自考计算机应用基础 第4章

第4章表格处理软件Excel2000Excel概述Excel是一种电子表格软件，即用于数据处理及制作报表。它能快捷地对输入数据进行排列、统计、检索、输出各种图表，可广泛用于各种数据表格统计和管理。2基本功能建立电子表格输入数据编辑电子表格格式设置数据库管理功能统计计算图表处理打印输出数据共享3Excel窗口窗口主要由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏、工作表格区、状态栏等。4Excel2000应用程序窗口Excel窗口“常用”工具栏按钮功能说明“格式”工具栏按钮功能说明编辑栏单元格单元格是Excel中最小的单位，在单元格里能输入字符串、数据或日期等信息。最小单元格地址为A1，最大单元格地址为IV65536。9单元格区域单元格区域是一组被选中的单元格，它们相邻，也可以彼此分离。10工作表工作表由众多的排成行和列的单元格构成，最多可包含256列和65536行。工作表的标识是工作表标签，单击工作表标签激活相应工作表，使其成为当前工作表，当前工作表只能有一个，叫做活动工作表。11工作簿工作簿是一个Excel文件（其扩展名为.xls），其中可以含有一个或多个工作表，它像一个“文件夹”，把相关的表格或图表存放在一起，便于处理。一个工作簿最多包含255个工作表。12工作簿的操作工作簿是以文件的方式存储的，工作簿的操作包括：创建工作簿打开工作簿查找工作簿保存工作簿删除工作簿13创建工作簿单击“文件”菜单的“新建”命令单击“常用”工具栏的“新建”按钮14打开工作簿单击“文件”菜单的“打开”命令单击“常用”工具栏的“打开”按钮单击“文件”菜单中存放的工作簿文件名15查找工作簿如果不知道要打开工作簿文件名，则可以在“打开”对话框中的“查找范围”列表框上单击，此时屏幕上将淡出“查找范围对话框”。在列出的驱动器列表中选择工作簿所在的驱动器，在所选驱动器中汇列出所有的文件夹，单击所需的文件夹，在打开的文件夹中找到需要的工作簿文件，双击此文件，即可将他打开。16保存工作簿单击“文件”菜单的“保存”命令单击“常用”工具栏的“保存”按钮换名存盘17关闭工作簿单击“文件”菜单的“关闭”命令单击工作簿窗口右上角“关闭”按钮双击工作簿窗口左上角的“控制菜单”按钮。18工作表的数据输入在工作表的任何单元格和区域中都可输入数据。Excel中的数据可以是数值型与字符型数据，数值型数据通常是只数字或者由公式计算而得到的结果，字符型数据是指汉字、字母、符号、数字字符串等，此外也允许输入日期和时间数据。19数字数据的输入输入数值型数据：右对齐显示。20字符的输入输入字符型数据：左对齐显示。可输入中、英文字符输入数字字符串，要用‘或=“”。注意：要用英文的引号，中文符号不可识别。可使用[合并及居中]按钮。要在单元格中输入硬回车符进行换行，先要采用[格式]—[单元格格式]—[对齐]选项卡，选定[自动换行]，然后输入时键入Alt+Enter键。21日期、时间的输入日期型的数据可以进行相加、相减运算。单元格中数字格式决定其显示方式。其默认格式及字符由[控制面版]的[区域设置]决定。对于美国的时间系统，用斜线/或破折号–作为日期分隔符，：号作为时间分隔符；上、下午用a及p表示。22序列数据的输入利用Excel的自动填充柄功能，只需输入该序列的第一项或前两项，然后拖动填充柄即可完成序列中其余项的输入。所谓填充柄是指选中单元格右下角的小黑方块，拖动它可扩展或填充单元格序列的内容。通常序列数据有数字序列文字序列23序列数据的输入鼠标拖放法输入初始项及第二初始项（等差）选定初始项的单元区域拖动鼠标的填充柄用命令菜单填充设置初始项选用[编辑]—[填充]—[序列]命令24区域的引用选定单元格：用鼠标单击或用键盘。选取整行及整列：在行、列号上单击。选取整张工作表：点左上角[全选]按钮选取相邻区域：用鼠标拖动选取。选取不连续的区域：用Ctrl键。25单元格的引用一个单元格可以用它所在的列字母与行号的组合来表示。例如，第5行第4列所对应的单元格应表示为“D5”。26引用同一张工作表上的单元格相对引用对单元格的引用会随着公式所在单元格位置的改变而改变的叫做相对应用。绝对引用在复制或移动单元格时，如果不希望其中的公式中引用的单元格发生变化，则需要使用绝对引用。使用绝对引用，需在行标和列标前加“＄”符号。混合引用在一个公式中既有相对引用又有绝对引用的称为混合引用，如A$1,$B3。27引用同一工作簿中其他工作表上的单元格若要引用同一工作簿中其他工作表上的单元格，只要在引用的单元格名字前加上工作表名和“！”即可。工作表名！单元格名字28引用其他工作簿中工作表上的单元格如果一个工作簿部分数据来自于另一个工作簿，则引用的方法是“工作簿名称”工作表名称！