活动现场执行基本要求

市场活动现场执行基本要求 市场活动现场执行基本要求 NO. 执行阶段 论坛活动 展会活动 发布活动 典礼活动 备注 主要借助行业论坛合作来进行推广活动，自行组织参考“典礼活动”（5~50参与） 主要为制冷行业展会的特装参展，也适用于一些小型活动的布展（5~50参与） 包括新闻发布会、产品发布会、鉴定会、签约仪式等自主新闻类活动（30~100人） 主要包括各类庆典、纪念仪式、启动仪式、晚会、客情等活动(100人以上) 1 准备期 事项 （一）确定策划执行 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ，推动与主办方合作执行1、明确策划执行方案，包括时间、地点、参与人、参与环节、自主活动主题、创意、流程、时长等。出具项目进度表，按阶段执行，定期汇报和检讨。2、要求项目组加强与主办方的联系，明确可利用的会务资源并按计划实施。3、应全面了解主办方就论坛的一应宣传、接待、后勤、服务、票务和组织等会务活动，深入思考并有品位地使用相关介质进行品牌传播。4、活动前3天在活动所在地组织项目动员会，通过表单来管理项目，明确流程。5、活动前1天组织彩排工作，提前计划并邀请有必要的相关领导嘉宾参与彩排。（二）重点关注相关专家的接待准备工作1、按计划邀请相关领域的专家。讲课题目要提前与讲课专家沟通后，尽早确定。之前要让与专家对接的同事，向专家说明会议的参会人员。2、拟定专家和相关嘉宾名单，移交给主办方统一接待。3、定期专人跟进专家的演讲准备进度，提前获取讲话资料。4、要求主办方宣传已方的嵌入活动，吸引与会者参与活动。如有需要，可利用主办单位提供的媒体资源，让记者参与己方活动。 （一）重点应确定展台策划执行方案，实现一体化品牌形象表现。1、整体 设计 领导形象设计圆作业设计ao工艺污水处理厂设计附属工程施工组织设计清扫机器人结构设计 效果应符合XXXX品牌形象和年度推广主题，与整体的展会气氛相协调；按展馆人流走向合理划分接待、展示、洽谈和储藏等功能区域，凸显产品，并提供创新实用的产品和技术展示手段。2、展台设计须包含品牌名称、logo、广告语等必备元素，按要求标识设计制作，使之在远中近处全面表现；在年度策划公司的指导下进行展台内平面的设计与应用。（二）第三方展览公司制定参展项目执行单并按计划推动执行1、第三方展览公司应协助并提醒相关资料的填写和提交，如会刊名录、搭建单位备案、工程审图及水电租赁等；提前申请展台活动、现场广告和展会相关活动参加。2、提前3个月确定参展人员名单，提交给展会主办方，并提前预订差旅和食宿；准备好参展培训工作、准备通讯录和相关资料，统一宣传口径。3、提前1个月制定媒体传播计划，按进度制作相关媒介的广告设计和新闻稿。（三）邀请相关客户观展或参与相关活动，有必要的可通过展会方发送邀请函。 （一）明确活动执行方案，按阶段推进执行1、明确策划方案，包括活动主题、形式、时间、地点、流程、时长等，制定进度表。2、策划案确定后2天内组织公司相关部门和第三方举行分工会，确定项目小组，明确人员责任分工，出具活动场地示意图、人员分工表、活动进度表、物料清单等。3、活动前2天内召开动员会，项目负责人讲解活动当天流程、人员分工、注意事项，确定场区负责组长与人员等，出具活动流程表、通讯录和现场注意事项，并组织彩排工作。（二）重点关注媒体记者的选择和接待准备工作1、项目确定后按需求选择、拟定并随时更新“媒体名单”，包括行业媒体、大众媒体和地方媒体等，明确参会人数。2、通过电话或E-mail回执确认等形式邀请记者参与，设计制作邀请函待确认后邮寄，活动前一周电话提醒参会；同时，做好记者的接待准备工作。3、注意提前与媒体记者沟通好如提问、采访和新闻报道等相关宣传事宜；4、根据活动需要，确定嘉宾邀约名单，提前1个月确定嘉宾能否出席、致辞和彩排，同时安排专人负责接待准备工作，全程服务； （一）制定项目执行进度表，按阶段推进执行1、明确策划执行方案，包括时间、地点、参与人、主题、创意、流程、时长等。