审计培训-11-编制内控矩阵及查找内控缺陷

*编制内控矩阵及查找内控缺陷****内部控制矩阵是什么？内部控制矩阵是对企业内部控制的整理，能够系统化地展现企业所需要达到的控制状态和企业的控制现状，并可以直观地显示出两者间的差距。同时，内控矩阵也可以详细地记录企业控制活动的关键属性信息，帮助内控的实施者、管理者、监督者了解、执行和检查控制活动。内部控制矩阵有哪些组成分？控制目标关键控制活动责任部门和责任人相关文档和相关制度控制活动的属性、方式和频率 何为内控矩阵*内控推广自评问卷模板（现在必须填的是此表）***怎样填写内控推广自评问卷该部分内容与前期各试点单位内控矩阵相一致，包括控制目标、控制活动及责任部门。供推广自评单位问卷填写人员参照。该部分内容无需推广自评问卷填写人员填写。***怎样填写内控推广自评问卷若推广单位的实际流程和控制责任部门与左栏“关键控制活动描述”和“控制责任部门”相同，则请填写“是”。不一致则填写否。若推广单位的实际流程与左栏“关键控制活动描述”不一致，则在本栏中填写本推广单位实际的控制活动。若推广单位的控制活动责任部门与左栏“控制责任部门”不一致，则在本栏中填写本推广单位实际的控制责任部门。***如果评估时发现控制设计存在缺陷或问题，请回答“否”，并需要在“附注[5]”列中对控制设计存在的问题进行具体描述。自评人根据自己对相关控制活动的检查填写“是”或“否”，填写时自评人需要确保所有相关交易都已严格执行相关控制活动并如实填写。当“控制设计是否有效”栏为“否”时，请在“控制执行是否有效”栏填写“不适用”。当“控制执行是否有效”栏为“否”时，请在“附注[5]”列中对控制执行存在的问题进行具体描述。对于存在内控缺陷的情况，应在此列中对内控缺陷的问题进行具体描述并填写建议的控制活动或详细的整改方案，包括整改负责部门/人员和整改期限。怎样填写内控推广自评问卷***填写推广自评问卷的部门、评估人及审核人如果发现存在控制缺陷（设计缺陷和执行缺陷），则在此处填写缺陷编号和缺陷的具体描述。怎样填写内控推广自评问卷***内控推广自评问卷填写要求内控推广自评问卷1、内控推广自评问卷由总部下发后，由子公司内控组指定流程负责人，由流程负责人分配控制责任人组织填写，再汇总结果。2、对于内控推广自评问卷中的各个关键控制点，由控制责任人进行自评。3、控制责任人保存关键控制的相关文档。4、公司领导必须对该公司的内控推广自评问卷进行审核签署。5、经公司领导签署的内控推广自评问卷上报到总部内控推广小组。6、新建子公司，以现有业务进行相应填写，待销售等新业务发生后，再及时进行梳理和填写。*内控推广自评问卷填写练习控制活动描述：每年年末，进行固定资产盘点，清查盘点方案由运营管理部和行政人事部负责制订，委托运营单位和 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 财务部配合实施。固定资产清查盘点内容包括根据固定资产标签检查固定资产账物一致情况和固定资产管理工作情况。计划财务部管理固定资产会计人员对固定资产进行抽盘。盘点人和监盘人在盘点报告上签字。如发现盈亏，查明原因，提出处理意见，写出书面报告，经运营管理部/行政人事部、计划财务部和总经理批准后才能进行账务调整。*** 情形一： 固定资产过去一年中未进行盘点。 “控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）***情形一建议答案：内控推广自评问卷填写练习（续） 控制活动是否发生变化（是/否） 控制设计是否有效（是/否） 控制执行是否有效（是/否） 说明 否 是 否 盘点在过去一年中未进行。整改方案：计划于XX月进行固定资产全面盘点。***情形二： 固定资产12月进行了全面盘点。盘盈盘亏均按照公司政策进行了处理，但对于分支机构和控股子公司固定资产报废，从12月起改为原值金额大于200,000元的需报控股公司相关部门审批。 “控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）***内控推广自评问卷填写练习（续）情形二建议答案： 控制活动是否发生变化（是/否） 控制设计是否有效（是/否） 控制执行是否有效（是/否） 说明 是 是 是 从12月起对于控股子公司固定资产报废，原值金额大于200,000元的需报控股公司相关部门审批。***情形三： 固定资产每年盘点一次，但此次评估期间内未进行过盘点。 “控制活动是否发生变化”、“控制设计是否有效”、“控制执行是否有效”三栏如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）***内控推广自评问卷填写练习（续）情形三建议答案： 控制活动是否发生变化（是/否） 控制设计是否有效（是/否） 控制执行是否有效（是/否） 附注 否 是 未发生 固定资产每年盘点一次，但此次评估期间内未进行过盘点。***情形四：各单位在填写”采购与付款“活动推广问卷时，假如出现以下情形：1、关键控制活动描述中，没有“交 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 审计审核签字”环节；2、在控制执行环节中，没有经公司领导审批就进行了付款。推广问卷各个栏目如何填写？内控推广自评问卷填写练习（续）***内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案 控制目标编号 控制目标 控制活动编号 关键控制活动描述 控制责任部门 本公司控制活动与控制责任部门是否相同（是/否）[1] 本公司控制活动描述[2] TLHL-PU-CO-1101 加强和完善付款流程和控制，审核程序企业应当加强采购付款的管理，完善付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审核采购预算、合同、相关单据凭证、审批程序等相关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。 TLHL-PU-CA-1101 由供应处根据发票及合同填写合同汇款申请单，经供应处负责人审核，验收部门及使用部门确认签字后，交财务处材料会计，材料会计根据发票入账情况及合同进行审核签字，交合同审计审核签字，再由财务负责人审核签字，交公司分管领导及公司主要负责人审批，最后由财务处负责人审批，交材料会计做付款账务处理。 财务处 　否 由供应处根据发票及合同填写合同汇款申请单，经供应处负责人审核，验收部门及使用部门确认签字后，交财务处材料会计，材料会计根据发票入账情况及合同进行审核签字，交合同审计审核签字（删除），再由财务负责人审核签字，交公司分管领导及公司主要负责人审批，最后由财务处负责人审批，交材料会计做付款账务处理。***内控推广自评问卷填写练习—情形四建议答案（续） 本公司控制活动责任部门[2] 控制设计是否有效（是/否）[3] 控制执行是否有效（是/否/不适用）[4] 说明[5] 自评部门 评估人 审核人 缺陷编号 缺陷描述 财务处 　是 　否 未经公司分管领导及公司主要负责人审批进行了付款 财务处 材料会计 财务处长 TL（公司简码）-IA-01（*在此要注意编号规则：（公司简码）-IA-01（顺序号） 在付款控制环节，未严格履行审批程序，在未经公司分管领导及公司主要负责人审批的情况下，进行了付款。整改方案：严格执行采购付款审批程序。整改时间：*年*月*日整改部门：**部门责任人：*****1、查找设计缺陷：对照各项业务的控制目标，评估内部控制活动设计是否效；2、查找运行缺陷：对照各项业务的关键控制活动，评估运行是否有效。*根据内控推广自评问卷编制内控缺陷清单©2011DeloitteToucheTohmatsuCPALtd.Allrightsreserved.示例*内控缺陷清单整改计划表示例 发现编号 对应流程 问题发现 发现描述 建议 整改责任部门 整改完成时间 GF-IA-01 内部环境 制度管理机制不全面 在访谈和穿行测试中我们发现，部分制度下发后，没有明确的跟进要求和追踪管理，未被转化为子公司自身的制度；部分制度制定年份较早，已不能适应企业当前的发展需要。进一步了解后我们发现，公司尚未制定系统的制度管理办法，未能就各项 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 的制定、下发、跟踪与更新进行规范。 建立制度管理办法，明确在制度管理中各相关部室的权责与分工、制度的编制与发布、制度的下发与跟踪、制度的更新与记录、制度的归档与保存等管理要求，确保：1.制度管理的权责分工明晰；2.制度的编制经过适当的审核与法定的表决程序；3.制度下发过程中确保接收方了解应对制度进行何种处理；并对制度的落实和转化情况进行跟踪；4.制度能够适时地得到更新，更新内容可供单独查询，制度更新以 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 版本号标识；5.