【doc】计算机会计信息系统与手工会计系统的比较

【doc】计算机会计信息系统与手工会计系统的比较 计算机会计信息系统与手工会计系统的比 较 中国高教论丛V01.24N0.22002 计算机会计信息系统与手工会计系统的比较 吴炳丽 (大连市产品质量监督检验所) 摘要:本文阐述了现阶段计算机会计信息系统与手工会计的异同点,特别指出计算机 会计信息系统的明显优势推动了经济的发展,随着计算机网络化,智能化的发展,必 将更加深化扣完善. 关键词:数据处理会计信息系统网络技术会计模型 现代社会正经历着的信息革命是人类历史上文明发展的崭新阶段,会计作为经济计量的 支柱,从其内容到形式体现着各个时代经济发展的主要面貌,它的不断发展,标志着经济管理 的进步.为适应社会的发展,传统的会计模式需要打破,需要与传统工程学,电子计算机技术 等学科融合,才能有所发展,人们已经把实际工作和理论研究的焦点聚集到一个新的领域—— 会计电算化. 会计是经营管理的一个重要组成部分,主要以货币为计量单位.人们根据会计数据处理 形式,按照自动化程度的高低分为手工会计处理和计算机会计处理.手工会计系统是指主要 靠人工进行会计数据的收集,分类,汇总和计算.在会计漫长的历史发展过程中,手工会计系 统一直占据主导地位,直到现在仍有大量企业的会计工作采用这种形式.手工会计系统的最 大优点在于它具有良好的适应性和可靠性,但其缺陷也是明显的,具体表现在二低一高,即低 速度,低效率和高差错率.计算机会计系统是以计算机为工具对会计数据进行处理的系统,有 时也称为电脑会计或EDP会计.计算机会计系统是整个管理信息系统的一个重要组成部分, 这种系统的出现大大提高了会计工作乃至整个管理工作的水平和效率.目前,随着计算机技 术的发展,价格的下降,无论国内,国外运用计算机进行会计数据处理已经十分普遍. l计算机会计信息系统与手工会计系统的异同 在会计中应用电子计算机后,尽管会计操作技术在进步,数据处理的手段在演进,但无论 手工会计还是计算机会计的数据处理,它们都有共同之处: (1)系统目标一致.无论是手工系统还是计算机系统,其最终的目标是为了加强经营管 理,提供准确及时的会计信息,参与经营决策,提高经济效益. (2)遵守会计法令及财经 制度 关于办公室下班关闭电源制度矿山事故隐患举报和奖励制度制度下载人事管理制度doc盘点制度下载 .计算机系统的应用,不能置财经制度与法纪于不顾,相反 应当更严格地维护财经纪律与财经制度,从措施上,技术上努力堵塞违法乱纪行为的发生. (3)保存会计档案.会计档案是会计的重要历史资料,必须按规定妥善保管.计算机系统 形成的大部分档案,有可能容易损坏,这就要求系统的信息资料更要重视加强管理.' (4)编制会计报表.会计报表是企业经营,财务状况及经济活动的综合反映,是国家的宏 观决策的依据之一,也是企业外部了解企业的唯一途径,因此,计算机系统也要和手工系统一 103 样按照有关规定编制出各种报表. (5)遵循基本的会计理论与会计方法.会计理论是会计科学的结晶,会计方法是会计工作 经验的总结.计算机会计系统会引起会计理论与会计方法的变革,但是这种变革是渐进的,不 是突变的.目前建立的计算机系统应当遵循基本的会计理论与会计方法,否则将导致系统研 制的失败,甚至系统崩溃. (6)信息系统的基本功能相同.手工会计处理系统与计算机会计处理系统都是一种信息 系统,既然都是信息系统,就都应具备信息系统的五个职能.即:信息的收集与 记录 混凝土 养护记录下载土方回填监理旁站记录免费下载集备记录下载集备记录下载集备记录下载 ,信息的存 贮,信息的加工处理,信息的传输,信息的输出. 计算机系统由于使用现代化技术设备和科学的管理方法,其功能比手工会计系统更强,这 里所说的计算机会计系统不是一般意义上的计算机系统,而是有数据输入终端比较完整的计 算机会计信息系统,或者从属于管理信息系统网络中的一个子系统,能实现数据共享.这样的 计算机系统与手工系统相比,有着许多明显的区别: (1)动用工具不同.