2、大型项目应提前2个月成立项目组，明确活动资源，第三方和公司各部门工作工作职责和要求；制定项目进度表，按阶段执行各项任务，并进行组织项目组进行定期的回顾和检讨；3、活动前3天组织动员会，制作工作说明书，说明现场具体分工、人员位置和要求，发布工作通讯录。通过表单来管理项目，制作并派发相关文件，严格按计划执行。4、必须严格执行彩排工作，查漏补缺；提前计划并邀请有必要的相关领导参与彩排。（二）重点关注嘉宾的接待准备工作1、来宾邀约：提前1个月制定并随时更新“参会人员名单”向嘉宾和媒体记者发出邀约；设计制作邀请函，参会确认后邮寄，活动前一周电话提醒参会；2、资讯整理：制作并更新参会人员的航班时刻表，至少包括姓名、随从、正确职务、启程和抵达的精确时间、酒店、入住时间和离开时间等； 3、接待规划：明确特殊来宾的级别、车辆档次、行程安排和专门接待人员，并征求本人或随从就彩排参与和其他会议、餐饮和旅游安排等的意见； 执行计划项目推进嘉宾邀请 物料 （一）舞美物料的设计与制作1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，包括会务宣传和己方自主活动中所使用的相关物料。2、按计划提前2个月开始进行物料形象整体设计，在各种会务介质上统一输出乙方的品牌形象。3、一应物料按进度应提前半个月开始制作。一般应在活动所在地制作。4、应提前1个月确定赠品并进行采购、包装和运输。（二）相关人员和后勤准备1、按计划确定主持人选择并敲定档期，包括专业主持人和专家主持。2、组织安排相关嘉宾、专家和己方领导的行程。3、跟进己方专家的准备工作和相关演示资料的制作进度。（三）宣传资料准备1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、支持人串词、领导讲话稿、演讲PPT以及相关活动内容资料；2、按计划提前设计和印制品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等相关宣传资料，并做好运输、接收工作，可通过主办方渠道和自主活动渠道派发。 （一）重点关注展品制作与包装1、按展品清单规划的型号、数量制作参展产品，保证质量，塞、垫齐全。不干胶产品标贴可在展会现场黏贴，要求完整牢固、不起泡不卷边。2、在外销产品包装运输 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 基础上，定制木箱进行产品包装，填充固定物应柔软结实。运输过程应注意小心轻放、不可倒置。（二）展台物料制作1、监督宣传品如名片、品牌手册、产品手册、技术折页和小礼品的设计、制作与运输。2、监督展览公司按进度制作展台建筑物料，按阶段提交部品制作完成记录图片，并要求进行展台预搭。（三）活动物料准备1、责成第三方按执行单完成阶段工作，定期汇报工作进度和相关物料完成情况。2、提前准备领导讲话稿、媒体采访资料等。 （一）舞美物料的设计与制作1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，按活动调性综合考虑活动物料形式和材质；2、按进度要求提前进行活动背景板和相关展板的设计，并推进物料的制作。注意与活动场地管理方（一般为酒店）保持沟通并协调相关活动资源；（二）相关人员和后勤准备1、注意主持人的选择和档期确定，或考虑采用内部资源；2、确定公司发布人员名单，做好相关准备和排练；3、按进度安排活动场地、机票、酒店、餐饮和车辆等相关后勤工作；4、制定车辆安排表和接待计划，明确发车辆数、班车品牌、司机素质、路线了解和联系方式等，注意车辆的新旧程度并预留至少一辆机动车辆。（三）宣传资料准备1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、支持人串词、领导讲话稿、访谈资料、演讲PPT和记者问答等。2、产品或技术发布会应特别注意发布前的相关产品和表现的提前特别制作；3、提前印制和准备相关宣传资料，包括通稿、品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等。 （一）舞美物料的设计与制作1、按明确的执行方案汇总“活动物料清单”，按活动调性综合考虑活动物料形式和材质；2、大型活动应提前2个月开始进行物料形象整体设计，在品牌整合营销的活动执行思路下，设计统一的形象标识并制作应用VI。