办负责人、总经办分管领导批准，可以销毁。销毁秘密公文应到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。 第二十九条 工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按规定移交、清退。档案员调离工作岗位时，应将所保管的公文列出清单，与交接人员按规定交接。 第三十条 所有发文应建立电子文档、设立专门的文件夹，将发文分类管理。所有收文应建立电子目录，便于管理的检索。 第8章 附 则 第三十一条　结合公司督办制度和本办法第四章第二十条第（四）款承办时限规定，采取平时考核与年终考核相结合的方式，对公文办理进行督办考核，将考核情况记录在案，作为部门和个人年度考核的重要依据。 第三十二条 对公文处理质量较高、差错较少的部门和承办人，要给予通报表扬或表彰奖励。公文处理中出现重大差错，对责任部门和相关责任人进行通报；造成严重后果的，要追究有关人员的责任。 第三十三条 本规定自下发之日起执行，解释权属公司总经办。