海螺水泥IC卡销售发运系统管理办法（试行稿2）

海螺水泥IC卡销售发运系统管理办法（试行稿2） 安徽海螺水泥股份有限公司IC卡销售发运 信息系统管理办法 ,试行稿, 第一章 总 则 第一条 为加强公司销售发运信息系统,以下简称“销发系统”,的管理～规范销发系统的使用、运行、维护～明确销售、财务、发运、办公室等各部门职责～充分体现“三权分立、相互制衡”的销售发货管理思想～按照公司内控管理体系要求～规范销售发货流程～结合《销售发运信息系统管理办法》,第三稿,、《水泥、熟料出厂管理办法》、《销发系统IC卡应用管理办法(推荐稿)》～明确销售、收款、发货、日常检查等各环节工作重点～防范经营风险～特制订本办法。 第二条 子公司主要负责人为销发系统规范、安全运行第一责任人。各相关职能部门主要负责人为本部门销发系统规范操作的第一责任人～负责组织本部门根据本办法～认真做好销发系统的日常运行与维护～监督销发系统各岗位人员的工作职责履行～规范发货管理～防范经营风险。 第三条 本办法适用于安徽海螺水泥股份有限公司及下属子,分,公司IC卡销售发运业务管理。 第二章 职责范围与上岗 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 第四条 各岗位上岗标准 销发系统涉及销售、财务、发运、门卫、系统管理员等岗位。公司按照思想素质优、职业道德高、业务技能好、原则性与执行力强的标准选聘相关岗位人员～经销售部、财务部、集团自动化所组 - 1 - 织或委托区域、子公司培训考试合格后上岗。对销发系统在岗操作人员每年一季度实行年审～对未通过的在一个月内进行二次培训～经复核通过后方可上岗。公司对门卫、司磅员、现场发货员等岗位人员每季度进行轮班或者换岗。 1、销售开票人员上岗要求:熟悉公司有关销售、财务管理制度～掌握公司销发系统管理要求～熟练运用计算机进行客户 计划 项目进度计划表范例计划下载计划下载计划下载课程教学计划下载 单开具、合并、关闭～IC卡客户开户、挂失、恢复、注销、密码臵换～销售发票开具、录入以及相关销售数据查询等操作。协调运输车,船,秩序,负责特殊情况下的手工发货及数据补录～对计划单开具的准确性负责。 2、财务销售会计上岗要求:了解公司有关销售管理制度～熟知公司财务管理制度和财务专业知识～掌握公司销发系统管理相关要求～熟练运用计算机进行客户资金录入与核对、销售计划单与发票审核、收取IC卡工本费,审核IC卡客户的注销手续,负责特殊情况下手工发货的数据补录审核～对客户资金收取和录入的准确性负责。 3、装运人员上岗要求:了解公司有关销售管理制度～掌握公司销发系统管理相关要求～熟悉公司发运环节和程序～熟练运用计算机进行发货单的开具与审核及散罐车皮重、空车出厂、装载量验证～熟知散装车皮重波动大、空车出厂、装载量不正常的处理程序和措施～负责IC卡发货客户的计划单合并、IC卡挂失和冻结发货操作。 4、门卫上岗要求:了解公司有关销售发运管理制度～掌握销发系统管理相关要求～熟练运用计算机进行出门证核查～并熟知车辆超时出厂、散罐车皮重波动大、空车出厂、装载量不 - 2 - 正常的处理程序、措施。 5、系统管理员上岗要求:了解公司有关销售、财务和发运管理制度,熟悉公司产品销售发货、开票结算、水泥发运流程～熟练掌握计算机知识、销发系统各模块功能、销发系统应用管理软件操作～能够解决销发系统运行过程中出现的各类问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 。系统管理员选聘须由公司推荐～经集团自动化所考核合格后方可上岗～系统管理员原则上不能为销售或财务人员。 各岗位具体操作流程和 注意事项 软件开发合同注意事项软件销售合同注意事项电梯维保合同注意事项软件销售合同注意事项员工离职注意事项 详见销发系统“帮助”功能模块。 第三章:客户开户管理 第五条 客户开户须向公司提供开户资质材料～其中个人开户需提供本人身份证原件及复印件一份～单位开户须提供单位最新年检的加盖单位公章的企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证的副本复印件～以及加盖公章和法人章的单位委托人身份证复印件。开具增值税专用发票客户还须提供一般纳税人资格证明材料。 第六条 客户申请开户时～销售部门需核实客户资质情况后方可办理开户手续～如是他人提货～非IC卡发货客户须同时办理《销售业务办理委托函》,附件1,～申请办理IC卡发货业务的客户～须提示其认真阅读了解《海螺水泥销发系统IC卡应用管理章程》,附件2,～按照指定格式填写IC卡领用申请表,附件3～附件4,～同时签订《海螺水泥销发系统IC卡领用合约》,附件5,。 