制度得到妥善的归档与保管。 审计室 2011年3月31日*根据推广自评问卷中的最后两列缺陷编号及缺陷描述，填制内控缺陷清单，制订整改方案、落实责任部门、责任人及整改时间，及时整改。完成内控缺陷清单的整理后,待后期内控缺陷等级评定标准经股份公司审定后,各子公司再进行等级认定.* 填写完内控推广问卷后，要进行自我复核，关注下列几方面 要点 综治信访维稳工作要点综治信访维稳工作要点2018综治平安建设工作要点新学期教学工作要点医院纪检监察工作要点 ： 1、是否参照同类型公司的推广问卷填写的？（基地公司参照铜陵海螺；粉磨站参照杨湾海螺；他业公司则综合参照各试点单位）。 2、对照内部控制配套指引，是否存在本单位有该项业务，而推广问卷中没有体现该项业务及相应的控制目标、关键控制活动，如有，要在问卷中进行补充，并标注。 3、对于推广问卷中已经体现了该项业务及相应的控制目标，是否存在该项业务的关键控制活动未能全部涵盖，若未能涵盖的，在问卷中找到对应的控制目标，进行补充描述，并标注。复核内控推广自评问卷*如何实现内控缺陷持续整改对内控推广自评问卷填写过程中发现的内控缺陷，各单位需及时进行整改：1、总部内控推广小组组织对各子公司内控推广自评问卷的意见和建议进行汇总；2、总部内控推广小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部控制整改部门/责任人，确定整改方案和整改完成日期；3、各子公司及时对制度和内部控制矩阵进行修订和更新，以反映整改后的内部控制活动;4、整改是一个持续的过程。**1、总部内控推广小组组织对各子公司内控推广自评问卷的意见和建议进行汇总；2、总部内控推广小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部控制整改部门/责任人，确定整改方案和整改完成日期；3、各子公司及时对内部控制制度进行修订和更新，以反映整改后的内部控制活动;4、整改是一个持续的过程。*内控矩阵模板（推广问卷填完后，可适时编制完整的控制矩阵）控制目的：根据《企业内部控制基本规范》配套指引，设计出应对风险的控制目的。此处可复制试点单位的填写内容，不需改动。控制活动：经过访谈找出满足控制目标的关键控制活动，参照试点单位填写情况，结合本单位实际，对控制活动进行描述，并对控制活动进行编号。控制责任部门和责任岗位：负责实施或监督控制活动的部门和岗位，责任部门具体到业务部门、决策机构；责任岗位具体到部门岗位或决策机构成员。相关文档和相关制度：相关文档是控制活动的记录、即控制活动的载体。相关制度即规定控制活动并以书面方式予以呈现的文件。控制活动属性信息：包括控制活动属性（预防性/检查性）、控制方式（手工/系统）、执行频率（每天/每周/每月/…）**4W+1H原则具体是指：WHO--哪个岗位参与控制活动？WHEN--该控制活动发生的时间或是频率是如何的，每次？每月一次？每年一次？WHERE--该控制活动发生的地点在哪里？WHAT--根据什么进行控制？如制度、单据、报告、报表、电子邮件、系统数据等HOW--控制活动的具体内容是如何的？具体如何操作？*绘制主要业务流程图****定义：使用特定符号和图形来表示实体单位的业务处理程序，显示文件凭证在组织机构内部的产生、传递、检查和保持及其相互关系。流程图的特点优点：直观显示内部控制的特征，同时便于修改。因此，流程图便于公司管理层形象地了解内部控制是如何运行的，有助于发现内部控制中的不足之处。缺点：需要较为娴熟的技术，对内部控制的某些弱点有时很难在图上准确地表达出来。流程图绘制工具：MicrosoftVisio2010（安装）流程图定义* 根据文字工作流程描述，整理出子流程业务流主线，包括子流程中所涉及的部门和关键步骤； 初步排定涉及的部门； 逐条阅读流程描述，将其转化为流程图的形式； 将流程图草稿中的部门条和图形录入到Visio系统中（建议先不要连线）； 进行文字、排版上的复核与修改； 进行图形间连线，同时进行微调； 放入控制活动编号，确保所有控制活动都得到显示； 最终复核定稿。 流程图绘制思路与步骤*绘图具体步骤：a、打开Visio；b、选择新建“基本流程图”；c、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“水平跨职能流程图形状”，选择所需内容；d、选中菜单“文件”/“形状”/“流程图”/“基本流程图”，从窗口左侧的形状窗口中，将所需形状拖放至绘图页中；e、排定涉及的部门；流程图绘制思路与步骤*绘图具体步骤：f、双击形状，输入文字信息，输入完成后，只需点击形状外部即可； g、如果需要改变字体、形状的边框与填充色，只需右键选中形状即可调整形状的各项属性；h、组织结构图各层之间的连接是通过拖放下层形状到上一层形状自动完成。