EHS体系文件控制程序

XX有限公司文件名称ESH文件控制程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年1月1日替换文件文件编制编制人编制日期文件审核审核部门审核人审核日期审核部门审核人审核日期EHS管理部办公室生产总监总经理助理人力资源总监财务总监总工程师质量总监文件批准批准人批准日期文件分发颁发部门EHS管理部分发部门各车间、各部门页码12-PAGE\*MERGEFORMAT#文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件目的建立EHS 管理体系 怎么建立质量管理体系环保管理体系it运维服务管理体系质量体系程序文件项目安全生产管理体系 内文件的编制、审核、批准、生效、修订、废除、分发、收回和销毁的管理程序，使文件管理规范化、程序化。范围公司EHS管理体系内所有文件与资料、外来文件与资料的管控。术语及定义职业健康安全与环境管理体系指职业健康和 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 体系(OHS18001)和环境管理体系(ISO14001)的合称，文件及运行中使用的“EHS管理体系”即为本合称的简称。职责EHS管理部负责EHS系统文件、资料及外来文件的发放、回收、控制、管理。各部门负责将本部门收集到的外来文件及时交EHS管理部组织评估。EHS管理部负责将评估对本公司发展有影响的外来文件及时进行更新或发布。各权责人员负责文件的审核和批准。内容公司EHS文件控制由EHS管理部组织实施，负责管理5.2中涉及的文件与资料。文件和资料的种类体系文件:A、一级文件EHS管理体系手册；B、二级文件EHS管理体系程序；C、三级文件支持性管理文件、操作规程、作业指导书、目标和管理方案、应急演习报告、内审资料、管理评审资料等；D、四级文件记录表单、相关图纸。外来文件与资料:A、法律法规；B、政府文件；C、行业标准；D、客户要求；E、相关方的信息；F、外部的监测报告；G、其他。5.3EHS文件的编制、审核和批准的权限文件类型编制审核批准一级文件EHS管理部长EHS管理部长总经理二级文件各部门部门经理EHS管理部长三级文件各部门部门经理各系统领导EHS管理部长文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件四级文件依据文件规定文件编号原则文件的编号遵照科学、简单、方便查阅及唯一性的原则，具体由EHS管理部统一编号EHS管理体系手册编号原则:EHSM◇-◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制手册顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系手册（一级文件）如EHSM-001-01表示EHS体系一号手册第一版。二级文件编号原则EHSP◇-◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制二级文件顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系程序文件（二级文件）如EHSP-008-03表示EHS体系二级8号文件第三版文件。三级文件编号原则EHSW◇-◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制三级文件顺序号，从001到999，依照顺序编制EHS体系工作文件（三级文件）如EHSP-005-02表示EHS体系三级5号文件第二版文件。四级文件编号原则四级文件为二级或三级文件衍生出的图纸或是记录。具体编号原则为EHSP/W◇-◇◇-RC/DR-◇◇-◎◎版号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制四级文件顺序号，从001到999，依照顺序编制四级文件类型，RC表示为记录，DR表示为图纸衍生四级文件的二级或三级文件顺序号，从001到999，依照顺序编制文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件EHS体系程序或工作文件(三级文件)如EHSP-006-RC-02-01表示EHS体系二级6号文件2号记录第一版。EHSW-006-DR-02-01表示EHS体系三级6号文件2号图纸第一版。外来文件的编号原则:EHSE◇-◇◇◇◇◇◇◇-◎◎当日接收文件的顺序号变更的版本顺序号，从01到99，依照顺序编制接收文件的日期，EHS体系外来文件如EHSE-20140607-02表示2014年6月7日接收的第二份外来文件。文件的编制、审批与发放因体系运行需要编制新的文件时，由需求部门按照“附件1《EHS文件格式》”编写文件，编写人员填写《文件编制、修订和废除会审单》(EHSP-001-RC-01)，由相关部门审核、总经理或EHS管理部长审查批准后，对需要编制的EHS文件按5.4文件编号原则进行编号，并填写该文件需要会审的相关部门。