公司档案管理制度及流程11914

公司档案管理制度及流程 文件编号 版本号 A/0 文件名称 页数 共25页 编制部门 行政部 实施日期 2018年3月日 编制 审批 公司档案管理制度及流程一、目的加强档案管理，规范公司档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。2、适用范围1、公司内部经营形成的各种资料。2、外部政府机关、行业部门形成的与公司经营或行业有关的公文、通知、批复等资料。3、术语和定义1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。2、档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。4、职责1、行政部：1）负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理；2）建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况；3）收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料；4）负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全；指导公司的档案管理工作；5）提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通；6）负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。2、其他各部门相关人员：1）负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部；2）向行政部移交 合同 劳动合同范本免费下载装修合同范本免费下载租赁合同免费下载房屋买卖合同下载劳务合同范本下载 或文件资料原件或复印件；3）负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档；4）财务管理部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料；3、各部门档案主管人员1）负责部门档案的管理。4、各部门负责人1）批准对自己部门资料或合同复印件的处置；2）负责对本部门档案管理的监督检查。5、各公司总监/副总1）负责对档案管理监督检查报告的审批。5、工作程序1、档案资料的收集1）各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件（合同）管理记录目录》。2）各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》，每季度向行政部移交。a)归档范围及移交时间：每季度结束后次月10日前。b)档案资料的标识行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见《公司档案管理规定》。c)档案资料的日常管理：1电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存；2文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件（合同）管理记录目录》，以便检索利用；3文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件／档案柜中。d)档案借阅1借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出；确因工作需要将档案带出公司的必须经部门主管、副总经理和行政部批准，且只带复印机，不带原件；⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级；⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续；⑷借档人必须爱护档案，严禁擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏行为，如发现一次罚款200-2000不等的罚款元。情节严重者，按《档案法》和《保密法》给予行政处分，构成犯罪的，依法追究刑事责任。⑸非本公司职工或单位需查阅档案时，必须持单位介绍信或本人身份证复印件，经本公司高管领导批准后，方能在阅览室阅览，不可将档案带出档案室。e)档案销毁⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。⑵执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、部门分管和总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。