市农业农村局档案
管理
档案管理制度成本管理项目成本管理财务成本管理档案管理制度及流程
规定第一章 总 则第一条为进一步加强对农业农村工作档案的收集、整理和管理，实现档案工作的
制度
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化、
规范
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化、
标准
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化，有效保护和利用好档案，根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《机关档案工作条例》、《会计档案管理办法》等有关要求，结合本局实际，制订本规定。第二条本单位在各项活动中形成的全部档案，包括文书档案、会计档案、科技档案等，由局档案室集中统一管理。第三条局档案室由办公室直接领导，配专职档案管理人员1名，兼职档案管理人员若干名，其中专职人员为档案室负责人。第四条局档案室负责集中保管本单位各类档案，提供档案利用（查阅）服务，定期向地方档案馆移交档案，负责档案的保密和销毁；协助局机关处室做好各类档案的立卷、归档和鉴定工作，确定保管期限与密级；对局属单位的档案工作进行检查督促和业务指导。第五条局属单位均应确定1名档案管理员，具备专业知识，取得岗位资格证书。各处室均应确定1名兼职档案管理员，具备一定的专业知识。第六条档案人员发生变动时，必须对各类档案进行全面清点，切实做好交接工作。第二章 档案的立卷、归档第七条归档范围反映单位主要职能活动和基本历史面貌的，对国家、社会和本单位具有保存价值的不同形式的历史记录。局机关工作形成的，对今后工作具有指导、凭证和查考作用的文件、帐簿、照片、录音、录像、软件（数据库）以及其它具有保存价值的资料。需要本单位贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料。各项普查工作形成的各种材料、汇总报表及相关说明。档案包括纸质档案和电子档案。电子档案是指利用计算机技术形成，经鉴定具有保存和利用价值的归档电子文件。第八条归档时间机关各处室在工作活动中形成的文书档案，要求在次年3月底前立卷归档。设备文字材料在开箱验收后1个月内归档。会计档案要求第三年的3月底前，将已保管一年的会计档案移交给局档案室。科技档案要求在单项业务工作完成或单项工程完工或整个工程完工验收后3个月内立卷归档。应立卷、归档的资料若未能如期归档，档案室负责人应及时向局领导汇报，查明原因，追究延误人员的责任。第九条归档要求实行“谁产生、谁归档”的原则，凡局机关在各项活动中形成的文件材料，均由各有关处室按业务范围，指定专人负责积累、整理、立卷，经处室负责人审查后，交局档案室归档。若有电子文件的，应与纸质文件同步归档。需归档的各类文件、资料，应条理分明，质地优良，书绘工整，声像清晰，图号正确，签署完整，装订整齐。电子文件统一使用由档案局推荐的泰宇公司研发的电子档案软件网络版统一录入，采用档案专用光盘介质存储。文书档案须符合《GB9705-88文书档案案卷格式》，照片档案须符合《GB/T11B21-89照片档案管理规范》，会计档案须符合会计档案的有关规定，科技档案须符《GB/T11B22-89科学技术档案案卷构成的一般要求》。归档的同一档案原则上不少于两份，个别的可根据需要和有关规定确定归档份数。第三章 档案的保管第十条局档案室应有满足存放档案的专用库房及柜箱等设施，并有防盗、防火、防光、防尘、防潮、防虫、防鼠、防高温等安全措施，以确保各类档案的安全和有效利用。第十一条档案库房是本单位的机要部位，非档案室人员未经许可不得进入库房，亦不得在库房办公、会客。第十二条库房内要做到走道畅通，清洁卫生，通风良好。温度保持在12℃-24℃左右，相对湿度在45%-60%左右。库房内严禁吸烟，不准存放易燃、易爆及其他物品。