电子文件管理系统与管理办法三篇

电子文件管理系统与管理办法三篇第1条电子文档管理系统背景随着信息化的逐步深入，文档生成机构中的电子文档数量日益增多，对电子文档的管理需求也越来越迫切。目前，文档生成机构的电子文档管理主要存在以下问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 :1.分散式和本地电子文档管理目前，电子文档管理的功能大多分布在各种业务系统中，如办公自动化系统、网站发布系统、邮件系统等。没有覆盖所有类型的统一的、全球电子文件管理系统；2.不完整的电子文档管理目前，许多组织的电子文档管理附属于文件管理系统，仅涉及存档文档的电子文档。实质上，它是对电子存档文件的管理。根据目前的文件管理方法，大量不需要归档的电子文档大多分散在业务系统中，甚至分散在业务承包商的单机中。另一方面，被管理的电子文档中包含的信息不完整，大多只管理文档的最终版本，缺少文档的关键流程草案和形成流程。3.功能缺失当前的电子文档管理系统仅包括电子文档描述、检索、浏览等基本功能。无法通过前端服务系统自动捕获电子文件；无法实现电子文件的综合利用，后端电子文件的长期保存缺乏凝聚力，无法完全覆盖电子文件的生命周期。4.文件安全不能保证大多数单位的电子文件管理主要是从数据共享的角度考虑，缺乏对电子文件真实性、完整性的支持。党和政府高度重视电子文件管理。先后发布了《电子文件管理暂行办法、XXXX国家电子文件管理工作 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 》等文件。在XXXX，他们成立了“电子文件管理部际联席会议”，并组织来自行业、学术界、用户等各个领域的专家，编写电子文件管理的一般功能要求，并规范电子文件管理系统的功能要求。XXXX年初，电子文件管理部际联席会议正式发布文件，启动第一批电子文件管理试点。通过试点试验，正在制定的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 得到了验证。实现建设目标XX电子文件管理系统的技术手段和管理体系是根据电子文件管理系统(征求意见稿)、电子文件传递和管理措施(征求意见稿)和电子文件元数据通用标准(征求意见稿)的总体功能要求开发的。基于内容管理技术，它是一种有效组织信息资源的管理系统，如各级政府的文件等业务系统生成的文件、紧急情况、秘书、人员、邮件、图片、音像资料、管理、处置、利用。主要功能XX电子文件管理系统功能主要分为四类，包括文件浏览和检索、文件管理配置、文件管理业务、安全和系统管理。1.文件浏览和检索此功能适用于匿名用户和普通用户。根据浏览和检索官方文件的权限，匿名用户可以查看公共电子文件，而登录的普通用户可以查看授权的电子文件。2.文件管理配置文件管理配置是面向组织的文件管理员，配置电子文件管理系统运行所需的业务数据。目前，它包括电子文件类型配置、电子文件分类方案、电子文件保留期、存储配置、安全配置、工作流配置。3.文档管理业务本模块面向各级文档管理和处理人员。它直接捕获电子文档、分类、统计、认证和处置、利用和审计等。包括捕获注册、电子文档排序、电子文档统计、电子文档利用处理、认证处理。技术特征1.集中式管理、分布式存储；2.基于XML的数据交换格式、基于B/S的多层体系结构；3.支持多种数据捕获方法；4.支持各种数据格式和元数据标准，可以存储和管理各种类型的数据；5.支持特殊题库内容的组织，保证用户多样化的电子文档管理需求；6.完善的权限管理和安全机制，提供多级粒度的权限控制；支持格式文件转换，实现文件显示和固化；支持文件加密、数字签名等安全措施，确保文件安全；7.