第七条 IC卡客户或其委托经办人申请办理IC卡发货业务～须向公司财务处交纳IC卡10元/张的工本费用～由财务部门开具收款收据～销售处IC卡管理员,结合子公司实际确定,凭收款收据制作IC卡～并督促客户及时修改IC卡密码～做好领用台账登记工作 - 3 - ,附件6,。 第八条 如IC卡客户或其委托经办人在领取IC卡后因故需重臵密码～须凭客户出具的书面委托函到销售部门办理密码修改重臵手续～经销售部门负责人审核后～由IC卡管理员负责办理密码重臵手续,附件7,。如客户或其委托经办人不慎遗失IC卡～须本人或其委托人凭有效身份证明材料、委托办理函件到销售开票大厅办理挂失手续～特殊情况下～可在第一时间向发运工段当班磅房人员办理IC卡电话或现场挂失～当班磅房人员在做好IC卡挂失录音电话信息留存和台账登记后～对相应IC卡进行冻结发货功能操作,附件8,。 自挂失之日起3个月内IC卡重新找到～客户或其委托经办人凭书面申请函到销售部门办理恢复申请,附件9,～如客户或其委托经办人提出重新办理新的IC卡～按照开通及发放IC卡流程进行。客户自IC卡挂失之日起～3个月内未到公司办理挂失IC卡发货功能恢复手续～公司对客户所挂失IC卡进行注销,附件10,,客户如在公司账户内连续一年资金为零～公司将对该客户所有IC卡进行注销。,附件10,。 第九条 非IC卡客户或其委托经办人～如不甚遗失计划单或下次提货联须申请补办的～由申请人或其委托人凭有效身份证明材料及委托办理函件至销售处办理计划单遗失补办申请手续～经财务处会签同意后予以办理,附件11,。 第四章 资金录入及审核管理 第十条 资金录入 财务销售会计必须逐笔、准确地录入资金～子公司财务部 - 4 - 门须明确资金审核人员～加强对资金录入情况的审核～以防范资金风险。 1、客户以现金方式支付货款～在存入公司帐户后～财务人员对资金到帐情况进行核查～确认货款已入公司帐户～财务销售会计方可在销发系统中录入资金～销售人员严禁直接收取现金。 2、客户以银行汇票、银行承兑汇票、银行本票方式支付货款～财务销售会计应在收到原件并审核票据要素填写齐全、规范、清晰后方可录入资金。特殊情况下～销售人员不能及时将银行承兑汇票送回公司的～销售处须出具书面情况说明货款的金额、票号、支付方式、支付日期及收取人后～经公司销售处负责人、公司分管领导签字后方可凭传真件进行资金录入～同时销售会计填写《银行承兑汇票传真件登记记录》,附件12,～留存核查～原件10天内收回。如销售人员提出对银行承兑汇票进行核查的要求～财务处应通过银行进行查询～并取得银行回复后方可给予发货。 票据原件原则上由客户自行送到公司财务处～特殊情况下由销售人员传递的～要求销售人员10天内送回公司财务处。财务处若在规定的时间内未收到票据原件～或收到票据原件后经与销售处的书面说明情况认真核对后发现有不一致的～应立即报公司主要负责人进行处理。 3、客户以支票方式支付货款～销售部门应对客户进行分类管理～对于首次发运或者出现不良信用记录的客户～要在确认货款到帐后方可在销发系统中录入资金～防止收取空头支票,对于长期操作且信誉较好的重要客户～经销售部门负责人、公司分管领导签字后方可在销发系统中录入资金。子公司设有驻外市场部的～驻外市场部须将所收取银行支票在一日内送交子公司财务部门～财务部 - 5 - 门必须在收到支票的一个工作日内将支票送交银行进帐。 4、客户以电汇方式支付货款～原则上财务部门须确认收到电汇货款后方可录入资金。特殊情况下～对连续采购、资信较好的老客户～须要求客户将电汇单传真到销售部门～经销售部门负责人、公司分管领导签字确认后方可录入资金～销售会计应及时向银行查询货款进帐情况～并填写《客户电汇到帐情况跟踪查询表》,附件13,。 5、有统销客户发货的子公司～货款支付到股份公司帐户的～在收到经股份公司销售部、财务部会签的《商品发运通知单》后～根据商品发运通知单发货,货款支付到子公司帐户的～在收到经股份公司销售部、财务部会签的《商品发运通知单》后～子公司确认资金到帐后进行资金录入。 6、对客户以银行承兑汇票支付货款的业务～原则上客户需根据支付的承兑汇票期限承担贴息费用～具体贴息费用根据子公司当期的销售政策而定。 对依据银行承兑汇票承兑期限采用加价方式开具的计划单～当销售价格调整时～需将原计划单关闭～仍以原加价幅度开具新计划单,不足整数吨位的货款余额～可视为现金处理。 