2、档案管理细则1）档案资料的归档范围⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等；⑵公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 、核准文件、证书等文件；⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等；⑷公司领导的批示、指示等；⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等；⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等；⑺公司的各种 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 、计划考核/总结、报告、统计报表及简报；⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料；⑽本公司发布的各类广告、宣传材料；⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等；⑿外出公务活动（如学习、考察、调查研究、参加会议等）所获得或形成的档案资料；⒀财务档案资料；⒁各种实物档案；15其他具有利用和保存价值的文件资料。3、档案资料的归档要求⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全。2一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。⑷电子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的备份工作。⑸各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）必须原件归档，并保持其完好无损。4、档案资料的归档时间⑴即时归档下列文件（含电子、声像资料等）应在传阅、办理结束或取得后即时归档：a)公司规定的密级文件；b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等；c)合同、协议书等正本及过程资料；d)公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料；e)其他认为需要即时归档的资料。⑵定期归档a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部；b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部；⑶电子声像档案的归档a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归。b)一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。c)每年3月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。5、档案交接⑴部门内档案交接部门档案管理人员（兼）工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。6、档案移交公司的流程a)移交前，应对破损、字迹扩散或纸张太小的文件进行修裱、复制或加边，对大小不一、长短不齐的文件折叠理齐。b)采用碳素墨水钢笔或签字笔，不得使用圆珠笔或铅笔填写，要求字迹工整、清楚、准确。c)结合文书材料的形成时间、彼此联系进行排列。批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；正本在前，定稿在后；结论在前，依据在后。d)经办部门检查文件或档案，编制移交清单；e)行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对；f)档案完整、齐全且符合公司要求，移交纸质移交清单及电子档移交清单，确认无疑后双方在移交清单上（一式两份）签字，双方各保存一份；7、档案保管⑴档案编号a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用。d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改。e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。8、附则：本办法由公司行政部制定并负责解释。6、相关记录1、《档案分类编号表》2、《文件（合同）管理记录目录》3、《文件档案移交目录》4、《档案移交清单表》5、《档案借阅审批单》 公司档案管理制度及流程6、《档案管理流程》25/25档案分类编号表（公司编码+部门编码+类别编码+年份+编号的模式）一、公司编码 分类 元隆达集团公司 格致汽车科技股份有限公司 吉林省正轩车架有限公司 吉林省海格力斯自动化设备有限公司 编码 JTGS GZKJ ZXCJ HGLS二、部门编码1、集团公司 部门 企业文化部 行政部 基建部 企划部 监察部 设备动力部 财务部 资金部 审计部 市场部 人力资源部 采购部 物流部 编码 WHB XZB JJB QHB JCB SDB CWB ZJB SJB SCB RZB CGB WLB2、格致科技公司 部门 战略规划部 总经办 仓储部 检具事业部 项目部 计划部 精益生产部 品保部 研发中心 信息化部 诚鼎铸造 