文秘专业毕业实训纲要

广东省财经学校 广东省财经学校 文 秘 专 业 2010 – 9 2008级商务秘书专业毕业实训安排 一、实训目的 熟悉本专业应掌握技能技巧，为即将走上工作岗位打下坚实的基础。 二、实训时间：2010年9月1日至2010年11月26日。（11月29~12月1日毕业班考试。11月26日全面结束课程。12月初安排用人单位面试。） 三、实训地点：文秘实训中心。 四、实训内容 说明：作为秘书，首先要有一台配置高一点的电脑，不要低于以下配置： Cpu：4合以上(300元)；硬盘500G（250元）；内存：2G（300元）；主板（400元）；光驱带刻录（220元）；机箱（150元）；电源（250元）；显示器（800元）；键盘（150元）。 1. 通话工作和传真实训。 2. 复印机操作实训。 3. 碎纸机操作实训。 4. 图片扫描操作实训。 5. 文字扫描操作实训。 6. 名片扫描操作实训。 7. 打印（激光机、针式机、喷墨机、多功能机、网络打印）操作实训。 8. 数码相机操作实训。 9、刻录机操作实训。 10、参考老师提供的例文，制作一篇下行文或平行公文（天头37mm+25mm），内容自选。要求：格式、字体符合标准，该用红色的地方要用红色。 11. 参考老师提供的例文，作一篇上行文（天头37mm+80mm）文件式公文，内容自选。要求同上。 12. 参考例文，制作一篇信函式（上武文线，下文武线）公文，内容自选。要求同上。 13. 参考例文，制作一篇简报，内容自选。要求同上。 14. 强化打字速度训练。测试打字速度50个/分钟为合格；60个/分钟为良好；70个/分钟以上为优秀。11月底将打字速度报就业办，供用人单位挑选。 15.  制作演示文稿。 五、实习参考教材： 1.《文秘专业实习实训教程》 2.《应用写作》 3.《文书与档案管理》 六、实训安排 全班分成4组，每组7台机，设组长一名，由组长安排上机（两人公用一机）或操作办公设备，轮流进行。全部项目以组为单位进行实训，每实训完一阶段，各组通过抽签选出代表表演给老师看，由老师评定各组档次，获A档组最高分同学可得95分以上，B档组最高分为94分以下；C档组最高分为90分以下；D档组最高分为85分以下；最后由组长评定各人成绩报给老师，经老师审批后记入成绩表。 七、实训总成绩评定：由老师根据打字速度测试成绩、各项实习成绩以及各人的实习表现等综合评定毕业实训成绩。 八、关于实习费用。学校规定：正常上课的班级（非选修课），本中心的电脑和各种器材一律免费使用，但耗材费由学生自己负担，每人一学期交费5元，由学习委员统一交学校行政科，学校统一买墨水、炭粉、硒鼓、打印头等，纸张、光盘由学生自己买。每人限打印5张（彩色最多2张）；复印、传真的纸张由学校提供，每人学会即可。未按规定或偷打者扣除实习分并报学校处理。 九、文秘实训中心公用电脑为30号机，在地址栏输入ftp://192.168.0.30—确定—输入“WM4”—确定，打开“0801”—“《毕业实训》教学”文件夹。所有文件都集中在那里。 十、实训课的性质说明和要求：毕业实训与平时讲课不同，不是重复地讲课，而是老师规定训练项目让学生完成，训练的内容大多既是平时讲过的内容又是出去工作中经常要做的一些工作，训练以学生为主去独立研究和完成，老师只是指导和评价。毕业实训主要目的是让学生逐步脱离老师，独立工作，顺利过渡到就业，实训完马上进行毕业生供需见面会，走向社会。所以，要求大家要认真对待，尽量独立操作，独立解决问题，努力利用这最后的时间，掌握文秘专业所必须掌握的办公设备操作、文字录入、文档处理等技能，才能胜任即将走上的工作岗位。                                        指导老师  张祥民                                            2010年9月 文秘专业毕业实训项目（一） 通话工作 实训目标 掌握电话接听、拨打的 方法 快递客服问题件处理详细方法山木方法pdf计算方法pdf华与华方法下载八字理论方法下载 与礼仪，掌握电话交谈的技巧及礼貌用语，并能在实践中正确使用。 知识提示 1．无论是接听电话，还是拨打电话，都要遵循清楚、简短、礼貌、保密的原则。 2．了解办公电话的主要功能和系统，提高电话工作的效率。 3．接听电话必须及时，应在铃响三声之内拿起话筒，先主动问候并通报；接听时要注意姿势，面带微笑，做好记录。 4．拨打电话前先做好准备，尽量选择合适的时间。拨通电话后要用礼貌语，并主动 自我介绍 自我介绍100字ppt自我介绍模板入职应聘自我介绍模板职场自我介绍医院面试自我介绍 。陈述电话内容要准确，清楚、突出重点，通话结束前要做好内容汇总，并让对方确认，通话后整理记录。 5．打错电话要向对方道歉，通话中断或受到干扰应主动回电话，通话结束时应道“再见”，并轻放话筒。 6．接打电话程序见下图： 接听电话：听到铃声马上拿起听筒——问候并自我介绍——确认对方——记录并商谈有关事项——复述、确认要点——道别 、挂机——整理记录。 拨打电话：准备通话提纲——检查电话号码——拨出电话——问候并自我介绍——确认对方——陈述内容——复述通话内容——道别、挂机——整理记录。 项目情景 l，张枫接电话： 2000年成立的新锐广告有限公司在当地具有一定的知名度和影响力。这个成立时仅有3名员工、只能从事平面设计的小公司，经过短短四年的时间，已发展成为涉及广告策划，平面设计、影视制作、媒体代理、广告效果监测、广告人才培训，广告书刊经销等领域的中型广告公司，公司日前设行客户部，研究部，策划部、平面设计部，影视部、媒体代理部、广告监测部、培训部、书刊部．