手工系统使用的运算工具是算盘,机械的或电子的计算器,计算过程 每运算一次要重复一次,由于不能存贮运算结果,使人不得不边运算边记录,工作量大,速度也 很慢.人机系统使用的运算工具是电子计算机,数据处理过程由电脑完成,由于它 能存贮运算 结果,人们只要输入原始数据,便能得到需要的信息. (2)信息载体不同.手工系统的所有信息都以纸张为载体,占用空间大,保管不易,查找困 难.计算机系统除必要的会计凭证之外,还可以用磁性材料作信息载体,它占用空间少,查找 方便,保管容易. (3)簿记外表形式不同.手工系统规定的日记账,总账要用订本式账册,明细账可用订本 式或活页式账册;账簿记录本的错误要用划线法或红字冲销法更正;账页中的空行,空页要说 明"作废"字样或画线条注销.机制账本输出的账页是卷带状的,可装订成册,但事先不能是订 本式的,而且登记的账册不可能更改,因此,根本就不存在划线更正或红字冲销的问题,事实 上,机器登账的根本区别是手工登记可能出错,如数量写错,也可能漏税登,而机器登账只要手 工凭证和录入的凭证是正确的,则登记的账簿是正确的.另外,手工总账与明细账是采用平行 登记的,而计算机账根本就没有平行登记的概念.一般情况下机器账在机器内部是不存在的, 机器内部保存只有已登记的凭证,在需要账本时,机器内部对某科目的登账凭证分类,检索一 次,即可产生所需要的账本,如果发现机器中有错,只能通过会计凭证进行改正和修改. (4)账务处理程序不同.手工账务处理程序有:记账凭证核算形式,科目汇总表核算形式, 汇总记账凭证核算形式,这几种核算形式大都是为了简化登记总账的手续而产生的.作为计 算机处理,由于处理速度快,总账和明细账的登账都是一次性的,没有必要还分这么多核算形 式进行处理.因此,它一般采用的核算形式是基本的会计核算形式,即记账凭证核算形式. (5)系统的设计方法不同.手工会计系统一般由会计师根据会计法规,会计准则,会计制 度和行业特点,针对本企业工作的需要来设计.电算化会计因数据处理实现自动化,其系统设 计除要遵循手工情况下的会计准则和会计制度外,还必须遵循特定的电算化制度,如账册,报 表设计等要符合输出,打印要求等.电算化会计系统一般由高级会计师,系统分析和程序员在 原手工系统基础上进行电算化系统分析和设计,编制程序并调试等一系列计算机处理过程进 行开发.. (6)会计数据的采集,收集传输形式趋子自动化.在计算机系统中,各种在现场发生的原 始数据通过自动输入装置转化为计算机可以直接处理的数据形式,而无需人工重新输入.同 时,由于是实时自理,某些会计数据可以及时反馈给有关人员,大大提高了会计数据的有用性. 在会计数据的传输方面,随着网络通讯技术的发展,通过网络传输数据已成为现实.在计算机 . 网络中,电缆,电话线或卫星都可以用于通讯,公司内各个部门及子公司的计算机联网之后,尽 管远在千里之外,也可随时相互调用会计数据. (7)会计的管理职能进一步强化.会计是经营管理的一个重要组成部分,但在手工 会计 下,由于人工操作的局限性,会计只能以事后记账,算账,报账为主.在计算机系统中,可以充 分利用计算机的优势和特点,进行会计预测,会计决策,会计控制以及会计分析活动从而真实 实现会计的管理职能. (8)会计工作组织,机构发生变化.在手工会计系统下,财务部门一般分为若干个工作岗 位,如在工业企业中,一般划分为工资,材料,固定资产,成本等小组用于专门的业务核算,设专 人负责记账,编制报表工作.在计算机会计系统中,这种内部工作岗位的划分,已经不复存在, 而代之以新的岗位划分,如设置数据录入,审核,维护等岗位. (9)内部控制方式不同.在计算机会计系统中,原来的内部控制方式部分被取消或改变. 如原来通过账证核对,账账核对,账表核对的控制方式,基本上已经不复存在,而代之以更加严 密的输入控制,原来的通过签字,盖章等方式实现的控制,而代之以权限控制等等.第十,人 员素质不同.手工会计下要求从业人员具备一定的会计专业知识及一定的从业经验就可以, 而电算化会计下的人员除会计专业人员外,还有计算机专业人员.