文件及记录控制程序

PAGE2XXX集团有限公司文件及记录控制程序文件编号：页数：PAGE5/13发行日期：版本：G0PAGE\*MERGEFORMAT51、目的对质量管理体系的所有文件进行有效控制，确保质量管理体系运行的各个场所使用有效文件，并处于受控状态，以及质量管理体系的持续有效进行，保证记录完整，实现质量追溯性。2、范围适用于本集团公司及所属子公司质量管理体系所有文件和记录。3、定义3.1受控文件：指最新有效文件，加盖“受控”印章的文件。3.2非受控文件：未加盖“受控”或加盖“作废”的文件。3.3质量体系文件：质量手册、程序文件、作业文件、质量记录、表格等。3.4记录：为完成的活动或达到的结果提供客观证据的文件。3.5外来文件：非本公司发布的，与质量体系有关的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 、规范、手册，与产品有关的法律法规，顾客提供的标准等文件。3.6技术性文件：设计图样、工艺文件、作业指导书、检验规程等；“技术通知”3.7行政文件：除公司技术性文件、质量体系文件以外的行政管理性文件；职责4.1集团总经理：负责质量手册的批准。4.2集团管理者代表：负责集团公司质量手册审核、程序文件的批准。4.3集团质量管理部门：负责质量手册的编制、组织程序文件的编写、修改、校对与报批。4.4各部门主任、子公司分管领导：负责本部门所需的三、四层次文件的批准。4.5各部门、子公司各职能部门：负责本部门第三、四层次文件文件的编制、报批。4.6集团质量部门：负责组织和主持质量管理体系文件编制、修改、评审、发布、更新、作废、处置的监督管理。4.7集团技术部门：识别和编制所需的技术、工艺等文件，并负责该文件的归档管理，（含顾客图纸、样件等）。4.8人力行政部门：编制公司行政管理文件并负责公司行政文件归档管理，（含人事任命、培训、基础建设等）。4.9各部门：负责识别所需的各种内部管理性文件。5、文件控制流程图6过程要点描述过程要点描述责任单位使用记录编制6.1.1依据本程序4职责，各部门编写相应文件。6.1.2文件编写完成后，交质量部门对文件统一进行编号，并校对文件。6.1.3文件编制要求及记录编码规则见本程序8附件说明。各部门文件初稿审批6.2.1文件审核、批准权限依据附表及控制矩阵表。各部门管理者代表总经理《文件编制、更改审批/通知单》发放6.3.1归口管理部门负责相应文件的发放并按规定进行记录、存档。6.3.2质量手册、程序文件、三层文件、技术文件、质量类文件发放时均须盖“受控”章。各部门《文件发放回收记录表》培训6.4.1新制定或更新的文件由人力资源部或归口管理部门组织相关人员进行培训，并保存相关记录。人力资源部、归口部门培训 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 培训记录表储存和使用6.5.1各部门指定专人对文件进行分类并建台帐；6.5.2质量部门负责清理本公司质量类文件的归口管理，并建立有效文件清单。6.5.3使用过程中，允许以电子版、纸制版等保存6.5.4质量文件定期清理或更换后，作废文件‘原稿’原则上需保存1年，但需标识“作废”章，并隔离存放。6.5.6质量部门根据《质量体系文件受控清单》中文件的受控状态，对文件进行管理，适时（每年至少1次）检查评审文件的有效性，发现问题须及时处理。6.5.7临时借阅质量体系文件时，内部借阅，由归口部门负责人签字后方可借阅。原则上不允许外部借阅。各部门《文件发放回收记录表》《质量体系受控文件清单》更改与修订6.6.1填写《文件编制、更改审批/通知单》，按本程序附表一进行审批，对修改进行登记。（注：技术文件用《技术文件更改通知单》）6.6.2技术文件的更改与修订，按《变更管理程序》执行。各部门《文件编制、更改审批/通知单》回收及处置6.7.1发放新文件时，应回收旧版本文件，并做记录。6.7.2对于失效的旧版文件，由归口管理部门加盖“作废”章。作废文件每年集中统一销毁，电子档同时集中删除。各部门《文件发放回收记录表》外来文件管理6.8.1外来文件由归口管理部门进行接收、识别，并建立《外来文件清单》。6.8.2由归口管理部门组织相关部门对外来文件进行评估，报公司领导是否采纳并运用。