客户以不同的货款方式付款发货～月度返还款原则上以对应的货款方式结转货款并开具计划单。如根据销售需要～需改变承兑贴息及返还款结转方式～须报区域委员会批准、销售部、财务部备案后执行。 7、以上资金经财务销售会计审核确认～应立即在销发系统中录入～财务人员在收到银行进帐回单,加盖“转讫章”或“办讫章”,后的一个工作日内进行帐务处理～以确保资金吻合。 第十一条 资金审核 - 6 - 1、销售人员对银行电汇客户的资金到帐情况进行跟踪～并向公司财务部门进行查询～财务部门应根据销售处要求～对银行支票、银行汇票、银行电汇货款超过2个工作日仍未到帐的～以书面形式通知销售部门～由销售部门联系客户查询货款支付情况～以防止出现资金风险。 2、财务部门须安排人员每日对昨日当班销售会计录入资金,包括以传真件发货的资金录入,进行逐笔审核～重点审核资金金额、客户名称、票据类型、付款日期～审核工作日清日结。如票据原件到达财务的日期较发运日期滞后～则财务部门应做好相关记录～凭相关证明材料将客户支付资金情况在发运当日录入销发系统～在银行承兑汇票原件到达后或银行汇票进帐后不晚于一个工作日内录入财务帐务系统～确保月度两帐入帐资金一致～有关记录及证明材料必须妥善保管～作为入帐凭证附后～否则将追究相关人员责任。 3、财务负责人每周不少于一次对销发系统与财务账务系统有关资金情况的一致性、准确性以及销发系统资金审核情况进行核查～形成书面核查记录。如核查中发现资金风险问题～应立即向公司主要负责人汇报～如涉及违规操作～按违纪论处。 第五章 销售计划单开具及审核管理 第十二条 销售计划单的开具 1、公司的销售方式分为地销和统销～地销指各基地和粉磨站地销处的水泥、熟料销售,统销指各市场部、上海销售公司、上海国贸公司、出口、粉磨站代销和发往粉磨站熟料等～应录为“统销”方式的～不得录为“地销”。 2、销售部门应对照编码表将各子公司地销统一录为“×× - 7 - 销售处”～统销部门对照录为“××市场部”、“××海螺代销”、“上海销售公司”、“上海国贸公司”、“发粉磨站熟料”、“出口水泥”、“出口熟料”等。 3、销售开票员须确认客户在销发系统中有足够的资金余额后～方可开具销售计划单～开具时要认真、仔细地输入客户申请提货的数量、价格、品种信息～录入完成后必须进行复核～检查计划单的准确性～其中地销IC卡客户计划单直接在系统内确认生成即可。 对做到位价、离岸价等,含中转业务的,～开具计划单须将出厂价和中间费用分开录入系统～确保公司价格水平真实反映,地销要求计划单价格与实际结算价格一致～统销要求计划单价格与销售部下发的统销发运/结算通知单价格一致,,对出口业务～销售开票员须根据子公司财务部门提供的离岸价或出厂价,开具销售计划单。 第十三条 销售计划单的审核 1、销售处须对销售开票员录入的计划单必须在次日进行检查～形成部门负责人计划单日审查台帐,附件17,～确认、品种、数量、价格等信息～确保计划单准确。 2、财务销售会计在审核销售计划单时～必须对照公司的价格执行通知及合同～认真审核品种、价格、数量、资金～不使错误的计划单得到确认通过。 3、经财务审核的销售纸质计划单～须及时交于客户～在传递至客户时～须让客户,或指定的经办人,签收。 第十四条 销售计划单的关单 1、因公司调价须对IC卡客户进行计划关单时～财务处凭销售 - 8 - 处出具的书面调价通知单进行相应操作～如因IC卡客户换品种、吨位变化等须进行关单操作的～须让客户填写《IC卡客户销售计划单关闭申请表》,附件18,～经销售处、财务处会签后进行关单操作。 2、销售开票员对非IC卡发货客户进行关单操作前必须取得销售部门负责人的同意后方可。 第六章 发运管理 第十五条 装运开票人员根据客户销售计划单余额和客户提货要求开具发货单。原则上提货时必须出具客户计划单～特殊情况下提货人无计划单时须出具经客户和提货人双方签字,盖章,确认的运输委托函,格式见附表三,～运输委托函须注明客户名称、计划单号、提货车辆、品种、有效期等内容～经销售部门经办人员及负责人签字～装运人员根据委托函开具发货单。装运部门对于客户出具的委托函须按自然顺序编号、登记台帐～每天整理～每月对到期的运输委托函交办公室存档～并将相关信息及时向销售部门反馈～以便联系客户及时办理好运输委托函的补充手续。 装运开票人员开具发货单时～须认真、仔细核对销售计划单/运输委托函～确认客户提货信息,品种、车号、数量等,～原则上不得作废发货单～特殊情况下作废发货单时～须建立发货单作废台帐,格式见附表四,～注明作废原因～经装运部门当班班长或当班调度确认后方可作废～作废的发货单必须及时收回。 