一些特别的活动应注意设计的生命力。3、一应物料按进度制作，大型活动应提前1个月开始制作；（二）相关人员和后勤准备1、重点应关注主持人的选择和档期确定；明确相关节目选择和排练进度等；2、按进度安排活动场地、机票、酒店、餐饮、车辆和停车场等相关后勤工作；3、根据来宾航班时刻表，制定车辆安排表，明确发车辆数、班车品牌、司机素质、路线了解和联系方式等，注意车辆的新旧程度并预留至少一辆机动车辆。（三）宣传资料准备1、按规划准备相关宣传文案，包括新闻稿、支持人串词、领导讲话稿、演讲PPT以及相关会议活动内容资料；2、提前印制和准备相关宣传资料，包括品牌画册、手册、折页和品牌宣传用品等。3、涉及宣传视频制作的应提前2个月安排；简单的Video素材提前3周收集和制作。 物料设计物料制作后勤准备宣传资料 2 执行期 服务 （一）会务相关1、更新和跟进嘉宾行程，特别来宾到达酒店前应提前安排公司相应领导在酒店迎接。另外，项目组应密切跟进己方领导和专家的接待工作。2、可通过主办方合作，按计划考虑是否进行酒店房间的布置，通过矿泉水、水果、小食品、温馨提示卡的摆放来墨化品牌传播。3、通过酒店和主办方的接待嵌入，通过各种指示牌、提示资料等提供指引功能；（二）活动相关1、活动前日组织乙方专家和特邀专家、嘉宾会谈，明确活动主题、探讨话题和各自角色，统一口径输出。2、注意按计划安排主办方领导与公司领导的会谈。3、专人跟进，提前知会相关专家和领导在活动中出席、致辞等任务以及演讲时长，按表单提醒他们按时参加活动和上场。4、有特别嘉宾，可邀请主办方提供VIP休息室。 （一）客户现场接待要求1、服饰：工作人员统一着装，佩戴工作证，使用公司印制名片。服装应该干净平整，衬衣袖口、衣领无脏污，并佩戴领带。男士着深色袜子，黑色正装皮鞋；女士着裙装时应配长筒丝袜，鞋跟不宜过高（3厘米）；口袋不宜放过多东西，保持皮鞋光亮。2、仪表：举止言行应大方自然、彬彬有礼,与客户的言谈适合顾客的性格、个性；头发保持干净,整洁,给人以清爽感,不留奇特少见的发型。参展期间应保持热情的姿态，避免懒散行为。3、 礼仪 关于商务司机的礼仪须知经典商务礼仪礼仪中的美术巫鸿教师职业形象与礼仪文明礼仪主题班会 ：礼仪小姐一般要求165CM以上，长相端庄，身材中等，不驼背塌肩。表情温和，仪态端庄大方，语言得体恭敬。负责客户接待与指引、资料摆放和茶点招待等。4、接待：礼仪小姐按固定顺序站岗值班，每人半小时，在客户进入展台时轻呼“您好，欢迎光临XXXX”，询问客户来意，赠送宣传资料或转交给XXXX团队。所有人员距所有进店客户三米时，微笑点头致意问候“您好”，并在接待中应保持良好的形象与情绪,以愉悦的心情与客户进行交流。 （一）接机工作，注意嘉宾服务1、按定的航班时刻表跟进媒体记者和嘉宾行程，媒体组和嘉宾组分别负责各自工作，后者注意提供全程服务。2、登机前提前沟通下机后事宜，减少等待时间。3、要求在班车等候时间不能超过30分钟；在班车行程中为来宾播放轻松音乐。4、部分媒体或自行驱车前往活动场地，注意做好沟通和引导工作。（二）接待工作，做好媒体沟通工作1、提供活动日程表等资料，安排好媒体行程；一般活动前一天，在所有记者到齐后媒体组负责人应安排沟通见面会，统一宣传口径，杜绝敏感问题，明确提问环节、专访项目和机位架设区域等重要安排。2、提前通知公司领导，按计划安排记者进行专访。3、按计划考虑是否安排相关公司领导在酒店迎接嘉宾，并组织会面和洽谈。4、嘉宾专人接待，为嘉宾在活动现场开辟VIP接待室，确定串词对贵宾的介绍是否正确，确定贵宾的 发言稿 退伍军人八一发言稿高一年级家长会发言稿初中数学经验交流发言稿二年级开学家长会发言稿二年级家长会数学发言稿 和流程安排，并提醒登场时间。5、在活动现场为记者制作单独的媒体签到表，派发资料袋（必备新闻通稿）。活动结束后安排好餐饮和接送工作。 （一）接机工作，特别嘉宾由专人负责全程服务1、密切沟通和跟进来宾行程，包括机票、出发、抵达机场、登机手续和下机行程等事宜；2、确保来宾抵达接待区时第一时间看到接待人员和接待指示牌，在接待区预备休息区，并按计划分批将来宾接送到酒店或活动现场；3、要求在班车等候时间不能超过30分钟；在班车行程中为来宾播放轻松音乐；4、提前登记房间；在会场准备存衣处、行李寄存处和休息室等，并有专人管理；（二）接待工作，注意细节1、帮助来宾登记时了解活动日程、相关要求、活动场地平面图、餐饮及个人行程安排等。特别来宾到达酒店前应提前安排公司相应领导在酒店迎接。2、应在客房准备小型欢迎卡，并考虑准备鲜花、水果、当地旅游手册及地图等，并确保来宾能够迅速联络接待人员；3、按计划将来宾接送到活动现场，安排、指示、引导来宾进入会场并找到自己的位置；4、按计划安排相关来宾与公司领导的会谈；5、按规划报销来宾来程时费用，安排回程机票和班车送行。 接待服务沟通 活动 （一）舞美施工及彩排1、跟进联系主办方和活动所在地，在可利用媒介上进行表现输出。 2、按时间和计划要求进行己方活动现场舞美搭建施工进度和安全，保障一定的彩排时间；按物料清单最终检查所有细节。3、制作座位安排图，按要求布置贵宾席、参会席和媒体区域；4、按计划和要求执行活动彩排，查漏补缺。（二）现场管理（主要考虑论坛形式，其他活动参考发布活动和典礼活动）1、摄像和维持现场秩序：在会议期间，架设好摄像机。提醒大家把手机设置成震动状态。主要负责不要让观众在专家前面不停的走动。所有人员均从后排走动，包括拍照、摄像，要适可而止。2、会议播放设备的调试和话筒传递：提前与酒店工作人员沟通，调试好播放设备。事先准备好无线话筒，以备互动环节的观众发言。3、观众的调整：如果活动开始前观众还没坐满，应迅速将后面几排的观众调整至前面，保证活动场面圆满。4、注意控制活动流程，通知演讲人的时长。同时，如有讨论和互动环节，现场负责人应注意把控时间。 （一）搭建验收1、要求展览公司明确搭建时间，否则采取加班措施，务必保障正常开展。2、进入正确的展位,核对展位尺寸，面积和规格，铺设好地毯和保护膜，按施工图顺序将各个制作成品入场排放，搭建完成后地面应清洁、制作成品干净。搭建完成后按要求验收。（二）展台维护  1、展台整体：内应保持干净整洁，每半小时一次全面巡查，定期清洁，保障地面无水渍、脚印和明显灰尘，地毯无卷边，灯光明亮舒适，所有设置完好能正常使用，所有植物叶面保持清洁，并定期喷洒空气清新剂。2、展品：每天开展前对展品进行一次全面的清洁工作，每隔半小时检查一次，客户接待完毕后擦拭一遍。保持展品清洁，展台表面不得有明显灰尘、指印、划痕、水渍等； 保障技术折页和产品手册的常备。3、洽谈区：桌椅摆放整齐有序，保持洁净，桌面上备有茶点和烟灰缸，烟灰缸内若有3个（含3个）以上烟蒂，应立即清理；每次在客人走后应立即把用过的烟灰缸清理干净，并更新茶点。4、接待台：保持干净整洁，台面上各种文件、名片、资料等整齐有序摆放，不许放置与工作无关的报纸、杂志等杂物；礼仪人员不许聊天，打闹，看手机等。5、第三方展览公司应重点关注展台的重要位置，保障安全。6、每天展览结束后做好防盗措施，贵重、小件的物品建议随身携带。（三）现场活动1、除一般的媒体的采访外，具体活动执行可由第三方活动公司主管，监督其按计划运作。2、主要保全、消防、现场秩序的维护。 （一）搭建与彩排1、按物料清单审查各区域物料到位情况，责令整改；特别审查资料袋内资料和礼品，注意嘉宾与媒体的区分。2、制作座位安排图，按要求布置贵宾席和媒体区，注意摄影摄像位置以及媒体机位架设区域划分，提前安排好媒体拍照区域。3、按计划进行彩排，需提前调试音响、背景音乐、讲话PPT等；给贵宾预留位置。（二）现场管理1、审查人员情况：负责人、接待、签到、礼仪、主持、演艺、道具、摄影、摄像、服务、保洁等相关工作人员；注意工作人员的行为要求和素养。2、各区域由组长掌控，出现问题及时沟通和解决；所有工作人员须保证接听畅通，活动期间一律调至震动模式。3、严格按活动流程和时间进行，应宁早勿晚。严格要求记者按时到场，活动正式开始前应架设好机位，使之正常工作。4、现场工作人员应友善并有序地保持现场秩序，纠正媒体记者的行为，保障活动的顺利有序进行。