如被批准，归口管理部门将负责对外来文件的推广与运用。6.8.3外来文件的由归口管理部门保存。归口部门《外来文件清单》7、记录管理流程图8.过程要点简述过程要点描述责任单位输出记录编制、填写、修改8.1.1记录格式按本程序附表一权限进行审批，报送集团质量部门备案后使用。8.1.2记录格式如需要修改，需填写《文件编制、更改审批/通知单》。8.1.3各子公司可根据实际情况对程序文件的表单在现有基础上做相应完善，表单编号不变，修改后的表单报批后，报集团质量部门备案。各部门《记录表单》审核8.2.1记录审核人员应确认记录是否正确，规范，不符合则给予指导修正或重写；发现不符合者组织培训各部门及其负责人整理归档8.3.1各部门每月底对各项记录进行编目、分类装订、保管，以便于检索。各部门《质量记录清单》记录的储存保护8.4.1根据记录的重要性，对每一种记录制定其保存期限，见本程序11记录。8.4.2需保存在清洁、干燥、防火、防盗的适宜环境，以防损坏、变质和丢失。各部门记录的检索8.5.1质量记录的查阅，原则上须由归口管理部门负责人批阅后，在规定的场所进行。原始记录不得外借。8.5.2公司外部的查阅，须经公司领导批准。各部门过期记录的处置8.6.1保存到期的资料，由归口部门提出《销毁明细表》申请，报公司领导批准后执行。8.6.2销毁时可用粉碎或烧毁的方式进行。各部门《销毁明细表》9附加说明文件编制、审核、批准矩阵表见附件一9.1文件及记录的编码规则9.1.1质量体系文件编号规则为：XXXYZQXXXXXXXX作业文件序列号：001-999程序文件号（上层文件号）质量体系文件类别号：手册：M；程序：P；记录：R；子公司代号（YZ-，JZ-，YH-）公司代号(XXX）9.1.2程序文件编码规则为：XXX/QP0803XXX程序文件号(0803为变更管理程序)9.1.3三层次文件编码规则为：XXXXX/QPXXXXXXXXXX各子公司标识/程序文件代号程序文件号三层次文件序列号9.1.4记录表单文件编码规则：XXXXX/QPRXXXX－XXXXXX各子公司名称标识/质量记录代号程序文件号记录表单号9.1.5质量手册文件号为“XXXQM”9.1.6程序文件页面设置格式8.1.6.1程序文件表头XXXXXX投资集团有限公司（宋体小二加粗居中）文件及记录控制程序(四号加粗居中)文件编号：XXXQP0701（宋体5号）页数：PAGE5/7（宋体5号）发行日期：2017年7月1日（宋体5号）版本：G0（宋体5号）9.1.6.2程序文件序号标题宋体、五号、加粗；9.1.6.3程序文件正文宋体五号；行距固定值22磅；特殊格式“无”（首行无缩进）9.1.6.4程序文件提纲目录：1.目的；2.范围；3.定义；4.职责；5.流程图；6.要点描述（表格形式）；7.附加说明；8.支持文件；9.记录明细表（表格形式）；10.文件变更记录（表格形式）。(如有特殊情况需要增加提纲，目录顺序可以插入、延续或增加)。9.1.6.5程序文件的过程描述以表格形式表达（如本程序）过程要点描述责任单位使用记录9.1.7三层次文件页面格式9.1.7.1三层次文件表头设置XXXXXX机械制造有限公司(四号宋体)文件编号XXXJZQP0602-01设备操作规程(四号宋体)页数：PAGE6/NUMPAGES15版本A0编制：审核：批准发布日期未注明文字均为五号宋体9.1.7.2三层次文件序号标题宋体、五号、加粗；无特殊格式（不缩进）9.1.7.3三层次文件正文宋体五号；行距最小值20磅；特殊格式“首行缩进2字符”；9.1.7.4三层次文件更改记录表与程序文件相同采用表格形式。放在文件末尾。9.1.8记录表单无固定格式，根据各个公司记录形式的继承性进行编制；9.1.8.1记录表单必须包括以下内容和要素：子公司名称；记录表单名称、文件编号、记录编号、记录时间、记录人员10、支持性文件10.1《管理评审程序》10.2《内部体系审核管理程序》10.3《持续改进 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 