装运负责人每周不少于一次对空车出厂、皮重波动大、散装水泥车装载量低于标准载重量90,、发货单作废、装车通知单作废的情况进行抽查～并做好抽查记录～出现风险情况及时 - 9 - 报子公司主要负责人进行处理。 第十六条 汽运装车管理 1、提货车辆按照到达先后顺序～凭身份证或驾驶证～出示有效计划单、下次提货联或IC卡到门卫登记并领取品种顺序牌～按照门卫指令、依照规定路线依序进厂装货～并按照“一出一进”轮流进出厂区～门卫做好车辆进厂登记,附件19,。 2、提货车辆凭领取的水泥发货品种顺序牌～按照先后顺序～驶入地磅进行空车过磅～空车过磅时司磅员必须先核对销售计划单、下次提货联或IC卡上的水泥品种数量与品种顺序牌是否一致～现场核对提货车辆车号～然后根据客户销售计划余额和提货要求开具装车单,IC卡客户须输入密码,。司磅员制单后交提货人签名～提货人凭装车单到现场提货。其中散装装车凭IC卡至库底取电发货～非IC卡客户散装提货时～由司磅员提供通用IC发货卡并写入品种信息至库底取电发货～重车过磅时由司磅员收回。 3、提货人车辆上磅时需在前一辆车驶离地磅～显示屏归零后再上磅～以保证称重的准确性。提货时驾驶员必须出具客户计划单、IC卡或者下次提货联～特殊情况下提货人无计划单、无卡时须出具经客户和提货人双方签字和盖章确认的运输委托函,附件20,～运输委托函须注明客户名称、计划单号、提货车辆、品种、有效期等内容～经销售处经办人员及负责人签字～发运人员再根据委托函开具发货单。发运部门对于客户出具的委托函须按自然顺序编号、登记台帐～每天整理～每月对到期的运输委托函交办公室存档～并将相关信息及时向销售处反馈～以便联系客户及时办理好运输委托函的补充手续。 4、袋散装车辆空车称重并打印出装车单后～如提货人要求作废 - 10 - 装车单～需经当班发货员和发货班长共同确认未装水泥并会签齐全后方可作废～司磅员应将已打印的装车单～通用IC卡收回～并在装车单作废台帐,附件21,上登记～提货车辆直接按照空车出厂流程执行。如司磅员在未履行会签手续的情况下私自作废装车单～则视为违纪行为处理。 5、袋装装车前～发货员按装车单核对水泥品种、编号、数量、车号无误后～将装车单力资联交外委单位装车,装车结束后～发货员必须对水泥品种、编号、数量进行检查～无误后发货员在装车单上签字～发货员保留发货联～存根联交提货人进行重车过磅。 6、散装水泥发货员装车前～发货员必须认真核验散装水泥装车通知单,车号是否对应、品种是否正确、是否有涂改等情况,～确认无误后方可装车。客户均须到指定库底的IC卡发货控制器进行插卡装车发货～插卡发货期间客户不得中途拔卡～如出现中途拔卡或超时等原因导致IC卡发货无效的情况～须由发货员、当班班长及发运部门负责人,夜班由值班经理,现场确认会签后,附件22,～到磅房在销发系统内补发货卡～司磅员及时登记IC卡二次补卡登记台账,附件23,。装车完毕后～当班发货员在装车单上签字确认品种数量～并留存装车联～同时根据八菱海螺实际情况～由发货员现场铅封好散装水泥出口阀门～将存根联交由驾驶员带回磅房。司磅员要按照装车先后依序整理装车联～并填制《日散装水泥装车情况核对表》,附件24,～于次日上午9:00前经部门负责人签字确认后～连同散装水泥装车通知单装车联交财务处～作为日发运数据核对依据。 7、装运完毕后～所有提货人凭装车单存根联到地磅进行重车称重～采集提货人清晰头像～开具发货单。袋装重车过磅时～司磅员必须核对水泥过磅数量和开票时的水泥数量～误差范围必须控制在 - 11 - 5‰以内。在误差范围内～由司磅员、发货员在出门证联签字确认后交提货人～提货人凭此联出厂,IC卡客户下次提货联磅房留存,。若超出范围司磅员立即通知当班班长～由当班班长组织发货员进行验包:确认查出多装时必须把多装包卸下～并按《劳务协议》及公司的相关规定对外委单位和发货员进行处罚和考核,若包数准确～由当班班长和发货员在出门联上签字后按程序出厂～超重车辆处理记录保存在地磅房。散装车重车过磅称重时～磅房人员须将装车通知单存根联收回～方可实施重车称重、开具发货单,IC卡客户下次提货联磅房留存,～称重后磅房人员须将装车单按照编号依序妥善保管～如发现有异常情况,部分编号靠前的装车单未收回、装车单有涂改等,～应及时向当班班长汇报～查明实际情况～方可继续重车称重操作。 8、提货车辆因故,因车损坏、客户水泥计划余额不足等原因,需要空车出厂～驾驶员到地磅房领取并填写《空车出厂申请单》,附件25,～当班发货员、班长,或值班经理,进行会签～证明其确实未装水泥～并进行空车复磅～开具复磅单。