财务部及办公室。公司在国际广场大厦顶层购置了近800平方米的高档写字楼，配有各种先进的设施没备。 随着公司范围的扩大和经营业绩的攀升，公司决定面向社会招聘一批素质高、有创意的人才。著名高校传媒学院毕业的张枫以绝对的优势率先进入公司，成为一名文员。 张枫第一天来到办公室上班，电话铃响过四遍，他才拿起话筒：“喂，你找准?”电活是一位客户打来的，他想找总经理了解一下，他们企业的广告是否已设计好，张枫让他直接打电话给总经理。 过了一会，总经理来电话，告诉张枫，凡是找他的电话，除了要了解情况外，可以通过内线电话，征询一下他的 意见 文理分科指导河道管理范围浙江建筑工程概算定额教材专家评审意见党员教师互相批评意见 ，以免打扰他的丁作。张枫知道自己做错了，有点不好意思，他对总经理说：“对不起，我知道怎么做了。” 第二次接电话时，刚好办公室吴主任从外面回来，只看见张枫拿起话筒，然后说了一句：“你打错了。”便放下话筒。吴主任告诉张枫：“接到打错的电话，不可以一挂了之，这样是很不礼貌的。应告诉对方自己公司的名称，如果你知道对方所找公司的电话号码，不妨告诉对方，说不定对方正是我们公司的顾客呢。即便不是，从维护公司形象的角度，也应热情友好地帮助对方。” 显然张枫又做错了。他没想到，接个电话还有这么多的学问。 电话铃又响了，张枫在第二遍铃声后拿起话筒。原来又是找总经理的。这次他知道该怎么做了。他未按“保留键”让对方稍候，放下话筒后直接用内线电话询问总经理意思。总经理说：“现在不行，请他等会再来电话。”于是，张枫回答对方说：“对不起，总经理不在，等会儿再来电话行吗?”殊不知，对方早已听到实情，自然心里很不痛快。显然，张枫这次又错了。 2．降低电话费费用 快下班时，财务部经理拿了一份上个月公司内部人员打出电话的记录，由于这些费用惊人——不仅打出电话的次数非常多，而且每次电话所花费的时间也很长。因此，总经理批示，要求办公室张枫提供一份建议，至少列出四种降低外部电话费的方法。 以秘书的身份模拟以下接打电话的情景： 两人为一组抽签完成下列任务，不准带准备好的答题记录。 (1)一位电视台广告部的客人要找总经理，总经理不在。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (2)对方打错电话。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (3)一位客户来电咨询广告设计的费用、时间等情况，秘书回答或转接。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (4) X X彩印厂厂长来电，此前，平面设计部经理曾交代秘书不要转给他。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (5) x x x玩具公司经理来电，反映本次产品宣传画册印刷不好，火气很大。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (6)根据上个月的经营状况，公司决定召开一次部门负责人会议，秘书电话通知各部门经理开会。（一人模仿秘书，一人部门秘书接电话） (7)秘书要打电话到广告协会，结果号码拨错了，打到了包装协会。（一人模仿秘书打电话，一人模仿包装协会秘书接电话） (8)秘书打电话给市工商局汇报企业年检的情况，突然电话线路莫名其妙中断了。（一人模仿秘书，打电话，一人模仿客人接电话。） （9）独立回答四种以上控制拨出电话次数和时间的方法或四种控制打私人电话的方法。在此基础上组织小组讨论，大家畅所欲言，分别提出自己的想法，最后将大家的意见汇总、整理，形成一份小组控制拨打电话的建议。（抽到此表要单独书面列出建议，不能带答案）。 实训说明 ●本项目在文秘实训中心进行，配置真实的电话机。 ●实训分组进行，可以3人一组，其中1人扮演秘书，1人扮演客人，1人进行监督和评价。每个人都要轮演演示接听电话者和拨打电话者的角色。 ●要求认真，从真实角色的角度出发，情景要逼真，既要讲究语言又要符合礼仪，还要注意接、打电话的程序。 ●小组讨论前，每个学生必须独立完成接听电话的情景设计，在此基础上展开讨沦，完成小组建议。 ●电话记录单和电话留言单参考样式见表1—l、表1—2。各组自行打印出来使用。 ●每组自行训练，2节后即考查。 抽签考核题目 (1)一位电视台广告部的客人要找总经理，总经理不在。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (2)对方打错电话。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (3)一位客户来电咨询广告设计的费用、时间等情况，秘书回答或转接。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (4) X X彩印厂厂长来电，此前，平面设计部经理曾交代秘书不要转给他。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (5) x x x玩具公司经理来电，反映本次产品宣传画册印刷不好，火气很大。（一人模仿客人，一人模仿秘书） (6)根据上个月的经营状况，公司决定召开一次部门负责人会议，秘书电话通知各部门经理开会。