东莞市冠源实业有限公司修订履历表版本日期页码修订内容制作审核核准1、目的为了实施公司内部、外部的质量/环境信息的交流，明确交流的内容和渠道,特制定此程序。2、适用范围本规定适用于质量与环境管理手册、组织结构图中记载的组织的内部、外部质量/环境信息的交流。3、管理责任者（1）总经理全面领导公司的管理体系运行工作，负责向公司员工传达满足顾客要求、法律法规和其它要求的重要性。（2）管理者代表负责就管理体系有关的事宜进行外部联系，定期不定期向总经理报告管理体系运行的相关信息。就质量、环境、安全管理体系的运作符合目标、要求和完成情况，以及实施的有效性进行沟通，达到互相了解、互相信任，实现全面参与的效果，同时保持与员工沟通与协商的渠道。（3）业务部负责与顾客及相关方的沟通、信息传递。（4）各部门负责本部门的信息收集并传递，做好部门间的沟通及与顾客、相关方的沟通，负责处理来自外部与本部门有关的信息，负责与相关部门进行信息交流，并做好
记录
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。4、用语的定义内外部沟通:明确沟通的渠道与方式,达到外部与内部信息及时传递。5、内部信息收集交流(1)内外部信息交流要做好记录，填写在《联络单》上，有关记录由文控中心负责分类、存放整理归档，确保已经获取信息的完整性和可用性，方便查阅！(2)ISO办公室在每年度初将公司的环境方针、环境目标、指标、环境管理
方案
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以及实施过程中的环境状况、目标指标达成状况、法律、法规的遵守状况、环境绩效、污染物的排放量、资源保护等通过文件、会议、墙报布告、等形式公布于众，让全体员工了解。公司每年定期的内审,管理评审所引发方针、目标之修订，应及时将修订后品质方针评品质目标，通过会议、文件向各部门进行传达。(3)品质管理部必要时组织召开品质会议，就品质状况进行交流，对未达成目标的项目进行重新
分析
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，采取相应的纠正预防措施。(4)管理部制订、公布课长级以上人员《职务代理及通讯录》（GY-RD-07-33）一览表知悉各部门。(5)为了达到信息全面及时交流,各部门开早会上，将相关信息及时传递到相关人员。(6)各部门涉及到5⑴-5⑵的信息时，应及时在部门内进行交流、当质量／环境信息涉及其它部门时，也要及时与其他部门进行交流，以便达到情报共享的目的。(7)有关人力资源的交流，按《人力资源控制程序》（GY-QE-06）执行。(8)生产部门对生产计划和交货期等方面与物控、业务部沟通，及时交流计划变更情况。（9）各部门发生品质/环境问题，涉及到其他部门，需召集相关负责人研讨分析、开会解决，内容记录于《会议记录》（GY-RD-01-09），由ISO办组织专人跟进，必要时拟定纠正预防措施,将异常信息及时传达责任单位，依《纠正与预防措施控制程序》（GY-QE-09）办理。(11)资材部采购负责对材料供应方等相关方进行信息沟通，并在需要时对其施加影响。(12)公司内有关环境管理的提案，ISO办公室/管理部将其登录在《环境管理
意见
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提案表》（GY-RD-01-61）上，及时进行处理，并将处理结果反馈到提供者。（13）公司内发生意外或紧急情况时的信息交流，具体按《应急准备和响应控制程序》（GY-EM-06）执行。6、外部信息收集交流流(1)外部信息交流需做好记录，并将相关信息进行分类、整理归档，确保已经获取信息的完整性和可用性，方便查阅！①业务部对产品要求和技术资料等方面保持与顾客沟通，及时了解顾客要求，包括顾客明示或隐含的要求,产品的信息,
合同
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或订单的处理,包括工程更改及客户投诉等,并要求配合单位实施对策达到顾客满意，并每年定期调查；②品管部对产品质量和顾客投诉等方面保持与顾客沟通，按《客户投诉处理程序》（GY-QM-16）及时处理顾客的投诉；③采购部门对部品质量和交货期有关要求保持与供方的沟通，及时处理部品质量与交货期方面存在的各种问题；④客户要求验厂时,业务部/ISO办公室应保持与顾客沟通,确定验厂日期及项目,及时传达相关部门；7、外部环境信息收集交流(1)ISO办公室/管理部应与当地政府环保部门、相关方等建立联系，收集国家、地区和有关部门颁发的环境法律、法规、细则、条例、标准和其它要求等文件。对评估确认为本公司必须执行的法律法规应及时传达给相关部门。做好交流记录，并分类整理归档，确保已经获取信息的完整性和可用性，方便查阅！(2)环保部门对公司进行环境监测时,由管理部进行相关问题交流,以便及时作监测安排。(3)在发生环境事故或紧急事件时，管理部应及时同政府有关部门和相关方进行交流，以使其对环境的影响控制到最小限度.具体根据《应急准备和响应控制程序》（GY-EM-06）执行。(4)来自业务委托者有关环境方面的信息，由业务委将信息与处置结果的复印件提交给相关部门，接受信息的相关部门联络管理部进行处理.关系全工厂或相关方识别评价出的重要环境因素的信息，应交管理部处理，并将处理结果报告环境管理代表，环境管理代表根据需要，将环境信息的提案及处理意见告知各部门或相关方。所有信息的交流与处理必须做好记录，并分类整理归档，确保已经获取信息的完整性和可用性，方便查阅！8、相关记录表单（1）《联络单》GY-RD-07-11（2）《职务代理及通讯录》GY-RD-07-33（3）《环境管理意见提案表》GY-RD-01-61（4）《会议记录》GY-RD-01-099、关联标准（1）《人力资源控制程序》GY-QE-06（2）《纠正与预防措施控制程序》GY-QE-09（3）《应急准备与响应控制程序》GY-EM-06（4）《顾客投诉处理程序》GY-QM-16
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