浅谈文字秘
书
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成长路径
西北师范大学知行学院王晓春甘肃兰州
我国的秘书工作源远流长,文字秘书作为秘书大家庭中的一员,即通常所说的一个单位的“笔杆子”,文字工作繁重而繁杂,整天殚精竭虑“爬格子”,终究是一件苦活、累活。至于怎样提高文字秘书的写作能力,既无定式,也无捷径,有一个笔耕不辍、厚积薄发的成长过程,需要矢志不渝地执着追求和坚持不懈地为之努力。笔者从事文字工作几年时间,就文字秘书如何进入角色、迅速成长,在工作中积累了一些粗浅的想法与大家探讨。
一、虚心学习,不断积累写作的素材
文字秘书在工作之初,对如何进入其角色,提高写作水平要经历一个迷茫期,笔者认为要不断地虚心学习,养成作笔记的习惯,逐渐积累素材,方能水到渠成。
(一)虚心向秘书专业杂志学习。刚从事文字工作,往往是角色定位不准确,工作中比较迷茫,除了向领导和同事学习之外,,笔者认为可以向秘书专业杂志《秘书工作》、《秘书》等学习,笔者通过《我当秘书30年》、《文字秘书的四种意识》、《秘书提高文字写作能力的三要素》等文章的拜读,很快就能从思路上明白文字秘书如何角色定位,如何开展工作,如何提高写作能力,在工作中以准文字秘书的标准开展工作。
(二)虚心向经典
范文
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学习。一篇堪称典范的公文,往往凝聚着作者的智慧和心血,表明了作者对问题的独到见解,历史上《六国论》、《过秦论》等著名的政论文,以及毛泽东同志的《论持久战》、《反对党八股》等文章,无一不是气势恢宏,结构浑然一体,语言精辟独到,读后让人酣畅淋漓、回味无穷。这些典范材料需要静下心来,站在前人的肩膀上不断探索,继承经典,有所突破。
(三)虚心向报刊杂志学习。文字秘书成长要经历一个积累的漫长过程,使用好规范的语言才算进了门、入了行,才能谈得上写公文。笔者认为文字秘书要坚持向国家级报刊学习,如“人民日报”、“中国青年报”等,学习国家对事物表达所使用的语言及表达方式,这样日积月累,从语言上达到“准确、简洁、质朴、得体”的要求,并能合理使用叙述、议论、说明三种表达方式,方能达到水滴水穿、浑然一体的效果。
二、认真揣摩,准确把握领导的意图
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文字秘书作为领导的“心腹”,应想领导之所想,做领导之所做,在工作思路上要有超前意识,择时和领导多沟通,摸索和领会领导意图,把领导的意图贯彻到在文件中,才能起到文字秘书以文辅政的作用。
(一)要加强交流和沟通。文字秘书要摸索与领导交流和沟通的艺术,在与领导的反复接触中,了解领导的思维模式、行为习惯和工作艺术,及时捕捉一切有价值的信息,提高沟通效果。同时,在工作中遇到疑难问题时,选择适宜的时间和场合,多向领导请示,请示前要做好准备工作,为领导提供相关信息,供领导决策参考,通过领导的选择更准确地把握领导意图。
(二)要准确领会领导意图。领导交代写作任务时主要是以口头、文字等方式将自己的意图传递给秘书。所以,要从领导的言谈中捕捉信息,及时记录领导在各种会议、各种场合的系统或随机讲话、谈话,善于将其联系起来,从中分析意图把握思路。要从领导的行动中掌握信息,领导去哪里,抓什么,怎么抓,反应了他对这个单位、这方面工作的关心程度,反映出了他的决心和意图,文字秘书须多长个心眼,善于思考和总结,从中领会领导思考问题的方法和处理方式。
(三)要从文字中摸清领导的思想。想成为一个成熟的秘书工作者,就要善于把握领导思想,从领导批示的公文中掌握领导的思路,特别关注在文件中领导划线的文字,要求文字秘书能有“身在兵位,胸为帅谋”的认识,对于领导的观点和思路,能从理论上这去酝酿构思,从逻辑上去丰富完善,从文字上去阐述整理,在起草文稿时把这些重要的指示和指导性的精神贯彻到文件中,起到以文辅政的作用。
三、勤写多思,注重平时的练笔
鲁迅说“文章应该怎么做,我说不来,因为自己作文,是由于多看和练习,此外并无心得或方法的”。其实大多机关的“笔杆子”都是练出来的, 好文章也是磨出来的,文字秘书既要苦练,也要巧练,才能达到事半功倍的效果。
(一)注重平时的练笔。市面上公文写作方面的书籍琳琅满目,内容也是大相径庭,最好找一本吸收了最新理论、最新范例的书去练。尽管书本上的东西不能全部搬运和套用,但对文字秘书开启思路、开阔视野大有好处。尤其要注意对各文种的范文进行观摩和揣摩,结合工作实际勤思考、勤动手、勤练笔,做到在记忆中理解、在理解中运用。同时,对常见的文稿进行对比分析,找出一些“人人心中皆有,人人笔下皆无”的东西,加以归纳,积累经验。
(二)注重向前人学习。在实际中,秘书写作并不是完全依靠科班教育获得的, 而
大都依靠代代相传延续的。一个系统、一个单位,在每个历史时期都有一些具有时代烙印的好作品,从中我们可以理清历史发展的脉络,掌握具有规律性的特征,对这些凝聚着无数心血和汗水、具有现实参考价值的范本,文字秘书要特别注意收集、阅读和研究,对提高写作水平找到参照系和对照物,长期地进行模仿练习, 反复地从中汲取营养, 总要比自己“摸着石头过河”效果要好得多,成长速度快得多。
(三)投领导风格去练。文字秘书在写作上有了一定基础、到了一定境界后,就要注意如何适应和把握领导的风格用笔、练笔。平时, 要多阅读领导过去用过的文稿, 多留意领导在工作中所说的话, 从中理清思路、提炼思想, 熟悉语气、归纳语性, 找出规律性的东西来。在写作过程中, 就要善于运用领导的风格来布局、谋篇、造句、用词, 尽可能地“投其所好”和“写其所需”,使自己起草的文稿与领导的思维和习惯同频共振。当然, 也不能全盘屈从,我们在写作中形成的一些好的习惯也要注意适当保留, 融入自己的风格, 使文稿更有特色、有个性。
文字秘书也可以适当的练习散文、小小说等文学类作品,在平时练笔的时候以应用文为主,兼顾其他文种,这样持之以恒,写出的公文既有公文的格调又有文学的气质,妙笔生花,才能真正写出“有思想、有文采、有美感”文稿。
作者简介:
王晓春(1984- ),男,汉族,甘肃秦安人,西北师范大学知行学院,讲师,主要从事公关与文秘教学研究。
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