例如，首先将鼠标移至开始点，光标显示十字型，然后按下鼠标左键并保持，拖动到下一个形状，系统将自动完成开始框和下一个形状的连接。流程图绘制思路与步骤*项目使用图形模板介绍—通用图形总模板流程图绘制工具注解*纵列列示了本流程所有涉及的部门。控制活动编号与自评工作底稿中的控制活动编号对应一致，且无遗漏。项目使用图形模板介绍绘制流程图* 通常每个流程图均以以上2种图形表示流程唯一的“开始”和“结束”，“开始”位于流程图左上角，“结束”位于流程图右下角，图形流向基本从遵循左至右，自上而下的原则。<开始框><结束框><子流程框>绘制流程图* 需要在图形内标注系统工作步骤<流程框><判断框> 使用判断选择框时需引出至少2个箭头，箭头中间可标注“是”/“否”，也可标注具体的选择/判断内容。绘制流程图* 有以下3种表现形式： （前无连线）文档框→动作框/判断框：表示该工作步骤需要参考其他子流程中产生的文档或第三方出具的文档。 动作框/判断框→文档框→动作框/判断框：表示某一个工作步骤产生的文档在下一步工作步骤中需要使用。 动作框/判断框→文档框（后无连线）：表示某一个工作步骤产生的文档仅用作参考或资料保存，与下一步工作步骤没有直接联系。<普通文档框>绘制流程图*<流程框><控制缺陷编号><控制活动编号>绘制流程图*绘制流程图举例示例����标题�职能�阶段��*绘制流程图举例示例标题�职能�职能�阶段�������*绘制业务流程图的范围（供参照） 序号 流程名称 子流程 编制及涉及部门 对应内控指引 1 销售和收款 销售定价管理 销售处/财务处 企业内部控制应用指引第9号——销售业务企业内部控制应用指引第16号——合同管理 合同及订单的管理 销售处/财务处 发票的开具及销售收入的确定 销售处/财务处 应收账款的调整和管理 销售处/财务处 收款管理 销售处/财务处 客户主档案的维护 销售处/财务处 2 资产管理 固定资产的取得 财务处/设备保全处/生产技术处 企业内部控制应用指引第8号——资产管理 固定资产折旧 财务处/设备保全处/生产技术处 固定资产的日常管理 财务处/设备保全处/生产技术处 固定资产的处置 财务处/设备保全处/生产技术处 固定资产清单主档案的维护 财务处/设备保全处/生产技术处 无形资产的管理 财务处/设备保全处/生产技术处/品质处 3 工程项目 工程询价比价 供应处/设备保全处/生技处 　 工程合同 供应处/设备保全处/生技处/财务处 工程建设 供应处/设备保全处/生技处/工程处 工程决算审价 财务处/工程处 工程验收 工程处 4 采购与付款 供应商选择与评估 供应处/财务处/品质处/生产技术处 企业内部控制应用指引第7号——采购业务企业内部控制应用指引第13号——业务外包企业内部控制应用指引第16号——合同管理 采购合同及订单的订立 供应处/财务处/品质处/生产技术处 应付账款的管理 供应处/财务处/品质处/生产技术处 付款管理 供应处/财务处/品质处/生产技术处 外包业务 供应处/财务处/品质处/生产技术处 费用支出管理 财务处*在编制流程图首先进行梳理，参照铜陵、杨湾各业务环节流程图绘制情况，结合本单位实际绘图*绘制业务流程图的范围（供参照） 序号 流程名称 子流程 编制及涉及部门 对应内控指引 5 存货管理 原材料入库 供应处/质控处/生产技术处 企业内部控制应用指引第8号——资产管理 原材料领用 供应处/生产技术处 产成品入库 质控处/生产技术处 产成品出库 质控处/生产技术处 产成品完工成本核算 财务处/生产技术处 产成品完工成本结转 财务处/生产技术处 存货日常管理 生产技术处 存货主文档的管理 生产技术处 6 财务报告与税务管理 定义财务结账和报告 财务处 企业内部控制应用指引第14号——财务报告 会计交易及总账记录 财务处 会计期结账 财务处 财务报告编制及披露 财务处 税务管理 财务处 7 全面预算管理 预算编制 财务处/销售处/供应处 企业内部控制应用指引第15号——全面预算 预算执行及调整 财务处/销售处/供应处 预算考核及奖惩 财务处/办公室 8 资金业务 银行借款 财务处 企业内部控制应用指引第6号——资金活动企业内部控制应用指引第12号——担保业务 资本市场融资 财务处 银行与现金管理 财务处 票据与印章管理 财务处 担保业务 财务处 9 人力资源与薪酬管理 招聘与离职 办公室 企业内部控制应用指引第3号——人力资源 员工的培训 办公室 员工的考核 办公室 工资计算与发放 办公室/财务处 工资主档案的维护 办公室*编制内控手册（暂不作强求）****编制的目的：满足内部发展和外部监管的需要。