发货班长全程监督该车辆出厂～门卫认真核查《空车出厂申请单》办理会签的情况～在确认会签齐全后、检查车辆未装货物～并做好相关记录后予以出厂。 9、针对提货车辆超时～门卫不予点击销发系统和放行～由当班发货员、班长,夜间为值班经理,、门卫共同监磅～现场复磅确认无误后～打印复磅单～履行好会签手续后予以放行,附件26,。,注:结合八菱海螺公司实际～设定重车过磅至出厂时间限制为10分钟。, 10、装车单自开具起24小时内有效～超过24小时作废。司磅员原则上不得作废装车单～特殊情况下须作废装车单时～须建立装车单作废台帐,附件21,～注明作废原因～经发运部门当班班长确 - 12 - 认后方可作废～作废的装车单必须及时收回。 11、发运部门需加强对散装水泥过磅过程中的监控～防止损害公司利益行为发生。对所有散装水泥车辆～空车、重车都必须过磅～不得采用空车数据作为某一阶段的空车磅重标准。当发现某一散装水泥车辆皮重出现较大波动时,超过其正常皮重〈该车前三个月在我公司提货的十次最轻皮重的平均值〉0.5吨,～司磅员不得录入皮重～须查明原因～若车内有剩余物料则须要求其将车内物料打空后方可给予装货,特殊情况下由发运部门填写《散装水泥装车申请单》,附件27,～要求客户承诺“如水泥出现质量问题与我公司无关”～经销售、质控部门会签～并报公司分管领导批准后方可给予装货。 12、对于因车辆改造～造成车辆皮重发生变化～经公司销售、发运部门现场核实～公司分管领导审批后～该车辆在三个月时间内可不办理《散装水泥装车申请单》。发运部门在批准日之后的三个月内～每周对该车辆不少于一次空车皮重抽查～以检验实际空车皮重与批准当日的空车皮重波动差异情况～并做好书面记录,附件28,。 13、对散装罐车承载吨位净重低于装车标准装载量,该车前三个月内在我公司提货时装货十次最重装载量的平均值,90%的车辆～必须由散装水泥发货员、发货班长,或门卫,在地磅现场核对确认装车重量及原因～并在出门联上签字,附件29,。一旦出现装车低于标准重量90,～且没有相应记录的～追究相关经办人员责任。 14、针对IC卡客户发货～发运工段每天安排散装车运发货员统计散装库底装运车数～填写《日散装水泥装车情况核对表》,附件30,～磅房人员根据该表～对照销发系统进行核对～查看销发系统内散装车辆出厂车数是否与散装库底发货车数一致～如不一致～须注明原因。 - 13 - 15、门卫坚持按收单、核单、验货、点击、放车的流程执行。门卫按照发货单编号在销发系统内的袋、散分类记录中查找相应的记录～对出厂的每车水泥～认真核对客户名称、货物品种及数量、运输车号、打印时间、散装车铅封是否完好等信息～确认无误后在出门证上加盖“作废章”～标好顺序～登记并且回收品种顺序牌后～准予放行。门卫在每日上午9:00之前将昨日发运出厂水泥的出门证按照出门先后顺序整理后～按要求填制《日出厂数据汇总表》,附件31,～经部门负责人签字确认后～连同出门证一并交财务处～作为日发运数据核对依据。 16、当销售价格调整时～对同时满足发运车辆已进厂且发货单已打印两个条件的～由发运工段填写《执行原价格申请表》,附件32,～经财务处、销售处、公司分管领导会签后按原价格予以发货～会签后的《执行原价格申请表》交销售处留存。 17、同一客户名称、同一运输方式、同一水泥品种的客户～如因计划单或下次提货联数量不足须进行并票的～为方便客户～结合八菱海螺实际～销售开票大厅白天对外营业期间～客户并票工作由销售处负责办理～夜间由发运工段负责办理,IC卡客户计划单需及时并票,。 第十七条 船只装运管理 1、提货船只按照先后顺序～凭销售计划单/下次提货联/IC卡、船主身份证、船舶登记簿及相关证件到子公司发运工段码头报港点报港～发货员对报港船只进行核对～并核实IC卡客户品种及数量等信息后按序登记～填写《船只报港登记表》,附件33、附件34,。严禁提货船只电话报港或委托他人代办报港。已报港待装水泥船只,不得停靠在码头发货区域～且所停靠点不得影响正常的航道通航和 - 14 - 船舶进出发货区的航道。 2、报港登记后～发货员应根据船泊吨位、发货情况合理安排～按照到港时间先后顺序进行排挡并及时公布,登记后的船只按照到港时间顺序进行码头发货安排～到档后的船只因顺序号到期或计划单、下次提货联遗失或IC卡无效等非公司原因造成不能装货的～必须重新排挡。严禁抢档与插档提货。如不服从安排引起其他后果的～则取消其装运资格～情节严重的～经公司处理后仍不服从安排并影响到公司正常生产秩序的～将报请司法机关进行处理。