同时要与EHS管理部确认文件的生效日期，确保留有足够的时间完成EHS文件的审核及必要的培训，编制完成后按EHS文件的标准格式(附后)打印，并在“编制者”处签署姓名和日期。然后负责传递《文件编制、修订和废除会审单》(EHSP-001-RC-01)及需审核的EHS文件到各审核部门，必要时可召开EHS文件会审会议。会审部门将会审意见填写在《文件编制、修订和废除会审单》(EHSP-001-RC-01)上并签名。各部门会审时限不超过3个工作日。EHS文件的批准和生效经会审后的EHS文件，最终由总经理或总经理授权人进行审核，判定是否通过审核，如需再次修改，将文件原件连同《文件编制、修订和废除会审单》(EHSP-001-RC-01)返回编写部门，编写部门负责人组织本部门人员进行修改，修改程序按5.5规定执行，直至符合需要。每次修改时限在3个工作日内。文件批准后，文件的起草部门应在文件生效日期前组织相关部门人员按《培训管理规程》(MS-AD-043)对文件进行培训(参与审核文件的人员可视为已接受培训)，并从生效日期开始执行文件。EHS文件的修订与废除“修订”指文件的内容有变动文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件需对现行文件进行修订时，修改按照5.5程序进行。文件修订部门对原文件需作修订时应将修改内容和原文分别填写《文件编制、修订和废除会审单》(EHSP-001-RC-01)相应的栏目内，以便于审核，如果栏目空间受限，可另附说明页。修订文件的审核和批准按照5.6程序执行。5.7.1.4EHS管理部将修订后批准的新版EHS文件分发至规定分发部门后应同时收回旧版文件复印件。“废除”为文件内容不能符合现在的实际情况，无存在的必要时，该文件即应被废除。提出废除EHS文件部门填写《文件编制、修订和废除会审单》(EHSP-001-RC-01)交相关部门审核和总经理批准。废除文件的审核和批准按照5.6程序执行。经批准废除的EHS文件由EHS管理部收回各复印件，并将原件盖“作废”、“存档”字样存档，并填写《废除文件登记表》(EHSP-001-RC-02)，复印件销毁。文件的分发、收回和销毁文件的分发和收回由EHS管理部填写《文件分发、回收和销毁记录》(EHSP-001-RC-03)。文件批准后，依据文件分发部门数量复印对应的份数，并在复印件上加盖“受控()号”章。分发新版文件复印件时，接收人要交回旧版本文件复印件，才能领取新版本文件复印件，收到新版文件复印件的各部门接收人应在《文件分发、回收和销毁记录》(EHSP-001-RC-03)上签字，旧版本文件复印件不得在工作现场出现。领用人必须认真核对文件内容、数量、确认是否正确，确保文件的完整性及有效性。分发范围由EHS管理部根据各文件上规定的分发部门确定。发给各部门的文件应由相对固定人员妥善保管，并做好目录。如有工作调动需进行工作交接时，相应文件也要做好交接，由于人员的变动造成的文件缺失，由部门负责人负责。文件使用者在使用过程中发现文件缺章少页、损坏或丢失时，应填写《EHS文件补发/外发申请单》(EHSP-001-RC-04)，经部门长审核、EHS管理部长批准后交EHS管理部办理补发手续。EHS管理部将最新版本的PDF档(未签核档)放置到平台上，以便各部门及时核对、查阅；各部门严禁私自打印。文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件受控文件因需要向外发放时，由需求部门以“EHS文件补发/外发申请单”提出申请，经部门长审核，EHS管理部长批准(重要文件由总经理批准)后，EHS管理部负责发放，发放时加盖“参考”章即可；文件正本一律不允许外发。加盖受控章的文件一律不允许再复印。文件的销毁废除文件的复印件由EHS管理部统一收回后销毁，并填写《文件分发、回收和销毁记录》(EHSP-001-RC-03)。销毁方式为撕毁。文件的管理文件保存的方式有书面、电子档、磁盘、CD光盘、可移动存储器、硬盘数据等方式。各部门在每次管理评审前必须对本部门文件进行一次评估，在日常工作中发现需要调整的应及时修订。EHS管理部通过内审和管理评审审等方式督促各部门按本程序规定对文件进行管控。机密文件一律不允许做二手纸使用，非重要文件鼓励使用二手纸。本体系涉及的记录的保存期限参照《记录控制程序》执行。永久保存文件:包括公司章程重要 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 性规定、重要契约书、 协议 离婚协议模板下载合伙人协议 下载渠道分销协议免费下载敬业协议下载授课协议下载 书、登记注册书；重要诉讼关系文件；政府之许可、决议书及其他重要文件。外来文件的日常管控外来文件由收集部门及时传递给EHS管理部。EHS管理部组织相关部门进行评估，对需要收集/转换的交 责任 安全质量包保责任状安全管理目标责任状8安全事故责任追究制幼儿园安全责任状占有损害赔偿请求权 部门处理并将该文件交EHS管理部汇总到“EHS外来文件清单”中；对于未对EHS管理体系运行造成影响的直接返还给收集部门。在每次管理评审前，由EHS管理部长组织各部门对外来文件的有效性进行审查。外来文件的发放、回收、作废按本程序执行。