不良资产管理公司经营项目档案管理办法模版

xx资产管理股份有限公司 编号 00-12018-30 版号 A 经营项目档案管理办法 生效日期二〇xx年七月三日1目的适应公司经营发展，规范经营项目档案及权证类资料的管理。2适用范围本办法适用于公司（包括公司总部、分公司、营业部，下同）主办的各类经营业务（包括但不限于：不良资产收购、处置类、投资类和信用使用类、中间业务类、股权类）从市场开发至项目结束期间产生的各类项目纸质记录材料及权证类资料的档案建立和管理。3术语和定义3.1项目档案：公司开展经营业务形成的契约、凭据（包括按照资产经营类业务协议约定，从交易对手方接收的资产文件资料等）、审批文件及其他项目管理资料等按照要件类、决策类和辅助类分类汇集、立卷并归存后形成的资料。3.1.1要件类档案：指公司与外部相关利益方（含平台子公司）之间为开展经营业务而形成的完整、真实记录权利义务的相关 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 、协议、收付款凭证、往来函件、权证类资料的全部复印件（权证类资料原件不归于要件类档案，须按本办法规定另行管理）和其他重要文件（如外部审批文件等）汇集、立卷并归存后形成的资料。3.1.2决策类档案：指公司对项目决策形成的包括但不限于立项申请、（备案）报告、请示（含项目最终 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 ）、批复等内部审批文件汇集、立卷并归存后形成的资料。公司各级委员会决策过程形成的、除批复以外的项目资料不属于项目档案，可不纳入决策类档案，按照公司《文书档案管理办法》管理。3.1.3辅助类档案：业务主办部门在尽职调查过程中取得的与项目最终方案编制有关的客户信息资料和项目资金投放后管理过程中形成的巡访记录、项目总结、会计报表、审计报告以及正常终结或清算后的审计、风险排查报告等汇集、立卷并归存后形成的资料。3.2权证类资料：指公司经营过程中包括但不限于采用抵押、质押担保、投资等方式开展项目，能够证明对抵押物、质物享有所有权或处置权的各种原始资料和法律文书。如：抵押物他项权证、产权证明书、保险单、质押权利的证明、有价单证等重要物品原件。4管理职责4.1业务主办部门：负责项目资料的收集、整理、分类、立卷、编目。及时移交项目在尽职调查、立项和审批、项目实施、后续管理和项目清算过程中形成的重要资料，负责项目资料的真实性、完整性。具体工作主要由项目经理负责。4.2档案管理部门：协助和指导业务主办部门立卷，负责点验接收业务主办部门移交的项目档案和权证类资料（有价单据部分除外），并在此基础上对其进行日常管理。4.3财务部门：负责接收业务主办部门移交的有价单据的权证资料，如档案管理部门条件不允许也可负责接收业务主办部门移交的其他权证类资料，并在此基础上对其进行日常管理。4.4审计部门：项目资金（信用）全部投放（实施）完毕（项目投放过程如果超过6个月，按第一笔投放6个月）后，在项目案卷移交前对资料的完整性、合规性进行审计。4.5风险合规部门：检查、督促项目资料的建档和管理情况。5建档原则5.1及时、完整、真实、有效原则。业务部门要及时立卷、移交项目资料，并保证项目全过程资料的真实和证据链的完整性；权证类资料必须存放原件，除权证类资料复印件外的其他要件类档案也必须存放原件，其他各类档案原则上存放原件；对于无法取得原件，在不影响我公司权益的情况下，可以存放复印件，档案中所有复印件项目经理都应将复印件与原件核实后，在复印件上签署“经核对与原件一致”字样，并签署核对日期和签名。与本项目无关的资料不要存入档案资料中。5.2保密性原则。业务项目档案涉及利益相关方及本公司的秘密，项目组人员、档案管理人员、调阅人员和其他相关人员均需严格执行保密制度。5.3规范管理原则。业务项目档案管理是公司档案管理体系的一部分，业务部门应配合档案管理部门，按照公司《档案管理规程》的原则进行规范化管理。