完善的信息数字化手段，多通道采集工具的无缝集成；8.丰富的内容检索手段，提供全文检索和支持跨类别检索；9.通过标准化元数据设置和电子文件格式实现电子文件的标准化形成和移交。第二部分第二部分电子文件管理系统电子文件管理系统术语解释1、电子文件的全过程管理是一种系统管理。它基于大文档的概念，注重对电子文档生命周期各阶段的所有管理活动和管理要素的整体考虑，强调各种管理内容和要求的无缝连接、系统集成和整体效果。2、前端控制前端控制是现代文件管理概念file、的重要内容，它以文件生命周期理论为基础，将文件从形成到永久保存或销毁的不同阶段视为一个过程。3、真实性保证原则电子文档的真实性是指文档的内容、结构、背景信息经过传输、迁移等处理后保持不变，与形成时的原始状态一致。真实性是保证电子文件行政效力和法律证据的基础。这也是长期保存社会记忆的前提，因为电子文档反映了历史面貌、并构成社会价值。4、电子文档的完整性电子文档的完整性包括两种含义。一是记录社会活动真实面貌的有机联系的电子文档和其他形式的相关文档的数量是完整的。第二，每个电子文档的内容、并且在结构和背景信息中没有缺陷。5、数字档案馆数字档案馆是以文件和档案信息为特定对象的技术模型、数字信息系统、有序的信息空间和开放的信息环境。6、电子文件标准是按照规定的工作程序制定的，认可的权威机构批准的电子文件发布和管理规则、方法、技术要求等。是电子文件管理人员应该遵守的业务技术规范。7、价值评估价值评估是判断电子文件的历史价值和现实价值，并根据一定的方法和原则确定其保存期限；审查已过期的电子文档并根据审查结果相应地处理(销毁或继续保存)电子文档的过程。8、电子文档的技术标识电子文档的技术标识的任务是对电子文档的技术条件的所有方面进行全面检查，包括文档信息的真实性分析、完整性、可读性和文档载体性能的检测。9、逻辑归档逻辑归档是指在不改变原始存储模式和位置的情况下，在计算机网络上将电子文档传输到归档部门的过程。换句话说，文档形成部仅 通知 关于发布提成方案的通知关于xx通知关于成立公司筹建组的通知关于红头文件的使用公开通知关于计发全勤奖的通知 归档部存储归档的电子文档的逻辑地址，使得归档部可以通过网络直接查找电子文档。在生成电子文件的地方，存档后物理位置保持不变。10、物理归档物理归档是将计算机及其网络上的电子文件传输到独立或离线存储载体并将其传输到归档部门的过程。归档方式可分为两种:网络传输归档和媒体传输归档。P5311.电子文件的编研电子文件的编研是指根据客观需要对文件内容进行分析研究，并将相关文件信息按一定主题加工成各种形式的电子文件编研成品的业务工作。12.电子文件归档是将具有归档价值的电子文件从形成部门转移到归档部门的过程，标志着电子文件管理职责从文件生成部门正式转移到归档部门。第二、简短回答1.信息可变性(电子文档变化的主要原因/影响信息可变性的因素)。首先，在以前的文献中，载体不仅是信息的载体，一旦它与特定的信息相结合，它还对信息产生固化作用。信息的原始序列、信息的原始外观被固化在特定的载体上，不能改变。当信息可以独立于特定的载体而存在时，计算机系统中信息的相对独立性使得人们添加、删除和更改信息变得非常方便，动态文档中的数据会不断地自动更新或补充。第二，电子文件载体性能的不稳定性可能导致文件中信息的变化。到目前为止，电子文件存储介质的物理寿命仍然远远小于纸张。存储介质也在不断更新，新的存储介质将在不久的将来出现。更新后的计算机逐渐与旧的存储介质不兼容，这就要求人们将原来存储介质上的东西转换成新的存储介质，以保证文件的可访问性，转换过程可能会因操作等原因造成信息失真。