Office办公软件学习手册

Office办公软件学习手册 1 前 言 随着计算机技术的飞速发展“无纸”办公逐渐代替了传统观念的办公系统。办公自动化office automatiionOA是近年随着计算机科学发展而提出来的新概念。办公自动化系统一般指实现办公室内事务性业务的自动化。学习办公软件是我们在职场中取得竞争的关键。 本手册是学习Office 自动化办公软件的辅助教材分为三个部分第一部分讲解Word的使用分为四讲深入讲解Word字处理软件的使用。第二部分讲解PowerPoint的使用分为两讲第三部分为Excel的使用分两讲。 在每讲的开始列出了每次课的学习目标、学习重点和学习难点结合本课程的特点是偏重于实践必须多动手操作才能巩固所学的知识我们配置了大量的上机实例和作业目的在于帮助学员及时掌握每次课所学的内容希望学员能够认真地完成每次讲的作业。欢迎任课讲师和学员在使用过程中提出宝贵建议以便修订和完善。 在本手册上学员应认真做好每次课的随堂笔记并逐一完成上机实验以及课后布置的作业习 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。若发现疑难问题应及时做好问题反馈并标明问题的疑难程度以便讲师定期为学员答疑 弘博国际软件学院 2 3 目 录 第一部分 Word的使用 第一讲 Word的基本知 识 ...................................................................................................................... 5 第二讲Word的基本编辑及排 版 ........................................................................................................ 27 第三讲 Word中 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 格的制作 ................................................................................................................ 55 第四讲 图文混 排.................................................................................................................................. 79 第二部分 Powerpoint的使用 第五讲 PowerPoint的基本操 作 ........................................................................................................ 103 第六讲 演示文稿的放映和打包 ........................................................................................................ 123 第三部分 Excel的使用 第七讲 Excel的基本操 作.................................................................................................................. 147 第八讲 Excel的应用........................................................................................................................ 1653 4 5 第一部分 Word的使用 第一讲 Word的基本知识 一、 学习目标 熟悉Word的窗口界面 熟悉Word的工作视图 熟练掌握Word文档的新建、保存、打开 熟悉使用密码保护文档 了解常见的键盘快捷方式 熟悉中文输入及软键盘的使用 熟悉自定义工具栏和菜单 熟悉自定义键盘快捷方式 二、 学习重点 熟悉窗口界面 熟练文档的新建、保存、打开 熟悉键盘快捷键方式 三、 学习难点 熟悉自定义工具栏和菜单 熟悉软键盘的使用 四、 课堂笔记 6 7 五、 上机实验 实验目的: 熟练在桌面建立Word的快捷方式 熟练显示和隐藏工具栏 熟悉改变窗口的一些布局 熟练新建、保存文档并为文档设置和解除密码保护 熟悉输入一些特殊符号 熟悉自定义工具栏、菜单栏 一 在桌面建立Word的快捷方式。