（一人模仿秘书，一人部门秘书接电话） (7)秘书要打电话到广告协会，结果号码拨错了，打到了包装协会。（一人模仿秘书打电话，一人模仿包装协会秘书接电话） (8)秘书打电话给市工商局汇报企业年检的情况，突然电话线路莫名其妙中断了。（一人模仿秘书，打电话，一人模仿客人接电话。） （9）独立回答四种以上控制拨出电话次数和时间的方法或四种控制打私人电话的方法。在此基础上组织小组讨论，大家畅所欲言，分别提出自己的想法，最后将大家的意见汇总、整理，形成一份小组控制拨打电话的建议。（抽到此表要单独书面列出建议，不能带答案）。 表1—1 电话记录单 来电单位 来电人 接话人 电话号码及时间 年 月 日 时 来电内容： 处理意见： 电话记录单样本 一 去电记录单 去电单位   收电人姓名   电话号码   去电人姓名   去电时间       年   月   日   时   分 内容：       备注：   二 来电记录单 来电单位   来电人姓名   电话号码   收电人姓名   来电时间       年   月   日   时   分 内容：       处理结果   三 电话留言单 来电记录单（编号） 口紧急 接收人姓名 留言人姓名 留言人单位 留言人电话 口将再来电 口请您回电 留言内容： 记录入 日期和时间 年 月 日 时 分 附件： 四 客户投诉来电（访）记录单 投诉人姓名 联系地址 来电（访）时间 联系电话 被反映单位（人） 职务、编号 反 映 内 容 处 理 建 议 领 导 批 示 办 理 结 果 记录人： 编号： 五 有关词语中英文对照 电话留言记录单 Telephone message 电话记录单 TELEPHONE MESSAGE 编号Number: 日期Date: 时间Time: 受话人To: 来电人From: 信息Message: 接话人Received by: 签名Signature: ………… 文秘实习实训（一） 第 组 考核评价 实训项目名称 接打电话 接 听 电 话 演 示 评 价 电话铃响两声，就拿起话筒 口 有问候语 口 自我介绍 口 带着微笑接听电话 口 注意发音，注重谈话的语调、控制说话的音量、保持讲话的语速 口 电话旁边备有记事本(或电话记录单、留言单)和笔 口 复述重要的电话内容 口 确定对方的身份，如果要找的人不在，应根据情况正确应对 口 特殊电话的应对，要处理得灵活机动，，周到全面，注意礼仪 口 挡驾电话，措辞要严谨，不能让对方感觉在敷衍他； 口 对无理的电话要冷静处理 口 倘若叫人要花时间，要问对方是否方便等 口 通话结束后，先让对方挂断电话，再轻轻的放下话筒 口 重要的电话要将记录的电话内容呈送领导批阅 口 评价人 拨 打 电 话 演 示 评 价 拨打电话前做好充分的准备，妥善整理电话内容，备齐资料 口 如果拨错了电话，一定要向对方道歉 口 有礼貌措辞 口 自报公司名称及本人姓名 口 如果要找的人不在而需要留言，要简要表明打电话的目的，并清楚地告知自己的姓名、电话号码 及能找到自己的时间 口 准确说出要找的人的姓名，要找的人一接电话就要恭敬地再打一次招呼 口 注意微笑交谈，口气温和，音量适中 口 与对方商量事情，要问问对方是否方便 口 确认通话的要点 口 道别、挂断电话 口 通话过程中如线路中断要尽快重拨，并在接通后先表示歉意 口 评价人 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： ’ )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人—— 文秘专业毕业实训项目(二) 碎纸机操作 知识提示 1．碎纸机又称文件粉碎机，是现代办公室常用的辅助办公设备，主要用来销毁文件与资料，防止泄密。 2，碎纸机一般由切纸部件和箱体两大部分组成。切纸部件包括旋转电机和锋利的刀具， 包动机带动刀具快速转动，可将纸张快速粉碎成条状或米粒状，甚至更小。箱体主要包括容纳氏屑的窗口和机壳，一些碎纸机箱底下部还装有滚轮，以方便使用。 3．碎纸机的主要规格参数有耗电本量、纸张人口宽度、纸屑宽度、最多碎纸量、碎纸速 度、体积、盛纸箱容量等。 4．不要将潮湿的纸张塞人碎纸机，以免刀具生锈或损坏；不要连续使用机器在30分钟以 上，以免发动机发生故障；不要将比人纸口大的纸张放进入纸口，也不宜斜放纸张。 5.注意安全，手、头发、衣服勿进入碎纸口！ 碎纸机操作步骤 第1步：打开电源； 第2步：按启动键，使机器运转； 第3步：碎纸前先去除纸张上的曲别针、订书钉等硬物，然后将纸张放人切纸机切碎； 第4步：当继续碎纸时，按下“向前键”，切纸器便会转动，可继续碎纸； 第5步：碎纸完毕，应按下“停止／反向”键，使碎纸机停止转动； 第6步：关闭电源。 任务和要求 1．演示秘书将单位名册在碎纸机上销毁的操作过程。 2．演示碎纸机倒退过程。 3．检查盛纸箱。 4. 在碎纸的过程中，发现盛纸箱已满，这时应如何将碎纸机纸屑清理干净。 5. 请回答碎纸机使用的注意事项。 抽签任务 1．演示秘书将单位名册在碎纸机上销毁的操作过程。（中间倒退一次）。 2. 请回答碎纸机使用的注意事项。 