5.4一项一档、一家一档：按照公司或分公司的每一个立项批复（含同一项目的补充批复）实施的经营业务为单个项目，以单个项目为单位逐项建档；对于联合投放项目各家单位按照各自履行的职责各自建立项目档案。5.5分类立卷、并列存放：项目档案按照要件类、决策类和辅助类分类整理、汇集、立卷；同一项目的不同类别档案按照要件类、决策类、辅助类的次序在同一个档号下存放，采取不同编号、分类管理。6建档要求和流程6.1建档范围：6.1.1正式立项的项目无论是否付诸实施均应建档。6.1.2对于未取得立项的项目（包括分公司自主审批的未通过分公司立项审批的项目，以及分公司主办的总部权限的未通过总部立项审批的项目），其相关资料可不按照本办法建档，由业务主办部门自主决定是否立卷和自行立卷，但与外部业务合作单位签署的正式文件（如保密协议、合作备忘录等）须按照《文书档案管理办法》的要求进行管理。6.1.3分公司向公司的平台子公司推荐的业务，若分公司与平台子公司之间签署正式合作（委托）协议的，可视同业务项目进行建档，否则，该类业务不是分公司的“项目”，应按照《文书档案管理办法》的要求进行管理。6.1.4对于公司总部委托分公司管理的项目，不属于分公司的“项目”，由公司总部业务主办部门建档，但项目方案或总部与分公司另有协议规定的除外。6.2项目档案的分类和包含的主要资料：项目资料建档后分为要件类档案、决策类档案和辅助类档案，对应的资料分别为要件类资料、决策类资料和辅助类资料；权证类资料另行管理。6.2.1要件类资料主要包含：①项目实施前期签署的保密协议、合作备忘录，交易对手单方提出的 申请书 入党申请书下载入党申请书 下载入党申请书范文下载下载入党申请书民事再审申请书免费下载 或合作意向书，各方出具的承诺函（包括我公司对外出具的）等；②项目合同：包括但不限于对外签署的资产收购合同、股权投资协议、信托合同、财务（融资）顾问协议、咨询服务协议、委托管理（清收）合同、保证或 担保合同 民间借贷担保合同范本担保合同模板保证担保合同贷款担保合同范本反担保合同模板 （含单方保函、抵押合同及抵押物清单，质押合同及质物清单以及相关书面文件）以及因业务开展产生的公证文书、保管协议等；③项目中涉及证明标的资产权属及从属权益的全部法律文书，包括从交易对手中收购资产时一并移交的原始资料；④除财务部门作为原始凭证入账以外的项目资金收付款凭证，包括付款凭证、保证金凭证、收款凭证以及第三方代为还款的证明文件等，如上述凭证仅有财务部门入账联而没有业务部门留存联的，可以复印件存档；⑤项目实施过程中与交易对手或担保单位等利益关联方之间的往来信函、催款函、谅解函等，以及根据合同要求提供的服务方案、财务顾问和咨询报告等；⑥项目实施过程中关于变更合同的法律文书、相关授权（委托）文书；⑦权证类资料的全部复印件等。6.2.2决策类资料主要包含：①项目报批文件：立项请示、（备案）报告、请示和项目最终方案；②项目批复文件：分公司或公司总部对项目的批复、指令、授权文书等；③项目审查意见、建议、报告以及相关的决策依据资料。6.2.3辅助类资料主要包含：①项目营销、尽职调查过程中形成的谈判记录、签报、报告和资料；②项目交易对手身份资格文件，主要包括但不限于企业营业执照、税务登记证、法人（组织机构）代码证书复印件、法定代表人及关联人必要信息、财务审计报告、公司 章程 公司章程范本下载项目章程下载公司章程下载公司章程下载公司章程下载 、贷款卡复印件及授权文书；③法律部门出具的各类方案、报告及合同等内容的审查意见；④项目后续管理中收集的企业财务报表、审计报告；⑤项目实施情况的报告及后续巡访记录；⑥项目清算过程形成的管理类资料；⑦项目审计报告、风险排查报告等。6.3权证类资料主要包含：①抵押物（质物）所有权证、使用权证、证明文件及评估报告、作价依据；②办理抵押（质押）登记的他项权证或有关证明文件；③权利质押中的各种有价单证；④抵押物（质物）保险单；⑤投资过程中取得的经营性资产的权利证书等。6.4分公司向公司的平台子公司推荐的业务，若单独建档，则需收集归档的业务资料主要包含：合作协议（合同）、备忘录、承诺函及协议（合同）要求事项执行过程所形成的相应资料。