合肥丰乐种业(集团)股份有限公司协同办公平台推广方案

合肥丰乐种业（集团）股份有限公司 协同管理平台 推广方案 文档编号：   项目名称： 协同管理平台项目 编 撰： 冯帆 编撰日期： 2008年10月20日 审 核：   审核日期：           北京万户网络技术有限公司 二○○八年十月 目录 一、总体推广策略    3 二、推广工作中各部门职责    3 2.1信息中心    3 2.2办公室    3 2.3人力资源部    4 2.4各部门    4 2.5各事业部    4 三、基础功能推广策略    4 四、基础功能推广策略    4 4.1工作流程    4 4.2工作日志、 工作汇报 每周工作汇报模板免费下载医院巡察工作汇报材料护士长工作汇报pptppt工作汇报模板防汛工作汇报     5 4.3公文管理    5 4.4信息管理、单位主页    5 4.5论坛    5 4.6 邮件、RTX即时通讯工具    6 五、系统推广具体方案（供参考）    6 5.1信息管理模块的运行要求    6 5.2工作流程模块的运行要求    6 5.3公文管理模块的运行要求    7 5.4内部邮件的运行要求    7 5.5论坛模块的运行要求    7 六、开发商职责(万户网络)    7 一、总体推广策略 协同办公平台不同于其他业务软件系统。首先，协同办公系统与财务、人事软件最直接的区别是没有相对 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 的 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 ，系统如何运用和推广完全取决于系统本身的功能和客户方内部推动力。其次，财务、人事软件面向使用对象一般为财务或人事管理人员，而协同办公平台所针对的用户往往是整个公司全体用户，用户范围广，随之带来的就是各种繁杂，多样化的使用需求，如何控制使用者的需求，顺利推广也是协同办公平台推广工作中的一大问题。 本方案适用于合肥丰乐种业（集团）股份有限公司范围内的协同办公，业务应用范围包括个人办公、文件办理、公文处理、办公业务流程、电子邮件、即时通讯等日常协同办公业务。 二、推广工作中各部门职责 2.1信息中心 职责：负责协同办公平台运行所需的软件及硬件设备的日常维护和管理，负责系统所有基础数据及业务流程的建立、维护和管理，负责系统用户使用的培训及指导，负责系统内所有数据的备份，保障系统运行的安全。 2.2办公室 办公室负责协同办公平台中总部经过审批流程所生成的正式电子公文的制作、盖章、下发、归档管理，并负责少量存档或上报纸质文件的打印。发出的电子公文必须具有符合规范的文件头和文件主体。 2.3人力资源部 人力资源部负责配合信息中心进行协同办公平台用户信息变动更新，用户注册和注销。 2.4各部门 各部门负责本部门办公业务及工作流程需求的提出，提供详细准确的配置信息，包括表单、流程、审批人员，并设兼职部门收文员（原则上为部门统计）管理部门电子文档。 2.5各事业部 各事业部负责本事业部公文处理及办公业务工作流程需求的提出，提供详细的配置信息，包括表单、流程、审批人员。负责本事业部生成的正式电子公文的管理。负责配合总公司信息中心进行协同办公平台用户信息变动更新，用户注册和注销，各事业部网络管理员负责本地用户的使用指导。 三、基础功能推广策略 通过相应制度规定用户，系统用户每日上班后应立即登录系统或RTX即时通讯工具（可设置为自动登录），并根据相关提醒及时处理相关工作。上班时间始终保持RTX即时通讯工具登录，确保信息和联络畅通，下班前必须登录协同办公平台查看是否有需要处理的工作。临时出差或出差时间较长，必须在个人设置下“工作状态设置”进行设置，并在“工作代理”中指定授权的代理人代办相关流程，避免没有及时打开系统导致工作延误或受影响。 四、基础功能推广策略 4.1工作流程 工作流程是本次丰乐种业推广工作中的重点。 工作流程模块是否可以顺利推广使用，流程设置是否合理，是否真的可以提高工作效率都是需要提前解决的问题。 新建流程时流程管理部门应提供准确的流程图，表单和表单内各项内容由谁填写及可修改人以及每一个审批环节具有审批权限的人员名单，该流程的使用范围，流程办理查阅人员。修改流程必须提供详细的修改内容，及修改原因。取消流程必须要有明确的取消理由。 工作流程经审批后在系统中发布试用，试用阶段各使用部门和用户可以针对流程提出修改意见，由管理员收集后根据实际情况确认是否修改。试用结束后由流程管理部门确定是否正式使用及是否取代原有纸质审批单。