文秘专业毕业实训项目（二） 碎纸操作项目实训评价报告 实训项目名称 碎纸机的操作 碎 纸 操 作 评 价 打开电源 口 按启动键，使机器运转 口 去除纸张上的订书钉，然后放人切碎 口 碎纸完毕，按下“停止／反向”键 口 清理纸屑 口 关闭电源 口 评价人： 盛 纸 箱 清 理 评 价 关闭电源 口 拉出盛纸箱 口 倒去纸屑 口 将盛纸箱放回原处 口 (说明：因型号不同，操作方法可能不同，请参照使用说明) 评价人： 碎 纸 过 程 中 问 题 处 理 评 价 检查电源插头线 口 检查保险丝 口 检查电路 口 检查卡纸情况 口 卡纸处理正确 口 检查机器是否被曲别针、订书钉等物品卡住 口 评价人： 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人： 文秘专业毕业实训项目（三） 传真机操作 知识提示 发送前有需要通话和不需要通话两种方式，下面以通话方式为例。 发送操作 第l步：检查机器是否处于“准备好”(READY)状态； 第2步：将原稿正面朝下装入传真机引导板； 第3步：选择扫描线密度和对比度； 第4步：摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答； 第5步：双方通话； 第6步：通话结束后，由收方先按启动键； 第7步：当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件； 第8步：挂上话机，等待发送结束。 接收操作分自动接收和人工接收，下面以人工接收为例。 接收操作 第1步：使传真机处于“准备好”(READY)状态； 第2步：当电话铃响后，拿起话机与对方通话； 第3步：通话结束，按发方要求，按启动键(START)，开始接收； 第4步：挂上话机； 第5步：若接收出差错或质量不好时，可与对方联系，要求重发。 复印操作 第1步：接通电源开关，使传真机处于“准备好”(READY)状态； 第2步：将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上； 第3步：选择扫描线密度的档次(清晰度或对比度)； 第4步：按下复印(COPY)键，开始复印。 自动接收、无纸接收、换纸、卡纸： （见老师操作） 略 任务与要求 1．按老师要求，将文件传真至某单位。 2．假设你是某单位工作人员，请接收传真件。 3．自己单独操作，自动接受传真。 4．若传真机内的记录纸不足，请补充更换(注：换纸后要用复印试一下)。 5．根据需要请将原稿在传真机上再复印一份。 （人人过关，抽题测试） 抽签任务 人人过关。每两人一组，派其中一人抽签。 1．（两人操作）甲：按老师要求，将文件传真至A公司张吉人；乙：假设你是某单位工作人员，请接收传真件。 2．（两人操作）甲：下班前设置自动接受传真，上班检查传真，取消自动接受传真。乙：传真一份文件到A公司销售部张吉人。 3．（单人操作）甲：传真机内的记录纸用完了，请补充更换。乙：根据需要请将原稿在传真机上再复印一份。 4. （单人操作）甲：无纸自动接收；乙：处理卡纸。（等有卡纸现象立即由该生处理，若没卡纸现象，则口头回答如何处理卡纸。） 注：张吉人就是张老师，收到传真要交到张老师处。否则扣分。 fax传真 To(致)： Fax(传真号码)： Attn(收件人)： Page(Including this page) (页数，包含此页)： From(自)： Date(日期)： If the fax transmission, Please inform us immediately. 如未能收妥此传真文件，请立即与我们联系。 Content (内容)： 文秘专业毕业实训项目（三） 实训项目名称 传真机的操作 发 送 传 真 操 作 评 价 检查机器是否处于“准备好”(READY)状态 ：口 将原稿正面朝下装入传真机引导板 ；口 选择扫描线密度和对比度 口 摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答 ；： 口 双方通话 ． 口 ；： 通话结束后，由收方先按启动键 口 当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件 ： ； 口 挂上话机，等待发送结束 口 评价人’ 接 收 传 真 操 作 评 价 使传真机处于“准备好”(READY)状态 ； 口 当电话铃响后，拿起话机与对方通话 ， 口 通话结束，按发方要求，按启动键(START)，开始接收 口 挂上话机 口 若接收出差错或质量不好，与对方联系，要求重发 ! 口 评价人一 更 换 传 真 纸 操 作 评 价 打开传真机上盖 ； 口 把记录纸侧板调到适合记录纸幅度的位置，取出侧板 口 放人记录纸，此时要注意卷纸方向 口 将纸拉出至超过绿色带约5厘米 口 装好侧板，盖好上盖 口 评价人一 传 真 机 复 印 操 作 评 价 接通电源开关，使传真机处于“准备好”(READY)状态 口 将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上 口 选择扫描线密度的档次及调整原稿的灰度 口 按复印(COPY)键，开始复印 口 评价人二——————— 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： ? ：； 未能掌握(主要原因是： )!口 很少掌握(已掌握的内容是： ．)口 基本掌握(未掌握的内容是： ．)口 已经掌握(主要经验是： ．)口 教师 评价 ． 评价人—— 传真机 考核评价表 文秘专业毕业实训项目（四） 复印机操作 知识提示 复印机操作步骤： 连接电源。 打开开关（在复印机左侧）。 放入纸张（注意方法）。 输入复印张数（按数码键）。 调好复印墨水浓度（左淡右浓）。 