董事会办公室 编码 ZLGH ZJB CCB JJSY XMB JHB JYSC PBB YFZX XXH CDZZ DSHB 部门 冷冲模具中心级进模具事业部 冷冲模具中心底盘模具事业部 冷冲模具中心外板模具事业部 冷冲模具中心普板模具事业部 冷冲模具中心高强板模具事业部 冷冲模具中心综合生产部 轻量化模具中心内高压模具事业部 轻量化模具中心热成型模具事业部 落料模具事业部 制造中心工艺部 制造中心大件生产部 制造中心小件生产部 制造中心外协生产部 制造中心品质管理部 制造中心设备管理部 制造中心综合部 编码 LCJJM LCDP LCWB LCPB LCGQB LCZH QLNGY QLRCX LLMJ ZZGY ZZDJ ZZXJ ZZWX ZZPZ ZZSB ZZZH3、正轩车架公司 部门 市场部 财务部 开发部 品管部 生管部 研发中心 生产部 行政部 编码 SCB CWB KFB PGB SGB YFZX SCB XZB（**子公司） 部门 财务部 品管部 生管部 生产部 人事行政部 编码 **CW **PG **SG **SC **RSXZ4、海格力斯公司 部门 设备研发制造部 设备维修部 综合部 编码 YFZZ SBWX ZHB三、类别编码、及各部门存档文件归档范围和保管期限（详见下表）保管期限：永久长期（30年）短期（10年） 类别 编码 分类名称 分类编码 文件归档范围 保管期限 声像档案 SX 照片类 ZP 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的照片 永久 2、其他照片材料 录像类 LX 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录像带 永久 2、其他录像材料 录音类 LY 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的录音带 永久 2、其他录音材料 实物档案 SW 荣誉类 RY 1、单位、部门获得的荣誉品，单位领导人获得的重要荣誉品，职工获得的国家级荣誉证； 永久 2、公司获得的各种奖杯、奖牌、奖章、奖匾、锦旗等 长期 3、其他奖品材料 印章类 YZ 1、公司报废的法人印章、发文章及综合办事机构的印章 永久 2、公司所属单位失效的印章、发文章、部门印章 长期 3、公司变更印章（新增机构形成的印章） 永久 4、其他印章材料 资格证类 ZG 1、通过认证达到某种标准的合格证、等级证、证明书、级别证书，会员证书、许可证书、执照 短期 2、其他资格材料 赠品 ZP 1、与其它企业或外界互相往来的重要礼品、纪念品 永久 2、其他赠品类 字画 ZH 1、重要领导及知名人士来元隆达公司视察工作时的题词、书画等 永久 2、其他字画类 其他 QT 1、反映公司重要活动的体表性实物（如模型、标本、模具、样品等） 永久 电子档案 DZ 光盘 GP 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的图片、声像资料光盘 永久 U盘 UP 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的U盘 永久 硬盘 YP 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动记录资料的硬盘 永久 磁盘 CP 1、反映公司生产、经营、管理等活动和相关重大事件、重大活动的相关图片、声像、文字资料，国内电子文件材料的数据备份。 随文件保存期限 党群工作类 DQ 党务工作 DW 1、上级党组织召开党务工作会议的通知、纪要、报告、决议等会议文件 永久 2、公司党支部会会议记录 永久 3、公司党员代表大会的通知、报告、换届选举结果、决议、纪要等 永久 4、公司党支部召开的工作会议通知、报告、领导讲话等文件材料 长期 5、上级党组织对公司领导任免的通知、决议等文件 永久 6、公司党支部关于人事任免的通知、决议、批复等 永久 7、上级党组织颁发的属公司主管业务并要贯彻执行的决议、决定、条例、规定、指示、通知等 永久 8、公司党支部重要专项活动报告、党务工作大事记、重大问题的请示、报告及上级党组织的批示、批复等 永久 9、公司党支部制定的有关方针政策、法规性的文件 永久 10、公司党支部对下属单位党务工作的指示、批示、通知等文件材料 11、公司党支部关于表彰先进的通知、决定、公司党支部及个人受上级表彰的通知、申请材料等 永久 12、公司党支部年度工作计划和工作总结、调查研究报告 长期 13、其他材料 工会工作 GH 1、工会工作年度计划、总结 长期 2、职代会、工代会材料。 长期 3、有关女工及文体活动的材料。 短期 4、公益事业的记录。 短期 5、公司工会工作的规章制度、总结、决定、通知 长期 6、职代表大会会议通知、报告、换届、选举结果、决议、通报等 长期 7、工会会员名册、工会委员增补、任免通知 长期 8、表彰先进的决定及申报材料 短期 9、劳动竞赛、民主管理、劳保福利等文件 短期 10、企业文化建设有关材料。 长期 11、其他材料 宣传工作 XC 1、各类媒体宣传指导本企业的材料。 长期 2、各种荣誉材料，上级领导的题词等。（重要的） 永久 3、对外宣传材料、领导的讲话稿等。（重要的） 长期 4、企业内部报刊。 