如果已存在则删除重新建立一个。 操作步骤: 两种 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 1 “开始 程序 Microsoft Word” 右键点击选择“发送到 桌面快捷方式”。 图1.1 建立“桌面快捷方式” 2 “开始 程序 Microsoft Word” 按住键盘上的Ctrl键不动同时拖动“Microsoft Word”菜单项到桌面。 二 练习使用两种不同的方法启动Word 桌面快捷方式 ____ 8 利用“开始”菜单 _ 三 熟悉Word窗口界面的各个组成部分试着隐藏窗口上的所有工具栏然后显示“大纲”、“绘图”以及“图片”工具栏。 操作步骤: 1 隐藏“常用”工具栏选择“视图 工具栏” 点击“常用”菜单项。注意此时“常用”菜单项前的选中标记将消失。 图1.2 隐藏“常用”工具栏 2 同 样的方法可以去除其它的工具栏如“格式”和“绘图”工具栏显示如下图所示的效果 图1.3 隐藏所有工具栏 9 3 打开“视图 工具栏”把“大纲”、“绘图”以及“图片”工具栏前的“”全打上如图所示 图1.4 显示工具栏 4 Word窗口即变成以下样式 图1.5 显示工具栏的效果 四 改变窗口的一些布局 ? 改变菜单的打开方式 ? 始终显示整个菜单 ? 隐藏窗口上的垂直、水平滚动条 ? 使页面视图总是显示正文边框 ? 将文本编辑区该成蓝底白字的样式便于保护眼睛 6 使“文件”菜单下列出最近使用的6个文件。 10 操作步骤 1改变菜单的打开方式打开“工具 自定义 选项”在下拉列表框中选择要打开菜单的方式。 图1.6 设置菜单打开方式 2始终显示整个菜单打开“工具 自定义 选项”把“始终显示整个菜单”前的复选框勾上。同时它上下两个复选框均为不可用。 图1.7 始终显示对话框 3隐藏窗口上的垂直、水平滚动条打开“工具 选项 视图” 选项卡把“水平滚动条”和“垂直滚动条”前的复选框去掉点“确定”即可。 11 图1.8 隐藏水平/垂直滚动条 4使页面视图总是显示正文边框打开“工具 选项 视图” 选项卡把“正文边框”前的复选框勾上点“确定”即可。 图1.9 设置 将文本编辑区该成蓝底白字的样式便于保护眼睛。打开“工具 选项 常正文边框 5 规” 选项卡把“蓝底白字”前的复选框勾上点“确定”即可。 12 图1.10 设置蓝底白字 6使“文件”菜单下列出最近使用的6个文件 打开“工具 选项 常规”选项卡把“列出最近所用文件”改为6点“确定”即可。 图1.11 “常规”选项卡 选做试着改变“选项”对话框中其它的一些设置看看发生了些什么变化。 五 打开一个Word文档看看它在普通视图、页面视图、大纲视图、Web版式视图、阅读版式下有什么不同。注意重点观察页眉与页脚、分栏、页码、分页符、图形等。 总结 ________________________________________________________________________ 13 ________________________________________________________________________ _ __________________ ________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________ __________________ 六 新建一个空白文档然后将其保存在“E:Word文档空白文档.doc”。 操作步骤 1自己在E盘下建立一个文件夹“Word文档”在“另存为”对话框中的“保存位置”中找到 E:Word文档如下图 图1.12 “另存为”对话框 2打开Word文档在“文件名”文本框中输入“空白文档.doc”如图所示 图1.13 输入文件名 14 七 根据模板建立一个典雅型备忘录的文档然后设置文件打开以及修改权限的密码统一设置成自己名字的拼音。并关闭文档将其保存在“E:Word文档典雅备忘录.doc”。 操作步骤 1选择“文件 新建”在“新建文档”任务窗格中选择“本机上的模板…”出现如图所示的对话框在“模板”对话框中选择“备忘录 典雅型备忘录”。 图1.14 “模板”对话框 2点“确定”即可出现下列文本可根据自己的需要建立相应的备忘录。 图1.15 建立“备忘录” 3在“工具 选项 安全性”中设置打开及修改权限密码把文件打开以及修改权限的密码统一设置成自己名字的拼音。