》11、记录序号文件名称文件编号保存部门保存方式备注1文件编制、更改审批/通知单XXXQPR0701-001质量部门3年2文件发放回收记录表XXXQPR0701-002质量部门3年3质量体系文件受控清单XXXQPR0701-003质量部门3年4外来文件清单XXXQPR0701-004质量部门3年5质量记录清单XXXQPR0701-005质量部门3年6销毁明细表XXXQPR0701-006质量部门3年12、程序变更记录序号更改条款更改依据（通知单编号）更改人更改日期备注编制审核批准发布日期生效日期袁顺义毛卫平胡官彬2017年7月1日2017年7月1日附表一：文件编制、审核、批准矩阵表文件类别编制审核批准质量手册集团质量管理部门管理者代表集团总经理程序文件集团质量管理部门质量分管领导管理者代表作业文件各子公司各部门部门负责人分管领导技术文件子公司技术部门部门负责人分管领导质量记录各子公司各部门各部门领导分管领导附表二：记录清单序号文件名文件编号表格名称表格编号1文件及记录控制程序XXXQP0701文件编制、更改审批/通知单XXXQPR0701-001文件发放回收记录表XXXQPR0701-002质量体系文件受控清单XXXQPR0701-003外来文件清单XXXQPR0701-004质量记录清单XXXQPR0701-005销毁明细表XXXQPR0701-0062人力资源管理程序XXXQP0702员工花名册XXXQPR0702-001人力资源需求汇总表XXXQPR0702-002招聘通知与广告XXXQPR0702-003应聘登记表XXXQPR0702-004劳动合同XXXQPR0702-005特殊工种员工汇总表XXXQPR0702-006劳动用工考核表（按期转正）XXXQPR0702-007计件员工转正申请XXXQPR0702-008员工年度评优XXXQPR0702-009培训需求表XXXQPR0702-010年度培训计划XXXQPR0702-011提升式变更培训记录XXXQPR0702-012专业人员台账XXXQPR0702-013员工技能矩阵信息XXXQPR0702-014培训工作总结分析报告XXXQPR0702-015员工辞职申请表XXXQPR0702-016员工离职应办手续清单XXXQPR0702-017终止（解除）劳动合同通知书XXXQPR0702-0183设备管理程序XXXQP0703设备需求计划XXXQPR0703-001固定资产购置申请XXXQPR0703-002设备调研报告XXXQPR0703-003集团公司固定资产投资计划表XXXQPR0703-004技术协议XXXQPR0703-005设备验收单XXXQPR0703-006专用器具验证报告XXXQPR0703-007设备履历卡XXXQPR0703-008工装履历卡XXXQPR0703-009设备移交清单XXXQPR0703-010设备管理台账XXXQPR0703-011设备日常保养和点检记录表XXXQPR0703-012设备效率统计表XXXQPR0703-013固定资产转固流程XXXQPR0703-014设备年度维护计划XXXQPR0703-015设备/专用器具故障维修申请及维护记录XXXQPR0703-016设备备件库存量表XXXQPR0703-017固定资产调拨单XXXQPR0703-018固定资产处置（减少）单XXXQPR0703-019设备封存(启封)申请单XXXQPR0703-0204监视和测量资源管理程序XXXQP0704监视和测量资源管理台账XXXQPR0704-001量具领用台帐XXXQPR0704-002量具送检表XXXQPR0704-003量具检具报废单XXXQPR0704-0045合同评审管理程序XXXQP0801沟通记录表XXXQPR0801-001采购合同XXXQPR0801-002大宗物质采购合同XXXQPR0801-002-01零星物资采购合同XXXQPR0801-002-02设备采购合同XXXQPR0801-002-03合同评审表XXXQPR0801-003销售合同XXXQPR0801-004合同/订单一览表XXXQPR0801-0056项目管理程序XXXQP0802《市场调研报告》XXXQPR-0802-01-001《新产品开发可行性报告》XXXQPR-0802-01-002《报价表》XXXQPR-0802-01-003《顾客要求识别评审表》XXXQPR-0802-01-004《合同评审表》XXXQPR0801-003《项目小组成员任命及职责与分工表》XXXQPR-0802-01-005《项目开发 