总论2：秘书的素养

总论2：秘书的素养LtD第二章：秘书的素养秘书的素质：素质通常指一个人的气质、性格、毅力、爱好、意志、气度等；修养通常指一个人在政治、思想、作风、知识、技能等方面长期的学习与实践所到达的水平。素质与修养关系密切，素质是修养的根底，一个人具有良好的素质，就容易形成高水平的修养；修养那么可以弥补素质的缺乏，就如同先天羸弱的人，经过长期刻苦的锻炼，也会体魄健壮一样。秘书的素质修养是指秘书人员在政治、思想、作风、道德品质、知识、能力、心理诸方面的综合素质。第一节：秘书的根本素质秘书的知识结构秘书工作的综合性，要求秘书人员横向具有较宽广的知识面；秘书工作又有自己的专业特点，这又要求秘书人员纵向具有较深厚的专业知识。秘书应有四方面知识的纵横结合，其结构可以用罗马字母“Ⅱ〞来 表 关于同志近三年现实表现材料材料类招标技术评分表图表与交易pdf视力表打印pdf用图表说话 pdf 示。1．根底知识秘书应具有的根底知识分为两个方面：一方面是社会科学根底知识，即相当于高中水平的语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等知识。高中文化程度，是国家对政府机关干部的最低要求，也是秘书人员应有知识的根本层次，是“Ⅱ〞的底线。   2．专业知识专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。3．行业知识行业知识是秘书人员所在行业、系统的专业知识，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业根底知识。专业知识和行业知识是秘书人员知识结构中的中间层次，是“Ⅱ〞的两根支撑线。4.相关知识这一局部是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次，有经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等。学习这些知识，可以使秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断深化，不管是哪行哪业的秘书人员，不懂得点经济学、统计学是不行的。为把我国建设成法治国家，全国都进行法制教育，秘书也不能例外。有些知识可以使秘书人员从更深的角度去认识秘书工作和秘书活动。比方社会学、心理学，它有助于秘书人员认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉地、更有效地适应秘书工作和秘书活动。还有些知识可以帮助秘书人员从更好更先进的角度去考虑和从事秘书工作，比方领导科学、信息传播学等等。相关知识是“Ⅱ〞的顶线。秘书的能力结构秘书的能力要求秘书工作的复杂性、多样性和秘书活动的丰富性、广泛性，需要秘书人员具有多种能力。主要是： 1．写作能力具体是指公文和事务应用文的写作能力，这和对记者、作家的写作能力要求不同。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，应掌握大量的词汇和不同的句式，应具有公文和应用文文体知识，应掌握常用汉字和简化字，掌握标点符号用法，并通过长期实践，将这些知识综合起来转化为写作能力。应该认识到，写作能力并不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力。这同样是需要加以锻炼、培养才能提高的。秘书还要练习书法，虽不必成为书法家，但要求把宇写得端正、匀称、流利2．阅读概括能力秘书要善于阅读，既善于精读，如对重要文件或经典文本逐字逐句研究，从字里行间领会其微言大义；又要善于快读和泛读，善于从连篇累牍之中摘出其重要的警句或关键词，或是提炼浓缩，写成提纲或摘要。3．口头表达能力秘书不仅要会写文章，还要能说会道。秘书应会说一口标准而且流利的普通话，要口齿清晰，不紧不慢。对领导讲话语言要简明扼要，对群众讲话也切忌罗嗦冗长，更不要拖音带腔。同样，思维清楚才能说话清楚。要使说话有条有理，秘书要多思考，说话前要善于打腹稿，不要信口开河，滔滔不绝，也不能沉默寡言，问一句答一句。