第三，电子信息技术的发展和新的信息编码方案的不断出现对电子信息的稳定性有很大的影响，因为新的计算机系统和程序通常不能解锁那些已经通过的代码，因此需要将原始文件迁移到新的技术环境中，并且在迁移过程中信息的丢失、变化是不可避免的。2.数字档案馆和数字图书馆的联系和区别P24联系数字档案馆和数字图书馆都是收集和传播数字信息的地方。他们还以文献信息为工作对象，以计算机技术和远程通信技术的集成为工作平台。在管理活动中，需要文件识别、信息存储、信息传输和信息保护等特殊技术。它们都具有馆藏数字化、信息组织和传播网络文化的特点。从管理对象的角度来看，数字图书馆的管理对象不仅仅局限于图书资料，而是试图将整个互联网上分散的、无序的、海量的信息组织成一个有序的、结构化的信息模型，以数字图书为主要的文献信息资源。数字档案馆的管理对象具体定义为、。即，国家机关、企业、事业单位等各种组织和个人形成的文件、文件信息，包括在电子环境中直接生成的电子文件的数字化和传统载体文件、文件。从运行模式的角度来看，数字图书馆是将整个网络整合成一个、虚拟、有组织、结构化的集成信息集，提供跨存储的统一无缝搜索。数字档案馆主要通过扩展现有档案机构的功能、增强和整合，以及结合不同的档案机构，分工合作选择、收集、控制、组织和保存电子文件信息资源，以及授权机构、组织、组织和个人访问特定信息资源来组织和保存电子文件信息资源。从社会角色定位的角度来看，数字图书馆是各种知识和信息的宝库，具有广泛的社会性、和最大的开放性。为社会各方面的用户提供文献信息服务是数字图书馆的首要功能和主要功能。然而，数字档案馆只存储和提供记录社会活动过程和结果的文件和信息。一方面，它的社会性和开放性在一定程度上受到限制。另一方面，它的功能不仅仅是为普通用户提供文件、文件信息服务，还以信息支持的形式承担维护组织正常运行的历史责任，保存机构记忆、区域记忆、国家记忆、社会记忆。3.数字档案馆的主要功能(1)电子文件信息收集功能；2.电子文件信息的管理功能；(3)电子文件信息的发布功能4.电子文件识别的影响因素P36(1)电子文件数量的增加。数字技术极大地提高了人们生成+处理+传输信息的能力，电子文档的增长速度快于纸质文档。如果我们继续使用纸质文档识别方法，通过直接读取文档内容来决定存储期限，文档管理人员的工作量将不堪重负。因此，越来越多的电子文档可能会因为识别太晚而丢失或积压。(2)电子文件信息的易逝性。电子文件信息处于流动状态，因为它相对独立于特定的载体。在电脑中删除文件的操作也很简单，只需在键盘上键入相关命令或按下鼠标即可。一般员工没有责任长期保存文件，并且经常删除一些已经失去当前价值的重要文件。此外，系统运行故障、用户误操作等原因可能会导致有价值的电子文件通过。(3)电子文档对软件和硬件的依赖。电子文档信息是编码信息，只能通过恢复机器来手动读取。电子文档的价值不再像纸质文档那样可以被用户直接获取，而是需要计算机软件和硬件系统的帮助。软件和硬件对电子文档的依赖性不仅影响认证的范围，还影响认证的次数.(4)电子文档信息的相关性。为了节约资源，计算机技术界通过动态连接来减少数据冗余。所谓动态链接是指文件之间不断变化的链接，通常是通过链接操作建立的。我们将文件之间传输的数据称为对象。一旦在文件和对象之间建立了链接，对象中的任何更改都可以自动反映在文件中，从而产生文件的动态特性。(5)高密度的电子文档信息存储。计算机密度存储技术的出现缓解了文件存储空间的压力。存储区域的减少使得保存更多的文档成为可能。5.电子文档识别的特征(1)多维性。首先，应扩大识别范围。第二，鉴定工作与许多其他工作密切相关，在内容上也有一些重叠的地方。(2)连续性。识别不是一蹴而就的，而是需要在生命周期中不断进行。(3)权力下放。电子文件认证的责任需要由多方承担，这是由电子文件认证的链条决定的。