秘书_事务管理_时间管理

事务管理有效时间管理 一天，双达公司经理办公室主任从外面出差回来，见办公室新来的冯秘书在办公桌前生闷气，便主动询问。原来刚才冯秘书被经理责骂了一通，心中很委屈。他向主任诉苦道：“经理每天都要交给我很多项工作，这项工作没完成，另一项工作又来了，搞得我不知如何是好，该先干哪项工作呢？结果，经理骂我无能。其实，我从早忙到晚，有时还加班加点，经理说我‘效率低下，瞎忙乎’，主任，你说我该如何办？” 主任应该怎样给冯秘书一个满意的答复呢办事效率的要素： 一是准确（质量），二是迅速（时间、数量）。合理安排时间：把明天必须做的工作写下来，按重要、紧急程度编上序号，并规定完成每项工作的具体时间；用精力最佳的时间干最重要的工作，把例行公事放在精力稍差的时间去做；保持时间上的“弹性”。一是时间利用要有余地，以防突发事件发生，二是注意劳逸结合，适当调节才能使工作有持久性；善于集中时间。集中时间以处理较重要、耗时最多的工作，切忌把时间分割或零散化；使一般工作案例化，固定工作 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 化。处理一般工作只要按上次处理的方法即可，固定工作要制订出标准，用规章制度约束进行。出现新问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 、新工作时，就有足够时间去做了。学习重点如何跨越时间陷阱运用时间表进行管理编制并管理本人和上司的工作日志1.要事第一 ABCD法则 办事的优先次序2.以终为始 是必须要做的吗？ 不完成会怎样？ 是自己想要的吗？ 和目标直接相关吗？ 回报及收益高吗？3.学会说“NO！”1.耐心倾听2.如无法当场决定则要告诉他你要考虑多长3显示慎重.4.表情应和颜悦色5.态度坚定3.学会说“NO！”（续）6.指出拒绝的理由7.拒绝的是请托而不是他8.如有可能为他提供其他可行途径9.切忌透过第三者来拒绝4.如何对付不速之客1.不要采行无条件的‘门户开放政策’2.授权秘书对约会事宜作初步之安排3.授权秘书甄别并拦截来客。4.规定接见部属之时间。4.如何对付不速之客（续）6.在办公室外接见外界不速之客。7.站立会客。8.让秘书控制会谈时间。限时面谈。10.宁可提早上班，但不要延迟下班。11.定期与部属会面。5．如何减少冗长会议 会议前 会议中 会议后6．办公桌上的“5S”运动 整理废纸篓的作用 文件存档系统 “各就各位”的摆置 集中精力做一件事 不要总是重复处理同一文件 不要为了表面的整洁而塞入一处 下班前的清理 整理整顿清扫清洁修养四、时间管理矩阵图不紧急紧急重要不重要ABCD五、时间管理的工具工作中,有哪些工具可以用来管理时间?1、时间表2、闹钟3、效率手册4、商务通5、值班表时间表有哪些种类呢？（电子表格） 年度 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 表 月度计划表 季度计划表 周计划表 日程表 工作日志（1）年预定表。组织在每年度例行的主要业务活动，及有关活动事项一览表，所记载的活动事项有法定节假日、组织全员大会等.。 （2）月预定表、周预定表、日预定表。 月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划。 周预定表是一个月预定计划中的一周计划，比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。日程安排表编制日程表时应注意以下事项：1、注意轻重缓急2、预约3、留有余地4、内外兼顾5、行踪保密6、提高效率7、领导同意工作条理性训练周一上班,行政助理小李需要完成以下工作:1、给某客户打电话，与对方联系自己的领导下周四将与他约会的事宜；2、为下午部门经理会议复印所要讨论的报告及会议日程表，每人一份（8人，每份10页）3、向人资部门写报告，申请今年的休假。4、复印一份将给某客户的答复信以备存，原件邮寄给对方5、拆封、分类和传递今天收到的邮件6布置下午要使用的会议室，准备茶水和咖啡7、为上司预定周末去天津的火车票8、将财务部新发的办公经费报销规定复印一份备存，原件放置文件传阅夹中给部门同事传阅9、做这些事的同时，他还接待了3位访客，接了数个电话他迅速地开始工作，弄得手忙脚乱，临近下班时间，仍有部分工作没有完成。