6.5多余的重复资料原则上不入档，对于遗失后可能产生风险的资料，可以按类存放在案卷最后。6.6项目案卷移交时间要求：6.6.1项目经理在收到权证类资料等重要物品原件应于收件当日，最迟不晚于下一工作日办理移交手续。6.6.2项目资金（信用）全部投放（实施）完毕（项目投放过程如果超过6个月，按第一笔投放满6个月之日计算）后的1个月内业务主办部门须将之前所有资料案卷移交审计部门进行项目跟进审计。6.6.3项目协议签署后未投放或未实施的项目，由业务主办部门自最终协议签署后3个月内将项目案卷移交档案管理部门建档。6.6.4批复后未签署实施协议的项目，由业务主办部门自取得最终批复后的6个月内将项目案卷移交档案管理部门建档。6.6.5立项后方案未取得正式批复的项目，由业务主办部门自立项后的1年内将项目案卷移交档案管理部门建档。6.6.6建档以后取得的其他要件类和决策类项目资料须自取得后的1个月内由业务主办部门移交档案管理部门存档，建档以后取得的项目后期管理等辅助类项目资料每6个月归集一次，并在1个月以内移交档案管理部门存档。6.6.7项目结束后的1个月内，由业务主办部门移交档案管理部门存档或移交审计部门进行项目跟进审计。6.7建档程序：主要包括项目资料的收集、整理、分类、立卷、编目（项目资料分类目录）、跟进审计、移交、编目（按照档案管理部门编制的档案目录）、归档入库等。移交之前的工作主要由业务主办部门（项目经理）负责，移交之后的工作由档案管理部门负责。6.7.1项目资料的收集和分类整理：项目经理应自项目正式取得立项批复后即开始按照要件类、决策类、辅助类收集和分类整理项目资料。6.7.2项目资料立卷：业务主办部门负责项目资料的分类立卷，档案管理部门给予协助和指导。完成立卷后的项目资料称为项目案卷。（1）项目经理根据项目实施的进程区别不同类别（要件/决策/辅助）的资料进行分类立卷，编制《项目资料分类目录》，并标注与公司项目管理系统一致的项目编号。目录应该记录资料的序号、资料名称或内容、单份项目资料的页数、文件日期和备注等内容。（2）各类别项目资料按照时间先后和逻辑顺序立卷；相同时间按重要性次序立卷；主合同在前、从合同在后，衍生的相关凭据和手续次后。（3）立卷工作的具体要求按照《文书档案管理办法》执行。6.7.3项目案卷跟进审计：（1）项目资金（信用）全部投放（实施）完毕后，业务主办部门完成分类立卷，应将项目案卷交审计部门对资料的完整性、合规性进行审计，除项目资金（信用）全部投放（实施）完毕以外的其他案卷，由业务主办部门直接将项目案卷移交档案管理部门。（2）对于不需要补充材料的项目案卷，审计部门应在1个月内完成跟进审计工作。审计过程中如果存在资料缺失情况，业务主办部门要按照审计部门的审计要求补充资料，对于在审计部门确定的合理时限内无法补充的资料，业务主办部门要对资料缺失情况书面说明，经项目经理、部门负责人签字后（如果要件类资料遗失，还需要该部门分管领导签字）加入该资料项目案卷相应位置。（3）完成项目案卷审计后，审计人员应填写《项目案卷跟进审计意见表》（一式三份，其中第一份随同移交项目一同入档，第二份由业务主办部门留存，第三份由审计部门留存），经审计人员、项目经理签字确认，并连同项目资料全部交还业务部门。6.7.4案卷移交：业务主办部门应在2个工作日以内按照项目档案类别（要件/决策/辅助）编制《项目资料分类目录》，一式三份（如果不须经过审计则一式二份），其中第一份随同移交项目一同入档，第二份由业务主办部门留存，第三份由审计部门留存（如果经过审记）向档案管理部门移交项目各类案卷，该目录同时还作为项目资料交接的记录单。办理移交手续，案卷移交须经业务部门、审计部门负责人（如果经过审记）复核并签字确认，并由项目经理、审计人员（如果经过审记）、档案管理员进行交接签字。6.7.5档案编目：案卷移交到档案管理部门以后，由档案管理部门按照公司《档案管理规程》的要求，按照项目档案类别（要件/决策/辅助）编制《项目资料分类目录》,填写档案编号和档案盒号；项目档案编号和档案盒号的编制由档案管理部门参照《文书档案管理办法》执行。