会计人员不但要精通本专 业,还要熟悉计算机,具有上机处理基本业务核算工作的能力,掌握一般性故障排除方法和纠 错方法;计算机专业人员除应有本专业知识外,还应有财会专业知识,了解会计核算工作,通晓 会计数据流程.他们都要不断学习和掌握日新月异的计算机知识和应用技术,以不断满足电 算化会计进一步发展的需要,形成复合型人才. 总之,万变不离其中,计算机会计系统中在手工会计系统的基础上发展起来的,会计的手 工数据处理是计算机会计系统的基础,如果在使用计算机时,不懂得会计数据的层次结构,不 理解会计数据的采集,计算,分析过程,就会无从理解电子计算机在会计上的应用. 2计算机会计信息系统的优缺点及完善 计算机用于会计数据处理,从而彻底改变了会计的面貌.其特点主要表现如下: (1)会计数据处理的集中化自动化程度大大提高.采用计算机处理以后,原始数据通过自 动扫描装置或人工输入方式输入后存储于计算机,在此后的数据加工过程中,计算机自动按照 事先编制的程序进行各种处理工作,很少或者完全不需要人工干预.此后,就可以根据需要, 随时查询或打印有关账簿和报表. (2)提高了会计信息的准确性和及时性.如上所述,现代社会企业的经营管理越来越复 杂,竞争也越来越激烈,这种现象不但使会计所要处理的数据量增大,也要求会计数据的处理 更加准确及时.速度快,准确性高是计算机处理的两个主要特点,利用计算机进行会计数据处 理可以彻底打破手工处理的局限性,为日常管理提供更加详细,更加准确,更加及时的信息. 如在销售管理方面采用计算机进行处理,可以及时提供按地区,销售部门,商品类别等汇总的 销售日报,提供给企业管理人员,以便及时了解销售动态,采取相应措施;还可随时输出应收账 款的结算情况,以便及时通知欠款企业结清货款. 】05 (3)从广度和深度上扩展了会计数据的领域.在手工会计下,会计的数据处理主要集中在 记账凭证以后阶段.在计算机系统中,会计数据的处理主要集中在记账凭证以前的原始数据 方面.通过对大量原始数据的处理,及时为管理提供反馈信息,用于对经营管理过程进行控 制,而用于会计核算的数据只是这个处理过程的一项副产品.如在大型商场中使用计算机进 行进销存管理,通过商品入库及销售业务数据的实时处理,可以随时得到最新的销售情况,最 新的库存情况,将这些信息提供给有关人员,就可据此及时组织货源,调整销售策略.同时,有 关商品进销存的数据按会计核算的要求整理为记账凭证的形式,供账务处理系统子系统调用. (4)减轻了会计人员的工作负担.使用计算机进行会计数据处理以后,大部分工作由计算 机自动进行处理,使会计人员从繁重的手工操作中解放出来.从而使会计人员把主要精力放 在管理和监督上,更好地发挥会计人员的作用. 由于计算机具有工作自动化,控制程序化,存储数字化等特点,计算机会计信息系统在提 高会计工作效率的同时也带来了内部控制上的新问题: (1)原始凭证数字化.易于伪造.计算机的存储方式是信息转化为数字形式存储在磁(光) 介质上,因此极易被篡改甚至伪造而不留任何痕迹.这给一些不法之徒提供了机会,比如通过 伪造或修改客户,银行的凭证,制造虚假交易,进而侵吞公款等. (2)会计业务缺乏有效牵制.由于计算机的自动高效使工作人员减少,各种手续都 被合并 到一起由计算机统一执行,从而不能像手工方式那样相互牵制,成为内控隐患.. (3)计算机系统的主体是计算机软件.因此其内部控制也更加依赖于程序的质量.一旦程 序中存在严重的BUG或恶意的"后门",便会严重危害系统安全.而会计人员对计算机专业知 识所知甚少,很难及时发现这些漏洞,致使系统会多次重复同一错误,扩大损失.这也是手工 系统不会遇到的问题. (4)计算机系统下权限分工的主要形式是口令授权.口令存放于计算机系统内而不是像 印章那样锁在箱子里或带在主人身上,因此一旦被人偷看到或窃取到便会带来巨大隐患. (5)网络环境下计算机系统很难避免非法侵扰.网络是一个开放的环境,在这个环境中一 切信息在理论上都是可以被访问到的,除非它们在物理上断开连接.因此,网络下的会计信息 系统很有可能遭受非法访问甚至黑客或病毒的侵扰.这种攻击可能来自于系统外部,也可能 来自系统内部,而且一旦发生将造成巨大的损失. (6)电子商务给内部控制出难题.