按下复印键（注意必须在绿灯亮时才可按）。 检查复印效果。 取出原件（忘记拿走原件要扣分）。 掌握加纸方法。 掌握夹纸故障排除方法。 任务与要求 1．单复印一张文件。 2．双面复印。 3．没纸了，加纸。 4. 卡纸处理。（见习） （人人过关，抽题测试） 复印机考核抽签题 1．单复印一张文件。 2．双面复印一张文件。 3．没纸了，加纸。 4. 复印一张身份证，要求：在一张A4纸同一面上，身份证正面印在上，反面印在下方。 5. 缩小或放大复印。 （人人过关，抽题测试。卡纸处理只见习老师操作，不作考题） 实训项目名称 复印机的操作 复 印 机 操 作 评 价 开机预热 口 设定复印倍率 口 检查原稿 口 选择复印纸尺寸 口 检查操作面板上的各项指示灯 口； 调节复印浓度 口 放置原稿 口 设定复印份数 口 按下复印键，开始复印 口 ； 评价人 复 印 放 大 评 价 为复印机添加复印用纸 口 将原稿放置在复印机的稿台玻璃上 口 在复印机操作面板上找到复印倍率控制按钮，选择放大比例 口 按复印开始键开始复印 口 评价入—— 处 理 卡 纸 评 价 在复印机操作面板上观察一下卡纸指示灯，确定卡纸的位置 口 打开相应部件，取出所卡的纸张 口 关上相应部件，重新复印 口 评价人—— 复 印 机 保 养 评 价 切断复印机电源 口 打开复印机各种机门 口 卸下复印机稿台玻璃 。 口 分别将清洁器、显影器、电晕装置，消电灯等取出 口 将定影器及纸盒等相继拉出 口 取出感光鼓 口 使用清洁棉或专用毛刷，对相关部件进行检查清洁工作 口 ； 清洁完毕后，按照相反的程序将所有卸下的部件装回机器原位 口 评价人． 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人—— 实训（4）考核表 文秘专业毕业实训项目（五） 扫描仪操作 知识提示 操作方法见电脑旁边的“操作牌”。 任务与要求 1．每人用Photoshop扫描一张自己的照片，用JPEG格式保存在个人文件中，完成扫描后，然后回到自己电脑中，打开“网上邻居”—在地址栏中输入ttp://192.168.0.30—wm4—个人文件，找到自己的扫描文件将其拖到桌面，用Photoshop工具栏中的剪切大小和形状。打开word，插入个人照片，在下面，配上文字。 完成后将作业交到在毕业实训/交作业/扫描照片作业中。 2、扫描一张报纸，先存在个人文件中，然后回到自己电脑中，找到自己的扫描文件将其拖到桌面，再进一步校对无误后交到毕业实训/交作业/扫描文字作业中。 文秘专业毕业实训项目（五） 扫描仪 评价报告 实训项目名称 扫描仪的操作 图 片 扫 描 操 作 评 价 检查扫描仪与计算机连接是否正常 口 接通扫描仪电源，观察指示灯 口 启动计算机 口 打开扫描仪的上盖，放置好图片，盖上扫描仪的上盖 口 启动配套的图像处理软件(例如Phot。sh。p)，在文件菜单的输入项中， 选择所安装的扫描仪程序 口 在窗口中进行分辨率(解析度)的调整 口 根据图像显示情况调整比例 口 选择扫描模式 口 选择图像品质 口 · 预览图像，使用选择工具来确定图像的位置与大小 口 按扫描按键，开始扫描 口 评价人 文 本 王 使 用 评 价 检查“文本王”与电脑的连接是否良好 口 打开面盖，将本书扫描页面朝下，放置在玻璃面板上，盖上面盖 口 按下扫描仪面板上任一按键，启动文本王一键OK 口 在计算机主界面上单击软件按钮，再单击“选择扫描仪”， 选择“HanWanSV5．0厂软件 口 选中“自动”单选框，即选中自动工作模式 口 选择合适的参数，如：300dPi、灰度、简体 口 点击“选择输出方式”按钮，选择“扫描插入到Word” 口 再按扫描仪面板上任一按键，文本王即将识别结果插入到Word中 口 评价人 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人； 班级： 组 年 月 日 文秘专业毕业实训（六） 打印操作 知识提示 注意选择打印机：文件/打印/选择打印机。 任务与要求 1．熟悉新打印机——针式打印机。（三类打印机：激光打印机、喷墨打印机、针式打印机）。 2、学会安装网络打印（要点：先将打印机共享；然后回到自己电脑中搜索到该打印机；打开文件打印。） 3、由老师指定一台机装纸、各种形式下的打印一份文件。 打印机操作抽签题目 1、学会安装网络打印（要点：先将打印机共享；然后回到自己电脑中搜索到该打印机；打开文件打印。） 2、用激光打印机 3、用喷墨打印机 4、用针式打印机。 5、由老师指定一台机装纸。 6、暂停打印、恢复打印、取消所有打印文档。 附： 网络打印设置操作步骤 方法一：（文秘中心喷墨打印机、激光打印机适合用这种方法） 1、​ 在链接打印机的电脑中将打印机设为“共享”。方法：开始—设置—打印机和传真—找到打印机—右键属性—设置“共享”； 2、​ 另一台机操作：开始—设置—打印机和传真—添加打印机—下一步—选择网络打印机——下一步——下一步——选中打印机——是——完成。 3、打开文稿—文件—打印—选中刚才设置好的打印机，打印—到打印机处取打印好的文件。 方法二：（文秘中心的针式打印适合用这种方法，因为操作系统不同，无法实现正常的共享访问。） 1、​ 在连接针式打印机旁边的电脑中将针式打印机设为“共享”，与方法一相同，教师机中已经设将针式打印机设为了共享，同学们可省略这一步。 