确定取代原有纸质审批单之日起，该工作流程审批完全实行电子审批，不再使用原有纸质审批。同时发布针对此流程的 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 。 4.2工作日志、工作汇报 工作日志和工作汇报是用户在日常工作中经常会用到的功能，也是系统中推动较为简单的模块，丰乐种业可通过制度规定用户，每天下班之前用户必须在系统中提交个人日志，已记录每天工作内容，方便领导及时掌握了解员工每天工作内容和情况。 工作汇报系统中可分为周报、月报、季报和年报，用户按照规定，必须准时进行工作汇总结自己近期工作情况。 4.3公文管理 公文管理推广重点是“发文管理”和“收文管理”两个功能，实现电子化拟稿、审批、编号、排版、签章等，提高文件监控、查询的方便性与灵活性。从系统公文管理正式使用起，除特殊情况使用纸质文件下发外，取消上级来文和公司发文纸质文件的下发。 4.4信息管理 信息管理用于集团公司内信息发布和查阅。栏目设置及发布查阅权限由系统管理员根据集团公司信息发布需求进行设置。 系统正式推广运行之后，丰乐种业集团、各分公司内部资料、信息，文档等内容应该不在使用纸质文件，用户如需查看集团或内部信息，必须要登陆系统查看。例如会议通知、日常通告等信息。 4.5论坛 不允许在论坛中发布灌水帖，不得在论坛中发布具有攻击性、煽动性、有损公司形象的语言，不得在论坛发布涉及国家秘密的信息，不得在论坛发布有病毒性危害的附件内容。在论坛中发布的信息内容不得违反公司相关管理制度的规定。 4.6 邮件 实现协同办公平台中员工更方便的沟通交流，增强团队的信息共享和沟通能力，提高工作效率。以上两个功能模块应在推广前期重点推荐用户使用。这两个功能模块针对普通用户最具有吸引力，同时也能为系统聚拢人气，便于后期系统其他业务功能的推广。 五、系统推广具体方案（供参考） 系统推广过程不是一朝一夕的工作，根据万户网络公司项目实施经验，项目推广工作分期进行推广工作较易进行，用户接受也较容易。 丰乐种业推广工作可按模块进行推广，一期为系统试运行双轨阶段，试运行模块可定为信息管理、部门主页、部分工作流程、公文、邮件、论坛和RTX即时通讯工具。 以2008年11月1日作为系统推广开始时间，一期双轨期暂定为一个月，一个月期间，推广工作如下： 5.1信息管理模块的运行要求 1、对于信息管理要求各栏目的主管部门要安排相关人员将新产生的文档发布到相应的栏目下，并发通知告之相关查看，让大家逐步养成在系统中查阅信息的习惯。 2、对于单位主页各部门负责人，要安排本部门相关人员将相关文档发布到部门主页。 3、为鼓励各部门应用部门主页的积极性，在试运行一个月后举行部门主页应用评比活动。 4、为了保证大家在试运行期间能够主动积极的应用系统，建议将员工经常查阅的信息只通过系统发布。 5、各部门和各栏目的主管部门对于使用过程中存在的问题，要注意整理收集，并逐级反馈。 5.2工作流程模块的运行要求 1、各工作流程项目小组，在试运行期间要制定本项目小组分管流程的使用规范和管理规范，在试运行过程中针对使用过程中存在的问题完善每个流程的使用和管理规范。 2、对于试运行的审批流程要求系统和纸质并行处理，即要求员工纸质表单照常填写。并且同时在系统中提交电子流程，审批人需要看到网上提交的流程并审批后，再在纸质表单中签字。每级审批都必须如此操作，这种方式必须严格执行。 3、对于系统中审批的流程存在的问题各小组要及时分析解决，如果处理不了的问题，要以 书 关于书的成语关于读书的排比句社区图书漂流公约怎么写关于读书的小报汉书pdf 面形式逐级反馈。 4、试运行过程整理出来的管理规范需要经过相关管理部门、办公室审核后才能发布。 5、在试运行期间，各业务归口主管部门需要继续整理归口业务的流程，及时提交管理员进行整理、需求实现。 5.3公文管理模块的运行要求 1、公文管理项目小组在试运行期间要制定各种类型发文使用和管理规范，在试运行过程中针对使用过程中存在的问题完善每种类型发文的使用和管理规范。 2、对于试运行的公文审批流程要求系统和纸质并行处理，即要求拟稿人员纸质拟稿照常使用。并且在系统中提交拟稿内容，审批人需要看到网上提交的流程并审批后，再审批拟稿内容。每级审批都必须如此操作，这种方式必须严格执行。 3、对于系统中公文审批过程存在的问题公文小组要及时分析解决，如果处理不了的问题，要以书面形式逐级反馈。 5.4内部邮件的运行要求 公司内部员工互发的邮件要求尽可能通过本模块功能，以减轻公司邮件服务器的压力。 5.5论坛模块的运行要求 论坛各版主要重点经营所负责板块的应用，活跃论坛环境，让论坛板块成为大家学习交流的平台。 继续阅读