随着电子商务的迅猛发展,网上交易愈加普遍.可以想 象在不久后企业的全部原始凭证都将成为数字格式,这加强了企业对网上公证机构的依赖. 但直到目前相应的技术和法规还没有达到完善,这也给系统的内部控制造成困难. (7)内部稽核难度加大.企业可能会担心相关内部资料暴露于外,影响其竞争能力;稽核 必须运用更复杂的查核技术,会计师必须培训具备复杂电脑资料处理能力,才能胜任此项工 作;稽核将大幅增加查核所需的时间与成本. 同时我们使用的会计软件也存在一些不足: (1J会计电算化软件仿真手工会计系统,削弱计算机在信息处理方面的优势. "仿真"是当前会计电算化发展的主流,同时也是评价会计软件优势的主要指标.从当前 会计软件的发展现状来看,除了必须从系统外部取得原始凭证外,会计电算化系统几乎可以仿 真出手工会计系统的所有方面.因此,从总体上说,这种系统的产生与手工会计系统在本质上 并没有什么不同.它只是用了现代计算机技术代替了手工系统下的纸张,笔墨加算盘而已,只 l06 是将中世纪的会计思想反映到了现代计算机的屏幕上,计算机只不过是充当了手工会计的工 具.因为它既没有消除会计手工信息系统存在主观判断因素等固有缺陷,又未在信息处理方 面发挥计算机的优势. (2)会计软件功能大同小异,开发不足.我国会计电算化软件品种众多,但其功能却大同 小异,"千品一面".大多数基本上包括账务,往来账,存货,工资,固定资产,销售,成本,报表等 一 些模块,主要的功能是核算.然而随着我国市场经济发展,每个企业事业单位都要面向市 场,在预测的基础上,独立自主地进行生产经营决策;在决策执行过程中还要加强控制;事后要 组织好核算和分析,因而需要开发真正具有管理功能的会计软件,如提供具有灵活性的适应各 种分析要求的管理分析功能;为增强国际间的交流合作,财务软件应具有多国语言,有多种货 币处理能力;在会计核算和财务管理方面要考虑符合国际惯例和国际会计准则等.而现实情 况是一些功能用不上,而需要的功能又不具备. (3)会计软件通用性差,集成化程度低.通用会计电算化软件的优点是非常明显的:投资 集中,设计周到,便于交流,售后服务易管理,但在近几年我国会计电算化软件的应用逐渐暴露 出了难以克服的弱点,如系统初始化工作量较大,系统定义较抽象,系统体积较大,企业难以增 加自己需要的功能等等.而仅就会计电算化系统看,其材料,销售,工资,固定资产,成本等各 核算子系统之间又彼此分隔,缺乏会计数据传输的实时性,一致性和系统性.而从一个公司购 买的会计软件是不能与从另一个公司购买的其他软件联系在一起的,结果会计电算化系统往 往独立于其他子系统,无法进行数据交换,不能融为一体,很难形成整个企业管理信息系统. (4)不能满足审计要求.会计软件开发疏漏了审计因素,会计电算化后,传统审计中最为 重视的会计系统提供审计线索的方法发生了很大变化,由于计算机自身及会计软件运行特点, 加上审计人员对会计电算化内部程序不一定全面了解,使得会计电算化过程成为一只"黑箱". 目前,会计电算化与审计处于一种"脱节"状态,严重影响我国会计电算化与审计工作发展. 要实现对这一完善,需要对有关人员进行培训,使他们成为既通计算机又通会计,既通会 计 管理制度 档案管理制度下载食品安全管理制度下载三类维修管理制度下载财务管理制度免费下载安全设施管理制度下载 又通电算化管理制度,拥有一批高素质的复合型人才.可实旋如下举措: (1)组织与管理控制.通过部门的设置,人员的分工, 岗位职责 总经理岗位职责总经理安全岗位职责工厂保安人员的岗位职责工厂财务部岗位职责工程测量员岗位职责 的制定,权限的划分等形式 进行控制,建立恰当的组织机构和职责分工制度,以达到相互牵制,相互制约,防止或减少错弊 发生的可能.主要是系统管理和审核岗位的控制,系统管理主要负责系统的硬软件管理工作, 从技术上保证系统的正常运行.审核岗位主要负责监督计算机及电算化系统的运行,防止利 用计算机进行舞弊. (2)系统操作控制.系统操作控制主要表现为操作权限控制和操作规程控制两个方面. 