档案柜箱要摆设整齐，柜内案卷排列合理。第十三条档案室对接收的各种档案，应进行分类、编目、登记、统计及必要的加工。同时，结合现代技术，逐步实现档案管理的科学化、信息化、规范化。第十四条每年应定期检查档案，做到卷目相符，发现问题及时向局领导和办公室主任汇报，并采取有效措施予以解决。第四章 档案的利用（查阅）第十五条档案室应积极采取措施，为检索、利用档案创造条件，做到查找、调卷迅速、准确。第十六条机关职工原则上只能查阅本处室工作范围内的档案，如需查阅局党委行政会议记录和其他重要档案，须经档案室负责人同意，方能查阅。涉及到个人的组织处理、历史结论等内容的档案材料，须由组织出面查阅。查阅有密级的档案，需经局领导或办公室主任同意后方可阅档案。查阅会计档案，须经局领导或办公室主任批准、财务负责人同意。第十七条外单位人员因工作需要，须借阅和利用本局各类档案时，应持单位正式介绍信或函件，并须经局领导批准。本单位档案一律不外借，只能在档案室查阅。第十八条本单位职工查阅档案时，须经档案室负责人同意，查阅档案时，不得擅自将档案带出档案室。第十九条本单位职工如有借阅需要，应办理借阅登记手续。借阅档案一般不超过15天。如不能按期归还，必须办理续借手续。如因工作急需，档案室有权提前收回。第二十条调阅档案者应做到：注意保密，保护档案，不得转借、不得外借，如需摘抄、复印，须经办公室主任批准（涉密档案，需局领导批准）。档案上不得裁贴、填注、勾划、涂改、加点、污损、增删和撕页，并应保护档案的整洁、完好。如发现以上违规情况，视情节轻重追究其责任。第二十一条建立档案信息上网审查制度，档案信息须经档案产生的业务处室负责人审核、办公室主任审批后方可上网。第二十二条档案室负责人必须认真贯彻执行档案查（借）阅管理规定，对所查（借）阅的档案负有督查责任，发现问题及时向领导汇报，并采取措施及时补救。第二十三条职工调离本单位时，应将所借档案全部归还档案室，并由档案管理人员在“职工调动通知单”上签字，否则人事部门不予办理离局手续。第五章 档案的鉴定、销毁和移交第二十四条档案鉴定档案室对档案的收进、移出、保管、利用效果、存毁和档案人员等情况进行准确统计。档案室应根据国家有关档案保管期限的规定，结合本单位实际情况，定期对档案进行鉴定，剔除、销毁那些失去保存或利用价值的档案材料。鉴定工作可采取定期或不定期方式，通过鉴定需要销毁的档案文件，必须逐卷逐件登记造册、列出清单，并写出鉴定报告，提交鉴定小组鉴定，由鉴定小组负责人签字后方可销毁。第二十五条档案销毁档案销毁要严格执行保密制度，必须指派两人以上负责，送至国家定点保密造纸厂实施监销，监销人员要在销毁清册上签名。按规定销毁会计档案时，应由档案部门和财务会计部门共同派员监销；必要时，还应告知同级财政部门、审计部门派员参加监销。第二十六条档案移交各处室应按本规定及时向局档案室移交档案。按上级有关规定，凡属地方档案馆保管的档案，局档案室应及时办理移交。其中，省、市重点工程应按照规定分别移交省、市档案馆。移交的档案应符合档案归档要求，资料完整齐全。达不到要求的，退回重新整理完善。在移交时，双方应在移交清册上签名盖章。移交清册应当收入全宗卷和有关档案。第六章 档案保密第二十七条档案工作人员必须严格执行保密
职责
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，严守保密制度，保守党和国家机密，并定期进行保密制度的学习，加强对档案的保密管理。第二十八条凡需查阅档案材料者，均应严格履行登记手续，并在阅档案室内查阅。对密件档案材料要按照规定范围查阅档案，不得随意摘录、擅自翻印。提供利用时档案室负责人不得离开。第二十九条密件档案材料的销毁，要造具清册上报审批，到指定地点销毁，并有两人监销。第七章 附则第三十条本规定由局办公室负责解释。第三十一条本规定自公布之日起执行。
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