4、听知能力秘书要善于耐心倾听和正确理解别人的发言，要能从别人的冗长、反复的发言中拎出要领，或是从剧烈争论中抓住重点，并且能转化为自己清晰简明的语言加以复述。听知能力还意味着秘书应努力掌握方言、外语和民族语言。我国疆土辽阔、民族众多，现在实行开放政策，横向联系和国际交流日益增多，秘书多懂一种方言、多懂一种民族语言或外语，就是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。5、协调能力秘书要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾或不平衡；要善于发现文件与文件之间政策、提法上的抵触或不一致；要善于发现领导与领导、干部与干部之间的误解或不和，并及时加以沟通、协调。   6．社交活动能力 现代社会中的秘书已不再是整天坐在办公室里整理文件或是伏案写作，而是经常要参加各种社会活动，外出联系工作，调查情况，收集信息，进行协调，参加各种会议、会谈或宴会，甚至有参加外事活动的时机。秘书人员必须具有一定的社会活动能力，懂得各种场合的礼仪、礼节，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。7．观察分析能力秘书在工作中要时时、事事、处处做有心人，善于观察，善于发现“死角〞，及时提请领导注意，要善于做拾遗补阙工作。不仅善于发现问 题 快递公司问题件快递公司问题件货款处理关于圆的周长面积重点题型关于解方程组的题及答案关于南海问题 ，而且要善于分析问题、提出解决问题的方法供领导择用、实施。观察分析能力是秘书工作由被动效劳转为主动效劳的前提条件。8．预测能力预测是在大量事实和信息的根底上，对可能发生或即将发生的情况作出科学的预计。有经验并富有创造精神的秘书人员应培养和锻炼自己的预测能力，这有助于进行主动效劳和预防工作过失，也有助于秘书人员获得晋升为管理者、决策者的时机。〔小钢是一家生产速冻蔬菜的民营企业的总裁秘书。快到年底了，老板一反常态，既不是与财务经理讨论今年的决算，也没与销售部经理多讨论明年的市场销售问题，与他们通也就三五分钟的事；相反，他经常带着研发部的经理与当地旅游局的人喝酒聊天，似乎一天到晚不务正业。这到底是为什么？小钢通过琢磨，终于理解老总已经看到了生产速冻蔬菜难以形成新的利润增长点，因为出口欧盟和日本的速冻蔬菜的技术壁垒越来越高，所以，决定利用本公司的传统优势，开发以观光和休闲为特色的生态农业……在了解了老板的意图之后，于是他抓紧时间，搜集了生态观光农业的各种信息，特别是目前一些企业的经验及存在的问题，赶在年初董事会召开之前，把材料交给了老总。老总一看，大加赞赏，当即指示负责这个工程的筹备工作。     作为秘书需要有这样准确的判断能力，对自己上司的工作及整个公司的情况有全面而又深刻的了解。如果你能站在上司的角度看问题，那么，你不仅能理解上司对你各项工作的要求，而且能主动提前做好相应的准备工作。当然，作为秘书不能擅作主张甚至超越自己的权限。但是，作为秘书，应该对自己下一步的工作有个根本的把握，对自己应该做的和能够做的工作有个准确的判断。为了节省上司的时间，作为秘书应预先知道上司会把什么工作交办给自己，从而提前做好准备。〕9．应变能力秘书的大局部工作都有章可循，应严格按照政策和规章 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 办事。但有些工作，尤其是事务性工作，在特殊的时间、地点、条件下，也常会出现意想不到的情况。秘书人员要有遇急不慌、临危不惧、处事冷静的应变能力，处理问题既要符合原那么，又要有一定的机动性和灵活性。10、执行力以适当的方式迅速处理业务的能力。虽然在进行工作时擅自作出决定可能会产生问题，但是没有上司的指示就不行动问题更大。秘书应具备在必要的时候判断状况并迅速作出处理的能力。〔秘书小张已与税务局王局长约好，今天下午2点陪自已的上司钱总登门拜访他，商谈明年本公司环保节能产品免税的事。正准备动身，前台来，说东北地区的总代理郑总来访，现在正在会客室。现在已经1点半了。