操作权限控制是指每个岗位的人员只能按照所授予的权限对系统进行作业,不得超越权限接 触系统.操作规程控制是指系统操作必须遵循一定的 标准 excel标准偏差excel标准偏差函数exl标准差函数国标检验抽样标准表免费下载红头文件格式标准下载 操作规程进行.包括软硬件操作规 程,作业运行规程,用机时间记录规程等. (3)数据和程序控制.数据和程序控制主要是指对数据,程序的安全控制.程序的安全与 否直接影响着系统的运行,而数据的安全与否则关系到财务的信息的完整性和保密性.数据 控制的目标是要做到任何情况下数据都不丢失,不损毁,不泄露,不被非法侵入.通常采用接 触控制,丢失数据的恢复与重建等方法.程序的安全控制是要保证程序不被修改,不损毁,不 被病毒感染.常用接触控制,程序备份等方法. (4)网络的安全控制.网络安全性指标包括数据保密,访问控制,身份识别,不可否认和完 l07 整性针对这些方面,可采用一些安全技术来解决.同时,我们要加强会计管理制度和电算化 管理制度的完善,减少及杜绝管理上存在的漏洞,在软件开发方面我们也要采取一些必要的措 施来进行管理.摒弃以计算机技术为主的策略,强调以会计,理财和经营管理等先进管理技术 为主,并与计算机技术良好地融合.打破以管理现状为基本需求,采用以会计,理财,经营的先 进技术和方法导出的新的需求作为会计电算化系统完善的基本要求.改进以计算机技术人员 为主的习惯,主张以财会人员为会计电算化系统的主导.选择先进且适用的设计技术,加强系 统功能的完善. 3计算机会计信息系统的未来发展趋势 计算机会计信息系统随着电子计算机技术的产生而产生,也必将随着电子计算机技术的 发展而逐步完善和发展,可以预见,计算机会计信息系统将出现或可能出现以下发展趋势. 获得普遍推广和应用,大范围的信息处理网络得以建立.计算会计信息处理从形式上看 是信息处理手段的变化,实质上却是生产方式的转变,是一种先进的生产力,因而具有广阔的 发展前景.随着经济的发展及人们对电子技术认识的加深,它必将获得普遍推广和应用;同 时,随着网络技术的发展,大范围的会计信息处理网络也必将建立. 信息和分析专业化,智能化.由于信息处理分析专业性较强,需要专门的人才,具备多方 面的知识,且具有较高的成本,因此为小企业及个体经济提供信息服务的专业部门 (类似于目 前的代理记账)将会逐渐出现.随着智能电子技术的发展,信息处理也会朝着智能化发展. 与管理会计系统相结合,促进企业管理信息系统的建立和完善.现行会计体系把会计分 为财务会计(含成本会计)和管理会计两个子系统.计算机会计信息处理的代码化,数据共享 和自动化,为两个子系统的结合提供了条件和可能.况且,如果信息处理一直停留在财务会计 子系统,而不涉及管理会计子系统的预测,决策,规划和分析,企业经济活动与效益的评估,内 部责任会计和业绩评价等,那么也就限制和失去了发展计算机会计系统的意义.因此,从发展 的眼光看,企业应同时建立两个子系统并予以有机结合,以便运用财务会计资料,建立适应管 理需要的会计模型,使计算机会计从核算型向管理型发展,从而推动整个企业管理信息系统的 开发,建立和完善. 促进会计自身的发展和变革,推动计算机会计信息系统在新的基础上进一步完善和发展. 一 定意义上讲,计算机会计信息系统产生和发展的过程,也是突破传统会计观念,对现行会计 理论和方法提出新问题,新课题,以及研究和确立新的理论和方法的过程.如计算机会计信息 系统在系统设计,工作组织,信息处理及账务处理程序等方式和方法上的改变,本身就对现行 会计理论和方法的突破和完善.虽然从短期看,这些影响只是渐进性的,但从长期看,随着电 子技术的飞速发展和计算机会计信息系统的普及应用,新的问题和新的课题将不断出现,如: 信息处理网络建立后,企业将如何做到既及时合法提供会计信息又能有效保护商业秘密;两个 会计子系统实现结合后,如何改进现有财务报告;信息经济将对现行会计理论和方法产生什么 影响等.对新课题进行深入研究,必将形成新的会计理论和方法;而新的会计理论和方法的确 立,又将使计算机会计信息系统在新的基础上获得进一步完善和发展. 1O8