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中国国门时报 ( 中国出入境检验疫报 ) / 2 0 0 2年 / 0 2月 / 2 8日 / 第0 0 4版 /
认证认可
如何保证内部审核的质量
孙昭友
内部质量审核 ( 以下简称 � 内部审核� ) 是质量管理体系中一个极其重要的过程。然而
这样一个至关重要的 � 要素�或 � 要求� , 在为数不少的被审核组织中的实施情况却不容乐
观, 有的甚至流于形式, 从而致使内部审核未能发挥其应有的重要功能和作用。本文试结合
上述问题, 就如何确保内部审核的质量谈一点看法和意见。
1 . 关于内部审核的频次
虽然1 9 9 4版�
标准
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�并未对内部审核的频次作明确的要求, 2 0 0 0版 �标准�也
只是很原则地
规定
关于下班后关闭电源的规定党章中关于入党时间的规定公务员考核规定下载规定办法文件下载宁波关于闷顶的规定
� 按策划的时间间隔进行内部审核� , 但是通常均会在其相应的质量体系
文件中对内部审核的频次或时间间隔作出具体的规定。据笔者的审核经历, 内部审核的频次
每年至少应确保进行两次。实践证明这一时间间隔是较为适宜的。因为, 这样不仅可对其有
效性、适宜性作一阶段性的综合评价, 并能对在审核中发现的不符合现象及时采取纠正预防
措施, 并可在半年后及时验证上次内审后采取的纠正预防措施的有效性。
2 . 关于内部审核日程安排的策划
目前, 内部审核日程安排方式一般分为 � 集中�与 � 分期�两种。前者是在相对集中的
时间内 ( 一般不超过一周 ) 对各职能部门进行一次全面的审核, 对体系的有效性作出综合评
价, 这是目前较为普遍采用的方式。而有些规模较大, 职能部门较多, 或生产服务活动安排
上有特殊性及职能部门负责人难以集中的组织则采用 � 分期�进行的方式, 即在一相对较长
的时间段内分期、分批地对各职能部门进行审核, 然后对体系的有效性作出综合评价。这两
种方式都是可行的。但是采用 � 分期�审核的方式时, 审核的时间段不宜过长, 应在一个月
内完成为宜。
3 . 关于内部审核资料的准备及审核记录
现在许多组织在内部审核前按照咨询人员的指导, 大多事前编制好�审核检查表� , 将
拟检查的内容及
方法
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打印在�检查表�中。这对于审核经验不甚丰富的内审员来说不失为一
种有效的辅助方法, 它可避免审核时的忙乱和遗漏。但是审核中发现有些内审员往往一字不
动地照本宣科, 机械地照事前拟制的内容提问、查资料和记录, 不能根据现场的实际情况灵
活运用, 无法达到预期的审核目的。
内部审核记录是内审员最终阐明审核结果及证明完成审核活动的证据文件, 也是可为内
审的输出, 诸如�不符合项
报告
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�、�审核报告�等提供追溯的文件, 同时也是验证纠正预
防措施的证据。因此内审员应详细、具体、认真地做好现场审核的记录。但是笔者审核中发
现, 内审记录十分简单、笼统、模糊的不在少数, 有的只记有 � 有�、 � 无�或 � 是�、 �
不是�等极简单的结论。特别是对发现的不符合现象缺乏翔实的记录, 因而在开具�不符合
项报告 �时无法作准确、详细的描述, 缺乏针对性, 给相关部门采取有效的纠正预防措施带
来困难。
4、关于内部审核报告
内部审核是对质量体系的有效性、适宜性进行自我鉴定及诊断的重要手段, 是管理评审
极其重要的输入信息和最高管理者对组织的质量体系作出准确评价并采取相应决策的最重要
依据。而这一切均要在审核最终形成的�内部审核报告�中予以体现。因此, 内审员在编撰
�内审报告�时必须在汇总、分析、归纳全部审核记录及出具的 �不符合项报告�、�观察
项报告 �等审核
材料
关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料
的基础上, 对组织的质量体系的运行现状及有效性作出综合评价, 对发
现的不符合现象作统计分析, 指出存在的主要问题, 并提出纠正预防和改进的建议。然而笔
者在审核中经常发现被审核方的�内部审核报告�用去大量的篇幅记述了在�审核计划�及
审核记录中已详细描述和记载的内容。恰恰缺乏对审核结果的综合分析和评价, 更鲜见有具
体的改进建议。
因此, 为了保证和逐步提高质量管理体系的运行质量和认证质量, 无论是被审核方, 还
是咨询机构、认证机构都必须进一步加强对内部审核重要性的认识, 确保内部审核在建立、
运行、改进质量体系中的监测作用。
浙公网安备 33021202002483