如果按原 方案 气瓶 现场处置方案 .pdf气瓶 现场处置方案 .doc见习基地管理方案.doc关于群访事件的化解方案建筑工地扬尘治理专项方案下载 去拜访王局长，那就不能接待郑总；如果在家接待郑总，那就得推迟或取消对王局长的拜访；不仅不好选择是见王局长或是郑总，而且也不好向任何一方解释。现在办公室主任一时也联系不上，没法向他请示。于雪应该怎么办？冷静分析问题：尽管事情很急，但于雪仍然需要冷静。首先应该分析可以采取哪些补救措施：给王局长或郑总去，推迟或者取消拜访；尽快与办公室主任联系上，听取他的指示；如果不能按原方案拜访王局长，那么，在告诉王局长不能践约时，一定要老实，说明真正原因，尽量注意说话时的语气；在处理好这些问题之后，就要充分估计取消或推迟拜访造成的各种后果；如果有消极后果，就要采取新的措施以把这种后果减轻到最小程度；另外，由于上司活动日程的变更，要及时与有关方面〔比方司机〕联系，以保持各部门工作的协调。             当然，秘书应当采取的补救措施不止这些，但是，这些措施要求秘书一气呵成，在两三分钟内完成，因为总共剩下的时间不到半小时了。比方说这次不能践约去拜访王局长，并不意味今后也不去了；把原因说明，王局长不一定就会计较；而对郑总来说，由于与钱总有很深的私交，这次没有接待好，在知道了事情原委之后，也许会一笑了之。于雪在分析这些问题时，实际上就已经把公司的利益摆在了首位。        当问题出现在你面前之后，你要能分析出问题的本质，它到底是一个什么性质的问题。要能做到这一点，就要求秘书经常保持一种“问题意识〞；只有这样，你就不管遇到什么问题都会不慌不忙，沉着面对。解决问题稳重踏实：把问题分析清楚了，还要有具备解决问题的常识和经验。在这种情况下，于雪还应想好孰先孰后，是先给王局长打还是先去见郑总？是先听取办公室主任的指示还是先接原方案办，再向办公室主任汇报……哪些措施应该优先，判断的唯一标准是怎么对上司有利就怎么做。反过来说，就是那些没有什么实际意义的东西暂时就不要想那么多。遇到问题了，就要想出解决问题的方法，因此，秘书必须具备丰富的常识和经验。只有这样，不管遇到什么问题，你都能找到灵活的解决方法。采取行动迅速： 想好了方法就立即付诸实施。在这种时候，秘书一定要镇静，如果你心里一着急，话就不一定说得明白；对方在里半天还没听清你说的是怎么回事，那么，他可能也会跟着你着急。这样，不仅浪费时间，而且会把关系弄僵，乱上加错。论你把问题看得怎样透彻，也无论你想出了什么高明的解决方法，如果你不迅速采取行动把问题解决，那问题仍然还是问题。对于上司来说他看重的是结果，所以，秘书的实际行动是最重要的。〕11．使用先进办公器械的能力诸如机、录音机、扩音机、照相机、录像机、复印机、打字机、电子计 算机、机、网络通讯设备等等。但凡办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用。尽管部门内可能有专门的操作人员，但秘书人员如具有使用能力，可以备工作上的不时之需。12、记忆力准确记忆事物的能力。如果连续忘记相同的事物，那么不仅会降低工作的效率，而且还可能会令上司感到困惑。因此，为了促使上司对自己更加信任，应努力做到一次性地记牢上司说过的话。此外，还有一个重要的问题，就是必须做笔记。第二节：秘书的心理素质秘书工作的特殊性要求秘书人员有优秀的性格品质和良好的心理素质，但并不是每个秘书工作的从业者都天生的具备秘书工作的心理素质。在我们从事秘书工作的过程中我们需要做的不断的调整自己的心理状态，控制自己的行为方式，逐渐使自己适应这样的工作，这具体表现在以下几个方面：意志的调节和控制：坚毅意志是自觉确实定目的，并支配行动，以实现预定目标的心理活动。秘书人员在工作中可能面对各种复杂的问题，意志的自我调节和控制就显得非常重要；在接受任务和确定目标之后要加强自觉性，克服盲目性和消极性；在遇到困难和挫折时要坚忍不拔勇往直前，不要意志脆弱，半途而废；在面对负责问题是要多谋善断，充满自信，不要优柔寡断，缺乏信心；在付诸行动时一定要雷厉风行，百折不挠；当发现自己的错误时要能及时改正，不要顽固坚持，无谓掩饰。性格的调节和控制：随和性格是表现在人的态度和行为方面的比拟稳定的心理特征的总和。性格因人而异，并不是每个人的性格都适应于我们从事的秘书工作，所以在秘书工作中，作为“内管家〞的秘书要关心工作，关心团队集体，关心群众，对待工作和周围的人要热情，切忌冷漠。