你帮他出出主意，该如何处理这种情况？编制时间表的注意事项 1、尽可能归为一页，并标出时间段 2、表内包括日期、时间、活动内容、地点、备注等 3、当计划变动时，应及时变更计划表 4、认真细致、主动沟通、留有余地 5、领导一份、本人留存一份 6、用简明的文字将信息填入表格，包括内容等实战演练 2006年6月5日（下周三）公司总部副总裁王明一行五人将来我公司视察。视察内容包括：听本公司领导叙职（上午9：00-11：00在公司主楼第二会议室）中午11：30-12：30在公司宾馆餐厅海王星厅就餐，我公司陪同人员有我公司经理、副总经理（共二人）、办公室主任、公关部部长，经理秘书纪颖，共6人；出席本公司科技人员获国家科技奖表彰大会（15：20—16：20在本公司礼堂举行，下午13：30—15：00）；检查实验大楼的建设情况（15：20—16：20在工地现场）；晚餐在17：00—19：00举行（地点同中午）。请列出工作日志。管理日志星期三工作日志的管理（秘书个人） 1、提前了解上司工作和活动的信息，并填入日志，第二天一早再次确认 2、填写的信息要清楚、方便阅读，保持日志整洁，可用彩笔做记号 3、信息完整，标明活动的时间、地点、姓名、联络等。 4、及时更新，并告知上司变化。 5、提醒上司执行计划。2、工作日志填写的信息内容（秘书）上司的各项活动需要秘书协助的准备的事宜： 发言稿 退伍军人八一发言稿高一年级家长会发言稿初中数学经验交流发言稿二年级开学家长会发言稿二年级家长会数学发言稿 、会议议程、订机票；草拟的合同和订餐上司交办的工作：签字仪式联系地点、媒体自己职责中应做的工作、活动：工作总结、参加值班1、工作日志填写的信息内容（上司个人）上司参加的内部会议、活动情况：记清时间、地点、内容接待人员：来访者的姓名、单位、时间上司参加的外部会议和活动：时间、地点、细节、对方的联络方式上司的个人安排：看病等上司私人的信息：亲属的生日，并提醒实战演练 完成P148的工作实务题3工作日志2006年4月15日星期三工作日志2005年4月15日星期三秘书实务题天地公司销售部经理第三季度会议较多,七月的前两周要在上海开会;八月的第二周要去香港参加5天会议;每月的最后一个星期五上午是销售部固定的部门会议;八月最后一个星期三要参加公司的办公会议,七月的第三周星期二要在公司开销售会议,传达上海会议精神,八月第一周的星期一还要面试三个营销员;九月的前两周希望安排休假请你帮助天地公司的秘书钟苗,为她的上司制定一份会议时间表第二季度会议时间表（2005.7—9）实务题 请同学们帮钟苗起草一份周时间表。表内内容可虚拟钟苗现在把周安排表列出来了，看，就这么简单周 工作计划 幼儿园家访工作计划关于小学学校工作计划班级工作计划中职财务部门工作计划下载关于学校后勤工作计划 表年月日制表人：钟苗约会安排安排约会时的注意事项：1、周未或节假日时不安排约会2、周一早晨或周五下午少安排约会3、上司出差刚回，避免马上安排约会4、上司出门前，再次确认约会是否有变更5、约会时，务必弄清所有相关信息谢谢！电子工作日志学会使用Outlook对时间进行管理 秘书办公室： 钟苗正在忙着安排下周的会议事宜,这时电话响了…… 孙总：“钟苗，我下周事太多，帮我列个表出来，而且要具体到每天；另外，到五一虽然还有一段时间，你先列一个五一七天值班表出来，也好让大家提前有个准备。”实训题 帮钟苗编写一份“五一”七天值班表。 要求：1，值班人员中要有负责人和具体值班人；人员姓名自拟； 2，值班地点标明清楚。 3，值班时间必须是全天的，要清楚明白，一目了然。 4，简单写明值班内容，结合该公司性质自拟。 3，值班工作与值班表 （1）值班工作内容：电话、接待、值班日记记录，要尽量详细；信息传递，既将重要或需紧急处理的信息向有关人员通报。 （2）值班工作制度：岗位责任制度、交接班制度、信息处理制度、保密制度。 （3）编制值班表 值班人员：负责人或带班人； 值班人；替班人。值班时间：值班的期限和具体值班时间。值班地点：应写清指定地点。值班内容：应简单标明。 （4）值班工作注意事项 不能间断，必须保持其连续性； 值班表编制完成后应与相关人员协商并报主管领导审定后执行。值班日志表人员值班安排表