如下图所示 15 图1.16 设置密码 4点“确定”又出现以下对话框输入相同的密码以确认 图1.17确认密码 5单击CtrlS弹出如图所示对话框将其保存在“E:Word文档典雅备忘录.doc”。 图1.18 保存文档 八 在“文件”菜单下的最近文件列表中找到“E:Word文档典雅备忘录.doc”将其以只读的方式 16 打开。尝试修改文档然后保存注意此时出现的警告对话框。然后以可写的方式打开修改文档并保存。最后去掉对文档“典雅型备忘录.doc”的保护。 操作步骤 1 在出现的第二个修改权限“密码”对话框如图所示中单击“只读”按钮则文档以只读的方式打开不能对其修改如果输入正确的修改权限密码点击“确定”则可以更改文档的内容。 图1.19 打开文件 2修改文档然后保存此时出现如下图所示的警告对话框 图1.20 只读信息 3以可写的方式打开修改文档后点“保存CtrlS”即可。 4去掉对文档“典雅型备忘录.doc”的保护:打开“工具 选项 安全性”中的密码删除掉 点“确定”即可。在这里要注意的是在弹出的下一个对话框中一定要“保存”对文档所做的修改。 17 图1.21 取消密码 九 尝试用键盘快捷方式在文本编辑区、菜单栏和工具栏之间移动用键盘选择菜单项“新建”、“打开”来新建、打开文档选择工具栏中的“新建”、“打开”、“保存”来操作文档。 提示文本编辑区 gt 菜单栏 利用Alt键 打开各菜单命令 Enter键 菜单项之间用上、下、左、右键可以移动按回车键执行 菜单栏 gt 工具栏 Ctrl Tab 工具栏各按钮之间 Tab键或左右键 十 使用软键盘在Word文档中输入如下内容 操作步骤: 1在弹出的输入法状态条中右键点击最右边的“软键盘”图标选择“拼音”出现如下所示的软键盘下图中我们可以按相应的键输入出前九个符号: 18 图 ”软键盘 2第一行的后几个符号可以在“标点符号”软键盘中找出然后点击1.22 “拼音 相应的键盘即可。 图1.23 “标点符号” 软键盘 3接下来的一行均可以用“数字序号”软键盘敲出 图1.24 “数字序号” 软键盘 4α、β可以在“希腊字母”软键盘中敲出 19 图1.25 “希腊字母” 软键盘 5其余的特殊符号同学们可以自己尝试着用同样的方法找到在这里介绍一下上标和下标。如下图我们要将2设置成下标 图1.26 对2 设下标 最简单的方法就是先选中2然后选中“格式 字体”弹出如下所示对话框 图1.27 “字6 体”对话框 20 7把“效果 下标”前复选框打上勾点“确定”按钮即可出现如下图所示的效果 图1.28 下标效果 十一 自定义一个如下菜单并尝试改变各菜单项的位置、菜单项的名字以及按钮图象。 图1.29 自定义菜单 操作步骤 1 选择“工具 自定义”打开“自定义”对话框。 2切换到“命令”选项卡在“类别”列表框中找到“新菜单”选项如图所示 图1.30 “自定义”对话框 21 3用鼠标将其拖到文档的菜单栏上即可在菜单栏中建立一个“新菜单”不过该菜单是空的。 4单击“自定义”对话框中的“更改所选内容”按钮在右边可以修改菜单名在这里我们就不需要修改了。 5在“类别”列表框中找到相应的选项拖到“新菜单”即可。 图1.31 建立新菜单 6“粘贴”和“字体”菜单项之间的分隔符方法是把鼠标放在菜单上点击右键在下级菜单中点击“开始一组”命令。 7用鼠标右击“页码”如下图所示操作可改变前面的图标同样的方法可以改变脚注前的图标 图1.32 更改控件图标 8效果如图1.29所示要特别注意的是一定要先打开“自定义对话框”。 十二 根据课堂所学的知识自定义一个如下工具栏并设置相应键盘快捷方式。 22 图1.33 自定义工具栏 操作步骤 1选择“工具 自定义 工具栏”选项卡。 图1.34 “自定义”对话框 2点击 “新建”按钮出现如下对话框 图1.35 “新建工具栏”对话框 3在“工具栏”名称中输入“MyToolbar”则新建的工具栏将出现在窗口上。 4在“命令”选项卡中选择“类别”将右边列表框中相对应的命令拖到工具栏“MyToolbar”中例如上面的工具栏中包括“字体颜色”、“插入图表”、“绘制矩形”等命令。 23 图1.36 “mytoolbar”工具栏 5在“自定义”对话框中单击“键盘K…”按钮为“插入图表”命令添加快捷键“Ctrl gt”。 6右键单击“MyToolbar”工具栏中的按钮在弹出的环境菜单中选择“更改按钮图象”或“编辑按钮图象”对按钮图象进行设置。注要将“自定义”对话框中“在屏幕提示中显示快捷键”前的勾打上才可以在屏幕上看到快捷键提示。 图1.37“自定义”对话框 注意 ? “MyToolbar”工具栏中的“绘制矩形”和“绘 制椭圆”按钮与“绘图”工具栏中相应按钮的不同。? 