(4)风险。电子文档识别内容的增加意味着困难和错误工作链接的数量增加。电子文件的识别是一个复杂的连续分析过程，识别结果在很大程度上是不可逆的。6、电子文件利用功能(1)共享。可共享性意味着一个文件可以被多个用户在不同的地方同时使用。在电子环境中，同一文档可以被许多需要它的用户“共享”，主要有三个方面。首先，同一个文档可以同时显示在多个终端或与之相连的计算机屏幕上，打破了“文件数量”对用户数量的限制。其次，通过远程访问技术，用户可以使用网络在不同的地方调用所需的文件信息，而不必访问文件存储的地方，打破了“位置”的限制。此外，用户可以随时查询和利用互联网上的公共文件信息，突破了“利用时间”的限制。(2)可重用性。电子文档的可重用性远远优于其他载体形式的文档，这是由数字信息的非破坏性使用决定的。重用不会导致文档本身的老化。(3)互动。电子文件的使用通常需要计算机的帮助。在搜索文件的过程中，用户可以随着思维的流动随时提出新的要求。通过人机对话，要求用户通过计算机调用相关文件，将用户需求、查询智能与计算机大存储容量、高速计算机能力和通信能力相结合，以前所未有的高质量和高效率满足用户需求。(4)多样性。就使用方法而言，电子文档的可操作性为用户提供了更广阔的使用空间。在允许的范围内，用户可以根据自己的需要，以各种方式处理、电子文档信息，实现文档的高效利用。在使用的内容上，它也呈现出多样化的特点。使用文献、不指使用原始文献的原始文献，还包括使用汇编和研究成果的二级文献、3。(5)开放性。在用户看来，电子文件系统提供了一个开放的环境，即该系统与其他信息资源提供和利用系统有着良好的连接。以电子文件为入口，用户可以被引导到其他相关的信息资源系统。用户不仅可以利用文件信息，还可以利用电子文件系统作为桥梁，获取图书、智能等各种信息。6、电子文档利用原则(1)广义原则。电子文件信息是人类的文化财富。在各种信息资源中，电子文档以其独特的独创性、真实性占据着重要的地位。它对于机构商业活动的发展和社会群体、个人的研究具有不可替代的价值。(2)方便原则。电子文件信息服务是否在各种信息资源服务中独树一帜，档案部门能否站稳脚跟，提高竞争力，取决于服务工作是否真正以用户为中心，是否真正为用户提供便利。(3)安全原则。由于电子文件信息很容易更改，并且依赖于软件和硬件平台，并且一些文件信息是机密的，因此在使用过程中应保护电子文件的安全性，防止不当访问。安全原则包括两个具体内容:一是保护电子文件的完整性和真实性；第二是保护机密电子文档信息不受侵犯。(4)经济原则。使用电子文档的成本高于传统文档，尤其是使用网络。文件和档案管理人员应建立成本效益概念，以最大限度地减少不必要的资源消耗，实现最佳效益。7、操作系统中的文件管理系统和电子文件管理系统之间的区别体现在(1)具有不同管理对象的文件管理系统是一个信息管理程序，它管理存储在计算机外部存储器上的所有数字信息，并按某个文件名组织。电子文件管理系统的对象是在组织或个人活动的实施和完成过程中生成或接收的信息、可成为该活动的证据。(2)不同操作系统中的文件管理系统是一个系统程序，它为以文件形式管理信息提供了一个技术平台。电子文件管理系统是一个特殊的应用程序，它可以建立在计算机资源如操作系统上。它必须依赖和使用操作系统提供的功能，包括文件管理系统。三、讨论1、对归档电子文档的要求(1)“前端控制”的理念应在归档阶段得到充分体现。归档是档案部门正式接管电子文件管理的起点。但是，档案部门对电子文件管理的参与应当向前延伸，文件的归档活动应当从文件生命周期的“前端”开始进行控制。