长期 5、上级有关来文。 长期 6、重大活动方案材料。 短期 7、公司宣传、职工理论学习及精神文明建设工作规划、计划、总结、汇报材料 永久 8、公司制作的各类宣传图册，公司简介 长期 9、公司宣传的各项工作橱窗内容及照片 长期 纪检工作 JJ 1、公司其它各种工作活动的宣传文件资料 长期 2、公司党员、干部、职工违纪情况调查报告。 短期 3、公司对党员干部的党纪政纪的处分决定。 短期 4、警告（不含）以上。 短期 5、警告处分。 短期 6、公司廉政建设的文件材。 短期 7、向上级的请示、报告、汇报及上级的批复、通知。 长期 8、群众来信来访材料及调查处理结。 短期 9、其他纪检材料。 协会工作 XH 各专业学会、协会工作，各群众团体活动的材料 长期 部门 分类名称 分类代码 文件归档范围 保管期限 总经办 行政事务 XZ 1、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料 长期 2、上级机关、领导来公司检查工作的题词、指示、讲话材料 长期 3、上级机关及相关部门来公司视察的一般性材料 长期 4、公司工作计划、总结 永久 5、公司及二级单位关于机构成立、合并、撤消、名称变更、启用印章等文件 永久 6、公司颁发的重要的管理制度、条例、规定、办法 永久 7、公司颁发的一般性制度、条例、规定及办法等 长期 8、公司大事记、年鉴、简介 永久 9、公司党政联席会、总经理办公会的会议材料 永久 10、公司专题会议材料 永久 11、公司向上级机关报送的请示、报告及上级机关的批复 永久 12、公司群众来信来访和处理结果的文件材料 13、公司关于机要、保密、档案、文秘等日常工作的文件材料 长期 14、上级机关颁发的属公司主管业务并要求贯彻执行的决议、条例、规定、指示、通知等文件材料 长期 经营决策 JY 1、公司改革、改制、重组、并购等重大经营决策 永久 2、公司发展规划、经营战略、机构架构等文件 永久 3、公司改制工作中实施的各项方案、请示与批复、总结、报告等 永久 4、公司股东会、监事会、董事会等会议的通知、议案、决议、报告、纪要等材料 永久 5、公司年度经营情况分析会等会议材料 长期 6、公司重要的股东大会文件 永久 7、其他材料 董事会 DSH 1、年度股东大会材料，议案、决议、纪要、记录等。 永久 2、年度历次董事会决议及会议记录等。 永久 3、董事会对上级单位重大请示及有关批复。 长期 4、董事会公告、通知、决定。 长期 5、上市公司季报、年报。 长期 6、其他董事会有关材料。 工商管理 GS 1、历次工商登记变更材料。 永久 2、每个法人单位的工商执照、各类权证、章程、验资报告、审计报告、机构变更等材料。 永久 3、各法人单位历史沿革记录。 永久 4、集团公司及其下属企业与其它单位签订的资产合同、协议。 永久 5、商标材料、商标注册登记证等。 永久 6、其他有关工商管理材料。 信用管理 XY 1、公司认证、达标等活动的呈报、审批材料、合格证、资格证书等 永久 2、公司形象宣传、展览会文件 长期 3、公司获得的资质、信誉方面的证书及其他奖励 永久 4、其他材料。 知识产权管理 ZSCQ 1、公司企业标识和商标标识等方面的材料 永久 2、公司专利、其他知识产权方面的申报、证明、审批及管理方面的材料 永久 3、其他材料。 物业管理 WY 1、房屋所有权证和财产保险合同。 永久 2、办公用房租用合同。 永久 3、租用房屋面积汇总表及费用分摊表。 长期 4、商房屋物业管理的有关文件。 短期 5、其它材料。 短期 设备动力部 环境管理 HJ 1、环境保护工作的规划、制度、总结、环保责任书、统计、表彰、处罚材料。 长期 2、ISO1400系列环境认证材料。 长期 3、三废排放、治理情况、措施及监测数据。 短期 4、环保工作计划、规划、总结 长期 5、环保制度及管理办法 长期 6、环保 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 、调查、分析材料 长期 7、环境污染防、治及节能减排措施 长期 8、其他材料。 安全管理 企业安全管理考核细则加油站安全管理机构环境和安全管理程序安全管理考核细则外来器械及植入物管理 AQ 1、安全生产的制度、计划、总结、统计报表、安全责任书等材料。 长期 2、ISO18000系列职业健康安全管理认证材料。 3、公司安全工作管理规定、技术安全规范、总结、会议记录等材料 长期 4、工伤事故报告、调查分析及处理材料 永久 5、公司安全生产检查通知、简报、情况说明、整改措施等材料 长期 6、公司职工安全教育活动的材料 短期 7、公司消防安全、交通安全管理等方面的文件材料 短期 8、其他材料。 设备档案 SB 1、设备购置申请、审批、合同、协议、纪要及商检材料。 长期 2、设备管理办法、规定。 长期 3、设备规划、总结、设备运行管理文件。 长期 4、设备仪器开箱验收记录、合格证、出厂保修单、说明书、图样等随机文字材料。 长期 5、设备仪器安装调试、竣工图样、检测验收等材料。 长期 6、设备仪器保养和大修计划记录。 至设备报废 7、重大事故分析处理报告。 长期 8、设备仪器检查记录、设备改造记录和总结材料。 长期 9、设备仪器报废鉴定材料、申请、批复和处理结果。 长期 10、设备仪器技术、质量异议的处理结果材料。 