安装设置Outlook过程
安装设置Outlook的过程
黄琦艳，张丽华 1、 安装outlook程序
Outlook程序在office2003里有自带，如果桌面上没有Outlook图标，则表明没有安装outlook，要在文件夹\\gfsever\download\software\ OFFICE2003 \OFFICE11下运行“STEUP.exe”程序，在后续的对话框中选择“添加或修复”按钮，按提示一步步进行安装;
新用户第一次登陆时，如果桌面上有Outlook图标，第一次点击时会要求安装，按提示操作即可，需要的文件可在\\gfsever\download\software\ OFFICE2003 \OFFICE11文件夹中找到。
2、 Outlook的outlook.pst文件指向
A( 本电脑自建outlook.pst文件
电脑默认的outlook.pst文件在电脑C盘的outlook文件夹C:\Documents and Settings\<登陆名>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook中，要在outlook关闭状态下将其整个文件夹从C盘剪切移至D盘的email文件夹中，更改位置在D:\email\outlook的路径下。
B( B君从别人(A君)处拷贝PST文件:
a( 关闭A君电脑的outlook，在A君电脑D盘处右键处点击“共享”将A君电脑中的D盘共享;
b( 在B君电脑的“开始”的“运行”处写入\\A君(这里的A君指A君的电脑名)，打开A君D盘，
找到outlook.pst文件
c( 在B君电脑D盘的email文件夹中建一个outlook文件夹，将A君的outlook.pst文件复制到这个
文件夹里(如在D盘右键查看D盘的格式类型是FAT32格式的，要先将其转化为NTFS格式:
在“开始>运行”处写入“cmd”后回车，在弹出的“命令提示符”窗口中输入:
Convert D:/FS:NTFS/V
并按“Enter”键即可，此过程可能需要重启电脑，重启后硬盘格式会改变。 .
3、 Outlook的打开
A( 打开outlook
B( 系统会弹出对话框。。。点击“文件”处“打开”按钮，将“查找范围”指向D:\email\outlook
4、 Outlook的设置
A( 打开“工具”栏的“电子邮件帐户”点击“添加新电子邮件地址”点击“下一步”，选择“pop3”后
点击“下一步”，设置电子邮件帐户。
B( 具体为:
“姓名”栏中一般写入“Xiamen Picnic Source”，
“邮件帐户”栏写入具体邮件帐户，如sales@picnic-bag.com, “帐户密码”处请相关人员帮忙填入密码，并在“记住密码”前打钩;
“服务器信息”栏中，“接收/发送邮件服务器”填入mail.picnic-bag.com ; “其他设置”中的具体设置:
在“常规”项中的“邮件帐户”写入该邮件帐户名，如sales等;
在“发送服务器”栏“我的服务器要求验证”前打钩，并点击“使用与接收邮件服务器相同的设置”; 在“连接”中点击“使用局域网连接”
在“高级”选项中将“在服务器上保留副本”前打钩，点击“确定”回到“电子邮件帐户”界面; C( 在“电子邮件帐户”界面设置完成后点击“测试帐户设置”检查设置情况，如果显示“完成”则表
示设置成功;
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D( 在“工具”中的“规则和通知”栏中对邮件规则进行详细设置。
a. 在收件箱中选择该客户的文件夹，点击工具下的规则和通知，新建规则，选择开始从
模板
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创建规则，
选择模板,编辑规则和说明，选择条件和说明,编辑规则和说明。目前我司一般把客户的邮件按三种
规则进行归档。
, -R是邮件到达后，把发件人电子邮件中包含，客户邮件地址的邮件，移到指定的客户文件
夹里;
, -S是指我们发给客户的邮件，在发送邮件后，当收件人的地址包含客户邮件地址的邮件副
本移到指定的客户文件夹里，而正本储存在已发邮件中。
, -C是收到别人发给客人的邮件抄送给我们的，是邮件到达后，收件人包含客户邮件地址的
邮件移到指定的客户文件夹里,但是因为我们使用同一个邮箱帐户收发邮件，为了方便大家
共享信息，所以如果规则说明中有仅限在本机的限制条件，要双击该规则，然后把仅在本
机前面选框中的打勾去掉。
b. 从A君处拷贝outlook.pst文件的，则邮件规则设置相对简单，但需对对邮件的“规则和设置”处有显
示“(针对其他电脑)”的规则，逐一点击“详细”按钮，将“在本机上使用”项前的打钩去掉，按“完
成”按钮即可。
E( 完成邮件设置后，在“工具”的“选项”中进行一些设置:
, 将“邮件格式”中的邮件撰写格式更改为:纯文本，并将“使用Microsoft Office Word 2003”前
的钩去掉。
, 在“其他”中的“阅读窗格”中点击“使用空格键进行单键阅读”，并将“在阅读窗格中查看时
将邮件标记为已读”前的钩去掉;
, 在“邮件格式”的国际选项中，将“邮件标志使用英语”和“答复和转发时，邮件头使用英语”
之前打钩。
, 新建一个邮件，点击视图菜单，选择密件抄送框，这样以后新邮件均会在抄送栏下显示一个密
件抄送框用于外发邮件的内部抄送。
F( 点击“发送和接收”按钮，系统会将邮件服务器上保留的邮件下载到本地，注意此时可能会收到重
复邮件，在未读邮件列表中对邮件按时间排序后，对重复邮件进行删除。
5、设置邮件任务的方法
A、 打开OUTLOOK，点击“文件\新建\任务”。
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B、 进入“设置邮件任务\任务”界面，填入相应
内容
财务内部控制制度的内容财务内部控制制度的内容人员招聘与配置的内容项目成本控制的内容消防安全演练内容
，设置完成点击“保存并关闭”，则完成一个新任务
的设置。如下图:
C、从邮件中新增任务的方法。
选择所要设置任务的邮件，单击左键，将其拖动到如下图所示的任务栏。
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在新生成的界面中填入提醒日期、时间后“保存并关闭”。
D、点击OUTLOOK左下角的“任务”文件夹，便可看到任务列表。
E、将鼠标移到任务列表中，单击右键，可对该任务进行转发、标记完成、分配任务、删除等操作。
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F、点击“工具\选项\任务选项”,可自行选择颜色来标记不同的任务。
G、 任务到期时的提醒及后续操作。
当任务到期时，会弹出如下的提醒界面:
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可点击“消除”、“全部消除”来消除任务。选择时间并点击“暂停”则会在所选时间到期时再次提醒该任务。点击“打开项目”，则进入该任务界面。点击“动作\发送状态
报告
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”，生成如下界面:
在“收件人”栏输入邮箱地址，发邮件对该任务进行追踪、处理。发邮件时要把关于该任务设置的信息(如图所示阴影部分)删除。
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点击“动作\标记完成”，再查看任务文件夹，则此任务已标记成步骤F所设定的“已完成
任务的颜色”，状态为“已完成”。
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浙公网安备 33021202002483