单元格名字。[工作簿名]工作表名！单元格名字29区域移动若要把单元格或区域中的数据、公式移动到另一位置，当移动距离较短时，只要用鼠标拖动即可。方法是：先选取区域或单元格，移动鼠标器接触边框出现后，可以拖动单元格或区域，到新的位置后，松开鼠标，至此就完了移动操作。30区域复制若要把单元格或区域的内容复制到工作表的其他地方，可用鼠标器拖动或工具按钮进行操作。但必须注意，如果原来内容为数字或字符，则原样复制；如果原内容为公式，则复制公式，并且Excel将公式中的参数根据公式应用的变化情况作适当的参数修改。31拖动填充当需要连续复制或重复输入相同内容时，可以使用拖动填充柄的方法简化操作。用鼠标向单元格或区域的上、下、左、右之一的方向拖曳填充柄，当释放鼠标后，原单元格内容复制到这些被选定的单元格中，并且转为突出显示。32区域插入和删除行插入列插入单元格插入行(列)的删除单元格和区域的删除33查找选择“编辑”菜单下的“查找”命令，弹出“查找”对话框。34替换选择“编辑”菜单下的“替换”命令，弹出“替换”对话框。35对工作表的操作工作表的插入工作表的删除工作表的更名工作表的移动和复制在同一工作簿中移动(或复制)工作表在不同工作簿之间移动(或复制)工作表36工作表的分割水平分割工作表鼠标指针移到“水平分割条”，上下拖动“水平分割条”到合适位置，把原工作簿窗口分成上下两个窗口。垂直分割工作表鼠标指针移动“垂直分割条”，左右拖动“垂直分割条”到合适位置，把原工作簿窗口分成上下两个窗口。37工作簿的保护访问工作簿的权限保护限制打开工作簿限制修改工作簿取消限制工作簿对工作簿的工作表和窗口的保护38标题居中对齐用“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮用菜单命令39单元格数据对齐数据对齐方式单击“格式”菜单的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“对齐”标签。数据旋转40字体格式使用工具按钮单击“格式”菜单的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“字体”标签。41数值格式因为电子表格应用程序是用来处理数值数据的，所以数值格式可能是工作表中最关键的部分。格式化数值数据的方式由用户决定，但在每个工作簿的工作表之间应使用一致处理数字的方法。单击“格式”菜单的“单元格”命令，在出现的“单元格格式”对话框中单击“数字”标签。42行高、列宽的调整工作表中的行高和列宽是可以改变的，已适应不同的数据长度。改变列宽改变行高行、列的隐藏和取消隐藏43格式复制若要把工作表中一个区域的格式复制到另一个区域时，可用常用工具栏上的“格式刷”按钮进行快速复制。若需把格式从工作表的一个地方复制到几个非相邻的区域，可以双击“格式刷”按钮，在这几个区域一个个地进行复制。44格式删除单元格或区域的格式需要删除时，可以用“编辑”菜单下的“清除”命令中的“格式”子命令来清除格式。格式清除后单元格中的数据将以默认格式来表示，即文字是左对齐，数字是右对齐。格式删除的方法是：先选取要删除格式的单元格或区域，然后在“编辑”菜单中选取“清除”命令的“格式”子命令。45自动求和按钮的使用使用自动求和按钮输入一个求和公式使用自动求和按钮输入多个求和公式多区域求和46公式用户可以用运算符把常量、单元格、函数及括号等连接起来构成一个表达式，由等号和表达式组成运算公式。其一般形式为=表达式4748Excel的公式与函数输入函数时，单击“插入”|“函数…”命令，或者单击编辑栏左侧的插入函数按钮，弹出“插入函数”对话框束函数函数的形式函数的一般形式如下：函数名（[参数1][,参数2[,…]]）函数名后紧跟括号，可有一个或多个参数，参数间用逗号分割，也可以没有参数。例如：SUM(A2:A3,C4:C5)有2个参数，表示求2个区域中共6个数据的和。49常用函数SUM(A1,A2,…)功能：求各参数的和。A1，A2等参数可以是数值或含有数值的单元格的引用。AVERAGE(A1,A2,…)功能：求各参数的平均值。COUNT(A1,A2,…)功能：求各参数中含数字及含参数列表中的数字的单元格的个数。参数类型不限。50常用函数MIN(A1,A2,…)功能：求各参数中的最小值。AVERAGE(A1,A2,…)功能：求各参数中的最大值。AND(A1,A2,…)功能：如果所有参数值均为True，则返回True；如果有一个参数值为False，则返回False。参数的内容可以是逻辑值、数组或引用。51常用函数INT(A1)功能：取不大于数值A1的最大整数。IF(A1,A2,A3)功能：如果条件A1为真，则函数返回A2值；如果条件为假，则函数返回A3值。