因特殊情况,如电话联系不上船方、雨天敞口船不能装料等,需要调整装船次序的～须及时向销售处联系～说明原因～经销售处同意后～方可安排发货～并做好相关记录。 3、袋装船只由发货员提供《报港确认装船通知单》,附件35,。司磅员收到提货人计划单、下次提货联或IC卡,核对水泥品种、数量、船号无误后开具水泥提货单。水泥装运时～发货员接票核对水泥品种、编号、数量、船号无误后签字～发货员将运费力资联交外委人员作为领包装袋和装船的依据～核实包装袋数量后～交提货人点数并签字确认,附件36,。船只装完后船主必须在发货员填写的《船运袋装水泥发货确认单》,附件37,上签字确认收到水泥品种和数量～将存根联交客户到磅房换重船磅单～司磅员留存出门证～并点击出厂。 4、散装船只由发货员提供《报港确认装船通知单》,附件35,。司磅员收到提货人计划单、下次提货联或IC卡,核对水泥品种、数量、船号无误后开具水泥提货单。装运时～发散员接票核对水泥品种、船号无误后测量空载水线,附件38,～对仓内是否有物料进行检查后通知装船～客户凭IC卡取电装运～插卡发货期间客户不得中 - 15 - 途拔卡～如出现中途拔卡或超时等原因导致IC卡发货无效的情况～须由发货员、当班班长及发运部门负责人,夜班由值班经理,现场确认会签后～到磅房在销发系统内补发货卡。司磅员及时登记IC卡二次补卡登记台账。装船完毕由发散员对船只重载水泥进行测量～对罐装船进出口进行铅封,附件39,～发散员依据电脑记录的数据打印装船发货单～交提货人签字确认装船数量。司磅员根据IC卡、提货单、船只报港登记表,附件32,、局控电脑打印的装船发货单进行重船制单～交提货人签字后～司磅员点击出厂后船只方可离港。 5、两条船只同时发货时～船只按排以报港顺序为前提进行调度～散装发货员根据船舶的实际情况组织发货。装船过程中需移动泊位的～必须提前通知船主进行配合。 6、阴雨天气的现场发货以不影响出厂质量为前提～但码头报港船只较多～而客户又强烈要求进行装货时～必须向质控部门请示获得批准后方可组织发货～但承运船主须填写书面承诺。发货过程中因阴雨敞口船不能正常发货～而罐装船又要求装货的～当班操作员向敞口船船主进行解释后～及时打印已装运吨位报表～并进行会签,白班为工段负责人～夜班为值班经理,后要求船只暂离装船机区域,阴雨天气过后～及时恢复敞口船的装货秩序。 7、当销售价格调整时～对同时满足提货船只已报港且发货单已打印两个条件的～由发运工段填写《执行原价格申请表》,附件32,～经财务处、销售处、公司分管领导会签后按原价格予以发货～会签后的《执行原价格申请表》交销售处留存。 8、同一客户名称、同一运输方式、同一水泥品种的客户～如因计划单或下次提货联数量不足须进行并票的～为方便客户～结合八菱海螺实际～销售开票大厅白天对外营业期间～客户并票工作由销 - 16 - 售处负责办理～夜间由发运工段负责办理,IC卡客户计划单需及时并票,。 第七章 进出厂管理 第十八条 门卫应加强对进出厂车辆管理～对于来公司提货的车辆～按照到达的先后顺序～到门卫处登记并领取序号牌,凭驾驶证领取～一证对应一个序号牌,排队等候～车辆按照门卫指令、依照规定路线依序进厂装货。 第十九条 门卫应加强对出门证的审核～坚持按收单、核单、验货、点击、放车的流程执行。门卫按照发货单编号在销发系统内的袋、散分类记录中查找相应的记录～对出厂的每车水泥～认真核对客户名称、货物品种及数量、运输车号、打印时间等信息～确认无误后在出门证上加盖“作废章”～标好顺序～准予放行。 第二十条 门卫在对出厂产品进行验货时～对散装水泥罐车必须打铅封,若为装运部门打铅封的～则门卫检查铅封的完好状况,～坚决杜绝未打铅封的重载散装车辆出厂,对袋装水泥汽车必须登台或上车点包～确认发货品种、吨位无误后～方可予以出门放行。 对超时出厂的散装水泥罐车～须要求重新过磅～经磅房人员确认,附打印的复磅单,～门卫人员做好相关记录,格式见附表十,～在确认无异常情况后方可准予出厂。,注:各子公司根据实际情况自行设定重车过磅至出厂的时间限制。, 对于实际装载量低于验证量90,的散装车辆～必须检查其出门证会签情况～在确认会签手续完备、无异常情况后方可准予放行,对于会签手续不全的～须通知当班生产调度～在查明 - 17 - 相关原因后～确认无异常情况后方可准予出厂～对于相关岗位人员未履行职责的纳入当月考核。 