长期 11、其他材料。 财务部 财务管理 CW 1、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复 永久 2、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等 长期 3、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 长期 4、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 永久 5、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 长期 6、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 长期 7、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 长期 8、其他材料 资产管理 ZC 1、银行借款合同书、借款担保书等。 长期 2、企业兼并、重组等资产运作材料。 永久 3、上级财务、税务部门对公司财务检查、税务稽查方面的通知、批复 永久 4、上级关于财务管理、财政纪律检查、税收工作规定、制度、办法、通知等 长期 5、公司关于财务管理的规定、制度、管理办法等 长期 6、公司财务年度工作计划、财务预算及编制说明、总结等材料 永久 7、公司内部财务分析、财务检查、预算情况分析等材料 长期 8、公司财务工作会议报告、总结、汇报材料等 长期 9、公司奖金调拨、贷款、资金担保的文件、合同、协议等 长期 10、资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等材料 长期 11、其他资产管理材料。 凭证类别 PZ 1、各类原始凭证 15年 2、记帐凭证 3、汇总凭证 4、会计其他凭证。 账簿类别 ZB 1、现金日记帐 25年 2、银行日记帐 15年 3、明细帐 15年 4、总帐 5、辅助帐册。 15年 6、固定资产卡 7、银行对帐单和存款金额调节表。 25年 8、磁盘和光盘（电算化）。 25年 9、其他相关账簿材料。 报表类别 BB 1、会计年报表（决算）。 永久 2、会计月、季报表。 5年 3、其他报表。 10年 审计类别 SJ 1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的指示、规定、办法、条例、通知等文件 长期 2、公司审计工作意见、审计报告及批复等文件 永久 3、公司审计工作会议记录、纪要、工作计划、报告、总结、调查材料等 长期 4、公司重要专项审计报告、批复、调查与证明材料 永久 5、一般性审计报告、批复、调查与证明材料 长期 6、其它工作活动中的审计情况报告材料 长期 其他类别 QT 1、会计档案移交清册 15年 2、会议档案保管清册、销毁清册 永久 3、银行余额调节表、银行对帐单 5年 4、工资、奖金签单 3年 5、其他材料。 人力资源部 人事管理 RS 1、上级颁发的要求公司贯彻执行的人事政策、法规性文件、规定、办法、条例、通知等 长期 2、公司制定的劳动人事方面的规章制度、报告、决定等 永久 3、公司员工职务任免、聘任的文件及人员招聘计划及离退休的通知 永久 4、公司职工名册、人事统计报表及相关资料 永久 5、公司机构设置、名称变更、印章启用与作废、人员编制等相关文件 永久 6、公司干部职工奖惩、职称评聘等文件 永久 7、公司职工人事调动、工资转移等证明材料 永久 8、公司劳动人事工作计划、总结、报表及调资方案等 长期 9、公司老干部、职工离退休、停薪留职、复转退军人安置等有关材料 永久 10、公司职工奖励、处罚相关材料，劳动合同管理、社保、医保、工伤保险、住房公积金等文件材料 永久 11、因劳动工作引起的纠纷、仲裁、调解材料 永久 12、其他人事材料 教育训练 JY 1、上级颁发的属公司应贯彻执行的文件 长期 2、公司职工培训工作计划、总结 3年 3、公司制定的培训工作制度、请示与批复等 长期 4、公司职工专业技术培训统计报表 永久 5、其他人事材料 在职档案 ZZ 干部 1．履历材料：履历表、个人简历、自传；2．鉴定、考察、考核材料；3．学位、培训和专业技术情况的材料：学历和培训证明、专业技术职务评聘、创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文等；4．政治材料：加入各党、团派的申请书、批准材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；5．奖励、处分材料：各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料；违纪、违法处分决定，查证核实报告，检查、交待材料，通报批评材料；6．工作薪水材料：工资登记表、审批表；干部任免材料，录用和聘用审批表，合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；出国、出境人员审批表；7．其他有保存价值的材料：有残疾证明材料。 永久 员工 永久 离职档案 LZ 辞职 离职审批表、申请表 短期 辞退 其他档案 QT 开除 相关证明材料 短期 自离 死亡 后勤福利 HQ 1、员工生活福利的请示和批复。 