由于电子文档管理系统是电子文档管理系统、的方法和策略的实际执行者，所以在文档系统的设计阶段应该考虑归档要求，并且应该根据元数据模型集中管理文档的所有信息并作为一个整体进行归档。设计结构合理的档案数据库及其目录数据库，并保持两者之间的有机联系；嵌入工作流、在每个过程完成后实时归档相关文档等。要求用户及时记录和识别文件，并在文件归档前建立文件信息与描述、识别信息的联系，确保文件归档时相关信息移交或发送给档案部门。电子文件归档的前期准备不仅体现在系统设计中，还体现在具体的业务活动中，主要是形成新型电子文件的业务活动。例如，当组织引进技术和设备时，如果制造商提供的信息、图纸为数字形式，则这部分电子文件的归档应在项目谈判前开始，这些信息、图纸的形式和内容应在 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中规定，包括系统环境、工作平台、文件格式、内容描述、注意事项等。(二)电子文件归档中的质量检验和技术鉴定工作同步进行。归档电子文件的测试应分两次进行。第一次是归档前的技术鉴定，由电子文件形成部门进行。鉴定结果应填写在归档电子文件的交接检验表中。第二次是归档期间的检查和验收。主要内容包括支持软件、支持纸质文件、电子文件登记表等相关材料是否齐全，以及检测的技术条件。检查结果填写在电子文件验收登记表中。由于这两项工作都包括对归档文件的技术状态的检查，所以在实际工作中可以将这两项工作合二为一，两项工作都在归档过程中进行，归档部门和文件管理部门共同参与完成，以减少重复工作。2、存档电子文档的质量要求(1)完整和完整。归档的电子文件应完整，归档范围内的所有文件应及时移交给档案部门。应特别注意相关电子文件的支持软件和管理数据的收集。(2)真实有效。归档的电子文件应真实有效，即文本文件应为最终版本。图形文件如有变更，应归档最新版本和变更记录。应最终确定各种文件的草稿、以决定是否按要求归档。有条件的机构应采用电子文件识别技术来确认电子文件的有效性。(3)标准格式。对于存档电子文档的格式要求，确保电子文档的长期可读性是一个极其重要的问题。(4)一式两份。通常，有两组离线文件用于物理归档，一组用于存储，一组用于利用。如有必要，也可以一式三份，其中两份密封保存在不同的地方。在电子文档的长期存储中可能会出现阅读错误。密封部件可以减少误差、失真现象。两套密封更安全，因为同时出错的概率更低。密封两套可提高安全性和可靠性。(5)整理后。归档的电子文件应进行一定程度的整理和编辑。档案部门负责归档工作。归档完成后，还应填写统一归档电子文件登记表。归档电子登记表可制成电子表格，系统可根据归档电子文件的机读目录或描述信息自动填写。归档时，电子文件及其机读目录应同时移交给档案部门。如果归档电子文件的登记表是数字形式，还应分配纸质打印件。物理归档的电子文件应与相应的机器可读目录在同一载体上。3、电子文件管理系统开发原则(1)完整性。完整性原则包括两个要求。一个是电子文档管理系统可以在定义了哪些元素构成了电子文档之后将这些元素作为一个整体来管理。第二，确保被授权查询文件的用户可以访问整个文件，也就是说，可以检索和浏览所有这些元素。为了通过技术手段实现电子文件的完整性，国家档案管理部门、信息技术部和标准化组织应共同定义电子文件的构成要素，即电子文件的元数据模型。建议各机构的电子文件管理系统采用这种模式，符合这种模式的程度应作为电子文件管理系统评估和认证的重要标准之一。(2)全过程。电子文档管理系统必须管理电子文档从生成到销毁的整个生命周期。整个过程首先表现在系统对文件流各个阶段的管理和控制上。整个过程也反映在文件整个生命周期的处理活动的记录中。电子文件管理系统应允许用户选择或定制日志的范围和细节。整个过程还体现在电子文件管理系统对工作流程和文件传送过程的支持上。