文件归档步骤

文件归档 步骤 新产品开发流程的步骤课题研究的五个步骤成本核算步骤微型课题研究步骤数控铣床操作步骤 根据以往经验，我把档案整理工作归结为四大步： 一、收集：根据《归档文件整理规则》，需要明确归档文件 材料 关于××同志的政审材料调查表环保先进个人材料国家普通话测试材料农民专业合作社注销四查四问剖析材料 与不归档文件材料具体范围，即对文件材料的归档价值进行鉴定。说白了就是摸清家底儿。 二、整理：依次为装订、分类、排列、编号、编目、装盒六步。对档案的具体保管期限进行准确鉴定。 三、排架：方便日后的利用、销毁。 四、编写归档文件整理说明。 通过一周的工作，我只是接触到了一小部分[上级机关发文、集团对我公司的发文、同级单位的文件（销售合同）三种]，现在具体分析此类文件的归档步骤： 一、收集。首先，确定应归档部分：（1）集团下发的我公司需要贯彻执行的上级机关文件。（2）集团下发的针对我公司主营业务需要贯彻执行的文件。（3）省级或以上领导到我公司进行业务活动所形成的文件。（4）上级机关和集团下发的文件性刊物，如信息通报等。（5）协助上级机关和集团编写的会议或者活动稿件（包括修订稿）。（6）集团对我公司请示所做的批复。（7）向集团公司所做的报表及一般性行文和根据部份事务性通知所做的业务报表。（8）集团对本公司的人事任免等形成的文件。（9）与业务伙伴签定的销售合同。其次，确定不应归档部分：（1）集团各类会议性与部份会议性通知。（2）上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等。（3）党政机关的非法规性的一般文件，上级不相隶属的机关不需办理的文件、抄件，这些不属归档范围，不应归档。 二、整理。此步骤意义：一是归档文件编号后，能方便排架管理；二是归档案文件经分类、编号后，能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计；三是归档文件划分保管期限后，档案的鉴定、销毁工作更加方便；四是归档文件装订、装盒后，能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到档案文件材料中，从而能对档案进行较好的保护；五是归档文件分类、编号后，在利用档案时，档案的存取更加方便。整理方式：应选择分散整理，即由文书处理和业务部门分别整理各自形成的归档文件。整理时间：最好采用随办随归方式，减少由于平时的大意而导致年底工作的累积。具体步骤为： 首先，装订：（1）装订前的处理工作为拆除金属物、修裱破损文件、复制褪变文件、折叠超幅面纸张）；（2）归档文件应按件装订。一般每份文件为一件，正本与定稿一般为一件，正文与附文一般为一件，原件与复制件为一件。转发文与被转发文为一件，请示与批复为一件，内容反映多个单位的报表、名册、图册等由于它们的内容相对完整，按其本来的装订方式，一册（本）为一件。当请示没有复文时，视其是否有处理结果，如有处理结果，在发文用纸或收文纸上注明，将请示作为一件，如没有处理结果，不必存档；装订时文件排序：装订时，正本在前，定稿在后、正文在前，附件在后、原件在前，复制件在后、转发文在前，被转发文在后、请示与复文作为一件时，复文在前，请示在后。 其次，分类：（1）根据一周对文件的整理、熟悉和分析，建议采用年度—机构—保管期限法，即先把同一年限的文归集一起，后分出按部门归集，最后确定保管期限，这种方法适用于单位较大、内设机构较稳定、归档文件数量较多的立档单位；优点是按这种分类方法排列档案时，档案柜架不必留空位，避免库房的倒架，一般单位可采用此方法；（2）重点说一下保管期限确定，分为永久与定期保管两类（30年、10年）。永久保管包括：本机关关于重要问题的请示与集团的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；集团下发的我公司需要贯彻执行的上级机关文件；集团下发的针对我公司主营业务需要贯彻执行的文件；省级或以上领导到我公司进行业务活动所形成的文件；上级机关和集团下发的文件性刊物，如信息通报等；与业务伙伴签定的销售合同。定期保管包括：向集团公司所做的报表及一般性行文和根据部份事务性通知所做的业务报表；集团对本公司的人事任免等形成的文件。 再次，排列：此步骤就是将分好的文件按照规则依次排好。 第四，编号：归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设全宗号、年度、保管期限、件号等必备项，并可设置机构(问题)等选择项；（1）如归档文件有发文签发单或收文处理单（有领导实质性意见时，收文单才归档），可放在这份归档文件的首页，并在其上盖归档章，以保护档案原件，归档章填写应用碳素墨水、蓝黑墨水或印泥油、原子印油。全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。（2）年度：文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2006。（3）保管期限：归档文件保管期限的简称或代码。（4）件号：文件的排列顺序号。件号包括室编件号和馆编件号，分别在归档文件整理和档案移交进馆时编制。（5）室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。如某单位归档文件按“年度—机构—保管期限”分类，其最后一级类目为保管期限，则在同一年度、同一机构内，按归档文件排列顺序，先编永久保管期限的归档文件件号（从1至N），再编长期保管期限的（从1至N）。馆编件号按进馆要求标注。在编号时不应考虑分盒问题，即装盒后最低一级类目中各盒内的文件编号是连续的，如第一盒从1---20号，第2盒从21号开始编起。机构(问题)：作为分类方案类目的机构(问题)名称或规范化简称。（6）归档章式样如下： (全宗号) (年度) (室编件号) *(机构或问题) (保管期限) （馆编件号） 第五，编目：归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。（1）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目（2）归档文件目录 图示如下： 件 号 责任者 文号 题名 日期 页 数 备注 1 一商宇洁综合办公室 2009 0405 （3）归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面可以视需要设置全称、年度、保管期限、机构(问题)等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。为了更好地保护手工目录检索工具，最好使用牛皮纸做归档文件目录封面。 最后，纸盒：（1）将归档文件按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。（2）备考表，备考表置于盒内文件之后，项目包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期。（3）档案盒脊式样如下：   全宗号 年度 保管期限 机构 起止件号 室 馆 盒号   三、排架。年度―机构－保管期限排架法如下： 永久 长期 短期 永久 长期 短期 永久 长期 短期 上级机关 集团财务部 业务伙伴 2009年度 四、编写归档文件整理说明。（1）立档单位基本情况。具体内容有立档单位的名称、成立时间、职能范围、隶属关系，内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等；（2）归档文件情况。具体内容有：归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数，本单位重大活动形成的文件材料归档情况，有无复制件等情况，各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况，本单位未办理完毕的重要文件材料情况；（3）归档文件整理情况。主要内容有：归档文件整理的组织形式及分工情况，归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况，选择的分类方案、排列、编号方法，重要归档文件的状况等。 以上是我个人对单位归档整理的建议，总之，随收随归，并加以各种管理台帐的多多记载，做得整齐划一而且存取方便。由于还未理清楚公司所有的文件，因此只列出看到过的，并日后加以完善。 张明 二○一○年四月十六日 PAGE 1