短期 2、签订的福利合同或其他合同。 长期 3、公司关于后勤福利、信访等管理方面的规章、制度等文件材料 长期 4、福利费使用的计划、报告、报表等材料 长期 5、公司关于福利费提取的标准与相关文件 长期 6、其他资料 行政部 安全保卫 BW 1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件 长期 2、公司安全保卫工作计划、总结、报告、报表等材料 长期 3、对公司及职工在安全保卫工作方面的奖惩材料及统计报表 永久 4、刑事案件的调查、审理和处置文件材料 永久 5、人防工作及民事调解工作 长期 6、其他相关材料。 交通设备 JT 1、车辆管理办法 长期 2、车辆采购申请、审批、批复 长期 3、车辆产权、保险、使用、维修记录等材料 长期 4、事故分析处理结果 长期 5、其他材料 物资管理 WZ 1、房屋资产的管理材料。 永久 2、固定资产卡片。 永久 3、公司物资分配计划 长期 4、重要物资的采购计划、审批手续、招投标合同、协议等材料 永久 5、办公设备及用品的采购计划、审批手续、招投标、采购、调拨、保险、事故等文件 长期 6、仓库管理规章制度、台帐、统计报表 长期 7、其他物资管理材料 档案管理 DA 1、公司档案工作计划、总结 长期 2、档案工作规划及规定等材料 长期 3、公司档案管理规章制度 长期 4、档案移交清单、销毁清册 永久 5、档案利用成果材料 长期 6、信息化建设发展规划 长期 7、信息化管理的规章制度 长期 8、信息化工作计划、总结 长期 9、其他档案与信息材料 审计部 法律事务 FL 1、日常经营管理活动中涉及的法律纠纷和诉讼案件的起诉、调解材料、调查材料、审判结果等。 2、其他法律事务材料 市场部 产品销售 CP 1、产品销售计划、广告宣传、总结、会议记录及纪要等 长期 2、产品销售合同、价格、协议等材料 长期 3、市场分析及用户调查材料（客户公司详细资料） 长期 4、售后服务材料 长期 5、其他管理材料 合同管理 HT 1、各类业务合同，包括商务合同、合同协议、销售合同、购销合同、外贸合同、及相关资质附件材料等。 永久 2、其他材料。 业务项目 YW 1、业务项目的研发与形成文件材料。 长期 2、业务项目的经营文件材料。 长期 3、业务项目的保障与监督文件材料。 短期 4、业务项目反馈意见。 短期 5、业务项目的鉴定与评优文件材料。 长期 6、其他材料 基建部 项目准备阶段 ZB 1、建设项目管理制度、标准、方案、办法、规定等 长期 2、征、租用地申请、报告、批复、合同、协议、说明材料等 永久 3、厂区平面图、地下管线图 永久 4、建设用地、征地、拆迁文件：用地申请报告及上级建设用地批准书，拆迁安置意见、协议、方案等，建设用地规划许可证及其附件，划拨建设用地文件，国有土地使用证，土地出让合同、土地有偿使用合同 永久 5、工程地质勘察报告，水文地质勘察报告，地震调查，自然条件，申报的规划设计条件和规划设计条件书 永久 6、初步设计图纸和说明、技术设计图纸和说明、审定设计方案通知及审查意见 长期 7、相关行政主管部门批准的文件或有关协议（环保、消防、交通、市政、白蚁防治、卫生等部门）,政府有关部门对施工单位的设计文件的审批意见 永久 8、施工图及说明、设计书等 长期 9、勘察设计、施工及工程监理招投标中标文件，施工监理委托合同等。 长期 10、勘察设计、施工及工程监理招标未中标文件。 长期 项目施工阶段 SG 11、建设项目申报文件、批复文件或计划项目表，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设项目规划许可证及其附件，建设项目开工审查表，建设项目施工许可证。 永久 12、投资许可证、审计证明、工程质量监督等资料 长期 13、建设项目管理机构、监理机构、施工管理机构及负责人名单 长期 14、项目管理规程、规范、标准、方案等 长期 15、项目投资、进度、质量管理、安全、合同等文件 长期 16、投标书、资质材料、委托授权书和投标相关文件 永久 17、合同书、合同审批文件、合同变更文件 永久 18、供水、供电、暖气、通信、排水等供应协议及原料、材料供应协议 长期 19、建筑图纸变更记录、工程质量事故处理记录、工程质量检验记录 永久 20、施工定位测量、地质勘探资料 永久 21、施工试验记录、施工记录 长期 22、工程质量事故及处理记录、竣工测量资料 永久 竣工验收记录证明、工程质量评定、竣工报告、竣工图 永久 质量监控、质量事故报告及处理意见 长期 工程设计变更、工程竣工决算审核意见书 永久 工程延期报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见 永久 其他材料。 项目竣工阶段 JG 工程竣工总结、工程概况说明 永久 竣工验收记录、证明书、竣工验收报告、备案表及报验单 永久 财务决算及交付使用财产总表和财产明细表 永久 缩微、电子档案 永久 其他材料。 项目运行阶段 YX 项目运行维护 长期 项目维护时产生的问题及处理方法 长期 项目更新改造。 永久 其他材料。 