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系列 编号：FS-ZD-04015内部管理制度系列深圳万科质量记录控制程序（
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、完整、实用、可修改） 深圳万科质量记录控制程序ShenzhenVankeQualityRecordControlProcedure说明：为规范化、制度化和统一化作业行为，使人员管理工作有章可循，提高工作效率和责任感、归属感，特此编写。 深圳VK物业公司程序文件 ――质量记录控制程序 1.目的 对质量记录的标识、收集、整理、编目、借阅、归档、存储、防护、处理、检查等操作提供指引。 2.范围 适用于各部门对质量记录的管理。 3.职责 3.1品质管理部负责编制及修订《质量记录表格一览表》，监督、检查各部门质量记录控制情况。 3.2各部门文件管理员负责质量记录的管理。 3.3各部门经理负责安排处理过期的质量记录。 4.定义 4.1各部门质量记录包括各类文稿、电脑打印稿、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片、各类凭据等。 4.2各部门质量记录包括一切与服务质量有关的记录，如人员资格证书和培训记录、供方的有关合同、
协议
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书和资格证明、各类现场工作记录、闭路监控系统录像带、顾客来信等。 5
方法
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和过程控制 5.1现场质量记录的管理 5.1.1现场的质量记录应装在文件夹中，在文件夹上标明记录名称，并在文件夹内附上封面，以对质量记录妥善保存。 5.1.2现场质量记录应字迹清晰，无污损或破损等现象。各管理人员主办/主管、班长等应负责对现场的质量记录进行检查，并视情况于每月初将现场已填写完毕的质量记录收集整理后，送至部门文件管理员处存档。 5.1.3各部门文件管理员应检查部门各岗位使用的记录表格的有效性，防止过期表格的误用，并对已失效的表格即时进行作废处理。 5.2已收集的质量记录的管理 5.2.1对已收集的质量记录，文件管理员应按照不同岗位、专业的类别进行排序，确保序号的连续性(有断号的需注明)，并对已收集的质量记录，进行合理地编目、标识，以便于质量记录的查找和检索。 5.2.2各部门结合部门的实际情况，对已收集的质量记录进行归档。一般可按月/季/年度定期将质量记录归档，但须于首日后进行。对于数量较少或延续性强的质量记录，每年归档一次，于每年一月份进行;对于数量较多或延续性不强的质量记录，每月或每季归档一次，于下月或下季15日前进行。 5.2.3如质量记录是传真件，应复印后保存复印件。如质量记录破损，应即时修补。 5.3已归档质量记录的管理 5.3.1各部门应安排适当的地点对已归档的质量记录进行存放，并标识质量记录的名称、产生的时间段、保存期限和存档人。并按案卷号在《文件资料存储清单》上进行登记。 5.3.2质量记录的保管应注意防潮、防火、防虫蛀、鼠害。 5.4质量记录的借阅 各部门质量记录的借阅由文件管理员负责。借阅质量记录须在《借阅登记表》上登记，经部门经理批准方可借出。借出的质量记录由文件管理员负责跟进，并及时收回归档。 5.5质量记录的报废 各部门参照品质管理部制定的《质量记录表格一览表》确定质量记录的保存期限。超过保存期限的质量记录可填写《质量记录报废
申请表
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》并经部门经理批准后作报废处理。 闭路监控系统录像带的保存期限至少为一个月。 5.6质量记录的检查 每次质量体系文件全面修改后，品质管理部须对各部门质量记录进行检查，重点抽查当次更改的质量记录，并将检查情况记录在《质量记录检查记录表》上。对质量体系文件更改量较小时，可将质量记录检查纳入内审中一并检查。 6.支持性文件 VKWY4.2.4-Z01-01《质量记录表格一览表》 7.质量记录表格 VKWY4.2.4-Z01-F1《质量记录报废申请表》 VKWY4.2.4-Z01-F2《质量记录检查记录表》 VKWY4.2.3-Z01-F5《借阅登记表》 VKWY4.2.3-Z02-F1《文件资料存储清单》Foonshion图文设计有限公司FonshionDesignCo.,Ltd第2页/共2页
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