空载散装水泥车辆出厂～门卫要认真核查其《空车出厂申请单》办理会签的情况～在确认会签完备、无异常情况后方可出厂～并做好相关记录,附件33,,空袋装水泥车,含装运熟料的空车,出厂必须上车或登台确认车辆未装货物～同时做好相关记录,附件34,～并及时通知磅房作废系统内的相关记录。 第二十一条 门卫在每日上午9:00之前将昨日发运出厂水泥、熟料的出门证按照出门先后顺序整理后～按要求填制《日出厂数据汇总表》,附件35,～经部门负责人签字确认后～连同出门证一并交财务部门～作为日发运数据核对依据。 第二十二条 每日上午9:30前～子公司财务部门组织办公室、生产、装运、销售等部门～依据《日散装水泥装车情况核对表》,附件36,、《日出厂数据汇总表》～结合销发系统数据～对昨日生产、发运、出门等数据进行核对～对于不一致的情况～应在当日内组织子公司相关部门查明原因～并填制《日发运数据核对表》,附件37,～经各部门会签后～由财务部门存档～销售部、财务部不定期进行抽查。 第八章 发票开具与审核 第二十三条 销售发票由销售部门开具～经财务部门审核盖章后生效。原则上当月所发水泥、熟料必须在当月将发票开具完毕。对当日提货即时结清的零星散户～可在开具计划单时开具销售发票,对连续批量采购客户～销售开票人员必须在门 - 18 - 卫确认出厂后开具销售发票。 1、对以量定价结算的业务～必须在明确结算价格并在销发系统内进行结算调整后方可开具发票。 2、统销业务发票开具按照海股政[2007]18号文件和销售部下发的其他结算通知规定执行。 3、发票开具要规范填写各项内容～禁止出现客户名不填或仅填写地名、发票存根联与发票联内容不一致、发票单价与计划单价格不一致等现象,不含统销业务,。 第二十四条 销售部门在销售发票开具后即时将发票相关信息录入销发系统～在录入时必须认真、仔细～杜绝出错。 第二十五条 财务部门在接到销售发票后～即时对销售部门录入系统的发票情况进行审核～重点审核客户、品种、数量、价格、发票票号等情况～确保发票信息准确～审核无误后～在发票上加盖发票专用章。 经财务审核盖章的销售发票～销售部门在传递至客户时～须让客户签收～并做好相关记录～记录每月由销售处统一存档备查。 第二十六条 每月3日前～财务部门与销售部门共同就销发系统和用友帐务系统资金情况逐户进行全面核对,附件38,～核对结果经销售、财务部门负责人会签～报子公司主要负责人审核签字后～由子公司销售部门存档～销售部、财务部不定期进行抽查。 财务部门按照销售部门提供的客户名单每月出具对帐函,附件39,～销售人员做好客户对帐工作～杜绝出现资金风险。对帐函交于业务人员、客户时～要办理交接记录,附件40,～并 - 19 - 及时督促客户做好对帐工作～提醒客户一旦超过对帐函回收期限～等同客户默认。如客户以书面形式对我公司出具的对帐函数据提出异议时～销售、财务部门应在接到客户书面函件两个工作日内对客户资金状况进行重新核对～查明原因～财务部门重新出具对帐函与客户进行对帐～防范资金风险。 每月3日前～销售部门编制上月分客户“已发运未开发票”,附件41,和“已开发票未提货”,附件42,清单～清单须注明客户名称、品种、价格、数量～交财务部门审核签字确认后由销售部门存档备查。 第九章 销发系统数据录入、调整与发送 第二十七条 为进一步规范销发系统的录入～在系统数据录入时中要注意以下几个方面: 1、延期付款合同～必须在延期付款合同计划模块中进行操作。 2、对以量定价合同在发货时～在实际结算价格未确定的情况下～要将合同销售价格及时录入销发系统～在月末当客户达到了合同约定要求～由销售部门出具结算调整申请表,附件43,～经销售、财务部门负责人会签～经公司分管领导审批后～由财务部门对照销发系统中发货结算模块进行结算单价调整～调整后方可开具发票。 第二十八条 销售发货数量的调整应在销发系统调整模块中进行～为进一步规范销发系统数据的调整～在系统数据调整时要注意以下几个方面: 统销调整: - 20 - ,1,对于结算量以客户实际收货量为准的统销操作业务～按照实际结算量每个结算周期在系统调整模块中进行调整～由子公司销售部门、财务部门根据销售部计调室的流向调整函～在销发系统内进行调整。 ,2,统销发运流向的调整:当销售发运流向发生调整时～由子公司销售部门、财务部门根据销售部计调室的流向调整函～在销发系统内进行调整。 地销调整: ,1,对于结算量以客户实际收货量为准的操作业务～按照实际结算量每个结算周期在系统调整模块中进行调整～由子公司销售部门填写销售发运信息系统数据调整申请表,附件44,～～经财务部门审核会签～报子公司主要负责人审核批准后～销售部门、财务部门在销发系统内进行调整。 ,2,地销发运流向的调整:当销售发运流向发生调整时～由子公司销售部门出具销售流向调整申请表,附件45,～财务部门审核会签～报子公司主要负责人审核批准后～销售部门、财务部门在销发系统内进行调整。 第二十九条 销售部门须安排人员每日上午9:00前将销发系统数据,发送日前推31天期间的所有数据,发送至销售部指定信箱。 第十章 系统运行情况稽查 第三十条 子公司由办公室牵头～财务、销售、装运部门及系统管理员组成检查小组～每月上半月和下半月对销发系统运行情况各检查一次～公司领导每月至少参加一次。重点检查 - 21 - 价格信息的准确性、客户资金录入的真实有效性、销发系统资金与财务账务系统资金的一致性、发票开具的规范性、未结算量的准确性以及皮重波动异常、空车出厂、装载量验证、超时出厂、发货单作废、系统数据更改等情况处理的规范性、门卫审核的及时性与准确性～并认真填写发货流程检查记录表,附件46,。 通过检查～认真查找销发系统运行管理中存在的不足～并依据《销售发运信息系统考核细则》,附件47,～对存在的问题提出考核和管理意见～形成检查报告～与检查记录表一并在检查结束后一日内报子公司主要负责人审核～并在子公司内部进行通报。检查通报应涵盖上次检查问题的整改情况、本次检查发现的新问题、针对此次检查情况的考核意见、后期的工作要求四个方面的内容。检查结果,检查表、检查通报,由子公司办公室存档～销售部、财务部不定期进行抽查。 第三十一条 销发系统的检查是子公司日常基础管理检查的重要内容之一～股份公司销售部、财务部、自动化所将不定期对销发系统的运行情况进行检查～检查结果纳入子公司的月度和年终基础管理考评之中。 第十一章 系统管理 第三十二条 子公司指定专人为销发系统的系统管理员～负责各操作岗位的权限设臵、密码管理、系统维护、数据备份～定期对系统的运行进行检查～整理有关系统软件运行中存在的问题～并报自动化所～不断优化、完善销发系统。 第三十三条 系统管理员根据《销售发运信息系统岗位标 - 22 - 准权限设臵表》,附件48,设臵各岗位权限。相关岗位人员上岗、岗位调整或增加本部门权限范围内的其他权限～必须由所在部门提出权限申请～经子公司主要负责人批准后～系统管理员方可设臵权限。 销发系统相关岗位人员若调离原岗位或离职～所在部门必须在办理相关交接手续的同时～书面通知系统管理员及时取消权限。系统管理员在取消权限的同时取消密码～避免造成公司利益损失。如因所在部门未及时通知而造成公司损失的～由部门负责人承担全部责任。 第三十四条 如事后发现数据录入错误～应由相关岗位填写书面更正数据申请表,附件49,～经所在部门负责人签字、相关岗位部门负责人会签～并报子公司主要负责人批准～系统管理员方可对数据进行更正。子公司将数据录入出错行为纳入责任部门和责任人的月度考核。 第三十五条 各相关岗位人员在获得销发系统使用授权后～应及时更改初始密码～并妥善保管密码～如因密码被他人盗取～造成公司损失～由系统记录的操作人员承担。 第三十六条 为防范销发系统、地中衡及其他附属设施故障～影响销售发运正常进行～各子公司须根据工厂实际情况～制定销发系统应急预案～如遇系统故障启动应急预案～保障公司销售发运顺利进行。 第三十七条 子公司每日对数据库进行异机备份～每年将数据库刻录成光盘存档～由办公室存档备查～确保数据安全。 第三十八条 子公司要加强对销发系统专用计算机的管理、维护～明确计算机管理责任人～不得在计算机上随意安装 - 23 - 与应用无关的软件～加强管理的针对性、维护的及时性。销发系统专用计算机一律不得登陆互联网～且必须安装网络防病毒软件～及时升级病毒定义文件～并定期对服务器进行全面的病毒 检测 工程第三方检测合同工程防雷检测合同植筋拉拔检测方案传感器技术课后答案检测机构通用要求培训 ～同时对检测出的病毒要做病毒记录。 第十二章 附 则 第三十九条 子公司应严格按照本办法执行～如有违反本办法的行为发生～依据《销售发运信息系统考核细则》进行考核～如给公司造成损失～按责任大小进行赔偿。如内外勾结～偷盗公司水泥、熟料～损害公司利益的～一经查实～予以除名并送交司法部门依法追究刑事责任～并赔偿因此给公司造成的所有损失。 第四十条 各职能部门应加强销发系统发货单据和档案资料保管和归档～销售计划单保留两年、发货单的发货联和出门联保留一年、系统数据变更书面材料每月汇总交给办公室存档备查。 第四十一条 本办法自下发之日起正式实施～原有相关制度与本办法相抵触的～以本办法为准。本办法由销售部、财务部制订并负责解释。 - 24 -