52数据的图表化图表是表现工作表数据的另一种方式。由于在生成图表时数据和图表是相连的，所以当工作表中的数据发生变化时，图表会自动更新。图表建立后，还可以对其进行修饰，使图表更加美观。5354创建图表图表工具栏使用图表工具栏创建图表的具体操作步骤如下:⑴打开工作表，如下图所示目录结束55创建图表⑵单击“视图”|“工具栏”|“图表”命令，弹出“图表”工具栏，如下图所示。⑶在工作表中选择要制作图表的数据区域，单击“图表”工具栏中的“图表类型”下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“柱形图”选项，如图所示，56创建图表图表效果图如下：图表编辑图表修改包括图表的复制、移动和数据的增加、删除等操作。57图表元素的选中选中图表：单击图表的空白区，此时在图表的边框四边与四角各有一个小方块，表明此图被选中。选中绘图区：绘图区是图表中显示图形的区域。单击绘图区的空白区，则区域的四角和四边各有一个小方块，表明此绘图区被选中。选中数据系列：在选中图表后，单击图中某一数据系列。选数据系列的一项数据：在选中系列的状态下，单击此系列中的某一项数据，此时该图项周围有小方块包围，表示此项数据被选中。58图表的操作图表的移动图表的复制图表的缩放图表的删除59改变图表类型选中图表，在快捷菜单中选择“图表类型”命令。在“图表类型”对话框中选择适合题目要求的图表类型和子类型。60工作表的打印当建立好一份数据表格后，可以在需要的时候将它打印出来。单击“常用”工具栏中的“打印”按钮，即可将活动工作表或所选的项目按当前设置打印出来。Excel提供了打印前能看到实际打印效果的“打印预览”功能。61打印预览预览实际打印效果，可选择不同的显示方式，并可对页边距进行调整，也可回到其它设置区重设参数。[上（向）页、缩放、打印、设置（页面、页边距、页眉（脚）、工作表）页边距、分页预览、关闭、帮助]62页面设置页面设置：设置页面方向、缩放比例、纸张大小、打印质量、起始页码。另外，“打印”及“选项”钮（各命令卡片都可见该命令钮）可对打印过程及打印机参数进行设置。页边距：页面上、下、左、右及页眉、页脚的边距。“居中方式”用于设置报表的居中打印，包括水平居中、垂直居中。页眉/页脚：设置打印报表的页眉和页脚，都可以有左中右三段叙述性文字，有预置格式供选择，也可以自定义页眉和页脚。63打印输出可对打印机、打印范围、打印份数等进行设置64数据的管理分析Excel具有数据库管理的功能，它可以把工作表作为数据库来处理，具有数据库的数据查询、排序、筛选和分类汇总等功能，也可以对记录实行插入、删除、修改等基本操作。65建立数据清单存放数据的数据清单最好单独占据一个工作表。如若不可能，则至少要用一个空行或空列同其他信息分隔开来。数据清单中的列被看成时数据库中的字段，清单中的列标题被看成是数据库中的字段名，清单中的每一行被看成是数据库中的一条记录，因此数据清单内部应避免空行或空列的存在。66建立数据清单创建数据清单的操作步骤如下：选取欲定义为数据清单的单元格区域。选择“插入”菜单下的“名称”命令中的“定义”选项，弹出“定义名称”对话框。“在当前工作簿的名称”下的文本框输入数据清单名“引用位置”会根据用户选取的单元格区域给出数据清单的范围，该范围也可以修改。67编辑数据清单增加记录修改记录删除记录查找记录字段的增加和删除68数据排序简单排序在数据清单中单击“数学”字段的任一单元格，再选择“常用”工具栏中的“升序排序”按钮，结果如下图所示69数据排序多重排序①选定数据清单，单击“数据”|“排序”命令，将弹出“排序”对话框，如下图所示。70数据筛选筛选，即在数据清单中只显示符合一定条件的纪录。1.自动筛选选定源数据区中任一单元格→“数据”菜单→“筛选”→“自动筛选”→点击出现在各项目字段右侧的向下的箭头→选择筛选条件→[“全部”、“自定义”、“前10个……”、数据项]71数据筛选高级筛选设定条件（同行与，异行或）→光标回到数据区→［“数据”→“筛选”→“高级筛选”］→［方式、区域、选择不重复的记录］→72数据分类汇总在分类汇总之间必须先对数据清单进行排序，以使排序数据清单中拥有同一主题的记录集中在一起，然后就可以对记录进行分类汇总了。73数据透视表数据透视表可将排序、筛选、分类汇总三项操作结合在一起，从而可以简单、迅速的重新组织和统计数据。数据透视生成后，还可按要求进行修改。可以直接在生成的数据表中修改，也可以选择数据表的任一单元格后，通过“数据”菜单→“数据透视表”，打开“数据透视表向导”对话框重新设置参数。74数据透视表用于建立数据透视表的数据清单（工作表），必须满足建立数据清单的基本要求（行、列标题及数据内容唯一，如前所述4项）。75JiangBin76