采购部 产品资料 CPZL 1、供应商报价单 短期 2、产品样本 长期 供应商资料 GYS 1、供应商资质证明资料 永久 2、供应商招标、调查、评估、考核评鉴过程记录及文件 长期 3、与供应商日常业务往来函件以及相关情况反馈 短期 其他资料 QT 1、采购需求申请以及采购计划资料（采购申请单；商务/技术附近；采购计划资金预算及执行资料；） 长期 2、采购合同签订过程资料（询价/比价/议价/定价等相关记录；招标及其他方式采购过程记录文件；） 长期 3、采购合同执行过程资料（验收证明报告/工作联系函/质疑答复/问题投诉/问题解决过程及结果；） 长期 4、采购相关会议资料（有关采购的各种会议资料，包括部门周例会/总部及区域月度会议/供应商落地会议/国内外大型展会等） 长期 检具事业部 合同资料 HT 1、产品营销合同。 永久 2、其他资料 技术协议 JS 1、产品相关技术协议。 永久 2、其他资料 技术单据 DJ 3、质量单。 永久 4、设变单。 永久 5、其他资料。 产品生产类 CPSC 一、计划阶段1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。2、其他评优材料五、认证1、认证申请、审批2、认证检测、检查报告3、认证证书4、其他认证材料 永久 生产管理 CCGL 1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。 短期 2、各类统计报表。 长期 3、生产调度工作计划、总结、报告 长期 4、生产调度会议纪要 长期 5、生产调度的职责、制度、规程 长期 6、生产活动综合分析材料。 短期 7、其他材料。 项目部 外事事务 WS 1、赴外考察、培训的邀请函、请示、批复等手段材料和有关参考材料。 长期 2、外宾接待的日程安排、记录和有关参考材料。 长期 3、出国人员的基本情况及出国从事的涉外活动说明 长期 4、公司出国人员涉外保密承诺书 长期 5、外事活动的审批文件 长期 6、出国审批手续、日程安排、考察报告等文件 长期 7、其他外事事务材料。 海格力斯 合同管理 HT 1、各类业务合同，包括维修合同、合同协议及相关资质附件材料等。 永久 2、市场分析及维修厂调查材料（客户公司详细资料） 长期 3、其他资料 维修管理 WX 1、公司内部电路、设备维修记录 长期 2、其他资料 制造管理（按课题设置代号） 科研准备阶段KYZX 1、项目的申请报告、批复、通知 长期 2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料 长期 3、科研经费申请报告及批复 长期 4、科研计划、上级批示 长期 5、实验、试验方案、考察方案、技术规程 永久 6、其他材料。 试验开发阶段SYKF 1、研究任务书 永久 2、实验、试验记录、调整和撤销的报告 永久 3、试验综合分析报告 永久 4、试验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程 永久 5、其他材料。 鉴定验收阶段JDYS 1、科研工作完成（或中断）总结 永久 2、技术分析报告、标准化审查报告 长期 3、鉴定证书、科技成果鉴定证书 永久 4、其他材料。 成果申报阶段CGSB 1、科技成果申报表、登记表及附件 永久 2、科技成果奖励申报及评审材料 永久 3、获奖证书及批件 永久 4、其他材料。 图纸管理 TZ 1、研发项目图纸原件。 永久 2、其他资料 企划部 外发公文 WF 1、为规范企业员工行为所制定的各种规章制度和工作流程。 永久 2、提供企业公关活动策划方案，报批并组织实施方案的材料。 永久 3、相关资料 收到公文 SD 1、上级机关颁发的属公司应贯彻执行的有关文件 永久 2、相关资料 会议资料 HY 1、部门内部每次会议记录 长期 2、相关资料 发展规划 GH 1、协助企业高层设定远景目标，并对远景目标进行系统的阶段性规划的材料 永久 2、拟定销售宏观政策、行销计划、报批并监督实施 永久 3、开发、整合产品，制定价格和推广方案，并对产品推广进行跟踪和检讨相关资料 永久 4、其他资料 可研报告 KY 1、进行市场调研，收集行业市场信息，研究行业发展动态，为企业高层决策提供战略资料和信息资料 长期 2、对产品生命周期、品牌建设、研究和管理的相关资料 长期 3、对促销费用和广告费用使用的跟踪、反馈及费用审核的相关资料 长期 4、负责对销售数据的收集、分析、总结、归档、备案等材料 永久 5、相关资料 合同资料 HT 1、营销推广合同 永久 2、公司内部活动涉及合同 永久 3、相关资料 研发中心 产品生产类 CPSC 一、计划阶段1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。2、其他评优材料五、认证1、认证申请、审批2、认证检测、检查报告3、认证证书4、其他认证材料 科技管理 KJGL 1、科技发展规划、计划及管理规定等 长期 2、新产品开发、科技成果管理、技术引进 长期 3、技术革新、引进新技术、技术改造等材料 长期 4、学术论文、专题报告 长期 5、技术革新评奖材料。 长期 6、专利工作文件。 永久 7、企业现代化和信息化建设、规划、计划、总结。 长期 8、档案、图书、情报工作有关材料。 短期 9、其他材料。 制造管理（按课题设置代号） 科研准备阶段KYZB 1、项目的申请报告、批复、通知 长期 2、市场调查、科研规划、可行性研究报告、技术咨询等材料 长期 3、科研经费申请报告及批复 长期 4、科研计划、上级批示 长期 5、实验、试验方案、考察方案、技术规程 永久 6、其他材料。 