2、​ 回到自己电脑中操作：网上邻居—在地址栏中输入连接针式打印机的电脑IP地址：\\192.168.0.1（注意要左斜杠），确定—输入用户名“101”，密码“101”，确定—点击epson DLQ1000—安装该打印机（是）—这时可看到打印机任务框，表示安装成功。 3、​ 打开空白文档，输入“2008005******针式打印”，打印后到针式打印机旁取出打印文稿交给老师。 文秘专业毕业实训项目（七） 名片通扫描仪训练 知识提示 1、​ 点击桌面“汉王名片通”。 2、​ 将名片正面朝下放入名片通扫描仪，扫描仪自动扫描。 3、​ 修改、保存。 任务与要求 1．每人领取一张名片，到名片通扫描仪上扫描。 2、完成后将整个文件夹保存在个人文件夹中。 3、回到电脑自己电脑桌，找到文件夹，命名为“学号+姓名+名片扫描”，交到“交作业”—“名片通扫描”中。 4、登录名片中的单位网页；查找名片。 5、完成后将名片交给老师、签名。 实训项目名称 名片扫描仪的操作 驱 动 程 序 及 相 关 软 件 安 装 评 价 启动计算机 口 打开计算机的光盘驱动器，放人名片扫描仪附带的安装软件 口 光盘自动运行后点击“汉王名片通” 口 如果安装界面没有启动，则打开安装光盘，点击“automn，exe”，开始安装 口 阅读安装 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 ，选择“接受协议”，继续安装 口 选择安装目录 口 点击“下一步”，完成安装 口 评价人： 名 片 扫 描 操 作 评 价 将名片扫描仪与计算机连接 口 启动“汉王名片通6” 口 观察管理界面中的“双面名片”按钮是否为灰色，如果是，单击它 口 将名片正面朝下放入扫描仪内 口 单击“双面名片”按钮 口 先扫描名片正面，再扫描反面(方法同上) 口 评价人： 名 片 管 理 评 价 启动“汉王名片通6” 口 在管理界面中找到“全部字段”，单击它，选择“姓名” 口 在“姓名”下方的“输入关键字”处单击鼠标 口 输入“张华”，按回车键，开始查找 口 找到之后，单击管理界面中的“邮件”按钮，写入邮件内容，发送电子邮件 口 评价人 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是； )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人： 文秘专业毕业实训项目（7） 名片通评价报告 班级： 组 年 月 日 文秘专业毕业实训项目（八） 照相训练 知识提示 将相机调到自动、闪光状态。 任务与要求 1．以组为单位，每人相互照一张照片。 2、每组照一张照片。 3、将照片交到各组“数码相机”作业中。 文秘专业毕业实训项目（八） 数码相机操作考核表 班级： 组 年 月 日 实训项目名称 数码照相机和摄像机的操作 数 码 照 相 机 操 作 评 价 充电或装入适合型号的电池 口 设定自动(A)或手动(M) 口 设定分辨率或文件格式 口 亮度不足时，设定使用闪光灯 口 按变焦按钮 · 口 按下快门拍摄 口 将拍摄的图片存储于计算机中 口 评价人； 数 码 摄 像 机 操 作 评 价 将电池装入电池仓 口 打开镜头盖 口 调节电子寻像器位置 口 打开整机电源 口 观察录像器指示，调节日期、时间 口 调节观察目镜清晰度 口 将磁带装入磁带盒 口 拨动摄录像转换开关至摄像位置 口 按压动力变焦或调节变焦杆，选定画幅景别 口 调整白平衡 ， 口 启动录像，开始摄像 口 拍摄完毕，退出磁带 口 关闭整机电源开关 口 盖上镜头盖 口 将寻像器调回原有位置 口 取出电池 口 评价人； 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人； 文秘专业毕业实训项目（九） 公文写作训练 每人抽签完成下列公文制作： 1、参考老师提供的例文（见毕业实训/有关资料），制作一篇下行文或平行公文（天头37mm+25mm），内容自选。要求：格式、字体符合标准，该用红色的地方要用红色。 2. 参考老师提供的例文（见毕业实训/有关资料），作一篇上行文（天头37mm+80mm）文件式公文，内容自选。要求同上。 3. 参考例文（见毕业实训/有关资料），制作一篇信函式（上武文线，下文武线）公文，内容自选。要求同上。 4. 参考例文（见毕业实训/有关资料），制作一篇简报内容，自选。要求同上。 完成后每人插入页眉“学号+姓名+公文写作训练”交到“交作业”/“公文写作”某类文件中。 项目实训（九） 公文写作评价报告（函） 班级： 组 年 月 日 实训项目名称 函的写作 函 的 写 作 评 价 完全式标题，点明“函” 口 主送机关用全称 口 正文内容结合案例，一事一函 口 结语用“此函”、或“特此函达”、“特此函告” 口 落款用全称，日期用中文简写 口 遣词用语恰如其分 口 标点正确 口 字迹清楚 口 评价人； 复 函 的 写 作 评 价 完全式标题，点明“复函” 口 主送机关用全称 口 开头有“你单位x年x月x日函悉” 口 正文内容针对来函内容 口 有同意性的话语 口 结语用“特此函复” 口 落款用全称，日期中文简写 口 遣词用语恰如其分 口 标点正确 口 字迹清楚 口 评价人； 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握 (已掌握的内容是： )口 基本掌握 (未掌握的内容是： )口 已经掌握（主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人—— 实训项目名称 请示、批复、报告的写作 报 告 写 作 评 价 标题完整规范 口 主送机关规范 口 正文格式正确，有过渡句 口 结尾有惯用语 口 落款写法、格式正确 口 语言简练、准确 口 无错别字 口 标点符号正确 口 评价人 请 山 不 写 作 评 价 标题完整规范 口 主送机关规范 口 请示起因明确 ， 口 请示事项清楚 口 结尾有惯用语 口 落款写法、格式正确 口 语言简练、准确 口 无错别字 口 标题符号正确 口 评价人 批 复 写 作 评 价 标题完整规范 口 受文单位写全称 口 正文有“x月x日请示收悉”和“经研究决定”等 口 惯用结束语“此复”等，另起行，不注标点 口 签署写全称 口 日期用汉字书写 口 语言简练、准确 口 无错别字 ． 