6相关文件MS-AD-043《培训管理规程》MS-DC-003《记录控制程序》7相关记录文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件EHSP-001-RC-01《文件编制、修订和废除会审单》EHSP-001-RC-02《废除文件登记表》EHSP-001-RC-03《文件分发、回收和销毁记录》EHSP-001-RC-04《EHS文件补发/外发申请单》EHSP-001-RC-05《EHS管理体系文件目录》EHSP-001-RC-06《文件回顾记录》8变更历史文件编号及版号生效日期变版原因EHSP-001-012018年3月1日新编制文件文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件附件1EHS文件格式1文件的格式1.1页眉1.1.1文件首页不设置页眉。1.1.2文件自第二页起设置页眉，格式及字号为文件名称（五号）（四号加粗）文件编号（五号）文件版号（五号）总页数（五号）起草部门（五号）（五号）文件类型（五号）（五号）生效日期（五号）（五号）替换文件（五号）（五号）1.1.3段落行间距为16磅。页脚文件首页不设置页脚。文件自第二页起设置页脚，样式为标识尺寸为高度×宽度=0.77cm×3.7cm，页脚居中1.3正文1.3.1首页格式及字号为标识尺寸为高度×宽度=1.23cm×1.5cmXX有限公司（四号）文件名称（小四）（三号加粗）文件编号（小四）文件版号（小四）总页数（小四）起草部门（小四）（小四）文件类型（小四）（小四）生效日期（小四）（小四）替换文件（小四）（小四）文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件文件编制（小四加粗）编制人（小四）编制日期（小四）文件审核（小四加粗）审核部门（小四）审核人（小四）审核日期（小四）审核部门（小四）审核人（小四）审核日期（小四）文件批准（小四加粗）批准人批准日期文件分发（小四加粗）颁发部门（小四）（小四）分发部门（小四）（小四）（小四）（小四）1.3.2正文自第二页起的格式1.目的□□□□□□□□□□□□□□□□范围□□□□□□□□□□□□□□□□术语及定义□□□□□□□□□□□□□□□□职责□□□□□□□□□□□□□□□□文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件内容□□□□□□□□□□□□□□□□。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□□。6.相关程序□□□□□□□□□□□□□□□□7.相关记录□□□□□□□□□□□□□□□□8.变更历史文件编号及版号生效日期变版原因/修改内容1.3.3正文所有内容为小四号宋体字，段落行间距均设置为20磅文件中所有文字及英文字母均采用宋体。页边距设置为上、下各2.54cm，左右各2cm。页码页码位于页面底端，右侧对齐，书写格式为“页码A（总页数）-B（页码）”，采用小五号宋体字。2记录的格式2.1记录中所有文字及字母均采用宋体字。2.2记录首页格式及字号（记录首页不设置页眉、页脚）标识尺寸为高度×宽度=1.23cm×1.5cmXX有限公司（四号）文件名称（小四）（三号加粗）记录编号（小四）记录版号（小四）文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件总页数（小四）起草部门（小四）（小四）文件类型（小四）（小四）生效日期（小四）（小四）替换文件（小四）（小四）文件编制（小四加粗）编制人（小四）编制日期（小四）文件审核（小四加粗）审核部门（小四）审核人（小四）审核日期（小四）审核部门（小四）审核人（小四）审核日期（小四）文件批准（小四加粗）批准人批准日期文件分发（小四加粗）颁发部门（小四）（小四）分发部门（小四）（小四）（小四）（小四）记录自第二页起的格式页眉格式及字号为文件名称ESH体系文件管理程序文件编号EHSP-001文件版号01总页数12起草部门EHS管理部文件类型二级文件生效日期2018年03月01日替换文件记录名称（三号加粗）记录编号（小五）记录版号（小五）记录样式生效日期（小五）页眉行间距设置为固定值14磅，表格边框设置为隐藏（不显示表格边框）。页脚格式同附件1.2记录正文内容及字号、行间距记录正文内容为记录实际需要填写的内容；字号及行间距可根据具体记录的实际情况制定，不做整体要求，但同一类记录字号及行间距需统一。多页记录需设置页码时，页码位于页面底端，右侧对齐。书写格式为“A（总页数）-B（页码）”。记录首页（即审批页）不计入总页数。3图纸的格式3.1图纸中所有文字及字母均采用宋体字。名称栏及字号为图纸名称（三号加粗）图纸编号（小五）图纸版号（小五）图纸生效日期（小五）行间距设置为固定值14磅，表格边框设置为隐藏（不显示表格边框）3.3图纸实际情况绘制在A4纸上。3.4审批栏及字号绘图人（五号）审核人（五号）批准人（五号）分发部门（五号）审批栏设置在整张图纸的右下角。图纸需要张贴时，批准栏内容可以电脑输入，在保证图纸内容完整的前提下，按照适当比例扩大输出。