（三）答记者问1、一般以行业内媒体为主的发布活动，最好预先设定好问题和回答，媒体负责人与媒体沟通安排好顺序；提醒相关领导按资料做好准备工作；2、媒体负责人和现场活动负责人应注意控制“答记者问”环节的空间，按进度执行。3、设定好专访区域，最好规划好时间，避免嘉宾或领导过于劳累或耽误后续活动安排。 （一）舞美施工及彩排 1、现场施工：注意现场舞美搭建施工进度和安全，保障至少12小时的彩排时间，并要求施工完毕后清理一切施工痕迹，确保用电线路安全隐秘；按物料清单最终检查所有细节；2、舞台布置：保障上下场通道畅通、安全；相关设备不能遮挡现场摄影摄像视线；3、制作座位安排图，按要求布置贵宾席，核对单位、姓名和职位等信息。在来宾区预留摄影摄像位置，考虑架高需要；4、按计划和要求执行活动彩排，确保主持、人员、音响、灯光和视频等各单元的有机配合。应特别注意主创意环节的道具运作状态与配合效果。（二）现场管理1、各组人员按时间表到位，项目负责人对活动进行监督，活动前三个小时对各场区工作进行检查。制定工作人员行为要求，注意仪表仪容、服装整齐和证件佩戴，严禁出现不当行为；2、活动开始后各区域由组长掌控，出现问题应通过专业设备及时沟通和解决；项目组所有成员应保持接听畅通，但活动开始后须开启静音模式；3、签到组应提前至少半小时到位，注意签到处现场秩序，按计划派发礼物，避免出现拥挤；保安注意协调停车；4、所有嘉宾、工作人员、设备到位后，由项目负责人确定主会场活动按时开始，按现场指挥文件和确定流程推进活动执行；5、主会场负责人把控活动进度，安排专人进行人员和时间提醒；注意重要环节的前后衔接、人员补位；6、餐饮组注意与服务生共同协调现场秩序，保洁会场卫生，及时整理； 搭建彩排维护活动 3 收尾期 1、会务处理：要求第三方活动公司整理会场和物品，整理相关物料，按要求清理现场。2、媒体传播：为了加大活动的宣传，应迅速进行活动照片的整理，按计划做好媒体传播工作，力求达到活动宣传的最佳效果。3、活动报告：输出活动报告以PPT形式供内部员工分享，应凸显重点和亮点。4、专家名单：通过主办方获取与会专家和企业代表名单，以备点对点沟通。 1、撤展处理：注意完好保留展品包装箱在储存室，并做好标记，一一快速包装，展品点交时应要求展览公司负责人签收。其他物料按计划由第三方展览公司处理。2、参展报告：展会中整体趋势总结分析，客户、竞品及已方的参展表现；输出参展报告以PPT供内部员工分享。3、新闻发布：按规划在行业媒体和内部媒介发布活动新闻。 1、活动撤场：清点物品，整理入库，核销。2、活动总结：整理现场照片、根据各方反馈情况，总结活动经验。3、媒体发稿跟踪：根据媒体签到表，与各媒体联系，追踪刊稿情况，跟进稿样寄送。同时做好媒体刊稿的整理、归类。 1、活动撤场：活动结束来宾全部送离后，整理现场，清点物品入库并予后期核销；2、效果反馈：对活动工作人员、嘉宾、公司内部其他人员进行活动效果调查，征求意见和建议；同时，组织相关领导通过电话表示对相关客户与嘉宾活动参与的感谢。3、媒体宣传：汇集活动摄影、摄像资料，挑选图片嵌入通稿予以媒体发布；4、活动总结：整理现场照片、根据各方反馈情况，总结活动经验；并出具PPT以公司内部分享活动过程； 撤场反馈宣传总结 4 应急预案 / 展品未到：设法就近向当地客户紧急借调替代品，或考虑由参展人员随身携带空壳机进场。设计修正：严重问题可以先进行艺术化掩饰，责令展览公司限时纠正。搭建未完工：要求展览公司征调其他展位的人力集中施工；联络其他供应商以作后备。如果确定无法完工，应就重要部分要求现行施工，以求对展出影响达到最小。发生纠纷：淡化影响，留下证据，走法律途径。展示品失窃：预备电子资料，快速补救。　　 媒体迟到：安排专人外围接待和引导，不影响活动现场秩序。媒体缺席：跟进缘由，进行后期媒体管控。个别媒体现场不受控制：预先准备，现场停麦，后期淡化处理。媒体之间产生纠纷：保安负责分离，通知媒体负责人和相关领导淡化矛盾。 航班延误：更新航班时刻表并予以远程票务支持，保持接待团队待命； 个别来宾迟到：调整班车计划并通知到位；班车损坏：临近车辆救援或出动机动备用车辆； 班车迷路：GPS导航系统与远程支持，保持电话畅通；因交通原因突然导致来宾人数剧增：密切跟进更新航班时刻表，制作应急预案； 常规活动预案未列