口 标题符号正确 口 评价人 自 我 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 评 价 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人—— 项目实训（九） 公文写作评价报告（函） 实训项目名称 通知、通告、通报的写作 通 知 写 作 评 价 标题完整规范 口 通知内容阐述清楚 口 结尾有惯用语“特此通知” 口 落款写法、格式正确 口 语言简练、准确 口 无错别字 口 标点符号正确 口 评价人____________ 通 告 写 作 评 价 标题完整规范 口 通告内容阐述清楚 口 结尾有惯用语“特此通告 口 落款写法、格式正确 口 无错别字 口 标点符号正确 口 评价人___________ 通 报 写 作 评 价 标题完整规范 口 受文单位写全称 口 正文有事实、评价、表彰决定、希望与号召 口 签署写全称 口 日期用汉字书写 口 语言简练、准确 口 无错别字 口 标点符号正确 口 评价人____________ 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是 )口 很少掌握（已掌握的内容是 )口 基本掌握(未掌握的内容是 )口 已经掌握(主要经验是 )口 教 师 评 价 评价人_________ 项目实训（九） 公文写作评价报告（通知、通告、通报） 文秘专业毕业实训项目（十） 收、发文件训练 每人抽签完成如下任务： 1．作为省政府办公厅秘书，对所收《中共中央、国务院关于防御特大洪水的紧急指示》作收文处理。 2．佛山市工商局收到《广东省人民政府关于进一步打击假冒伪劣产品，切实保护消费者权益的通知》文件，模拟工商局办公室秘书对这份文件进行收文处理。 3．假设你是红日电视机厂办公室秘书，请根据以下内容办理向明星电器集团公司董事会请示的发文程序。 红日电视机厂原产的普通电视机不再能适应人民生活水平提高后的市场需求，产品积压、工厂亏损，现拟用120万美元从日本松下电气株式会社引进一条目前较先进的生产线。资金自筹50万，其余70万向工商银行贷款。 4．江门市司法局即将召开年度 工作总结 关于社区教育工作总结关于年中工作总结关于校园安全工作总结关于校园安全工作总结关于意识形态工作总结 会议，办公室根据以下材料向有关与会单位和个人发文。 (1)开会地点：市司法大厦(明光路167号)五楼会议室。 (2)开会时间：12月25日至28日，24日下午3时至5时报到。 (3)应带材料：市属区司法局带两个先进集体、一个先进个人材料；各县司法局带一个先进集体、两个先进个人材料。各与会单位应带市司法系统先进工作者评选名单及材料。 (4)科级以上干部参加。 (5)会议内容：除总结工作外，将提出下一年度工作要点。 (6)安排食宿，费用回原单位报销。 提示：1、各小组首先分工，明确任务。 2、各小组可从参考资料中复制有关表格，打印出来填写。 3、作业完成后，以组为单位将文本打印出来交给老师；每人复制一份电子文本交到作业10中；另外，以组为单位对收文、发文作立卷、归档处理。 4、参考《秘书基础》P59—61页（见下图）： 实习表1 （注：填写方法参见《秘书基础》第59—60页） ×××××收文登记单 来文单位 发文日期 发文字号 密级 份数 文件标题 附件 收文日期 收文编号 承办单位 处理情况 文件传阅单 收文号： 号 收文日期： 年 月 日 来文单位 来文标题 处理意见 传 阅 人 阅 后 签 名 传 阅 人 阅 后 签 名 实习表3 （注：填写方法参见《秘书基础》第60页） ×××××收文处理单 来文单位 发文日期 发文字号 事由 附件 收文日期 收文编号 拟办与批办 办理结果 归档日期 文书处理号 实习表4 （注：填写方法参见《秘书基础》第60页） ×××××发文单 发文日期 发文字号 主送 抄送 事由 主办部门 附件 经办人 实习表5 （注：填写方法参见《秘书基础》第61页） ×××××发文登记 文件标题 发文字号 发文日期 发往单位 份数 发往单位 份数 备注 归档日期 归档文号 实习表6 广东省ⅩⅩⅩⅩⅩ发文稿纸 签发： 核稿： 会签： 主办单位和拟稿人： 标题： 附件： 发文机关： 打字： 校对： 发文字号 ： 200 年 月 日签发 第 页 文秘专业毕业实训项目（十） 收发文处理评价报告 实训项目名称 公文处理 收 文 环 节 演 ”‘ 不 过 程 评 价 签收应签名或盖章 口 在“簿式登记收文表”登记 口 秘书按要求审核 口 按确定的部门分送 口 使用文件传阅单传阅 口 行政部经理拟办 口 总经理批办 口 财务部门承办 口 行政部门催办 口 