国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文
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档案保管期限规定》的通知
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机关文件材料归档范围和文书档案
保管期限规定
第一条 为便于各级党政机关和人民团体(以下统称
机关)正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案既能反映机关主要职能活动情况,维护其历
史面貌,又便于保管和利用,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》,制定本规定。
第二条 本规定中的机关文件材料是指机关在其工作
活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条 机关文件材料归档范围是:
(一)反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的,对
本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材
料;
(二)机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民
权益等方面具有凭证价值的文件材料;
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(三)本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文
件材料;下级机关报送的重要文件材料;
(四)其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。
第四条 机关文件材料不归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本机关办理
的文件材料,任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料,供
工作参考的抄件等;
(二)本机关文件材料中的重份文件,无查考利用价值
的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校
对稿,无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,机关内部互相抄送的文件材料,本机关负责人兼
任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料,有关工作参
考的文件材料;
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材
料,不需办理的抄送文件材料;
(四)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反
映,抄报或越级抄报的文件材料。
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第五条 凡属机关归档范围的文件材料,必须按有关规
定向本机关负责档案工作的部门移交,实行集中统一管理,
任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条 机关文书档案的保管期限定为永久、定期两
种。定期一般分为30年、10年。
第七条 永久保管的文书档案主要包括:
(一)本机关制定的法规政策性文件材料;
(二)本机关召开重要会议、举办重大活动等形成的主
要文件材料;
(三)本机关职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复、
批示,重要的
报告
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、总结、综合统计报表等;
(五)本机关机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本机关房屋买卖、土地征用,重要的
合同
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协议
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、
资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件
材料;
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(八)同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、
请示与本机关的复函、批复等文件材料。
第八条 定期保管的文书档案主要包括:
(一)本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本机关召开会议、举办活动等形成的一般性文件
材料;
(三)本机关人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本机关一般性事务管理文件材料;
(五)本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文
件材料;
(七)上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但
要贯彻执行的文件材料;
(八)同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本机关的复函、批复等文件材料;
(九)下级机关报送的年度或年度以上
计划
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、总结、统
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计、重要专题报告等文件材料。
第九条 机关形成的人事、基建、会计及其他专门文件
材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条 机关对应归档电子文件的元数据、背景信息等
要进行相应归档。
机关应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处
理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条 机关联合召开会议、联合行文所形成的文件
材料原件由主办机关归档,其他机关将相应的复制件或其他
形式的副本归档。
第十二条 各机关应根据本规定,结合本机关职能和各
部门工作实际,编制本机关的文件材料归档范围和文书档案
保管期限表,经同级档案行政管理部门审查同意后执行。
有垂直领导关系的中央、国家机关应依据本规定,结合
本系统工作实际,编制本系统的文件材料归档范围和文书档
案保管期限表,并经国家档案局审查同意后执行。
第十三条 在编制本机关或本系统文件材料归档范围
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和文书档案保管期限表时,应全面分析和鉴别本机关或本系
统文件材料的现实作用和历史作用,准确界定文件材料的归
档范围和划分档案保管期限。
第十四条 本规定适用于各级党政机关和人民团体。军
队系统、民主党派、企业事业单位可参照执行。
第十五条 本规定自颁布之日起施行,1987年颁发的
《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件
材料归档和不归档的范围》同时废止。
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