编制内控手册的目的 内部需要 外部需要 以公司战略目标和愿景规划为基础，帮助企业制定统一化、系统化、规范化、书面化的内部控制体系 设计和执行有效的内控流程和制度文件，是贯彻落实财政部、证监会等五部委联合发布的《企业内部控制基本规范》、上交所《上海证券交易所上市公司内部控制指引》，以及法律、法规和行业政策等外部监管要求的必需要求 促进公司全体员工明确职责分工、正确行使职权，并加强对权责履行的监督，合理保证企业经营管理合法合规、资产安全、财务报告及相关信息真实完整、提高经营效率和效果、促进企业实现发展战略 作为各个业务部门开展内控自我评估和内审部门进行内控有效性测试的基础 适应资本市场监管的客观需要，促进各项经营管理规章制度的协调和完善，体现现代经营管理理念，管理和规避企业的内外部风险，促进企业健康高效发展，完善公司战略、运营、文化和组织职能的内部管理体系 对评估和测试过程中发现的控制薄弱环节与控制缺陷，总结出具缺陷报告，并提出具有可操作性的整改建议*内部控制手册是什么？内部控制手册是一种体系文件，从内部控制的角度、按监管要求所规定的内控框架，记录企业的关键控制活动。内部控制手册也是一种程序性的文件，按照控制活动所属的企业经营业务流程，归类描述企业的关键控制活动。内部控制手册由哪些部分构成？章节组成：总章、主流程主流程内组成：流程概述、关键风险、不兼容职责表、子流程子流程内组成：流程综述、控制矩阵、业务流程图、相关制度目录内控手册的定义*内控手册每一章由流程概述、关键风险、不兼容 职责表、子流程组成； 子流程包括：流程综述、控制目标和关键控制活 动、流程图、相关制度目录**总章从内控手册的编制、更新角度规定了内控手册的管理原则和主要工作流程，并提供了内控手册的使用说明主流程按照预先设定的内控框架制定，内控框架可以来自监管要求，也可以根据企业实际情况进行定制。内控手册框架*内控手册框架*内部控制矩阵是内控手册的核心。内控手册记录了企业所需要达到的控制高度，企业所采取的相关控制措施，各项措施的权属部门和责任岗位，以及用于规范控制措施的相关规章制度。内控手册框架*流程图是企业业务流程的图像化展示。流程图通过工作环节描述与箭头指向的方式直观地反映特定业务中各环节中的关键操作和工作流的走向。特定格式的流程图也可显示出工作流中各部门的分工，能够帮助企业厘清各部门在专项工作中的权责关系。内控手册框架 所有资料均由管理员在百度文库进行积分下载并统一编辑整理后分享给审计同仁 扫描上面的二维码关注萨傲内部审计微信公众号或加入专业交流群萨傲内部审计：中国最专业的内部审计实务交流平台！专注于企业内部审计、内部控制、风险管理、舞弊调查、尽职调查以及相关招聘求职信息********************************1、查找设计缺陷：对照各项业务的控制目标，评估内部控制活动设计是否效；2、查找运行缺陷：对照各项业务的关键控制活动，评估运行是否有效。*根据推广自评问卷中的最后两列缺陷编号及缺陷描述，填制内控缺陷清单，制订整改方案、落实责任部门、责任人及整改时间，及时整改。完成内控缺陷清单的整理后,待后期内控缺陷等级评定标准经股份公司审定后,各子公司再进行等级认定.**1、总部内控推广小组组织对各子公司内控推广自评问卷的意见和建议进行汇总；2、总部内控推广小组汇总各子公司整改方案；督促相关部门落实内部控制整改部门/责任人，确定整改方案和整改完成日期；3、各子公司及时对内部控制制度进行修订和更新，以反映整改后的内部控制活动;4、整改是一个持续的过程。**4W+1H原则具体是指：WHO--哪个岗位参与控制活动？WHEN--该控制活动发生的时间或是频率是如何的，每次？每月一次？每年一次？WHERE--该控制活动发生的地点在哪里？WHAT--根据什么进行控制？如制度、单据、报告、报表、电子邮件、系统数据等HOW--控制活动的具体内容是如何的？具体如何操作？***在编制流程图首先进行梳理，参照铜陵、杨湾各业务环节流程图绘制情况，结合本单位实际绘图***内控手册每一章由流程概述、关键风险、不兼容 职责表、子流程组成； 子流程包括：流程综述、控制目标和关键控制活 动、流程图、相关制度目录*