财务部门拟办 口 行政部门归档 口 评价人； 发 文 环 节 演 山 不 过 程 评 价 秘书拟稿，形成体式完整的文稿 口 行政部经理按要求核稿 口 总经理签发 口 行政部门秘书编号正确 口 由行政部门负责缮印 口 秘书校对 口 行政部门其他秘书按规范用印 口 在“簿式登记发文表”登记 口 直接发送公司各部门，外地分公司用信封发出，发送操作方式正确 口 评价人； 自 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握 (主要原因是： )口 很少掌握 (已掌握的内容是： )口 基本掌握 (未掌握的内容是： )口 已经掌握 (主要经验是： )口 我 评 价 教 师 评 价 评价人; 文秘专业毕业实训项目（十一） 信息搜集整理训练 参照“有关资料”/“信息样例”，注意分类：A类为文秘信息；B类为招聘信息。每人完成各类信息的1—2篇信息收集作业，交到“交作业”/“信息存储”文件夹中。 每人将信息卡打印出来交给老师评分，组长将本组信息一览表统好并打印出来交给老师。 （见“有关资料”/“信息样例”） A类为文秘信息；B类为招聘信息。 信息卡 类别 编号 收集人 信息来源 标题 内容摘要： 文秘专业信息 编号 标题 作者 来源 发表时间 收集人 A类为文秘信息；B类为招聘信息。 组别：第 组 文秘专业毕业实训项目（十二） 演示文稿训练 知识提示 参照《保密宣传》，制作演示文稿。 任务与要求 1．每台机（两人共用机的两人共同制作，单人用机的单独完成）一篇演示文稿。 2、内容自选。 3、交到演示文稿各组作业中。 文秘专业毕业实训项目（十三） 会议组织训练 知识提示 参照《文秘实习实训教程》p38-43页。 任务与要求 1．布置会场（以组为单位到实训楼5楼影视室现场操作。每人制作台签一份，见文秘中心样板）。每组抽签打印评分。 2、每人用电脑制作制作会议背景（参考招惠清师姐报告会，商务专业科第9届文艺晚会背景）。每组抽签由老师评等级，组长评分。 3、熟悉投影、音像设备的操作（以组为单位到实训楼5楼影视室现场操作）。每组抽签回答老师提问，评定成绩。 考核题目： 1、​ 开会前要做好哪些工作？（申请会议室、发会议通知、制作会议证件、安排住宿、车辆等。开会前一天落实检查布置会场，开会当天提前到会场做好准备工作） 2、​ 设备操作步骤提问 3、​ 打印、制作台签带入会场 4、​ 排会议桌（报告会、洽谈会、座谈会） 5、​ 调出会场背景图（先用U盘拷好） 6、​ 调出演示文稿（先用U盘拷好）模拟开会。 7、​ 整理会场。 附： 会议组织设备操作方法 （以实训楼五楼多媒体影视室为例） 1、​ 开投影仪步骤 1、​ 打开电源开关（总开关和投影仪开关）； 总开关在进门右手边（开关往上打） 投影仪电源开关在讲台后边墙角边上 2、​ 按投影仪遥控开关（红色）； 3、​ 开机后，等待投影仪慢慢放射灯光，这时投影仪已经处于工作状态。 2、​ 检查投影仪和电脑是否正确连接 1、​ 投影仪线路一端连接投影仪，另一端连接电脑（紫色插头）。 2、​ 如果要使用音响，音响线的数据线插到电脑主机上（注意颜色），电源线连接电源（见图1）；如果要用扩音器（大型会议一般要用到扩音器），则先将扩音器连接电脑和电源，然后将音响数据线连接扩音器和电源，麦克风插在电脑主机或影响上（见图2）。打开音响设备开关。 图1 图2 三、怎样播放DVD 1、按开仓键，把DVD放进，然后关仓； 2、选择播放文件，调试好声道； 3、等待DVD播放完，按开仓键，把光盘取出，关仓。（遥控器右上角，开、关仓键；手动在红箭头指引的地方） 三、怎样放VCD 1、按开仓键，把光盘放进去，然后关仓； 2、选择播放内容； 3、播完后按开仓键，取出光盘，关仓。（遥控器右上角可开关仓，手动在箭头指引的地方） 四、声音控制和调整的方法 1、​ 用电脑声音方法：转动按钮（第三个灯） 2、用DVD声音方法：转动按钮（第四个灯） 五、怎样关投影 1、​ 按投影仪遥控开关（红色）； 2、​ 确认（再次按关闭键），关闭投影仪，待投影仪完全关闭后才关闭电源，千万不要先关电源； 3、​ 关闭音响； 4、​ 关闭电脑； 5、​ 待投影仪完全关闭后（黑屏）； 6、​ 关闭所有电源开关。 7、​ 将会场回复成原貌，关窗，锁门，交接钥匙。 文秘专业毕业实训项目（十四） 装订机操作训练 知识提示 参照《文秘实习实训教程》p158-159页。 任务与要求 1．打孔。 2、切纸。 3、每组抽签一名同学操作，老师评分 文秘专业毕业实训项目（十四） 装订机的操作考核表 班级： 组 年 月 日 实训项目名称 装订机的操作 装 订 材 料 评 价 将需要装订的纸张平整地放人进纸口 口 根据刻度调整切纸幅面 口 压下手柄，切纸完成 口 根据装订页数选择合适大小的胶圈，放在梳状齿条上 口 压下手柄至合适位置，锁紧 口 将已经切好的纸张切纸孔对准胶圈尖位，并穿人 口 压下手柄，解除胶圈锁定 口 拉开纸屑盒，倒掉里面的纸屑 口 评价人 装 订 过 程 问 题 处 理 评 价 取出切好孔的纸张，观察切孔情况 口 查看装订机使用说明书，检查原因 口 用一张纸放人装订机进行切孔测试 口 如果仍不能切出孔，或切出的孔不够完整，可考虑是刀片问题 口 通知维修部门处理 口 评价人—— 自 我 评 价 本项目实训内容掌握情况： 未能掌握(主要原因是： )口 很少掌握(已掌握的内容是： )口 基本掌握(未掌握的内容是： )口 已经掌握(主要经验是： )口 教 师 评 价 评价人