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 》XXXQPR-0802-01-006《设计目标、可靠性目标及质量目标》XXXQPR-0802-01-007《APQP计划总表》XXXQPR-0802-01-008《HYPERLINK"D:\\IRIS标准及相关\\10月19日凯瑞传动IRIS体系文件\\技术部10月19日\\CDQP0711项目管理10\\表单\\第一立项规划\\CDQR0711-01-002新产品开发项目建议书（设计任务书）.doc"新产品开发项目意向书》XXXQPR-0802-01-009《产品设计任务书》XXXQPR-0802-01-010《（初始）特殊特性清单》XXXQPR-0802-01-011HYPERLINK"D:\\IRIS标准及相关\\10月19日凯瑞传动IRIS体系文件\\技术部10月19日\\CDQP0711项目管理10\\表单\\第一立项规划\\CDQR0711-01-006初始过程流程图.doc"《初始过程流程图》XXXQPR-0802-01-012HYPERLINK"D:\\IRIS标准及相关\\10月19日凯瑞传动IRIS体系文件\\技术部10月19日\\CDQP0711项目管理10\\表单\\第一立项规划\\CDQR0711-01-008新产品—初始供方清单.doc"《初始供方清单》含工装XXXQPR-0802-01-013《初始零部件消耗定额》XXXQPR-0802-01-014《产品质量保证方案》XXXQPR-0802-01-015《问题清单》XXXQPR-0802-01-016《一阶段评审报告》XXXQPR-0802-01-017《产品设计计算报告》XXXQPR-0802-02-001《产品三维模型》XXXQPR-0802-02-002《三维数模评审》XXXQPR-0802-02-003《DFMEA》或《PFMEA》XXXQPR-0802-02-004《设计验证计划》XXXQPR-0802-02-005《样件制作计划》XXXQPR-0802-02-006《设备设施、工装、刀具计划》XXXQPR-0802-02-007《检验试验设备和量具计划》XXXQPR-0802-01-008《产品试验大纲》XXXQPR-0802-02-009《样件尺寸 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 报告》XXXQPR-0802-02-010《样件材质、性能检测报告》XXXQPR-0802-02-011《控制计划》样件XXXQPR-0802-02-012《控制计划检查表》XXXQPR-0802-02-013《设计验证记录》XXXQPR-0802-02-014《设计信息检查表》XXXQPR-0802-02-015《工艺平面布置图》XXXQPR-0802-03-001《初始过程能力研究计划》XXXQPR-0802-03-002《测量系统分析计划》XXXQPR-0802-03-003《包装规范》XXXQPR-0802-03-004《工艺规程》XXXQPR-0802-03-005《外协件检测作业指导书》XXXQPR-0802-03-006《过程检验作业指导书》XXXQPR-0802-03-007《工装刀具检测作业指导书》XXXQPR-0802-03-008《产品/过程质量检查表》XXXQPR-0802-03-009《生产节拍与产能测算表》XXXQPR-0802-04-001《试生产的可靠性检测报告》XXXQPR-0802-04-002《试生产的有害物质检测报告》XXXQPR-0802-04-003《MSA测量系统分析报告》XXXQPR-0802-04-004《初始能力评价《Ppk分析报告》XXXQPR-0802-04-005《包装评价验证表》XXXQPR-0802-04-006《试生产产品验证报告》XXXQPR-0802-04-007《PPAP（全套资料）封面》XXXQPR-0802-04-008《产品质量策划认定书》XXXQPR-0802-04-009《产品和过程放行检查表》XXXQPR-0802-04-010《控制图》、CPK计算XXXQRP-0802-05-001《绩效指标》XXXQRP-0802-05-0