试验开发阶段SYKF 1、研究任务书 永久 2、实验、试验记录、调整和撤销的报告 永久 3、试验综合分析报告 永久 4、试验过程中的各类计算、检验、设计、技术说明、配方、图样、工艺流程 永久 5、其他材料。 鉴定验收阶段JDYS 1、科研工作完成（或中断）总结 永久 2、技术分析报告、标准化审查报告 长期 3、鉴定证书、科技成果鉴定证书 永久 4、其他材料。 成果申报阶段CGSB 1、科技成果申报表、登记表及附件 永久 2、科技成果奖励申报及评审材料 永久 3、获奖证书及批件 永久 4、其他材料。 信息化部 设备资料 SB 1、公司办公电脑设备资料 永久 2、公司监控仪器资料 永久 3、公司打印机、复印机设备资料 永久 4、公司打卡机设备资料 永久 5、其他资料 系统资料 XT 1、公司办公软件系统资料 永久 2、考勤打卡机、吃饭打卡机系统资料 永久 3、监控系统相关资料 永久 4、其他资料 购销合同 GX 1、办理公司网线业务等相关合同 长期 2、购买系统等相关合同 长期 3、购买企业邮箱业务等合同 长期 3、其他资料 品保部 质量管理 ZL 1、质量管理工作，质量检测工作形成的材料。 短期 2、ISO9000系列质量认证材料。 3、质量体系认证及质量控制形成的材料。 长期 4、公司质量管理工作计划、措施、总结 长期 5、质量管理制度、办法、规定 长期 6、产品质量检测、化验、试验报告、记录材料 长期 7、产品质量达标、创优证书 长期 8、质量事故分析、处理材料 长期 9、其他材料。 冷冲模具中心及各事业部轻量化模具中心及各事业部制造中心及各部落料模具事业部研发中心保利龙 生产经营计划 CSJY 1、公司中、长期生产经营计划、总结、报告及计划调整等材料 永久 2、生产经营计划任务书 长期 3、各项专业发展的年（季）度计划表 长期 4、生产技术、经济指标完成情况分析 长期 5、各部门的工作计划、总结。 短期 6、其他材料 产品生产类 CPSC 一、计划阶段1、市场调查、技术调查、考察等活动形成的报告等文件材料2、可行性研究报告、市场需要分析报告、收益预测分析报告3、技术建议书、协议书、委托书、合同4、专题分析报告、会议纪要5、其他材料二、试制阶段1、产品试验报告2、试制计划、方案、报告3、试制工艺的文件和工艺装备文件4、工艺评审报告5、试制过程的记录、化验记录及产生的其它文件6、试制质量分析报告7、试验计划、方案、规程8、试验仪器与设备9、试验原始数据与材料、试验总结报告10、试验分析报告、试验项目记录11、试验鉴定等材料（申请、批复、评价材料、会议记录）12、标准化审查报告13、鉴定验收书14、其他材料三、生产阶段1、产品研制完成报告2、产品生产许可证、合格证3、产品生产鉴定书4、投产报告、批复、通知5、生产技术规程、操作规程、安全生产规程、产品检验规范6、公司技术标准7、生产定型设计结构或配方8、工艺文件、说明书9、重大质量事故分析、处理结果10、各流程操作记录、产品检验报告14、其他材料四、评优1、产品的鉴定、评优文件材料。2、其他评优材料五、认证1、认证申请、审批2、认证检测、检查报告3、认证证书4、其他认证材料 永久 生产管理 CCGL 1、生产准备、生产组织、调度工作形成的材料。 短期 2、各类统计报表。 长期 3、生产调度工作计划、总结、报告 长期 4、生产调度会议纪要 长期 5、生产调度的职责、制度、规程 长期 6、生产活动综合分析材料。 短期 7、其他材料。 文件（合同）管理记录目录记录编号:日期： 序号 文件（合同）编号 标题 需抄送的相关部门 接收部门 原/复 接收人 备注 移交目录记录编号:日期：年月日 序号 文件（合同）编号 标题名称 页数 原/复 备注 移交单位 移交人 日期 收件单位 收件人 日期 注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案移交清单表记录编号:日期： 移交性质 □离职□调岗□归档 档案所属年度 档案类别 保管期限 数量 永久 长期 短期                                                                 合计      移交说明 移交人： 接收意见  接收人： 移交人（部门） 经办人：移交日期：年月日 接收人（部门） 经办人：接收日期：年月日 见证人：日期：年月日注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。档案目录卷宗号： 目录号： 部门：日期：年月日 案卷顺序号 立卷类目号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注 档案借阅审批单记录编号:日期：年月日 借阅部门 借阅人 借阅部门经理 使用目的 总经理 主管副总 行政部 序号 借阅内容 复印 借阅 归还日期 经办人 1 2 3 4 5 备注 档案管理流程： 相关部门/部门负责人 行政部 分管副总/总经理 配合完成监督检查工作对不符合项进行整改立卷归档整理编目鉴定执行相关档案管理制度收集资料 审核验收监督检查完成检查报告否是保管利用建立、完善档案管理制度 审核验收是否