然后对项目资料每一页按照前后次序编写页码,页码可以按照下面的方式编排：如单份项目资料在该类资料目录中的序号为L、单份资料共M页，则第N页的编码为L—N/M，相应地该份资料可在《项目资料分类目录》中的“页数”栏中填写“M”。根据一个类别各项资料的页数总和在该类资料目录中填写该类资料的总页数。6.7.6归存入库：完成档案编目以后，档案管理员应按照《文书档案管理办法》要求装订成册，并装盒。6.7.7档案管理部门应在案卷移交10个工作日以内完成归档入库。6.8权证类资料的管理要求：6.8.1权证资料的保管：权证资料的有价单据部分，由业务人员直接移交财务部门按照现金进行管理，纳入表外科目核算，档案管理部门不接受有价单据。除有价单据部分以外的权证资料，由业务人员直接移交财务部门或档案管理部门，所有权证资料必须建账并比照有价证券或公司最高级别的档案管理要求存放保险柜，由专人单独管理。6.8.2权证资料的复印：所有权证资料在移交前需要复印，并将复印件按照要件资料类立卷，以方便内外部审计检查。档案中所有要件资料复印件项目经理都应将复印件与原件核实后，在复印件上签署“经核对与原件一致，原件已按照要件资料保管要求另行存放”字样，并签署核对日期和签名。6.8.3权证资料收押：项目人员办理收押手续时，需要填写《权证资料收押凭证》一式二份，经业务部门、权证管理部门负责人复核并签字确认，并由项目经理、权证保管人员进行交接签字，一份交权证管理部门，另一份由业务主办部门留存。6.8.4权证资料调阅：（1）项目终了以前，除方案调整，诉讼，抵、质押物置换等必须提取或查阅以外，其它情况不得随意提取或查阅权证类资料。提取人填写《权证类资料调阅单》，写明调阅理由，如果提取需附提取理由的相关证据复印件，注明归还时间，经业务部门负责人、权证保管部门负责人、业务部门的分管领导签字同意，调阅人签字确认。因方案调整或抵、质押物置换，解押等原因提取权证类资料的需要风险总监签字同意。（2）项目终了时，权证保管部门凭提取人的《权证类资料调阅单》、会计部门本息回收的凭证退还有关权证类文件资料。提取人必须填写《权证类资料调阅单》，经业务部门负责人、权证保管部门负责人、业务部门的分管领导签字同意，提取时提取人签字确认。6.8.5合同执行完毕，项目终结后不应该再有任何权证存于权证类档案中；如果项目终结后权证类档案仍有材料，需将其按要件类资料进行归档。7项目档案的查阅和提取7.1查阅和提取分公司要件类项目档案须经项目主办部门、档案管理部门及其分管领导签字同意。7.2查阅和提取公司总部要件类项目档案须经所在部门、项目主办部门和档案管理部门负责人签字同意。7.3查阅和提取非要件类档案须由调阅人所在部门、档案管理部门负责人签字同意。7.4项目档案的查阅和提取涉及的其他事项按照《档案管理规程》的要求管理。8项目档案的鉴定和销毁8.1经营项目档案实行定期保存：自项目全部实施完毕之日起，要件类档案的保存期限不少于20年、决策类档案不少于10年、辅助类档案不少于5年。8.2项目档案的鉴定：档案管理部门每2-3年对项目档案进行鉴定一次，对已超过保存期限的项目档案提交审批后统一销毁。8.3分公司项目档案的销毁由业务主办（管）部门、档案管理部门、风险合规部门审核后报分公司总经理审批。公司总部项目档案的销毁由业务主办（管）部门、办公室、风险管理部或审计部审核后，报主管办公室的公司领导审批。9其他事项项目档案的日常管理及其他事项按照公司《档案管理规程》执行。10支持性文件10.1《档案管理规程》（编号：00-12010-20）10.2《文书档案管理办法》（编号：00-12012-30）10.3《合同管理规程》（编号：00-16002-20）11相关记录11.1《××项目档案目录》（编号：00-12018-41）11.2《××项目资料分类目录》（编号：00-12018-42）11.3《项目案卷跟进审计意见表》（编号：00-12018-43）11.4《权证资料收押凭证》（编号：00-12018-44）11.5《权证类资料调阅单》（编号：00-12018-45）PAGE