027变更管理程序XXXQP0803变更申请及通知单XXXQPR0803-001变更过程遏制表XXXQPR0803-002技术文件变更台账XXXQPR0803-0038PPAP生产件批准管理程序XXXQP0804材料试验报告XXXQPR0804-001性能试验报告XXXQPR0804-002《零件提交保证书(PSW)》XXXQPR0804-003《顾客批准记录表》XXXQPR0804-0049生产过程管理程序XXXQP0806作业准备验证表XXXQPR0806-001设备、工、量、刃、辅清单表XXXQPR0806-002换刀记录表XXXQPR0806-003工、料废统计表XXXQPR0806-004生产合格率XXXQPR0806-005生产进度表XXXQPR0806-006终检记录台账XXXQPR0806-00710产品标识和可追溯性控制程序XXXQP0807标识卡XXXQPR0807-001生产流动卡XXXQPR0807-00211交付控制程序XXXQP0808销售需求计划表XXXQPR0808-001生产计划表XXXQPR0808-002采购计划XXXQPR0808-003周/3日计划XXXQPR0808-004调整计划表XXXQPR0808-005物资领用单XXXQPR0808-006产品入库单XXXQPR0808-007产品入库台账XXXQPR0808-008产品发货单XXXQPR0808-009产品发运报表XXXQPR0808-010库存台账XXXQPR0808-011产品出库台账XXXQPR0808-01212不合格品控制程序XXXQP0901返工（修）通知单XXXQPR0901-001不合格品审理单XXXQPR0901-002三包产品处理单XXXQPR0901-00313管理评审程程序XXXQP0902管理评审计划XXXQPR0902-001质量管理体系运行报告XXXQPR0902-002管理评审报告XXXQPR0902-003会议签到表XXXQPR0902-004管理评审改进计划XXXQPR0902-00514内部体系审核管理程序XXXQP0903《年度内部质量审核计划》XXXQPR0903-001《内部审核实施计划》XXXQPR0903-002《内部审核检查表》XXXQPR0903-003《不合格项报告》XXXQPR0903-004《内审报告》XXXQPR0903-005《内审员能力评价表》XXXQPR0903-00615纠正预防措施控制程序XXXQP1001纠正预防措施表XXXQPR1001-001供应商不合格质量信息反馈表XXXQPR1001-002内/外审不符合项XXXQPR1001-003内/外质量信息跟踪台账XXXQPR1001-0048D报告XXXQPR1001-005经验教训数据库XXXQPR1001-006纠正预防措施台账XXXQPR1001-00716供应商管理程序XXXQPR0805供应商开发申请表XXXQPR0805-001供应商基本情况调查表XXXQPR0805-002供应商现场审核检查表XXXQPR0805-003技术协议XXXQPR0805-004质量保证协议XXXQPR0805-005供应商月度业绩评价表XXXQPR0805-006年度评价表XXXQPR0805-007合格供应商目录XXXQPR0805-008代用申请XXXQPR0805-009供应商资格取消申请XXXQPR0805-010供应商质量提升计划XXXQPR0805-011质量提升计划跟踪表XXXQPR0805-01217产品监视测量控制程序XXXQPR0810报验单XXXQPR0813-001进料检验台账XXXQPR0813-002首件检验记录XXXQPR0813-003巡检记录表XXXQPR0813-004合格证/出厂检验报告XXXQPR0813-005库存抽查记录表XXXQPR0813-00618产品过程审核程序XXXQPR0904《产品及过程年度审核计划》XXXQPR0904-001《产品审核检查表及报告》XXXQPR0904-002《过程审核检查表》XXXQPR0904-003《制造过程审报告》XXXQPR0904-00419顾客服务管理程序XXXQP0809售后质量投诉信息登记台帐XXXQPR0809-001顾客满意度调查表XXXQPR0809-002