自定义快捷键时不要使用已经存在的快捷键。例如 “Ctrl C”是“复制”命令的快捷键在定义“插入图表”的快捷键时如果指定为“Ctrl C”则会覆盖先前的“复制”命令的快捷键。 24 六、作业 1、创建新文档LX1.doc在文档中输入以下文字把文件保存到“D:Word作业”中。 ? 作Internet的基础Email 无疑是一个永久热门的话题。从Server或Client到Internet应用以至到信息集散电子信箱可以说都存在广泛的需求。只要看一看BBS知道Email的应用领域有多广泛。 ? 中文Email所面临的问题是怎样使中文穿过各种老式路由器、转发站、网关器怎样在各种不同类型的机器、各种不同类型操作平台中准确地表达Email中的中文信息怎样在各种不同类型的机器、各种不同类型操作平台中发送尽可能丰富的中文信息。 2、请设置Word 自动保存的时间间隔为5分钟设置“文件”菜单下列举出最近访问的8个文档。 3、自定义Word 的工具栏把自己经常会用到的菜单放到工具栏中并且改变菜单项前的图标。 4、新建一个Word文档输入以下文字 模糊逻辑的倡导者认为就模拟非形式论证的能力而言标准逻辑形式化方法是不合适的 ”。所谓“模糊化”通常分为两个级别。 1. 把不确定所以有必要将推理过程“模糊化 性谓词引入目标评议从而导致某种形式的多值逻辑。 2. 把谓词评议“真”上“假”本身看作是不确定的或模糊的。 但不管采用哪种级别模糊推理与数学有着密切的联系。通常根据朴素的集合概念一种性质可以确定一个集合即满足某性质的全体事物构成一个集合。如果我们把这种性质的满足用对象论域Ω到01的函数来表示那么在形式上一种性质就与Ω的一个子集相关联。一方面任一性质P确定一个集合可表示为Spu??ΩPu1反过来另一面Ω的任一子集S规定了一种性质Sp可称为S的隶属函数其中Pu1当且仅当u??S。 5、把上面输入的一段文字保存到“E作业”命名为自己的名字设置“打开”和修改的密码保护密码设为“123456”。 25 五问题反馈 序号 疑难问题 疑难程度 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 26 27 第二讲 Word的基本编辑及排版 一、 学习目标 熟悉文字的各种不同的选定方法 熟练利用滚动条显示文档内容 熟练文字的修改、复制与粘贴 熟练对文本进行查找、替换、定位与自动更正 熟练设置字体和大小尺寸 熟练简单的文字修饰 熟悉“插入”菜单下的各个菜单项 熟练段落的修饰 熟练为段落添加项目符号和编号 二、 学习重点 熟练字体的文字修饰 熟练段落的修饰 熟练项目符号和编号 三、 学习难点 熟练段落的修饰 四、 课堂笔记 28 29 五、 上机实验 实验目的 熟悉文字的各种不同的选定方法 熟练利用滚动条显示文档内容 熟练文字的修改、复制与粘贴 熟练文本的查找、替换、定位与自动更正 熟练设置字体和大小尺寸 熟练简单的文字修饰 熟悉“插入”菜单下的各个菜单项 熟练段落的修饰 熟练为段落添加项目符号和编号 一 熟练掌握用键盘选定文本主要是Shift、Ctrl、?、?、?、?、Home、End、PageUp、PageDown的混合搭配使用注意在选定文本的过程中Shift键一直按住不动Ctrl键分别与剩余按键组合或者不组合。 Shift ? Shift ? Shift ? Shift ? Shift Home Shift End Shift PageUp Shift PageDown Shift Ctrl ? Shift Ctrl ? Shift Ctrl ? Shift Ctrl ? Shift Ctrl Home Shift Ctrl End AltShift Ctrl PageUp AltShiftCtrl PageDown 总结各组合键的用法 ________________________________________________________________________ ______________ 二 练习使用滚动条显示多页文档 1 使用垂直滚动条向上箭头、向下箭头使文档向上/下滚动一行 2 单击垂直“滚动块”上/下方使文档向上/下滚动一 屏 30 3 拖动垂直“滚动块”到任意位置 4 使用键盘上的PageUp、PageDown翻阅文档 5 使用同样的方法操作水平滚动条 总结 三 单击垂直滚动条下方的“选择浏览对象”按钮选择不同的图标按照不同的方式来浏览整个文档。 总结 _______ ___ _____ 四选做题 新建两个空白文档在“文档1”中建立一个简单表格并输入如下内容 1-2节 3-4节 5-6节 7-8节 星期一 语文 英语 数学 物理 .