遇事要冷静，思考周密，切忌急躁，工作作风简单粗暴，工作方法粗糙。兴趣的调节和控制：应变兴趣是指个人积极探究某种事物或某种活动的爱好所产生的倾向。对于秘书工作本身我们应该首先培养起工作的兴趣，主动的调节自己的兴趣，才能调动你积极性去钻研业务，发现缺乏，提高自己，干一行爱一行。情绪的调节和控制：平衡情绪是人的喜怒哀乐等心理状态。作为一个有丰富感情的人，秘书在从事自己工作的时候难免会受自己的情绪左右。所以寻求情绪情感的平衡就很重要。在具体工作中不能带入个人的好恶评判，不能以个人的情感替代政策和规章制度，严格按章办事，遵守实事求是的原那么，将工作放在第一位去考虑。同时要主动调节自己的情绪，不能过于冲动也不能过于消沉，这都会影响我们的正常工作。行为的调节和控制：缜密秘书工作的行为就是秘书工作的具体开展。在具体的秘书工作实施中，秘书在工作中必须缜密周到，养成做事留有余地的习惯。〔比方张的上司明天要到山东泰安去开会，但中午还要在燕京饭店宴请东北来的客户，吃完午饭就到火车站，要在晚上七点之前赶到泰安的公司办事处，晚上在当地还要宴请客户。张这样来安排经理的行程：要在晚上七点之前赶到泰安，必须在下午两点钟之前上车，从北京到泰安需要四个小时，从泰安火车站到办事处需要半小时，如果和东北客户吃饭预定只需要一个半小时，加上从燕京饭店到北京站提前上车需要一个小时，那么，只需要在十二点之前开始午餐就可以了。根据这种反推法，张安排司机十一点半从公司送经理到燕京饭店〔半小时足够〕，预定了下午两点半的火车票，通知泰安办事处下午六点半到车站接站。但是，第二天发生了意外。在燕京饭店经理和客户吃饭忘记了时间，从饭店出来已经两点，经理非常着急，问司机到泰安最早的火车是几点，司机说不知道，经理有点不耐烦了。直接打给张，不到一分钟，张就把从北京到泰安的列车时刻表发了过来。〕作为秘书办事一定要缜密，为自己留下盘旋的余地，你应该对每件事情有周密的方案和安排，还要充分考虑到各种可能发生的意外情况。办事缜密，留有余地，往往会给你带来意想不到的惊喜。你这样办事稳妥、细致上司才会相信你。第三节：秘书的职业道德1．忠于职守： 秘书应忠于职守,大而言之是忠于国家的利益，人民的利益；小而言之，要忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益。忠于职守的另一个含义是对工作认真负责、一丝不苟’。忠于职守还意味着恪守本分，甘当助手、配角，甘当无名英雄。不僭权、不越权，不以二首长自居，不狐假虎威。2．严守机密：秘书人员接触机密文件多，参加重要会议多，在领导身边的时机多，总而言之，接触机密多。秘书人员要严守党和国家机密，也不得泄露或出卖本单位的政治、军事、经济、科技情报。秘书人员还应做到不泄露领导尚未决定的关系群众利益的事，也不得议论别人的隐私，以免制造矛盾、破坏团结。3．恪守信用：秘书人员为忠于职守必须在工作中、人际交往中恪守信用。包括约定会晤、安排会议、组织会议、收发函件、传递文件都要准时；接受任务如不能按期完成，必须及时汇报，不能拖延或擅自改变。恪守信用还包括决不轻易允诺别人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允诺就应该尽一切力量去办到。4．文明礼貌  ：秘书在工作中待人接物一定要文明礼貌，举止大方、谈吐文雅、常带微笑。礼貌要求秘书与人谈话要注视对方，专心倾听；而不能漫不经心、左顾右盼或同时做其他工作。礼貌还要求秘书的举止言谈得体，既不傲慢、冷淡，又不显得阿谀、做作。   5．廉洁奉公 ：秘书应做到奉公守法、廉洁清白，不以权谋私，不接受贿赂。廉洁奉公的秘书既是机关、企事业单位纠正不正之风的得力干部，又是帮助首长廉正清明的有力助手。   一、秘书的职业道德标准1、文明礼貌；2、爱岗敬业3；老实守信；4、办事公正。5、勤劳节俭；6、遵纪守法；7、团结互助；8、开拓创新；、二、秘书的职业守那么谦虚谨慎，文明礼貌；办事公正，热情效劳；实事求是，讲究实效；兢兢业业，甘当无名英雄；忠于职守，自觉履行各项职责；钻研业务，掌握秘书工作各项技能；奉公守法，不假借上司名义以权谋私