怎样建立内部财务牵制制度
为了避免在企业各环节、各岗位之间,出现管理混乱、工作不衔接和贪污舞弊的问题,企业有必要建立。套较完善的内部财务牵制制度。建立企业内部财务牵制制度的方法是:
一、确定牵制环节。一般来讲,企业的供应、生产。销售、投资及其管理部门都是相互约束、相互监督的环节。遗漏某一个环节,就可能在那个环节出现管理“死角”。
二、确定牵制内容。比如基建投资,其投资规模。项目论证、负责人审批或集体审批、质量验收、款项划转等,都属应受牵制的内容,遗漏某一项,就有可能造成整个投资的失败或资金的浪费。
三、确定得牵制主体。每一笔经济业务的参与者都是牵制主体,如采购一批家具用具,其牵制主体就有可能是:使用单位(领用
计划
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)一→行政科(采购计划)一→财务科(审核意见)一→供应科(实际采购)一→仓库(实际验收)一→行管科(通知结算)一→财务科(实际结算)。确立了这些主体,责任更明确,透明度更高,可以避免由一个人签批、承办可能造成的隐患。
四、明确牵制责任人。明确哪一类经济业务应由哪个部门的哪一个人具体经办,这是很重要的。很显然,假如应由财务科长签字的经济业务,而由出纳签字了,应由设备科长签字的,而由供应科长签字了,其后果将无法估计。
五、规定牵制手续。规定牵制手续的意义,在于做到财务凭证传递规范化,使之有据可依,以保证内部牵制质量。例如,一批原材料采购进厂,财务科可根据质量检验
报告
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单、验收入库单、结算通知单、供货合同、采购计划等办理结算。如果漏掉其中“一单”,万一发生责任事故,将根据“什么”追究“谁”的责任呢?
六、规定财务部门内部各岗位的职责。财务部门内部有些岗位是不宜串岗的,如印鉴如何分开保管,支票签发如何分工、授权,帐簿如何登记,
档案
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如何保管,都对企业资金运作和安全有重大影响。
七、制定内部牵制制度监督检查机制。有制度就必须执行,有执行就须有监督。如果牵制过程脱节或者人员、手续未完全到位,必须有人来进行检查、督促和处理,这是牵制制度中应当明确规定的重要问题。
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