全过程管理不仅可以保证文件在整个业务流程中的顺畅流动，提供文件在整个生命周期过程中的背景信息，说明文件的安全性和可靠性，还可以在文件信息受损时依靠日志等工具恢复受损数据。(3)安全性。兼容各种软件格式。为了防止某些文件在电子文件管理系统中被有效地读取，电子文件管理系统应该能够支持组织的大多数应用软件的文件格式，读取和浏览电子文件管理系统中的各种文件，并进行必要的处理。提供有效的数据迁移功能。数据迁移不是简单地改变数据存储位置或进行数据备份，而是伴随着数据结构和技术环境的变化。为数据备份和数据恢复提供技术支持。提供严格的用户角色定义、权限分配和密码审查。通过互联网提供防火墙功能。提供必要的防病毒和病毒实时检测功能。(4)相关性。除了确保行政和法律意义上的文件完整性外，电子文件管理系统还应有效挖掘和显示文件之间的有机联系，反映信息内容之间的相互参照和对应，更清晰地揭示文件中隐含的信息价值，实现信息内容的深度管理，并在用户搜索和检索信息时，智能地将这些重要联系和相关信息反馈给用户。(5)全面性。电子文件管理系统应成为组织各种信息资源综合利用的中心和组织信息处理的门户，提供检索+链接和不同层次的信息处理方式。各种信息可以从不同的渠道收集，并在不同的应用系统中处理，但电子文件管理系统应该能够有机地整合这些信息，并在一个系统中提供对组织内部各种信息的访问。电子文档管理系统只提供了检索的便利，使人们可以通过电子文档管理系统快速方便地找到组织的各种信息。(6)自动化。电子文件管理系统应以更加自动化的方式进行文件和档案管理，尽量减少人工参与系统的执行，消除人工操作的随意性和主观性，减少人机交互的延迟和效率的下降。除了这些基本原因之外，电子文件管理系统的自动执行程度几乎是系统能否有效捕获、来处理电子文件的关键。(7)跟进。电子文件管理系统的成功设计和实施将取决于以往系统分析和研究的质量。电子文件管理系统的设计、只有在初步调查、标准工作做好的情况下才能成功。4、电子文件管理系统的实施模式(1)嵌入式(2)联合(3)独立(5、影响电子文件管理系统开发成败的因素(1)系统开发是否完善(2)系统目标是否明确(3)项目规划质量是高还是低(4)系统用户的功能需求是否完整清晰地收集(5)对系统可能发生的变化是否有足够的预期和响应措施(6)效益原则的认识和实施程度第一条为加强中国华电集团公司(以下简称集团公司)电子文件管理，实现公司总部和系统单位电子文件的标准化和制度化，促进电子文件交换在公司系统中的应用和公司系统信息资源的共享，提高工作效率，根据《国家行政机关公文处理办法、中国共产党机关公文处理条例》及国家有关规定，制定本办法。第二条本办法所称电子文件，是指通过集团公司办公自动化系统(以下简称“办公自动化系统”)及其认可的子系统显示或流通，并通过公司统一配置的文件传输系统处理的具有特定效果和标准化格式的电子数据。第二章基本原则第三条电子文件的处理应当遵循以下原则——最大效用原则。公司的系统文件由电子文件处理。2.全面管理原则。电子文件的形成、标识、存储、传输、归档应始终进行管理，以确保电子文件的质量。诚信原则。电子文件的内容、结构和背景信息在诸如传输、迁移的处理之后仍然可以与预处理状态一致，而没有任何缺陷。可读性的四个原则。在诸如存储、传输、压缩、加密、媒体转换、迁移等处理之后，可以以可读、可理解的方式输出电子文件。安全和保密原则。电子文件处理必须采取严格的安全防护技术措施，严格执行国家和集团公司的相关安全和保密规定。第三章职责第四条本办法由集团公司总经理工作部负责组织实施。系统各单位总经理室是电子文件处理和交换的管理机构，负责本单位的电子文件处理和交换，指导、对下属单位的电子文件室进行检查和督促。